La Logstica de Aprovisionamiento (II).

A medida que ha ido evolucionando el campo de accin del hecho logstico, es indudable concluir que las transformaciones que caracterizan a cada uno de los periodos estn signadas por los recursos disponibles, la cultura organizacional y la gestin efectiva del talento humano desde el corazn de la propia organizacin, proyectada luego en la actitud demostrada hacia el entorno que rodea todas y cada una de las transacciones comerciales que conforman la actividad logstica. En la dcada de los noventa y como producto de la virulencia con que la globalizacin atac a los mercados mundiales, la integracin y la integralidad se convirtieron en elementos de suma importancia, a la hora de alinear el plan estratgico de cualquier organizacin con ambiciones de competir en buena lid dentro del universo de oferentes de bienes y servicios. Filosofas de trabajo que venan desarrollndose desde las dcada de los cincuenta en Japn, comenzaron a ser tomadas seriamente por el mundo occidental cuando el trmino calidad se constituy en la variable que mejor describa el milagro japons de la manufactura. Qu sucede en estos momentos? Las empresas occidentales han superado importante barreras en cuanto a la gestin de calidad y se han ocupado en establecer patrones de operacin que les permitan establecer estndares de referencia para competir en igualdad de condiciones con sus pares japoneses. A pesar de estos esfuerzos los productos marca japonea continan en un sitial de honor en las mentes de los consumidores no slo en cuanto a calidad sino en la disposicin de los productos que manufacturan, es decir, la consigna no es slo

producir bajo el paraguas del mejoramiento continuo sino que a este concepto es necesario agregar la disponibilidad oportuna de los bienes y servicios finales en el momento y sitio adecuado para el cliente que as lo est solicitando. Qu son las compras Justo a Tiempo (JIT)?

Similar al concepto utilizado para el proceso fabril, es administrar la adquisicin de bienes y servicios adecuada a la circunstancia econmica, gestionando el proceso de manera tal que el desperdicio, es decir, toda esa serie de actividades que no agregan valor al producto (materializacin del hecho logstico de aprovisionamiento), sean reducidas a su mnima expresin. Cul es el producto o servicio en este caso? Todo aquello que tenga como resultado final una genuina aspiracin (materializacin de rdenes de compra o de talento humano) que permitir crear satisfaccin dentro de las operaciones de las cuales depende el proceso de aprovisionamiento, es decir, que en este caso, podra tratarse del departamento de produccin o todo aqul llamado a administrar un servicio, sern sus principales clientes. Cuando se gestiona la accin de comprar o adquirir, en primer lugar, es necesario insistir en la relevancia de estar alineados con el plan estratgico, de lo contrario no habr un resultado congruente que permita determinar cun efectivos y eficientes resultan todas aquellas operaciones destinadas a soportar este hecho logstico. Una vez establecido el plan y tomadas en cuenta sus lineamientos principales, el gestor de compras que administre su accionar desde el JIT, reconoce que cada una de las operaciones que apoyan la compra de una materia prima, empaque entre otros, estn sujetas a un anlisis que debe procurar en todo momento reducir a su mnima expresin el retrabajo, sobretiempos,

desplazamientos innecesarios o demasiado largos del personal que realiza los trmites de aprovisionamiento, entre otros. Al comprar bajo la filosofa JIT es fundamental tener en cuenta tres variables: Talento Humano, Proceso Fabril y el lema hacerlo bien desde el principio. El talento humano dispara el proceso, es por ello que debe contar con reglas claras para la ejecucin del trabajo, es decir, los paradigmas materializados en los respectivos manuales de procedimiento son indispensables. As mismo es importante una cultura organizacional donde se promueva el dilogo y el trabajo en equipo sustentado en un sistema de comunicaciones adecuado. Esto indudablemente permitir construir los lazos necesarios que eviten los aislamientos entre departamentos. El proceso fabril, por otro lado debe ser eficiente y estar lo suficientemente controlado en cuanto a variables que relacionen el equilibrio y la sincronizacin de sus actividades ms importantes. Es necesario recordar que el sistema JIT funciona bajo el esquema pull (halado), que indica que se activa la cadena de produccin a medida que el cliente interviene retirando productos finales de los centros de distribucin. En este caso particular el producto final puede referirse a una orden de compra bien redactada, sondeo del mercado de oferentes aprovechando al mximo la disponibilidad de recursos como dispositivos mviles, software informticos, creacin de bases de datos para categorizar a los proveedores, comunicaciones efectivas con los proveedores, entre otros. En el caso de hacerlo bien desde el principio intervienen definitivamente variables inherentes al individuo donde la motivacin intrnseca (autonoma, maestra y propsito) y el locus de control interno juegan un papel preponderante. El talento humano de una organizacin que trabaje bajo los parmetros anteriormente mencionados es garanta de disposicin absoluta a la calidad, realizando la salvedad hacia la inconveniencia de la postura hacia los absolutos, ms sin embargo, un individuo motivado intrnsecamente y con un alto locus de control interno propiciar un entorno de comunicacin efectiva as como de procura de un ambiente de mejoramiento continuo no slo de sus actividades sino del personal que tenga a su cargo.

Lo nacional y lo extranjero en las compras.

Tanto si adquirimos bienes o productos dentro del mercado nacional o en el extranjero, las condiciones de las negociaciones estn reglamentadas desde la normativa gubernamental por un lado y por las propias condiciones que imponga tanto el comprador como el oferente. Es por ello que dentro del documento respectivo debe quedar constancia de la legalidad de la operacin cuando sta se encuentra ajustada a los principios o leyes que la reglamentan y a esto debe agregarse todas aquellas condiciones inherentes al pago (contado, crdito, plazos), traslados (fletes, condiciones de envo y recepcin). En el caso de compras en el exterior (importaciones) es imperativo conocer los trmites aduanales correspondientes que permitirn establecer los aranceles que sern aplicados, as mismo es muy necesario conocer las variables bsicas que establece el comercio exterior para el trmite de pagos y la colocacin de la mercanca en los puertos o aeropuertos del pas de destino. El control de cambio que rige este tipo de operaciones en Venezuela, debe administrarse desde la normativa correspondiente y estar muy atentos a las consideraciones de envo y despacho, as como ponderar la incidencia de estas variables en el nivel de servicio que se ofrece a los clientes.

Sistemas de procesamiento de datos

Uno de los principios para modelar un sistema en primer lugar, es conocerlo exhaustivamente, determinando as las diferentes variables que lo constituyen. En el caso de la gestin de compras, y en aras de poner en prctica uno de los principios del JIT aplicado a esta rea como es la relacin con los proveedores de forma significativa, se trata entonces de construir vnculos efectivos que permitan mantener una relacin estrecha con stos. Esta prctica redundar en mayores niveles de productividad, si dentro de los convenios establecidos existen orientaciones a despachos continuados, ajustados a las necesidades de produccin, tomando en cuenta al sistema productivo general desde una nocin integral que mantiene niveles de inventario ptimos, producto del equilibrio existente entre lo que se produce y lo que se vende. Conocido el sistema y reducido a las variables que lo constituyen, permitir crear aquellos modelos de optimizacin (software) que de acuerdo a las necesidades particulares de cada organizacin ofrecer una gama de alternativas que apoyar en la toma efectiva de decisiones.

Solange C. Noguera