QU ES UN INFORME EN ACCESS?

Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas basndose en las exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo el formato de facturas, etiquetas, postales, listines telefnicos... Existe la posibilidad de disear informes que presenten las informaciones del modo que se desee gracias al uso de diversos elementos grficos, de texto, de imgenes... Los informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo profesional. Crear un informe.- Antes de crear un informe es necesario establecer la procedencia de los datos: si se encuentran en una tabla, vincularemos el informe a la tabla; sin embargo, si se encuentran...

Un informe access no es mas que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinmica", los informes son uno de los mdulos de access mas importantes, ya que permiten automatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Gracias a las herramientas de agrupacin y ordenacin de datos, y combinado con el cdigo vba que podemos asociar al informe.

Elementos de un informe
1.- Secciones principales Un informe tiene las siguientes propiedades principales:

Pie del informe: Se refiere a la primera pgina del informe, es decir, la portada del informe Encabezado de pgina: Datos que van a aparecer en todas las pginas del informe, concretamente en la parte superior Detalle: en esta seccin se incluyen los distintos registros correspondientes al encabezado de la pagina, que pueden ser mas de uno, sera como un subformulario dentro de cada pgina del informe. Pie de Pgina: Tiene la misma funcin que el encabezado de pgina, pero los datos aparecen en la parte inferior

2.- Funciones de un informe Agrupar: Una de las opciones de un informe de access mas importante es la posibilidad de mostrar los datos agrupados, seleccionando uno o varios subgrupos. Al agrupar datos evitamos que aparezcan datos repetidos en nuestro informe. Por ejemplo, si queremos mostrar los datos de una tabla con inmuebles de toda Espaa, y queremos que los agrupe segun la provincia, para ello vamos sobre la parte izquierda del formulario en vista diseo y con el boton derecho le damos a la opcin Ordenar y Agrupar:

Ahora seleccionamos los campos que queremos Agrupar y el orden es el que queremos que aparezcan, una vez seleccionado en la parte de abajo aparecern las opciones, de las que debemos activar "encabezado de pagina". En este momento en el informe se crea un nuevo encabezado, donde podemos incluir las etiquetas y textos necesarios para el encabezado de nuestro informe. En la seccin de detalle aparecern los los registros relacionados con los datos principales del encabezado:

Otras opcin interesante y muy util es forzar el salto de pagina cuando aparece un nuevo registro que no cabe en la primera pagina, para evitar este corte que tan mal queda, simplemente iremos a la opcin mantener Juntos del men ordenar y agrupar y pondremos el valor a s.

2.- Modificar parmetros en la seccin de detalle Si queremos modificar un atributo de los controles de la seccin de detalle nos vamos a encontrar con algunos problemas : por ejemplo, tenemos una serie de registros con un valor numrico y otro textual, y queremos que el texto sea de color rojo cuando el valor numrico pasa de 50. Uno tiene valor 25 y otro 75. Por lo tanto debera aparecer uno de color rojo y otro de color por defecto. El cdigo para que esto ocurra lo debemos incluir en la seccion de datalle:

IF (me.valorNumerico > 50) then me.controls("valorTextual").forecolor = 255 end if

pero si hacemos esto aparecern todos en rojo, porque? pues porque se queda con el ultimo valor siempre, por tanto deberamos poner:

IF (me.valorNumerico > 50) then me.controls("valorTextual").forecolor = 255 else me.controls("valorTextual").forecolor = 0 end if

De esta forma se comprueba uno por uno todos los valores y asigna siempre el color a la etiqueta correspondiente

3.-Modificar parmetros en la seccin pie de pagina en funcin de parmetros de la seccin detalle Si queremos aadir datos a modo de resumen en la seccin de pie de pagina debemos de tener cuidado, por ejemplo, queremos que en la seccin de detalle nos saque una alerta cuando un valor de la seccin de detalle sobrepase cierto limite. el cdigo a incluir en la seccin de pie de pagina seria

if (me.valorNum > 50) then etiquetapie.caption = "alerta, uno de los valores sobrepasa limite" end if
Esto puede resultar correcto, pero no lo es, ya que coger el valor del ultimo valor numrico de la seccin de detalle.

Para que funcione correctamente deberamos aadir un booleano en la seccin de detalle:

incluir en la seccion pie de pagina etiquetapie.caption = "alerta, uno de los valores........" end if
Con este cdigo, una vez que encuentre en valor que supera el limite se activara el booleano y ya no se desactivara, y aparecer el mensaje de error.

4.-Modificar parmetros en funcin de la pgina del informe en la que nos encontramos Es posible modificar un parmetro del informe dependiendo en que pagina del mismo nos encontramos. Si por ejemplo queremos poner un pie de pagina con la pagina actual crearamos una Etiqueta, y en la opcin caption pondramos

Etiqueta.caption : me.page
En cambio si queremos que en la primera pagina no aparezca el numero de la pagina, ya que es la portada, pondramos el siguiente cdigo en la seccin de pie de pagina:

if (me.page = 1) then etiqueta.visible = false else etiqueta.visible = true end if

12.4. La vista diseo de informe

La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario. Para abrir un informe en la vista diseo debemos seleccionarlo en el Panel de navegacin y pulsar Inicio. Nos aparece la ventana diseo: en su men contextual o en la Vista de la pestaa

El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones: El Encabezado del informe contendr la informacin que se ha de indicar nicamente al principio del informe, como su ttulo. El Encabezado de pgina contendr la informacin que se repetir al principio de cada pgina, como los encabezados de los registros, el logo, etc. Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un nico registro, y el informe ser el que se encargue de crear una fila para cada uno de los registros. El Pie de pgina contendr la informacin que se repetir al final de cada pgina, como la fecha del informe, el nmero de pgina, etc. El Pie de informe contendr la informacin que nicamente aparecer al final del informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado. Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en el men contextual del informe. Al hacerlo, se eliminarn todos los controles definidos en ellas. Para recuperarlos se ha de seguir el mismo proceso que para eliminarlos. Si no quieres eliminar los controles, pero quieres que en una determinada impresin del informe no aparezca una de las zonas, puedes ocultar la seccin. Para hacerlo debers acceder a la Hoja de propiedades, desde su botn en la pestaa Diseo > grupo Herramientas. Luego, en el desplegable, elige la seccin (Encabezado, Detalle, o la que quieras) y cambia su propiedad Visible a S o a No segn te convenga. Los cambios no se observarn directamente en la vista diseo, sino en la Vista preliminar de la impresin o en la Vista informes.

Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Podemos ver u ocultar las reglas o cuadrcula desde el men contextual del informe.

12.5. La pestaa Diseo de informe

Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes opciones:

Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios. A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.

El botn Ver del grupo Vistas nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentacin que muestra una mezlca de la vista Informes y Diseo y finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla. La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a impresora.

En el grupo Temas encontrars herramientas para dar un estilo homogneo al informe. No entraremos en detalle, porque funciona igual que los temas de los formularios. El botn Agrupar y ordenar del grupo Agrupacin y totales permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante. En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. Tambin encontramos algunos elementos que podemos incluir en el encabezado y pie de pgina. En el grupo Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn .

Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario. Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn .