CONTROL INTERNO 1. CONCEPTO GENERAL DE CONTROL.

Todo sistema que se encuentre operando requiere que su funcionamiento sea regulado para de esta manera cumplir con los objetivos que el mismo se propone. La regulacin consiste en medir el desempeo del sistema para efectuar las correcciones necesarias que permitan el logro de las metas y objetivos propuestos. El conjunto de acciones, procedimientos, normas o tcnicas que aseguran la regulacin de un sistema es lo que se denomina Control. QUE ES CONTROL INTERNO. Se entiende como el sistema integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptado por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos.

IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solucin factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administracin del personal, los mtodos y sistemas contables para que as el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales.

2. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la empresa Obtener la informacin exacta Creacin de normas y procedimientos internos Hacer que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos y externos. El Control Interno descansa sobre tres objetivos fundamentales. Si se logra identificar perfectamente cada uno de estos objetivos, se puede afirmar que se conoce el significado de Control Interno. En otras palabras toda accin, medida, plan o sistema que emprenda la empresa y que tienda a cumplir cualquiera de estos objetivos, es una fortaleza de Control Interno. Asimismo, toda accin, medida, plan o sistema que no tenga en cuenta estos objetivos o los descuide, es una debilidad de Control Interno. Los objetivos de Control Interno son los siguientes:

2.1

SUFICIENCIA FINANCIERA

CONFIABILIDAD

DE

LA

INFORMACIN

La contabilidad capta las operaciones, las procesa y produce informacin financiera necesaria para que los usuarios tomen decisiones. Esta informacin tendr utilidad si su contenido es confiable y si es presentada a los usuarios con la debida oportunidad. Ser confiable si la organizacin cuenta con un sistema que permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad. Si se cuenta con un apropiado sistema de informacin financiera se ofrecer mayor proteccin a los recursos de la empresa a fin de evitar sustracciones y dems peligros que puedan amenazarlos.

Ejemplos: Comparar los registros contables de los activos con los activos existentes a intervalos razonables. Utilizacin de Mquinas Registradoras para ingresos Asegurar apropiadamente los activos de la empresa Consignar diariamente y en la mismas especies los ingresos

2.2 EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA DE LAS OPERACIONES Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente con un mnimo de esfuerzo y utilizacin de recursos y un mximo de utilidad de acuerdo con las autorizaciones generales especificadas por la administracin. Ejemplo: El establecimiento de un sistema de incentivos a la produccin. 2.3 CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Toda accin que se emprenda por parte de la direccin de la organizacin, debe estar enmarcada dentro las disposiciones legales del pas y debe obedecer al cumplimiento de toda la normatividad que le sea aplicable al ente. Este objetivo incluye las polticas que emita la alta administracin, las cuales deben ser suficientemente conocidas por todos los integrantes de la organizacin para que puedan adherirse a ellas como propias y as lograr el xito de la misin que sta se propone.

PROPOSITOS DEL CONTROL INTERNO Segn (Meigs, W; Larsen, G. 1994:49), el propsito del control interno es: "Promover la operacin, utilizar dicho control en la manera de

impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organizacin". Esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentndose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, vindose afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia. El enfoque de este concepto consiste, en resguardar los activos contra la situacin que se considere en peligro de prdida, es decir, si a menudo se presenta esta situacin tratar de eliminar o reducirlas al mximo, su idea es tratar de fomentar la eficiencia en el manejo de las operaciones que el desempeo realizado por las polticas fijadas de la organizacin y por ltimo procurar que el control interno establecido d como resultado, mantener a la administracin informada del manejo operativo y financiero y que dicha informacin sea confiable y llegue en el momento ms oportuno, para as, permitir a la gerencia tomar decisiones adecuados a la situacin real que est atravesando la empresa. PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO La Constitucin Poltica de 1991, estableci los principios que deben cumplirse en el ejercicio de la Funcin Pblica de Administrar el Estado, constituyndose en los preceptos fundamentales definidos para encaminar su desarrollo y otorgar orientacin estratgica a la toma de decisiones. Estn presentes en todos los procesos, actividades o tareas emprendidas por la entidad pblica a fin de cumplir con su propsito institucional. Lo anterior, relacionado con el cumplimiento de los objetivos de la institucin pblica, de los cuales el Control Interno se constituye en el medio para llegar a este fin, obliga a que estos principios deben tomarse como la base sobre la cual establecer el Control Interno, a fin de apoyar a la entidad a cumplir sus objetivos y coordinar sus actuaciones hacia el logro de los fines esenciales del Estado. 1. Responsabilidad: Capacidad de la Entidad Pblica para cumplir los compromisos contrados con la comunidad y dems grupos de inters,

en relacin con los fines esenciales del Estado o, en caso de no hacerlo, de hacerse cargo de las consecuencias de su incumplimiento. Se materializa en dos momentos, El primero, al considerar aquellos aspectos o eventos capaces de afectar la gestin de la entidades estableciendo las acciones necesarias para contrarrestarlos; el segundo, al reconocer la incapacidad personal o institucional para cumplir los compromisos y en consecuencia, indemnizar a quienes se vieran perjudicados por ello. 2. Transparencia: Es hacer visible la gestin de la entidad a travs de la relacin directa entre los gobernantes, los gerentes y los servidores pblicos con los pblicos que atiende. Se materializa en la entrega de informacin adecuada para facilitar la participacin de los ciudadanos en las decisiones que los afecten, tal como lo manda el artculo 2 de la Constitucin Poltica. Para ello, las autoridades administrativas mantienen abierta la informacin y los documentos pblicos, rinden informes a la comunidad y dems grupos de inters sobre los resultados de su gestin. 3. Moralidad: Se manifiesta, en la orientacin de las actuaciones bajo responsabilidad del Servidor Pblico, el cumplimiento de las normas constitucionales y legales vigentes, y los principios ticos y morales propios de nuestra sociedad. 4. Igualdad: Es reconocer a todos los ciudadanos la capacidad para ejercer los mismos derechos para garantizar el cumplimiento del precepto constitucional segn el cual "todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirn la misma proteccin y trato de las autoridades y gozarn de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminacin por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religin, opinin poltica o filosfica" . Los servidores pblicos estn obligados orientar sus actuaciones y la toma de decisiones necesarias para el cumplimiento de los fines esenciales del Estado hacia la primaca del inters general.

5. Imparcialidad: Es la falta de designio anticipado o de prevencin a favor o en contra de personas, a fin de proceder con rectitud, dictaminar y resolver los asuntos de manera justa. Se concreta cuando el Servidor Pblico acta con plena objetividad e independencia en defensa de lo pblico, en los asuntos bajo su responsabilidad a fin de garantizar que ningn ciudadano o grupo de inters se afecte en sus intereses, producto de la actuacin de la entidad pblica. 6. Eficiencia: Es velar porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la entidad pblica obtenga la mxima productividad de los recursos que le han sido asignados y confiados para el logro de sus propsitos. Su cumplimiento garantiza la combinacin y uso de los recursos en procura de la generacin de valor y la utilidad de los bienes y servicios entregados a la comunidad. 7. Eficacia: Grado de consecucin e impacto de los resultados de una entidad pblica en relacin Con las metas y los objetivos previstos. Se mide en todas las actividades y las tareas y en especial al concluir un proceso, un proyecto o un programa. Permite determinar si los resultados obtenidos tienen relacin con los objetivos y con la satisfaccin de las necesidades de la comunidad. 8. Economa: Se refiere a la austeridad y la mesura en los gastos e inversiones necesarios para la obtencin de los insumos en las condiciones de calidad, cantidad y oportunidad requeridas para la satisfaccin de las necesidades de la comunidad. Su operatividad est en la medicin racional de los costos y en la vigilancia de la asignacin de los recursos para garantizar su ejecucin en funcin de los objetivos, metas y propsitos de la Entidad. 9. Celeridad: Hace referencia a la prontitud, la rapidez y la velocidad en el actuar pblico. Significa dinamizar la actuacin de la entidad con los propsitos de agilizar el proceso de toma de decisiones y garantizar resultados ptimos y oportunos. En aplicacin de este principio, los servidores pblicos se comprometen a dar respuesta oportuna a las necesidades sociales pertinentes a su mbito de competencia.

10. Publicidad: Es el derecho de la sociedad y de los servidores de una entidad pblica al acceso pleno, oportuno, veraz y preciso a las actuaciones, resultados e informacin de las autoridades estatales. Es responsabilidad de los gobernantes y gerentes pblicos dar a conocer los resultados de su gestin y permitir la fiscalizacin por parte de los ciudadanos, dentro de las disposiciones legales vigentes. 11. Preservacin del Medio Ambiente: Es la orientacin de las actuaciones del ente pblico hacia el respeto por el medio ambiente, garantizando condiciones propicias al desarrollo de la comunidad. Cuando el hacer de una entidad pueda tener un impacto negativo en las condiciones ambientales, es necesario valorar sus costos y emprender las acciones necesarias para su minimizacin.

3. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO De acuerdo a la Declaracin Profesional No.7 tantas veces citada el nuevo concepto de control interno est constituido por los siguientes componentes interrelacionados derivados de la forma de gestionar la organizacin: 3.1 AMBIENTE DE CONTROL La organizacin debe establecer un entorno que permita el estmulo y produzca influencia en la actividad del recurso humano respecto al control de sus actividades. Para que este ambiente de control se genere se requiere de otros elementos asociados al mismo los cuales son: Integridad y valores ticos. Se deben establecer los valores ticos y de conducta que se esperan del recurso humano al servicio del Ente, durante el desempeo de sus actividades propias. Los altos ejecutivos deben comunicar y fortalecer los valores ticos y conductuales con su ejemplo.

Competencia. Se refiere al conocimiento y habilidad que debe poseer toda persona que pertenezca a la organizacin, para desempear satisfactoriamente su actividad. Experiencia y dedicacin de la Alta Administracin. Es vital que quienes determinan los criterios de control posean gran experiencia, dedicacin y se comprometan en la toma de las medidas adecuadas para mantener el ambiente de control. Filosofa administrativa y estilo de operacin. Es sumamente importante que se muestre una adecuada actitud hacia los productos de los sistemas de informacin que conforman la organizacin. Aqu tienen gran influencia la estructura organizativa, delegacin de autoridad y responsabilidades y polticas y prcticas del recurso humano. Es vital la determinacin actividades para el cumplimiento de la misin de la empresa, la delegacin autoridad en la estructura jerrquica, la determinacin de las responsabilidades a los funcionarios en forma coordinada para el logro de los objetivos. (a) "el ambiente de control" que significa la actitud global, conciencia y acciones de directores y administracin respecto del sistema de control interno y su importancia en la entidad. El ambiente de control tiene un efecto sobre la efectividad de los procedimientos de control especficos. Un ambiente de control fuerte, por ejemplo, uno con controles presupuestales estrictos y una funcin de auditora interna efectiva, pueden complementar en forma muy importante los procedimientos especficos de control. Sin embargo, un ambiente fuerte no asegura, por s mismo, la efectividad del sistema de control interno. [NIA, 1998] 3.2 EVALUACIN DE RIESGOS Riesgos. Los factores que pueden incidir interfiriendo el cumplimiento de los objetivos propuestos por el sistema ( organizacin) , se denominan riesgos. Estos pueden provenir del medio ambiente de la organizacin misma. Se debe entonces establecer un proceso amplio que identifique y analice las interrelaciones relevantes de todas las

reas de la organizacin y de estas con el medio circundante, para as determinar los riesgos posibles. Toda organizacin se encuentra sumergida en un medio ambiente cambiante y turbulento muchas veces hostil, por lo tanto es de vital de importancia la identificacin y anlisis de los riesgos de importancia para la misma, de tal manera que los mismos puedan ser manejados. La organizacin al establecer su misin y sus objetivos debe identificar y analizar los factores de riesgo que puedan amenazar el cumplimiento de los mismos. La evaluacin de riesgos presenta los siguientes aspectos sobresalientes: Objetivos. Todos los recursos y los esfuerzos de la organizacin estn orientados por los objetivos que persigue la misma. Al determinarse los objetivos es crucial la identificacin de los factores que pueden evitar su logro. La administracin debe establecer criterios de medicin de estos riesgos para prevenir su ocurrencia futuro y as asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos. Las categoras de los objetivos se relacionan directamente con los objetivos del control interno planteados anteriormente: Objetivos de Informacin Financiera, son aquellos relacionados con la obtencin de informacin financiera suficiente y confiable. Objetivos de Operacin, son los que pretenden lograr efectividad y eficiencia de las operaciones. Objetivos de Cumplimiento, son los que se orientan a la adhesin a las leyes, reglamentos y polticas emitidas por la administracin.

Anlisis de riesgos y su proceso. Los aspectos importantes a incluir son entre otros: Estimacin de la importancia del riesgo y sus efectos Evaluacin de la probabilidad de ocurrencia Establecimiento de acciones y controles necesarios

Evaluacin peridica del proceso anterior Manejo de cambios. Tiene relacin con la identificacin de los cambios que puedan tener influencia en la efectividad de los controles internos ya establecidos. Todo control diseado para una situacin especfica puede ser inoperante cuando las circunstancias se modifican. Este elemento tiene estrecha relacin con el proceso de anlisis de riesgos, pues el cambio en s implica un factor que puede incidir en el xito de los objetivos. Adems de los factores que puedan impedir el cumplimiento de los objetivos del sistema organizacional, se debe tener en cuenta el riesgo de auditora, que consiste en que el auditor no detecte un error de importancia relativa que pueda existir en el sistema examinado. El riesgo de auditora puede consistir en riesgo inherente, riesgo de control, y el riesgo de deteccin.

3. "Riesgo de auditora" significa el riesgo de que el auditor de una opinin de auditora inapropiada cuando los estados financieros estn elaborados en forma errnea de una manera importante. El riesgo de auditora tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de deteccin. 4. "Riesgo inherente" es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una representacin errnea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones errneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados. 5. "Riesgo de control" es el riesgo de que una representacin errnea que pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con representaciones errneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno.

6. "Riesgo de deteccin" es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor o detecten una representacin errnea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podra ser se importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones errneas en otros saldos o clases. [NIA, 1998] 3.3 ACTIVIDADES DE CONTROL Las actividades de una organizacin se manifiestan en las polticas, sistemas y procedimientos, siendo realizadas por el recurso humano que integra la entidad. Todas aquellas actividades que se orienten hacia la identificacin y anlisis de los riesgos reales o potenciales que amenacen la misin y los objetivos y en beneficio de la proteccin de los recursos propios o de los terceros en poder de la organizacin, son actividades de control. Estas pueden ser aprobacin, autorizacin, verificacin, inspeccin, revisin de indicadores de gestin, salvaguarda de recursos, segregacin de funciones, supervisin y entrenamiento adecuado. 3.4 INFORMACIN Y COMUNICACIN La capacidad gerencial de una organizacin est dada en funcin de la obtencin y uso de una informacin adecuada y oportuna. La entidad debe contar con sistemas de informacin eficientes orientados a producir informes sobre la gestin, la realidad financiera y el cumplimiento de la normatividad para as lograr su manejo y control. Los datos pertinentes a cada sistema de informacin no solamente deben ser identificados, capturados y procesados, sino que este producto debe ser comunicado al recurso humano en forma oportuna para que as pueda participar en el sistema de control. La informacin por lo tanto debe poseer unos adecuados canales de comunicacin que permitan conocer a cada uno de los integrantes de la organizacin sus responsabilidades sobre el control de sus actividades. Tambin son necesarios canales de comunicacin externa que proporcionen

informacin a los terceros interesados en la entidad y a los organismos estatales. 3.5 SUPERVISIN Y SEGUIMIENTO Planeado e implementado un sistema de Control Interno, se debe vigilar constantemente para observar los resultados obtenidos por el mismo. Todo sistema de Control Interno por perfecto que parezca, es susceptible de deteriorarse por mltiples circunstancias y tiende con el tiempo a perder su efectividad. Por esto debe ejercerse sobre el mismo una supervisin permanente para producir los ajustes que se requieran de acuerdo a las circunstancias cambiantes del entorno. La Administracin tiene la responsabilidad de desarrollar, instalar y supervisar un adecuado sistema de control interno. Cualquier sistema aunque sea fundamentalmente adecuado, puede deteriorarse sino se revisa peridicamente. Corresponde a la administracin la revisin y evaluacin sistemtica de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas de control. La evaluacin busca identificar las debilidades del control, as como los controles insuficientes o inoperantes para robustecerlos, eliminarlos o implantar nuevos. La evaluacin puede ser realizada por las personas que diariamente efectan las actividades, por personal ajeno a la ejecucin de actividades y combinando estas dos formas. El sistema de control interno debe estar bajo continua supervisin para determinar si: Las polticas descritas estn apropiadamente y si se llevan a cabo. siendo interpretadas

Los cambios en las condiciones de operacin no han hecho estos procedimientos obsoletos o inadecuados y, Es necesario tomar oportunamente efectivas medidas de correccin cuando sucedan tropiezos en el sistema. El personal de Auditora interna es un factor importante en el sistema de control interno

ya que provee los medios de revisin interna de la efectividad y adherencia a los procedimientos prescritos. El papel de supervisor del control interno corresponde normalmente al Departamento de Auditora Interna, pero el Auditor Independiente al evaluarlo peridicamente, contribuye tambin a su supervisin.

4. ESTRUCTURA Y ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO Las caractersticas de un sistema de control interno satisfactorio deberan incluir: Un plan de organizacin que provea segregacin adecuada de las responsabilidades y deberes. Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea adecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos,ingresos y gastos. Prcticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los departamentos de la organizacin Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades. Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio pero son tan bsicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia importante en uno de ellos evitara el funcionamiento satisfactorio de todo el sistema. Por ejemplo, el sistema de autorizacin y de procedimientos de registros no puede considerarse adecuado sin que el personal encargado de desarrollar lo procedimientos sea capacitado, lo cual es necesario para que el sistema funcione.

4.1 EL PLAN DE ORGANIZACIN Aunque un plan de organizacin apropiado puede variar de acuerdo a la empresa, por lo general un plan satisfactorio debe ser simple y flexible y debe establecer claramente las lneas de autoridad y responsabilidad. Un elemento importante en cualquier plan de organizacin es la independencia de funciones de operacin, custodia, contabilizacin y auditora interna. Esta independencia requiere la separacin de deberes en tal formas que existan registros fuera de un departamento que sirva de control sobre sus actividades. Aunque estas separaciones son necesarias, el trabajo de todos los departamentos debe integrarse y coordinarse para obtener un flujo regular de trabajo y eficiencia de operacin en general. Adems de una apropiada divisin de deberes y funciones debe establecerse la responsabilidad dentro de cada divisin para con la adhesin a los requerimientos de la poltica de la empresa. Junto con esto debe ir la delegacin de autoridad para afrontar tales responsabilidades. Esta responsabilidad y la delegacin de autoridad deben estar claramente establecidas y definidas en la grficas del manual de organizacin. Debe evitarse la igualdad en responsabilidad, pero esta puede dividirse en fases; cuando el trabajo de las divisiones es complementario. Tal divisin de responsabilidad es inherente en un buen sistema de control interno el cual determina que las funciones de iniciacin y autorizacin de una actividad deben estar separadas de su contabilizacin. Similarmente la custodia de activos debe estar separada de su contabilizacin. 4.2 SISTEMA REGISTRO DE AUTORIZACIONES Y PROCEDIMIENTOS DE

Un sistema satisfactorio debe incluir los medios para que los registros controlen las operaciones y transacciones y se clasifiquen los datos

dentro de una estructura formal de cuentas. Un cdigo de cuentas preparado cuidadosamente facilita la preparacin de estados financieros. Si el cdigo se adiciona con un manual de cuentas que defina las cuentas y asientos correspondientes, se puede obtener mayor uniformidad en los registros de transacciones contables. Los medios para que los registros originales controlen las operaciones y transacciones se crean a travs de diseos de registros y formularios apropiados y por medio del flujo lgico de los procedimientos de registro y aprobacin. Estos formularios y las instrucciones respecto al flujo del procedimiento de registro y aprobacin se incorpora en manuales de procedimientos.

4.3 PRCTICAS SANAS La efectividad del control interno y la resultante eficiencia en operaciones estn determinadas en alto grado por las prcticas seguidas en el desarrollo y cumplimiento de los deberes y funciones de cada departamento de la organizacin. Los procedimientos adoptados deben proveer los pasos necesarios para la autorizacin de transacciones, su registro y el mantenimiento de custodia de los activo. Prcticas sanas proveen los medios para asegurar la integridad de tales autorizaciones, registros y custodia. Esto usualmente se consigue con una divisin tal de deberes y responsabilidades que ninguna persona pueda manejar una transaccin completamente de principio a fin. Con esta divisin se provee una comprobacin auxiliar de la correccin del trabajo y la probabilidad de deteccin de errores se aumente. Como se explica bajo plan de organizacin, esta divisin de responsabilidad es aplicable tanto a los departamentos como a individuos y debe ejercerse en la organizacin total y a todos los niveles de autoridad. 4.4 RECURSO HUMANO

Un sistema de control interno que funcione satisfactoriamente depende no solamente de la planeacin de una organizacin efectiva y lo adecuado de sus prcticas y procedimientos, sino tambin, de la competencia de los funcionarios, jefes de departamento y otros empleados claves para llevar a cabo lo prescrito en una manera eficiente y econmica. Los controles administrativos ordinariamente se relacionan solo indirectamente a los registros financieros y por lo tanto no requieren evaluacin. Si el auditor independiente cree sin embargo que ciertos controles administrativos tienen importancia en relacin con la razonabilidad de los registros financieros debe considerar la necesidad de evaluarlos. Por ejemplo, los registros estadsticos mantenidos por produccin y ventas o cualquier otro departamento de operaciones puede requerir evaluacin en un caso particular. Donde es posible, la revisin del control interno por parte del auditor correspondiente debe ser efectuada como una fase separada del examen, preferiblemente en una fecha intermedia, aplicando procedimientos de auditora apropiados dirigidos particularmente a evaluar la efectividad del sistema del cliente. Donde esto no es posible, la revisin debe hacerse en conjunto con otras fases del programa de Auditora. Un registro de la revisin hecha por el auditor Independiente debe ser preparado en una forma adecuada. Como un subproducto de este estudio y evaluacin el Auditor Independiente puede frecuentemente ofrecer a su cliente sugerencias constructivas para mejorar o hacer ms efectivo el sistema de control interno.

5. CLASIFICACIN DEL CONTROL INTERNO En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como contables o administrativos.

La clasificacin entre controles contables y controles administrativos variara de acuerdo con las circunstancias individuales. 5.1 CONTROL ADMINISTRATIVO Los controles administrativos comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesin a las polticas de la empresa y por lo general solamente tienen relacin indirecta con los registros financieros. Incluyen ms que todos controles tales como anlisis estadsticos, estudios de mocin y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad. En el Control Administrativo se involucran el plan de organizacin y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorizacin de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observacin de polticas establecidas en todas las reas de la organizacin. Ejemplo: Que los trabajadores de la fbrica lleven siempre su placa de identificacin. Otro control administrativo sera la obligatoriedad de un examen mdico anual para todos los trabajadores. Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes, pero nada les prohbe realizar una evaluacin de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinin. El control administrativo se establece en el SAS-1 de la siguiente manera: El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organizacin, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisin que conducen a la autorizacin de operaciones por la administracin. Esta autorizacin es una funcin de la administracin asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organizacin y es el

punto de partida para establecer el control contable de las operaciones. [SAS,1] 5.2 CONTROL CONTABLE Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operacin y custodia de activos y auditora interna. Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar tambin los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, rdenes de compra y dems documentos estn prenumerados. El control contable est descrito tambin el SAS Nmero 1 de la as: El control contable comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros que se relacionen con la proteccin de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se disean para prestar seguridad razonable de que: a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorizacin general o especfica de la administracin. b) Se registren las operaciones como sean necesarias para 1) permitir la preparacin de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y 2) mantener la contabilidad de los activos. c) el acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorizacin de la administracin. d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la accin adecuada respecto a cualquier diferencia. [SAS, 1]

QU ES UNA AUDITORIA? Auditoria, en su significado ms amplio significa verificar la informacin financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los hechos, fenmenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las polticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurdicas y reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y opera teniendo al mximo el aprovechamiento de los recursos. Proceso sistemtico, independiente, documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en que grado se cumplen los criterios de la auditoria. Sistemtico: No aleatorio, metdico, ordenado, las auditorias son una actividad planificada y programada Independiente: Puesto que los auditores deben ser independientes del rea auditada. Documentado: Las actividades para la realizacin de auditorias deben ser establecidas en un procedimiento y sus resultados deben ser documentados. Es en trminos generales un proceso, llevado a cabo conforme a unas normas, mediante el cual los estados financieros de una sociedad se someten a examen y verificacin de unos expertos cualificados e independientes (auditores) con el fin de que emitan su opinin sobre la fiabilidad que les merece la informacin econmicofinanciera contenida en los mismos. Esta opinin se comunica por medio de un informe o dictamen de auditora. IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA Las auditorias en los negocios son muy importantes, por cuanto la gerencia sin la prctica de una auditoria no tiene plena seguridad de que los datos econmicos registrados realmente son verdaderos y confiables. Es la auditoria que define con bastante razonabilidad, la situacin real de la empresa.

Una auditoria adems, evala el grado de eficiencia y eficacia con que se desarrollan las tareas administrativas y el grado de cumplimiento de los planes y orientaciones de la gerencia. Es comn que las instituciones financieras, cuando les solicitan prstamos, pidan a la empresa solicitante, los estados financieros auditados, es decir, que vayan avalados con la firma de un CPA. Una auditoria puede evaluar, por ejemplo, los estados financieros en su conjunto o una parte de ellos, el correcto uso de los recursos humanos, el uso de los materiales y equipos y su distribucin, etc. Contribuyendo con la gerencia para una adecuada toma de decisiones.

OBJETIVOS Y PRINCIPIOS GENERALES DE LA AUDITORIA En las normas de auditora, la nmero 200 seala que el objetivo de una auditoria de estados contables es permitirle al auditor expresar una opinin acerca de que si los estados contables estn preparados razonablemente, en los aspectos significativos, de acuerdo con una marco de referencia para los estados e informes contables. Establece que una auditoria de acuerdo a las NIAs intenta dar una certeza razonable, pero no absoluta, de que los estados financieros estn libres de representaciones errneas. Sin embargo hay limitaciones inherentes a una auditoria que afecta la capacidad del auditor para detectar representaciones errneas sustanciales. Finalmente, la norma, claramente destaca que es de la responsabilidad de la direccin del ente la preparacin de los estados contables, mientras que la responsabilidad del auditor se circunscribe a su examen. Evaluar el nivel de desempeo de los recursos de la Institucin a Auditar. Examinar los mtodos y procedimientos utilizados en el control y operaciones en las diversas reas, observando el grado de confiabilidad y eficacia.

Conocer el entorno o medio ambiente. Establecer planes Institucionales adecuados a la proyeccin de Gobierno.

PROPOSITOS DE LA AUDITORIA Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. a. b. c. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual. Descubrir errores y fraudes. Prevenir los errores y fraudes Exmenes de aspectos fiscales y legales Examen para compra de una empresa( cesin patrimonial) Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros. 6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como: Los variadsimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta tcnica. PARA QU REALIZAR AUDITORIAS? Evaluar las fortalezas y debilidades del Sistema de gestin Detectar oportunidades para la mejora continua. Verificar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones correctivas y preventivas. Identificar problemas y corregirlos o prevenirlos.