Manual CRM

Contenido
Introduccin ............................................................................................................ 1 Generalidades......................................................................................................... 3 Generalidades | Acceso al aplicativo ................................................................... 3 Generalidades | Criterios de seleccin ................................................................ 3 Utilizacin ........................................................................................................ 4 Selecciones personalizadas............................................................................. 4 Generalidades | Datos relacionados .................................................................... 4 Ejemplo............................................................................................................ 4 Generalidades | Filtrar los registros ..................................................................... 6 Generalidades | Imprimir ..................................................................................... 6 Configurar columnas a imprimir ....................................................................... 6 Generalidades | Mens del aplicativo .................................................................. 7 Generalidades | Modo Ficha................................................................................ 8 Botones de mantenimiento/edicin de la ficha ................................................. 8 Generalidades | Modo Tabla................................................................................ 9 Otras opciones............................................................................................... 10 Generalidades | Navegador............................................................................... 10 Botones de desplazamiento ........................................................................... 10 Botones de visualizacin de registros ............................................................ 10 Botones de mantenimiento/edicin ................................................................ 11 Otros botones ................................................................................................ 11 Generalidades | Ordenar los registros ............................................................... 11 Pasos a seguir ............................................................................................... 11 Generalidades | Seleccionar Registros.............................................................. 12 Generalidades | Filtro privacidad ....................................................................... 12 Generalidades | Activar / Desactivar avisos....................................................... 13 Generalidades | Correo ..................................................................................... 13 Generalidades | Combinar Word ....................................................................... 15 Generalidades | Crear Cuestionario................................................................... 16 Generalidades | Exportar................................................................................... 17 Agenda ................................................................................................................. 19 Agenda | Introduccin........................................................................................ 19 Organizador....................................................................................................... 19 Para hoy ........................................................................................................ 19 Agenda | Para hoy..................................................................................... 20 Calendario ..................................................................................................... 20 Agenda | Calendario .................................................................................. 20 Calendario | Crear cita............................................................................... 21 Calendario | Ejemplo ................................................................................. 22 Calendario | Diferenciar las citas ............................................................... 23 Calendario | Exportar datos ....................................................................... 24 Calendario | Visualizar informacin............................................................ 25 Botones Da, Semana... .......................................................................... 25 Seleccin manual.................................................................................... 25 Definir intervalos de tiempo..................................................................... 25 Tareas ........................................................................................................... 26 Agenda | Tareas ........................................................................................ 26 Tareas | Crear una tarea ........................................................................... 27 Tareas | Visualizar tareas de otros usuarios .............................................. 28 Diario ............................................................................................................. 29 Agenda | Diario.......................................................................................... 29 Notas | Crear registro ................................................................................ 30

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Manual CRM Incidencias..................................................................................................... 31 Herramientas | Incidencias ........................................................................ 31 Correo ............................................................................................................... 33 Cuentas ......................................................................................................... 33 Correo | Cuentas ....................................................................................... 33 Plantillas ........................................................................................................ 34 Correo | Plantillas ...................................................................................... 34 Correo de Salida ............................................................................................ 35 Correo | Correo de Salida.......................................................................... 35 Herramientas..................................................................................................... 36 Archivos ......................................................................................................... 36 Herramientas | Archivos ............................................................................ 36 Mensajera ..................................................................................................... 37 Herramientas | Mensajera interna............................................................. 37 Diccionario de Frases .................................................................................... 38 Herramientas | Diccionario de Frases........................................................ 38 Divisas ........................................................................................................... 40 Herramientas | Divisas............................................................................... 40 Administracin................................................................................................... 41 Usuarios......................................................................................................... 41 Administracin | Usuarios .......................................................................... 41 Grupo usuarios .............................................................................................. 43 Administracin | Grupos de usuarios ......................................................... 43 Automatizacin .............................................................................................. 45 Administracin | Automatizacin ................................................................ 45 Numeracin ................................................................................................... 47 Administracin | Numeracin ..................................................................... 47 Internet .............................................................................................................. 48 Internet .......................................................................................................... 48 Internet ...................................................................................................... 48 Consultas .......................................................................................................... 49 Consultas....................................................................................................... 49 Consultas | Consultas................................................................................ 49 Consultas | Columnas................................................................................ 51 Consultas | Filtros...................................................................................... 52 Consultas | Orden...................................................................................... 53 Consultas | Opciones ................................................................................ 54 Consultas | Controladores ......................................................................... 54 Consultas | Tipos de consulta.................................................................... 54 Consultas | Tipos | Consultas .................................................................... 56 Consultas | Tipos | OLAP .......................................................................... 57 Consultas | Tipos | Estadstica................................................................... 58 Consultas | Ejemplos | Vista ...................................................................... 60 Consultas | Ejemplos | Ejecutar Consulta .................................................. 61 Consultas | Ejemplos | OLAP..................................................................... 62 Informes Externos.......................................................................................... 63 Consultas | Informes Externos................................................................... 63 Informes Externos | Ejemplo...................................................................... 63 CRM ..................................................................................................................... 65 Mantenimientos ................................................................................................. 65 Entes ............................................................................................................. 65 CRM | Entes .............................................................................................. 65 Entes | Datos Generales............................................................................ 66 Prospectos..................................................................................................... 66 CRM | Prospectos ..................................................................................... 66 iv

Contenido Prospectos | Datos Generales ................................................................... 67 Prospectos | Ejemplo................................................................................. 68 Prospectos | Convertir a cliente ................................................................. 70 Prospectos | Registrar Llamada................................................................. 71 Prospectos | Registrar Visita...................................................................... 71 Clientes.......................................................................................................... 71 CRM | Clientes .......................................................................................... 71 Productos....................................................................................................... 72 CRM | Productos ....................................................................................... 72 Comerciales................................................................................................... 73 CRM | Comerciales ................................................................................... 73 Comerciales | Datos Generales ................................................................. 74 Puntos de Venta ............................................................................................ 75 CRM | Puntos de Venta ............................................................................. 75 Punto Venta | Datos Generales ................................................................. 76 Oportunidades................................................................................................... 76 Campaas ..................................................................................................... 76 CRM | Campaas ...................................................................................... 76 Oportunidades ............................................................................................... 77 CRM | Oportunidades ................................................................................ 77 Oportunidades | Datos Particulares ........................................................... 78 Oportunidades | Estados ........................................................................... 79 Ciclo de Venta................................................................................................ 80 CRM | Ciclo de Venta ................................................................................ 80 Ciclo de Venta | Datos Particulares ........................................................... 81 Ciclo de Venta | Objetivos ......................................................................... 81 Presupuestos .................................................................................................... 82 Presupuestos Productos ................................................................................ 82 Presupuestos | Presupuestos productos ................................................... 82 Presupuesto Productos | Crear Nuevo ...................................................... 83 Presupuesto Productos | Imprimir.............................................................. 83 Productos por cliente ..................................................................................... 84 Presupuestos | Productos por cliente ........................................................ 84 Pedidos ............................................................................................................. 85 Pedidos VN.................................................................................................... 85 Pedidos VN | Crear pedido VN .................................................................. 85 Pedidos VN | Imprimir pedido VN .............................................................. 87 Pedidos VN | Beneficio .............................................................................. 88 Operaciones ...................................................................................................... 88 Operaciones VN............................................................................................. 88 Operaciones VN | Documentos ................................................................. 88 Operaciones VO ............................................................................................ 89 Operaciones VO | Factura VO ................................................................... 89 Operaciones VO | Documentos ................................................................. 90 Encuestas ............................................................................................................. 91 Cuestionarios .................................................................................................... 91 Cuestionarios................................................................................................. 91 Cuestionarios | Crear pendientes .............................................................. 91 Cuestionarios | Crear nueva pregunta ....................................................... 91 Cuestionarios | Crear nueva respuesta...................................................... 92 Cuestionarios | Crear un cuestionario........................................................ 94 Cuestionarios | Ejemplo............................................................................. 95 Cuestionarios ............................................................................................ 97 Botones exclusivos del men cuestionarios ............................................ 98 Cuestionarios | Definir variables ................................................................ 98 v

Manual CRM Creacin de variables ............................................................................. 99 Cuestionarios | Ejecutar prueba............................................................... 100 Campaas ................................................................................................... 100 Campaas............................................................................................... 100 Cuestionarios Pendientes ............................................................................ 101 Cuestionarios pendientes ........................................................................ 101 Botones exclusivos del men cuestionarios pendientes........................ 102 Pestaa Datos Particulares................................................................... 102 Ejecutar cuestionario ............................................................................ 102 Cuestionarios Realizados ............................................................................ 102 Cuestionarios realizados ......................................................................... 102 Mantenimientos ............................................................................................... 103 Encuestadores............................................................................................. 103 Encuestadores ........................................................................................ 103 Encuestados ................................................................................................ 104 Encuestados............................................................................................ 104 ndice .................................................................................................................. 107

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Introduccin

Sistema de informacin capaz de dar la idea relacional a una estrategia de negocio con sus clientes: Conocimiento de su satisfaccin. Definicin de las polticas estratgicas para su fidelizacin. Control de las actividades especficas dirigidas a desarrollar una relacin ms profunda y de mejor calidad. El producto gestiona: La informacin obtenida por medio de encuestas dirigidas a sus clientes, dndole opcin a mejorar sus productos. Cuanta ms informacin obtenga de sus clientes, mejor podr personalizar la oferta. El sistema le aporta el control de las actividades individuales y colectivas, con Agendas dinmicas que fomentan un seguimiento de calidad de todas las acciones comerciales. Gestiona la documentacin por cada cliente con acceso directo desde la Agenda.

Generalidades
Generalidades | Acceso al aplicativo
La proteccin de la informacin es fundamental, dado que dentro de una empresa encontramos tanto informacin accesible para todos, como por ejemplo los precios de venta, como otros datos mucho ms privados, como pueden ser mrgenes comerciales, precios de costes, etc. Por ello es importante definir varios perfiles de usuario(vendedor, gerencia, administrador...), y proteger los datos y la entrada al programa dependiendo de a qu perfil se pertenezca, esta operacin la realizaremos desde la opcin de men configuraciones mantenimiento usuarios. Esta es la razn de la identificacin por nombre del usuario, con el que se accede al aplicativo, y contrasea para poder entrar en el programa. Al abrir el aplicativo nos encontramos con la siguiente caja de dilogo :

Generalidades | Criterios de seleccin

Los criterios de seleccin vienen representados por el botn seleccin del Navegador. Esta herramienta, de manejo muy sencillo, permite con un gran ahorro de tiempo localizar cualquier dato en nuestros ficheros. Cuando pulsamos el botn seleccin, se nos abre un men desplegable que nos permite realizar varias acciones sobre la informacin:
Clasificacin: podremos clasificar los datos de los ficheros por unos campos ndices (que son los que identifican de forma significativa el registro) , para poder consultar la informacin de forma gil. Buscar por contenido: de esta forma podremos encontrar aquellos registros que contengan una determinada informacin (ejemplo: encontrar todos los clientes que el apellido es Garcia).

Manual CRM

Utilizacin
1. Con Ordenado por podemos clasificar nuestra tabla por un campo ndice y de una forma rpida situarnos en los campos que deseemos. Al ir seleccionando los distintos campos ndice, la tabla automticamente ir ordenndose, por el campo seleccionado. 2. En a partir de a medida que escribimos un dato en el cuadro de texto, el marcador de la tabla se situar en el registro que el campo seleccionado en ordenado empiece con el texto introducido (ejemplo: en una seleccin por fecha, si ponemos a partir de 1 de enero, nos ordenar los registros por fecha y a continuacin nos situar el cursor en el primer registro que contenga la fecha 1 de enero). 3. En el caso contenido, tras introducir el texto en el campo texto y pulsar el botn aplicar filtro, nicamente nos aparecern todos los registros que en el campo seleccionado en ordenado contengan el texto introducido.

Selecciones personalizadas
El usuario, puede crear sus propias selecciones, pudiendo especificar los campos que desea visualizar, el orden que ocupan en la tabla... ampliar informacin

Generalidades | Datos relacionados

Este men es de gran utilidad para ver datos relacionados entre tablas diferentes, ya que nos permite de una forma fcil y sencilla acceder a la informacin sin necesidad de entrar y salir de los mens. A continuacin realizaremos un ejemplo para ver ms en detalle la funcionalidad de este men.

Ejemplo
Supongamos que estamos trabajando con un aplicativo para realizar encuestas, en este aplicativo existe un mantenimiento de cuestionarios y otro mantenimiento de encuestas pendientes de realizar, si por ejemplo deseamos ver todas las encuestas pendientes de realizar de una determinada persona, deberamos acceder primero al men cuestionarios y all entrar en el men Datos relacionados, en este men nos aparecen todas las tablas que se encuentran relacionadas con la tabla cuestionarios.

Generalidades

Como deseamos ver las encuestas pendientes de realizar, seleccionamos sobre el enlace cuestionarios pendientes, una vez hemos hecho esto, en la barra superior (donde se encuentran todos los mens abiertos) el men encuestados se ha transformado en Cuestionarios - Cuestionarios Pendientes y el aplicativo nos muestra los cuestionarios pendientes del cuestionarios que tenemos seleccionado. Pulsando los botones avanzar - retroceder, podemos cambiar de cuestionario y ver las encuestas que tiene pendiente de realizar.

Manual CRM Si deseamos volver al men anterior, nicamente tenemos que pulsar el botn cerrar y el aplicativo nos volver a mostrar la tabla de encuestados.

Generalidades | Filtrar los registros

Adems de las opciones de bsqueda que vienen predefinidas en el aplicativo, el usuario tambin tiene la posibilidad de utilizar filtros, ejemplo: filtrar por usuario, por tipo de diario... estos filtros no son configurables por el usuario.

Generalidades | Imprimir
Cuando visualizamos los registros en modo tabla, podemos imprimirlos de una forma fcil y sencilla pulsando el botn impresora, disponemos de 2 opciones: 1. Imprimir: imprime los registros directamente en la impresora. 2. Vista previa: el aplicativo nos muestra primero los registros que vamos a imprimir pudiendo modificar los mrgenes, color de fondo, fuentes...

Configurar columnas a imprimir

En muchas ocasiones nos encontraremos que no deseamos imprimir todos los campos que visualizamos por pantalla, para definir qu campos deseamos hacer visibles y cules no, seguiremos los siguientes pasos: 1. Nos situamos sobre la tabla que deseamos imprimir y pulsamos el botn situado en la parte izquierda de la pantalla.

Generalidades

2. Nos aparecern todas las columnas, tanto las visibles como las no visibles. 3. La forma de ocultar una columna es la siguiente: seleccionamos el ttulo de la columna y desmarcamos la casilla. 4. Repetimos esta operacin tantas veces como columnas deseemos ocultar. Una vez hemos ocultado las columnas, ya podemos pulsar el botn impresora, y el aplicativo nos imprimir nicamente aquellas columnas que este definidas como visibles.

Generalidades | Mens del aplicativo

Cuando accedemos al programa, el aplicativo nos muestra diferentes mens con una utilidad claramente diferenciada pero con unas caractersticas comunes. Por defecto, los mens no se encuentran desplegados, por lo que si deseamos acceder a los mismos, debemos situar el ratn sobre el men y se desplegar de forma automtica. Para mantener el men desplegado, deberemos pulsar el botn que se encuentra en la parte superior derecha del men. Los diferentes mens existentes son los siguientes: 1. Men principal: es donde se encuentran agrupados los accesos al aplicativo de los usuarios. 2. Men herramientas: contiene el acceso a los mens de configuracin del aplicativo. 3. Listados/ Estadsticas: en este apartado, podemos ejecutar los informes previamente configurados. 4. Ayuda: podemos consultar informacin referente al funcionamiento del aplicativo. 5. Datos relacionados: en este apartado podemos relacionar dos tablas diferentes, ejemplo: supongamos que tengo un cliente y deseo ver todas las facturas de ese cliente, si entramos en el mantenimiento de clientes y seleccionamos en el men datos relacionados la tabla de facturas, el aplicativo nos mostrar las facturas de este cliente, pudiendo ir avanzando o retrocediendo en la lista de clientes ampliar informacin

Manual CRM

Generalidades | Modo Ficha

Esta opcin da la informacin correspondiente a un nico registro. Presenta una pantalla completa con todos los datos fijos introducidos y permite acceder a travs de las Pestaas que aparecen en la mitad inferior, a toda la informacin complementaria asociada al mismo.

Botones de mantenimiento/edicin de la ficha

Inserta un nuevo registro en Modo ficha y deja los campos en blanco para introducir nueva informacin. Modifica el contenido del campo que hemos seleccionado. Eliminar Registro. Graba la modificacin o el nuevo registro introducido Cancelar modificacin. Deshace los cambios que se realizan en un registro. Ir al registro anterior de la tabla / seleccin.

Generalidades

Ir al registro siguiente de la tabla / seleccin. En el men Archivo, tenemos la opcin de duplicar cualquier registro en el que nos encontremos, ejemplo: si estamos en un cliente y deseamos duplicar sus datos para crear uno similar, nos situamos en el cliente a copiar y pulsamos Archivo/ Nuevo Duplicado.

Generalidades | Modo Tabla

Est indicada para la visualizacin rpida de la informacin del fichero de maestros. Presenta de forma lineal los datos generales de los registros. Para ampliar la informacin que se nos muestra tendremos que pasar a modo ficha. La posicin inicial de las columnas puede modificarse, para ello se sita el puntero del ratn sobre el ttulo de la columna que se desea trasladar y seleccionando con el ratn nos desplazaremos a izquierda o derecha soltndolo en el lugar deseado. En este proceso queda marcado con dos flechas de color verde sobre la columna a trasladar y el lugar en dnde la insertaremos.Ejemplo: en la siguiente imagen se muestra como ocultar el campo telfono a la izquierda de la pantalla.

Tambin se puede modificar el orden en el que se muestran los registros con un simple click de ratn, para ello nos situaremos encima de la columna que deseamos clasificar y realizaremos un click con el botn izquierdo del ratn, si lo hemos realizado correctamente, veremos como nos aparece un tringulo a la derecha del ttulo de la columna que nos indica el sentido de la clasificacin (ascendente o descendente) si volvemos a pulsar sobre el ttulo de la columna nos invertir el orden de clasificacin.Ejemplo: supongamos que deseamos ordenar por el campo fecha, como vemos en la imagen, el aplicativo est ordenando los registros por fecha con orden ascendente.

Para ello mantendremos pulsada la tecla shift (maysculas) e iremos seleccionando aquellas columnas que deseamos clasificar.Ejemplo: en la siguiente imagen, se ordenan los registros por cuestionario, fecha y encuestado.

Manual CRM

Visualizar/Ocultar columnas: pulsando este botn, nos aparecer un men desplegable donde seleccionaremos las columnas a visualizar u ocultar.

Otras opciones
Pulsando el botn derecho del ratn, en cualquier lugar de la tabla, nos aparece una ventana con diferentes opciones, las ms destacadas son las siguientes: 1. Cantidad de registros: nos muestra el nmero de registros de la tabla en la que nos encontramos situados. 2. Envo de correos, ampliar informacin. 3. Combinar con word, ampliar informacin. 4. Crear cuestionarios, ampliar informacin. 5. El resto de opciones se encuentran explicados en el apartado navegador.

Generalidades | Navegador
Es un elemento comn a todos los archivos maestros. Tendremos centralizado en estos botones, todas las operaciones que se pueden realizar con un registro.

Botones de desplazamiento
Retrocede una posicin Avanza una posicin

Botones de visualizacin de registros

Cambia el formato a modo ficha Permite definir el orden de los registros Permite filtrar los registros Permite aplicar Criterios de Seleccin de registros.

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Generalidades

Botones de mantenimiento/edicin
Inserta un nuevo registro en Modo ficha y deja los campos en blanco para introducir nueva informacin. Actualiza tabla o ficha. Si se estn produciendo cambios en una misma tabla por distintos usuarios, pulsaremos sobre este botn para actualizar los datos de la tabla.

Otros botones
Imprime la informacin seleccionada.

Generalidades | Ordenar los registros

En cualquier momento, podemos ordenar los registros de una forma fcil y sencilla lo que nos ahorrar tiempo a la hora de encontrar un registro determinado. Para ello debemos pulsar sobre el botn ordenar y nos aparecer una pantalla ms o menos como la siguiente:

Pasos a seguir
1. En la parte izquierda de la pantalla tenemos todos los campos disponibles para ordenar los registros. 2. Si deseamos ordenar los registros por un campo determinado, lo seleccionamos de la lista y lo pasamos a la columna de la derecha. 3. Podemos ordenar los registros por ms de un campo. Para definir cual es el orden de prioridad, utilizaremos las flechas de color rojo para indicar cul es el primer campo, el segundo... 4. Una vez tenemos el campo traspasado a la columna de la derecha, podemos indicar si ordenamos los registros en sentido ascendente o descendente, para ello pulsamos encima de la flecha situada a la izquierda del nombre del campo.

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Manual CRM

Generalidades | Seleccionar Registros

Si seleccionamos esta opcin del men, el aplicativo nos permite seleccionar, cuando nos encontramos en modo tabla, un conjunto de registros. Esto es til cuando por ejemplo, nos encontramos en el mantenimiento de prospectos y deseamos enviar un correo, combinar con word o crear un cuestionario a slo un grupo de ellos.

Generalidades | Filtro privacidad

En cualquier apartado del aplicativo, en el men archivo, existe una opcin que es Privacidad (se encuentra activada o desactivada en funcin de si el men en el que nos encontramos dispone de la opcin).

En caso de encontrase activada, nos aparecer un men donde podemos definir las condiciones de visibilidad del registro en el que nos encontramos, de todos los

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Generalidades usuarios / grupos del aplicativo. Ejemplo: supongamos que nos encontramos en la ficha de un prospecto, si accedemos a esta opcin podremos especificar que este prospecto slo sea visible para un determinado grupo de usuarios. Existen 3 opciones para definir la visibilidad del registro: Todos los usuarios: es la opcin por defecto, y permite que el registro sea accesible para todos los usuarios registrados. Todos los usuarios cuyo grupo principal sea: debemos seleccionar el grupo de usuarios que slo tendrn acceso al registro, (slo afectar a aquellos que tengan definido el mismo grupo principal) Slo el usuario: seleccionamos el nico usuario que tendr acceso al registro.

Generalidades | Activar / Desactivar avisos

En la parte inferior derecha de la pantalla, se encuentra una opcin que nos permite activar o desactivar los avisos que hemos definido previamente en el calendario o tareas. Esta opcin es de gran utilidad cuando no deseamos que el aplicativo nos informe que tenemos una cita pendiente cuando por ejemplo estamos hablando por telfono con un cliente. Simplemente pulsando sobre la opcin nos activar o desactivar los avisos, por defecto, los avisos se encuentran activados.

Generalidades | Correo
Cuando nos encontramos en modo tabla o realizando una seleccin podemos enviar un correo electrnico a todos los registros de la vista seleccionada, ejemplo: si hemos realizado una seleccin de todos los clientes de una determinada provincia, pulsando el botn derecho del ratn y seleccionando la opcin enviar correo, les enviaramos un correo de forma automtica.

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Al seleccionar la opcin enviar correo cuando pulsamos el botn derecho del ratn, nos aparece un asistente que nos guiar en el proceso para enviar correos: Seleccionamos la cuenta de correo que deseamos utilizar, un cliente puede tener varias cuentas de correo, si marcamos la casilla "Usar cuenta principal" slo nos tendr en cuenta aquellos correos marcados como principal. En "Para" definimos el tipo de envo Para: envo por defecto. CC: con copia. CCO: con copia oculta.

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Generalidades

El asistente incluir en nuestro correo todas las direcciones vlidas y nos informar de aquellas que presentan algn error. Al pulsar siguiente, nos aparece el formulario de envo de correos. Cuando finalizamos de configurar todas las opciones, pulsamos el botn enviar para enviar el correo electrnico.

Generalidades | Combinar Word

Cuando deseamos realizar un mailing a un grupo de clientes y/o prospectos es muy interesante disponer de la opcin combinar correspondencia, esta opcin permite generar a partir de una nica plantilla de word tantos documentos como registros hayamos seleccionado. Ejemplo: supongamos que deseamos enviar una carta a todos los prospectos que nos han visitado durante las 2 ltimas semanas, lo que deberamos hacer sera: acceder al mantenimiento de prospectos, realizar una seleccin de todos los prospectos que han venido durante los ltimos 15 das y a continuacin seleccionar la opcin combinar word, con lo que nos generara una carta para cada uno de los prospectos incluidos en la seleccin. Los pasos que debemos seguir para combinar un documento de word son los siguientes: 1. Acceder al mantenimiento donde deseamos realizar una combinacin de correspondencia, generalmente ser el mantenimiento de clientes o prospectos, aunque puede ser cualquier otro. 2. Realizar una seleccin de los registros que deseamos combinar, ejemplo: todos los prospectos del mes. 3. Una vez tenemos la seleccin, pulsamos el botn derecho del ratn y seleccionamos la opcin combinar word.

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Manual CRM

4. A continuacin seleccionamos alguna de las plantillas disponibles (se pueden crear tantas plantillas como creamos necesario o modificar las ya existentes) y pulsamos el botn combinar. 5. Una vez seleccionamos la plantilla, nos aparece el documento de word con los campos disponibles para realizar al combinacin.

Generalidades | Crear Cuestionario

Mediante esta opcin del men podemos crear cuestionarios masivos de los registros que hayamos seleccionado previamente. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Realizamos una seleccin de los prospectos / clientes que deseamos encuestar. Ver Seleccionar Registros. 2. Seleccionamos la opcin del men crear cuestionario. 3. Nos aparece un asistente que nos guiar en el proceso de creacin del cuestionario.

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Generalidades 1. Introducimos el nombre del cuestionario y la campaa a la que afecta. 2. Seleccionamos el encuestador y definimos la fecha de inicio y la duracin de cada encuesta (podemos especificar el horario laboral: das de la semana y horario). 3. Finalmente personalizamos los datos del cuestionario.

Generalidades | Exportar
Cuando nos encontramos en modo tabla de cualquier mantenimiento, pulsando el botn derecho del ratn y seleccionando la opcin exportar, podemos exportar los datos de la tabla en cualquiera de los siguientes formatos: Exportar a Excel: genera una hoja de clculo de excel. Exportar a HTML: genera un documento que puede ser abierto por cualquier navegador web (internet explorer, mozilla firefox...) Exportar a XML: genera un documento en formato xml. Exportar a Texto: genera un documento de texto que puede ser abierto por programas como word, bloc de notas...

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Agenda
Agenda | Introduccin
Debido a la gran importancia que tiene una correcta organizacin de la agenda, se ha creado un apartado especial para el seguimiento y control de nuestros clientes. La informacin se nos presenta en formato Calendario para visualizar de una forma ms sencilla y cmoda la informacin relevante. Podemos definir citas y tareas a realizar, asignarles prioridades, clasificarlas, indicar el estado de la misma....

La agenda se encuentra dividida en los siguientes mens: 1. Organizador: es donde se agrupa el calendario, las tareas, diario... 2. Correo 3. Herramientas 4. Internet: accedemos al rea de clientes de Inforserveis. 5. Administracin: en este apartado configuramos los usuarios del aplicativo. 6. Consultas

Organizador
Para hoy

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Manual CRM

Agenda | Para hoy

En este apartado podemos visualizar rpidamente las citas del da, las tareas pendientes de realizar as como los mensajes que hemos recibido. Este men es de gran utilidad para visualizar en una nica pantalla nuestra agenda sin tener que entrar en la ficha de cada uno de los mens. Podemos personalizar los mens que deseamos visualizar en este apartado. Ejemplo: si slo deseamos visualizar las citas y tareas pendientes, debemos acceder al men Herramientas / Usuarios, acceder a la pestaa Para Hoy y seleccionar aquellos mens que deseemos.

Calendario
Agenda | Calendario
Debido a la gran importancia que tiene una correcta organizacin de la agenda, se ha creado un apartado especial para su consulta. La informacin se nos presenta en formato Calendario con un enlace directo a la exportacin de datos a diferentes formatos (Outlook, Excel...). Para acceder a la agenda de encuestados : Men | Agenda | Agenda encuestados.

A continuacin explicamos con ms detalle el funcionamiento de este apartado:

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Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. Crear una nueva cita. Cmo diferenciar citas con colores y etiquetas. Cmo exportar los datos. Configurar agenda. Actividades por usuario. Pestaa Gastos.

Calendario | Crear cita

Para crear una nueva cita, debemos situarnos sobre el da y hora en que deseamos crearla, pulsar el botn derecho del ratn y seleccionar, en funcin de lo que deseemos, una de las 3 opciones siguientes: Evento nuevo: nos genera una nueva cita en el da y hora seleccionado. Evento nuevo todo el da: nos genera una nueva cita para todo el da que hayamos seleccionado. Una vez hemos seleccionado el tipo de cita que deseamos crear, nos aparece una pantalla donde deberemos definir el detalle de la misma: Asunto: ttulo con el que deseamos identificar la cita. Ubicacin: donde se celebra la cita. Etiqueta: nos permite diferenciar con colores la importancia de la cita (ninguna, importante, negocios...), ampliar informacin. Hora inicio/ Hora fin: se define cuando se inicia la cita y cuando acaba. Evento de todo el da: marcando la casilla, la cita dura todo el da. Mostrar tiempo como: se puede mostrar el tiempo como ocupado, libre... ampliar informacin. Aviso: si marcamos la casilla podemos definir el da y hora que deseamos el programa nos avise que tenemos una cita.

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Manual CRM

Una vez hemos finalizado, pulsamos el botn aceptar para guardar los cambios. Mover citas Se permite cambiar una cita de da u hora con un simple click de ratn, para ello seleccionamos la cita que deseamos mover y la arrastramos a aquel da y hora donde deseamos trasladarla (tambin podemos moverla a travs de diferentes meses mediante el calendario), una vez estamos posicionados en el lugar adecuado soltamos el ratn. El resto de apartados se definen a continuacin: 1. Descripcin: en esta pestaa introducimos una descripcin de la cita donde ampliamos informacin de la misma. 2. Datos asociados: nos permite asociar datos de otros apartados 3. Archivos adjuntos: podemos adjuntar documentos de nuestra base de datos documental (documentos pdf, word, excel...) 4. Usuario: en esta pestaa podemos definir el usuario al que asignamos la cita. Para asignar una cita a otro usuario debemos seleccionar en esta pestaa el usuario a quien se la asignamos.

Calendario | Ejemplo
Supongamos que deseamos crear una cita para el lunes a las 10 de la maana porque deseamos llamar a un cliente, deberamos seguir los pasos siguientes. 1. Accedemos al men Agenda/ Calendario. 2. Seleccionamos el da y la hora en la que deseamos grabar la cita. 3. Cumplimentamos los datos de la cita, indicando lo siguiente:

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Agenda 1. Asunto: Llamar al Sr. Antonio 2. Etiqueta: Llamada telefnica. 3. Hora inicio/fin: introducimos las 9 de la maana hasta las 9:10. 4. Descripcin: introducimos que debemos recordarle la cita del prximo mircoles. Una vez hemos finalizado pulsamos el botn aceptar para crear la nueva cita.

Calendario | Diferenciar las citas

Para mejorar la visualizacin y diferenciacin de la agenda, se permite personalizar cada cita con etiquetas y colores: Se puede asignar a cada cita un color diferente para mostrar el tiempo disponible: Libre Tentativo Ocupado Fuera de oficina

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Manual CRM Se puede asignar a cada evento una importancia diferente: Sin importancia Importante Negocios Personal Vacaciones ...

Calendario | Exportar datos

La informacin generada en la agenda, puede exportarse a diferentes formatos: Excel Html Texto Xml

Outlook: las citas creadas en la agenda tambin se pueden exportar a Outlook.

Para exportar la informacin, simplemente hay que pulsar el botn exportar que se encuentra situado en la parte superior de la pantalla y seleccionar el tipo de exportacin que se desea, el aplicativo generar la exportacin de forma automtica.

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Agenda

Calendario | Visualizar informacin

Los datos que nos muestra la agenda son configurables, es decir, podemos seleccionar si deseamos ver los datos de forma diaria, semanal... dentro de un da si lo deseamos ver en intervalos de 15, 30, 60 minutos...
Botones Da, Semana...

En la parte superior izquierda de la pantalla, se encuentran una serie de botones que nos permiten visualizar las citas de forma: 1: Diaria 5: Semanal (de lunes a viernes). 7: Semanal (de lunes a domingo). 31: Mensual.

Seleccin manual

Podemos definir con un simple click de ratn, qu periodo deseamos visualizar, para ello accedemos al calendario que se encuentra situado en la parte derecha de la pantalla y seleccionamos con el botn izquierdo del ratn aquellos das que deseamos visualizar, cuando soltamos el ratn, el aplicativo nos muestra la agenda con los das seleccionados previamente.

Definir intervalos de tiempo

Cuando tenemos seleccionada la vista diaria, podemos definir el intervalo de tiempo en el que deseamos dividir el da, para ello hacemos un click con el botn 25

Manual CRM derecho del ratn sobre la columna donde se representa la hora del da y nos aparece un men donde podemos dividir el da en periodos de: 5, 6, 10, 15, 30, 60.

Tareas
Agenda | Tareas
Las tareas son aquellas citas que damos de alta en nuestra agenda y que deseamos controlar el estado en el que se encuentran. Ejemplo: supongamos que tenemos que enviar un correo electrnico a un cliente que se ha interesado en nuestros productos, podemos crear una tarea con el nombre del cliente, la fecha y hora de envo, de esta forma cuando realicemos el envo del documento, podemos marcar la tarea como realizada e incluso guardar el correo que hemos enviado para poder consultarlo posteriormente. Ejemplo: si trabajamos en un concesionario de vehculos una tarea podra ser desde que se inicia el seguimiento del cliente hasta que se entrega el vehculo. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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Agenda

A continuacin explicamos con ms detalle el funcionamiento de este apartado:: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Crear una nueva tarea. Visualizar tareas de otros usuarios. Pestaa Datos asociados. Pestaa Archivos adjuntos. Pestaa Usuario. Pestaa Gastos.

Tareas | Crear una tarea

Pulsamos el botn nuevo para crear una nueva tarea y nos aparece la ficha donde deberemos definir el detalle de la misma: Asunto: ttulo con el que deseamos identificar la tarea. Vencimiento: fecha y hora cuando se debe realizar la tarea. Mostrar en el calendario: si marcamos la casilla visualizaremos la cita en el calendario. Iniciada / Terminada: en estos campos introducimos la fecha y hora en que hemos iniciado la tarea y la hemos finalizado Estado: es un campo libre en el que podemos definir los diferentes tipos de estado en que se puede encontrar la tarea (aplazada, en curso, pendiente de respuesta...) Resultado: campo libre para indicar cul ha sido el resultado de la tarea. Prioridad: es un campo libre en el que podemos indicar el nivel de prioridad de la tarea (mxima, media, normal...) % Completado: permite indicar el porcentaje que se ha realizado de la tarea (ejemplo: podemos tener una tarea que la realicemos por etapas, en

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Manual CRM esta casilla podemos indicar el porcentaje de la tarea realizada hasta el momento). Aviso: si marcamos esta casilla, podemos introducir la fecha y hora en la que deseamos que el programa nos avise que debemos realizar esta tarea.

El resto de apartados se definen a continuacin: 1. Descripcin: en esta pestaa introducimos una descripcin de la tarea donde ampliamos informacin de la misma. 2. Datos asociados: nos permite asociar datos de otros apartados 3. Archivos adjuntos: podemos adjuntar documentos de nuestra base de datos documental (documentos pdf, word, excel...) 4. Usuario: en esta pestaa podemos definir el usuario al que asignamos la tarea.

Tareas | Visualizar tareas de otros usuarios

Cuando accedemos al men de tareas, dependiendo de nuestro nivel de acceso podremos visualizar nicamente nuestras tareas o las de otros usuarios. Para realizar esta operacin pulsaremos el botn filtros que se encuentra situado en la barra de botones superior de la pantalla. La definicin de privilegios se realiza en el men Administracin / Usuarios. Podemos encontrarnos con 3 posibilidades:

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Agenda 1. El usuario se ha definido como superusuario por lo que puede ver las tareas de todos los usuarios (para ver ms de un usuario pulsamos la tecla control y seleccionamos los usuarios que deseamos) 2. El usuario es jefe de grupo, entonces podr ver las tareas de todos los usuarios de su grupo. 3. El usuario no es superusuario ni jefe de grupo, por lo que slo podr ver sus tareas.

En este apartado tambin podemos visualizar Actividades por usuario.

Diario
Agenda | Diario
En el diario introducimos un histrico de las acciones realizadas durante el da. Ejemplo: supongamos que hemos tenido una comida de trabajo con un cliente, podramos crear un registro en el diario indicando los puntos tratados en la reunin e incluso podramos incluir los documentos externos (ejemplo una hoja excel) que se hubieran generado. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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Manual CRM

A continuacin explicamos con ms detalle el funcionamiento de este apartado:: 1. 2. 3. 4. Crear un nuevo registro en el diario. Pestaa Datos asociados. Pestaa Archivos adjuntos. Pestaa Usuario.

Notas | Crear registro

Pulsamos el botn nuevo para crear un nuevo registro en el diario y nos aparece la ficha donde deberemos definir el detalle de la mismo: Asunto: ttulo con el que deseamos identificar la nota. Fecha: fecha y hora cuando se realiz. Duracin: duracin del diario. Tipo: es un campo libre en el que podemos definir los diferentes tipos de notas.

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Agenda

Incidencias
Herramientas | Incidencias
En este apartado nos aparecen todas las incidencias registradas en el aplicativo. Las incidencias se pueden generar en el momento de ejecutar un cuestionario o bien se pueden introducir manualmente en el momento en el que el usuario detecta que existe alguna incidencia. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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Manual CRM

Si accedemos a la ficha, nos encontramos con los siguientes apartados: Pestaa Datos Particulares: en este apartado detallamos los datos de la incidencia: descripcin, a quien la asignamos, el estado en el que se encuentra... Pestaa Datos asociados: en esta pestaa podemos asociar los datos de otros apartados del aplicativo (ejemplo: los datos del cliente, la encuesta...) Pestaa Archivos Adjuntos: en este apartado asociamos archivos generados con programas externos al aplicativo y que se encuentran almacenados en nuestra base de datos documental, ejemplo: documentos pdf, presupuestos en word...

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Agenda

Correo
Cuentas
Correo | Cuentas
En este apartado definimos las cuentas de correo de los usuarios. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

El significado de cada uno de los apartados es el siguiente: Cuenta: definimos el nombre de la cuenta del usuario. Pestaa identidad: contiene los datos que identifican al usuario Nombre: nombre que identifica al usuario (ejemplo: Juan Garcia) Organizacin: nombre de la empresa (ejemplo: Empresa Comercial) Direccin de correo electrnico: cuenta de correo electrnico (ejemplo: usuario@correo.com) Direccin de respuesta: si deseamos que nos respondan a otra cuenta de correo diferente de la de envo, definimos aqu la direccin. Firma: podemos personalizar la firma de la cuenta de correo. Pestaa entrada: son los datos del correo entrante Tipo de servidor: indicamos si es pop o Imap. Servidor: nombre del servidor de correo entrante (generalmente comienza por: pop, mail, pop3...) Puerto: en funcin del tipo de servidor (pop: 110, imap: 143, servidor seguro: 995...) Cuenta: nombre de usuario de acceso a la cuenta. Contrasea: palabra de paso de la cuenta de correo. Guardar mensajes enviados en: si marcamos la casilla podemos guardar los mensajes enviados en la carpeta del servidor que especifiquemos. Pestaa salida: son los datos del correo saliente 33

Manual CRM
Servidor: nombre del correo saliente (generalmente comienza por: smtp, mail...) Puerto: generalmente es el puerto 25. Cuenta: nombre de usuario de acceso a la cuenta. Contrasea: palabra de paso de la cuenta de correo saliente. Pipeline: por defecto esta casilla est desmarcada, en caso que no se pueda enviar correos probar a marcar la casilla y repetir el envo. Tiempo de espera al conectar: indicamos en milisegundos el tiempo mximo que esperamos para conectar. Tiempo de espera al leer: indicamos en milisegundos el tiempo mximo que esperamos para leer el correo.

Plantillas
Correo | Plantillas
En este apartado podemos crear plantillas de correos electrnicos para enviar a un conjunto de clientes, por ejemplo: podemos definir una plantilla de felicitacin a nuestros clientes para posteriormente seleccionarla sin tener que volver a introducir de nuevo el cuerpo del mensaje para cada uno de ellos. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

Las plantillas se generan en formato HTML, por lo que disponemos de una amplia variedad de opciones para personalizar nuestras plantillas, a saber: Diferentes tipos de fuentes y tamaos de letra. Formato del texto (centrado, alineado...) Podemos incorporar imgenes, tablas, numeradores... Dispone de un corrector ortogrfico.

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Agenda

Correo de Salida
Correo | Correo de Salida
En este apartado realizamos el envo de correos electrnicos a nuestros clientes o usuarios. Podemos realizar envos a un nico cliente, a un grupo, con ficheros adjuntos... Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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Manual CRM

Para crear un nuevo correo debemos pulsar el botn nuevo y se nos abrir una ventana donde deberemos cumplimentar los datos del mismo. Cuenta: seleccionamos la cuenta desde donde enviamos el correo (ejemplo: usuario@correo.com). Asunto: es la descripcin del correo (ejemplo: Reunin matinal). 1. Pestaa mensaje: en este apartado escribimos el mensaje que deseamos enviar (ejemplo: Hoy a las 12 nos reunimos con el departamento de ventas para discutir la estrategia comercial para la semana entrante). 2. Pestaa destinatarios: aqu vamos introduciendo en la tabla todos los destinatarios a los que deseamos enviar el correo: En la primera columna podemos seleccionar: Para: indica el destinatario del correo. CC: se enva con copia a este destinatario. CCO: se enva con copia oculta a este destinatario. En el resto de columnas definimos el correo electrnico y el nombre del destinatario. 3. Pestaa Archivos adjuntos: podemos incluir un archivo como documento adjunto (ejemplo: podemos incluir un folleto en pdf, un presupuesto en excel...) 4. Opciones: si marcamos la casilla enviar un correo para todos los destinatarios, al realizar un envo a por ejemplo 10 destinatarios, nos enviar los correos de 1 en 1; en caso contrario enviar un nico correo con copia a todos los usuarios. Una vez finalizamos pulsamos el botn enviar para enviar el correo o bien el botn guardar, para guardar el correo y poderlo enviar posteriormente.

Herramientas
Archivos
Herramientas | Archivos
En este apartado realizamos el mantenimiento de todos aquellos documentos que deseamos incluir en nuestra base de datos documental, estos documentos pueden ser cualquier tipo que se nos ocurra: Fax, e-mail, documentos de especificaciones del cliente, contratos....

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Agenda Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

Para incluir un nuevo documento, debemos pulsar el botn nuevo y nos aparece la ficha para definir los datos del mismo: 1. Nombre: buscamos el fichero pulsando el botn de bsqueda (est definido con 3 puntos). 2. Detalles: escribimos el ttulo que identifica el documento. 3. Descripcin: ampliamos informacin del documento. 4. Seccin: campo libre que identifica a qu seccin pertenece el documento (comercial, administracin, gerencia...) 5. Tema: campo libre que identifica la clasificacin del documento. Una vez finalizamos pulsamos el botn guardar para guardar los cambios. El resto de pestaas se detallan a continuacin: 1. Estadsticas: nos muestra la fecha de introduccin del documento en nuestra base de datos, nmero de consultas realizadas... 2. Estado: se puede bloquear un documento para que no sea consultado. 3. Adjuntado desde: muestra las asociaciones del documento.

Mensajera
Herramientas | Mensajera interna
El aplicativo permite el envo de mensajes entre los usuarios del mismo, de esta forma, el coordinador de un departamento podra enviar un mensaje a todos sus trabajadores de una forma fcil y cmoda.

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Manual CRM Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin. Disponemos de 2 pestaas: recibidos, son los mensajes que hemos recibido de otros usuarios y enviados, son los mensajes que hemos enviado a otros usuarios. Si deseamos enviar un nuevo mensaje, debemos situarnos en la pestaa enviados, pulsar el botn nuevo y nos aparecer una nueva ventana donde definiremos las propiedades del mensaje a enviar: 1. Para: seleccionamos de la lista desplegable el usuario al que enviamos el mensaje. 2. Asunto: ttulo del mensaje. 3. Tema: es un campo libre que define la clasificacin del mensaje. 4. Importancia: es un campo libre en el que definimos el nivel de prioridad del mensaje. 5. Mensaje: texto del mismo.

Tambin podemos incluir datos asociados o bien archivos adjuntos. Cuando finalizamos, pulsamos el botn guardar y el mensaje se enva a su destinatario. En la pestaa seguimiento, podemos visualizar si el mensaje ha sido ledo por el destinatario as como si nos ha respondido. Cuando el destinatario recibe el correo y entra en la ficha para leerlo, automticamente se marca como ledo y tiene la posibilidad de responderlo pulsando el botn responder.

Diccionario de Frases
Herramientas | Diccionario de Frases
En este apartado podemos realizar la traduccin del aplicativo a tantos idiomas como deseemos. Ejemplo: supongamos que nuestra empresa que tiene el centro en 38

Agenda Espaa, amplia oficinas en Portugal, por lo que necesitamos traducir el aplicativo al portugus. Podemos crear un nuevo idioma, y definir todas las etiquetas que aparecen en el aplicativo con su correspondiente traduccin al portugus, pudiendo especificar para cada usuario, cul ser su idioma por defecto. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

El primer paso consiste en definir el nuevo idioma que creamos, para ello pulsamos el botn nuevo e introducimos: 1. Cdigo: identificador del idioma (lo define el usuario). 2. Idioma: nombre del idioma que creamos (espaol, mexicano, portugus, ingls...) Una vez hemos creado el idioma, debemos crear las palabras o frases a traducir, esta operacin la realizamos en la pestaa Frases: 1. Pulsamos el botn insertar, para aadir un nuevo registro. 2. En la columna Frase Original introducimos la palabra o frase a traducir (ejemplo: si deseamos traducir la palabra "Nombre", introducimos Nombre). 3. En la columna Frase Traducida introducimos la palabra o frase traducida (ejemplo: la traduccin de "Nombre" al ingls sera Name).

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Manual CRM

Para asignar al usuario un determinado idioma por defecto, debemos acceder al apartado Administracin de usuarios y en la pestaa valores por defecto asignarle el idioma poder defecto que deseamos.

Divisas
Herramientas | Divisas
En caso de utilizar varias monedas para trabajar con el aplicativo, hay que definirlas en este apartado, indicando las caractersticas principales de cada una de ellas (smbolo, formatos, separador decimal...)

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Agenda Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

Para crear una nueva divisa, simplemente hay que pulsar el botn nuevo y cumplimentar los datos de la ficha. Cdigo: identificador de la divisa (ejemplo: eur para el euro, usd para el dlar...) Descripcin: descripcin de la divisa (euro, dlar...) Divisa local: marcamos la casilla si es la divisa por defecto. En la pestaa datos particulares definimos las caractersticas principales de la divisa. Smbolo monetario: introducir el smbolo como se conoce la divisa (ejemplo: para el euro, $ para el dlar...) Formato positivo/negativo: definimos el formato cuando el importe de la divisa es positiva o negativa. Separador decimal: introducimos el separador de decimales. Posiciones decimales: nmero de decimales. Separador miles: introducimos el separador de miles. En el recuadro vista previa, podemos visualizar un ejemplo del formato de la divisa, aplicando los cambios introducidos en los datos particulares de la misma.

Administracin
Usuarios
Administracin | Usuarios
El aplicativo est preparado para englobar todos los perfiles de usuarios que podamos encontrar en su negocio, de forma que se pueda adaptar el aplicativo a las necesidades de cada perfil, as como restringir el acceso a diferentes reas del aplicativo inclusive a nivel de campo.

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Manual CRM Para facilitar el control de acceso a las diferentes reas del aplicativo se han definido una serie de Roles o grupos de acceso caractersticos de cada campo, dependiendo de la funcionalidad de cada Rol. De esta forma, la definicin de campos incluye la caracterstica de pertenecer a un rol o a otro. La pantalla de mantenimiento de usuarios nos permite crear usuarios, modificarlos y otorgar los privilegios de usuario para acceder a las tablas y las opciones de men. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

Para crear un nuevo usuario, debemos pulsar el botn nuevo, el aplicativo nos muestra una ficha donde deberemos rellenar los datos del usuario:

todo.

Nombre: nombre del usuario. Clave: clave de acceso al aplicativo. Descripcin: texto descriptivo del usuario. Superusuario: si marcamos esta casilla el usuario tiene privilegios para

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Agenda

El significado del resto de pestaas se detallan a continuacin: Grupos: podemos asignar a cada usuario el grupo al que pertenece (ver mantenimiento de grupos), para ello pulsamos en el botn crear y nos aparece una ventana con todos los grupos disponibles, lo seleccionamos y de esta forma el usuario quedar relacionado con el grupo seleccionado. Hay que tener en cuenta que un usuario puede estar asignado a uno o varios grupos y que los privilegios de acceso se asignan a nivel de grupo y/o a nivel de usuario, pero los privilegios del usuario tienen prioridad respecto a los del grupo. Privilegios: en esta pestaa asignamos los privilegios de acceso a los mens del aplicativo (si el usuario tiene definido un grupo principal, los privilegios los tomar de este grupo). Valores por defecto: en esta pestaa asignamos el idioma por defecto del usuario as como la cuenta de correo por defecto (no son valores obligatorios, puede dejarse el dato en blanco). Empresas: en este apartado definimos los privilegios de acceso a las empresas del aplicativo. Con el botn aadir/eliminar, permitimos el acceso a las mismas. En caso de seleccionar la casilla Todas, damos acceso a todas las empresas del aplicativo. Selecciones: podemos asignar que seleccin deseamos ejecutar en el momento de entrar a cada apartado del aplicativo. (ejemplo: supongamos que este usuario, cuando entra en el mantenimiento de clientes, slo desea ver los campos cdigo, nombre, telfono y cdigo postal; se puede crear una seleccin que nicamente contenga estos campos y que al entrar muestre por defecto esta consulta). Para hoy: en este apartado marcamos las opciones que deseamos visualizar cuando accedemos al men para hoy

Grupo usuarios
Administracin | Grupos de usuarios
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Manual CRM En este apartado podemos definir los diferentes grupos en los que deseamos agrupar los roles de los usuarios, de esta forma, podemos crear un grupo de administradores, otro de usuarios de primer nivel, segundo nivel... con esto conseguimos asignar privilegios de una forma ms fcil y cmoda que si tuviramos que asignarlos usuario a usuario. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

Para crear un nuevo grupo, pulsamos el botn nuevo y el aplicativo nos muestra una ficha donde rellenaremos los datos del nuevo grupo que creamos, los campos principales a rellenar son: Grupo: nombre del grupo. Descripcin: texto descriptivo del grupo. Pestaa privilegios: se pueden asignar privilegios de acceso a los mens de la aplicacin para que puedan ser visibles o no por el usuario. Pestaa Selecciones: podemos definir la seleccin por defecto que visualizar cada grupo de usuarios al acceder a un apartado de la aplicacin.

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Agenda

Automatizacin
Administracin | Automatizacin
La automatizacin de las tareas repetitivas es una herramienta de gran utilidad para optimizar los recursos de una empresas ya que evita los habituales olvidos o despistes que se producen en este tipo de situaciones. Supongamos que cada vez que generamos un presupuesto deseamos crear automticamente una tarea en la agenda, para que nos avise a los 3 das que debemos realizar una llamada telefnica para realizar un seguimiento de la accin comercial, esto ahora es posible realizarlo mediante este mdulo. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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Manual CRM

En modo tabla visualizamos todas las posibles opciones de automatizacin que tenemos disponibles, seleccionamos la que nos interesa y entramos en la ficha de la misma. A continuacin detallamos el funcionamiento de esta ventana: Pestaa Acciones: en esta pestaa creamos las tareas que deseamos crear automticamente, en actividad introducimos si deseamos crear una cita en el calendario, una tarea, enviar un correo... definimos el usuario al que deseamos asignar la accin, la fecha y la prioridad. Ejemplo: supongamos que cada vez que generamos un presupuesto deseamos crear una tarea en el calendario para que nos avise a los 3 das.

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Agenda

Numeracin
Administracin | Numeracin
En este apartado definimos las numeraciones de los diferentes documentos incorporados en el aplicativo. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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Manual CRM

Si accedemos a la ficha de un documento, podemos definir para cada empresa, el ltimo nmero y serie de documento.

Internet
Internet
Internet
En este apartado disponemos de un acceso directo a la web de Inforserveis: 1. Homepage: es la pgina principal de Inforserveis.es 2. Foros: corresponde al rea de clientes registrados del producto, en este espacio el cliente puede realizar consultas, ver las noticias ms importantes, cambios de versin del aplicativo...

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Agenda

Consultas
Consultas
Consultas | Consultas
Mediante esta herramienta, el usuario o administrador del sistema puede crear tantas selecciones como crea necesarias (adems de las ya predefinidas por el propio aplicativo) para facilitar el trabajo de consulta de datos. Ejemplo: un usuario puede preferir ver nicamente el nombre del cliente y el telfono, mientras que otro usuario puede preferir ver el nombre, la direccin, los datos fiscales... A travs de este apartado podemos definir todas aquellas selecciones que sean necesarias. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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Manual CRM

Para crear una consulta debemos pulsar el botn nuevo e Introducimos los siguientes datos: 1. Nombre: nombre identificativo de la consulta. 2. Descripcin: breve descripcin de la consulta (ejemplo: para qu se utiliza). 3. Tabla Principal: seleccionamos la tabla donde visualizaremos la consulta (ejemplo: si seleccionamos la tabla Prospectos, esta consulta slo ser visible desde prospectos). 4. Diccionario de Datos: el men aparece desplegable en caso que existan varios. Un diccionario de Datos hace referencia a la definicin de todos los campos y tablas del aplicativo as como las relaciones existentes entre los datos. Esto es de gran utilidad ya que por ejemplo, podramos enlazar con un programa externo y realizar las consultas sobre el mismo simplemente seleccionando el diccionario de datos correspondiente (siempre que se hubiera definido previamente), a la vez, podramos realizar las consultas necesarias sobre el CRM simplemente cambiando de diccionario de datos. En funcin de la tabla principal seleccionada, nos aparecer en el recuadro inferior izquierdo una tabla u otra, si desplegamos nos aparecern todos los campos de la tabla as como otras tablas asociadas a la principal. Ejemplo: si seleccionamos como tabla principal "Prospectos", nos aparecern todos los campos de prospectos, as como los telfonos, direcciones... asociados a los mismos.

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Agenda

Una vez hemos definido los datos principales de la consulta, pasamos a definir los campos y propiedades de la misma en las siguientes pestaas: 1. Columnas: definimos los campos a visualizar en la consulta. 2. Filtros: definimos las condiciones de los registros a visualizar. 3. Orden: especificamos los campos por los que ordenaremos la consulta. 4. Opciones: personalizamos la consulta. 5. Controladores: especificamos en que apartados visualizaremos la consulta. Las consultas se pueden exportar a diferentes tipos de formatos, ampliar informacin. Podemos reutilizar las consultas, para generar un informe externo, ampliar informacin.

Consultas | Columnas
Para definir los campos que formaran parte de la consulta, simplemente los seleccionamos con un doble click de ratn o bien los arrastramos a la parte derecha de la pantalla. En la pestaa columnas, existen los siguientes botones, cuya funcionalidad se detalla a continuacin: Sincronizar: nos sincroniza los campos seleccionados en la consulta con los definidos en la parte izquierda de la pantalla. Mover columna arriba: nos mueve el campo seleccionado a una posicin superior. Mover columna abajo: nos mueve el campo seleccionado a una posicin inferior. Eliminar: elimina la columna seleccionada.

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Manual CRM Campo calculado: crea un campo a partir de otros campos o frmulas. Simplemente hay que especificar un nombre para el campo, y en la parte inferior de la pantalla nos aparecer un recuadro donde deberemos especificar los campos que formaran parte del campo calculado, pudiendo realizar operaciones matemticas sobre los mismos, ampliar informacin.

Para cada campo que deseamos visualizar podemos especificar las siguientes propiedades (algunas no se encontraran visibles ya que cambian en funcin del tipo de campo), ampliar informacin

Consultas | Filtros
En este apartado definimos que registros deseamos visualizar en la consulta. Para crear un nuevo filtro tenemos dos botones: pulsando este botn podemos crear un nuevo filtro (ejemplo: filtrar por los clientes de una determinada poblacin). pulsando este botn podemos crear grupos de condiciones (ejemplo: para filtrar por los clientes de una determinada poblacin y un determinado apellido y adems que sean de otra poblacin y otro apellido). Cuando agregamos una condicin, podemos especificar las siguientes condiciones:

Si cumple o no la condicin: se especifica con los operadores (y, y no, o, o no)

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Agenda
La columna por la que filtramos (nos aparece una lista con todas los campos seleccionados en el apartado columnas). Tipo de operador: si es igual, diferente, ms grande que... Tipo de dato: podemos especificar que es esttico (se define en la consulta) o bien usuario, es el usuario quien tiene que indicar cuando realiza la consulta el valor del filtro. Esto es de gran utilidad cuando por ejemplo, tenemos una consulta de clientes filtrados por cdigo postal y deseamos que cuando se ejecute la consulta pida al usuario el cdigo postal a visualizar. Al final de la condicin, si pulsamos el botn de los 3 puntos, podemos eliminar la condicin, eliminar el grupo...

Ejemplo Filtros Agrupados Deseamos filtrar por los clientes con cdigo superior o igual a 1000, y adems que sean de Barcelona o Sevilla o Madrid.

Ejemplo Filtros por usuario Deseamos que el usuario pueda filtrar por fechas, pero slo deseamos filtrar por los documentos creados por el mismo.

Consultas | Orden
En esta pestaa definimos los campos por los que ordenaremos los registros de la consulta. Ejemplo: si hemos realizado una consulta de clientes y deseamos ordenar los datos por el cdigo, simplemente hay que aadir el campo cdigo en este

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Manual CRM apartado (es importante destacar que el campo cdigo debe estar seleccionado en el apartado columnas) Para aadir un nuevo orden, simplemente pulsamos el botn agregar y seleccionamos alguno de los campos disponibles. Podemos especificar si el orden es ascendente o descendente.

Consultas | Opciones
En este apartado, podemos especificar varias opciones especificas para la consulta que estamos creando: Ignorar duplicados: marcando esta casilla, en caso de existir 2 registros iguales en la consulta, slo mostrar uno. Disponible en selecciones: marcando esta casilla, el usuario podr acceder (y modificar si tiene privilegios) a la consulta desde el apartado de selecciones predefinidas. Esta opcin es interesante desactivarla, si por ejemplo no deseamos que los usuarios puedan cambiar la vista predefinida.

Consultas | Controladores
En esta pestaa podemos especificar en que men de estadsticas ser visible la consulta realizada. Ejemplo: hemos realizado una consulta de presupuestos y deseamos visualizar la consulta desde prospectos y desde presupuestos; deberemos indicar en este apartado los 2 mens para que la consulta sea visible desde ambos.

Consultas | Tipos de consulta

En el men Acciones del apartado consultas, disponemos de las siguientes opciones:

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Agenda
Ver Select: nos muestra el cdigo SQL de la sentencia que estamos creando. Cantidad de registros: nos indica el nmero de registros que mostrar cuando ejecutemos la consulta. Ejecutar consulta: nos exporta los datos de la consulta a una grid donde podremos realizar filtros, agrupaciones, exportar los datos a excel... ampliar informacin.

Ejecutar OLAP: nos exporta los datos a un cubo OLAP ampliar informacin.

Ejecutar Estadstica: nos exporta los datos a una estadstica, ampliar informacin.

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Manual CRM

Consultas | Tipos | Consultas

Este tipo de consultas nos exporta los datos a una grid donde podemos agrupar los datos, ordenarlos, filtrarlos... de una forma fcil y sencilla. En la parte superior de la ventana nos aparecen los siguientes botones cuya funcionalidad describimos a continuacin: Si marcamos la casilla, cuando realicemos una exportacin a un formato concreto, nos aparecer una ventana que nos solicitar donde y qu nombre deseamos asignar al documento exportado. Nos exporta los datos de la grid a formato excel (.xls). Nos exporta los datos a formato html (.html). Nos exporta los datos a formato xml (.xml). Nos exporta los datos a formato texto (.txt). Nos imprime la grid por impresora. Nos muestra una vista previa del documento. Podemos modificar las propiedades de la impresin, seleccionar la impresora... Refresca los datos de la grid. Debajo de los botones superiores, se encuentran una banda, donde podemos arrastrar los campos por los que deseamos realizar una agrupacin. Ejemplo: si tenemos una consulta con los campos cdigo, nombre y poblacin y deseamos agrupar los datos por poblacin, simplemente hay que arrastrar la columna poblacin a esta banda y automticamente nos agrupar los datos por este campo.

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Agenda En la zona donde se encuentran los ttulos de las columnas, en la parte izquierda se encuentra un botn, que al pulsarlo nos muestra todos los campos que forman parte de la consulta, simplemente marcando o desmarcndolo podemos hacer visibles o invisibles las columnas.

Podemos ordenar los registros, simplemente realizando un click sobre el ttulo de la columna a ordenar. Tambin podemos realizar un filtro rpido de los registros, si pulsamos sobre la parte derecha de la columna, nos mostrar entonces todos los valores disponibles para realizar el filtro.

En la parte inferior de la ventana, disponemos de los siguientes botones: Barra de navegacin que utilizaremos para movernos a travs de los registros. Botn para realizar filtros avanzados. Pulsando este botn, nos aparecer un diseador de filtros, donde podremos disear nuestras propias consultas, guardarlas o abrirlas posteriormente.

Consultas | Tipos | OLAP

Este tipo de consultas nos exporta los datos a un cubo OLAP donde podemos agrupar los datos, ordenarlos, filtrarlos... viendo los datos de una forma similar a una hoja de clculo. En la parte superior de la ventana nos aparecen los siguientes botones cuya funcionalidad describimos a continuacin: Si marcamos la casilla, cuando realicemos una exportacin a un formato concreto, nos aparecer una ventana que nos solicitar donde y qu nombre deseamos asignar al documento exportado. Nos exporta los datos de la grid a formato excel (.xls). Nos exporta los datos a formato html (.html). Nos exporta los datos a formato xml (.xml). Nos exporta los datos a formato texto (.txt).

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Manual CRM Nos imprime la grid por impresora. Nos muestra una vista previa del documento. Podemos modificar las propiedades de la impresin, seleccionar la impresora... Refresca los datos de la grid. En funcin de como hayamos configurado el informe, ver propiedades de los campos, los datos nos aparecern agrupados de una forma u otra. Podemos indicar que deseamos que un campo se encuentran en la fila, otro en la columna, otro como datos, otro solo se utiliza para filtrar.... Podemos distinguir 4 zonas donde podemos situar los campos: Zona superior: arrastramos los campos que slo deseamos filtrar (en la imagen es el apartado que est vaco). Zona central izquierda: arrastramos los campos que deseamos visualizar como datos (donde se encuentra el campo PVP). Zona derecha: arrastramos los campos que deseamos visualizar en las columnas (donde se encuentra fecha cobro). Zona inferior: arrastramos los campos que deseamos visualizar en las filas (donde se encuentra nm. telfono).

Podemos ordenar los registros, simplemente realizando un click sobre el ttulo de la columna a ordenar. Tambin podemos realizar un filtro rpido de los registros, si pulsamos sobre la parte derecha de la columna, nos mostrar entonces todos los valores disponibles para realizar el filtro.

Consultas | Tipos | Estadstica

Este tipo de consultas nos exporta los datos a una estadstica donde podemos agrupar los datos, ordenarlos, filtrarlos... viendo los datos de una forma similar a una hoja de clculo o como un grfico. En la parte superior de la ventana nos aparecen los siguientes botones cuya funcionalidad describimos a continuacin: Si pulsamos este botn nos aparece una ventana con informacin ampliada del contenido de la celda sobre la que nos situamos. Nos permite guardar una estadstica, abrirla... Exporta los datos de la estadstica a formato excel (.xls). Exporta los datos a formato html (.html). Exporta los datos a formato texto (.rtf). 58

Agenda

Exporta los datos a XML (.xml). Imprime los datos de la estadstica. En funcin de como hayamos configurado el informe, ver propiedades de los campos, los datos nos aparecern agrupados de una forma u otra. Podemos indicar que deseamos que un campo se encuentran en la fila, otro en la columna, otro como datos, otro solo se utiliza para filtrar.... Podemos distinguir 3 zonas donde podemos situar los campos: Zona superior: arrastramos los campos que slo deseamos filtrar (en la imagen es el apartado que est vaco). Zona derecha: arrastramos los campos que deseamos visualizar en las columnas (donde se encuentra fecha cobro). Zona izquierda: arrastramos los campos que deseamos visualizar en las filas (donde se encuentra nm. telfono).

Pulsando el botn situado en la parte izquierda de la etiqueta del campo, podemos modificar las propiedades del mismo: indicando que registros deseamos visualizar, el orden de los mismos...

Accediendo a la pestaa grfico, podemos visualizar un grfico de la estadstica.

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Manual CRM

Consultas | Ejemplos | Vista

Deseamos realizar una consulta de prospectos que contenga los siguientes datos: cdigo, nombre, nmero de telfono y domicilio; adems deseamos ordenar los prospectos por cdigo. Primero, deberamos acceder al apartado de consultas y crear una nueva consulta. En tabla principal seleccionaramos prospectos, en nombre de la consulta introduciramos "Vista prospectos". En el apartado Tablas, nos aparecen todas las tablas y campos que podemos seleccionar, pasaramos los siguientes campos: De la tabla prospectos: cdigo y nombre. De la tabla entes - domicilios: Principal (S/N) De la tabla domicilios: Domicilio De la tabla entes - telfonos: principal (S/N) y nmero. Los campos principal (S/N) los marcaramos como invisibles ya que nicamente los seleccionamos para posteriormente realizar un filtro por este campo (como un prospecto puede tener varios domicilios o telfonos, si no filtrramos por el principal, nos duplicara los prospectos tantas veces como domicilios y telfonos tuviera). En la pestaa Filtros, agregamos los dos campos Principal (S/N) y marcamos la casilla para que cumpla la condicin. En la pestaa Orden, aadimos el campo Cdigo, para que ordene por este campo. En el apartado Opciones, marcamos las casillas ignorar duplicados y disponible en selecciones. En controladores, dejamos la opcin por defecto, que sea visible en prospectos.

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Agenda

Grabaramos los cambios y si accedemos al men prospectos, veremos que podemos ejecutar la vista creada anteriormente.

Consultas | Ejemplos | Ejecutar Consulta

Deseamos realizar una consulta de prospectos que contenga los siguientes datos: cdigo, nombre, domicilio y poblacin; adems deseamos ordenar los prospectos por cdigo y agrupar los datos por poblacin. Primero, deberamos acceder al apartado de consultas y crear una nueva consulta. En tabla principal seleccionaramos prospectos, en nombre de la consulta introduciramos "Consulta prospectos". En el apartado Tablas, nos aparecen todas las tablas y campos que podemos seleccionar, pasaramos los siguientes campos: De la tabla prospectos: cdigo y nombre. De la tabla entes - domicilios: Principal (S/N) De la tabla domicilios: Domicilio y Poblacin. Ejecutamos la consulta a travs del men Acciones | Ejecutar Consulta. Nos aparecer una grid con todos los registros incluidos en la consulta. Como deseamos ordenar por cdigo hacemos un click sobre la columna cdigo y arrastramos el campo poblacin para agrupar los datos por este campo.

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Manual CRM

Consultas | Ejemplos | OLAP

Deseamos realizar una consulta que nos muestre para cada comercial, el importe de los presupuestos que ha realizado en funcin de la modalidad del producto. Para ello deberemos crear una nueva consulta y seleccionar los campos necesarios. Una vez hecho esto, seleccionamos la opcin del men Acciones | Ejecutar OLAP. Situamos los campos Comercial y modalidad en la fila, el campo PVP en datos y el campo fecha cobro lo dejamos en la parte superior para filtrar por fechas.

De esta forma podemos consultar para cada comercial y modalidad el total presupuestado. Esta informacin la podemos exportar a excel, texto... o bien imprimirla por impresora.

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Agenda

Informes Externos
Consultas | Informes Externos
En este apartado podemos configurar los informes generados en excel, pudiendo especificar las consultas que se asociaran a cada informe. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

Los pasos a seguir para crear un nuevo informe son los siguientes: 1. Pulsamos el botn nuevo y nos muestra la ficha del mismo 2. Introducimos el nombre del presupuesto y una descripcin ampliada 3. Seleccionamos la plantilla que utilizaremos (la debemos aadir a la base documental) 4. En la pestaa consultas seleccionamos aquellas consultas que deseamos asociar al informe. El nombre de la consulta no debe contener espacios ni acentos... Para ejecutar un informe, simplemente hay que acceder al men Acciones/ Exportar.

Informes Externos | Ejemplo

Supongamos que deseamos realizar un informe externo, que contenga informacin de los presupuestos de vn y prospectos . 1. El primer paso consiste en acceder al men Archivos y guardar una hoja de excel en blanco. 2. A continuacin accedemos al men Consultas y creamos 2 consultas: 1. PresupuestosVN: contenga los campos de presupuestos de VN (fecha, nombre comercial, estado y bruto) 63

Manual CRM 2. Prospectos: contenga los campos de prospectos (cdigo, nombre y direccin) 3. Accedemos al men Informes Externos, pulsamos el botn nuevo, asignamos un nombre, seleccionamos la plantilla que habamos creado en blanco y en la pestaa consultas seleccionamos las 2 consultas que hemos creado. 4. Grabamos los cambios y accedemos al men Acciones/ Exportar. Esto nos crear una hoja de excel en blanco y si accedemos al directorio temporal, abrimos un fichero en formato texto con el mismo nombre que la hoja de excel pero con extensin txt. En este fichero podemos consultar el nombre del dataset y los campos que forman parte de cada consulta. 5. Abrimos la hoja de excel guardada en archivos, configuramos la plantilla de acuerdo a lo especificado en el fichero de texto y volvemos a ejecutar el informe.

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CRM
Mantenimientos
Entes
CRM | Entes
Cuando los datos se encuentran altamente relacionados, es muy importante el ahorro de tiempo a la hora de introducir los datos, por ejemplo: supongamos que nuestra empresa tiene una serie de clientes y proveedores, en algunos casos, un proveedor puede ser a la vez cliente; en vez de tener que dar de alta un cliente y un proveedor, ahora slo es necesario tener dado de alta un nico registro que utilizaremos para las ventas y para las compras. Permite realizar Consultas, Altas, Bajas, y Modificaciones de un registro. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

Pulsando el botn nuevo, podemos crear un nuevo ente, nos aparece entonces la ficha del mismo con los siguientes apartados: 1. Pestaa Datos Generales: es donde cumplimentamos los datos del ente.

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Manual CRM 2. Pestaa Archivos Adjuntos: en este apartado asociamos archivos generados con programas externos al aplicativo, ejemplo: documentos pdf, presupuestos en word... 3. Pestaa Actividades: se utiliza para visualizar las actividades asociadas al registro.

Entes | Datos Generales

Permite realizar Consultas, Altas, Bajas, y Modificaciones de los entes. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

Los datos se encuentran agrupados por pestaas, a continuacin detallamos el significado de las mismas: 1. Principal: en esta pestaa definimos los datos principales del ente, como son: el nombre, apellidos, C.I.F., si se trata de una persona fsica o jurdica (empresa). 2. Domicilios: un individuo puede tener diferentes domicilios (un domicilio comercial, otro logstico...) podemos crear tantos domicilios como deseemos. 3. Telfonos: definimos los telfonos del ente. 4. Emails: introducimos todos los correos electrnicos del ente. 5. Relaciones: un ente puede estar relacionado con otro de formas muy diversas, por ejemplo: podemos tener un ente que es empresa y otro ente que es trabajador de esta empresa, y que se relacionan entre ellos mediante una relacin empresarial; tambin podemos tener dado de alta un padre y su hijo... en este apartado definimos las relaciones entre los diferentes entes del aplicativo.

Prospectos
CRM | Prospectos
En este apartado se realiza el mantenimiento de nuestros clientes potenciales. Permite realizar Consultas, Altas, Bajas, y Modificaciones de un registro. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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CRM

En la ficha del prospecto, en el men acciones disponemos de las siguientes opciones: Registrar Visita Registrar Llamada Crear Cuestionario Convertir en Cliente Pulsando el botn nuevo, podemos crear un nuevo prospecto, nos aparece entonces la ficha del mismo con los siguientes apartados: 1. Pestaa Datos Generales: es donde cumplimentamos los datos del prospecto. 2. Pestaa Datos Particulares: se guarda informacin acerca de la ltima llamada realizada al prospecto. 3. Pestaa Campos variables: en este apartado podemos personalizar los datos de esta pestaa creando nuevos campos, pestaas... 4. Pestaa Archivos Adjuntos: en este apartado asociamos archivos generados con programas externos al aplicativo y que se encuentran almacenados en nuestra base de datos documental, ejemplo: documentos pdf, presupuestos en word... 5. Pestaa Actividades: se utiliza para visualizar las actividades asociadas al registro. 6. Pestaa Comerciales: en este apartado se encuentran los comerciales que tienen acceso al prospecto seleccionado.

Prospectos | Datos Generales

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Manual CRM Los datos se encuentran agrupados por pestaas, a continuacin detallamos el significado de las mismas: 1. Principal: en esta pestaa definimos los datos principales del prospecto, como son: el nombre, apellidos, C.I.F., si se trata de una persona fsica o jurdica (empresa), domicilio, telfono, correo electrnico... 2. Domicilios: un prospecto puede tener diferentes domicilios (un domicilio comercial, otro logstico...) podemos crear tantos domicilios como deseemos. 3. Telfonos: definimos los telfonos del prospecto. 4. Emails: introducimos todos los correos electrnicos del prospecto. 5. Relaciones: un prospecto puede estar relacionado con otro de formas muy diversas, por ejemplo: podemos tener un prospecto que es empresa y otro ente que es trabajador de esta empresa, y que se relacionan entre ellos mediante una relacin empresarial; tambin podemos tener dado de alta un padre y su hijo... en este apartado definimos las relaciones entre los diferentes prospectos del aplicativo.

Prospectos | Ejemplo
Supongamos que un cliente nos visita para solicitarnos informacin, como deseamos realizarle un seguimiento daremos de alta una ficha con los datos del mismo. El primer paso es pulsar el botn nuevo, se nos abre un asistente que nos solicitar los datos principales del prospecto: Marcamos la casilla Persona Fsica ya que nuestro cliente no es una empresa Introducimos su nombre en las casillas correspondientes: Ramiro Casado. Cuando pulsamos el botn siguiente, el programa busca entre la lista de prospectos si existe alguno que coincida con los datos introducidos y nos lo muestra por pantalla. Este paso se realiza para evitar duplicidades en nuestra base de datos.

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CRM

En caso de existir duplicidades nos aparece una ventana que nos muestra los prospectos encontrados para decidir si deseamos seleccionar alguno de los existentes o deseamos crear uno nuevo: Si pulsamos SI: no crea un nuevo prospecto. Si pulsamos NO: s crea un nuevo prospecto.

Suponemos que no est creado el prospecto, por lo que pulsamos NO. A continuacin el aplicativo nos muestra la ficha donde cumplimentaremos los datos del prospecto en las siguientes pestaas: Principal: los datos se cumplimentan automticamente a partir de lo que hemos introducido previamente en el asistente. Domicilios: pulsamos el botn agregar y a continuacin seleccionamos el Tipo de Domicilio (seleccionamos particular), y en el campo domicilio pulsamos la lupa y nos aparece una lista con todos los domicilios, pulsamos el botn nuevo para crear el domicilio del cliente; una vez finalizamos guardamos los cambios.

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Manual CRM

Telfonos: seleccionamos el tipo de telfono que es particular y en el campo nmero introducimos el telfono del prospecto. Correos: seleccionamos el tipo de e-mail que es particular y en el campo e-mail introducimos el correo electrnico del prospecto. Una vez hemos cumplimentado todos los datos, pulsamos el botn guardar, para grabar la ficha del prospecto en nuestra base de datos.

Prospectos | Convertir a cliente

Cuando un prospecto se convierte en cliente, hay que darlo de alta en el mantenimiento de clientes, para realizar este proceso hay que realizar los siguientes pasos: 1. Acceder al mantenimiento de prospectos. 2. Buscar el prospecto y entrar en la ficha del mismo. 3. Seleccionar el men Acciones | Convertir en clientes, una vez hayamos hecho esto, el aplicativo nos crear un cliente de forma automtica con los datos del prospecto. Para saber si un prospecto se ha convertido en cliente, deberemos mirar el campo es cliente, si la casilla est marcada significa que el prospecto se ha convertido en cliente.

Cuando un prospecto se convierte en cliente ya no se puede utilizar ms.

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CRM Cuando hemos convertido un prospecto en cliente, pulsando el men Acciones | Ver clientes, podemos ver los datos del cliente desde la ficha del prospecto. Tambin desde el cliente, podemos ver la ficha del prospecto.

Prospectos | Registrar Llamada

En la ficha del prospecto, podemos registrar una llamada realizada, simplemente accediendo al men Acciones | Registrar Llamada.

Nos abrir una ficha del diario donde introduciremos los datos de la llamada.

Prospectos | Registrar Visita

Cuando damos de alta un prospecto, podemos registrar los datos de la visita, seleccionando la opcin del men Acciones | Registrar Visita.

Nos aparecer entonces una ventana donde deberemos rellenar los datos de la visita, ampliar informacin. Una vez hayamos registrado la visita, el aplicativo nos habr creado un registro en el mantenimiento de visitas y otro registro en el diario del prospecto.

Clientes
CRM | Clientes
En este apartado realizamos el mantenimiento de nuestro clientes comerciales, permite realizar Consultas, Altas, Bajas, y Modificaciones de un registro.

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Manual CRM Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

El proceso para crear un nuevo cliente es muy sencillo, simplemente hay que pulsar el botn nuevo y nos aparecer la ficha donde definiremos los datos del mismo, la informacin se encuentra agrupada en pestaas siendo su significado el que detallamos a continuacin: 1. Campos variables: en este apartado definimos los datos del cliente (direccin, telfono, correo electrnico...), pudiendo personalizar los datos de esta pestaa creando nuevos campos, pestaas... 2. Archivos Adjuntos: en este apartado asociamos archivos generados con programas externos al aplicativo, ejemplo: documentos pdf, presupuestos en word... 3. Actividades: se utiliza para visualizar las actividades asociadas al registro.

Productos
CRM | Productos
En este apartado realizamos el mantenimiento de nuestra tabla de productos. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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CRM

Para crear un nuevo producto, debemos pulsar el botn nuevo y nos aparecer la ficha del producto donde deberemos cumplimentar la siguiente informacin: Cdigo: cdigo que identifica el producto. Descripcin corta: breve descripcin del producto. En la pestaa datos particulares, cumplimentamos los datos que amplan las caractersticas del producto: Descripcin larga: ampla la descripcin anterior. PVP: precio de venta al pblico. Tipo IVA Porcentaje de IVA

Comerciales
CRM | Comerciales
En este apartado cumplimentamos los datos de los comerciales que daremos de alta en nuestro aplicativo. Ejemplo: cuando un cliente viene a pedirnos informacin acerca de un producto, el comercial deber dar de alta los datos del posible cliente, introducir los datos del producto en que se ha interesado... el acceso a toda esta informacin se podr restringir de forma que slo la pueda ver el comercial que la ha dado de alta o el director comercial. Para restringir el acceso de los comerciales a los prospectos, debemos asociar cada usuario del aplicativo con un comercial, esta operacin la realizamos creando primero el comercial y a continuacin seleccionando el usuario del men desplegable que se encuentra a la derecha del campo Nombre Visible.

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Manual CRM Cada vez que se d de alta un prospecto, el aplicativo guardar el nombre del comercial que lo dio de alta y el acceso a todas las actividades y documentos ser exclusivo del comercial (o del director comercial). Permite realizar Consultas, Altas, Bajas, y Modificaciones de un registro. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

Pulsando el botn nuevo, podemos crear un nuevo comercial, nos aparece entonces la ficha del mismo con los siguientes apartados: 1. Pestaa Datos Generales: es donde cumplimentamos los datos del prospecto. 2. Pestaa Archivos Adjuntos: en este apartado asociamos archivos generados con programas externos al aplicativo y que se encuentran almacenados en nuestra base de datos documental, ejemplo: documentos pdf, presupuestos en word... 3. Pestaa Actividades: se utiliza para visualizar las actividades asociadas al registro.

Comerciales | Datos Generales

Los datos se encuentran agrupados por pestaas, a continuacin detallamos el significado de las mismas: 1. Principal: en esta pestaa definimos los datos principales del comercial, como son: el nombre, apellidos, C.I.F., si se trata de una persona fsica o jurdica (empresa), domicilio, telfono, correo electrnico... 2. Domicilios: un comercial puede tener diferentes domicilios (un domicilio comercial, otro logstico...) podemos crear tantos domicilios como deseemos. 3. Telfonos: definimos los telfonos del comercial. 4. Emails: introducimos todos los correos electrnicos del comercial. 5. Relaciones: un comercial puede estar relacionado con otro de formas muy diversas, por ejemplo: podemos tener un comercial que es padre y otro comercial que es su hijo... en este apartado definimos las relaciones entre los diferentes comerciales del aplicativo.

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CRM

Puntos de Venta
CRM | Puntos de Venta
El punto de venta se utiliza para agrupar todos aquellos comerciales que deseen compartir la base de datos de prospectos pero que las actividades sean exclusivas del comercial. Ejemplo: supongamos que nuestra empresa dispone de 2 exposiciones: una en Madrid y la otra en Barcelona, supongamos que deseamos que los comerciales de Madrid puedan ver todos los prospectos que han entrado a la exposicin pero no puedan ver los prospectos de Barcelona. Adems desean que cada comercial slo vea sus actividades (agenda, tareas...). Para realizar esta operacin, deberamos crear 2 puntos de venta: Madrid y Barcelona, y asignar cada comercial al punto de venta que corresponda. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

Pulsando el botn nuevo, podemos crear un nuevo punto de venta, nos aparece entonces la ficha del mismo con los siguientes apartados: 1. Pestaa Datos Generales: es donde cumplimentamos los datos del punto de venta.

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Manual CRM 2. Pestaa Archivos Adjuntos: en este apartado asociamos archivos generados con programas externos al aplicativo y que se encuentran almacenados en nuestra base de datos documental, ejemplo: documentos pdf, presupuestos en word... 3. Pestaa Actividades: se utiliza para visualizar las actividades asociadas al registro.

Punto Venta | Datos Generales

Permite realizar Consultas, Altas, Bajas, y Modificaciones de los puntos de venta. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

Los datos se encuentran agrupados por pestaas, a continuacin detallamos el significado de las mismas: 1. Principal: en esta pestaa definimos los datos principales del punto de venta, como son: el nombre, apellidos, C.I.F., si se trata de una persona fsica o jurdica (empresa). 2. Domicilios: un punto de venta puede tener diferentes domicilios (un domicilio comercial, otro logstico...) podemos crear tantos domicilios como deseemos. 3. Telfonos: definimos los telfonos del punto de venta. 4. Emails: introducimos todos los correos electrnicos del punto de venta.

Oportunidades
Campaas
CRM | Campaas
En este apartado definimos las campaas que utilizaremos para diferenciar las oportunidades, ejemplo: supongamos que hay una nueva promocin donde las llamadas desde el extranjero son a mitad de precio, podemos crear una campaa que recoja esta promocin y asociar a las oportunidades la campaa correspondiente. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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CRM Para crear una nueva campaa, pulsamos el botn nuevo y nos aparece una ventana donde cumplimentaremos los siguientes datos: Descripcin: texto descriptivo de la misma. Descripcin detallada: introducimos las condiciones de la campaa. Fechas inicio / fin: periodo de vigencia de la campaa.

Oportunidades
CRM | Oportunidades
En este apartado realizamos el mantenimiento de las oportunidades de negocio. Podemos crear nuevas oportunidades, modificar las ya existentes o consultar el estado en el que se encuentran. Ejemplo: si por ejemplo nuestra empresa se dedica a la instalacin de centrales telefnicas, podemos crear un registro en oportunidades, indicando el cliente o prospecto, el estado en el que se encuentra... Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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Manual CRM

Pulsando el botn nuevo, podemos crear una nueva oportunidad, nos aparece entonces la ficha de la misma donde en la parte superior de la pantalla cumplimentamos la descripcin de la oportunidad y la fecha en la que la hemos dado de alta, el resto de apartados se agrupan en las siguientes pestaas: 1. Pestaa Datos Particulares: es donde cumplimentamos los datos de la oportunidad. 2. Pestaa Estados: en este apartado es donde indicamos las diferentes fases por las que ha pasado la oportunidad 3. Pestaa Archivos Adjuntos: en este apartado asociamos archivos generados con programas externos al aplicativo y que se encuentran almacenados en nuestra base de datos documental, ejemplo: documentos pdf, presupuestos en word... 4. Pestaa Actividades: se utiliza para visualizar las actividades asociadas al registro.

Oportunidades | Datos Particulares

En este apartado cumplimentamos el detalle de la oportunidad: Campaa: asociamos una campaa existente en caso que sea necesario. Prospecto/ Cliente: al seleccionar la lista desplegable disponemos de las siguientes opciones: Buscar o crear un nuevo prospecto. Buscar o crear un nuevo cliente. Abrir el Prospecto/ Cliente que previamente hemos seleccionado. Comercial: introducimos el comercial que realiza el seguimiento de la oportunidad. 78

CRM Importe estimado: es el importe estimado de la posible venta. Cierre estimado: es la fecha estimada de venta. % xito: es el porcentaje de xito que se estima para que la venta se realice. Descripcin detallada: es un campo en el que se puede ampliar la descripcin de la oportunidad. Cerrada: si marcamos esta casilla, indicamos que la oportunidad se ha cerrado (puede ser porque se haya producido la venta o porque el cliente la haya desestimado). Perdida: indica que la oportunidad no se ha realizado con xito (podemos indicar la causa de la prdida).

Oportunidades | Estados
En este apartado podemos crear, consultar o modificar los diferentes estados por los que pasa una oportunidad. Ejemplo: supongamos que una oportunidad de negocio consiste en la instalacin de un sistema de telefona en una empresa, en esta pestaa podemos consultar el estado actual de la oportunidad as como las diferentes etapas por las que ha pasado (la primera visita, el primer anlisis de las necesidades, el presupuesto...) Para crear un nuevo estado, simplemente debemos pulsar el botn nuevo y seleccionar el estado en el que se encuentra la oportunidad. Debemos marcar la casilla actual para indicar el estado actual en el que se encuentra la oportunidad.

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Manual CRM

Podemos asociar documentos a los estados pulsando el botn Crear un nuevo documento asociado, con esto conseguimos asociar por ejemplo el presupuesto de un producto con el estado del producto. Ejemplo: supongamos que uno de los estados consiste en enviar un presupuesto al cliente, podemos entonces pulsar el botn crear documento asociado, nos aparece la pantalla de presupuestos, lo creamos y se crea una relacin entre el estado y el documento.

Ciclo de Venta
CRM | Ciclo de Venta
Desde el momento en que se detecta una oportunidad de negocio hasta que se ejecuta, existen una serie de estados intermedios que se conocen como Ciclo de Venta. Ejemplo: detectamos que una empresa desea instalar nuestros productos en sus instalaciones y deseamos realizarles una visita, esta sera por ejemplo la primera etapa; en una segunda visita, se realiza un anlisis de las necesidades de la empresa, esta sera una segunda etapa... En este apartado creamos, modificamos o eliminamos los diferentes ciclos de venta de nuestras oportunidades de negocio. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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CRM

Para crear un nuevo ciclo de venta, debemos pulsar el botn nuevo y nos aparecer una ficha donde cumplimentaremos los datos de la misma: Nmero Orden: especifica el orden que ocupa la etapa dentro del ciclo de venta. Nombre: descripcin corta del ciclo de venta. El resto de informacin se encuentra agrupada en las siguientes pestaas: Pestaa Datos Particulares: ampliamos los datos del ciclo de venta. Pestaa Objetivos: definimos los objetivos para cada ciclo de venta y comercial.

Ciclo de Venta | Datos Particulares

En este apartado ampliamos la descripcin del ciclo de venta.

Ciclo de Venta | Objetivos

En este apartado definimos los objetivos de venta para cada comercial en funcin del mes. Podemos crear los registros uno a uno, mediante el botn Agregar de la

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Manual CRM tabla (introduciendo el ao, mes, comercial e importe) o bien pulsar el botn Asistente para crear objetivos, que nos abre una pantalla donde podemos especificar el ao, comercial e importe anual; al pulsar el botn aceptar, el aplicativo aplica a cada mes la parte proporcional de la cuota anual.

Presupuestos
Presupuestos Productos
Presupuestos | Presupuestos productos
En este apartado podemos crear, consultar o eliminar los presupuestos de los productos que vende nuestra empresa. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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CRM

Cuando creamos un nuevo presupuesto o entramos en la ficha de uno existente, nos aparece una nueva ventana con diferentes pestaas y botones, a continuacin detallamos la funcionalidad de este apartado: 1. Crear un presupuesto. 2. Imprimir un presupuesto.

Presupuesto Productos | Crear Nuevo

Para crear un nuevo presupuesto hay que pulsar el botn nuevo y nos aparecer la ficha donde introduciremos los datos del mismo. Comercial: seleccionamos el vendedor que realiza la venta. Datos del cliente: En la parte superior de la ventana introducimos el cliente y el vendedor pulsando los botones de bsqueda, al seleccionar un cliente podemos escoger entre clientes (a los que ya hemos facturado previamente) o prospectos (posibles clientes), una vez seleccionado nos aparecer una tabla con todos los clientes disponibles, si est creado lo seleccionamos y en caso contrario lo creamos. Una vez hemos seleccionado el cliente, seleccionamos el vendedor y la seccin (se utiliza para diferenciar las diferentes localizaciones de la exposicin). Productos: A continuacin debemos introducir los productos que conformarn el presupuesto. Una vez hemos cumplimentado todos los datos, pulsamos el botn grabar para guardar los datos y pulsando el botn exportar podemos imprimir el presupuesto en una hoja de excel.

Presupuesto Productos | Imprimir

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Manual CRM Para imprimir un presupuesto de productos hay que pulsar el botn exportar, situado en la parte superior derecha de la pantalla y nos imprimir los datos del presupuesto en una plantilla de excel previamente configurada. Esta hoja de excel podemos guardarla como archivo adjunto en el presupuesto para posteriores consultas.

Productos por cliente

Presupuestos | Productos por cliente
En este apartado podemos crear, consultar o eliminar los productos que nos han comprado nuestros clientes. Es til para conocer el histrico de productos adquiridos as como los datos de los mismos. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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CRM

Para asignar un producto a un cliente, debemos pulsar el botn nuevo, nos aparece entonces una ventana donde deberemos seleccionar el cliente y producto que deseamos relacionar. Una vez hemos cumplimentado todos los datos, pulsamos el botn guardar para grabar los cambios.

Pedidos
Pedidos VN
Pedidos VN | Crear pedido VN
Para crear un nuevo pedido existen 2 mtodos: Crearlo a partir de un presupuesto: ver el apartado como pasar de presupuesto VN a pedido. Crearlo a partir de cero: a continuacin explicamos los pasos a realizar. Para crear un nuevo pedido hay que pulsar el botn nuevo y nos aparecer la ficha donde introduciremos los datos del mismo. Datos del cliente: En la parte superior de la ventana introducimos el cliente y el vendedor pulsando los botones de bsqueda, primero seleccionamos el cliente, si ya est creado lo seleccionamos, en caso contrario lo creamos. Una vez hemos seleccionado el cliente, seleccionamos el vendedor y la seccin (se utiliza para diferenciar las diferentes localizaciones de la exposicin).

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Manual CRM
Datos del vehculo: A continuacin debemos seleccionar el vehculo sobre el que aplicaremos el p, pulsando el botn buscar nos muestra una ventana con todas las marcas, modelos y versiones disponibles; simplemente debemos seleccionar la versin que deseamos, el color y el tapizado mostrndonos en ese momento la foto (si est creada) correspondiente al vehculo.

Extras del vehculo: en la parte inferior de la pantalla podemos incluir los extras del vehculo, el significado de cada una de las pestaas es el siguiente: Observaciones: introducimos las observaciones acerca del vehculo. Observaciones para el taller: son los comentarios para los operarios cuando realizan la puesta a punto del vehculo. Extras: son los accesorios incorporados de fbrica. Ofertas: son aquellas ofertas que realiza la marca y/o el concesionario que normalmente incluye un descuento sobre el precio del vehculo. Accesorios: son los accesorios que no vienen de fbrica Archivos adjuntos: en este apartado asociamos archivos generados con programas externos al aplicativo, ejemplo: documentos pdf, presupuestos en word... Actividades: se utiliza para visualizar las actividades asociadas al registro.

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CRM

Datos del pedido: este apartado se encuentra en la parte derecha de la pantalla y es donde ampliamos informacin del presupuesto, datos del transporte, impuesto de matriculacin, financiacin... Pedido: es donde se encuentran los datos del pedido: fecha prevista de entrega, bastidor asignado, nmero de presupuesto... Gastos y financiacin: incluye el transporte, el importe de matriculacin y la financiacin (pulsando el botn calculadora disponemos de un simulador de cuotas). V.O.: introducimos el vehculo que entrega el cliente a cambio del vehculo nuevo. Campos variables: el cliente puede crear sus propios campos para personalizar mejor el aplicativo a sus necesidades.

Pedidos VN | Imprimir pedido VN

Para imprimir un pedido de V.N. hay que pulsar el botn exportar, situado en la parte superior derecha de la pantalla y nos imprimir los datos del pedido en una plantilla de excel previamente configurada.

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Manual CRM Esta hoja de excel podemos guardarla como archivo adjunto en el pedido para posteriores consultas.

Pedidos VN | Beneficio
En cualquier momento podemos visualizar el beneficio que obtenemos del pedido que estamos visualizando con un simple click del ratn, pulsando el botn beneficio, situado en la parte superior derecha de la pantalla podremos ver rpidamente los mrgenes del V.N. En caso que el beneficio sea inferior al mnimo establecido en la versin, no nos dejar crear el pedido.

Operaciones
Operaciones VN
Operaciones VN | Documentos
En este apartado definimos los documentos que asociamos a la factura de VN. En la parte izquierda de la pantalla seleccionamos el tipo de documento (factura, hoja de trabajo, vale...) y en la parte derecha cumplimentamos el detalle del documento, el cliente, la seccin...

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CRM

Las operaciones de VN se generan a partir de las plantillas, aunque si la operacin no est completada, se pueden modificar, ampliar informacin.

Operaciones VO
Operaciones VO | Factura VO
En este apartado podemos realizar todas las operaciones necesarias para facturar un vo. A continuacin detallamos el significado de los botones situados en la parte superior de la pestaa: Permite acceder a la ficha del pedido de vo y al vehculo de ocasin. Al pulsarlo, nos crea una factura de vo a partir de la operacin seleccionada. Al pulsarlo, nos genera un abono de la factura de vo creada anteriormente. Imprime el documento. Visualizamos una vista previa del documento.

El resto de apartados de la pestaa se encuentran diferenciados en los siguientes grupos: Datos del Pedido de V.O. Cuando convertimos el pedido de vo en operacin, automticamente nos cumplimenta la operacin con los datos del pedido. Los campos de este apartado son informativos y no se pueden modificar. Datos de la Factura de V.N. 89

Manual CRM En este apartado podemos personalizar la factura de VO (siempre y cuando no se encuentre ya realizada). Podemos definir el cliente de factura, tipo de cliente, tipo de factura...

Operaciones VO | Documentos
En este apartado definimos los documentos que asociamos a la factura de VO. En la parte izquierda de la pantalla seleccionamos el tipo de documento (factura o abono) y en la parte derecha cumplimentamos el detalle del documento, el cliente, la seccin...

Las operaciones de VO se generan a partir de las plantillas, aunque si la operacin no est completada, se pueden modificar, ampliar informacin.

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Encuestas
Cuestionarios
Cuestionarios
Cuestionarios | Crear pendientes
Para crear cuestionarios pendientes debemos acceder al men de clientes o prospectos, nos situamos en modo tabla y pulsamos el botn derecho del ratn, en el men Herramientas, existe una opcin que es Crear Cuestionario. Al pulsarla nos aparecer un asistente para la creacin de cuestionarios.

En Cuestionario seleccionamos el cuestionario que deseamos asignar a un cliente / prospecto; en encuestador introducimos el nombre de la persona que asignamos para realizar la encuesta, si marcamos la casilla Slo para el registro seleccionado, slo nos crear el cuestionario del registro en el que nos hayamos situado previamente, en caso contrario nos lo crear de todos los clientes / prospectos.

Cuestionarios | Crear nueva pregunta

Para definir una nueva pregunta, debemos pulsar el botn nueva pregunta y en la parte derecha de la pantalla, definimos las siguientes opciones: 1. N Orden: el orden que ocupa la pregunta dentro del cuestionario (en orden ascendente: 1,2,3...). 2. Valoracin: importancia que otorgamos a la pregunta dentro del cuestionario (ejemplo: normal un 5, baja un 2, importante un 8...). 3. Tipo de Respuestas: definimos el tipo de respuestas que podr realizar el encuestado de la siguiente lista: 1. Opciones (radiobutton con o sin "otras"): nos aparecern varias opciones y deberemos indicar cul ha seleccionado el encuestado. Tambin podemos crear una respuesta, que no recoja ninguna de las que hemos definido previamente, y que se pueda 91

Manual CRM escribir al momento. Ejemplo: supongamos que una pregunta hace referencia al trato que le ha otorgado la empresa, adems de las respuestas fijadas por la empresa encuestadora, se puede permitir al cliente especificar una respuesta concreta. 2. Opciones (combobox): nos aparece un men desplegable con todas las respuestas posibles. 3. Opciones (listbox): nos aparece una lista con todas las posibles respuestas. 4. Informacin: se utiliza para indicar un mensaje al encuestador. 5. Texto libre: se utiliza para que el encuestado pueda dar una respuesta libre. 4. Texto de la pregunta: en este apartado escribimos el texto que conformar la pregunta que realizamos al encuestado.Ejemplo: Buenos das Seor. Le llamamos porque la opinin de nuestros clientes es muy importante para nosotros y nos ayuda a mejorar. Si no le importa, voy a hacerle unas preguntas... Si deseamos incluir variables, ampliar informacin. 5. Es la primera pregunta: si marcamos esta casilla, le indicamos al aplicativo que debe comenzar el cuestionario realizando esta pregunta (debe existir una nica pregunta de inicio en el cuestionario, en caso contrario el aplicativo reproducir un mensaje de error). 6. Es ltima pregunta: marcando esta casilla, indicamos al aplicativo que el cuestionario ha finalizado (al contrario que la anterior, pueden existir varias ltimas preguntas en el cuestionario, lo nico que se debe cumplir es que al menos exista una ltima pregunta).

Cuestionarios | Crear nueva respuesta

Para definir una nueva respuesta, debemos pulsar el botn nueva respuesta y en la parte derecha de la pantalla, definimos las siguientes opciones: 1. N Orden: el orden que ocupa la respuesta dentro de la pregunta en la que se encuentra englobada (en orden ascendente: 1,2,3...). 92

Encuestas 2. Valoracin: importancia que otorgamos a la respuesta dentro del cuestionario (ejemplo: normal un 5, baja un 2, importante un 8...). 3. Texto de la respuesta: en este apartado escribimos el texto que conformar la posible respuesta que podr escoger el encuestado 4. Prioridad de la incidencia: importancia que otorgamos a la incidencia dentro del cuestionario (ejemplo: normal un 5, baja un 2, importante un 8...). 5. Genera incidencia: si marcamos la casilla se generar un registro de incidencia para que pueda ser solucionado y/o analizado posteriormente. 6. Texto de la incidencia: aqu la persona que realiza la encuesta, en caso de haber marcado la casilla genera incidencia, deber introducir la causa de la misma.

Una vez hemos creado la respuesta, debemos indicar cul debe ser la siguiente accin que siga el cuestionario una vez contestada, para ello, el aplicativo nos permite definir cul ser la siguiente pregunta. Para ello disponemos del botn buscar que nos permite buscar entre todas las preguntas del cuestionario cul es la que seguir a esta respuesta. Ejemplo: si la respuesta ha sido que la atencin no ha sido buena, podemos direccionar al encuestado para que nos diga cuales han sido los trabajos que no se han realizado satisfactoriamente; en cambio si la atencin ha sido correcta podemos pedirle que nos haga una valoracin del 1 al 10.

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Manual CRM

Cuestionarios | Crear un cuestionario

Para crear un nuevo cuestionario, debemos acceder al men Cuestionarios, una vez el aplicativo nos muestra los datos en formato tabla, pulsamos el botn nuevo. Una vez hecho esto, nos aparece una nueva ventana donde definiremos los datos que conforman el cuestionario. Los datos se encuentran agrupados en 3 apartados claramente diferenciados: 1. Barra de navegacin: situado en la parte superior de la pantalla, es donde se encuentran todos los botones, tanto de navegacin como exclusivos del mantenimiento de cuestionarios, que nos permitirn movernos a travs de este men. 2. Preguntas y respuestas en forma de rbol: en la parte izquierda de la pantalla, encontramos las preguntas y respuestas que hemos definido previamente, para visualizar los datos de una forma fcil y sencilla. 3. Detalle del cuestionario: en la parte derecha de la ventana, definimos las propiedades del cuestionario (preguntas, respuestas, textos...)

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Encuestas

Una vez hemos pulsado el botn nuevo, en la parte izquierda de la ventana, nos aparecen dos opciones: Preguntas y variables. La primera, preguntas, es donde iremos definiendo las preguntas y respuestas del cuestionario; la segunda, variables, son las variables disponibles en el formulario, es decir, podemos introducir en cualquier punto del cuestionario, una referencia al nombre de la empresa encuestadora o al nombre del encuestado (para as evitar tener que repetir el cuestionario para cada encuestado). 1. Crear una nueva pregunta. 2. Crear una nueva respuesta. 3. Probar un cuestionario.

Cuestionarios | Ejemplo
Supongamos que somos un concesionario de vehculos y deseamos realizar una encuesta a todos los usuarios que han pasado por el taller para conocer su nivel de satisfaccin. El primer paso sera entrar en el men Cuestionarios y all pulsar el botn Nuevo para crear un nuevo cuestionario. A continuacin introduciramos los datos generales del cuestionario: Nombre: SEAT - Clientes de Taller Texto de Bienvenida: Cuestionario satisfaccin de cliente Texto de Despedida: Cuestionario generado con xito. A continuacin, deberamos definir las variables del cuestionario (por defecto, se encuentran las variables NombreEncuestado y NombreEmpresa, supondremos en este caso que no vamos a crear nuevas variables, ampliar informacin).

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Manual CRM Una vez hemos realizado estos pasos, debemos comenzar a definir las preguntas y respuestas, pulsamos el botn nueva pregunta e introducimos lo siguiente: Nmero Orden: 1 (porque es la primera pregunta). Valoracin: 5 (damos una puntuacin media a esta pregunta) Tipo de respuesta: Opciones (RadioButton con o sin "otras"), escogemos esta opcin porque daremos al usuario la posibilidad de seleccionar entre varias opciones posibles (ampliar informacin sobre los diferentes tipos de respuestas). Texto de la pregunta: "Buenos das <#NombreCliente>. Le llamamos de <#NombreEmpresa> porque la opinin de nuestros clientes es muy importante para nosotros y nos ayuda a mejorar. Si no le importa, voy a hacerle unas preguntas:" Casilla es la primera pregunta: la marcamos para definir que se trata de la primera pregunta del cuestionario. Casilla es ltima pregunta: la dejamos en blanco.

Lo siguiente es definir las respuestas asociadas a esta pregunta, para ello pulsamos 2 veces el botn nueva respuesta y definimos 2 nuevas respuestas: Primera respuesta: "Si, estoy dispuesto a responder sus preguntas." la definimos con nmero de orden 1 (para que aparezca como la primera respuesta) Segunda respuesta: "No, ahora no puedo responder sus preguntas." la definimos con nmero de orden 2 (para que aparezca la segunda). A continuacin definimos que la siguiente pregunta de la primera respuesta sea "En esta ltima visita al taller, cul fue el nivel de satisfaccin con los trabajos encargados? Por favor, indique su satisfaccin puntando del 1 al 10, donde 10 est muy satisfecho y 1 no est nada satisfecho. Entonces, dgame cmo valora su satisfaccin." y la siguiente pregunta de la segunda respuesta sea "Podra decirme qu da y a qu hora puedo llamarlo nuevamente?" (como es natural, primero tenemos que haber creado estas preguntas para poder asignarlas a cada respuesta).

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Encuestas

Los siguientes pasos seran seguir haciendo preguntas y respuestas e ir definiendo la estructura del cuestionario. Una vez finalizamos pulsamos el botn guardar para grabar los cambios.

Cuestionarios
En este apartado aparecen todos los datos correspondientes al mantenimiento de Cuestionarios, tambin permite la creacin de nuevos cuestionarios o la modificacin o baja de los ya existentes. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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Manual CRM

Adems de la barra de navegacin que es comn al reto de mantenimientos, existe una barra con botones que son exclusivos de este mantenimiento:
Botones exclusivos del men cuestionarios

Crea una nueva pregunta en el punto del cuestionario que hayamos seleccionado. Crea una nueva respuesta en el punto del cuestionario que hayamos seleccionado. Elimina la pregunta seleccionada previamente. Elimina la respuesta seleccionada previamente. Actualiza los cambios que hayamos realizado en el cuestionario y nos los muestra por pantalla. A continuacin explicamos con ms detalle el funcionamiento de este apartado: 1. Crear un nuevo cuestionario. 2. Cmo crear cuestionarios pendientes. 3. Modificar un cuestionario: primero se selecciona el cuestionario y a continuacin se puede modificar la configuracin del mismo. 4. Borrar un cuestionario ya creado: hay que seleccionar el cuestionario y pulsar el botn Borrar cuestionario. 5. Duplicar cuestionario: para realizar una copia de un cuestionario hay que acceder al men Cuestionarios/ Archivo/ Nuevo Duplicado.

Cuestionarios | Definir variables

El aplicativo permite el uso de variables que nos permite hacer referencia a los datos almacenados en una tabla, es decir, podemos tener una lista con todos las

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Encuestas personas que deben pasar la encuesta y en vez de tener que crear una encuesta para cada uno de los encuestados, utilizamos una variable para personalizar cada encuesta, lo que nos permite un gran ahorro de tiempo. Se permite el uso de 2 variables predefinidas, que son las siguientes: 1. Nombre Cliente: es la persona a la que realizamos la encuesta. 2. Nombre Empresa: hace referencia a la empresa que realiza la encuesta.

Para hacer referencia a una variable, utilizaremos la siguiente notacin: 1. Nombre Cliente: "<#nombrecliente>". 2. Nombre Empresa: "<#nombreempresa>".

Buenos das <#nombrecliente>. Le llamamos porque la opinin de nuestros clientes es muy importante para nosotros y nos ayuda a mejorar.

Ejemplo: si por ejemplo queremos que en el siguiente texto, nos aparezca el nombre del encuestado deberemos introducir lo siguiente.

Creacin de variables

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Manual CRM El usuario, puede crearse sus propias variables, para ello deber acceder al men Cuestionario/ Variable/ Nueva Variable: en el recuadro nombre introducir el nombre como se conocer la variable; en descripcin un texto que explique el significado o uso de la misma; y en valor introduciremos el texto de la variable. Ejemplo: queremos definir la variable telfono de la empresa encuestadora, para ello crearemos una nueva variable con el nombre "Telfono" y en el campo Valor introduciremos el nmero de telfono "902155155". Para hacer referencia a esa variable en una pregunta o respuesta, utilizaremos la notacin "<#telefono>".

Cuestionarios | Ejecutar prueba

En todo momento podemos probar si un cuestionario est correctamente configurado o no, para ello accederemos al men: Cuestionario/ Ejecutar Prueba y nos aparecer un cuestionario para que podamos realizar las pruebas como si de un ejemplo real se tratase.

Campaas
Campaas
En este apartado definimos las campaas que utilizaremos para diferenciar las encuestas de telemarketing, esto es de gran utilidad a la hora de obtener los resultados diferenciados por cada promocin. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin. Para crear una nueva campaa, pulsamos el botn nuevo y nos aparece una ventana donde cumplimentaremos los siguientes datos: Campaa: texto descriptivo de la misma. Vigencia: fechas de vigencia de la campaa. En la pestaa datos particulares podemos incluir una descripcin ampliada de la campaa. En la pestaa archivos adjuntos podemos incluir el folleto promocional de la oferta.

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Encuestas

Cuestionarios Pendientes
Cuestionarios pendientes
En este apartado nos aparecen todos los cuestionarios que se encuentran pendientes de realizar. Las acciones que podemos realizar en este mantenimiento son: ejecutar un cuestionario o borrarlo, para crear cuestionarios pendientes, debemos realizar los siguientes pasos. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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Manual CRM
Botones exclusivos del men cuestionarios pendientes

Botn ejecutar: ejecuta el cuestionario que se encuentra pendiente. Botn incidencia: en caso que existan incidencias en el cuestionario aparece este botn de aviso.
Pestaa Datos Particulares

En esta pestaa nos ampla los datos del cuestionario en el que nos encontramos situados: Encuestador asignado: es la persona que tiene asignada la realizacin de la encuesta. Campaa: nos indica si la encuesta forma parte de alguna campaa. Programado para: corresponde a la fecha y hora terica en la que se realizar la encuesta. Horario recomendado: aqu podemos incluir una descripcin ampliada del horario en que se recomienda realizar el cuestionario. Intentos: nmero de intentos utilizados para realizar la encuesta
Ejecutar cuestionario

Deberemos entrar en la ficha del cuestionario que deseamos ejecutar y pulsar el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin ejecutar. Nos aparecer entonces el cuestionario con las preguntas y respuestas que hayamos configurado en el men Cuestionarios para que se las podamos realizar a nuestro cliente. Cuando estamos realizando un cuestionario, podemos acceder a la ficha del cliente pulsando el enlace al cliente situado en la parte superior izquierda de la pantalla.

Cuestionarios Realizados
Cuestionarios realizados
En este mantenimiento podemos consultar los cuestionarios que hayamos realizado a nuestros clientes, se trata de un apartado puramente informativo ya que slo nos permite consultar cuestionario, para crear o modificar los cuestionarios hay que acceder al men Cuestionarios. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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Encuestas

Si accedemos a la ficha de cualquier cuestionario realizado, el aplicativo nos mostrar un documento en formato texto, con las preguntas y respuestas que se han realizado al cliente, para poder imprimir o analizar el resultado de la encuesta. Tambin aparece, a nivel informativo, la fecha en que se realiz el cuestionario, la puntuacin obtenida, el encuestador....

Mantenimientos
Encuestadores
Encuestadores
En este mantenimiento definiremos los diferentes clientes a los que realizaremos encuestas. Hay que acceder al men Mantenimientos/ Encuestadores. Permite realizar Consultas, Altas, Bajas, y Modificaciones de un registro. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

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Manual CRM

Al entrar en Modo Ficha encontramos los siguientes campos principales : Encuestador: nombre y apellidos de la persona que realiza la encuesta. Usuario: iniciales del encuestador.

Encuestados
Encuestados
En este mantenimiento definiremos los diferentes clientes a los que realizaremos encuestas. Hay que acceder al men Mantenimientos/ Encuestados.

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Encuestas Permite realizar Consultas, Altas, Bajas, y Modificaciones de un registro. Aparecen dos formatos diferentes, Modo Tabla y Modo Ficha. En ambos casos podemos organizar la bsqueda de un registro a travs del Navegador o realizando una Seleccin.

Al entrar en Modo Ficha encontramos los siguientes campos principales : Nombre: nombre y apellidos de la persona encuestada. Prioridad Incidencias: valoracin que deseamos dar a las incidencias de este encuestado (ejemplo: se utilizara para dar mayor prioridad a las incidencias de clientes especiales o importantes). Si por ejemplo una respuesta genera una incidencia y la prioridad de la incidencia es 4, y se genera para un encuestado con prioridad de incidencia 10, entonces el resultado ser (4 + 10) / 2 = 7. Por tanto, la prioridad de la incidencia generada ser 7

Telfono: nmero de telfono. Correo electrnico: direccin de correo electrnico.

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ndice
A Acceso al aplicativo ............................ 3 Activar Desactivar Avisos ................. 15 Archivos............................................ 39 Automatizacin ................................. 48 B Beneficio pedido vn .......................... 93 C Calendario ........................................ 22 Campaas ...................................... 107 Ciclo ........................................... 85, 86 Cliente .............................................. 89 Clientes_CRM................................... 76 Columnas ......................................... 54 Combinar Word................................. 17 Comerciales...................................... 78 Comerciales Datos Generales .......... 79 Consulta ........................................... 59 Consultas52, 54, 55, 57, 58, 59, 61, 62, 63, 64, 65 Controladores ................................... 57 Correo .............................................. 37 Correos............................................. 15 Crear .............................................. 100 Crear cita .......................................... 23 Crear Cuestionario............................ 18 Crear cuestionarios pendientes ........ 97 Crear diario....................................... 32 Crear nueva pregunta ....................... 97 Crear nueva respuesta ..................... 99 Crear pedido vn ................................ 90 Crear presupuesto productos............ 88 Crear Tarea ...................................... 29 Criterios .............................................. 3 Cuentas ............................................ 35 Cuestionario ........................... 100, 105 Cuestionario ejemplo ...................... 102 Cuestionarios.................................. 104 Cuestionarios pendientes ............... 108 Cuestionarios realizados................. 110 D Datos Generales Entes..................... 70 Datos Generales Prospectos ............ 72 Datos relacionados ............................. 4 Definir variables .............................. 105 Diario ................................................ 31 Diccionario........................................ 41 Divisas .............................................. 43 Documentos ..................................... 93 E Ejecutar Consulta.............................. 64 Ejecutar prueba cuestionario .......... 107 Ejemplo............................................. 24 Ejemplo Consulta.............................. 63 Ejemplo Informe Externo................... 67 Ejemplos............................... 63, 64, 65 Encuestadores................................ 110 Encuestados ................................... 112 Entes ................................................ 69 Estadstica ........................................ 62 Eventos............................................. 25 Exportar ............................................ 26 F Filtrar .................................................. 6 Filtro Privacidad ................................ 14 Filtros................................................ 55 Frases............................................... 41 G Grupos.............................................. 47 H Hoy ................................................... 22 I Imprimir............................................... 7 Imprimir pedido vn ............................ 92 Imprimir presupuesto productos........ 89 Incidencias........................................ 33 Informes Externos............................. 66 Internet ............................................. 51 Introduccin ...................................... 21 M Mensajera ........................................ 40 Mens del aplicativo ........................... 8 Modo Ficha ......................................... 9 Modo Tabla....................................... 10 N Navegador ........................................ 11 Numeracin ...................................... 50 O OLAP .......................................... 61, 65 Opciones .......................................... 57 Operaciones VN ............................... 93 Oportunidades .................................. 82 Oportunidades Datos Particulares .... 83 Oportunidades Estados..................... 84 Orden................................................ 57 Ordenar ............................................ 12 P Plantillas ........................................... 36 Presupuesto Productos..................... 87

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Manual CRM Productos ................................... 77, 89 Prospectos........................................ 70 Prospectos Convertir Cliente ............ 74 Prospectos Ejemplo.......................... 72 Prospectos Registrar Llamada.......... 75 Prospectos Registrar Visita............... 75 Punto Venta Datos Generales .......... 80 Puntos .............................................. 79 R Registros ...................................... 6, 12 S Salida ............................................... 37 Seleccin ............................................ 3 Seleccionar Registros ....................... 13 T Tareas .............................................. 28 Tipos..................................... 59, 61, 62 Tipos Consulta.................................. 58 U Usuarios ..................................... 44, 47 V Venta .......................................... 79, 85 Venta Datos Particulares .................. 86 Venta Objetivos ................................ 86 Vista.................................................. 63 Visualizar informacin ....................... 27 Visualizar tareas otros usuarios ........ 31

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