SISTEMA ORGANIZACIONAL Qu es una organizacin?

Dos o ms personas q trabajan juntas en forma estructurada para alcanzar un objetivo especfico o un conjunto de objetivos. Caractersticas: Sistema social evolutivas Universales Eficientes Eficaz Sinergticas Efecto Multiplicador Divisin del Trabajo Trascienden en el Tiempo Representadas Se Personifican Etc. Qu es una Estructura Organizacional? Conjunto de las unidades en q se divide el trabajo, as como tambin las relaciones jerrquicas y subordinacin entre sus integrantes. Es la divisin o particin del trabajo en tareas. Los procesos cuando definimos como hacer cada tarea y como cada tareas se vincula con la siguiente en una cadena de actividades. La Estructura Organizacional nos est aplicando: Una asignacin de tareas Una supervisin de tareas Una coordinacin de tareas En toda Estructura Organizacional si es eficiente y eficaz debe aplicar objetivos y planes organizacionales. Planes Proyeccin estratgica de cmo voy a alcanzar el objetivo. Objetivo Lo q quiero lograr La Estructura Organizacional est al servicio de los objetivos. La autoridad se asocia a cada tarea o actividad asignada. Todo esto forma la Cultura Organizacional q es un conjunto de valores y principios q respaldan la actuacin organizacional. ELEMENTOS BSICOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Divisiones: Horizontal Vertical Jerarquas: Nivel Superior o Estratgico Nivel Medio o Funcional Nivel Inferior u Operativo Qu entendemos por Sistema? Escuela de la Teora de los Sistemas 1950 1970

En el universo hay distintos sistemas agrupados en estructuras y q existe una jerarqua en esas estructuras. Componentes: Sistema Subsistema Jerarqua Funciones propias Funciones interdependientes Sinergia Efecto multiplicador Insumos Organizacin Bienes

SISTEMA Conjunto de componentes interrelacionados. Sus atributos, q interactan entre s, poseen un objetivo determinado. Pueden ser: Sistemas Abstractos: es una creacin de la mente humana, es una disposicin conceptual y ordenada de ideas. Por ejemplo: sistema religioso, sistema social, sistema cultural, etc. Sistemas Fsicos: es un conjunto de elementos, materiales q operan organizadamente para lograr un objetivo o alcanzar una meta comn. Por ejemplo: sistema educativo, sistema de informacin, sistema contable, etc. SISTEMA ORANIZACIN La organizacin es un sistema porq es un todo compuesto por partes con caractersticas propias q se interrelacionan para alcanzar un objetivo comn. Sistema Empresa: Entrada Proceso Salida

MODELO GENERAL DE SISTEMAS Contexto o ambiente: un sistema no se encuentra solo en el vaco, sino que siempre est en funcin de un contexto. Existe una relacin mutua entre el contexto y el sistema. Entrada

Proceso Externo Salida

Ambiente

Econmico Tecnolgico Socio-cultural Demogrfico Natural

Un sistema se ve afectado cada vez que el ambiente modifica sus atributos, los que a su vez se alteran segn el comportamiento del sistema. Lmites: separan y demarcan el ambiente respecto del sistema; un sistema existe dentro de sus lmites y todo lo que est fuera de esos lmites constituye su ambiente. Ejemplo: Sistema de Comercializacin Lmite: vendedores, empleados administrativos de ventas, procedimientos, almacn de productos terminados, equipos de instalaciones. Entrada y Salida: la interaccin des sistema con su ambiente se manifiesta por elementos de entrada y de salida. Una entrada es cualquier ingreso del ambiente al sistema. Ej.: informacin. Una salida es cualquier elemento q sale del sistema al ambiente. Ej.: informacin o producto. Entradas: Demandas Empleados Consumidores Proveedores Estado (Gobierno) Comunidad Otros Salidas: Resultados Productos Servicios
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Insumos Humanos Capital Tecnolgicos Administrativos Otros

Integracin de metas Satisfaccin Utilidades Otros Subsistema: cuando un componente del sistema es en si mismo un sistema. Los procesos dentro de cada subsistema modifican, separan o cambian sus entradas para originar una salida. Dentro del sistema debe existir algn medio de transferencia de la informacin q representan estas salidas. Estas interacciones e interconexiones entre los subsistemas se llaman inter fases. Fragmentacin: es condicin de los sistemas poder fragmentarse factorizarse. Simplificacin: produce un gran nmero de interacciones entre sus partes. El Estudio de Sistemas Administrativos es una actividad q supone la realizacin de una serie de tareas y operaciones normalmente agrupadas en un cierto orden de ejecucin.

LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA Tres Enfoques: La empresa como mquina: est concepcin considera a las organizaciones como mquinas q carecan de propsitos propios y cuya nica funcin era servir a sus propietarios. La empresa como organismo: considerar a la empresa como organismo es atribuirle vida y propsitos propios, q al igual q cualquier otro organismo viviente son la supervivencia y el crecimiento. La empresa como organizacin: es considerar a la empresa como una organizacin, q conforma un sistema socio-tcnico integrado. Conclusiones: La organizacin es un sistema con propsitos propios. La organizacin integra otros sistemas con sus propios propsitos. La organizacin tiene componentes q a su vez tienen propios propsitos.
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CLASES DE SISTEMAS 1. Abiertos y/o Cerrados 2. Deterministico y Probabilstico 3. Hombre-Mquina Sistema Abierto: intercambian informacin, materiales y energa con su entorno. Son adaptativos. Sistema Cerrado: sistemas autocontrolados, no interactan con el medio ambiente. Todo sistema cerrado tiene tendencia a la Entropa (muerte). Sistema Deterministico: cuando un sistema trabaja de una manera previsible, cuando se conoce con certeza la interaccin de sus elementos y cuando su evolucin puede determinarse con precisin estamos en presencia de un sistema Deterministico. (Ej.: Software contable) Sistema Probabilstico: en un sistema Probabilstico no se conoce con certeza su comportamiento por lo q hay q estudiarlo en funcin a sus actuaciones pasadas. (Ej.: volumen de ventas) Hombre-Mquina: el concepto de hombre-mquina implica q en el cumplimiento de objetivos algunas tareas son ejecutadas por las mquinas y otras por el hombre. Su nivel de participacin va a depender de la actividad q se este realizando. El Estudio de Sistemas en las organizaciones es el proceso por medio del cual se examina la organizacin o parte de ella a fin de lograr mejorarla estableciendo mejores mtodos o procedimientos. El Estudio de Sistema es el proceso en el cual: Se determinan las necesidades de informacin para la toma de decisin y el desarrollo de las actividades administrativas de cada nivel de la organizacin. Se estudian los procesamientos de las transformaciones, con el objeto de aumentar la eficiencia general de la organizacin. AMPLITUD DE ACTIVIDADES DEL ESTUDIO DE SISTEMAS Relacionadas con la Estructura: Estudio estructural Estudio funcional Relacionadas con los Procedimientos: Estudio de tareas Estados de datos y documentos Estudio de almacenamiento de datos y archivos de documentos

LA ORGANIZACIN BAJO ENFOQUES Enfoque Sinttico: Sistema mundial Sistema regin Sistema pais Sistema poltico-social Sistema econmico Enfoque Analtico: Organizacin Gerencias}departamentos Secciones Tareas ESTAPAS DEL ESTUDIO DE SISTEMAS * Sntesis *Anlisis * Anlisis * Anlisis - Sntesis * Diseo * Diseo - Anlisis * Implementacin * Implementacin - Diseo Estudio Ideal Estudio Real SISTEMA EMPRESA * Producto/Servicio * Mercado * Tecnologa * Capital * Direccin Estratgicas Estrategias y Polticas

* Compra de materia prima * Pagar a proveedores * Pagar sueldos * Vender * Cobranzas a clientes Tcticas Aparato Administrativo

SISTEMA ADMINISTRATIVO Es la red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado, tendientes al logro de los fines de la organizacin. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Es la secuencia lgica de operacin de oficina ejecutadas generalmente con la participacin de varias personas en una o ms oficinas, establecida para asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas.

MTODO ADMINISTRATIVO Es el ordenamiento (armnico, equilibrado, organizado) de una tareas. ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIN Los sistemas de informacin organizacionales se basan principalmente en las caractersticas de las actividades realizadas y en los tipos de decisiones tomadas por sus integrantes: Administradores Generales Especialistas Tcnico-profesionales Personal de oficina u operarios

PERSONAL OPERATIVO Auxiliares de contabilidad Operadores del procesamiento de datos Secretarios Encargados de almacn Operadores de mquinas, etc. Su trabajo est relacionado con la entrada de informacin, rara vez con el anlisis de la salida de informacin.

ADMINISTRACIN OPERATIVA La actividad principal es la supervisin del personal operativo. Supervisin de destrezas tcnicas. Por lo general no ejecutan trabajos. No procesan transacciones pero si utilizan salidas resumidas (informes) del sistema de informacin. ADMINISTRACIN INTERMEDIA La actividad principal es la supervisin del rendimiento de la organizacin. Control de actividades q permiten el logro de los objetivos Contratacin del personal Adquisicin de equipos y materia prima Capacitacin de empleados ALTA ADMINISTRACIN La actividad principal es la planeacin y formulacin de estrategias, su tarea se orienta hacia el futuro de la organizacin. Coordinacin de esfuerzos globales Relaciones con otras empresas e instituciones Control del desempeo de los especialistas Organizaciones Empresas Proceso Administrativo

ADMINISTRACIN DE LAS ORGANIZACIONES La administracin es una funcin componente de un suprasistema (lo mas grande) q es la organizacin. Sin la organizacin el proceso administrativo: Carece de funcin propia No posee existencia autnoma Separado de la organizacin pierde su significado
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Proceso Administrativo Las cosas/tareas (Teoras de la administracin) Las Personas La informacin Actividades Administrativas: (considerando actividades)

NIVELES Planeamiento Estratgico: Determinacin de objetivos globales Fijacin de polticas Proyecciones futuras Anlisis FODA Control Administrativo: Obtencin de recursos Establecimiento de planes y procesos limitados por los objetivos del plan estratgico Control Operativo: Programacin y control de tareas y transacciones Eficiencia y eficacia en el desempeo , dentro de las restricciones presupuestarias

INFORMACIN POR NIVELES ADMINISTRATIVOS La informacin adquiere caractersticas en relacin con los niveles organizaciones. Fuente Alcance Estructura Precisin temporal Frecuencia Expectativas Agregacin Alcanc Estructur P. Frecuenci Expectativ Agregaci e a Tempor a a n al Estratgic Gral.- Predictiv No muy Peridica Inesperad Cualitativa a Amplio a precisa o s Fuente

Tctica

Puntual Histrica

Muy Precisa

Tiempo Real

Anticipada Detallada

Operativa Limitad o

TIPOS DE DECISIN Programadas: decisiones de tipo estructurada (regulada en el paso a paso). Decisiones con certeza. No Programadas: no estn estructuradas (probabilidad de ocurrencia). No tienen una solucin previa al problema planteado. MODELO DE ACTIVIDADES, DECISION E INFORMACIN

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DECISIONES ORGANIZATIVAS Proceso de Toma de Decisin: Detencin: trabajar objetivamente para llegar a una solucin. Diseo: lluvia de ideas de posibles soluciones. Especificar todas las alternativas posibles (respuestas). Seleccin: selecciono la alternativa de mayor jerarqua. SISTEMA DE INFORMACIN Extenso sistema integrado y coordinado de personas, equipos y procedimientos q transforman los datos en informacin, con el propsito de apoyar las actividades organizacionales tales como las operaciones, la administracin y la toma de decisiones. Caractersticas: Extensin Integracin Coordinacin Transformacin de datos Apoyo de actividades Aumento de la productividad DIFERENTES SISTEMAS (Orientados a la Administracin) Sistema de procesamiento de transacciones (S.P.T). Ej.: venta Sistema de Informacin Administrativa (S.I.A). ej.: precio de un producto Sistema de apoyo para la Toma de Decisiones (S.A.D). ej.: sacar un nuevo producto o ampliar una lnea de produccin.

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BENEFICIOS DEL ESTUDIO DE SISTEMAS Reduccin de Costos Administrativos: Reduccin en la mano de obra Economa por mejor ordenamiento Economa en espacio, equipo, materiales y horas extras Motivacin para buscar ahorros Influencia de la reduccin del costo administrativo sobre el mejoramiento de la calidad administrativa (Hacer mi tarea lo mejor posible. Buscar la exelencia) (calidad de la tarea realizada). Reduccin de Costos Directos: Los beneficios de una mejora del Sistema Administrativo no se limita al mbito de la oficina; tambin producen economas q se reflejan en el rea de produccin. Por Ej.: reposicin de stock, planilla de ingreso y egreso del personal (marcar el reloj). Mejora de la imagen frente al cliente y mayor fidelizacin de los clientes: Cuando los procedimientos responden a un buen diseo, el servicio a los clientes tambin resulta beneficiado. Por Ej.: registracin de su condicin frente al iva, condicin para otorgar crditos a algn cliente, etc. Mejora la eficiencia operativa de la empresa: El estudio de procedimientos ayuda a q los ejecutivos y personal tcnico dedique ms tiempo a la funcin de planeamiento, control y el desarrollo de nuevas tecnologas y productos ya q no necesitan dedicarse tanto a la funcin de ejecucin. Por Ej.: la tarjeta q te dan los supermercados (analizan informacin sobre los clientes para hacer ofertas, promociones, etc.) Mejora en la coordinacin entre los sectores:

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Son los procedimientos los q conectan a los departamentos entre si, por lo tanto su adecuado diseo ayuda a minimizar las zonas de controversia. Motivacin del personal y mejor ambiente laboral: El adecuado diseo de los procedimientos conectan a los departamentos entre si, logrando la satisfaccin del cliente interno, propiciando la realizacin personal y un buen entorno de trabajo.

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METODOLOGA PARA EL ANALISIS Y DISEO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 1. Estudio Preliminar: consiste en tomar contacto con la empresa y con el sistema q se quiere estudiar. 2. Planeamiento: planificar el paso a paso de lo q se va a realizar. 3. Relevamiento: buscar datos o informacin. Es la etapa mas larga, utiliza herramientas y tcnicas. 4. Diagnstico: habra otra manera de hacer las cosas. Funciona bien o no, doy diagnstico del sistema. 5. Diseo: se hace el diseo del sistema. 6. Implementacin: se pone en marcha el sistema. 7. Control: si se alcanza o no el objetivo planteado. PRIMERA ETAPA ESTUDIO PRELIMINAR Tener un contacto con la realidad de la empresa: sus negocios, mercado en el q acta, clientes, proveedores, actuaciones pasadas, presentes y perspectivas futuras, organizacin filosfica empresarial, etc. Consiste en: Definir el objetivo, alcance y lmite del mandato Relacionar al anlisis con el personal comprendido dentro del estudio. Objetivos: Pasos: Definir el objetivo de estudio: Clasificar y especificar con precisin el estudio requerido, con el propsito de comprender q es lo q se quiere y porq motivos. Definicin concreta y especfica del objetivo, q normalmente se expresa, en primera instancia, en trminos generales. Trazar el panorama sincrtico: Identificar y entender el suprasistema q contiene el sistema q va a ser estudiado, como tambin las conductas y propiedades del suprasistema.

Se requiere realizar una bsqueda de informacin q abarque los siguientes aspectos: 1. Estructura de la organizacin: o Organigrama o Manual de funciones o Diferencias entre lo real y el diseo
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Objetivos, polticas y estilos administrativos: o Definicin clara de objetivos y planes actuales o Reconocer y explicar polticas 3. Tipo de organizacin: o Naturaleza y tipo de organizacin o Caractersticas de los procesos productivos o Caractersticas de los productos o Dotacin total y sectorial del personal o Superficie q ocupa o Antigedad 4. Actuacin pasada, presente y futura: o Se debe establecer en q medida la organizacin ha alcanzado en el pasado sus objetivos y q posibilidades tienen en el presente de hacerlo. o Cuadro de ventas o Participacin en el mercado o Imagen de la empresa ante los clientes y proveedores 5. Ambiente de la organizacin: o Identificar en el mercado q opera o Principales proveedores o Caractersticas del mercado o Entes u organizaciones relacionadas o Leyes, amenazas y otras regulaciones Elaborar un informe preliminar determinando una idea de la magnitud del mandato y tiempo estimado para su desarrollo. Quien encomend el anlisis deber decidir si continua segn el informe preliminar.
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Analizar la factibilidad Tcnica, Econmica, Operativa y Organizativa: Tcnica: determinar si es posible implementar la propuesta con los medios tcnicos actuales. Estudiar si la tecnologa que se tiene es adecuada, de acuerdo con la experiencia de los integrantes de la organizacin. Operativa: el sistema de informacin q se implemente ser utilizado por organizacin?, depende de: Conocimiento de los usuarios Necesidad de cambio o de modificar el sistema existente Nivel de apoyo de la alta administracin Econmica: beneficios versus costos.

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Determinar si los beneficios relativos al nuevo sistema son mayores q sus costos Ahorro del personal Ahorros en funcin de un mejor proceso Disminucin u omisin de errores Costos de instalacin e implementacin Organizativa: Interpretar el clima y la cultura organizacional Determinar el nivel de motivacin del conjunto de la organizacin Determinar el nivel de apoyo de la alta direccin y del personal, con los recursos necesarios. Aceptar o rechazar el estudio: Basado en los resultados y conclusiones obtenidas en cada una de los estudios de factibilidad, dentro del marco de referencia dado el panorama sincrtico.

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EL ESTUDIO PRELIMINAR ES FUNDAMENTAL PORQ: Los sistemas administrativos no son buenos o malos en si mismos, sino en funcin de las necesidades y caractersticas propias de cada empresa. Quien encarga el estudio, con frecuencia slo ve los sntomas de los problemas y no las causas. HERRAMIENTAS Entrevistas: Medio eficaz e idneo Personal directivo y ejecutivo Informacin no detallada Observacin y visitas: Permite obtener una visin global del sistema organizacin, tanto en su disposicin fsica como en el desarrollo de los procedimientos operativos. Revisin de Documentacin y Antecedentes: Lectura de elementos q permiten aproximarse a la situacin real en aspectos estructurales, legales, etc.

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