Anda di halaman 1dari 10

Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr.

Sutopo Patria Jati ,MM

MAKALAH

DASAR – DASAR ORGANISASI

DISUSUN OLEH :

Dr. SUTOPO PATRIA JATI, MM

PELATIHAN MANAJEMEN KEMAHASISWAAN


BAGI MAHASISWA BARU
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG 15 – 17 SEPETEMBER 2000

Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan


Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000
Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

DASAR –DASAR ORGANISASI

I. PENDAHULUAN
Sering kita mendengar kata “ organisasi” dalam kehidupan dilingkungan
masyarakat maupun dunia pekerjaan atau kampus, namun terkadang kita sering
dibingungkan oleh definisi dari organisasi dengan segala aspek dan istilah yang
menyertainya. Banyak referensi dan pendapat dari para pakar manajemen dan
organisasi di dunia , namun secara umum dapat didefinisikan pengertian
organisasi sebagai suatu kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar,
dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar
yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama ( sekelompok
tujuan ).
Istilah Struktur Organisasi menunjukkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa
melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi
yang akan diikuti. Struktur organisasi memiliki tiga komponen berupa :
• Kompleksitas : mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada , termasuk
tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan dalam
hirarki, serta tingkat penyebaran secara geografis
• Formalisasi : menunjukkan tingkat sejauh mana organisai menyandarkan diri
pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku anggotanya.
• Sentralisasi : mempertimbangkan dimana letak dari pusat pengambilan
keputusan.
Sedangkan pengertian “Disain Organisasi “ lebih menekankan sisi
manajemennya dengan mempertimbangkan konstruksi dan mengubah struktur
untuk mencapai tujuan organisasi.
Perspektif Sistem menggambarkan bagaimana cara kerja sebuah organisasi,
sedangkan karakteristik dari sistem terbuka meliputi :
- Kepekaan terhadap lingkungan; ketergantungan antara sistem dengan
lingkungannya
- Umpan balik
- Cyclical character
- Negatif enthropy; menunjukkan kemampuan memperbaiki diri untuk
menghindari kehancuran

Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan


Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000
Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

Perspektif Daur Hidup menunjukkan pola perubahan organisasi yang dapat


diramalkan dengan mengikuti tahapan perkembangan yang konsisten dan bukan
kejadian yang random. Secara jelas tiap tahapan daur hidup dapat dilihat dalam
gambar 1.1 dibawah ini :
Gambar 1.1 : Daur Hidup Organisasi

Formasi Pertumbuhan Kedewasaan Kemunduran

Tahap Tahap Tahap Tahap Tahap


Kewiraswas Kebersamaa formalisasi perluasan kemunduran :
taan: n: & kontrol: struktur: - Turn over
- Tujua - Komu - Forma - Lebih SDM tinggi
n nikasi lisasi komplek - Konflik
tidak & aturan - Desentra tinggi
jelas strukt - Strukt lisasi - sentralisasi
- Kreati ur ur - Variasi
vitas infor stabil pasar
tinggi mal - Focus
- Komit efisien
men si
tinggi
Sumber : Stephen P. Robbins, Teori Organisasi, tahun 1990, hal. 24

I. PERKEMBANGAN TEORI ORGANISASI


Pendekatan awal terhadap teori organisasi pada permulaan abad 19
menganggap organisasi sebagai alat mekanis untuk mencapai tujuan , dengan
perhatian difokuskan pada pencapaian efisiensi di dalam fungsi-fungsi intern
organisasi ( Teoritikus Tipe 1 ).
Pada teoritikus Tipe 2 yang melaksanakan dibawah asumsi system tertutup
namun menekankan hubungan informasl dan motivasi –motivasi non-ekonomis
yang beroperasi didalam organisasi. Organisasi tidak selalu berjalan secara mulus
dan bukan merupakan mesin yang sempurna. Manajemen dapat merancang
hubungan dan aturan formal , namun disciptakan juga persahabat informal untuk
memenuhi kebutuhan social anggotanya.

Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan


Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000
Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

Kerasionalan kembali menjadi tema sentral pada teoritikus Tipe 3,


diperkirakan sejak 1960 sampai awal 1970-an para teoritikus melihat organisasi
menjadi alat untuk mencapai tujuan. Mereka memfokuskan pada sasaran,
teknologi, dan ketidak pastian lingkungan sebagai variable-variabel kontingensi
utama yang menentukan struktur yang tepat dan seharusnya berlaku dalam
organisasi., dengan kata lain struktur yang sesuai dengan variable-variabel
kontingensi tersebut akan membantu pencapaian tujuan organisasi, sebaliknya
penerapan struktur yang salah akan mengancam kelangsungan hidup organisasi.
Akhirnya pendekatan mutakhir untuk memahami organisasi sangat
dipengaruhi oleh para teoritikus Tipe 4. Perspekstif social digunakan kembali,
namun dalam kerangka kerja system terbuka. Hasilnya adalah pandangan bahwa
struktur bukanlah merupakan usaha yang rasional dari para manajer untuk
menciptakan struktur paling efektif, namun merupakan hasil dari suatu
pertarungan politis diantar koalisi-koalisi didalam organisasi untuk
memperebutkan kendali / kekuasaan.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pembagian masing-masing tipe dari teoritikus
organisasi dalam gambar 2.1 berikut ini:
Gambar 2.1. Evolusi Teori Organisasi Kontemporer
Kerangka waktu 1900-1930 1930-1960 1960-1975 1975- ?
Perspektif system Tertutup Tertutup Terbuka Terbuka

Perspektif tujuan Rasional Social Rasional Sosial

Tema utama Efisiensi Orang dan Desain – desain Kekuasaan dan


mekanis hubungan kontingensi politis
manusia
Klasifikasi Tipe 1 Tipe 2 Tipe 3 Tipe 4
Teoritis
Sumber : W. Richard Scott “Theoritical Perspectives”, dalam Buku Teori Organisasi oleh Stephen P.
Robbinson , 1990 hal.34

II. PRINSIP DAN DISAIN ORGANISASI


Agar suatu organisasi dapat berjalan dengan baik perlu diperhatikan
beberapa prisip organisasi , meliputi antara lain :
a. Perumusan tujuan secara jelas, sebab tujuan bagi organisasi berfungsi untuk :
• Pedoman kearah mana organisasi akan dibawa
• Landasan bagi organisasi tersebut

Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan


Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000
Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

• Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan


• Menentukan program, prosedur dan kiss me ( koordinasi, integrasi,
simplifikasi, sinkronisasi dan mekanisme )
b. Pembagian tugas dan pekerjaan, yang dapat dibedakan menjadi :
• Pembagian atas dasa r wilayah atau teritorial
• Pembagian atas dasar jenis produk yang dihasilkan
• Pembagian atas dasar sasaran / obyek kegiatan
• Pembagian atas dasar fungsi
• Pembagian atas dasar waktu
c. Delegasi kekuasaan, agar dapat efektif maka perlu diperhatikan hal sebagai
berikut :
- Harus diikuti adanya pertanggung jawaban
- Diberikan kepada orang yang tepat
- Dibarengi pemberian motivasi

d. Rentangan kekuasaan, menurut seorang pakar dikatakaan bahwa batas jumlah


maksimum yang dapat dikendalikan secara efektif seorang pimpinan adalah
berkisar antara lima sampai delapan orang bawahan. Faktor lain yang
berpengaruh adalah : kejelasan tugas, wewnang dan tanggung jawab tiap
orang; kompleksitas jalinan hubungan kerja; kemampuan dari tiap orang;
corak pekerjaan; stabilitas organisai dan tenaga kerja; serta jarak dan waktu.
e. Tingkatan pengawasan, diusahakan agar tercipta “ flat –top organization”
yaitu yang berbentuk pipih dan tidak menjulang tinggi.
f. Kesatuan perintah dan tanggung jawab, dengan prisnip “ an employee should
recieve orders from one superior only”
g. Koordinasi, dengan menciptakan efek siinergis dari segala komponen utnuk
mencapai tujuan organisasi
Menurut pola hubungan kerja, serta alur wewenang dan tanggung jawab,
maka disain bentuk organisasi dapat dibedakan menjadi :
2. Organisasi Garis
Ciri – cirinya adalah organisasi masih kecil, jumlah anggota sedikit, pimpinan
dan bawahan semua saling kenal dan spesialisai kerja sedikit.

Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan


Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000
Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

Kelemahannya yaitu seluruh organisasi bergantung kepada satu orang,


kecenderungan bersikap otoriter dan kesempatan berkembang anggota terbatas
Kelebihannya adalah kesatuan perintah terjamin baik, proses pembuatan
keputusan cepat dan rasa solidaritas antar anggota tinggi.
Contoh skema organisasi garis terlihat pada gambar 4.1 berikut ini :

Gambar 4.1 Organisasi Garis

3. Organisasi Fungsional
Cirinya beberapa atasan tidak memiliki bawahan yang jelas sebab setiap
atasan berwenang memeberi perintah bawahan sepanjang ada hubungannya
dengan fungsi atasan tersebut.
Kelemahannya adalah karena ada spesialisasi maka kesulitan melakukan tour
of duty dan bawahan lebih mementingkan bidangnya sendiri sehingga sulit
melakukan koordinasi.
Kelebihannya yaitu pembidangan tugas jelas, spesialisasi tenaga dapat
berkembang dan dimanfaatkan maksimal dan telah dipakai tenaga ahli yang
sesuai bidangnya.
Contoh bentuk organisasi ini adalah sebagai berikut:

Gambar 4.2 Organisasi Fungsional

4. Organisasi Garis dan Staff

Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan


Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000
Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

Cirinya terdapat satu atau beberapa orang staff yaitu orang yang ahli dalam
bidang tertentu yang bertugas memberi nasehat kepa pimpinan.
Kelemahannya adalah anggota tidak saling mengenal sehingga solidaritasnya
rendah, karena rumit / kompleksnya organisasi maka kesulitan dalam
koordinasi.
Kelebihannya yaitu dapat digunakan oleh stiap organisasi besar, pengambilan
keputusan lebih berbobot karena adanya staff, dan konsep “ the rigth man on
the rigth place” dapat lebih terjamin.
Contoh bentuk organisasi garis dan staff seperti terlihat berikut ini :
Gambar 4.3 Organisai Garis dan Staff

5. Organisasi Fungsional dan Staff


Merupakan kombinasi dari bentuk organisai fungsional dan bentuk organisai
garis dan staff. Kelebihan dan kelemahannya seperti dalam masing-masing
bentuk organisasi yang dikombinasikan tersebut.

II. KEEFEKTIFAN ORGANISASI


Pada tahun 1950-an efektivitas organisasi diartikan sebagai sejauh mana
sebuah organisasi mewujudkan tujuan-tujuannya, namun hal ini masih
mempunyai makna ganda yang kadang sulit dimengerti oleh para manajer.
Sehingga perlu didefinisikan tentang kefektifan tersebut menjadi sejauh mana
organisasi tersebut mampu mempertahankan kelangsungan hidup-nya Namun
dalam perkembangannya ternyata timbul kompleksitas mengingat semakin
bervariasinya tujuan dan jenis organisasi yang memiliki kespesfikan masing-
masing . Oleh karena itu dibutuhkan beberapa pendekatan untuk menilai
kefektifan organisasi, yaitu antara lain meliputi :
1. Pendekatan Pencapaian Tujuan (goal attainment approach) yang menyatakan
bahwa kefektifan organisasi harus dinilai sehubungan dengan pencapaian
tujuan ( ends ) ketimbang caranya ( means ) yang perlu diperhitungkan adalah

Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan


Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000
Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

bottom line-nya. Ada beberapa asumsi yang dibutuhkan, yaitu : Pertama,


organisai harus mempunyai tujuan akhir; Kedua, tujuan tersebut harus
diidentifkasi dan ditetapkan dengan baik agar dapat dimengerti; Ketiga, tujuan
tersebut harus dedikit agar mudah dikelola; Keempat, harus ada konsesus atau
kesepakatan umum mengenai tujuan tersebut; Kelima, kemajuan kearah tujuan
tersebut harus dapat diukur. Masalah potensial yang ada antara lain berasal
dari asumsi awal tersebut diatas; adanya tujuan yang majeemuk maupun
perbedaan antara jangka pendek dengan jangka panjang menyebabkan ketidak
cocokan dan saling bersaing, atau standar ukuran yang ditetapkan berorientasi
pada performa masa lalu bukan dalam ukuran yang ideal / obyektif.
2. Pendekatan Sistem menyatakan sebuah organisasi juga harus dinilai
berdasarkan kemampunnya memperoleh masukan, memprosesnya,
menyalurkan keluarannya, dan memepertahankan stabilitas dan
keseimbangan. Model-model system menekankan criteria yang akan
meningkatkan kelangsungan hidup jangka panjang dari organisasi – seperti
kemampuan memperoleh sumber daya, mempertahankan dirinya secara
internal sebagai organisme social, dan berintegrasi secara berhasil dengan
lingkungan. Jadi pendekatan system berfokus bukan pada tujuan akhir
tertentu, tetapi pada cara yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan tersebut.
Asumsi yang mendukung pendektan system antara lain, organisasi terdiri atas
sub bagian yang saling berhubungan; harus ada kesadaran dan interaksi yang
baik dengan konstituen lingkungannya; kelangsungan hidup membutuhkan
penggantian yang terus menerus pada sumber daya yang digunakan.
Sedangkan beberapa masalah potensialnya antara lain berkaitan dengan
kesulitan dalam pengukuran dari variable proses dan apakah cara / metode
yang diterapkan memang sudah sesuai atau optimal, serta kadang terjebak
dalam sikap yang lebih mementingkan proses daripada hasil atau tercapainya
tujuan akhir.
3. Pendekatan Konstituen –Strategis, yaitu apabila organisasi dapat memenuhi
kebutuhan / tuntutan dari konstituen kritisnya yang terdapat dalam lingkungan
organisasi dan menjadi pendukung kelanjutan eksistensi organisasi tersebut.
Asumsi yang berlaku antar lain bahwa organisasi dianggap sebagai arena
politik tempat kelompok yang berkepentingan saling bersaing menguasai
sumber daya agar dapat memenuhi tuntutan konstituen kritisnya. Pihak

Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan


Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000
Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

manajemen dalam memilih tujuan menjadi tidak bebas nilai , tergantung jenis
konstituen yang akan dipenuhi tuntutannya. Sedangkan permasalahan
potensial yang dapat timbul antara lain kesulitan dalam identifkasi konstituen
strategis karena perubahan lingkungan yang cepat termasuk mendapatkan
informasi yang valid tentang harapan dari konstituen tersebut.
4. Pendekatan Nilai-nilai Bersaing, melaui identfikasi seluruh empat variabel
utama ( laba atas investasi; pangsa pasar; pembaharuan produk dan keamanan
kerja ) dan menentukan bagaimana variabel – variabel tersebut saling
berhubungan. Hal ini tergantung dari siapa sebenarnya anda dan siapa yang
anda wakili. Asumsi yang barlaku bahwa tidak ada tujuan tunggal yang dapat
disetujui semua pihak atau tidak ada konsesus yang memutuskan tujuan mana
yang harus didahulukan , karena tergantung subyektivitas para pelaku dengan
nilai pribadi , prefernsi dan minat mereka masing-masing. Selain pengakuan
adanya pilihan tujuan yang berbeda, maka diasumsikan seluruh pilihan
tersebut dapat dikonsolidasikan melalui kesamaan dari elemen umum yang
mendasari kriteria penilaian semua pilihan.
Berikut ini disusun perbandingan dari ke-empat pendekatan tentang
keefektifan organisasi seperti yang terlihat dalam Gambar 3.1. dibawah ini :
Gambar 3.1. Perbandingan dari Pendekatan Keefektifan Organisasi
DEFINISI BERGUNA SAAT
Organisai efektif sampai sejauh Pendekatan lebih disukai
PENDEKATAN
……… pada saat ……
Pencapaian Tujuan Organisasi dpt mencapai tujuan Tujuan jelas, dibatasi waktu
yg ditetapkan dan dpt diukur
Sistem Orgns memperoleh sumber Ada hubungan yg jelas antar
yang dibutuhkan masukan dgn keluaran
Kosntituensi-Strategis Semua konstituen strategis Konstituen punya pengaruh
paling tidak dipenuhi kuat dan harus dipenuhi
tuntutannya
Nilai-nilai Bersaing Fokus pada empat variabel Organisasi tidak punya
utama sesuai preferensi dari prioritas yang jelas atau
konstituen perubahan minat dalam
jangka waktu tertentu

III. MODEL PERTUMBUHAN ORGANISASI


Model pertumbuhan yang paling dikenal dan dikembangkan pada tahun
1970-an oleh Larry Greiner yang menyatakan bahwa karakteristik tahap

Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan


Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000
Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

pertumbuhan yang panjang dan tenang (disebut evolusi ) akan diikuti oleh
periode-periode kekacauan internal (disebut revolusi). Setiap tahap evolusi
menciptakan krisis tersendiri, dan pemecahan suatu krisis akan melahirkan suatu
tahap evolusi baru.
Proses evolusi – krisis – evolusi tersebut akan memenciptakan lima tahap
seperti yang terlihat dalam gambar dibawah ini :

Gambar 5.1. Lima Tahap Pertumbuhan Organisasi


TAHAP 1 TAHAP 2 TAHAP 3 TAHAP 4 TAHAP 5
BESAR 5.Krisis ??
4.Krisis
ORGANISASI

BIROKRASI
BESARAN

3.Krisis
KONTROL 5.
2.Krisis Pertumbuhan mll
OTONOMI KOLABORASI
1.Krisis
KEPEMIMPINAN 4.
Pertumbuhan mll
KOORDINASI

3.
Pertumbuhan mll
PENDELEGASI
2. AN
Pertumbuhan mll
PENGARAHAN
1.
Pertumbuhan mll
KECIL KREATIVITAS

MUDA USIA ORGANISASI MATANG

DAFTAR PUSTAKA
Robbin P. Stephen. 1994. Teori Organisasi. Struktur. Desain & Apliklasi. Edisi 3.
Terjemahan Jusuf Udaya. Jakarta: Penerbit Arcan.

Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan


Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000