Felicidades: Todo perfectooo!

Un toque mgico: Escenarios Que te ayude a qu? Organizar eventos? NOOO!!! Mucho ojo: Cuidando los Detalles El tiempo necesario: preparacin y ensayo Sin titubeos La logstica Indispensable? Programar Cosa de genios?

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Coordinacin de eventos
Programacin y recursos Preparacin y ensayo

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Logstica
Planificacin y presupuesto Escenarios

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Seguimiento del proceso
Instructivos Evaluacin y resultados

Eventos
Acontecimiento programado que responde a una finalidad especfica, en cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Se clasifican en: 1. Naturaleza Culturales Sociales Deportivos Educativos Cientficos Recreativo Tecnolgico Poltico Comerciales 2. Exclusividad Pblicos y privados 3. Alcance y magnitud Mundial Internacional Nacional Regional Local

Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados.

Etapas de un evento

Pre-evento Se define el objetivo del evento, tipo y nombre. Determinar que se quiere alcanzar con la realizacin del evento

El registro de participantes Inauguracin Cctel de bienvenida Programa de actividades Clausura Evento de despedida Traslado de participantes

Evento Es la recepcin de los participantes, traslado y alojamiento. Se lleva cabo:

Post-evento Es la recopilacin y archivo de la informacin pertinente al evento. Conclusiones, elaboracin de la memoria e informacin de tipo acadmico administrativa

3 Coordinacin de eventos

Programacin y recursos
La programacin de eventos se deben desarrollar eventos que ayuden a posicionar una imagen nica del evento, bajo una estrategia que respalde una comunicacin de este.

8. Elaborar el presupuesto. 9. Promocin del evento. 10. Diseo de la informacin. 11. Capacitacin del personal. 12. Contrato de materiales y equipos.

Aqu se tienen que desarrollar: 1. Los objetivos y tipo de evento. 2. Nombrar un comit organizador. 3. Determinar nmero y tipo de Invitado. 4. Seleccionar la fecha. 5. Seleccionar el lugar. 6. Elaborar cronogramas. 7. Estimar los recursos materiales y tcnicos.

Dato curioso: El costo de los espacios publicitarios, anuncio publicitario de 30 segundos promedia un valor 3 millones de dlares.

Preparacin y ensayo
Para tener un mayor control sobre el desarrollo del acto coordinar mejor todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo componen, es necesario realizar actividades previas al evento Para tal fin se: 1. Organizan equipos trabajo . 2. Se establecen vas de Comunicacin.

3. Se define la imagen del acto. 4. Se revisan las listas de los recursos a utilizar. 5. Se realizan ensayos parciales para comprobar las diferentes propuestas. 6. Utilizar recursos informticos y visuales como alternativa. 7. Ensayo general del evento. 8. Se corrigen las ltimas observaciones como resultado de los ensayos.

Logstica
Para realizar la logstica de un evento necesitamos Conocer el sitio, para que las Personas encargadas puedan Prestar un mejor servicio. La logstica para eventos es la actividad profesional que asegura que todas las opere raciones y dinmicas del evento sean realizadas de forma tal que materialicen el diseo propuesto, para de esta manera alcanzar los objetivos planteados al menor costo Para ello es necesario: 1. Conocer la vas de acceso. 2. Tener conocimiento del tema principal del evento. 3. Manejo y seleccin de proveedores. 4. Contratacin del saln.

5. Seleccin del men, tipos de montaje, arreglos, etc. 6. Impresin de folletera. 7. Sealizacin para el evento. 8. Coordinacin para montaje para los stand. 9. Creacin de apoyos visuales. 10. Diseo grfico.

Planificacin y presupuesto
El presupuesto del evento es un tema presente desde la planificacin y la mayora de las decisiones van a depender de ello. Una vez que se establecen las metas y los objetivos se planifican las acciones y los tiempos, tenemos que cuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas. Existen dos posibilidades a la Hora de armar un presupuesto : 1. Adaptar el presupuesto al evento. 2. Adaptar el evento al presupuesto.

Para lograr que nuestro evento sea un xito tenemos que considerar nuestro punto de equilibrio que es el poder recuperar con los ingresos todo el capital invertido o los costos que hay que cubrir. El presupuesto tiene que ser: 1. Real 2. Flexible

El armado del presupuesto se desarrolla en las tres etapas.

Dos puntos clave a considerar son: 1. Los ingresos. 2. Los egresos.

Escenarios
Los escenarios de eventos pueden ser multidisciplinarios por lo que las personas que integran los equipos de trabajo para hacerlos realidad necesitan ser capaces de eliminar el escepticismo . El reto ms importante que enfrentan los planificadores de escenarios es encontrar el equilibrio optimo entre la relevancia para el cliente y la novedad.

El planificador de escenarios necesita encontrar nuevas formas de conceptualizar el rea agendada. Tcnicas para la aplicacin de Escenarios: 1. Dividir al equipo de escenarios en subgrupos. 2. Encontrar una persona notable (observador) 3. Disear los escenarios en bosquejos. 4. Confrontar ideas con los equipos de trabajo y el cliente.

Seguimiento del proceso

Las actividades para gestin de eventos son: 1. Aparicin de eventos. 2. Notificacin de eventos. 3. Clasificacin de eventos. 4. Correlacin. 5. Disparadores. 6. Opciones de respuesta. 7. Revisin de acciones y cierre.

Instructivos
Los instructivos de eventos tienen la finalidad de mejorar el funcionamiento y mejora institucional al compendiar en forma ordenada , secuencial y detallada las operaciones realizadas por las personas encargadas de planificar los eventos.

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Los instructivos de eventos tienen la finalidad de mejorar el funcionamiento y mejora institucional al compendiar en forma ordenada , secuencial y detallada las operaciones realizadas por las personas encargadas de planificar los eventos.

Cada evento se desarrolla En torno a una temtica y un objetivo en el que se basar la organizacin el pblico objetivo o los participantes.

11 Ejemplo Instructivo

Ejemplo instructivo

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Ejemplo de instructivo

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Evaluacin de resultados
La evaluacin es importante para aprender, para validar resultados y para la toma de decisiones. La evaluacin de resultados en los eventos tiene una importancia crtica, fundamentalmente cuando se trata de alinear los objetivos y las metas de todo evento Desarrollado.

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15 Ejemplo de evaluacin

Ejemplo de evaluacin

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17 Ejemplo de evaluacin

Ejemplo de evaluacin

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Ejemplo de evaluacin

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20 Ejemplo de evaluacin

LICENCIADO EN ADMINISTRACION EDUCATIVA CARLOS KEINNO MARTINEZ DURAN DOCENTE DEL TECNOLOGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE IXTAPALUCA REVISTA ELECTRONICA PARA LA CLASE DE RELACIONES PUBLICAS MAESTRIA EN RELACIONES INTERINSTITUCIONALES ISEP

Referencias
http://www.slideshare.net/gpedrotti/clase-5-organizacion-de-eventos http://www.slideshare.net/laresal/los-eventos-y-sus-etapas http://www.eventplannerspain.com/ideas-y-consejos-eventos/c%C3%B3mo-planificary-organizar-un-evento http://www.protocolo.org/ceremonial/actos_eventos_y_congresos/planificar_y_orga nizar_un_evento.html http://www.slideshare.net/cinialebron/cmo-organizar-un-evento http://eventosempresariales.foroes.net/t123-logistica-para-y-durante-un-evento http://www.slideshare.net/fabiledes/protocolo-22 http://fido.palermo.edu/servicios_dyc/publicacionesdc/vista/detalle_articulo.php?id_ libro=128&id_articulo=317 http://www.grupomolca.es/como-planificar-la-organizacion-de-un-evento/ http://blog.eventioz.com/antes-del-evento/como-armo-el-presupuesto-de-mi-evento/ http://www.slideshare.net/gjaco051/desarrollo-de-escenarios http://itilv3.osiatis.es/operacion_servicios_TI/gestion_eventos/proceso.php http://isoc.org/wp/chapter-events/primer-es/ http://info.worldbank.org/etools/GDLNtoolkit_sp/GDLNToolkit/files/module06/mod ule6-sec7.pdf http://www.mtycic.org/eventos/venture/VM2009_RESULTADOS_EvaluacionFinal.pd f http://web.undp.org/evaluation/documents/HandBook/spanish/SP-M&EHandbook.pdf http://www.es.atosconsulting.com/eses/servicios/sectores/salud/evaluacion_de_resultados/default.htm

NOTA: MATERIAL PARA EXPONER EN CLASE.