Como escolher um software de gesto de arquivo

Contedo
Introduo ..................................................................................................................................... 2 1. 2. Como Escolher Software de Gesto de Arquivos .................................................................. 3 Critrios na escolha Software de Gesto de Arquivos .......................................................... 4 3. Open source vs Comercial ............................................................................................. 4 Instalao em Datacenter ou local ................................................................................ 5 Custo.............................................................................................................................. 5 Sustentabilidade ............................................................................................................ 5 Qualidade de apoio ao cliente ...................................................................................... 6 Suporte para padres de arquivo ................................................................................. 6 Suporte gesto de coleces ...................................................................................... 6 Relatrios, estatsticas e gesto de projectos ............................................................... 6

Tipos de Software .................................................................................................................. 7 Gead (Gesto especializada de Arquivos e Documentao) ......................................... 7 Gisa ................................................................................................................................ 8 INFOGEST\SEIGA ........................................................................................................... 8 Digitarq .......................................................................................................................... 9

Fontes ...................................................................................................................................... 10

Introduo
Quais so as tecnologias podem ajudar a tornar os arquivos disponveis para os investigadores? Este relatrio explora os sistemas de gesto de arquivo. Sistemas de gesto de Arquivo so um tipo de software que tipicamente oferecem suporte integrado para o workflow do arquivo, incluindo a avaliao, controle de acesso, descrio, disposio, a publicao dos instrumentos de pesquisa, recolha, gesto e preservao. Ao invs de recomendar explicitamente determinado software, este relatrio assume os arquivistas atravs dos pontos de deciso principais, incluindo os tipos de licenas, o custo, suporte para gesto do acervo e flexibilidade versus padronizao. Com um nmero crescente de opes de software de gesto de arquivos, arquivistas podem sentir-se oprimidos. Felizmente podem escolher processos, de seleco de software, racionais e sos.

1. Como Escolher Software de Gesto de Arquivos

A escolha de um software de gesto de arquivo deve ser um processo colaborativo para que todos os intervenientes (arquivistas, tcnicos, administrativos, pesquisadores, etc.) possam descrever como o usariam e como dariam entrada do que pretendem tratar. Para garantir que o processo de seleco progrida, a equipa dever criar plano de aco com objectivos claros e reas de responsabilidade. Como primeiro passo, os arquivos devem realizar uma avaliao das necessidades para avaliar as lacunas actuais e fluxos de trabalho. Ser que eles realmente precisam de um novo software, e agora o melhor momento (tendo em conta os recursos disponveis, os projectos em curso, etc.) para adquiri-lo? Quais so os pontos fracos do software actual? Quais so os pontos fracos do software actual? Como que a informao flui atravs do sistema? Que tipo de informao capturada, por quem, quando e para que fins? Que fluxos de trabalho os arquivos desejam alterar e/ou manter? Qual o resultado desejado da adopo de novos softwares? Responder a estas perguntas vai ajudar as organizaes a definir as suas exigncias.

Trabalhando em conjunto, os intervenientes devero, ento, priorizar os requisitos, gerando uma lista de caractersticas. Alm de caractersticas como o "suporte para EAD" ou "suporte para o gesto de vrios arquivos", os arquivistas devem pesar factores como a qualidade do suporte ao tcnico, a reputao da empresa que o comercializa, custo, requisitos tcnicos, bem como a robustez e adequao da plataforma tecnolgica. Por vezes, a melhor forma de avaliar a qualidade do software e suporte falar com uma variedade de clientes (tanto os recomendados pelas empresas como aqueles que so identificados de forma independente). Atravs de uma visita ao local, os avaliadores podem ver o software em aco e compreendlo no contexto dos fluxos de trabalho de descrio. A maioria dos fornecedores e projectos de cdigo aberto, disponibiliza uma verso demo ou pode providenciar uma demonstrao online do software. Os arquivistas devem ter o software atravs de uma variedade de tarefas para determinar se ele fcil de usar, faz o que precisa fazer. Se uma aplicao comercial seleccionada, as organizaes devem cuidadosamente analisar os termos do contrato, incluindo suporte e formao. Eles tambm devem desenvolver um plano de manuteno para actualizaes regulares, formao e assim por diante. Se for seleccionada uma aplicao de cdigo aberto, os arquivos devem, ainda, determinar ser dada a formao e como ser mantido up-to-date.

2. Critrios na escolha Software de Gesto de Arquivos

No existe um sistema de gesto de arquivo singular que seja adequado a todos os arquivos, tendo em conta o tipo de suporte tcnico disponvel na instituio e a necessidade de recursos especficos. Comparar os sistemas de gesto de arquivo produz vrios factores, a ter em conta, importantes que os distinguem uns dos outros. Aqui esto alguns dos critrios que os arquivos devem considerar na escolha de um sistema de gesto de arquivos: Open source vs Comercial Talvez a escolha mais fundamental que os arquivos vo fazer se para selecionar uma fonte ou um sistema comercial. Cada vez mais, as organizaes no governamentais e de ensino esto adotando o software open source . Por exemplo, a Comisso Europeia aprovou software open source, pois oferece uma maior diversidade de solues, melhora o processo de desenvolvimento atravs de input da comunidade, oferece uma implantao mais rpida atravs de personalizao, e leva ao aumento da capacidade tcnica dos funcionrios de TI (OSOR.EU 2008). O software open source normalmente gratuito, flexvel e em constante evoluo, assumindo uma comunidade de desenvolvimento ativa (Lakhan e Jhunjhunwala 2008). Apesar de algumas preocupaes sobre a sustentabilidade dos projetos open source, outros programadores podem manter e melhorar o cdigo se o programador original abandonar o projeto. Muitos acreditam que o software open source realmente mais seguro que software proprietrio, uma vez que aplicaes open source podem ser analisadas e verificadas por "muitos olhos" e questes de segurana podem ser rapidamente resolvidos (Whitlock, 2001). Algumas instituies, no entanto, carecem de pessoal tcnico para implementar software open source. Outros podem opor-se, porque temem riscos dos segurana ou custos de manuteno elevados. Implementar software open source pode ser desafiador, especialmente quando no h suporte est disponvel ou se a estrutura de apoio desaparecer. Com o software comercial, os clientes podem entrar em contato com o fornecedor para formao, apoio na importao de dados ou outros servios, com software open source, os arquivos normalmente dependem de ajuda da comunidade. Por vezes os projetos de cdigo open source so abandonados antes de chegar a bom termo (Lakhan e Jhunjhunwala 2008). Documentao de aplicaes open source pode ser fraco (Office of Government Commerce 2002, 4). Embora o software open source geralmente est disponvel sem taxas de licenciamento, custos significativos podem resultar da implementao e personaliz-lo numa instituio local. Estudos comparando o custo total de propriedade de open source versus software proprietrio tm produzido resultados contraditrios. Cada organizao deve considerar o que custa mudar o software e que o custo total dos adopo do software, incluindo recursos humanos e de hardware, ser (Ven, Verelst e Mannaert 2008, 55-56). As organizaes devem considerar tambm a maturidade do software, incluindo a sua funcionalidade, bem como suporte, formao e documentao (Wilson 2006).

Instalao em Datacenter ou local Algumas instituies no tm infra-estrutura tcnica para instalar e manter um sistema de gesto arquivstica si. Muitas empresas vo alojar software das organizaes, permitindo que os arquivos se concentrar no seu trabalho principal. Alm de alojar, muitas empresas iro auxiliar os clientes na importao de dados legados para o software. Geralmente, os clientes que pagam a uma empresa para alojar os seus dados relatam que existem poucos problemas tcnicos e que os servidores da empresa raramente falham. algumas instituies sentem-se desconfortveis por dependerem de algum, no tratamento dos seus dados. O que acontecer aos dados de um arquivo, se a empresa desaparecer? Como que o arquivo vai recuperar os dados, e em que formato? Arquivos devem tambm considerar os custos anuais de uma soluo hosted, apesar que alojar aos dados localmente tambm implica custos em hardware, suporte tcnico, taxas de licenciamento, etc Os fornecedores normalmente oferecem servios de hospedagem. Se as organizaes considerarem uma soluo hosted porque temem a complexidade de instalao e manuteno de software, devem ter em conta que a maioria dos sistemas de gesto de arquivo so projetados para serem fceis de instalar e manter.

Custo Para muitas instituies, o custo um factor chave na escolha do software . O custo de aquisio de software de gesto de arquivo pode variar de livre (para o cdigo open source) dezenas milhares de Euros (para produtos comerciais). Mesmo software open source implica custos significativos, incluindo hardware, suporte tcnico e personalizao, os custos que tambm se aplicam a projetos comerciais. Junto com o custo de licena, os arquivistas devem factor dos custos recorrentes, tais como taxas de manuteno, suporte ao utilizador, formao, hardware, suporte tcnico e personalizao. Como seria de esperar, os produtos mais caros geralmente vm com mais recursos. Arquivos devem decidir quais funcionalidades so essenciais.

Sustentabilidade Software vai e vem, e os arquivistas esto justamente preocupados com os dados que esto presos a um sistema fechado. Se uma empresa entra em colapso ou encerra o apoio a um produto, como isso ir afectar os arquivos que dependem dele? Projectos open source parecem oferecer algumas vantagens para a sustentabilidade, uma vez que outros programadores podem continuar manter e desenvolver se o programador original abandon-lo. No entanto, alguns Projectos open source podem desaparecer depois de uma exploso inicial da actividade de desenvolvimento, e arquivos, j sobrecarregados, no podem ter os recursos tcnicos para dar continuidade ao trabalho de desenvolvimento. Em todo caso,

para se certificar de que os dados podem ser usados a longo prazo, os arquivos devem certificar-se de que os dados podem facilmente ser exportados em lote.

Qualidade de apoio ao cliente Inevitavelmente, os arquivistas enfrentaro problemas utilizando software de gesto de arquivos, seja por causa de bugs, dificuldade de importao de dados, na necessidade de personalizar algumas funes, na confuso sobre como usar o software, ou por problemas tcnicos. Assim, dependem de bom apoio ao cliente dos fornecedores ou, no caso de software open source, os produtores e utilizadores da comunidade. Fornecedores normalmente oferecem apoio via telefone ou e-mail, fruns de utilizadores, as perguntas mais frequentes e formao utilizadores. Em alguns casos, o suporte tcnico est includo nos valores anuais de manuteno, mas em outros, implica custos adicionais. Projectos open source podem parecer mais fracos do que Projectos comerciais no que respeita apoio ao utilizador. Para avaliar o apoio utilizadores, conversar com os usurios de pacotes de software diferentes.

Suporte para padres de arquivo Para facilitar a interoperabilidade e aderncia s melhores prticas, os arquivos vo querer o software que atende s normas de arquivo, tais como: ISAD-G Moreq ISAAR (CPF) Dublin Core EAD EAC

Suporte gesto de coleces Alguns sistemas oferecem suporte robusto para gerir coleces de arquivo, incluindo avaliaes, locais e condies de conservao, e os direitos e as restries. Alguns at permitem aos utilizadores criar aces de doao e a localizao rtulos, as estatsticas de uso, controlar e gerir solicitaes de materiais e de ajuda de referncia. Outros concentram-se mais de descrio de arquivo do que na gesto da coleco. Muitos fazem as duas coisas. Os arquivos devem determinar quais funcionalidades so essenciais para si, embora salientando que as novas verses de software, muitas vezes acrescentam funcionalidades de que possam desejar.

Relatrios, estatsticas e gesto de projectos Alguns softwares podem permitem as instituies executar relatrios, por exemplo, controlar colees no processadas ou determinar o que armazenado num local especfico. Como fcil criar e imprimir esses relatrios? Atravs de

softwares de gesto de arquivo, as organizaes podem tambm ser capazes de acompanhar as estatsticas, como o tamanho de vrias colees, quantos metros lineares tm sido processados ou eliminados ao longo de um ano, e as colees mais frequentemente solicitadas. Tais estatsticas podem ajudar os arquivos a estabelecer prioridades de processamento. De fato, alguns softwares ainda permitem s instituies marcar trabalho que de alta prioridade para o processamento, ajudando-os a gerir as coleces.

3. Tipos de Software
Gead (Gesto especializada de Arquivos e Documentao)
O Gead um sistema de gesto de arquivo, modular e integrado para plataformas Microsoft Windows. Utiliza as mais avanadas tecnologias de gesto de contedos permitindo o fcil acesso aos mesmos a partir da interface de pesquisa web. Suporta autenticao usando dispositivos de biometria bem como etiquetao de obras com recurso a dispositivos RFID. Embora sofisticado, de muito fcil utilizao e manuteno. A sua tecnologia baseia-se em: 1. Microsoft Windows Server; 2. Microsoft SQL Server; 3. Microsoft Internet Information Services; 4. Microsoft Windows XP Pro, Vista Business e Seven Professional (clientes). Abrange as necessidades de processamento de informao de um arquivo (administrativo, histrico, ): 1. Descrio (ISAD-G) / Inventariao; 2. Disponibilizao de contedos naWeb; 3. Planos de Classificao; 4. Requisies/Circulao; 5. Catlogo para Invisuais; 6. Autoridades (ISAAR-CPF); 7. Pesquisa / Perfis de Pesquisa; 8. Difuso selectiva de informao; 9. Multimedia com streaming; 10. Transferncia de Arquivo; 11. Gesto do Espao Fsico; 12. Relatrios e estatsticas; 13. Controlo de Acessos; 14. Administrao; 15. Portal Web; 16. Eliminao; 17. Auditoria; 18. Self check. Os mdulos esto integrados com o correio electrnico. Permite a obteno de indicadores estatsticos sob a forma de listagens e mapas (diagramas).

O sistema pode produzir todas as etiquetas necessrias ao tratamento tcnico dos documentos e coleces, possuindo ainda mecanismos que permitem adaptar interfaces e formulrios de dados.

Gisa
Enquanto gestor de informao arquivstica, o GISA apresenta-se com as seguintes caractersticas: Planos de Classificao Unidades Fsicas Controlo de Autoridade Associao de Descries a Objectos Digitais Avaliao Pesquisa Relatrios Estatisticas/Controlo de Desempenho Controlo de Acessos Mdulos Operacionais Os mdulos disponveis actualmente so: Gesto de Requisies: controlo das requisies e das devolues de documentos registados no GISA. Gesto de Depsitos: gesto das existncias de um depsito, controlando entradas e sadas definitivas e fornecendo a sua taxa de ocupao.

INFOGEST\SEIGA
INFOGEST/SEIGA uma aplicao informtica que tem como objectivo principal assumir-se como um apoio eficaz gesto documental, em qualquer instituio, promovendo a rapidez e facilidade de acesso informao. Pretendendo cobrir a totalidade do ciclo de vida dos documentos (fase activa, semi-activa e inactiva), e de forma a conferir-lhe maior funcionalidade, a aplicao InfoGest/SEIGA composta por trs mdulos: ARQADM ARQINT ARQHIST ArqAdm (Arquivo Administrativo) funcionalidades: Facilita o processo de registo dos documentos Permite a sua digitalizao Controla eficazmente a sua tramitao Promove a responsabilizao Facilita a pesquisa de informao (pelas mais diversas vias) Constitui um suporte para a gesto documental Atribui nveis de segurana diferenciados; Planeamento de nveis de acesso; Certificao de Assinatura Digital.

ArqInt (Arquivo Intermdio) funcionalidades: Constitui um suporte para a gesto documental Facilita o processo de descrio de documentos Gere o Thesaurus; Gere os utilizadores; Permite a importao e exportao de dados; Preenche e imprime Guias de Remessa, Autos de Eliminao Imprime Folhas de Recolha de Dados, Inventrios Topogrficos, Catlogos Migra dados de outras aplicaes informticas Rapidez na localizao no depsito, do documento original. ArqHist (Arquivo Histrico) funcionalidades: Converso automtica de registos oriundos de outros sistemas; Descrio, com base, na ISAD(G) e ISAAR(CPF); Associao de Ficha de Metadados a todas as imagens digitalizadas; Facilmente personalizvel por alterao das pr-definies; Funcional sistema de indexao para fcil recuperao da informao Disponibilizao de estatstica pormenorizada Pesquisa simplificada por Quadro de Classificao, termos de acesso, campo e texto livre; Produo de instrumentos de descrio com recurso aos formatos prdefinidos, possibilitando ainda a definio do formato pretendido pelo operador; Rpida localizao no depsito, do documento original; Permite o reconhecimento ptico de caracteres (OCR); Acesso Pesquisa Inter-Arquivos, atravs do mdulo InfoGestNet; Migrao para formato EAD,

Digitarq
O software DigitArq tem como objectivo a gesto, simplificao e optimizao do trabalho num Arquivo Definitivo (tambm conhecido por Arquivo Histrico ou Arquivo Morto). Este software constitudo por 7 mdulos funcionais que procuram ir ao encontro das necessidades de um profissional de arquivo. Entre estas encontram-se a descrio arquivstica, gesto de projectos de digitalizao, publicao Web e a navegao e pesquisa. A soluo assenta em quatro normas internacionais: 1. ISAD(G) - International Standard Archival Description 2. EAD - Encoded Archival Description 3. ISAAR - International Standard Archival Authorities Records 4. EAC - Encoded Archival Context O software DigitArq composto por 7 mdulos funcionais: 1. MDULO DE DESCRIO ARQUIVSTICA 2. MDULO DE GESTO DE OBJECTOS DIGITAIS 3. MDULO DE PUBLICAO DE OBJECTOS DIGITAIS

4. 5. 6. 7.

MDULO DE DISSEMINAO, NAVEGAO E PESQUISA MDULO DE GESTO DE UTILIZADORES E PRODUTIVIDADE MDULO DE INTEROPERABILIDADE OAI-PMH MDULO DE BALCO-ELECTRNICO

Requisitos tcnicos do servidor Microsoft Windows 2003 Server ou superior Microsoft SQL Server 2005 Standard Edition ou superior 2 GB de memria RAM (para uso intensivo aconselhvel 4 GB ou mais) Microsoft Internet Information Services 6 ou Internet Information Services 7 Requisitos mnimos do posto de trabalho Microsoft Windows 2000, XP ou Vista Microsoft SQL Server 2005 Express Edition (no necessita licena) 1 GB de memria RAM 600 Mb de espao disponvel em disco Resoluo de ecr de 1024x768 pixels Microsoft .Net Framework v1.1

Fontes
http://www.keep.pt/ http://gisa.paradigmaxis.pt/ http://www.shp.pt/ www.libware.pt