INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

CONTABILIDAD FINANCIERA
Unidad 4 Ciclo Contable
Ariel Jahir Lpez Lpez

NOVIEMBRE 08, 2012.

Unidad 4 Ciclo Contable

CICLO CONTABLE Para definir el ciclo contable, vamos a conceptuar las palabras que conforman esta frase. Ciclo: Consiste en una serie de sucesos, cambios o fluctuaciones que se repiten o bien que pueden terminar y presentarse de nuevo. Contabilidad: Sistema adoptado para llevar la cuenta y razn de las entradas y salidas en las empresas pblicas o privadas.

Habiendo explicado las dos palabras del tema en cuestin encontramos que la definicin ms general de un sistema de contabilidad o del ciclo contable comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a la administracin la informacin cuantificada que requiere para planear, controlar y dar a conocer la situacin financiera y las operaciones de la empresa.

El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada perodo contable, durante la vida de un negocio. Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales.

4.1 Sistema de Informacin Contable.

Un sistema de informacin contable, con frecuencia llamado simplemente un sistema de informacin, es la combinacin del personal, los registros y los procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de informacin financiera. Debido a que cada negocio tiene necesidades de informacin diferentes cada uno usa un sistema de informacin contable distinto. Por ejemplo, una Joyera obtiene los ingresos mediante la venta de sus existencias, por lo que el administrador de la tienda normalmente desea tener un nivel exacto y actualizado de existencia disponible para la venta al minuto. Sin embargo un medico obtiene 1

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sus ingresos proporcionando servicios y no existe inventario alguno, o muy poco que controlar. El mdico necesita conocer el tiempo utilizado con cada paciente. Por lo tanto la joyera y el mdico necesitan sistemas de informacin diferentes para contestar los tipos especiales de preguntas que se presentan en la operacin de su negocio.

Diseo y Puesta en Marcha del Sistema de Contabilidad. El sistema de informacin contable se inicia con un diseo. El gerente y el diseador estudian las metas y la estructura organizativa de la empresa.

Instalacin del Sistema de contabilidad. La instalacin incluye seleccionar y capacitar a los empleados para operar el sistema, probar el sistema y modificarlo y seguir segn sea necesario.

Modelo bsico del Procesamiento de la Informacin. Procesar la informacin significa recopilar, organizar y procesar informacin y comunicarla a los usuarios de los estados. Adems los gerentes usan la informacin contable.

Sistema de Informacin Efectivo. Un sistema de informacin bien diseado debe ofrecer: Control. Compatibilidad. Flexibilidad.

Visin General de un Sistema de Informacin Contable.

El propsito de un sistema de informacin contable es elaborar los estados financieros y los dems informes usados por los gerentes, acreedores y personas interesadas en evaluar los negocios. Las compaas usan las computadoras para suplir necesidades especficas.

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La necesidad de esta informacin hace que se produzcan los estados financieros. La informacin financiera se ha convertido en un conjunto integrado de estados financieros y notas, para expresar cual es la situacin financiera, resultado de operaciones y cambios en la situacin financiera de una empresa. Comienza con el registro de las operaciones diarias, registrando las operaciones en el libro diario. Como se muestra en el ejemplo:

Distribuidoras de acero S.A., inicia el 1 de enero del 2003 con los siguientes datos:

Activo Clientes Almacn mobiliario maquinaria 100000 400000 200000 150000 850000

Pasivo Doc. X pagar Proveedores 100000 150000

250000 Capital 600000

1. El 2 de enero vende a crdito $200 000 de mercanca, cobrando el IVA del 15% a la factura 0001. 2. El 7 de enero vende $200 000 de mercanca en efectivo, cobrando el IVA del 15% en la factura 0002. 3. El 12 de enero compra $100 000 de mercanca a crdito, pagando un IVA del 15%, con el nmero de factura 0355. 4. El 20 de enero presta $10,000 en efectivo, por lo cual le firman una letra de cambio, nmero 0033. 3

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5. El 27 de enero compra $ 2000 en efectivo de papelera y tiles, pagando el IVA del 15%, en la factura 0058. 6. El 30 de enero le prestan ala empresa en efectivo $100,000 por le que se firma un pagar con nmero 0068. LIBRO DE DIARIO DEL 01 AL 30 DE ENERO DEL 2003
MOVIMIENTOS FOLIO 1 FECHA 02-Ene CONCEPTO venta de Mercanca a crdito factura0001 2 07-Ene venta de mercanca en efectivo FACTURA0002 3 12-Ene Compra de mercanca a crdito factura 0355 proveedores Almacn
va acreditable

CUENTA Almacn Clientes Iva x pagar

DEBE

HABER 200000

230000 30000

Almacn Caja Iva x pagar 230000

200000

30000

115000 100000 15000 10000 10000 2000 2300 300 100000 100000 687300 687300

20-Ene

prstamo en efectivo Letra de cambio 0033

Caja Doc. x cobrar papelera y tiles Caja iva acreditable.

27-Ene

Compra de papelera y u. En efectivo fact. 0058

30-Ene

prstamo en efectivo a la empresa, pagare 0068

Caja Doc. x pagar

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4.2 Captacin, Clasificacin y Registro.

Sistemas de plizas de tres registros Registro de plizas de diario. Se deben registrar las operaciones que se denominan virtuales; es decir que no tienen movimiento de entrada y salida de efectivo. Registro de plizas de entrada de caja. En estas slo registramos las entradas de caja; es decir, los ingresos, como son cobros a clientes por ventas. Registro de plizas de salidas de caja. Todas las salidas de caja, por pagos.

Plizas de egreso o de cheque. A continuacin se muestra en el esquema.

Operacin diario

Operacin entrada

Operaci n Pliza egreso

Pliza diario

Pliza ingreso
Registro De plizas

Auxiliares

Libro diario Libro mayor Inventario balances

auxiliare s

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4.3 La hoja de Trabajo, Asientos de Ajustes, de Resultados y Cierre.

La hoja de trabajo es un resumen contable, es decir, un recurso o accesorio, un papel de contabilidad utilizado por los contadores para reunir en ella toda la informacin contable de las actividades realizadas por la empresa durante un perodo determinado. Su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentro del registro de las operaciones contables, pero es un instrumento que facilita la preparacin de los ajustes y ordenar la informacin para la elaboracin de los estados financieros. La hoja de trabajo en una herramienta de carcter interno, slo es de uso y manejo del contador para hacer un ordenamiento lgico de los datos, no es para uso de la gerencia ni para ser publicada.

Estructura de la hoja de trabajo: Tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseo, comprende varios pares de columnas que varan en nmero segn la naturaleza de la empresa o actividad econmica a la cual se dedique. Aqu nos referimos a una hoja de trabajo estndar para una empresa comercial. La Hoja de Trabajo

Se utiliza para verificar la exactitud de los registros contables

Mtodo para resumir las actividades al final del ao fiscal

Su estructura ordenada permite reunir toda la informacin contable

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Todo el proceso desarrollado, desde la balanza de comprobacin, hasta la formulacin de los estados financieros, se puede hacer en hoja de trabajo. Informacin de una hoja de Trabajo: Parte superior, donde se colocara el nombre de la empresa, la fecha de cierre del periodo contable. Parte inferior o cuerpo de la Hoja de Trabajo, constituida por las siguientes columnas: Una columna para el nmero de la cuenta. Una columna ancha para el nombre completo de la cuenta. Dos columnas para los saldos del balance de comprobacin (una para el saldo deudor y el otro para el saldo acreedor). Dos columnas para los ajustes (una para el debe y el otro para el haber). Dos columnas para el balance de comprobacin ajustado, donde se registraran las cantidades de dinero respectivas tomando en cuenta a los ajustes (una para el debito y la otra para el crdito). Dos columnas para las rentas y para los gastos (una para los gastos y una para las rentas). Dos columnas para las ganancias o para las perdidas retenidas(una para el debe y otra para el haber). Dos columnas para el balance general(una para el archivo y otra para el pasivo). Las hojas de trabajo sirven como base para preparar: El estado de resultados. El balance general. Los asientos de ajuste del diario. Los asientos de cierre del diario.

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Ajuste
Para hacer los asientos de ajuste es preciso verificar que el saldo de cada una de las cuentas de la balanza de comprobacin coincida con la realidad; las diferencias detectadas son las que se deben contabilizar por medio de asientos de ajuste. Balanza de saldos de ajustes: Documentos donde aparecen los saldos de las cuentas con los ajustes necesarios.

ASIENTO:

Resultados

Se realiza al terminar el ejercicio para transferir los saldos de las cuentas de resultados a la perdida y ganancia para conocer la utilidad o perdida del ejercicio.

Cierre Caja
Se hace para saldar o cerrar las cuentas que quedan abiertas despus de haber trasladado los asientos de perdidas y ganancias al libro mayor.

50,000.00

8,000.00 42,000.00

50,000.00

50,000.00

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Ejemplo de un formato de la hoja de trabajo.

4.4 Elaboracin y Representacin de los Estados Financieros.

Pasos del ciclo contable La vida de un negocio o de una empresa se divide en perodos contables, y cada perodo es un ciclo contable recurrente, que empieza con el registro de las transacciones en el diario y que termina con el balance de comprobacin posterior al cierre. Los pasos, segn el orden en que se presentan, son los siguientes: 1.- Balance General al principio del perodo reportado: Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de comprobacin y del mayor general del perodo anterior.

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2.- Proceso de anlisis de las transacciones y registro en el diario: Consiste en el anlisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el libro diario. 3.- Pase del diario al libro mayor: Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y crditos de los asientos consignados en el diario. 4.- Elaboracin del Balance de Comprobacin no ajustado o una hoja de trabajo (opcional): Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de resultados, procediendo por ltimo a determinar y comprobar la utilidad o prdida. 5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor: Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la informacin contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados. 6.- Elaboracin de un balance de prueba ajustado. 7.- Elaboracin de los estados financieros formales: Consiste en reagrupar la informacin proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance general y un estado de resultados. 8.- Cierre de libros: Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o prdida neta a la cuenta de capital.

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Parte del ciclo contable.

Soportes de contabilidad

Auxiliares

Comprobantes de contabilidad
Principales

Mayor y balances Diario columnario

Ajustes

Cierre

Estados Financieros

Los estados financieros, cuya preparacin y presentacin es responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar informacin contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente econmico. Mediante una tabulacin formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilacin, clasificacin y resumen final de los datos contables. Estados financieros bsicos. El balance general. El estado de resultados. El estado de cambios en el patrimonio. El estado de cambios en la situacin financiera. El estado de flujos de efectivo 11

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Representacin del Estado de Resultados.

Representacin del Balance General.

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Representacin del Balance de prueba Ajustado.

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