UNIVERSIDAD GALILEO IDEA CEI Licenciatura en tecnologa y en administracin de empresas Curso: administracin moderna 1 horario: 6:00pm a 7:00pm Tutor:

mauro colon

Manual de puesto

Edin Roberto Palacios Blanco Carne IDE11117015 Fecha: 26-11-2012

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA ASOARCHI MISION: desempearse de la mejor manera posible. Ofreciendo el mejor de los servicios en el rea archivstica, con profesionales de gran calidad tcnica, y tica profesional admirables y que siempre se preste un trabajo agradable, muy eficaz y eficiente, para que el cliente tenga la satisfaccin de un trabajo bien hecho y la empresa se d ah conocer por su calidad y servicios. VISION: ser la empresa archivstica ms importante del pas, que preste sus servicios ah las entidades ms altas del estado y que sea un privilegio y un honor trabajar para serviarchi, que hallan diferentes sucursales por todo el pas y que se logre alcanzar el mayor de los xitos no solo en el mbito nacional archivstico si no en el mbito tico profesional. ESTRATEGIA La estrategia de la empresa asoarchi consiste en ofrecer el servicio de manejo de archivos a pequeas empresas o microempresas destacando por sus mtodos eficientes, tratando de dejar la mejor imagen posible y siempre buscando nuevas aperturas del mercado, nuevos clientes que puedan contribuir al crecimiento de la empresa. La empresa asoarchi tratara de desarrollar esta estrategia para ubicar personal en empresas con contratos en vigencia y tratando de sacar el mayor beneficio posible, buscara nuevas conexiones ah empresas cada vez ms grandes y finalmente lograr un contrato con el estado para el mantenimiento archivstico de varios de los componentes polticos del pas. POLITICAS La poltica de la empresa asoarchi es ofrecer el mejor servicio posible con unas tarifas razonables y unos profesionales de gran calidad tcnica e idoneidad tica. Es poltica de la empresa contratar gente joven, que busquen sus primeros aos de experiencia laboral y que sean egresados del Sena. Tambin es poltica de la empresa no ofrecer puestos ah gente mayor de 35 aos y siempre buscar hacer

profesionales de la empresa y que perduren el mayor tiempo posible en la institucin. Como poltica final la empresa se hace responsable de cualquier falla en un trabajo hecho o ejecutado en los primeros 7 das despus de hecho el trabajo, despus de este periodo no se aceptaran quejas ni reclamos sobre el trabajo hecho. VALORES AH TENER EN CUENTA POR LA EMPRESA ASOARCHI Los valores ah tener en cuenta por la empresa no solo son los ms primordiales, si no que son fundamentales para que cada empleado logre el mayor de los rendimientos en la empresa. RESPONSABILIDAD: cualidad fundamental para el trabajador ya que ser una persona confiable para cualquier trabajo u obligacin. Ser responsable significa incluso asumir cualquier error, pero con la sabidura de que si se comete es para aprender, ya que todos tenemos derecho ah equivocarnos; aunque lo difcil es reconocerlo. PUNTUALIDAD: cualidad fundamental que le permitir llegar ah la hora requerida para un trabajo o hacer un trabajo en el tiempo estimado. La persona puntual es eficiente, se desempea de gran manera ya que maneja muy bien su tiempo, adems siempre busca la productividad mayor en su espacio laboral. EFICIENCIA: es importante que el trabajador sea eficaz y eficiente en su trabajo, esto significa que haga un buen desempeo en el menor tiempo posible. ADAPTABLE: ms que una cualidad es una forma de ver las cosas o los asuntos de un trabajo de acuerdo ah las dificultades que est presente, se pide que sea adaptable, para que no se sienta presionado o se complique con un trabajo ah realizar, si no que sea recursivo y busque la mejor solucin para dicho trabajo. HONESTIDAD: es el valor ms importante al tener en cuenta por la empresa, ya que lo que menos se quiere es una persona deshonesta que solo perjudique ah la empresa, siempre se busca alguien que una sus objetivos con los de la empresa

as no es egosta y no busca su bien comn. TRABAJO EN EQUIPO: es fundamental que el trabajador de asoarchi sea una persona que no busque la individualidad en los trabajos si no que siempre se haga una coordinacin de grupo, la unin hace la fuerza y la empresa asoarchi siempre buscara gente con capacidad de trabajo en grupo y que nunca haga trabajos u objetivos por individualidad. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: ser la empresa lder en le maneja miento de archivos y documentos de toda ndole destacndose por su eficiencia y eficacia ah la hora de la realizacin de un trabajo, siempre de la mejor manera y con los profesionales ms capacitados para las distintas tareas que se puedan dar siempre tratando de dar la mejor imagen de la empresa. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Expandir la empresa ah nuevos campos de trabajo tratando de dar la mejor de las impresiones al cliente.

Buscar y obtener ah los mejores empleados en el rea de la archivaran y organizacin de documentos.

Tratar de ofrecer los mejores precios en el mercado pero que la calidad del trabajo sea igualmente buena ah la de otras empresas que ofrezcan el servicio ah un precio mayor.

Instalar o construir diferentes sucursales de la empresa asoarchi en las capitales de los departamentos ms importantes del pas.

FUNCIONES JUNTA DIRECTIVA Su funcin es ser la cabeza visible de la empresa, toda decisin tomada por el gerente pasa por la junta directiva, ellos aprueban presupuestos, contrataciones, planes de trabajo, contratos, todo pasa por la junta adems de ser los accionistas mayoritarios y los que buscan las relaciones corporativas con otras empresas. GERENTE

Su funcin es administrar la empresa, de acuerdo ah las decisiones que se tomen en la junta directiva, es el encargado de la firma de contratos de la empresa, mantiene latente observacin en las subgerencias y recibe reportes de los desempeos de cada una de ellas, adems es el encargado de la presentacin de los proyectos ah la junta directiva y la presentacin de presupuestos y dems. SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Es la encargada de la administracin de los trabajos ah los empleados, se encarga de escoger ah cada uno de los trabajadores que mejor se pueda desempear en el cargo o puesto o tarea que tenga que hacer y su desempeo en esta, adems abarca la observacin y modificacin de un trabajo cuando se est ejecutando. SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS Es la que se encarga del maneja miento de los empleados, de acuerdo ah sus capacidades son asignados, y junto con la subgerencia administrativa aprovechan los recursos de la mejor manera, es decir buscan al mejor empleado, que se pueda desempear en un cargo especifico, adems de esto se encargan de las recomendaciones de ascenso o descenso de un trabajador. SUBGERENCIA OPERATIVA Es la encargada de cada una de las operaciones de la empresa, ayudada por las otras 2 subgerencias, mira cada operacin o trabajo que tenga la empresa, y coordina las bases de la realizacin de ese trabajo, como tiempo ah realizar, funcin que se debe cumplir, resultados esperados, ellos manejan todo lo relacionado ah la eficiencia y eficacia del trabajo. TRABADORES Son los empleados encargados del trabajo ah realizar ellos siguen las diferentes instrucciones que se den o tomen las 3 subgerencias conjuntas para la realizacin de un trabajo, ya que las subgerencias les dirn, el trabajo ah desempear, resultado que se espera obtener, hora ah realizar y dems, siempre buscando el mayor rendimiento y beneficio.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA ASOARCHIPROCESO DE ARCHIVAMIENTO El proceso de archivamiento se logra de la siguiente manera: Se toma o se crea un archivo, este archivo se clasifica de acuerdo a su gnero, cuando se logra esto se mira su peso, su contenido en hojas y el estado en que se encuentre el archivo, de acuerdo ah su tamao es guardado con otros archivos del mismo tipo o si tamao es muy grande se hace un solo lugar para el archivo, si esta en mal estado se tratara de arreglar lo ms posible y ofrecerle proteccin contra el tiempo y el uso, por ejemplo plastificando el documento. Cuando ya todo esto se realiza el archivo es colocado y si se requiere se hace una copia de respaldo o refuerzo al archivo, luego se pasa al inventario y se contina con el siguiente archivo para el posterior reinicio de este proceso. PROCESO DE CONTRATACION DE EMPLEADOS Para este proceso se hace una seleccin de hojas de vida y de acuerdo ah los valores de la empresa y ah perfil de cualidades que se requiera para el puesto se hace una entrevista de preseleccin, luego de esto los que hayan pasado la entrevista recibirn una visita por parte de un supervisor de recursos humanos de la empresa, para ver su modus vivendus y luego establecer u perfil ocupacional. Luego de esto se hace una seleccin con todos los datos ya gestionados y se selecciona un mnimo de 5 candidatos que sers puestos a prueba por un periodo de no ms de 3 meses y ah los cuales solo 2 se les ofrecer un empleo con contrato en vigor ah un ao. PROCESO DE MANEJO DE PROYECTOS Todo proyecto es llevado al gerente el cual lo presenta ah la junta directiva, la junta directiva de acuerdo ah las especificaciones d el visto bueno o lo contrario de acuerdo al proyecto, cuando se le da visto bueno el gerente hace copias del proyecto y le entrega ah las subgerencias especificndoles lo que se espera que haga cada una de ellas para el desarrolla miento del proyecto, la administrativa se

encargara del progreso del proyecto y todo lo relacionado con la gestiona miento y realizacin del mismo, la de recursos humanos dispondr los elementos o trabajadores necesarios para el desarrolla miento del mismo, y por ltimo la subgerencia operativa se har cargo de que cada subproceso que se haga en el proyecto lleve un buen desarrollo y por lo tanto la culminacin final del mismo, y los trabajadores debern cumplir las funciones que les sean asignadas de acuerdo ah sus habilidades y talentos especficos.