BAB 1 SISTEM AKUNTANSI

PENGERTIAN SISTEM AKUNTANSI

Secara umum, sistem dapat dapat diartikan sebagai sekelompok unsur yang saling berhubungan dan memiliki fungsi masing-masing demi mencapai tujuan tertentu. Dari pengertian ini, dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa suatu sistem akan terbentuk jika memiliki empat kriteria, yaitu:

Jika diambil sebuah contoh sistem pernapasan, maka unsur-unsur pembentuknya meliputi: hidung, saluran pernapasan, paru-paru, dan darah. Unsur-unsur sebuah sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut. 2. Unsur-unsur Tersebut Merupakan Bagian Terpadu Sistem yang Bersangkutan Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan lainnya dan sifat serta kerjasama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.

3. Unsur Sistem Tersebut Bekerja Sama untuk Mencapai Tujuan Sistem

Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. Sistem pernapasan kita bertujuan untuk menyediakan oksigen dan pembuangan karbon dioksida dari tubuh kita, dari sini tampak masing-masing unsur saling bekerjama dan melaksanakan fungsinya demi tercapainya tujuan sistem. 4. Suatu Sistem Merupakan Bagian dari Sistem Lain yang Lebih Besar Sistem pernapasan kita merupakan salah satu sistem yang ada dalam tubuh kita, yang merupakan bagian dari sistem metabolism tubuh. Contoh sistem lain adalah sistem pencernaan makanan, sistem peredaran darah, sistem pertahanan tubuh, dan lain-lain.

apa yang dimaksud dengan sistem akuntansi?. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinir sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari definisi tersebut, unsur sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan. Berikut ini akan diuraikan lebih lanjut mengenai pengertian masing-masing unsur sistem akuntansi tersebut a. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Semua peristiwa yang terjadi dalam organisasi perusahaan akan direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Dalam bidang akuntansi, yang termasuk dalam kategori formulir antara lain: faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. Untuk faktur penjualan, akan dicatat data-data berupa tanggal transaksi, nama pembeli, nama barang dan jumlah dibeli, sistem pembayaran, tanggal pengiriman, tanda tangan otorisasi, dan lain

w w

Nah, setelah kita membahas pengertian sistem secara umum, sekarang mari kita menguraikan mengenai

.b

lo gg e

rb or ne o

.c om

1. Setiap Sistem Terdiri dari Unsur-unsur

sebagainya. Oleh karena itu, faktur penjualan digunakan khusus untuk melakukan pencatatan transaksi penjualan. Dalam sistem akuntansi manual (manual system), media yang digunakan untuk mencatat data transaksi keuangan tersebut masih menggunakan bahan kertas (paper form). Sedangkan dalam sistem akuntansi komputerisasi (computerized system), digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data ke dalam sistem seperti: papan ketik (keyboard), layar sentuh (touch screen), dan lain-lain. b. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Jadi dari pencatatan formulir transaksi diatas, kemudian dimasukkan dalam daftar jurnal dan diklasifikasikan menurut rekening perkiraannya masing-masing. Yang termasuk dalam jurnal ini, antara lain: Jurnal Penerimaan Kas, Jurnal Pembelian, Jurnal Penjualan, Jurnal Umum, dan Jurnal Pengeluaran Kas. c. Buku Besar

Buku besar (general ledger) dibuat untuk mengelompokkan masing-masing rekening perkiraan dari daftar jurnal umum yang telah dicatat sebelumnya. Yang menjadi contoh buku besar disini adalah Buku Besar Kas, Buku Besar Persediaan, Buku Besar Hutang Usaha, Buku Besar Pendapatan Usaha, dan buku besar-buku besar lainnya. Semua rekening yang dibuat akan menjadi unsur-unsur penyusun laporan keuangan. Di satu sisi, rekening buku besar dapat dianggap sebagai wadah untuk menggolongkan data

keuangan. d. Buku Pembantu

Buku Pembantu (subsidiary ledger) ini merupakan sub bagian dari Buku Besar rekening perkiraan.

Dagang dengan jumlah debitur sekitar 60 orang, maka biasanya perusahaan tersebut akan membuat Buku Pembantu yang jumlahnya sama dengan jumlah debitur tersebut. Jadi setiap debitur akan memiliki pencatatan tersendiri untuk mengetahui historis piutangnya kepara perusahaan selama ini. Buku Besar

pencatatan setelah proses Buku Besar dan Buku Pembantu dilakukan. e. Laporan Langkah berikutnya adalah menyusun laporan keuangan, disini akan dapat dilihat akumulasi nilai dari tiap-tiap rekening yang telah dicatat dalam Buku Besar dan Buku Pembantu sebelumnya. Laporan keuangan ini merupakan hasil akhir dari keseluruhan proses pencatatan transaksi, yang termasuk dalam laporan keuangan meliputi: laporan neraca, laporan rugi laba, laporan arus kas, laporan perubahan modal, dan catatan atas laporan keuangan.

dan Buku Pembantu merupakan catatan akhir (books of final entry), yang berarti tidak ada lagi

w w

.b

Gambaran sederhananya adalah misalnya sebuah perusahaan telah membuat Buku Besar Piutang

lo gg e

keuangan, disisi lain dapat dipandang juga sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan

rb or ne o

.c om

PERBEDAAN PENGERTIAN SISTEM DAN PROSEDUR

Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar, meliputi: Menulis, Menggandakan, Menghitung, Memberi Kode, Mendaftar, Memilih, Memindah, dan Membandingkan. Untuk memperjelas antara pengertian sistem dan prosedur, akan diambil satu contoh sistem penjualan tunai di suatu toko buku. Ada lima divisi/bagian yang terkait disini, antara lain: Bagian Order Penjualan, Bagian Kasa, Bagian Pembungkusan, Bagian Akuntansi, dan Bagian Pemeriksaan Intern. Masing-masing

Bagian Order Penjualan Menerima order dari pembeli

Mengisi Faktur Penjualan Tunai (FPT) yang terdiri atas 3 rangkap

Lembar pertama diberikan kepada pembeli untuk dibawa ke Bagian Kasa ; Lembar kedua diserahkan kepada Bagian Pembungkusan ; dan Lembar ketiga diarsipkan

Berdasarkan FPT yang dibawa oleh pembeli, menerima uang pembayaran dan memberi cap Lunas sekaligus mencatat transaksinya ke Mesin Kas Register Bukti penerimaan pembayaran bersama dengan FPT dikembalikan lagi kepada pembeli sebagai

diberikan kepada Bagian Akuntansi Bagian Pembungkusan

Berdasarkan FPT Lembar Kedua dari Bagian Order Penjualan, barang yang dimaksud telah dipersiapkan Mengacu pada FPT Lembar Pertama dan Bukti Pembayaran dari konsumen, barang tersebut diserahkan kepada Pembeli Memberi cap Sudah Diambil pada FPT Lembar Pertama dan Kedua, membandingkan data barang di kedua FPT tersebut untuk memastikan barangnya sama Menyerahkan barang kepada pembeli beserta FPT Lembar Kedua, sedangkan FPT Lembar Pertama dan Bukti Pembayaran diserahkan kepada Bagian Akuntansi

w w

Setiap harinya melakukan penyetoran uang hasil pendapatan ke Bank dimana bukti setornya

.b

bukti pengambilan barang

lo gg e

Bagian Kasir

rb or ne o

divisi/bagian memiliki tugas sebagai berikut:

.c om

Bagian Akuntansi Mencatat FPT Lembar Pertama yang disertai dengan Bukti Pembayaran kedalam Jurnal Penjualan dan Jurnal Penerimaan Kas Mengarsipkan dokumen-dokumen berupa FPT Lembar Pertama dan Bukti Pembayaran

Bagian Pemeriksaan Intern Memeriksa output mesin kas register dan membandingkannya dengan catatan yang ada setiap harinya Membuat laporan rekonsiliasi bank setiap bulannya untuk memastikan saldo kas dan bank sesuai dengan pencatatan Berikut ini adalah tampilan diagram flowchart nya:
Bagian Order Penjualan

Mulai

Menerima Order dari Pembeli

rb or ne o
1 1 FPT
Menerima Uang dan Mengoperasikan Register Kas

Mengisi Faktur Penjualan Tunai

lo gg e

w w

.b

Membubuhkan Cap Lunas pada FPT

FPT

Pita Register Kas

1 N FPT

Diserahkan kepada pembeli untuk pembayaran ke Bagian Kas

Bersama dengan penyerahan barang ke Bagian Pembungkusan

Diserahkan kepada pembeli untuk pengambilan barang

Gambar 1.1 Sistem Penjualan Tunai di Suatu Toko Buku

.c om
Bagian Kas
Menyetor kan Uang ke Bank

Setiap Hari

Bukti Setor

Bagian Pembungkusan

Bagian Akuntansi

3
Via Pembeli

Pita Register Kas

Pita Register Kas

2 FPT FPT

1 FPT

1 Bukti Setor

Membungkus Barang

Membubuhkan Cap Sudah Diambil pada FPT Lembar 2 Mencatat FPT

rb or ne o
Jurnal Penjualan Jurnal Penerima an Kas

.c om
Membandingk an Bukti Setor dgn Jumlah Rupiah FPT

Menyerahkan Barang kepada Pembeli

Membandingkan FPT Lembar 1 dan Lembar 2

lo gg e

Pita Register Kas

Bersamaan dengan penyerahan barang

w w

FPT

Kepada Pembeli

Gambar 1.1 Sistem Penjualan Tunai di Suatu Toko Buku (Lanjutan)

.b

Selesai

Bagian Pemeriksaan Intern

Melakukan Pembacaan Register Kas

Setiap Hari

Menerima Rekening Koran Bank

Setiap Bulan

Rekening Koran Bank

lo gg e
Model Basis Data

Gambar 1.1 Sistem Penjualan Tunai di Suatu Toko Buku (Lanjutan)

KOMPONEN UTAMA SISTEM INFORMASI

Sistem akuntansi adalah salah satu sistem informasi diantara berbagai sistem informasi yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan. Jika diasumsikan sebagai sebuah bangunan, maka sistem

pengendalian. Gambar dibawah menggambarkan blok bangunan dalam sistem informasi. Masukan Teknologi Keluaran Pengendalian

Blok Masukan ( Input Block ) Blok Masukan adalah data yang dimasukkan kedalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut kedalam sistem. Masukan terdiri dari:

informasi memiliki 6 (enam) blok, meliputi: masukan, model, keluaran, teknologi, basis data, dan

w w

.b

rb or ne o
Rekonsiliasi Bank

Membuat Rekonsiliasi Bank

.c om

Pita Register Kas

transaksi, permintaan, pertanyaan, perintah, dan pesan. Cara untuk memasukkan masukan kedalam sistem dapat berupa tulisan tangan, formulir kertas, papan ketik (keyboard), dan lain sebagainya. Blok Model ( Model Block ) Blok Model adalah sebuah bentuk kombinasi unsur-unsur data dengan hasil pengolahan masukan sehingga diperoleh hasil (output) yang dikehendaki. Salah satu contoh blok model adalah pada pengolahan data pendapatan dan biaya diperlukan konsep perhitungan LABA = PENDAPATAN - BIAYA untuk dapat menghasilkan Laporan Rugi Laba. Selain itu, pada pelaporan saldo piutang unsur-unsur yang dimasukkan dan diolah antara lain sebagai

Saldo Piutang = Transaksi Penjualan Kredit - ( Retur Penjualan Kredit + Penerimaan Kas Kredit Piutang ) Blok Keluaran ( Output Block )

Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi bermutu dan dokumen untuk semua tingkat manajemen dan semua pemakai informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar organisasi. Keluaran suatu sistem menjadi faktor utama berhasil tidaknya blok-blok lain berfungsi karena jika tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi, maka perancangan blok masukan, model, teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada manfaatnya.

Keluaran sistem akuntansi dapat berupa laporan keuangan, faktur, surat pesanan, cek, laporan penggunaan anggaran, dan lain sebagainya. Mutu yang menjadi dasar disini adalah ketelitian, ketepatan waktu, dan relevansi.

Blok Teknologi ( Technology Block )

masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan keluaran, serta mengendalikan seluruh sistem. Dalam sistem informasi berbasis komputer, teknologi terdiri dari tiga komponen yaitu: komputer dan penyimpan data di luar (auxiliary storage), telekomunikasi, dan

menampung data penjualan dan persediaan barang secara otomatis. Blok Pengendalian ( Control Block ) Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman, seperti: bencana alam, api, kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan dan penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan, sabotase, dan lain-lain. Beberapa cara yang perlu dilakukan dalam model pengendalian ini, antara lain: 1. Penggunaan sistem pengelolaan catatan 2. Penerapan pengendalian akuntansi 3. Pengembangan rancangan induk sistem informasi

perangkat lunak (software). Contoh blok teknologi adalah penggunaan Mesin Kas Register yang mampu

w w

.b

Teknologi dapat diibaratkan sebagai mesin untuk menjalankan sistem informasi, teknologi menangkap

lo gg e

rb or ne o

.c om

berikut:

4. Pembuatan rencana darurat dalam hal sistem informasi gagal menjalankan fungsinya 5. Penerapan prosedur seleksi karyawan 6. Pembuatan dokumentasi lengkap tentang sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan 7. Perlindungan dari bencana api dan putusnya aliran listrik 8. Pembuatan sistem penunjang untuk mengantisipasi kegagalan jalannya sistem sebelumnya 9. Pembuatan prosedur pengamanan dan penggunaan alat-alat pengamanan serta pengendalian akses kedalam sistem informasi

SISTEM AKUNTANSI DALAM PERUSAHAAN MANUFAKTUR

pengolahan bahan baku menjadi produk jadi, dan penjualan produk jadi kepada pembeli. Sistem akuntansi yang berlaku dalam perusahaan manufaktur, meliputi: 1.

Sistem Akuntansi Pokok : Merupakan kegiatan inti dari sistem keuangan yang terdiri atas proses menginput dokumen transaksi ke dalam jurnal umum, kemudian dilanjutkan ke proses buku besar, menggunakan jurnal dan buku besar pembantu, membuat jurnal-jurnal penyesuaian, hingga akhirnya terbentuklah sebuah laporan keuangan. Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar siklus akuntansi dibawah ini:

2.

3.

Sistem Akuntansi Piutang : Merupakan sistem yang dirancang khusus untuk menangani proses penjualan seperti: transaksi penjualan tunai atau kredit, retur penjualan, penerimaan kas (pembayaran piutang), daftar transaksi piutang secara keseluruhan, dan lain-lain. Sistem Akuntansi Hutang : Merupakan sistem yang dirancang khusus untuk menangani proses pembelian seperti: transaksi pembelian tunai atau kredit, retur pembelian, pengeluaran kas (pembayaran hutang), daftar transaksi hutang secara keseluruhan, dan lainlain.

w w

.b

lo gg e

rb or ne o

.c om

Kegiatan pokok perusahaan manufaktur terdiri dari: desain dan pengembangan produk,

4.

Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan : Merupakan sistem yang dirancang khusus untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. Sistem ini terdiri dari beberapa jaringan prosedur seperti: pencatatan waktu jam kerja, pembuatan daftar gaji dan upah, pembayaran gaji dan upah, dan distribusi biaya gaji dan upah.

5.

Sistem Akuntansi Biaya : Merupakan sistem yang dirancang khusus untuk menangani pengendalian produksi dan pengendalian biaya. Sistem ini terdiri dari beberapa prosedur seperti: proses order produksi dan pengumpulan biaya produksi maupun non produksi.

6.

Sistem Akuntansi Kas : Merupakan sistem yang dirancang khusus untuk menangani transaksi

meliputi: proses penerimaan kas, pengeluaran kas, dan kas kecil (petty cash). 7.

Sistem Akuntansi Persediaan : Merupakan sistem yang dirancang khusus untuk menangani

prosedur sistem ini meliputi: metode harga pokok pembelian bahan baku, harga pokok produksi bahan setengah jadi, harga pokok persediaan, dan lain-lain. 8.

Sistem Akuntansi Aktiva Tetap : Merupakan sistem yang dirancang khusus untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi aktiva tetap. Beberapa prosedur yang terkait dengan sistem ini meliputi: proses pengadaan aktiva tetap, penghentian aktiva tetap, depresiasi aktiva tetap, dan penempatan aktiva tetap. Gambaran Rerangka Sistem Akuntansi
Umpan Balik Dokumen Pendukung Dokumen Sumber

Sistem Penyusunan Anggaran

Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Sistem Akuntansi Piutang

w w

.b

lo gg e

rb or ne o

transaksi terkait dengan mutasi persediaan yang disimpan di gudang. Yang termasuk dalam

Sistem Akuntansi Hutang Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Sistem Akuntansi Biaya Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Sistem Akuntansi Persediaan Sistem Akuntansi Aktiva Tetap Sistem Akuntansi Pokok Jurnal Buku Besar Buku Pembantu

Sistem Akuntansi Pembelian

.c om

penerimaan dan pengeluaran kas. Yang termasuk dalam prosedur sistem akuntansi ini,

Laporan Keuangan

TUJUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Untuk Menyediakan Informasi bagi Pengelolaan Kegiatan Usaha Baru Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan mendirikan usaha baru yang berbeda bidang dengan usaha yang telah dijalankan selama ini. 2. Untuk Memperbaiki Informasi yang Dihasilkan oleh Sistem yang Sudah Ada Terkadang sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik

laporan. Hal ini biasanya terjadi diakibatkan perubahan sistem sebagai dampak dari usaha yang berkembang. 3.

Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi dapat pula ditujukan untuk memperbaiki kualitas pengendalian dan pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya. 4.

Untuk Mengurangi Biaya Klerikal dalam Penyelenggaraan Catatan Akuntansi Salah satu efek dari penggunaan sistem akuntansi adalah memangkas beberapa jenis biaya terkait pekerjaan-pekerjaan klerikal yang selama ini dilakukan secara manual telah dapat

efisien dibanding sebelumnya. Berdasarkan tujuan pengembangan sistem akuntansi diatas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa dalam melakukan pengembangan sistem ada beberapa jenis bentuk yang bisa dilakukan,

HUBUNGAN SISTEM AKUNTANSI DENGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Manajemen perusahaan menjalankan bisnis perusahaan dengan menggunakan sistem informasi yang disebut sistem informasi manajemen. Sistem informasi ini menghasilkan informasi yang

meliputi:

1. Pengembangan suatu sistem akuntansi yang baru dan lengkap 2. Perluasan sistem akuntansi yang sekarang dipakai untuk mencakup kegiatan bisnis yang baru 3. Perbaikan berbagai tahap sistem dan prosedur yang sekarang digunakan

w w

.b

dilakukan secara otomatis oleh sistem. Dengan kata lain, operasional perusahaan akan lebih

lo gg e

rb or ne o

Untuk Memperbaiki Pengendalian Akuntansi dan Pengecekan Intern

.c om

dalam hal mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasi yang terdapat dalam

memungkinkan manajemen mengambil keputusan mengenai langganan yang harus dilayani, jenis barang, dan jasa yang diperlukan oleh pelanggan, saat dan cara pengiriman barang kepada pelanggan. Sistem akuntansi merupakan salah satu bagian (subsistem) dalam sistem informasi manajemen . Perhatikan gambar dibawah ini:

Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Pemasaran

Sistem Informasi Produksi

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Akuntansi Piutang

Sistem Akuntansi Hutang

Sistem Akuntansi Penggajian

rb or ne o
Sistem Akuntansi Aktiva Tetap

.c om
Buku Besar

Sistem Informasi Teknik

Sistem Akuntansi Persediaan

w w

.b

lo gg e