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Planilhas

Pedidos e oramentos controlados no Excel

Use o Excel para montar uma planilha que automatiza a emisso de pedidos e oramento na empresa A idia a seguinte: usar uma planilha Excel para criar um formulrio de pedido, ou de oramento, com clculos automatizados. Em vez de oferecer um espao para o usurio digitar a descrio dos produtos, o documento exibe caixas de combinao com a lista dos itens disponveis. Quando o usurio escolhe um produto nessa lista, o preo e o peso do produto aparecem na mesma linha. Em seguida, quando ele digita uma quantidade, o documento calcula o total parcial e o valor do frete para aquele item. Com a seleo de outros produtos, o pedido se recalcula. A soluo mostrada aqui usa recursos comuns da planilha e macros em Visual Basic (VBA). Acompanhe, a seguir, a montagem dessa folha de pedido. 1. Lista de produtos Para comear, vamos definir o corpo da tabela. O pedido tem cinco colunas: Produto, Preo Unitrio, Peso, Quantidade e Total. A coluna Produto formada por uma srie de caixas de combinao (controles combo box), alojadas nas clulas normais. Essas caixas vo conter a lista dos produtos. De onde vem essa lista? Vem de uma tabela que pode estar em outra planilha ou na prpria folha de clculo, em rea diferente. Em nosso modelo, vamos coloc-la numa planilha separada, Plan1. Nela, construa uma tabela com trs colunas: Produtos, Preo e Peso. Cada linha dessa tabela vai conter a descrio de um produto, seu preo e o peso em gramas. Detalhe importante: a primeira linha deve conter os ttulos das colunas e a segunda uma descrio de produto deixada em branco, com preo e peso equivalentes a zero. A clula vazia vai corresponder opo em que a linha no tem nenhum produto selecionado. 2. Opes na caixa Deixe a planilha Plan1 e parta para Plan2. A vamos construir a planilha do pedido (veja a ilustrao nesta pgina). Formate as colunas Preo Unitrio e Total para duas casas decimais e as colunas Peso (vamos trabalhar com gramas) e Quantidade para nmeros inteiros. Agora, defina quantos itens sero suportados em seu pedido. So cinco em nosso exemplo, mas voc pode optar por um nmero maior. Passemos incluso das caixas de combinao na planilha. Com o comando Exibir/Barras de Ferramentas, deixe visvel a barra Caixa de Ferramentas de Controle e trace, na coluna Produto, uma caixa de combinao (combo box). Ajuste a altura e o comprimento do objeto. Clique com o boto direito na caixa de combinao (o nome-padro dela ser ComboBox1) e escolha, no menu, a opo Propriedades. Na janela Propriedades, ajuste a linha List-FillRange para a faixa de clulas de Plan1 que contm a lista de opes que vo aparecer na caixa. A indicao feita no seguinte formato: Plan1!A2:A12 A regio indicada corresponde lista dos produtos, sem incluir a primeira linha (ttulo). Agora, copie o objeto e cole-o na clula imediatamente abaixo. Repita essa colagem conforme o nmero de linhas operacionais que pretenda incluir no pedido. Automaticamente, elas recebem nomes seqenciais: ComboBox1, ComboBox2 etc. Todas as caixas de combinao contm a mesma lista de produtos. Para fechar a estrutura da planilha, crie, na coluna Total, um totalizador parcial, que conter o somatrio dos valores dos produtos. Na prxima linha, deixe um espao para o valor do frete a ser calculado e, por fim, vem o total geral, que corresponde soma dos produtos mais o valor

do frete. Um lembrete: o boto com o esquadro azul, na Caixa de Ferramentas de Controle, alterna entre o modo de desenvolvimento e o modo de ao da planilha.

3. Automao do clculo A parte externa do documento est pronta. Agora, precisamos adicionar os recursos de automao. Nosso objetivo, definido no incio, preencher automaticamente as informaes de preo e peso, assim que o usurio escolha o produto. Entramos, ento, no Visual Basic. Precisamos montar uma rotina, associada ao clique numa opo da caixa de combinao, que leia o preo e o peso do produto escolhido em Plan1 e os escreva, na linha da caixa de combinao acionada, em Plan2. O procedimento idntico para qualquer uma das caixas de combinao. Para conferir o cdigo, baixe a planilha de exemplo no site da INFO: ftp://ftp.info.abril.com.br/pedido_auto.zip. Quando a opo escolhida na caixa de combinao o espao em branco, so zerados o preo e o peso naquela linha. Uma funo em VBA calcula o valor do frete com base no peso total do pedido. Essa funo aplica a poltica de frete adotada pela empresa. Em nosso exemplo fictcio, o frete no cobrado para pedidos com peso menor que 200 gramas. Mercadorias pesando entre 200 e 1 000 gramas pagam 5 reais de envio; entre 1 000 e 5 000 gramas, 10 reais; e acima de 5 000 gramas, 30 reais. A funo Frete recebe o total do peso das mercadorias e aplica essas regras para determinar o valor do frete. Ela chamada pela frmula:=Frete(peso_total) 4. Boto Zerar Na planilha-pedido, adicionamos ainda um boto de comando chamado Zerar, que limpa todas as anotaes j feitas num pedido. Para que a planilha no fique cheia de zeros, acione Ferramentas/Opes e, na orelha Exibir, desmarque a caixa Valores Zero. Assim, as linhas de pedido no utilizadas ficaro em branco. O boto Zerar fica fora da rea de impresso do pedido. Para determinar a regio a ser impressa, basta selecion-la e dar o comando Arquivo/rea de Impresso/Definir rea de Impresso. Conclua o documento, incluindo o espao para os dados da pessoa ou empresa que faz a encomenda. No cabealho, insira tambm um logotipo de sua empresa. No exemplo, h ainda o boto Limpar, que apaga as informaes do cliente. Conforme as caractersticas reais da atividade, possvel criar muitos outros recursos para esse documento. Bom trabalho.

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