Anda di halaman 1dari 12

TUGAS FARMASI RUMAH SAKIT METODE PENGADAAN

Oleh : Nunik Dewi Kumalasari (1008515013) Sari Prayudeni (1008515025) Dyah Suci Nurani (1008515031) Ariani Liufetto (1008515032)

PROGRAM PROFESI APOTEKER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS UDAYANA 2010

PENGADAAN OBAT Pengadaan obat merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui : a. Pembelian : 1) Secara tender (oleh Panitia Pembelian Barang Farmasi). 2) Secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar farmasi/rekanan. b. Produksi/pembuatan sediaan farmasi: 1) Produksi Steril 2) Produksi Non Steril c. Sumbangan/droping/hibah pembelian secara tender. Tujuan pengadaan adalah: Memperoleh obat yang dibutuhkan dengan harga layak, mutu baik, pengiriman obat terjamin tepat waktu, proses berjalan lancar tidak memerlukan waktu dan tenaga yang berlebihan. Agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan. Pengadaan memegang peranan yang penting, karena dengan pengadaan rumah sakit akan mendapatkan obat dengan harga, mutu dan jumlah, yang sesuai dengan kebutuhan. Rumah sakit tidak dapat memenuhi kebutuhan pasien jika persediaan obat tidak ada, hal ini dapat berakibat fatal bagi pasien dan akan mengurangi keuntungan yang seharusnya dapat diterima rumah sakit. Prinsip pengadaan barang/ jasa yaitu: Efisien, ditetapkan berarti dalam pengadaan waktu barang/jasa harus diusahakan dan dengan dapat menggunakan dana yang seminimal mungkin untuk mencapai sasaran yang sesingkat-singkatnya dipertanggungjawabkan.

Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.

Terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.

Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya Adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun.

Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa.

Mutu obat terjamin, memenuhi kriteria, khasiat, keamanan dan keabsahan obat serta telah mempunyai izin edar (nomor registrasi). Menerapkan konsepsi Obat Esensial Generik. Pengadaan Obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) dilaksanakan melalui PBF (Pedagang Besar Farmasi). Keputusan Presiden No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan

Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah berlaku untuk pengadaan obat di rumah sakit milik pemerintah, pengadaan obat ini dibiayai oleh Anggaran Pendapatan dan Belanja Nasional (APBN) maupun Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Dalam Keppres ini, pelaksanaan pengadaan barang/jasa dilakukan dengan menggunakan:

Penyedia barang/jasa, yaitu dengan menggunakan badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/layanan jasa. Pengadaan barang/jasa swakelola, yaitu direncanakan, dikerjakan, dan diawasi sendiri oleh institusi pemerintah penanggungjawab anggaran atau institusi pemerintah penerima kuasa dari penanggungjawab anggaran atau kelompok masyarakat penerima hibah. Swakelola dapat dilaksanakan oleh pengguna barang/jasa, instansi pemerintah lain, kelompok masyarakat/lembaga swadaya masyarakat penerima hibah. Untuk menentukan sistem pengadaan perlu mempertimbangkan jenis, sifat, dan nilai barang/jasa yang ada.

Pengadaan obat dilaksanakan dengan berpegang kepada daftar obat sebagai berikut : a. Obat Sangat Sangat Esensial (SSE) adalah obat yang harus dijamin ketersediaannya secara tepat waktu, tepat jenis dan mutu terjamin serta resiko seminimal mungkin untuk menjamin kesinambungan pelayanan kesehatan di Kabupaten/Kota; b. Obat Esensial (E) adalah obat yang diperlukan dan sering digunakan serta tidak mengandung resiko dalam hal kemampuan suplai di daerah. Beberapa pertimbangan pengadaan obat di rumah sakit, yaitu: 1. Formularium atau Standarisasi Obat dan Standar Terapi Formularium atau standarisasi obat yaitu daftar obat baku yang dipakai oleh RS/Apotek dan dipilih secara rasional, serta dilengkapi penjelasan, sehingga merupakan informasi obat yang lengkap untuk pelayanan medik RS/ Apotek. Pada umumnya di RS/Klinik standarisasi obat ini ditujukan agar dokter membuat resep yang menjadi dasar pengajuan pengadaan obat. Sehingga dengan hasil analisis ABC dapat dibuat Formularium atau standarisasi obat di Apotek/Rumah Sakit/Klinik.

2. Anggaran Keuntungan dari hasil analisis ABC dalam pengadaan obat salah satunnya adalah jika dana yang tersedia terbatas, maka alternatifnya adalah penundaan pemesanan barang dengan kategori C yaitu obat-obat yang penjualannya lambat dan monitoringnya cukup menggunakan kartu stock. 3. Penetapan Kebutuhan Obat dengan metode ABC Penetapan kebutuhan obat dengan analisis ABC dapat ditetapkan dengan menghitung total pemakaian obat, menghitung nilai investasi dan menentukan nilai kritis obat 4. Pemakaian Periode Sebelumnya 5. Lead time dan Stok Pengaman Lead time atau masa tenggang yang dibutuhkan dari mulai pemesanan obat dilakukan sampai pengiriman barang. 6. Stok Akhir dan Kapasitas Gudang Besarnya persediaan (stok akhir) dan komposisi obat yang dimiliki dapat diketahui setelah diadakan penyetokan (stock opname) pada setiap periode, sehingga agar tujuan inventory control tercapai yaitu terciptanya keseimbangan antara persediaan dan permintaan, maka stock opname harus seimbang dengan permintaan pada satu periode waktu tertentu. Besarnya stok akhir obat menjadi dasar pengadaan obat karena dari stok akhir tidak saja diketahui jumlah dan jenis obat yang diperlukan, tetapi juga diketahui percepatan pergerakan obat, sehingga kita dapat menentukan obat-obat yang bergerak cepat (laku keras) dapat disediakan lebih banyak. 7. Jumlah Kunjungan dan Pola Penyakit Idealnya pemilihan obat juga dilakukan setelah mengetahui gambaran pola penyakit, karakteristik pasien. Sedangkan jumlah kunjungan lebih berpengaruh terhadap jumlah obat yang harus disediakan. Data atau informasi jumlah kunjungan tiap-tiap penyakit harus diketahui dengan tepat, sehingga dapat dipakai sebagai dasar penetapan pengadaan obat, terutama bila kita akan menggunakan metode epidemiologi. Langkah langkah dalam pengadaan barang :

1) Pemilihan metode pengadaan 2) Pemilihan pemasok 3) Pemantauan status pesanan 4) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat 5) Penerimaan dan pemeriksaan obat Metoda Pemilihan Penyedia Barang/Jasa terbagi menjadi: a. Pelelangan umum Adalah metoda pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum sehingga masyarakat luas dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya. Semua pemilihan penyedia barang/jasa pemborongan/jasa lainnya pada prinsipnya dilakukan dengan pelelangan umum. b. Pelelangan terbatas Dalam hal jumlah penyedia barang/jasa yang mampu melaksanakan diyakini terbatas yaitu untuk pekerjaan yang kompleks, maka pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan metoda pelelangan terbatas dan diumumkan secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi dengan mencantumkan penyedia barang/jasa yang telah diyakini mampu, guna memberi kesempatan kepada penyedia barang/jasa lainnya yang memenuhi kualifikasi. c. Pemilihan langsung Yaitu pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan membandingkan sebanyak-banyaknya penawaran, sekurang-kurangnya 3 penawaran dari penyedia barang/jasa yang telah lulus prakualifikasi serta dilakukan negosiasi baik teknis maupun biaya serta harus diumumkan minimal melalui papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan bila memungkinkan melalui internet, pemilihan langsung dapat dilaksanakan untuk pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp 100.000.000,00. d. Penunjukan langsung

Dalam keadaan tertentu dan keadaan khusus, pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan cara penunjukan langsung terhadap 1 penyedia barang/jasa dengan cara melakukan negosiasi baik teknis maupun biaya sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. Penunjukan langsung dapat dilaksanakan dalam hal memenuhi kriteria sebagai berikut : 1) Keadaan tertentu, yaitu: Penanganan darurat untuk pertahanan negara, keamanan dan keselamatan masyarakat yang pelaksanaan pekerjaannya tidak dapat ditunda, atau harus dilakukan segera, termasuk penanganan darurat akibat bencana alam; dan/atau Pekerjaan yang perlu dirahasiakan yang menyangkut pertahanan dan keamanan negara yang ditetapkan oleh presiden; dan/atau Pekerjaan yang berskala kecil dengan nilai maksimum Rp 50.000.000,00 dengan ketentuan: a) Untuk keperluan sendiri; dan/atau b) Teknologi sederhana; dan/atau c) Resiko kecil; dan/atau d) Dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa usaha orang perseorangan dan/atau badan usaha kecil termasuk koperasi kecil. 2) Pengadaan barang/jasa khusus, yaitu : a) Pekerjaan berdasarkan tarif resmi yang ditetapkan pemerintah; atau b) Pekerjaan/barang spesifik yang hanya dapat dilaksanakan oleh satu penyedia barang/jasa, pabrikan, pemegang hak paten; atau c) Merupakan hasil produksi usaha kecil atau koperasi kecil atau pengrajin industri kecil yang telah mempunyai pasar dan harga yang relatif stabil; atau d) Pekerjaan yang kompleks yang hanya dapat dilaksanakan dengan penggunaan teknologi khusus dan/atau hanya ada satu penyedia barang/jasa yang mampu mengaplikasikannya. Proses pengadaan obat memiliki beberapa proses yang baku, dan merupakan siklus yang berjalan terus menerus sesuai dengan kegiatan rumah sakit. Langkah proses pengadaan dimulai dengan mereview daftar obat-obatan yang diadakan,

menentukan jumlah item yang akan dibeli, menyesuaikan dengan situasi keuangan, memilih metode pengadaan, memilih rekanan, membuat syarat kontrak kerja, memonitor pengiriman barang dan memeriksa, melakukan pembayaran serta menyimpan yang kemudian didistribusikan. Agar proses pengadaan berjalan lancar dan dengan manjemen yang baik memerlukan struktur komponen berupa personel yang terlatih dan menguasai permasalahan pengadaan, adanya prosedur yang jelas dan terdokumentasi didasarkan pada pedoman baku, sistem informasi yang baik, didukung oleh dana dan fasilitas yang memadai. Tiga elemen penting pada proses pengadaan yaitu : a) Metode pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan biaya tinggi. b) Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja, sangat penting untuk menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu, waktu dan kelancaran bagi semua pihak. c) Order pemesanan, agar barang sesuai macam, waktu dan tempat. Sistem ABC (Always Better Control) Desain ABC difokuskan pada kegiatan, yaitu apa yang dilakukan oleh tenaga kerja dan peralatan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Ada dua asumsi penting yang mendasari Metode ABC, yaitu: 1. Aktivitas-aktivitas yang menyebabkan timbulnya biaya Metode ABC bahwa sumber daya pembantu atau sumber daya tidak langsung menyediakan kemampuannya untuk melaksanakan kegiatan bukan hanya sekedar penyebab timbulnya biaya. 2. Produk atau pelanggan jasa Produk menyebabkan timbulnya permintaan atas dasar aktivitas untuk membuat produk atau jasa yang diperlukan berbagai kegiatan yang menimbulkan sumber daya untuk melaksanakan aktivitas tersebut. Syarat Penerapan Sistem ABC Dalam penerapannya, penentuan harga pokok dengan menggunakan sistem ABC menyaratkan dua hal: 1. Perusahaan mempunyai tingkat diversitas yang tinggi

Sistem ABC mensyaratkan bahwa perusahaan memproduksi beberapa macam produk atau lini produk yang diproses dengan menggunakan fasilitas yang sama. Kondisi yang demikian tentunya akan menimbulkan masalah dalam membebankan biaya ke masing-masing produk. 2. Tingkat persaingan industri yang tinggi Yaitu terdapat beberapa perusahaan yang menghasilkan produk yang sama atau sejenis. Dalam persaingan antar perusahaan yang sejenis tersebut maka perusahaan akan semakin meningkatkan persaingan untuk memperbesar pasarnya. Semakin besar tingkat persaingan maka semakin penting peran informasi tentang harga pokok dalam mendukung pengambilan keputusan manajemen. Keunggulan Metode ABC Amin (1994: 23) mengemukakan tentang keunggulan ABC adalah sebagai berikut: 1. Suatu pengkajian ABC dapat meyakinkan manajemen bahwa mereka harus mengambil sejumlah langkah untuk menjadi lebih kompetitif. Sebagai hasilnya mereka dapat berusaha untuk meningkatkan mutu sambil secara simultan memfokus pada mengurangi biaya. Analisis biaya dapat menyoroti bagaimana benar-benar mahalnya proses manufakturing, yang pada akhirnya dapat memicu aktivitas untuk mereorganisasi proses, memperbaiki mutu dan mengurangi biaya 2. 3. 4. ABC dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Manajemen akan berada dalam suatu posisi untuk melakukan penawaran Dengan analisis biaya yang diperbaiki, manajemen dapat melakukan

kompetitif yang lebih wajar. analisis yang lebih akurat mengenai volume, yang dilakukan untuk mencari break even atas produk yang bervolume rendah. 5. Melalui analisis data biaya dan pola konsumsi sumber daya, manajemen dapat mulai merekayasa kembali proses manufakturing untuk mencapai pola keluaran mutu yang lebih efisien dan lebih tinggi.

Metode VEN VEN dikelompokkan dengan mengutamakan efikasi, epidemiologi dan tingkat keparan penyakit. Pengelompokkan VEN dibagi menjadi 3 kategori, yaitu V (Vital) adalah golongan obat-obatan yang berpotensi menyelamatkan jiwa, krusial dalam pelayanan kesehatan, penggunaannya tidak bisa dihentikan dalam proses pengobatan, E (Essential) adalah golongan obat-obatan yang efektif mengobati penyakit yang relatif lebih ringan dan tidak mengancam jiwa, namun masih dapat menyebar dan N (Non essential) adalah golongan obat-obatan yang digunakan untuk penyakit dengan angka kejadian kecil, harga relatif mahal, atau obat-obat pilihan untuk menghilangkan gejala yang jarang muncul pada suatu penyakit. Contoh Perhitungan Metode ABC dan VEN Diketahui jumlah obat yang di order selama bulan januari-desember tahun 2009 adalah

Tentukan pengadaan obat dengan metode ABC dan VEN?? Langkah-langkah menentukan pengadaan obat dengan metode ABC Tentukan quantitas atau jumlah total dari stok obat selama satu tahun Tentukan harga penjualan dengan cara harga x quantitas Hitung persen penjualan dengan rumus penjualan / total penjualan x 100 Hitung persen kumulatif Untuk metode ABC

Obat A : persen kumulatif dibawah 80% Obat B : persen kumulatif 80%-90% Obat C : persen kumulatif diatas 90%

Untuk metode VEN

Penggolongan obat pada tiga kategori yaitu : Kategori V : obat yang harus ada diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan. Kategori E : obat yang terbukti efektif untuk menyembuhkan atau mengurangi penyakit Kategori N : meliputi berbagai macam obat yang digunakan untuk penyakit yang angka kejadiannya kecil

Daftar Pustaka Anonim. 2009. Manajemen Farmasi. Available at: http://www.farmasi.ui.ac.id Opened at: 09-04-2009 Anonim a. 2004. Perencanaan dan Pengendalian Persediaan Obat-Obatan di Rumah Sakit. Available at: /jiunkpe/s1/eaakt/2004/jiunkpe-ns-s1-200432499004-3532-fixed_order-chapter2.pdf. Opened : 25 September 2010.

Anonim b. 2010. Evaluasi Manajemen Obat di Rumah Sakit. Available at : http://www.scribd.com/doc/18991692/evaluasimanajemenobatdirumahsakit #. Opened : 25 September 2010. Instalasi Farmasi RSUP Sanglah. 2007. Pedoman Pelayanan Farmasi RSUP Sanglah Denpasar. Denpasar. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 639/Menkes/SK/V/2003 Tentang Pedoman Umum Pengadaan Obat Pelayanan Kesehatan Dasar Tahun 2003.