Informe OIG

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MENSAJE DEL INSPECTOR GENERAL
Siendo esta Oficina de nueva creacin, nos permite establecer la cultura organizacional que va a permear en sta. Una cultura que sea cnsona con la estrategia para que facilite su implementacin. Una cultura cuyos valores, creencias y conducta tica sirva de modelo de acuerdo a los estndares de la profesin. Una cultura que provea espacio para iniciativas individuales dentro de la programacin de fiscalizacin. Una cultura por la cual sus empleados se identifiquen con la Oficina y sean fanticos de su gestin. Una cultura que incentive el crecimiento basado en criterios de rendimiento. Una cultura donde exista tolerancia al conflicto y diferencias, y cuyas diferencias construyan una evolucin sostenible del servicio. Una cultura que sirva de base para fomentar la percepcin de que nuestro Gobierno est para proveer calidad de vida, y no para mantener la vida en s. Una cultura donde exista comunicacin a travs de todos los niveles jerrquicos de la Oficina. Pero para lograr la cultura antes descrita, me comprometo a perseguir la excelencia como lder, esforzndome constantemente para proyectar ser un ejemplo dentro y fuera de nuestra Oficina.
Ricardo Dalmau Santana (Ponencia ante ambos Cuerpos Legislativos, septiembre y noviembre 2011)
TAbLA DE CONTENIDO
Resumen Ejecutivo Metodologa Elementos de la Planificacin Estratgica Visin Misin Valores Mapa Estratgico Focos Estratgicos Fiscalizacin Asesora, Educacin y Prevencin Excelencia en el Servicio Tecnologa Estructura Administrativa 11 23 29 35 43 1 2 5 6 6 7 8
RESUMEN EJECUTIVO
Es un honor presentar el primer Plan Estratgico de la Oficina del Inspector General del Gobierno de Puerto Rico (OIG) para los aos 2012 al 2015. Este Plan integra la misin, visin, valores, objetivos, iniciativas y actividades que guiarn a nuestra Oficina por los prximos aos. Este proyecto pretende alinear nuestra operacin con la misin establecida en la Ley Nm. 42 de 16 de abril del 2010, conocida como la Ley de la Oficina del Inspector General del Gobierno de Puerto Rico, y con el esfuerzo por alcanzar nuestra visin. Nuestro Plan Estratgico centraliz su enfoque inicial en uno de estructuracin y consolidacin. Ha sido preparado de manera participativa, tomando en consideracin las opiniones del personal interno de la Oficina, as como el resultado de encuestas realizadas a los funcionarios de las agencias gubernamentales sobre la necesidad y expectativas de servicio. Con este Plan nos encaminamos hacia nuestras metas estructurando el rea administrativa, reorganizando la funcin de auditora y fiscalizacin que realiza nuestra Oficina e implementando una infraestructura de tecnologa de informacin sofisticada. Estamos enfocados en establecer una cultura de mejoramiento profesional continuo del personal de la OIG. Tambin, en desarrollar un sistema de operaciones que facilite identificar la causa o raz de las deficiencias gubernamentales para emitir recomendaciones pragmticas de implementacin prctica. Esto, se va a realizar dentro de un marco de evaluacin de gestin continua para maximizar las posibilidades de un servicio de calidad sostenible. Deseamos proyectar la OIG como una inversin gubernamental a travs de la visibilidad de resultados que promuevan la eficiencia en el sector pblico para beneficio del pueblo de Puerto Rico. Nuestro compromiso con la gestin gubernamental, y la determinacin en posicionar nuestra Agencia como una de valor en la Rama Ejecutiva, es firme y alcanzable. Este Plan ser actualizado con la regularidad necesaria para asegurar que las actividades permanezcan consistentes con la misin de la OIG y se realicen de forma oportuna. Nos dirigimos hacia el futuro con inters por trabajar en elevar la calidad, eficiencia y transparencia de la operacin gubernamental. Esto, a travs de nuestra aportacin, que a su vez se est cumplimentando con la consecucin de este Plan Estratgico.
Ricardo Dalmau Santana, CPA Inspector General
METODOLOGA
La Planificacin Estratgica Continua incorpora tanto el proceso de generar el Plan Estratgico, como la metodologa. Esto facilitar el seguimiento y control de su ejecucin para el logro de los objetivos propuestos. La Planificacin Estratgica Continua se desarrolla en cinco etapas: 1. Anlisis de la situacin actual 2. Establecimiento de la visin al futuro 3. Sesin de generacin de iniciativas estratgicas 4. Elaboracin del Plan Estratgico 5. Seguimiento y Control a la Ejecucin
ETAPA I:
Anlisis de la situacin actual: Anlisis del ambiente interno y externo, y de la situacin actual. Se realizaron entrevistas y encuestas a funcionarios de entidades gubernamentales, as como a funcionarios y empleados de la OIG. Se analiz la informacin relacionada con los resultados de las encuestas y se utiliz dicha informacin para la determinacin de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Establecimiento de la visin al futuro: En taller de la alta gerencia se analizaron los resultados de las entrevistas y encuestas realizadas, se revisaron la misin y visin de la Oficina y se determinaron y definieron los valores de la organizacin. Parte importante del taller es la determinacin del Sentido Estratgico y el establecimiento de los Focos Estratgicos para el perodo 2012-2015. Posteriormente, se formaron y prepararon en la Metodologa de Generacin de Iniciativas Estratgicas, equipos de trabajos para cada uno de los focos, a los cuales se les brind acceso online al resultado de todas las encuestas realizadas. A cada equipo se le estableci con claridad los Objetivos Estratgicos y las Metas a alcanzar en el Foco. Los equipos trabajaron siguiendo la metodologa establecida, durante cinco semanas en la generacin de Iniciativas Estratgicas y la validacin de su posible implementacin con las diferentes reas involucradas.
ETAPA II:
ETAPA III:
Sesin de Presentacin y Aprobacin de Iniciativas Estratgicas: Tomando como base el resultado de las reuniones y talleres de las dos etapas anteriores, en sesin plenaria cada equipo present su propuesta de Iniciativas Estratgicas, acompaadas de su justificacin, y estimado de costos y beneficios para la Oficina. Los participantes en la Sesin enriquecieron con sus observaciones y aportes cada una de las presentaciones y se aprobaron por consenso las Iniciativas Estratgicas propuestas. Teniendo en consideracin cada una de las observaciones realizadas, se establecieron las prioridades y se definieron los Indicadores de xito para cada Foco.
ETAPA IV:
Elaboracin del Plan Estratgico: Posterior a la Sesin de Presentacin y Aprobacin de Iniciativas Estratgicas, los equipos realizaron los ajustes pertinentes, aprobaron en su forma final las Iniciativas Estratgicas por Foco Estratgico, priorizaron en el tiempo programado cada una de las iniciativas y asignaron las responsabilidades. Los equipos trabajaron con cada una de las reas en la definicin final de los Indicadores de xito para cada Foco Estratgico, estableciendo las metas a alcanzar en cada uno de los aos. El documento final se present a la alta gerencia para su aprobacin final.
ETAPA V:
Seguimiento y Control a la Ejecucin del Plan: Una vez aprobado el Plan Estratgico para el perodo 2012-2015, cada uno de los ejecutivos recibe copia de manera que puedan elaborar sus planes de trabajo. Esta etapa es ejecutada internamente por la OIG y cuenta con apoyo online a todos los responsables por la ejecucin de las Iniciativas Estratgicas y reuniones trimestrales de seguimiento y control tanto al cumplimiento del Plan Estratgico como de alcance de las metas establecidas para cada uno de los Indicadores de xito.
En general, la metodologa est basada en el trabajo en equipo y en la participacin de los ejecutivos y miembros seleccionados de la OIG en el diseo y ejecucin del Plan.
ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIN ESTRATGICA

VISIN MISIN VALORES FOCOS ESTRATGICOS La meta que la organizacin desea alcanzar. El propsito de la organizacin; la razn de ser. Establece la cultura de trabajo de la organizacin. Las reas de mayor importancia que la organizacin va a dirigir los trabajos. Define el mtodo de operar la misin y alcanzar la visin de la organizacin. Proyectos, con sus respectivas actividades para la consecucin de los objetivos. Medida que determina el nivel de cumplimiento con el objetivo estratgico.
ObJETIVOS ESTRATGICOS
INICIATIVAS ESTRATGICAS
INDICADORES DE xITO
VISIN
Servir como agente transformador con miras a elevar los niveles de efectividad, eficiencia, honestidad, integridad y transparencia en la gestin pblica, mediante la implementacin de esfuerzos de educacin, prevencin y fiscalizacin del uso de los recursos y fondos pblicos.
MISIN
Promover la efectividad, eficiencia e integridad de la administracin pblica a travs de asesora, consultora, auditoras, evaluaciones e investigaciones confiables, balanceadas, oportunas e independientes dirigidas a: Prevenir y detectar posibles actos de corrupcin, fraude y uso indebido de recursos o fondos pblicos. Proporcionar un enfoque disciplinado y constante para evaluar la eficacia y efectividad en los procesos de fiscalizacin, gestin de riesgos, control y direccin. Identificar problemas sistemticos para recomendar soluciones constructivas de acuerdo a las mejores prcticas. Proveer informacin confiable, oportuna y til que facilite la toma de decisiones a la alta gerencia. Erradicar la redundancia y burocracia en la gestin pblica.
Nuestros valores crean un sentido de identidad compartida dentro de la OIG. Nos ayudan a trabajar juntos de una forma ms eficaz y satisfactoria. Definen lo que representamos y cmo realizamos nuestras funciones.
VALORES
Trabajamos en equipo
Exponemos nuestras ideas con profesionalismo y valoramos la aportacin de los dems, creando as slidas relaciones de trabajo.
Respetamos a cada individuo
Consideramos las personas por quienes son, por sus conocimientos, habilidades y experiencias como parte del equipo.
buscamos la verdad y proveemos asesoramiento

Nos preparamos para fortalecer informacin confiable y objetiva. nuestro
argumento
con
Somos oportunos y responsables en nuestra gestin
Compartimos la informacin necesaria, los conocimientos y experiencias de manera constructiva, y manejamos situaciones difciles con valenta y franqueza.
Sobre todo, actuamos con integridad
Manteniendo los ms altos estndares profesionales de manera firme y transparente.
MAPA ESTRATGICO 2012 -2015

OFICINA DEL INSPECTOR GENERAL DE PUERTO RICO
FISCALIzACIN
Intervenciones: 1. Desarrollar e implementar reglamentacin uniforme para la realizacin de las intervenciones. 2. Establecer las prioridades de intervenciones a base de riesgos. 3. Emitir informes confiables y oportunos que logren la comprensin, aceptacin y cumplimiento de los planes de accin correctiva. 4. Lograr comunicacin efectiva con los titulares y funcionarios de la Rama Ejecutiva para asegurar las mejores prcticas en el servicio pblico. 5. Cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad. Indicadores de xito Fiscalizacin Intervenciones: 1. Porcentaje de reglamentacin aprobada. 2. Porcentaje de trabajo de campo conforme a las normas establecidas en los manuales aprobados. 3. Porcentaje de evaluaciones completadas. 4. Porcentaje de intervenciones finalizadas en tiempo. 5. Porcentaje de aceptacin por la gerencia. 6. Porcentaje de cumplimiento con las acciones correctivas. 7. Porcentaje de mejores prcticas desarrolladas. 8. Porcentaje de entidades gubernamentales que adoptan las prcticas. 9. Porcentaje de cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad. 8 Iniciativas Estratgicas: 1. Requerir la revisin y aprobacin de la estructura organizacional del rea de Investigaciones y solicitar reclutar los recursos humanos correspondientes. 2. Desarrollar e implementar reglamentacin uniforme para la realizacin de investigaciones. 3. Establecer las prioridades de investigaciones a base de la evaluacin de referidos internos y externos. 4. Establecer y cumplir con las polticas y procedimientos para el recibo y evaluacin de las querellas. 5. Cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad. Indicadores de xito Fiscalizacin Investigaciones: 1. Porcentaje de puestos reclutados. 2. Porcentaje de reglamentacin aprobada. 3. Porcentaje de referidos evaluados. 4. Porcentaje de investigaciones iniciadas. 5. Cantidad de querellas atendidas. 6. Porcentaje de investigaciones cuyo resultado fue debidamente diligenciado. 7. Porcentaje de cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad.
ASESORAMIENTO, EDUCACIN y PREVENCIN

1. Establecer una academia de adiestramientos que asegure la capacitacin del personal con eficiencia y eficacia.
2. Desarrollar el Plan de Inspeccin y Evaluacin de procesos especficos dirigidos a recomendar mejores prcticas. 3. Desarrollar el Plan de Prevencin mediante el cual la OIG promueva la integridad y eficiencia en el manejo de recursos pblicos. 4. Promover la OIG a los funcionarios y empleados pblicos para que nos reconozcan como asesores en la transparencia de la gestin pblica. 5. Cumplir con todas las observaciones sealadas por Gestin de Calidad. Indicadores de xito Asesoramiento, Educacin y Prevencin: 1. Porcentaje de auditores que han cumplido con sus 40 horas de capacitacin profesional anual. 2. Porcentaje de auditores que han cumplido con el adiestramiento bsico. 3. Cantidad de procesos evaluados 4. Cantidad de consultas atendidas.
5. Cantidad de auditores que obtuvieron certificaciones relacionadas a la profesin. 6. Cantidad de actividades realizadas en prevencin.
7. Porcentaje de cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad.
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
Estructura Administrativa 1. Desarrollar la Divisin de Recursos Humanos con sus Normas y Procedimientos para lograr un manejo adecuado del personal de la OIG. 2. Desarrollar la Divisin de Presupuesto con sus Normas y Procedimientos para asegurar obtener los fondos necesarios y mantener un control de gastos apropiado. 3. Desarrollar la Divisin de Finanzas, Compras y Propiedad con sus Normas y Procedimientos, para asegurar el registro confiable de las transacciones fiscales, uso y manejo de lapropiedad de la OIG. 4. Cumplir con todas las observaciones sealadas por Gestin de Calidad. Indicadores de xito Estructura Administrativa: 1. Porcentaje de retencin del personal
TECNOLOGA:
Tecnologa 1. Identificar las necesidades de Tecnologa Informtica para la OIG. 2. Establecer normas, polticas y procedimientos. 3. Implementacin de la Infraestructura. 4. Mantenimiento y apoyo Pos-Implementacin. 5. Cumplir con todas las observaciones sealadas por el rea de Gestin de Calidad. Indicadores de xito Tecnologa: 1. Porcentaje de equipo adquirido para el funcionamiento de la infraestructura. 2. Porcentaje de integracin de los sistemas de informacin computadorizados de la OIG. 3. Porcentaje de usuarios con acceso a la aplicacin de Auto Audit. 4. Porcentaje de cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad.
ExCELENCIA EN EL SERVICIO
Excelencia en el Servicio 1. Aseguramiento de Calidad. 2. Establecer cuestionario para medir satisfaccin de las agencias auditadas por la OIG. 3. Establecer cuestionario para medir satisfaccin de las labores internas de la OIG. 4. Cumplimiento con normas, procedimientos y el Cdigo de tica establecidos en la OIG. Indicadores de xito Excelencia en el Servicio: 1. Porcentaje de auto evaluaciones realizadas. 2. Porcentaje de satisfaccin del personal interno. 3. Porcentaje de satisfaccin del personal externo. 4. Porcentaje de auditores que cumplen con las Normas y el Cdigo de tica. 5. Porcentaje de cumplimiento con los requisitos del ISO.
2. Porcentaje de cumplimiento de la reglamentacin establecida, Divisin de Recursos Humanos.
3. Porcentaje de cumplimiento de la reglamentacin establecida, Divisin de Presupuesto.
4. Porcentaje de cumplimiento de la reglamentacin establecida, Divisin de Finanzas, Compras y Propiedad 5. Porcentaje de empleados con alto nivel de desempeo
6. Porcentaje de cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad 9
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FISCALIzACIN
La prueba de toda verdad reside, sencillamente, en su eficacia. William James
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FISCALIzACIN
CRONOGRAMA DE LAS ESTRATEGIAS DE INTERVENCIONES
Objetivo:
Desarrollar el rea de Intervenciones de acuerdo a los estndares aplicables a la profesin, para lograr obtener los ms altos niveles de eficiencia y efectividad en las operaciones.
Iniciativas Estratgicas / Actividades
Responsable
Inicio
Fin
1.1.1
Desarrollar e implementar reglamentacin uniforme para la realizacin de las intervenciones.
Oficina del Inspector General
5/16/2012
6/30/2015
1.1.1.1
Establecer normas sobre la preparacin, revisin y aprobacin de la reglamentacin.
Asesora Legal
5/16/2012
12/31/2012
1.1.1.2
Definir y distinguir las funciones aplicables al rea de Intervenciones.
5/16/2012
6/30/2012
1.1.1.3
Establecer equipos de trabajo que estudien los estndares aplicables al rea de Intervenciones y generar los borradores de reglamentacin considerando, entre otros, las Normas de Auditora Gubernamental Generalmente Aceptadas, las Normas Internacionales para el Ejercicio de la Auditora Interna, el Cdigo de tica del Instituto de Auditores Internos, las mejores prcticas aplicadas por otras oficinas de inspectores generales y la Organizacin para Estandarizacin Internacional (ISO), entre otros.
rea de Intervenciones
5/16/2012
6/30/2013
1.1.1.4
Someter para aprobacin el Manual de Procedimientos de Intervenciones y divulgarlo al personal.
Asesora Legal
6/1/2012
12/31/2012
12
Responsable
Inicio
Fin
1.1.1.5
Referir al rea de Educacin y Prevencin la reglamentacin aprobada para la correspondiente capacitacin al personal del rea de Intervenciones.
5/16/2012
6/30/2013
1.1.1.6
Realizar auditoras conforme a las normas establecidas en los manuales aprobados.
5/16/2012
6/30/2015
1.1.2
Establecer las prioridades de intervenciones a base de riesgos.
5/16/2012
6/30/2015
1.1.2.1
Realizar el anlisis de riesgo a las entidades gubernamentales de la Rama Ejecutiva.
5/16/2012
12/31/2012
1.1.2.2
Realizar evaluaciones de controles internos de las entidades gubernamentales.
1/16/2013
6/30/2013
1.1.2.3
Preparar un Plan de Trabajo para el rea de Intervenciones tomando en consideracin los resultados del anlisis de riesgo, querellas, referidos, noticias, informes internos y externos, y controles internos de las entidades gubernamentales. Adems, tomar en consideracin las auditoras peridicas requeridas por Ley o Programa.
6/1/2012
6/30/2012
1.1.3
Emitir informes confiables y oportunos que logren la comprensin, aceptacin y cumplimiento de los planes de accin correctiva.
5/16/2012
12/31/2015
13
Responsable
Inicio
Fin
1.1.3.1
Definir adecuadamente cada objetivo y alcance de las intervenciones.
5/16/2012
12/31/2012
1.1.3.2
Cumplir con los planes de trabajo desarrollados y aprobados para el rea de Intervenciones.
1/1/2013
12/31/2015
1.1.3.3
Requerir aplicaciones computadorizadas basadas en los procesos de auditora gubernamental, evaluacin de controles y riesgos operacionales.
5/16/2012
12/31/2012
1.1.3.4
Desarrollar el banco de programas de auditora aplicables a las intervenciones a realizarse en las entidades gubernamentales.
10/1/2012
10/31/2013
1.1.3.5
Establecer un proceso consistente y riguroso de supervisin y revisin de los trabajos, el cual garantice la confiabilidad de los informes y que stos sean emitidos de forma oportuna.
5/16/2012
12/31/2015
1.1.3.6
Mantener comunicacin peridica con la gerencia de las entidades gubernamentales sobre los borradores de informes de auditoras para lograr la comprensin y aceptacin de los sealamientos.
5/16/2012
12/31/2015
1.1.3.7
Establecer procesos para emitir recomendaciones claras y prcticas, con las cuales la gerencia de la entidad gubernamental auditada se comprometa a implementar.
5/16/2012
12/31/2015
14
Responsable
Inicio
Fin
1.1.3.8
Requerir que el proceso de control y seguimiento de las recomendaciones sea automatizado.
5/16/2012
12/31/2015
1.1.3.9
Establecer inventarios de recomendaciones emitidas y su cumplimiento.
5/16/2012
12/31/2015
1.1.3.10
Establecer proceso de seguimiento y corroboracin.
5/16/2012
2/31/2015
1.1.3.11
Establecer normativa interna que defina los tiempos mnimos y mximos para cumplimentar las recomendaciones y concesiones de prrrogas, cuando aplique, a base de la complejidad de las recomendaciones.
5/16/2012
12/31/2015
1.1.3.12
Aprobar y divulgar normativa que requiera a las entidades gubernamentales el cumplimiento con las recomendaciones de la OIG en los trminos establecidos
Asesora Legal
5/16/2012
6/30/2013
1.1.4
Lograr comunicacin efectiva con los titulares y funcionarios de la Rama Ejecutiva para asegurar las mejores prcticas en el servicio pblico.
12/31/2012
12/31/2015
1.1.4.1
Desarrollar procesos para identificar las mejores prcticas aplicables a las operaciones del servicio pblico.
1/1/2013
12/31/2015
1.1.4.2
Establecer mecanismos concisos y claros para la divulgacin de las mejores prcticas aplicables a las operaciones del servicio pblico.
1/1/2013
12/31/2015
15
Responsable
Inicio
Fin
1.1.4.3
Anlisis sobre la implementacin de las mejores prcticas.
6/30/2013
12/31/2015
1.1.4.4
Comunicacin de los resultados del anlisis efectuado.
6/30/2013
12/31/2015
1.1.5
Cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad.
1/1/2013
12/31/2015
1.1.5.1
Implementar las recomendaciones emitidas por Gestin de Calidad.
1/1/2013
12/31/2015
INDICADORES DE xITO DE FISCALIzACIN Intervenciones

1. Porcentaje de reglamentacin aprobada 2. Porcentaje de trabajo de campo conforme a las normas establecidas en los manuales aprobados 3. Porcentaje de evaluaciones completadas 4. Porcentaje de intervenciones finalizadas en tiempo 5. Porcentaje de aceptacin por la gerencia 6. Porcentaje de cumplimiento con las acciones correctivas 7. Porcentaje de mejores prcticas desarrolladas 8. Porcentaje de entidades gubernamentales que adoptan las prcticas 9. Porcentaje de cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad
16
FISCALIzACIN
CRONOGRAMA DE LAS ESTRATEGIAS DE INVESTIGACIONES
Objetivo:
Desarrollar el rea de Investigaciones de acuerdo a los estndares de calidad aplicables.
Responsable
Inicio
Fin
1.2.1
Requerir la revisin y aprobacin de la estructura organizacional del rea de Investigaciones y solicitar reclutar los recursos humanos correspondientes.
rea de Investigaciones
7/1/2012
6/30/2013
1.2.1.1
Estructurar el rea de Investigaciones.
7/1/2012
6/30/2013
1.2.1.2
Definir las funciones de los puestos del rea de Investigaciones.
7/1/2012
6/30/2013
1.2.2
Desarrollar e implementar reglamentacin uniforme para la realizacin de investigaciones.
5/16/2012
12/31/2015
1.2.2.1
Establecer normas sobre la preparacin, revisin y aprobacin de la reglamentacin y referirlas al asesor legal.
Asesora Legal
5/16/2012
12/31/2012
1.2.2.2
Definir las funciones aplicables al rea de Investigaciones.
5/16/2012
6/30/2012
17
Responsable
Inicio
Fin
1.2.2.3
Establecer equipos de trabajo que estudien los estndares aplicables al rea de Investigaciones y generar los borradores de reglamentacin, considerando, entre otros, los estndares de calidad y aspectos legales aplicables, las mejores prcticas aplicadas por otras oficinas de inspectores generales y las Normas de la Organizacin para Estandarizacin Internacional (ISO), entre otros.
1/1/2013
12/31/2013
1.2.2.4
Someter para aprobacin el Manual de Procedimientos de Investigaciones y divulgarlo al personal.
Asesora Legal
1/1/2014
7/31/2014
1.2.2.5
Referir al rea de Educacin y Prevencin la reglamentacin aprobada para la correspondiente capacitacin del personal del rea de Investigaciones.
7/31/2014
8/31/2014
1.2.2.6
Realizar los trabajos de investigacin conforme a las normas establecidas en los manuales aprobados.
7/31/2014
12/31/2015
1.2.3
Establecer las prioridades de investigaciones a base de la evaluacin de referidos internos y externos.
1/16/2013
12/31/2015
1.2.3.1
Realizar las evaluaciones de los referidos externos (querellas, confidencias y noticias) e internos, incluyendo los resultados del anlisis de riesgo y evaluaciones de controles internos.
1/16/2013
12/31/2015
18
Responsable
Inicio
Fin
1.2.3.2
Preparar un Plan de Trabajo para el rea de Investigaciones tomando en consideracin las evaluaciones efectuadas sobre los referidos internos y externos.
2/1/2013
6/30/2013
1.2.4
Establecer y cumplir con las polticas y procedimientos para el recibo y evaluacin de las querellas.
7/1/2012
6/30/2013
1.2.4.1
Designar un Comit Evaluador de Querellas.
7/1/2012
12/31/2012
1.2.4.2
Desarrollar reglamentacin aplicable a los procesos para el recibo y referido de querellas.
1/1/2013
6/30/2013
1.2.4.3
Establecer una metodologa para el recibo y referido de querellas.
1/1/2013
6/30/2013
1.2.4.4
Divulgar al personal de la OIG los procesos para el recibo y referido de querellas.
1/1/2013
6/30/2013
1.2.4.5
Establecer un mtodo para divulgar a los ciudadanos el proceso para referir querellas a la OIG.
1/1/2013
6/30/2013
1.2.5
Cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad.
1/1/2013
12/31/2015
1.2.5.1
Implementar las recomendaciones emitidas por Gestin de Calidad.
1/1/2013
12/31/2015
19
INDICADORES DE xITO Investigaciones

1. Porcentaje de puestos reclutados 2. Porcentaje de reglamentacin aprobada 3. Porcentaje de referidos evaluados 4. Porcentaje de investigaciones iniciadas 5. Cantidad de querellas atendidas 6. Porcentaje de investigaciones cuyo resultado fue debidamente diligenciado 7. Porcentaje de cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad
20
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22
ASESORA, EDUCACIN y PREVENCIN
Solo es til el conocimiento que nos hace mejores. Scrates
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ASESORA, EDUCACIN y PREVENCIN

CRONOGRAMA DE LAS ESTRATEGIAS
Objetivos:
Desarrollar un sistema de adiestramiento que motive el crecimiento profesional del personal y la ejecucin de los programas de manera eficiente y efectiva. Desarrollar el rea de Inspeccin y Evaluacin con el propsito de realizar proyectos enfocados en controles financieros, operacionales y de cumplimiento sobre la Rama Ejecutiva. Desarrollar el rea de Asesora y Consultora de manera que provea a las entidades gubernamentales un recurso que aada valor a sus respectivas operaciones.
Responsable
Inicio
Fin
2.1
Establecer una academia de adiestramientos que asegure la capacitacin del personal con eficiencia y eficacia.
rea de Prevencin y Educacin
5/16/2012
6/30/2015
2.1.1
Fomentar y desarrollar una cultura de aprendizaje continua en la organizacin.
7/1/2012
6/30/2015
2.1.2
Establecer un programa estructurado de aprendizaje dirigido a mejorar los conocimientos de todo el personal.
7/2/2012
6/30/2015
2.1.3
Establecer acuerdos colaborativos con entidades profesionales y educativas.
3/1/2013
6/30/2015
2.1.4
Incentivar a los auditores a obtener certificaciones.
8/1/2013
6/30/2015
24
Responsable
Inicio
Fin
2.2
Desarrollar el Plan de Inspeccin y Evaluacin de procesos especficos dirigidos a recomendar mejores prcticas.
7/2/2012
6/30/2015
2.2.1
Inspeccionar y evaluar de forma sistemtica e independiente los procesos operacionales del Gobierno.
7/2/2012
6/30/2015
2.2.2
Disear y establecer guas y estndares de evaluacin e inspeccin.
1/1/2013
6/30/2015
2.2.3
Emitir recomendaciones dirigidas a proveer informacin analtica, mejoramiento de procesos, cumplimiento de leyes y reglamentos y el mejor uso de fondos pblicos.
6/1/2013
6/30/2015
2.2.4
Monitorear el cumplimiento de las recomendaciones de la evaluacin e inspeccin.
7/1/2013
6/30/2015
2.3
Desarrollar el Plan de Prevencin mediante el cual la OIG promueva la integridad y eficiencia en el manejo de recursos pblicos.
1/1/2013
6/30/2015
2.3.1
Establecer un sistema para la divulgacin de leyes, reglamentacin, controles internos y principios de sana administracin pblica.
1/1/2013
6/30/2015
2.3.2
Incorporar el uso de herramientas tecnolgicas para la divulgacin de informacin.
1/1/2013
6/30/2015
25
Responsable
Inicio
Fin
2.3.3
Desarrollar adiestramientos y conferencias para funcionarios, empleados y pblico en general.
7/1/2014
6/30/2015
2.4
Promover la OIG a los funcionarios y empleados pblicos para que nos reconozcan como asesores en la transparencia de la gestin pblica.
10/1/2012
6/30/2015
2.4.1
Establecer un protocolo para determinar el curso de las consultas.
1/7/2013
6/30/2015
2.4.2
Incluir en la pgina de la OIG una biblioteca virtual.
1/1/2013
12/31/2013
2.4.3
Establecer un registro de las consultas realizadas.
1/1/2013
6/30/2015
2.4.4
Asesorar al Gobernador, Asamblea Legislativa y Entidades Gubernamentales.
1/1/2013
6/30/2015
2.5
Cumplir con todas las observaciones sealadas por Gestin de Calidad.
1/1/2013
12/31/2015
2.5.1
Implementar las recomendaciones emitidas por Gestin de Calidad
1/1/2013
12/31/2015
26
INDICADORES DE xITO Asesora, Educacin y Prevencin

1. Porcentaje de auditores que han cumplido con sus 40 horas de capacitacin profesional anual 2. Porcentaje de auditores que han cumplido con el adiestramiento bsico 3. Cantidad de procesos evaluados 4. Cantidad de consultas atendidas 5. Cantidad de auditores que obtuvieron certificaciones relacionadas a la profesin: CPA (Certified Public Accountant), CIA (Certified Internal Auditor), CFE (Certified Fraud Examiner), CISA (Certified Information Systems Auditor), CGAP (Certified Government Auditing Professional), entre otras. 6. Cantidad de actividades realizadas en prevencin 7. Porcentaje de cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad
27
28
La excelencia no es una accin, es un hbito. Aristteles
29
Objetivos:
Desarrollar un programa de control de calidad de manera que logremos una revisin satisfactoria de Aseguramiento de Calidad para el 31 de diciembre de 2014. Desarrollar un programa de control de calidad de manera que logremos la Certificacin de la Organizacin Internacional para la Estandarizacin (ISO Certification) para el 31 de diciembre de 2015. Desarrollar mtodos que nos permitan analizar cuantitativa y cualitativamente el resultado de nuestras operaciones, tanto interna como externamente.
Responsable
Inicio
Fin
3.1
Aseguramiento de Calidad
Gestin de Calidad
7/1/2012
12/31/2014
3.1.1
Desarrollar una poltica de calidad
Gestin de Calidad
7/1/2012
12/31/2012
3.1.2
Estructura organizacional
Gestin de Calidad
1/1/2013
6/28/2013
3.1.3
Desarrollo e implementacin de procedimientos
Gestin de Calidad
6/28/2013
9/30/2013
3.1.4
Supervisin de proyectos
Gestin de Calidad
10/1/2013
2/28/2014
3.1.5
Revisin continua/ medir el desempeo
Gestin de Calidad
3/3/2014
6/30/2014
30

3.1.6 Evaluaciones externas
Responsable
Gestin de Calidad
Inicio
7/1/2014
Fin
10/30/2014
3.1.7
Divulgacin de resultados de medicin que garantice la transparencia de la informacin
Gestin de Calidad
11/3/2014
12/31/2014
3.2
Establecer sistema para medir la satisfaccin de las agencias auditadas por la OIG.
Gestin de Calidad
7/1/2012
12/31/2013
3.2.1
Desarrollo y diseo del cuestionario
Gestin de Calidad
12/31/2012
6/30/2013
3.2.2
Evaluacin de los cuestionarios completados por nuestros clientes
Gestin de Calidad
7/1/2012
8/1/2013
3.2.3
Revisin continua de nuestro cuestionario
Gestin de Calidad
10/31/2013
11/30/2013
3.3
Establecer sistema de medicin de la satisfaccin del personal con las labores internas de la OIG.
Gestin de Calidad
12/31/2012
12/31/2013
3.3.1
Desarrollo y diseo del cuestionario
Gestin de Calidad
12/31/2012
6/30/2013
3.3.2
Evaluacin de los cuestionarios completados por nuestro personal
Gestin de Calidad
7/1/2013
8/1/2013
3.3.3
Revisin continua de los cuestionarios
Gestin de Calidad
9/1/2013
12/31/2013
31
Responsable
Inicio
Fin
3.4
Cumplimiento con normas, procedimientos y el Cdigo de tica establecidos en la OIG
Gestin de Calidad
6/30/2012
6/30/2015
3.4.1
Evaluaciones peridicas (cuestionarios) que incluyan las siguientes reas:
Gestin de Calidad
6/30/2012
6/30/2014
3.4.2
Evaluaciones de la actividad de auditora
Gestin de Calidad
6/15/2013
6/30/2014
3.4.3
Monitoreo / Seguimiento
Gestin de Calidad
7/1/2012
6/30/2015
3.5
Certificacin ISO
Gestin de Calidad
8/30/2012
12/31/2015
3.5.1
Diagnstico preventivo
Gestin de Calidad
12/30/2012
2/28/2013
3.5.2
Compromiso de la organizacin
Gestin de Calidad
3/1/2013
9/1/2013
3.5.3
Organizacin del proyecto
Gestin de Calidad
10/30/2013
12/31/2013
3.5.4
Divulgacin al personal
12/31/2013
1/31/2014
3.5.5
Formacin
12/31/2013
1/31/2014
32
Responsable
Inicio
Fin
3.5.6
Estructurar la documentacin del sistema de Gestin de Calidad
Gestin de Calidad
12/31/2013
2/28/2014
3.5.7
Ejecucin de la implementacin
Gestin de Calidad
2/28/2014
5/31/2014
3.5.8
Ejecucin de auditoras internas
Gestin de Calidad
5/31/2014
12/31/2014
3.5.9
Revisin del sistema de Gestin de Calidad
Gestin de Calidad
1/1/2015
5/31/2015
3.5.10
Certificacin
Gestin de Calidad
6/1/2015
12/31/2015
3.5.11
Mantener la certificacin
Gestin de Calidad
12/31/2015
12/31/2015
INDICADORES DE xITO Excelencia en el Servicio

1. Porcentaje de auto evaluaciones realizadas 2. Porcentaje de satisfaccin del personal interno 3. Porcentaje de satisfaccin del personal externo 4. Porcentaje de auditores que cumplen con las Normas y el Cdigo de tica 5. Porcentaje de cumplimiento con los requisitos del ISO
33
34
TECNOLOGA
La innovacin es la distincin entre el lder y el seguidor. Steve Jobs
35
TECNOLOGA
Objetivo:

Desarrollar y centralizar la infraestructura de Tecnologa Informtica (TI) para integrar los sistemas mecanizados logrando mayor eficacia en las funciones administrativas y operacionales.
Responsable
Inicio
Fin
4.1
Identificar las necesidades de Tecnologa Informtica para la OIG
Tecnologa Informtica
4/1/2012
6/30/2012
4.1.1
Evaluar si las enmiendas a la Ley Habilitadora tiene algn efecto en el desarrollo de la infraestructura de TI
4/1/2012
5/31/2012
4.1.2
Identificar y evaluar posibles escenarios de infraestructuras
4/1/2012
5/31/2012
4.1.3
Obtener cotizaciones de los equipos, servicios y aplicaciones, necesarios para la implementacin de la infraestructura y las funciones administrativas y operacionales de la OIG
4/1/2012
5/31/2012
4.1.4
Compatibilidad de aplicaciones con los escenarios de infraestructura de TI
4/1/2012
5/31/2012
4.1.5
Realizar un inventario de equipo, licencias y aplicaciones
5/1/2012
6/30/2012
36
Responsable
Inicio
Fin
4.1.6
Obtener de OGP informacin de todas las licencias de aplicaciones y acuerdos de aprendizaje disponibles y que la OIG pueda utilizar.
4/1/2012
6/30/2012
4.2
Establecer normas, polticas y procedimientos
4/1/2012
6/30/2015
4.2.1
Verificar Leyes y Reglamentos de la Oficina de Tecnologas Informacin, adscrita a la Oficina del Gobernador
4/1/2012
6/30/2012
4.2.2
Adoptar normas, polticas y procedimientos
7/1/2012
6/30/2015
4.2.3
Crear un programa de seguimiento al cumplimiento de las normas, polticas y procedimientos
rea de Excelencia en el Servicio
7/1/2013
6/30/2015
4.3
Implementacin de la Infraestructura
4/1/2012
12/31/2015
4.3.1
Reclutar un Administrador de Sistemas de Informacin
rea de Administracin
1/2/2013
12/31/2015
4.3.2
Adquirir e implementar infraestructura seleccionada
7/1/2012
12/31/2012
37
Responsable
Inicio
Fin
4.3.3
Establecer estrategias en Seguridad Fsica y Lgica
6/1/2012
12/31/2015
4.3.4
Adquisicin o desarrollo de aplicaciones
6/1/2012
12/31/2015
4.3.5
Implementacin de aplicacin por reas
6/1/2012
12/31/2015
4.3.6
Crear el Portal de la OIG
4/1/2012
12/31/2012
4.3.7
Desarrollar un enlace en el Portal de la OIG para que Gestin de Calidad publique resultados
1/1/2013
12/31/2013
4.3.8
Crear archivos digitalizados para consultas y automatizar procesos
1/1/2013
12/31/2015
4.4
Mantenimiento y apoyo Pos-Implementacin
6/1/2012
12/31/2015
4.4.1
Realizar pruebas de Seguridad Fsica y Lgica
7/1/2012
12/31/2015
4.4.2
Crear grupos de apoyo para las distintas aplicaciones administrativas y operacionales
6/1/2012
12/31/2012
38
Responsable
Inicio
Fin
4.4.3
Crear apoyo tcnico para el rea de Asesora, Educacin y Prevencin (AEP) en los adiestramientos y promover la prevencin con recursos tecnolgicos
7/1/2012
12/31/2015
4.4.4
Crear apoyo tcnico (Help Desk)
1/1/2013
12/31/2015
4.4.5
Crear un Plan de Renovacin de Equipo Computadorizado
1/1/2014
12/31/2015
4.4.6
Crear un Plan de Continuidad de Operaciones
1/1/2013
12/31/2015
4.5
Cumplir con todas las observaciones sealadas por el rea de Gestin de Calidad
1/1/2013
12/31/2015
4.5.1
1/1/2013
12/31/2015
39
INDICADORES DE xITO Tecnologa

1. Porcentaje de equipo adquirido para el funcionamiento de la infraestructura 2. Porcentaje de integracin de los sistemas de informacin computadorizados de la OIG 3. Porcentaje de usuarios con acceso a la aplicacin de Auto Audit 4. Porcentaje de cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad
40
41
42
No pidas una carga liviana, pide una espalda fuerte. Theodore Roosevelt
43
Objetivo:
Desarrollar el apoyo administrativo de la OIG de acuerdo a las reglas, normas y procedimientos aplicables a estos procesos. - Divisin de Presupuesto - Divisin de Recursos Humanos - Divisin de Finanzas - Divisin de Compras - Divisin de Propiedad
Responsable
Inicio
Fin
5.1
Desarrollar la Divisin de Recursos Humanos con sus Normas y Procedimientos para lograr un manejo adecuado del personal de la OIG
Recursos Humanos
3/1/2012
9/30/2015
5.1.1
Implementacin del Plan de Clasificacin y Retribucin
Recursos Humanos
3/1/2012
6/30/2012
5.1.2
Preparar los Reglamentos de Personal para que incluya: reclutamiento, clasificacin, nombramientos, cambios, licencias, beneficios y evaluacin de personal
Recursos Humanos
6/30/2012
7/30/2015
5.1.3
Manual de Procedimientos de la Divisin de Recursos Humanos
Recursos Humanos
6/30/2012
9/30/2015
5.1.4
Contratacin de compaa externa para la administracin de los Sistemas de Recursos Humanos
Recursos Humanos
6/30/2012
7/30/2015
44
Responsable
Inicio
Fin
5.1.5
Crear un Sistema de Incentivos de Trabajo para motivar al empleado en todos sus escenarios
Recursos Humanos
7/01/12
7/30/2012
5.1.6
Desarrollar un Sistema de Evaluacin de Desempeo como instrumento de medicin y ejecucin de las reas
Recursos Humanos
12/31/2012
7/30/2015
5.2
Desarrollar la Divisin de Presupuesto con sus Normas y Procedimientos para asegurar obtener los fondos necesarios y mantener un control de gastos apropiado
Presupuesto
4/1/2012
7/30/2015
5.2.1
Preparar los Reglamentos de la Divisin de Presupuesto de acuerdo a las leyes establecidas
Presupuesto
4/1/2012
7/30/2015
5.2.2
Desarrollar los Manuales de Procedimientos del rea de Presupuesto
Presupuesto
4/1/2012
7/30/2015
5.2.3
Preparar el presupuesto de las operaciones y actividades de la OIG
Presupuesto
4/1/2012
7/30/2015
5.2.4
Desarrollar un estudio de necesidades de acuerdo a las actividades y programas de trabajo ha realizarse para el periodo fiscal correspondiente
Presupuesto
8/1/2012
7/30/2015
5.2.5
Desarrollar un Plan de Bsqueda de Mtodos Alternos para Aumentar el Presupuesto de la OIG. (Ej.: Realizar propuestas para Fondos Federales.)
Presupuesto
8/1/2012
7/30/2015
45
Responsable
Inicio
Fin
5.2.6
Disear un control para el monitoreo de los fondos asignados y control de gastos
Presupuesto
8/1/2012
7/30/2015
5.3
Desarrollar la Divisin de Finanzas, Compras y Propiedad con sus Normas y Procedimientos, para asegurar el registro confiable de las transacciones fiscales, uso y manejo de la propiedad de la OIG
Divisin de Propiedad
6/1/2012
7/30/2015
5.3.1
Manual de Procedimientos de la Divisin de Finanzas
Divisin de Finanzas
6/1/2012
7/30/2015
5.3.2
Manual de Procedimientos de la Divisin de Compras
Divisin de Compras
6/1/2012
7/30/2015
5.3.3
Manual de Procedimientos de la Divisin de Propiedad
6/1/2012
7/30/2015
5.3.4
Implementar un Sistema de Inventario Digital para salvaguardar la propiedad pblica
12/1/2012
7/30/2015
5.3.5
Realizar inventarios peridicos
12/1/2012
7/30/2015
5.3.6
Establecer los controles y uso adecuado de la propiedad
8/1/2012
7/30/2015
46
Responsable
Inicio
Fin
5.3.7
Identificar personal custodio de la propiedad por rea de trabajo
8/1/2012
7/30/2015
5.4
Cumplir con todas las observaciones sealadas por Gestin de Calidad
Divisin de Recursos Humanos, Presupuesto, Finanzas, Compras y Propiedad
1/1/2013
12/31/2015
5.4.1
Divisin de Recursos Humanos, Presupuesto, Finanzas, Compras y Propiedad
1/1/2013
12/31/2015
47
INDICADORES DE xITO Estructura Administrativa

1. Porcentaje de retencin del personal 2. Porcentaje de cumplimiento de la reglamentacin establecida, Divisin de Recursos Humanos 3. Porcentaje de cumplimiento de la reglamentacin establecida, Divisin de Presupuesto 4. Porcentaje de cumplimiento de la reglamentacin establecida, Divisin de Finanzas, Compras y Propiedad 5. Porcentaje de empleados con alto nivel de desempeo 6. Porcentaje de cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad
48
49
50

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Judul Asli

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1

MENSAJE DEL INSPECTOR GENERAL

Ricardo Dalmau Santana, CPA Inspector General

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIN ESTRATGICA

Respetamos a cada individuo

buscamos la verdad y proveemos asesoramiento

Somos oportunos y responsables en nuestra gestin

Sobre todo, actuamos con integridad

Manteniendo los ms altos estndares profesionales de manera firme y transparente.

MAPA ESTRATGICO 2012 -2015

ASESORAMIENTO, EDUCACIN y PREVENCIN

7. Porcentaje de cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad.

2. Porcentaje de cumplimiento de la reglamentacin establecida, Divisin de Recursos Humanos.

3. Porcentaje de cumplimiento de la reglamentacin establecida, Divisin de Presupuesto.

6. Porcentaje de cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad 9

La prueba de toda verdad reside, sencillamente, en su eficacia. William James

Iniciativas Estratgicas / Actividades

Desarrollar e implementar reglamentacin uniforme para la realizacin de las intervenciones.

Oficina del Inspector General

Establecer normas sobre la preparacin, revisin y aprobacin de la reglamentacin.

Definir y distinguir las funciones aplicables al rea de Intervenciones.

Oficina del Inspector General

Someter para aprobacin el Manual de Procedimientos de Intervenciones y divulgarlo al personal.

Iniciativas Estratgicas / Actividades

Realizar auditoras conforme a las normas establecidas en los manuales aprobados.

Establecer las prioridades de intervenciones a base de riesgos.

Realizar el anlisis de riesgo a las entidades gubernamentales de la Rama Ejecutiva.

Realizar evaluaciones de controles internos de las entidades gubernamentales.

Oficina del Inspector General

Iniciativas Estratgicas / Actividades

Definir adecuadamente cada objetivo y alcance de las intervenciones.

Iniciativas Estratgicas / Actividades

Requerir que el proceso de control y seguimiento de las recomendaciones sea automatizado.

Establecer inventarios de recomendaciones emitidas y su cumplimiento.

Establecer proceso de seguimiento y corroboracin.

Iniciativas Estratgicas / Actividades

Anlisis sobre la implementacin de las mejores prcticas.

Comunicacin de los resultados del anlisis efectuado.

Cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad.

Implementar las recomendaciones emitidas por Gestin de Calidad.

INDICADORES DE xITO DE FISCALIzACIN Intervenciones

Iniciativas Estratgicas / Actividades

Estructurar el rea de Investigaciones.

Definir las funciones de los puestos del rea de Investigaciones.

Desarrollar e implementar reglamentacin uniforme para la realizacin de investigaciones.

Oficina del Inspector General

Definir las funciones aplicables al rea de Investigaciones.

Oficina del Inspector General

Iniciativas Estratgicas / Actividades

Someter para aprobacin el Manual de Procedimientos de Investigaciones y divulgarlo al personal.

Establecer las prioridades de investigaciones a base de la evaluacin de referidos internos y externos.

Iniciativas Estratgicas / Actividades

Designar un Comit Evaluador de Querellas.

Oficina del Inspector General

Desarrollar reglamentacin aplicable a los procesos para el recibo y referido de querellas.

Establecer una metodologa para el recibo y referido de querellas.

Divulgar al personal de la OIG los procesos para el recibo y referido de querellas.

Cumplimiento con las observaciones sealadas por Gestin de Calidad.

Implementar las recomendaciones emitidas por Gestin de Calidad.

INDICADORES DE xITO Investigaciones

ASESORA, EDUCACIN y PREVENCIN

Solo es til el conocimiento que nos hace mejores. Scrates

ASESORA, EDUCACIN y PREVENCIN