FORMATOS A CONSIDERAR PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL DE CRDITO Y COBRANZA

a) FORMATO NICO b) EJEMPLO DE ORGANIGRAMA DE CRDITO Y COBRANZA c) EJEMPLO DE FORMATO DE DESCRIPCIN DE PUESTOS d) FORMATOS DE CRDITO (12) e) FORMATOS DE COBRANZA (10) f) EJEMPLOS DE FLUJOGRAMAS

a) FORMATO PARA HACER EL MANUAL DE LA ORGANIZACIN.

HOJA: 1 DE 60 EMPRESA: X FECHA: 05/MARZO/2012 MANUAL DE CRDITO Y COBRANZA

REA QUE ELABOR: GERENCIA DE CRDITO Y COBRANZA

REVIS: SUBGERENTE DE CRDITO Y COBRANZA

AUTORIZ: GERENCIA GENERAL

b) EJEMPLO DE ORGANIGRAMA

DIRECCIN GENERAL

GERENCIA DE CONTRALORIA

GERENCIA DE PRODUCCI N

GERENCIA DE VENTAS

GERENCIA DE COMPRAS

ADMINISTRACIN DE PERSONAL

GERENCIA DE CONTABILIDAD

ALMACEN

VENTAS FORANEAS

GERENCIA DE CRDITO Y COBRANZA

VENTAS LOCALES

OFICINA GENERAL

FUNCIONES DE CAJA

b) EJEMPLO DE ORGANIGRAMA DE CRDITO Y COBRANZA

ANALISTA SUBGERENCIA DE CRDITO INVESTIGADOR

GERENCIA DE CRDITO Y COBRANZA

JEFE DEL DEPARTAM ENTO DE COBRANZA LOCAL

SUB-GERENCIA DE COBRANZA JEFE DEL DEPARTAMENT O DE COBRANZA FORNEA

SUB-JEFE DE COBRADORES

COBRADOR COBRADOR

SUB-JEFE DE COBRADORES FORNEOS

COBRADOR

COBRADOR

PERFIL O DESCRIPTOR DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: UBICACIN ORGANIZACIONAL DEL PUESTO Especifique la ubicacin del puesto, a que rea organizativa corresponde dentro de la empresa. DIRECCIN: GERENCIA: SUBGERENCIA: COORDINACIN: PROPSITO DEL PUESTO Haga una sntesis general del trabajo en: Qu se hace? Cmo se hace? Y Para qu se hace? Qu hace? Cmo lo hace? Para qu se hace? PRINCIPALES RESPONSABILIDADES DEL PUESTO Enuncie las principales funciones, especificando el porcentaje de tiempo que le toma esa funcin, dentro del total de funciones del puesto. A. FUNCIN: PORCENTAJE % Qu hace? Cmo lo hace? Para qu se hace? B. FUNCIN: PORCENTAJE % Qu hace? Cmo lo hace? Para qu se hace? C. FUNCIN: PORCENTAJE % Qu hace? Cmo lo hace? Para qu se hace? RELACIN DEL PUESTO CON OTRAS REAS Describa las relaciones ms importantes con la otra rea y especifique si la relacin es de a) cliente b) proveedor. REA: Marca con una x PROPSITO clientes proveedores clientes proveedores clientes proveedores HABILIDADES Y ACTITUDES Enumere en orden de importancia las habilidades y actitudes que el candidato debe tener HABILIDADES ACTITUDES Comunicacin Administracin oral Adaptacin al cambio Responsabilidad Capacidad analtica Liderazgo Iniciativa/Creatividad Trabajo en equipo Comunicacin escrita Negociacin Motivacin Otros Trabajo bajo presin Otros

REA DE CONOCIMIENTO Especifique los conocimientos generales y especficos para el desarrollo de las funciones del puesto. Nivel de dominio: "C" si lo debe conocer y comprender "CA" si lo debe conocer, comprender y aplicar. Nivel escolar: B-Bachiller, TB-Tcnico Bsico,TS-Tcnico Superior, U-Universitario, PProfesional. Conocimiento Conocimiento General especifico Domicilio Escolar Aos de experiencia 1) 2) 3) EXPERIENCIA LABORAL Indique las reas, puestos, niveles jerrquicos y aos donde sera recomendable que el candidato hubiese laborado. rea 1) 2) 3) REQUISITOS GENERALES DEL PUESTO Especifique los requisitos generales del puesto: Gnero F [ ] M [ ] Nivel acadmico: Bachiller [ ] Requiere viajar Tcnico [ ] Profesional [ ] Maestra [ ] Otro: Estado civil Soltero [ ] Casado [ ] Otro [ ] Edad Mnima [ ] Mxima [ Puesto Jerrquico Tiempo mnimo

A qu destino? Extranjero [ ]

S [ ] No [ ] Interior del pas [ ] Requiere licencia para conducir? Tipo/Categora S [ ] No [ ] Motocicleta [ ] Horario laboral Tiempo completo [ ]

Liviano [ ]

Pesado [

Requiere vehculo propio? S [ ] No [ ]

Medio tiempo [ ]

Informes, documentos y ttulos de crdito que deben generarse en los departamentos de crdito y cobranza. Al formar parte de la organizacin estos departamentos, debern poner de manifiesto la marcha de los mismos e implantar las medidas que se consideren necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa. No existe un patrn fijo de conducta en las empresas en relacin con el nmero y detalle de los formatos que deben elaborarse, ya que las funciones de crdito y cobranza varan de una empresa a otra.

I.

FORMATOS DE CRDITO 1. 2. Pedido Solicitud de Crdito Personal Comercial o Industrial. Ficheros tipo del departamento Historial de Crdito Tarjetero del Crdito No. 1 Tarjetero del Crdito No. 2

3.

Relacin de crditos autorizados. Relacin de pedidos detenidos o no cotizados. Estado de cuenta. Pliza de diario. Letra de cambio. Pagare. Cheque. Informes de crdito. 11.1 Informe del vendedor. 11.2 Informe de bancos. 11.3 Informe de proveedores. 11.4 Informe de amigos y parientes. 12. Informe mensual que proporciona el departamento de crdito y cobranza a la gerencia general.

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

1. Pedido Accin de pedir un encargo hecho a un fabricante o un vendedor de productos o servicios. Es la nota de varios artculos de comercio que pide una persona fsica o moral a un intermediario comercial o directamente al fabricante. Datos ms importantes que debe contener: a. Indicacin de ser pedido b. Nombre, registro federal de contribuyentes, domicilio y telfono de la empresa c. Numero de folio d. Lugar y fecha de operacin e. Numero de cuenta del cliente. f. Numero de catalogo, serie, unidad, cantidad y precio del articulo g. Importe de la venta h. Forma de pago i. Instrucciones del cliente j. Observaciones k. Nombre del representante de la empresa con su nmero de clave I. Datos generales del cliente m. Visto bueno del jefe del departamento de crdito n. Autorizacin del gerente de crdito y cobranza . Firma de conformidad del comprador

2. Solicitud de Crdito Documento que tiene carcter estrictamente confidencial y comercial, sea consultado y verificado con terceros, incluyendo los bancos y bases de datos. La solicitud de crdito viene a constituir uno de los documentos importantes en la administracin del crdito. Con base en este documento se inicia la relacin con el cliente y el proceso del crdito. Nos aporta los datos y elementos que una vez comprobados por la investigacin permiten conocer al solicitante del crdito al proporcionarnos los elementos de juicio para autorizar, modificar o negar el crdito. Datos ms importantes que debe contener: a. b. c. d. Datos personales del solicitante Ocupacin Otros ingresos Propiedades

e. Referencias (personales, comerciales y bancarias) f. Personas que dependen econmicamente del solicitante

3. Ficheros tipo del departamento El historial de crdito y los tarjeteros 1 y 2 facilitan la toma de decisiones a los responsables de otorgar el crdito, por esto cada vez que se recibe un pedido de un cliente, es necesario revisar su lnea de crdito y los informes relacionados con el mismo.

4. Relacin de crditos autorizados Esta relacin se debe elaborar por triplicado en forma permanente, esto indica que puede ser en forma diaria, semanal, quincenal o mensualmente, segn las polticas y necesidades de la empresa y el propio departamento de crdito. Se deber recabar la firma de la persona autorizada, es decir, de los jefes departamentales de crdito, ventas y facturacin recibirn una copia y el original quedar en poder el departamento de crdito. Una vez atendida esta relacin la archivarn cada uno de los departamentos en forma numrica y progresiva.

5. Relacin de pedidos detenidos o no cotizados Esta relacin se deber elaborar por duplicado diario o semanalmente, segn las polticas y necesidades de la empresa, recaudando la firma del jefe del departamento de ventas quien se dar por enterado. El departamento de crdito ser el responsable de informar al cliente su situacin en cuanto a su solicitud de crdito, enterado el cliente se proceder a archivar la propia en ambos departamentos por orden numrico y progresivo.

6. Estado de cuenta Con la informacin obtenida, se est en posibilidad de formular los estados de cuentas estos documentos se elaboran en forma mensual, tienen la ventaja de que el cliente y el vendedor podrn saber su situacin que guardan dentro del departamento de crdito adems: a) Para que de existir inconformidad no la hagan saber. b) Para que los vendedores puedan cobrar sus comisiones. c) Para ayuda en caso de cobranza legal ya que es un intento de cobro. d) El estado de cuenta genera una imagen de organizacin para nuestra empresa.

7. Pliza de diario Algunas consideraciones de la pliza de diario: A) Es un comprobante contabilizado, en el cual se registra una operacin con detalle necesario. B) Este documento tiene como objetivos: a) Analizar la operacin determinando las cuentas que deben ser cargadas y abonadas, la redaccin, la fecha y la cantidad. b) Comprobar la operacin. La comprobacin consiste en incluir en el mismo documento el requisito de la firma de quien lo elabor, revis (contador de la empresa), autoriz (gerente de la empresa), registro en diario y asiento en el registro de plizas de diario. Este documento se formula por duplicado y los documentos que originaron la operacin, como las facturas, notas de remisin, recibos y otros comprobantes se anexan engrapados al origen de la pliza. El origen queda en poder del encargado de los auxiliares para hacer las anotaciones respectivas y el duplicado se entrega al responsable del registro de plizas para su anotacin en el mismo.

8. Letra de cambio Es un titulo de crdito que contiene la orden incondicional que el girador da al girado de pagar una suma de dinero a un tercero (beneficiario) en poca y lugar determinado. Datos ms importantes que debe contener: a) Mencin de ser letra de cambio inserta en el texto del documento. b) Lugar y fecha de suscripcin y de pago. c) Orden incondicional de pago. d) Nombre del girado e) Nombre del beneficiario f) Firma de gira. 9. Pagar Es un titulo de crdito que contiene la promesa incondicional del suscriptor (obligado) de pagar una suma de dinero en el lugar y poca determinado a la orden del tomador (beneficiario).

Datos ms importantes que debe contener: a) Mencin de ser pagar b) Promesa incondicional de pago c) Nombre del beneficiario d) Lugar y fecha de suscripcin y pago e) Firma del suscriptor.

10. Cheque Titulo de crdito en virtud del cual una persona llamada librador, ordena incondicionalmente a una institucin de crdito que es el librado, el pago de una suma de dinero a favor de una tercera persona llamada beneficiario. Datos ms importantes que debe contener: a) Mencin de ser cheque b) Lugar y fecha de expedicin y pago c) Orden incondicional de pago d) Nombre del librado e) Firma del librador f) Nombre del beneficiario

11. Informe de crdito, estos se encuentran en la solicitud de crdito y se deben investigar por separado. Documento que la industria de crdito utiliza para examinar cmo ha usado usted su crdito. Proporciona informacin sobre el dinero que usted ha pedido prestado a las instituciones de crdito y el historial de sus pagos. Datos ms importantes que debe contener: Una lista de sus deudas y el historial de cmo usted las ha pagado Cualquier cuenta enviada a una agencia de cobros Informacin de registros pblicos Consultas sobre su solvencia financiera

11.1 Informe de banco (referencias bancarias) Documento que analiza la actividad mensual de su actividad bancaria, la rentabilidad, la calidad de su cartera, solvencia, estado de riesgo y patrimonio. Se brinda adems un panorama sobre las perspectivas de corto y mediano sobre el uso del crdito y los principales cambios normativos implementados en el perodo.

11.2 Informe de proveedores (referencias comerciales) Los datos que deben obtenerse de estos informes son: Fecha de la ltima operacin Monto del crdito otorgado Saldo Monto de la cantidad vencida Condiciones Cumplimiento

11.3 Informe de amigos y parientes (referencias personales) Sobre estas referencias es conveniente, solicitar informacin no solamente de los terceros proporcionados por el cliente, sino de otras personas que hayan tenido tratos de negocios con el solicitante del crdito.

12. Informe mensual que proporciona el departamento de crdito y cobranza a la gerencia general.

LOGO DE SU EMPRESA

PONGA AQU LOS DATOS DE SU EMPRESA PEDIDO DEL CLIENTE NOMBRE DE LA EMPRESA __________________________________ R.F.C ________________________LUGAR______________________ DOMICILIO________________________________________________ FECHA
DIA MES AO

TELEFONOS______________________ N DE CUENTA DEL CLIENTE__________

ARTCULO UNIDAD CANTIDAD CATALOGO SERIE Importe de ventas Contado comercial Saldo a pagar a crdito INSTRUCCIONES Plazos Mensualidad DESCRIPCIN PRECIO

Forma de pago CONTADO ENGACHE

Observaciones Nombre del representante Nombre del cliente R.F.C Domicilio

N de clave Telfono Celular Fax

__________________________
Autorizacin del Gerente de Crdito

_________________________
Firma de conformidad del cliente

__________________________
Visto Bueno del Depto. De Crdito

(Datos de la empresa)
(Logo de la empresa)

2.- SOLICITUD DE CRDITO PERSONAL

Solicitud Nmero: ____________

La informacin que usted proporcione en esta solicitud ser de carcter absolutamente confidencial. Su exactitud y veracidad nos permitir la ms rpida autorizacin del crdito solicitado.

(1)

(2)

Fecha De Verificacin De Datos: __________________________ Crdito Aprobado ( )

Crdito Solicitado ($): _________________________

Capacidad De Crdito ($): Crdito Rechazado ( ) _________________________

DATOS DEL SOLICITANTE Nombre Completo: __________________________________________________ RFC: __________________________________ Estado Civil: ___________________ Edad: __________________ Nacionalidad: ________________ Sociedad Conyugal: _________________

(3)

Lugar de Nacimiento: ____________________ Fecha de Nacimiento: _________________

Domicilio Particular: _________________________________________________ Telfono: ____________________ ( ) Casa Propia ( ) Rentada

La est pagando: ________________ Tiene Hipoteca con: _________________

OCUPACIN Nombre, direccin y telfono de la compaa: _____________________________ __________________________________________________________________ Puesto actual: ___________________ Sueldo Actual: __________________ Puesto: ____________________ Antigedad: _________________ Sueldo Inicial: _________________ Jefe Inmediato: ____________________

(4)

Fecha de contratacin: __________________ Tipo de contrato: _____________________

OTROS INGRESOS Otro ingreso personal: _______________________________________________ Datos de la empresa: ________________________________________________

(5)

PROPIEDADES Ubicacin: _________________________________________________________ Escritura: ________________________ Libro: ________________________

(6)

Notario: _________________________________ Tipo de Propiedad: __________________ de construccin: _______________

REFERENCIAS BANCARIAS Y COMERCIALES Tipo de cuenta: ___________________ Sucursal: ____________________ No. de Cuenta: ________________________ Saldo ($): _________________ Banco: ______________________

(7)

Crditos concebidos en casas comerciales. Nombre, direccin y telfono de la compaa: __________________________________________________________________ Crdito ($): ___________________ Crdito vigente ($): ____________________ Crdito Saldado ($): _____________________ Fecha: ____________________

Referencias Personales

(8)

Nombre: _____________________________

Parentesco: _________________

Tiempo de Conocerlo: _______________________________ Domicilio y Telfono: _________________________________________________

Total De Personas Que Dependen Econmicamente Del Solicitante Nombre: ______________________Parentesco: ____________Edad: _________

(9)

Nombre: ______________________Parentesco: ____________Edad: _________

Nombre: ______________________Parentesco: ____________Edad: _________

_______________________________ Nombre y Firma del Solicitante

Lugar y Fecha: _____________________________________

Logotipo de la Empresa

Datos de la Empresa SOLICITUD NM. ______________________

2.1 SOLICITUD DE CRDITO COMERCIAL O INDUSTRIAL La informacin proporcionada en esta solicitud ser de carcter absolutamente CONFIDENCIAL y su exactitud y veracidad nos permitirn la ms rpida autorizacin del crdito solicitado. (1) (2)

Fecha de Verificacin de datos: Crdito Aprobado ( ) Rechazado ( ) Detenido por:

Crdito Solicitado: $ Capacidad de Crdito: $

Datos del Solicitante Nombre: _____________________________ Tipo de Sociedad: ____________________ Domicilio Social: __________________________________________________________ Calle Nmero Colonia Cdigo Postal Poblacin: ____________ Estado: ______________ Ciudad: __________ Tel. _________ Objeto: _________________________________________________________________ Fecha de Constitucin: _______________________ Escritura Nmero: ______________ Ao Mes Da Notario: _____________________ Fecha de Inscripcin al Registro Pblico: __________ Duracin: _____________Bajo Libro: __________ Volumen: _______ A fojas: _________ Reg. Ing. Merc. ________________________Reg. Fed. Caus. _____________________ Capital Inicial: $ _______________________ Capital actual: $ ______________________ Capital Pagado: $ _____________________ Fecha del ltimo aumento: _____________ Valor de accin: __________________________________________________________ Accionistas Nmero. ____________________________ Accionista: ___________________________ Nmero. ____________________________ Accionista: ___________________________ Nmero. ____________________________ Accionista: ___________________________ Nmero. ____________________________ Accionista: ___________________________ Actividad de la Empresa: ___________________________________________________ Razn Social Anterior: _____________________ de: ____________ a: ______________ Cargos en el consejo: Presidente. ____________________________________________ Vicepresidente. __________________________ Tesorero. ________________________ Gerente General o Administrador. ____________________________________________ Persona Autorizada para suscribir Ttulos de Crdito. _____________________________ Datos personales del principal nombre. ________________________________________ Nacionalidad. ______________________ Fecha de Nacimiento. ____________________ Ao Mes Da Domicilio Particular. _______________________________________________________ Calle Nmero Colonia ________________________________________________________________________ Cdigo Postal Poblacin Estado Ciudad Telfono

Otros negocios en que tenga participacin la empresa solicitante Nombre_________________________________ Tipo de sociedad_____________________ Tipo de participacin___________________________________%______________________ Domicilio____________________________________________________________________ Calle Numero Colonia Cdigo Postal ___________________________________________________________________________ Poblacin Estado Ciudad Telfono Actividad____________________________________________ Capital $________________ Fecha de inscripcin al registro pblico__________ Libro____________ Vol.______________ A fojas___________________________________ Notario____________________________ Bienes races a nombre de la sociedad Tipo: Fabrica ( ) Oficina ( ) Terrenos ( ) Local Comercial ( ) Otros: ______________________________________________________________________ Gravamen Si ( ) No ( ) Importe $_____________ Produce renta de $____________ Ubicacin___________________________________________________________________ Calle Numero Colonia Cdigo Postal Escritura nmero______ Libro________ Vol.________ A fojas________ Notario___________ Valor en libros__________________________ Valor Comercial________________________ Personal empleado: Obreros_________ Empleados____________ Funcionarios__________ Datos del balance Activo circulante $______________________________________________________________________ Fijo $______________________________________________________________________ Diferido $______________________________________________________________________ Suma $______________________________________________________________________ Pasivo Circulante $_____________________ Fijo $_____________________ Diferido $_____________________ Suma $_____________________ Prdidas y Ganancias Ventas Totales Netas $_____________________ Costo de ventas $_____________________ Utilidad o perdida bruta $_____________________ Gastos de Operacin $_____________________ Utilidad o perdida del ejercicio $_____________________ Se adjuntan Balance General ( ) Estado de prdidas y Ganancias ( ) Anexos _____________________________________________________________________ Estados financieros auditados Si ( ) No ( ) por__________________________________

Referencias Bancarias y Comerciales

Banco__________________ Cuenta Nmero_________________ Sucursal______________ Crditos concedidos tipo ____________ Importe ____________ Saldo Actual_____________ Banco____________________ Cuenta Nmero ______________ Sucursal ______________ Crditos concedidos tipo ____________ Importe ____________ Saldo Actual_____________ Crditos vigentes o saldos que han concedido proveedores a la empresa____________________________________________________________________ Cla. ______________________ Crdito por____________________ Ao________________ Domicilio____________________________________________________________________ Calle Numero Colonia Cdigo Postal

Telfono_____________ Crdito Vigente_____________ Crdito saldado________________ Cla. ______________________ Crdito por___________________ Ao_________________ Domicilio____________________________________________________________________ Calle Numero Colonia Cdigo Postal

Telfono____________ Crdito Vigente______________ Crdito saldado________________ Cla. ____________________ Crdito por______________________ Ao________________ Domicilio____________________________________________________________________ Calle Numero Colonia Cdigo Postal

Telfono_____________ Crdito Vigente______________ Crdito saldado_______________

____________________________________________ Nombre, firma y sello del solicitante

Mxico, DF a ____ de ___________ 20___

3. HISTORIAL DE CRDITO
LOGO DE LA EMPRESA DATOS DE SU EMPRESA

FECHA____________ N DE CLIENTE Y DE HISTORIAL____________________________ NOMBRE___________________________________________________________________ DIRECCIN________________________________________TEL._____________________ CONDICIONES______________________________________________________________

FUNCIONARIOS APODERADOS.

DAS Y HORAS DE SERVICIO.

Limite de pago autorizado Limite de crdito otorgado Condiciones de pago

MEN Fecha:

SAL

MAX

MEN

SAL

MAX

Fecha de la ultima investigacin

Activo

Pasivo

Capital

Fuente de informacin Estado de Resultados

2007 Por lo menos 5 aos atrs Vta. Anual

2008

2009

2010

2011

2012

Observaciones generales (comportamiento del cliente, si es bueno, malo o regular) Cambios autorizados al reverso(cambios en el limite de crdito por ejemplo)

LOGO DE LA EMPRESA

DATOS DE SU EMPRESA

3.1 TARJETERO DE CRDITO 1

Nombre de la empresa________________________________ N______________________ Direccin____________________________________________________________________

Clasificacin_________________________________________________________________

Limite de pago_______________________________________________________________

Condiciones de venta__________________________________________________________

REFERENCIAS BANCARIAS Y COMERCIALES.

Informacin revisada y actualizada en ________________________

Por___________________ Cargo ____________________Fecha__________________ Por___________________ Cargo ____________________Fecha__________________ Por___________________ Cargo ____________________Fecha__________________

Observaciones Generales:

3.2 TARJETERO DE CRDITO 2 FECHA DE LA LTIMA INVESTIGACIN ACTIVO PASIVO CAPITAL FUENTE DE INFORMACIN ESTADOS DE RESULTADOS

POR LO MENOS DE 5 AOS ATRS VTA. ANUAL

1999

2000

2001

2002

2003

2004

OBS. GRALES. (COMPORTAMIENTO DEL CLIENTE SI ES BUENO, MALO O REGULAR. AUTORIZADOS AL REVERSO. (CAMBIOS DEL LIMITE DE CRDITO POR EJEMPLO)

LOGO DE LA EMPRESA

DATOS DE LA EMPRESA

4.- RELACIN DE CRDITOS AUTORIZADOS NM._________________ SOLICITUD NM. FECHA CLIENTE CLIENTE IMPORTE OBSERVACIONES

NUEVO ANTIGUO SOLICITADO AUTORIZADO

DEPARTAMENTO DE CRDITO

RECIB DEPARTAMENTO DE VENTAS

RECIB DEPARTAMENTO DE FACTURACIN FECHA DE_____________________

ESTA RELACIN SE DEBE ELABORAR POR TRIPLICADO DIARIA O SEMANALMENTE, SEGN LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA, RECABANDO LA FIRMA DE LA PERSONA AUTORIZADA PARA RECIBIRLO Y ARCHIVANDO EL DEL DEPARTAMENTO DE CRDITO POR ORDEN NMERICO PROGRESIVO.

DATOS DE SU EMPRESA Logo de su empresa

5. RELACIN DE PEDIDOS DETENIDOS O NO AUTORIZADOS

Ca.____________________________________________ Solicitud Nm. Fecha Cliente Detenido o Rechazado Motivo del rechazo o detencin

Aclaraciones complementarias:

Fecha de ____________a_____ ________________________ Departamento de Crdito

____________________ Recib copia Departamento de Ventas Esta relacin se debe elaborar por duplicado diaria o semanalmente, segn las necesidades de la empresa, recabando la firma de la persona del departamento de ventas que la deba recibir, y archivar la propia por orden numrico progresivo.

LOGO DE SU EMPRESA

DATOS DE SU EMPRESA

6. ESTADO DE CUENTA Nombre del cliente: ____________________________________________

Fecha Nuestra Fact. Importe Pago y Devol. Sello

Saldo anterior $________

Compras y Gastos $____________

Pagos y Saldo Actual Devoluciones $________ $___________

Saldo Vencido $__________

Vence este mes $_____________

Importe $___________

Mnimo a pagar $_______________

LOGO DE SU EMPRESA DATOS DE SU EMPRESA POLIZA DE DIARIO Pliza de Diario. Cuenta Fecha Subcuenta Nombre Parcial Folio Debe Haber

Sumas iguales Concepto.

Control

Hecho por

Revisado Autorizado

Auxiliares Diario

LOGO DE SU EMPRESA DATOS DE SU EMPRESA

No. En A

Bueno por $_____________ a de de 20__

Lugar y fecha de expedicin

se servir(n) Usted(es) mandar

Fecha del pago

LETRA DE CAMBIO Letra de cambio en: _______________________________

Lugar de pago

A la orden de _________________________________________________________________________
Nombre de la persona a quien se ha pagado

la cantidad de:

Nombre y datos del deudor Nombre: Direccin:

Acepto(amos)

Firma(s) ________________________________ Poblacin: Tel:

Logotipo de su empresa

DATOS DE SU EMPRESA

______________a_______________de______________de___________
Fecha: A favor

_________________________________________________________________$ PGUESE ESTE CHEQUE A: CANTIDAD CON LETRA MONEDA NACIONAL

Concepto SALDO ANTERIOR DEPOSITO SUMA SUMA CHEQUE Otros SALDO $ Saldo

CHEQUE

_____________________________ CONCEPTO

_______________________ FIRMA

PLAZA ____________________

CUENTA No. _____________________

CHEQUE No. _____________________

Logo de la empresa DATOS DE SU EMPRESA

PAGAR

No.____________________ Bueno por $__________________ En ___________________a________de_________________de 20______

Lugar y fecha de expedicin

Debe (mos) y pagar (mos) incondicionalmente por este pagar a la orden de___________________________________
Nombre de la persona a quien ha de pagarse

_________________en_______________________________el_____________________________________________ _ Lugar de pago Fecha de pago La cantidad de:

Valor recibido a mi (nuestra) entera satisfaccin. Este pagar forma parte de una serie numerada de 1 al _______ y todos estn sujetos a la condicin de que, al no pagarse cualquiera de ellos a su vencimiento, sern exigibles todos lo que sigan en nmero, adems de los ya vencidos, desde la fecha de vencimiento de este documento hasta el da de su liquidacin, causara intereses moratorios al tipo de ______% mensual, pagadera en esta ciudad juntamente con el principal, ms los gastos que por ello se originen. Acepto (amos) Nombre y datos del deudor Nombre________________________________ ______________________________________ _________________ Direccin__________________ tel:_________________ Firma(s)__________________________________________

Escriba al reverso los datos personales y firma (s) del (os) aval (es)

Logotipo de la empresa

DATOS DE SU EMPRESA INFORME DEL VENDEDOR

DATOS DE LA EMPRESA INFORME DEL VENDEDOR 1.- CONFIRMACIN DE LOS DATOS DEL SOLICITANTE a) Nombre o razn social.__________________________________________ b) Registro federal de contribuyentes.________________________________ c) Domicilio._____________________________________________________ 2.- Domicilio de almacn o bodegas._____________________________________ 3.- Ubicacin comercial._______________________________________________ a) Residencial.___________________________________________________ b) Semicomercial.________________________________________________ c) Otra.________________________________________________________ 4.- Nombre del propietario. ____________________________________________ 5.- Numero de empleados.____________________________________________ 6.- Pertenencia a la cmara de: _________________________________________ 7.- Encargado de compras.____________________________________________ 8.- Encargado de pagos.______________________________________________ 9.- Nombre del gerente general.________________________________________ 10.- Crdito solicitado. $______________________________________________ 11.- Observaciones___________________________________________________ __________________________________________________________________

_________________ Lugar y fecha

_________________ Firma del vendedor

Logotipo de la empresa

DATOS DE SU EMPRESA

INFORME DE BANCOS Muy seores nuestros:

La empresa_______________________________________ nos ha solicitado la apertura de una cuenta de crdito y ha mencionada en esa institucin para proporcionar referencias bancarias.

Por lo que mucho agradecemos nos proporcione la siguiente informacin:

1.- Numero de Cuneta________________ tipo ____________ saldo ___________ Numero de Cuneta________________ tipo ____________ saldo ___________ 2.- Tarjeta de Crdito Nombre ________________ No. ________ saldo ________ Tarjeta de Crdito Nombre ________________ No. ________ saldo ________ 3.- Clases de Crdito _________________________ Crdito _________________ Autorizado $ ___________________ Crdito _____________ Saldo ________ Crdito Vigente $_________________________________.

Observaciones _____________________________________________________ __________________________________________________________________

___________________ Lugar y Fecha

______________________________________ Firma del Responsable de la Informacin Bancaria

Logotipo de su Empresa DATOS DE LA EMPRESA 11.3 INFORME DE PROVEEDORES Muy Seores nuestros: La empresa ________________________________________________nos ha solicitado la apertura de una cuenta de crdito y ha mencionado a esa Institucin para proporcionar referencias bancarias. Por lo que mucho agradecemos nos proporcione la siguiente informacin: 1) Datos personales del cliente: ________________________________________________ 2) Es cliente de ustedes desde _________________________________________________ 3) Capital registrado de este cliente _____________________________________________ 4) Crdito Otorgado __________________________________________________________ 5) Plazo___________________________________________________________________ 6) Forma de pago ___________________________________________________________ DATOS DE SU EMPRESA 7) En sus pagos ha sido puntual _________________moroso_________________________ 8) Como tiene clasificado a este cliente Bueno ___________________Regular___________________Malo__________________ 9) Cheques devueltos en los ltimos meses _______________________________________ 10) Observaciones ___________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ Lugar y Fecha ________________________________________________

___________________________________________ Firma del responsable de la Informacin Comercial

Logotipo de su Empresa

DATOS DE LA EMPRESA

11.4 INFORME DE AMIGOS Y PARIENTES Estimado Seor _____________________________________________________________ El Sr. _______________________________________________________nos ha solicitado la apertura de una cuenta de crdito y lo ha mencionado para proporcionar referencias personales. Por lo que mucho le agradeceremos nos informe lo siguiente:

1) Parentesco ___________________________________________________________

2) Tiempo de Conocerlo ___________________________________________________

3) Si fuera necesario quedara usted de aval, por esta persona _____________________

4) Que solvencia moral y econmica considera usted que tiene su recomendado. Buena ________________ Regular _________________ Mala________________

Lugar y Fecha ________________________

Firma_____________________

DATOS DE LA EMPRESA DATOS DE LA EMPRESA __________________________________________

12.- INFORME MENSUAL QUE PROPORCIONA EL DEPARTAMENTO DE CRDITO Y COBRANZA A LA GERENCIA GENERAL 1.- Nmero de Solicitudes de Crdito recibidos en el mes: ______________________________ 2.- Nmero de Investigacin de Crdito realizadas en el mes:____________________________ 3.- Nmero de Solicitudes detenidas o No autorizadas: _________________________________ 4.- Cuentas por Cobrar en el inicio del mes: __________________________________________ Total a cobrar: ___________________________________________________________ Cuentas por Cobrar el da ltimo del mes: _____________________________________ Diferencia: _____________________________________________________________ 5.- Causas de la Diferencia Por mal servicio: ___________________ Por entrega Incompleta: _____________ Por entrega en mal estado:___________ Por plazo no vencido:_______________ Por estar en revisin:_______________ 6.- Autorizadas en Direccin General:_________________ Gerencia de Ventas: _______________ Gerencia Administrativa: ____________ Crdito y Cobranza: ________________ 7.- Observaciones Generales _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________

___________________________ Gerencia de Crdito y Cobranza

II.- FORMATOS DE COBRANZA 1. Factura 2. Contrarecibo 3. Relacin de Factura para revisin 4. Reporte Diario de Cobranza 5. Relacin de Antigedades de saldos 6. Aviso de la visitas de cobrador 7. Aviso de la presencia del gestor de cobranza 8. Registro de Cheques 9. Relacin de Cobranza 10. Presupuesto de efectivo FORMATOS DE COBRANZA 1.- Factura Es el documento comercial por medio del cual el vendedor comunica al comprador con detalle la relacin de artculos comprendidos en una venta, remesa u otra operacin mercantil, con expresin de nmero, paso, medida, calidad y valor o precio. De acuerdo al Cdigo de Comercio el uso de la factura es obligatorio, porque ste documento sirve de prueba de la compra realizada y es el equivalente al ttulo de propiedad de la mercanca. Datos importantes que debe contener: a. b. c. d. e. f. g. h. i. Datos generales de la empresa y nmero de factura Datos generales del clientes Condiciones de pago Lugar y fecha Logotipo de la empresa Logotipo de la empresa Cantidad, cdigo y descripcin del producto Nmero de unidades vendidas, precio y monto total RFC del clientes

2.- Contrarecibo Lo emite el comprador (deudor) y lo hace una vez que recibe y valida si el producto o servicio entregado cumple con las caractersticas de calidad y cantidad acordadas con el proveedor. Si hubiera productos que estn defectuosos o simplemente no cumplen con las caractersticas acordadas, al comprador emite un contrarecibo nicamente por la mercanca con la que se piensa quedar y quiere comprar. El resto se regresa al proveedor.

En muchos caso, la mercanca puede ser devuelta al proveedor por defectos que le aparecieron al ltimo consumidor o porque se quedaba la mercanca a consignacin. Por esta razn, el comprador afora el valor de la factura (toma un porcentaje de garanta) y emite el contra recibo por un monto menor. El contra recibo tiene una fecha de pago y no es tan sencillo que se duplique debido a que intervienen dos empresas (el proveedor y el comprador). Datos ms importantes que debe contener: a. Datos de la empresa. b. Numero de contra recibo y fecha. c. Nmeros de facturas a revisin, fecha e importe de las mismas. d. Fechas y horarios de revisin. e. Firma de aceptacin. 3.- Relacin de facturas para revisin Datos ms importantes que debe contener: a. Numero de las facturas a revisar b. Cliente c. Importe de la factura d. Contra recibo e. Fecha de pago f. responsable del departamento (quien recibe) g. Gestor de Cobranza 4.- Reporte diario de cobranza Datos ms importantes que debe contener: a. Logotipo de la empresa b. Datos de la empresa c. Numero y fecha d. Contra recibo o recibo e. Cliente y numero de cuenta f. Importe g. Firma del gestor h. Firma de recibo i. Firma de entrega j. Caja general 5.- Relacin de antigedades de saldos

Es la relacin de adeudos a favor de la entidad por concepto de ventas a crdito, clasificados en funcin de su vencimiento. Con este documento puede conocer con lujo de detalle la Antigedad de Saldos de cada uno de sus clientes. Con esta herramienta puede medir la eficiencia de su departamento de crdito y cobranza; utilizando como base los saldos vencidos que tienen sus clientes, los das de crdito que se estn ofreciendo y la base de seleccin para los mismos. Datos ms importantes que debe contener: a. Compaa b. Numero de cuenta, plazo y cliente. c. Saldo vencimiento o por vencer 6.- Aviso de la vista del cobrador. Formato que el cobrador debe utilizar en su cobranza, es el aviso de su visita, especialmente con los clientes marrulleros que argumentan que estn atrasados porque no van a cobrarlos en este caso, debe elaborarse este aviso el cual se formula en original y copia. Datos ms importantes que debe contener: a. Compaa y direccin b. Numero de aviso y fecha c. A quien va dirigido, direccin, el numero de su cuenta y el atraso d. Fecha de la cita para pago e. Nombre de quien visito al cliente f. Firma de quien recibi el aviso 7.- Aviso de la presencia del gestor de cobranza Con el objeto de evitar que el deudor argumente que no recibi la visita del Gestor de Cobranza y por ello no ha atendido los reclamos para el pago de lo que debe, es conveniente que en cada una elabore un formato en la que se deje constancia de su presencia, tantas veces como copias obren en su expediente. Este aviso debe ser firmado de recibido por el deudor o su representante legal, y si no estuviere o no lo hiciere porque no lo desea, el Gestor de Cobranza har que sea recibido, al menos, por la secretaria o recepcionista. Este recibo debe elaborarse en original y copia distribuyndose de la siguiente manera: Original para el deudor Copia para el expediente del deudor La copia de este recibo podr utilizarse como parte de las pruebas documentales en el caso de llevar el asunto a un juicio ordinario o bien a un ejecutivo mercantil. Si en este aviso de la vista del gestor de cobranza se indicara un adeudo mayor al real, servira para que el deudor de la cara y sea presionado para su pago.

Hay empresas, particulares las grandes y serias, que no aceptan firmar ni recibir estos avisos, lo mismo sucede con las dependencias gubernamentales de todo orden. Datos ms importantes que debe contener: a. Compaa b. Fechas y numero de aviso c. Empresa a quien va dirigido el aviso d. Da de visita del Gestor de Cobranza e. Nombre, firma y sello de quien recibe f. Firma de entregado

8.- Registro de cheques Como una medida de seguridad este registro es conveniente llevarlo para que en casa de que el gestor de cobranza sufriera u asalto, un accidente o bien perdiera el portafolio, sea posible dar aviso a las instituciones de crdito para que no paguen los cheques, as como hacer cosa igual a los que los giraron para su conocimiento. Si se pone en reverso de cada cheque el sello de para bono en cuenta y se cruzan, se protegern de un mal uso. Datos ms importantes que debe contener: a. Empresa y nombre del gestor b. Numero de cheque c. Nombre del banco d. Importe del cheque

9. Relacin de cobranza Es sumamente til para la planeacin de la cobranza diaria. Esta herramienta toma informacin sobre los das de revisin y pago de cada cliente, as como de las fechas de vencimiento de cada documento por cobrar. Con esta informacin genera automticamente una relacin de cobranza que indica que clientes visitar en qu fecha y que actividad realizar (revisin o cobro). El documento generado cumple con dos objetivos primordiales, el tener bien estructurados el plan de cobranza diaria, y el medir la eficiencia de los cobradores de manera objetiva. Datos de ms importancia que debe contener: a) Fecha de la relacin de cobranza

b) Nombre del cobrador c) Nombre del cliente d) Clase del documento e) Nmero del documento f) Firma del gerente de crdito y cobranzas g) Firma del cobrador 10. Presupuesto de efectivo Este documento es una herramienta que permite conocer el estado que guardara una empresa en materia financiera en el plazo que es elaborado. Con este documento se puede saber si habr un sobrante o faltante de capital de trabajo en un periodo determinado y atender de inmediato cualquier situacin en forma oportuna. Este se prepara por uno, dos, cinco o ms aos.

FACTURA Logotipo de su empresa

DOCUMENTO DE COBRANZA

DATOS DE SU EMPRESA Fact. N ____________________

Condiciones de pago Facturado a: Datos generales cliente.

Lugar y fecha.

Zona

Su pedido

Nuestro pedido Precio

Agente

Cantidad

Cdigo

Descripcin

Unidad

Total

Reg. Ssp____________ Reg. CAM NAC COM. _________________ Subtotal I.V.A. Total Reg. fed. Contrib. ________________ Ced. Emp. ____________

Logotipo de su Empresa

DATOS DE SU EMPRESA

CONTRARECIBO.
Datos de la Empresa Contrarecibo Recibimos de: Fecha: Nmero:

Los siguientes documentos a revisin:

Factura N

Fecha

Importe

Observaciones

Total: Das de revisin L M M J V S Horario De_______ De_______ Fecha

Firma

Logotipo de su Empresa

DATOS DE SU EMPRESA

RELACIN DE FACTURAS PARA REVISIN

Fractura N

Cliente

Importe

Contrarecibo

Fecha de pago.

Observaciones de la compaa.

Responsable del departamento (por recibo)

Gestor de cobranza (por recibo)

En el caso de estados de cuenta se podra agregar otra columna, una de intereses y otra de saldo disponible. Los Edos. De Cta. Se elaboran como mnimo c/15 das por cliente para que sean enviados c/20 das del mes

Logotipo de su Empresa

REPORTE DIARIO DE COBRANZA DATOS DE SU EMPRESA

Se debe de entregar diario a la caja. Contra recibo o Recibo Cliente

No Fecha
Cuenta N Importe Observaciones

Total:

Nombre del Gestor

Firma de recibido

Firma de Entrega

Caja General

El cobrador debe reportar de cada factura si se cobro no o si solo fue una parte y el motivo.

LOGO

DATOS DE LA EMPRESA

DEPARTAMENTO DE CRDITO Y COBRANZA

RELACIN DE ANTIGEDAD DE SALDOS ANLISIS DE LA CARTERA

VENCIDO

FECHA
POR VENCER TOTAL 90
DAS

CUENTA NMERO

PLAZO

CLIENTE MS MS 120 DAS 90 DAS MS 60 DAS MS

30 DAS

PRXIMO 60
MES DAS

TOTAL DE ANLISIS POR GRUPO 30 das $ % 60 das $ % 90 das $ % 120 das $ % TOTAL $ %

LOGOTIPO DE TU EMPRESA

Datos de tu empresa

AVISO DE LA VISITA DEL COBRADOR v COMPAA

Direccin Aviso nm. Fecha: Sr. (ita): Domicilio: Su cuenta numero:_______________ Muestra un atraso de: _______________

Vencido de l _____________ , por lo anterior le rogamos pasar a nuestras oficinas a fin de darle una Solucin para este asunto.

Su cita es el da______de _________________ de ___________ a las _________ horas con el (la) Sr. (ita.) _____________________

Lo visito

______________________________ Departamento de crdito y cobranza

_________________ Recibi el aviso

Logotipo de tu empresa

DATOS DE TU EMPRESA

AVISO DE LA PRESENCIA DEL GESTOR DE COBRANZA Compaa visitada

Fecha: Empresa:

Numero:

Sr (Sra.): ____________________________

El da de hoy a las _____________ horas estuve a visitarle atendiendo a una cita concertada con usted para tratar el asunto del adeudo que por la cantidad de $____________ Pesos M/N tiene es empresa con nosotros.

Prximamente nos comunicaremos con usted para fijar otra fecha, confiando en que en esta oportunidad podamos finiquitar este asunto

Recib

Entrego:

___________________ (Nombre firma y sello)

__________________ (Firma)

Logotipo de su empresa

Datos de su Empresa

REGISTROS DE CHEQUES Empresa:

Nombre del Gestor:

Cheque Nmero

Banco

Importe

Logotipo de su empresa

Datos de su Empresa RELACIN DE COBRANZA

Ca. Relacin de cobranza correspondiente al da Nombre del Cobrador Nombre del Cliente Clase de documento Numero de documento Observaciones de del

Entreg

El resultado de esta cobranza Deber entregarse el da:

Recib Crdito y Cobranzas

Firma del Cobrador

Firma del Gerente

LOGO

DATOS DE LA EMPRESA

PRESUPUESTO EFECTIVO PERIODO________________ 1a SEMANA EFECTIVO DE BANCOS AL COMENZAR EL PERIODO INGRESOS POR: COBRANZA SEGURA COBRANZA PROBABLE VENTAS DE CONTADO OTROS SUMAN LOS INGRESOS EGRESOS POR: PAGO A PROVEEDORES SUELDOS RENTA LUZ TELFONO IMPUESTOS FLETES CORREO Y TELGRAFOS SEGURO SOCIAL INFONAVIT DONATIVOS RETIROS DEL DUEO OTROS $ $ $ $ $ 2a SEMANA $ 3a SEMANA $ 4a SEMANA $

SUMAN LOS EGRESOS SOBRANTE (FALTANTE)

$ $__________

$ $__________

$ $__________

$ $__________

Pedido

FLUJORAMA DEL CRDITO

No se autoriza y se enva al depto. De ventas indicando el por qu.

Solicitud de crdito

Revisin de registro de clientes Relacin de pedido no autorizado

Crdito nuevo

Relacin de crdito no autorizado

Aviso al cliente Se efecta la investigacin de crdito Se analizan los resultados de la investigacin Se archiva la copia numricamente No

Se autoriza

Proceso de trmite y autorizacin de crditos

Si Se archiva la copia numricamente

Envo al depto., copia con firma de autorizacin

Relacin de crditos autorizados