ANLISE DO SETOR DE PATRIMNIO DE UM RGO PBLICO DE PONTA GROSSA: CASO DA UNIVERSIDADE TECNOLOGICA FEDERAL DO PARAN Caroline Rodrigues Vaz

(UFSC) caroline-vaz@hotmail.com Joseane Borges de Miranda (UFSC) joseane.miranda@unisul.com.br Julio Rodrigues Vaz (UTFPR) juliovaz@utfpr.edu.br Edevaldo Rodrigues Carneiro (UTFPR) carneirinhos@gmail.com Samuel Antunes dos Santos (UTFPR) samuel@utfpr.edu.br

Resumo: Este artigo tem como objetivo apresentar uma analise no setor de Patrimnio da Universidade Tecnolgica Federal do Paran Campus Ponta Grossa, nas questes de aspectos tcnicos no ambiente de trabalho, nos pontos de estoques, armazenagem, transporte, informao e projeto de rede, manuteno e controles patrimoniais. O tema a principio contextualizado frente evoluo dos processos administrativos, feita uma reviso conceitual sobre Cadeia de Suprimento, Logstica e Compras Administrativas do setor Pblico e analisada as atividades e procedimentos do setor de patrimnio. Finalmente so propostas alternativas de melhorias para o aumento de desempenho do setor de Patrimnio da Instituio pesquisada. Palavras chave: Organizao Pblica, Cadeia de Suprimento, Logstica, Patrimnio. Abstract: This article aims to present an analysis of the sector Heritage Federal Technological University of Paran Campus Ponta Grossa, in the technical aspects of issues in the workplace, at points of inventory, warehousing, transportation, information and network design, maintenance and control property. The principle theme is contextualized against the development of administrative processes, there is a conceptual review of Supply Chain, Logistics and Purchasing Public Sector Administration and reviewed the activities and procedures of the equity industry. Finally improvements are proposed alternatives to increased performance of the sector Heritage searched institution.

Key-words: State Organization, Supply Chain, Logistics, Heritage. 1. INTRODUO A palavra organizao pode ser entendida de duas maneiras conforme afirmam Decker e Michel (2009) a primeira tem o significado de ato ou efeito de organizao e associao e instituio com objetivos especficos. E a segunda, a palavra procede do Grego Organon, que tem a traduo como rgo. As Organizaes Pblicas Federais so compostas por Instituies de Ensino, Instituies Militares, Sociedade de Economia Mista (Bancos, Petrobras), Fundaes, Autarquias e entre outras. O setor privado difere-se do pblico no sistema de compras por no ter a necessidade legal de oferecer, e controlar, a igualdade entre os licitantes, podendo realizar a compra na quantidade certa, na qualidade certa, na fonte certa, no exato momento e ao preo certo. Alm da liberdade de escolha de seus contratantes. As atividades da cadeia de suprimentos envolvem desde compras, manufatura, logstica, distribuio e transporte at o marketing. Compras o setor que adquire bens e servios para Administrao Pblica, atravs de processos licitatrios, no qual esta envolvida com outros setores, como por exemplo, financeiro, patrimnio, almoxarifado. A Administrao dos recursos patrimoniais trata da sequencia de operaes desde a identificao dos fornecedores, passando pela compra e recebimento do bem, para depois lidar com conservao, manuteno e, quando for o caso, da alienao (KUMMER, 2010). Patrimnio conforme Kummer (2010) pode ser conceituada como conjunto de bens, valores, direitos e obrigaes de uma pessoa ou organizao, seja ela pblica ou privada. Bens so muitas vezes considerados como riqueza e frequentemente tratados como sinnimos para recursos (KUMMER, 2010). Como por exemplo, um veculo considerado como um bem (mvel), mas em uso tratado como recurso para se atingir um fim. Na qual os bens patrimoniais podem ser entendidos como instalaes, prdios, terrenos, equipamentos e veculos das organizaes.

Neste contexto este trabalho tem como objetivo analisar o setor de Patrimnio da Universidade Tecnolgica Federal do Paran Campus Ponta Grossa, nas questes de aspectos tcnicos no ambiente de trabalho, nos pontos de estoques, armazenagem, transporte, informao e projeto de rede, manuteno e controles patrimoniais. Alm de propor algumas alternativas de melhoramento para o setor. 2. REFERENCIAL TERICO 2.1 Cadeia de Suprimentos A cadeia de suprimentos tambm conhecida como Supply Chain Management (SCM) tm sua origem na funo da logstica e possuem diferentes definies, sendo considerada por vrios autores como: - Filho e Hamacher (2000) afirmam que a cadeia de suprimentos uma metodologia criada para alinhar todas as atividades de produo com objetivo de minimizar custos, reduzir ciclos e aumentar o valor percebido pelo usurio final em virtude de resultados superiores. - Para Beamon (1999) cadeia de suprimentos como um conjunto de processos integrados, atravs da matria-prima, que manufaturada em produto final entregue ao consumidor. - A definio sugerido pelo Council of Logistic Management, que cadeia de suprimento a integrao de processos de negocio de varias empresas, que compreende o fornecedor original at o usurio final, proporcionando agregao de valor para os clientes. A definio compartilhada pelos autores Cooper et al. (1997) e Lambert et al. (1998). - Pires (1997) salienta que a cadeia de suprimento pode atribuir uma viso expandida da administrao de materiais comuns, que atingem a gesto de toda a cadeia produtiva de uma forma estratgica e integrada, e a competio passa a ocorrer entre unidades virtuais de negcios. A cadeia de suprimentos representada por fornecedores, empresas, distribuidores e consumidores, afirma Bond (2002), por estar diretamente envolvida com diversos nmeros de empresas. Segundo Bond (2002), a cadeia de suprimentos atua sobre o marketing, vendas, finanas, planejamento, pesquisa e desenvolvimento (P&D), alm das

empresas que procuram alcanar o desempenho global, econmico e adquirir a satisfao dos clientes. A cadeia de suprimentos de acordo com Souza, Carvalho, Liboreiro (2006) e Oliveira, Longo (2008) um conjunto de instalaes (fornecedores de matria-prima, plantas produtivas, centros de distribuio, varejistas, estoque em trnsito, produtos intermedirios e produtos acabados) dispersas geograficamente interagindo entre si. Souza, Carvalho, Liboreiro (2006) afirmam que a cadeia de suprimentos um subconjunto da cadeia de valor, a qual focada em agregar valor a um servio ou a um produto fsico, enquanto que a cadeia de suprimentos preocupada principalmente com a produo, distribuio e vendas de produtos fsicos. O foco na integrao de cada componente da cadeia de suprimento com a maximizao da eficincia, determinando a maior satisfao do cliente e consequentemente o aumento do market share. O interesse pela cadeia de suprimentos veio a partir da dcada de 90, devido verticalizao e maior especializao das organizaes, aumento na competitividade nacional e internacional, o potencial diferencial competitivo, reduo nos custos e maior agilidade de entrega (LUMMUS e VOKURKA, 1999). Firmo e Lima (2005) salientam que com o passar dos anos, o modelo tradicional de relacionamento de competio entre indstria e fornecedores vm perdendo o espao para os modelos baseados na cooperao e nas alianas de longo prazo. Os modelos que implicam em uma nova distribuio de responsabilidades, acompanhada de uma terceirizao da produo de bens e prestao de servios (NOBREGA JR, 2000). Assim, Jesus (2003) compreende que a competio de mercado passa a ocorrer no mais entre empresas, e sim entre as cadeias de suprimentos, requerendo um elevado grau de integrao e coordenao entre os membros da cadeia de suprimentos. As atividades da cadeia de suprimentos envolvem desde compras, manufatura, logstica, distribuio e transporte at o marketing (MARANHO, 2006). 2.2 Logstica

De acordo com o Dicionrio Aurlio, o termo Logstica vem do francs Logistique e tem como uma de suas definies "a parte da arte da guerra que trata do planejamento e da realizao de: projeto e desenvolvimento, obteno, armazenamento, transporte, distribuio, reparao, manuteno e evacuao de material para fins operativos ou administrativos. Como tambm ratifica o dicionrio Oxford English definindo Logstica como o ramo da cincia militar responsvel por obter, dar manuteno e transportar material, pessoas e equipamentos. Nessa mesma linha Faria (2003, apud MANCIA, 2005) contextualiza Logstica como uma atividade de origem remota. O estrategista militar, muito antes dos executivos tomarem conscincia da real dimenso da Logstica no meio empresarial, utilizava-a para movimentar exrcitos, travar batalhas e alcanar vitrias. At o final da segunda guerra mundial a metodologia da logstica s era aplicada em operaes militares; mas devido aos avanos tecnolgicos e ao surgimento da preocupao com o cliente, a logstica passou a ser estudada e aplicada tambm pelo setor empresarial tendo seu maior desenvolvimento nos anos 80 devido ao aumento da competio entre as empresas com o mercado globalizado. A partir da, devido enorme quantidade de novos fatores a serem considerados, novas definies tambm foram elaboradas, a exemplo dos autores: Delaney (1996, apud MANCIA, 2005) define logstica, de uma forma simples, a administrao de inventrio em movimento e em repouso... (e que) a meta do gerente de logstica alcanar o mais baixo nvel de investimento em inventrio consistente de modo a assegurar atendimento ao consumidor e manter eficincia na produo. Copacino (2003, apud MANCIA, 2005) afirma que o CLM (Council of Logistics Management) define logstica como:
Aquela parte da cadeia de suprimentos que planeja, implementa controla o fluxo eficiente e no s a armazenagem de bens e servios como tambm a informao relacionada entre o local de origem e o ponto de consumo de produtos para satisfazer as exigncias do cliente.

Para Brimer (1995, apud MANCIA, 2005):

Logstica um servio de atendimento ao consumidor, uma atividade de apoio ao produto que afeta o lucro da companhia, o custo e a satisfao do usurio final do produto. A eficincia dessa utilidade organizacional tem um efeito direto nas outras atividades associadas com o produto. To importante este servio que estruturas organizacionais inteiras so estabelecidas para apoiar as funes da logstica.

Para Rutner e Langley (2000, apud MANCIA, 2005), o conceito de proporcionar ao cliente altos nveis de servio se tornou uma meta do profissional de logstica. Ento, atendimento ao consumidor se tornou um componente fundamental de qualquer definio de logstica que sugira algum conceito de valor. Em resumo, a literatura apresenta vrios pontos importantes. Primeiro, existiam vrias definies de logstica que se preocupavam com tempo e lugar e o custo proveniente disso, conforme os estudiosos da logstica. Segundo, o atendimento ao consumidor um componente crtico de qualquer definio de logstica. O terceiro ponto que o termo valor no definido claramente, mas fica implcito. Dessa forma os autores concluem que, embora muitos gerentes no tenham reconhecido o potencial de incorporar logstica dentro da cadeia de suprimentos de suas companhias, houve muitos outros que priorizaram seguir carreira nessa rea. O estudo identificou os trs aspectos fundamentais de valor de logstica: atendimento ao consumidor, custo / margem e qualidade. Graves et. al. (1993, apud MANCIA, 2005) explicam que imprescindvel distino entre logstica e distribuio. O termo logstica tem uma extenso mais ampla na rea administrativa e distribuio um significado mais tcnico e est relacionada s ferramentas matemticas que aperfeioam a entrega de bens ou artigos. Fica claro ento que a logstica deve ser considerada como rea estratgica de importncia no sucesso dos negcios de uma empresa e que seu carter dinmico condio essencial na busca do baixo custo e do incremento de competitividade tornando essa uma atividade em constante evoluo. 2.3 Compras

Na Administrao Pblica o processo para aquisio de bens e servios regulamentada na Lei 8.666/1993 e demais legislaes associadas, que so empregadas no processo licitatrio. Compra definida como o ato de adquirir materiais e atividades associadas a este processo, incluindo desde a escolha de fontes de fornecimento, a determinao da forma da aquisio do material, o calendrio de compras, a definio de preos at o controle da qualidade do material (LAMBERT, STOCK e VANTINE, 1998). Segundo a Lei 8.666/93 compra toda aquisio remunerada de bens para fornecimento de uma s vez ou parceladamente. Arajo (1985) afirma que a melhor compra adquirir o material necessrio, em tempo oportuno, em quantidades convenientes e pelo menor preo. A funo da compra ter um processo de planejamento da aquisio, licitao, julgamento das propostas de fornecimento de materiais e servios, bem como a contratao de fornecedores destinada ao fornecimento dos materiais e servios utilizados pelas empresas (GONALVES, 2004). A Lei 8.666/93 afirma que nenhuma compra ser feita sem a adequada caracterizao de seu objeto e indicao dos recursos oramentrios para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causa. De acordo com a Constituio da Repblica a contratao de obras e servios, locao e alienao, bem como a aquisio de materiais devem ser realizadas atravs de procedimento licitatrio no mbito dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios. A compra sempre se realiza por intermdio de um contrato bilateral, com o direito e obrigaes e com pagamento de preo, como contra prestao da transferncia do domnio do bem (Lei 8.666/93). O processo licitatrio consiste em garantir a observncia do Principio Constitucional da Isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administrao, ou seja, a que melhor atenda de maneira objetiva o interesse do servio (Lei 8.666, 1993).

A Lei 8.666/93 tem como objetivo apresentar maior transparncia nos processos licitatrios, trazendo reduo de custos em funo da competitividade, e criando outras formas de comprar, pelas modalidades de licitao (convite, concurso, concorrncia, tomada de preo, leilo, prego, dispensa e inexigibilidade). As modalidades de licitao para serem escolhidas dependem dos valores envolvidos nos bens ou servios requisitados. A Erro! Fonte de referncia no encontrada. apresenta os valores para as modalidades de licitao. Tabela 1 - Valores limites para as modalidades de licitao
Modalidade *Prego Convite Tomada de Preo Dispensa Concorrncia Bens/servios comuns No h limite At R$ 80.000,00 At R$ 650.000,00 At R$ 15.000,00 Acima R$ 650.000,00 Obras e servios de Engenharia No se aplica At R$ 150.000,00 At R$ 1.500.000,00 At R$ 8.000,00 Acima R$ 1.500.000,00

Fonte: Lei 8.666/93 e *Lei 10.520/02.

A disputa pelo fornecimento dos bens ou servios requisitados feita pelo melhor lance e propostas em sesso pblica, conduzida pelo pregoeiro e sua comisso de licitao (no mnimo trs membros, sendo dois qualificados). 2.3.1 Patrimnio De acordo com Vaz (2010) o setor de patrimnio de uma organizao tem por objetivo registrar, controlar e gerenciar pela logstica todos os seus equipamentos, mveis, automveis e produtos informatizados que se adquiriu por compra ou doao, atravs de sistemas informatizados ou no. Quando a organizao adquiriu bens permanentes (equipamentos, mveis, produtos informatizados, entre outros), aps o recebimento no almoxarifado encaminhada a nota fiscal para o departamento de patrimnio e outra copia da nota para o departamento financeiro da Instituio, no qual os dados desses bens (enumerao da nota fiscal) so passados para o sistema administrativo de patrimnio (SAP) e para o sistema integrado de administrao financeira (SIAFI) do Governo Federal, cada equipamento recebe um cdigo (com 3 a 9 dgitos), sendo os trs primeiros nmeros a classe que esse bem pertence.

3. METODOLOGIA 3.1 Classificao da Pesquisa Esta pesquisa de natureza aplicada, com sua abordagem qualitativa em relao aos temas tratados, foram realizadas pesquisas em literaturas cientficas. Do ponto de vista dos objetivos, este estudo classifica-se como exploratria e descritiva, em relao aos seus procedimentos tcnicos classifica-se como estudo de caso e como bibliogrficos; como base de dados foi utilizada livros, artigos e peridicos que abordassem o assunto (GIL, 1999; LAKATOS e MARCONI, 2000). 3.2 Local da Pesquisa A pesquisa foi realizada no setor de Patrimnio da Universidade Tecnolgica Federal do Paran, Campus Ponta Grossa, no ms de agosto e setembro de 2010. Na qual o setor consta com dois funcionrios, que trabalham nos turnos: diurno e vespertino. 3.3 Instrumento da Pesquisa Para a realizao da pesquisa foi necessrio o apoio de um questionrio semi estruturado, ou seja, com perguntas elaboradas a partir do conhecimento adquirido em sala de aula, e tambm acompanhado de entrevista aos funcionrios do setor. Na qual, o questionrio constaram com dez questes, tratando de pontos de estoques, armazenagem, transporte, informao e projeto de rede, manuteno e controles patrimoniais. O quadro 1 apresenta o questionrio aplicado.

QUESTIONRIO DE GESTO DE PATRIMNIO E LOGISTICA Nome:________________________________________________________ Data: ____/____/____ 1. Como so realizados os procedimentos com relao aos bens patrimoniais da Instituio? 2. A Instituio mantm estoque de bens patrimoniais? 3. Como so realizadas as manutenes e as conservaes dos bens patrimoniais? 4. Como so armazenados os bens patrimoniais? 5. Como feito o transporte dos bens patrimoniais? 6. Quais os procedimentos de controle de bens patrimoniais? 7. Qual o layout do setor? 8. Quais as informaes e projetos de rede/conversao da Instituio? 9. Como realizada a aquisio de bens?

10. Ao fim da vida til de um bem, qual o destino lhes dado? Fonte: Autores. Quadro 1 Questionrio aplicado a Gesto de Patrimnio

4. RESULTADOS E DISCUSSES O questionrio foi respondido por dois funcionrios responsvel pela Gesto de Patrimnio da Universidade Tecnolgica Federal do Paran Campus Ponta Grossa, no ano de 2010. Os procedimentos das atividades do setor de gesto patrimonial so: a) Recebimento de bens (moveis e imveis) da Instituio; b) Registro de bens; c) Distribuio dos bens para os setores; d) Controle da carga patrimonial. A aquisio de bens realizada atravs de processo licitatrio legal na modalidade em que se julgar mais vantajoso para Administrao Pblica. No qual o requisitante justificar a necessidade da aquisio, bem como os valores que a Instituio dever investir. A Administrao providenciar a dotao oramentria e juntamente com o Departamento de Materiais e Patrimnio realizar os procedimentos para aquisio e disponibilizao conforme a necessidade do requisitante. A Instituio mantm um estoque mnimo de equipamentos para a reposio em eventuais situaes de emergncia, como por exemplo, a quebra de uma cadeira, a queima de um monitor de computador, ao ingresso de portadoras de necessidades especiais. O armazenamento de bens patrimoniais realizado de forma simples, ou seja, em um ambiente arejado de fcil acesso, dispostos de maneira a facilitar a retirada rpida dos mesmos. Pois estes equipamentos visam apenas cobrir casos espordicos que por ventura venham acontecer nas dependncias da Instituio.

O Setor de Patrimnio possui dois ambientes sendo um para recebimento e armazenagem temporria de bens, e outro para atendimento do cliente interno e externo da Instituio. A figura 1 e 2 ilustra os ambientes.

Fonte: Autores. Figura 1 Ambiente de atendimento ao cliente

Fonte: Autores. Figura 2 Ambiente de recebimento e armazenagem temporria de bens

A manuteno dos bens feita externamente a Instituio. Quando um bem apresenta algum tipo de avaria, o detentor da carga patrimonial do mesmo convida

um profissional qualificado para efetuar um levantamento do dano e os custos para deix-lo novamente em condies de uso. Na sequencia informa ao Setor de Patrimnio o problema apresentado, juntamente com o oramento prvio da manuteno. O responsvel pelo Departamento de Materiais e Patrimnio juntamente com o Departamento Financeiro providenciaro os recursos bem como o processo legal, objetivando a contratao da empresa para efetuar a manuteno. Aps, a assinatura do contrato de manuteno a empresa far a manuteno in loco ou receber autorizao para a retirada do bem. Transcorrido o prazo de realizao de manuteno a empresa devolver o bem a Instituio atravs do Setor de Patrimnio, que o colocar a disposio do detentor da carga para utilizao. O controle de bens realizado atravs do sistema SAP (Sistema de Administrao de Patrimnio) no qual cada item recebe uma etiqueta com numerao sequencial conforme o gnero de cada bem. Como por exemplo: a cadeira tem uma numerao 26601271, na qual 266012 significa que este bem pertence ao grupo de cadeira e o 71 a ordem da cadeira dentro do grupo. O detentor da carga patrimonial de cada item assina no momento do recebimento, um termo de responsabilidade patrimonial, que fica arquivado no ambiente de atendimento ao cliente. O sistema de informaes patrimoniais da Instituio esta em fase de mudanas, de modo que o SAP dever ser substitudo pelo SIORG (Sistema de Oramento e Gesto) que tem por objetivo a disponibilizao de todas as informaes patrimoniais de forma online. A disposio estratgica do deposito na Instituio dispensa um projeto de rede de complexidade considervel, pois os Setores/Departamentos esto localizados a pequenas distancias obtendo acesso rpido e fcil aos bens desejados. Aps, transcorrido o prazo de vida til, ou seja, quando o bem no tem mais utilidade para a Administrao, o mesmo colocado em disponibilidade para os demais rgos da Administrao Pblica. Caso no haja interesse de nenhum rgo a Administrao da Instituio providenciar processo de alienao conforme legislao vigente.

5. CONSIDERAES FINAIS Atravs deste estudo de caso ficou evidente que o processo de Gesto Patrimonial esta sobre controle da Administrao. Pois mesmo sendo um sistema local as informaes sobre os bens so de fcil acesso e entendimento e os profissionais delegados para operao possuem domnio do mesmo. Aps a investigao in loco pode-se propor algumas melhorias para aumentar seu desempenho, sendo elas: a) Implantao de sistema em rede para facilitar o controle dos bens; b) Substituio dos nmeros de identificao por cdigo de barras para agilizar o processo de inventrios e facilitar o controle de cargas patrimoniais; c) Aquisio de carrinho de transporte manual de bens para prevenir acidentes de trabalho aos funcionrios do setor; d) Treinamentos para os funcionrios a cada trs meses para que haja maior interao aos procedimentos realizados por outros rgos, bem como os sistemas utilizados por eles. Essas propostas se implantadas iro beneficiar e aumentar o desempenho do funcionrio da Instituio e dar maior transparncia dos atos da Administrao Pblica ao contribuinte. REFERNCIAS
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