PROPOSAL

PROYEK TUGAS AKHIR (PROJECT WORK)

PENGELOLAAN DOKUMEN

Disusun Oleh :

Nama : Fitri Afriana

NIS : 0423

Jurusan : Sekretaris

YAYASAN PENDIDIKAN BANGUN NUSANTARA

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN BANGUN NUSANTARA

KECAMATAN PELEPAT ILIR KAB. BUNGO

TAHUN AJARAN 2008/2009

 PROPOSAL
PROJECT WORK

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan

Program Keahlian : Sekretaris / Administrari Perkantoran
Kode :
Alokasi Waktu:

Nomor Peserta:
Nama Peserta : Fitri Afriana
Judul Projek Work : Pengarsipan Dokumen pada PT. Federal International
Finance Kuamang Kuning

PRODUK
Produk
JASA PENGARSIPAN DOKUMEN
Jasa Pengarsipan Dokumen

Kuamang Kuning……………….2009
Menyetujui
DU/DI/Pemberi Order Peserta Uji

Erwin Virdiansyah Fitri Afriana

Mengetahui :
Kepala Sekolah Guru Pembimbing

Drs.Sunaryo Binti Markamah.Amd

Nip: Nip:
 KATA PENGATAR

Dengan mengucapkan alhamdulillah penulis sangat bersyukur atas segala

rahmat dan hidayah yang diberikan oleh Tuhan Yang Maha esa dan ucapan terima
kasih kepada semua pihak yang membantu penyusunan proposal ini. Proposal ini
dibuat sesuai dengan praktek kerja yang telah dilaksanakan selam 4 bulan untuk
menunjang proses belajar mengajar yang merupakan program pelaksanaan PSG
(Pendidikan Sistem Ganda) yang juga bertujuan untuk meningkatkan kualitas lulusan
SMK yang propesional. Proposal ini juga merupakan persyaratan untuk mengikuti
ujian akhir nasional.
Penyusun proposal ini bertujuan agar sisiwa menengah kejuruan mampu
mengembangkan pengetahuan dalam dunia industri, tidak hanya teori namun dapat
menerapkannya dengan praktek kerja yang nyata seiring dengan kemajuan teknologi
bangsa ini yang selalu mencari generasi yang cerdas dan memiliki keterampilan
ataupun bakat nyata, maka penulis menyusun proposal ini dengan judul pengarsipan
dokumen pada PT. Federal International Finance.
Dengan melaksanakan praktek kerja ini siswa mampu berpikir untuk selalu
berusaha dalam memenuhi kebutuhan hidup dan ikut melestarikan lingkungan alam
sebagai ungkapan rasa syukur atas segala anugrah Tuhan Yang Maha Esa.
Tak ada gading yang tak retak, tak ada manusia yang sempurna, maka penulis
sangat yakin dalam penyusunan proposal ini masih memiliki banyak kekurangan,
untuk itu penulis mengharap saran dan kritik dari berbagai pihak untuk memperbaiki
proposal ini.

Kuamang Kuning,………….2009

Penulis
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL……………………………………………………………….…i
LEMBAR PENGESAHAN………………………………………………………….ii
KATA PENGANTAR……………………………………………………….............iii
DAFTAR ISI…………………………………………………………………............iv
I. Latar Belakang ………………………………………………………1
II. Keuntungan dan Keunggulan Pengarsipan Dokumen…………….1
III. Bahan………………………………………………………………….2
IV. Peralatan………………………………………………………...........2
V. Sistematika Kerja………………………………………………..........
a. 1 Sketsa kerja penyimpanan arsip ………………………...........3
a. 2 Keterangan………………………………………………...........4
b. 1 Seketsa kerja penemuan kembali arsip……………………….6
b. 2 Keterangan………………………………………………...........7
VI. Rencana Anggaran Biaya …………………………………………….
a. Daftar Harga Bahan ……………………………………………..9
b. Daftar Harga Peralatan …………………………………………9
VII. Sasaran Pengguna…………………………………………………..10
VIII. Jadwal Pelaksanaan ………………………………………………..10
IX. Penutup……………………………………………………………...10
Lampiran………………………………………………………………………………
1. Lembar kemajuan Pelaksana…………………………………………
2. Daftar rencana bukti belajar…………………………………………
1. Latar Belakang

Semakin maraknya persaingan-persaingan perusahaan dalam mencari tenaga

kerja yang ahli disetiap kegiatan yang ada diperusahaan, maka setiap orang harus
memiliki keahlian khusus . Seperti halnya dalam pengarsipan dokumen.

Dengan mengarsipkan dokumen hendaknya dilaksanakan oleh seseorang yang

ahli, agar dokumen-dokumen tersebut dapat tersimpan secara sistematis. Namun
didalam sebuah perusahaan tidak semua sekretaris dapat melakukan secara rutin,
seringkali terlihat banyak dokumen yang hendak harus diarsipkan masih menumpuk
dimeja kerja sekretaris. Dengan kejadian itu seorang sekretaris sering mendapat
teguran dari atasan karna kurang teratur dalam mengarsipkan dokumen sehingga
dapat menajadika dokumen rusak atau hilang.
Kejadian diatas juga terjadi pada sistem pengarsipan dokumen di PT. Federal
International finance (FIF). Sehingga membutuhkan adanya pembenahan dalam
mengarsipkan dokumen diperusahaan tersebut juga perlu dilakkan penyediaan order
untuk tempat penyusunan dokumen yang akan disimpan sehingga tidak terjadi
kekurangan.
Untuk itu penulis mengajukan proposal ini agar dapat memerbaiki pola kerja
dalam sisitem pengarsipan dokumen sehingga lebih teratur dan sistematis dengan
judul pengarsipan dokumen dengan sisitem wilayah.

II. Keuntungan dan Keunggulan Pengarsipan Dokumen

Pengarsipan dokumen yang dilakukan dengan sistematis mempunyai

keuntungan dan keunggulan antara lain :
1. Dokumen-dokumen tidak akan cepat rusak rusak dan hilang
2. Penemuan kembali dokumen dapat dilakukan dengan mudah
3. Dokumen dapat disusun secara sistematis
4. Ruang kerja terlihat rapi dan bersih
III. Bahan
No Nama Bahan Spesifikasi Satuan Jumlah
1 Kertas HVS A4 Lembar 15
2 Pena “Pilot” Hitam Buah 1
3 Buku Agenda Folio Buah 1
4 Tipe x Buah 1
5 Penggaris Buah 1
6 Pensil Buah 1
7 Penghapus Pensil Buah 1
8 Ordner Buah 10
9 Gide Card Lembar 10
10 Kartu Indeks Lembar 10
11 Map Lembar 10
12 Kartu Klaper Lembar 10

IV. Peralatan
No Nama Peralatan Spesifikasi Satuan Jumlah
1 Rak penyartir Unit 1
2 Lemari arsip Unit 1
3 Pelobang kertas Buah 1
4 Stepler Besar & kecil Buah 2
5 Isi stepler Besar & kecil Buah 2

V. Sistematika Kerja
a. 1 Sketsa kerja penyimpanan arsip
 Adapun proses penyimpanan arsip adalah sebagai berikut :

Pengumpulan

Penelitian

Pentapan Indeks

Penetapan Kode

Penyortiran

Penyimpanan

Penataan

Perawatan Pemusnahan

a. 2 Keterangan
1. Pengumpulan
 Merupakan kegiatan bagian kearsipan untuk mngumpulkan dokumen-
dokumen yang diarsipkan.
2. Penelitian
Penelitian dokumen-dokumen dilakukan untuk memastikan data-data
dokumen seperti alamat, nama pengirim, atau penerima terjadi kesalahan.
Dalam meneliti dokumen tidak haya data yang diteliti namun perlu diteliti
jumlah lampiran untuk mengetahui sama tidaknya dengan yang terlampir pada
surat / dokumen.
3. Penetapan indeks abjad
Setelah penelitian dokumen maka langkah selanjutnya adalah
penetapan indeks dengan sistem wilayah untuk membuat daftar klasifikasi.
Contoh daftar klasipikasi wilayah adalah sebagai berikut.

Daftar klasipikasi Wilayah

Wilayah Sub Wilayah Sub-sub Wilayah
Bungo Bungo Bungo
Jambi Jambi Jambi
Kuamang Kuning Bangun Harjo Jl. Jujuhan
Jl. Kubang Ujo
Jl. Pamenang
Jl. Rimbo Bjang
Jl. Singkut
Karya Harapan Mukti Jl. Banda aceh
Jl. Bandung
Jl. Jakarta
Jl. Jogja

Dengan penetapan indeks yang disesuaikan dengan daftar kalsifikasi diatas

maka langkah selanjutnya adalah penetapan kode abjad.

4. Penetapan kode abjad

Penetapan kode abjad digunakan untuk mempermudah dalam membuat kartu
klaper. Contoh penetapan kode abjad misalnya B-1 (merupakan kode dari wilayah
bungo). Kode abjad tersebut digunakan dalam membuat kartu klaper. Contoh kartu
klaper adalah sebagai berikut :
BI
Bungo – Jambi No. Kartu : 1
No Tanggal M atau K Perusahaan isi Ke
urut

5. Penyortiran
Surat-surat atau dokumen yag telah diteliti, diberi kode abjad lalu disortir
sesuai dengan kepentingan surat apakah surat itu termasuk surat keluar atau surat
masuk, surat rahasia atau biasa.
Penyortiran dokumen dilakukan untuk mempermudah pengarsipan.

6. Penyimpanan
Tempat penyimpanan arsip harus disediakan sebelum arsip-arsip akan
disimpan, agar dalam penyimpananya dapat dilakukan secara teratur dan rapi.
Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah harus disesuaikan atau diurutkan
sesuai denga kode abjad yang telah dibuat pada kartu klaper.

7. Penataan
Dalam menata arsip harus ditentukan cara penataanya. Agar arsip tertata /
terlihat lebih rapi.
Dalam penataan arsip dapat digunakan dengan 3 cara antara lain cara
horizontal, vertikal dan lateral.

8. Perawatan hingga pemusnahan

Setelah arsip tersimpan secara rapi, maka perlu adanya perwatan. Perawatan
dilakukan untuk menjaga arsip tetap terjaga dari kerusakan. Misalnya denga selalu
membersihkan tempat penyimpanan arsip agar tidak menjadi lembab yang dapat
menimbulkan arsip rusak.
Dalam perawatan arsip, semua arsip juga perlu diperiksa atau diteliti untuk
mengetahui arsip tersebut masih aktif atau arsip in aktif. Jika arsip itu termasuk arsip
in aktif maka setelah kita tanyakan dan mendapat persetujuan dari pimpinan bahwa
arsip tersebut merupakan arsip in aktif maka harus diadakanya pemusnahan.

b. 1. Skestsa kerja penemuan kembali surat

adapun proses penemuan kembali surat adalah sebagai berikut :

Penelitian Kode

Penetapan tempat

Pencarian Dokumen

Pengambilan

Pergantian dengan
Bon Pinjam

Pengambilan

b. 2. Keterangan
1. Penelitian kode
 Untuk menemukan kembali dokumen/arsip yang telah disimpan maka perlu
diadakan penelitian kode, agar tidak terjadi salah pengambilan arsip.

2. Penetapan tempat
Setelah kode arsip diteliti maka pentapan tempat arsip dapat dilakukan dengan
mudah.

3. Pencarian dokumen
Dalam pencarian dokumen harus dilakukan secara teliti supaya dokumen yang
akan diambil tidak salah dan sesuai dengan yang diminta.

4. Pengambilan
Pengambilan dokumen dilakukan secara hati-hati dari tempatnya gar dokumen
tidak rusak dan dokumen yang lain tetap tertata rapi.

5. Pergantian dengan bon pinjam.

Arsip yang telah diambil harus diganti dengan bon pinjam arsip. Agar tidak
terjadi hilangnya arsip karena pihak peminjam yang tidak bertanggung jawab.

Contoh dari bon pinjam adalah sebagai berikut :

 Bon Pinjam Arsip
Tanggal : ......................

1. Kode arsip : ....................................................

2. Nomor surat : ....................................................
3. Tanggal surat : ....................................................
4. Hal surat : ....................................................
5. Nama peminjam : ....................................................
a. Bagian : ....................................................
b. Jabatan : ....................................................
6. Lama dipinjam ; tgl ...........s/d.............tgl..........

Yang memberikan Yang meminjam

Tanda tangan Tanda tangan

Nama Terang Nama Terang

6. Penyerahan
Peminjam arsip yang telah mengisi bon pinjam arsip atau menandatanganinya
maka arsip yang dipinjam tersebut harus diserahkan kepada pihak peminjam, dan
berusaha mengingatkan kembali tentang pengembalian arsip yang telah disepakati
dengan tepat.

V.I RENCANA ANGGARAN BIAYA

a. Daftar harga bahan
 No Nama Bahan Spesifik Satuan Jumlah harga Total
asi Harga
1 Kertas HVS A4 Lembar 15 200 3000
2 Pena “Plat” Hitam Buah 1 2000 2000
3 Buku agenda falio Buah 1 11000 11000
4 Tipe x Buah 1 2500 2500
5 Pengaris Buah 1 100 1000
6 Pensil Buah 1 1500 1500
7 Penghapus k Buah 1 1000 1.000
8 Ordner Buah 1 15000 150.000
9 Guide card Lembar 10 700 7000
10 Kartu indeks Lembar 10 700 7000
11 Kartu klaper Lemabr 10 700 7000
12 map Lembar 10 500 5000
Jumlah 198.000

b. Daftar harga peralatan

No Nama Peralatan Spesifikas Satuan J harga Total
i uml Harga
ah
1 Rak penyortir Unit 1 100.00020 3000
2 Lemari arsip Unit 1 0.000 2000
3 Pelubang k Buah 1 30.000 11000
4 Stepler Bsr&kcl Buah 2 1.000 2500
5 Isi stepler Bsr/kcl Buah 2 1.000 1000

Jumlah 332.000
Total biaya yang dibutuhkan
a. Biaya bahan Rp. 198.000
b. Biaya alat Rp. 332.000
c. Biaya jasa Rp. 250.000
Total biaya Rp. 780.000,-
VII. Sasaran Pengguna
Kegiatan pengarsipan dokumen pada PT. Federal International Finance
dilakukan hanya 1 bagian saja yaitu hard copy atau sekretaris dan kegiatan
pengarsipan ini sangat penting dilakukan pada organisasi-organisasi baik swasta
maupun negeri juga lembaga-lemabga pemerintah. Pada PT. Federal International
Finance dalam pengarsipannya ini lebih baik menggunakan sistem wilayah.

VII. Jadwal Pelaksanaan

Kegiatan Desember Januari Februari Maret April

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Proposal
2 Konsultasi
3 Proses
4 Laporan
5 Verifikasi
6 Uji Nas

IX. Penutup
Dengan terselesainya proposal ini yang telah diajukan dengan adanya
bimbingan-bimbingan yang akan dijadikan sebagai suatu pembenahan kegiatan
pengarsipan dokumen pada PT. Federal International finance yang dilaksanakan oleh
sekretaris perusahaan tersebut, maka penulis sangat berharap adanya partisipasi dan
dukungan karyawan pada program yang telah dibuat ini, agar tujuan didalam proposal
ini terpenuhi. Penulis juga mengharapkan dengan adanya proposal ini kegiatan
pengarsipan dalam perusahaan akan lebih teratur guna menunjang kualitas kegiatan
perusahaan untuk lebih baik. Dan semoga proposal ini dapat bermampaat bagi
penulis, pembaca dan perusahaan agar dapat mengetahui pentingnya pengarsipan
dalam kelancaran kegiatan perusahaan/lingkungan.