INTRODUCCIN

Mantener un inventario (existencia de bienes) para su venta o uso futuro es una prctica comn en el mundo de los negocios. Las empresas de venta al menudeo, los mayoristas, los fabricantes y an los bancos de sangre por lo general almacenan bienes o artculos. Cmo decide una instalacin de este tipo sobre su "poltica de inventarios", es decir, cundo y cmo se reabastecer? En una empresa pequea, el administrador puede llevar un recuento de su inventario y tomar estas decisiones. Sin embargo, como esto puede no ser factible incluso en empresas pequeas, muchas compaas han ahorrado grandes sumas de dinero al aplicar la "administracin cientfica del inventario". En particular, ellos1.Formulan un modelo matemtico que describe el comportamiento del sistema de inventarios.2.Derivan una poltica ptima de inventarios con respecto a estemodelo.3.Con frecuencia, utilizan una computadora para mantener un registro de los niveles de inventario y sealar cundo conviene reabastecer.

Un problema de inventario existe cuando es necesario guardar bienes fsicos o mercancas con el propsito de satisfacer la demanda sobre un horizonte de tiempo especificado (finito o infinito). Casi cada empresa debe almacenar bienes para

asegurar un trabajo uniforme y eficiente en sus operaciones. Las decisiones considerando cundo hacer pedidos y en qu cantidad, son tpicas de cada problema de inventario. La demanda requerida puede satisfacerse almacenando una vez segn todo el horizonte de tiempo o almacenando separadamente cada unidad de tiempo durante el horizonte.

1.- DEFINICIN DE INVENTARIO.

Inventario son las existencias de cualquier artculo o recurso utilizado en una organizacin. Un sistema de inventario es la serie de polticas y controles que monitorean los niveles de inventario y determinan los niveles que se deben mantener, el momento en que las existencias se deben reponer y el tamao que deben tener los pedidos. El inventario en el sector manufacturero se clasifica tpicamente en materias primas, productos terminados, partes componentes, suministros y trabajo en proceso. En el sector servicios, el inventario se refiere generalmente a los bienes tangibles que van a venderse y a los suministros necesarios para administrar el servicio.

El objetivo bsico del anlisis de inventario en el sector manufacturero y en los servicios de mantenimiento de las existencias es especificar (1) cuando se deben ordenar los artculos y (2) que tan grande debe ser el pedido.

2.- OBJETIVOS DEL INVENTARIO.

Todas las firmas (incluyendo las operaciones JIT) mantienen una provisin del inventario por las siguientes razones:

Mantener independencia en las operaciones: un suministro de materiales en un centro de trabajo permite que ese centro tenga flexibilidad en las operaciones. En las lneas de ensamblaje sirve como amortiguador de varias partes dentro de la estacin de trabajo de manera tal que los tiempos ms cortos de ejecucin puedan compensarse con tiempos de ejecucin ms largos.

Ajustarse a la variacin de la demanda de productos: si la demanda del producto se conoce con precisin, puede ser posible producir el bien para satisfacer de manera exacta la demanda. Sin embargo, usualmente la demanda

no se conoce por completo y es necesario mantener una reserva de seguridad o de amortiguacin para absorber las variaciones. Permitir flexibilidad en la programacin de la produccin: operacin de menor costo a travs de la produccin de lotes ms grandes. Proveer una salvaguardia para la variacin en el tiempo de entrega de las materias primas: cuando se le pide a un vendedor que despache un material, pueden presentarse demoras por una serie de razones, una variacin normal en el tiempo de despacho, una escasez de material en la planta del vendedor que haga que se acumulen los pedidos pendientes, una huelga imprevista en la planta del vendedor, un pedido perdido o un despacho de material incorrecto o defectuoso. Sacarle provecho al tamao del pedido de compra econmico: menores costos administrativos, menores costos de envo favorecen los pedidos grandes, cuanto ms grande es el envo, menor ser el costo por unidad.

Debido a estas razones es necesario saber que el inventario es costoso, y que en general, las grandes cantidades son indeseables.

El objetivo de la teora de modelos de inventario es determinar las reglas que pueden utilizar los encargados de gestin para minimizar los costos asociados al mantenimiento, pedido de compra u orden de fabricacin de los productos, permitiendo al mismo tiempo, satisfacer la demanda del cliente.

3.- COSTOS DEL INVENTARIO.

Al tomar cualquier decisin que afecte el tamao del inventario, se deben tener en cuenta los siguientes costos:

Costos de mantenimiento: Esta categora incluye los costos de las instalaciones de almacenamiento, el manejo, el seguro, hurto, la rotura, la obsolescencia, la depreciacin, los impuestos, y el costo de oportunidad del material. Obviamente, los altos costos de mantenimiento tienden a favorecer unos bajos niveles de inventarios y la reposicin frecuente.

Costos de preparacin (o de cambio en la produccin): La fabricacin de cada producto diferente implica obtener los materiales necesarios, arreglar la preparacin del equipo especifico, diligenciar los documento requeridos, cargar de manera apropiada el tiempo, y los materiales, y desalojar los anteriores suministros de material. Si no hubieran costos o prdida de tiempo en cambiar de un producto a otro, se produciran muchos lotes pequeos. Esto reducira los niveles de inventario con el resultante ahorro en el costo. Un desafo en la actualidad es tratar de reducir estos costos de preparacin para permitir unos tamaos de lotes ms pequeos (este es el objetivo del sistema JIT).

Costos de las rdenes: Estos se refieren a los costos administrativos y de oficina para elaborar la orden de compra o de produccin. Los costos de las rdenes incluyen todos los detalles, tales como contar los artculos y calcular las cantidades de rdenes. Los costos asociados con el mantenimiento del sistema necesario para rastrear las rdenes estn tambin incluidos en estos costos.

Costos de los faltantes: cuando las existencias de un artculo estn agotadas, los pedidos de ese artculo deben esperar hasta que estas se repongan o cancelarse. Existe una transaccin entre llevar las existencias para satisfacer la demanda y los costos resultantes del agotamiento de las mismas. Este equilibrio es difcil de lograr, porque no es posible calcular las utilidades perdidas, los efectos de perder clientes o las sanciones por retraso. Establecer la cantidad correcta que debe pedirse a los proveedores, o el tamao de los lotes presentados a las instalaciones productivas de una firma, implica una bsqueda del costo total mnimo resultante de los efectos combinados de cuatro costos individuales: los

costos de mantenimiento, los costos de preparacin, los costos de los pedidos, y los costos de los faltantes.

4.- DEMANDA INDEPENDIENTE VS. DEMANDA DEPENDIENTE.

En el manejo del inventario es importante entender la diferencia entre demanda dependiente y demanda independiente. La diferencia es la siguiente: en la demanda independiente, las demandas de los diferentes artculos no estn relacionadas entre si. Por ejemplo, una estacin de trabajo puede producir muchas partes que no estn relacionadas entre s pero satisfacen algn requerimiento de demanda externo. En la demanda dependiente, la necesidad de cualquier artculo es un resultado directo de la necesidad de otro artculo, usualmente un artculo de mayor nivel del cual forma parte. La demanda dependiente es un problema computacional relativamente directo. Las cantidades necesarias de un artculo de demanda dependiente se calculan con base en el nmero necesario de cada artculo de mayor nivel en el cual esta siendo utilizado. Por ejemplo, si una compaa automotriz planea producir 500 autos/da, necesitara 2000 llantas (adems de los repuestos). El nmero de llantas necesarias es dependiente de los niveles de produccin y no se deriva separadamente. Por otra parte, la demanda de autos es independiente, proviene de muchas fuentes externas a la firma automotriz y no forma parte de otros productos, no se relaciona con la demanda de otros productos.

Para determinar las cantidades de artculos independientes que deben producirse, las firmas recurren a los departamentos de ventas y de investigacin de mercados. Dado que la demanda independiente es incierta, deben tenerse unidades adicionales en el inventario.

5.- SISTEMAS DE INVENTARIO.

Un sistema de inventario provee la estructura organizacional y las polticas operativas para mantener y controlar los bienes que se van a almacenar. El sistema es responsable de ordenar y recibir los bienes, de coordinar la colocacin de los pedidos, y de rastrear lo que se ha ordenado, que cantidad y a quien. Adems el sistema debe hacer un seguimiento para responder a preguntas tales como: el proveedor ha recibido el pedido?, el pedido ha sido despachado?, las fechas son correctas?, existen procedimientos para hacer un nuevo pedido o devolver la mercanca indeseable?

6.- TIPOS DE MODELOS DE INVENTARIO.

De acuerdo a las caractersticas de la demanda y el tiempo entre pedidos distinguimos entre dos tipos de modelos de inventario:

Modelos Determinanticos de Inventario: Este tipo de modelos asume que la demanda es conocida con certeza y a una razn constante U unidades por ao. Con lo cual podemos calcular la demanda en perodo de t meses como D = U*t /12. Tambin se asume que el plazo de entrega de los pedidos es constante y su magnitud conocida. Dentro de esta categora existen dos modelos bsicos:

Modelos de compra, cuando la reposicin es instantnea. Modelo de fabricacin, cuando se espera el tiempo de fabricacin para reponer.

En ambos modelos puede surgir un dficit con lo que tenemos:

Modelo de compra sin dficit. Modelo de compra con dficit.

Modelo de fabricacin sin dficit. Modelo de fabricacin con dficit.

Modelos Probabilsticos de Inventario: En estos casos, ms cercanos a la realidad, la demanda y / o el tiempo entre pedidos pueden asumir una distribucin probabilstica. Los modelos Probabilsticos de Inventario que examinaremos sern:

Sistemas P. Pide una cantidad variable a intervalos fijos de tiempo. Sistemas Q. Pide una cantidad fija a intervalos variables de tiempo.

7.- MODELOS PROBABILSTICOS DE INVENTARIO

Existen dos tipos generales de sistemas de inventario probabilsticos: los modelos de cantidad fija del pedido (tambin llamados cantidad econmica de pedido, economic order quantity, EOQ, modelo Q) y los sistemas de periodo de tiempo fijo (tambin llamados sistema peridico, sistema de revisin peridica, sistema de intervalo fijo de pedidos, y modelo P). La distincin bsica es que los modelos de cantidad fija de pedido son impulsados por un evento, y los modelos de periodo de tiempo fijo son impulsados por el tiempo.

Esto es, el modelo de cantidad fija de pedido inicia un nuevo pedido cuando se presenta el evento de alcanzar un nivel especfico para el nuevo pedido; este evento puede ocurrir en cualquier momento, dependiendo de la demanda de los artculos considerados. Por el contrario, el modelo de periodo de tiempo fijo se limita a colocar pedidos al final de un periodo de tiempo predeterminado, solo el paso del tiempo impulsa el modelo. En el modelo de cantidad fija de pedido (que coloca un pedido cuando el inventario restante cae a un punto de pedido predeterminado, R) el inventario restante debe monitorearse continuamente. As, el modelo de cantidad fija

de pedido es un sistema perpetuo que requiere que cada vez que se haga un retiro o una adicin al inventario, los registros deban actualizarse para asegurar que el punto del nuevo pedido se ha alcanzado o no. En un modelo de periodo de tiempo fijo, el conteo tiene lugar solo durante el periodo de revisin.

7.1.- Diferencias

Las siguientes son algunas diferencias adicionales que tienden a influenciar la eleccin de los sistemas:

Figura 1: Diferencias de los Modelos Probabilsticos de Inventario. Fuente: Teora de Inventarios o Stock. El modelo de periodo de tiempo fijo tiene un inventario promedio ms grande por cuanto debe protegerse contra el agotamiento de las existencias durante el periodo de revisin T; el modelo de cantidad fija no tiene periodo de revisin.

El modelo de cantidad fija de pedido favorece a los artculos ms costosos porque el inventario promedio es menor.

El modelo de cantidad fija de pedido es ms adecuado para artculos importantes, tales como las partes de reparacin criticas, porque hay un monitoreo ms cercano y en consecuencia una respuesta ms rpida al posible agotamiento de existencias.

El modelo de cantidad fija de pedido requiere ms tiempo de mantenimiento porque cada adicin o retiro se debe registrar.

En el cuadro siguiente se muestra lo que ocurre cuando cada uno de los dos modelos se pone en uso y se convierte es sistema operativo.

Figura 2: Diagramas de los Modelos Probabilsticos de Inventario. Fuente: Teora de Inventarios o Stock.

Como se observa, el sistema de cantidad fija de pedido se centra en las cantidades de pedido y en los puntos de un nuevo pedido. Procedimentalmente, cada vez que una unidad se saca de las existencias, el retiro se registra y la cantidad remanente en inventario se compara de inmediato con el punto del nuevo pedido. Si ha cado a ese punto, se coloca una orden de Q artculos. Si no ha cado, el sistema permanece inactivo hasta el siguiente retiro.

En el sistema de periodo de tiempo fijo, la decisin de colocar un pedido se toma despus de que las existencias hayan sido contadas o revisadas. El hecho de si un pedido ha sido colocado realmente depende de la posicin del inventario en ese momento.

7.2.- Modelos de cantidad fija del pedido.

Los modelos de cantidad fija de pedido tratan de determinar el punto especfico R en el cual se colocara un pedido y el tamao del mismo Q. El punto de pedido R es siempre un nmero especfico de unidades. Un pedido de tamao Q se coloca cuando el inventario disponible (actualmente en almacenamiento y sobre pedido) alcanza al punto R. La posicin del inventario se define como las cantidades disponibles ms aquellas pedidas (aquellas pendientes). La solucin a un modelo de cantidad fija de pedido puede estipular algo as: cuando la posicin del inventario cae a 36, coloque un pedido por 57 unidades ms. El anlisis acerca de la derivacin de una cantidad ptima del pedido est basado en las siguientes caractersticas del modelo:

La demanda del producto es constante y uniforme durante todo el perodo. El plazo (tiempo que transcurre desde el pedido hasta el recibo), es constante. El precio por unidad de producto es constante. El costo de mantenimiento del inventario se basa en el inventario promedio. Los costos de los pedidos o de preparacin son constantes.

Todas las demandas del producto sern satisfechas (no se permiten pedidos pendientes). El efecto del diente de sierra (figura 3) relativo a Q y R muestra que cuando

la posicin del inventario cae al punto R se coloca un nuevo pedido, el cual se recibe al final del periodo de tiempo L que no vara en este modelo.

Figura 3: Modelo bsico de cantidad fija de pedido. Fuente: Teora de Inventarios o Stock.

Al construir cualquier modelo de inventario el primer paso es desarrollar una relacin funcional entre las variables de inters y la medida de efectividad. En este caso dado que el costo representa una preocupacin, se aplica la siguiente ecuacin:

Figura 4: Ecuacin del modelo bsico de cantidad fija de pedido. Fuente: Teora de Inventarios o Stock.

TC: Costo Total anual D: Demanda C: Costo por unidad Q: Cantidad a ordenar (el optimo se llama cantidad econmica del pedido Qopt) S: Costo de preparacin o colocacin de un pedido R: Punto de nuevo pedido. L: Plazo de reposicin. H: Costo anual de mantenimiento y almacenaje por unidad del inventario promedio. (Se suele tomar como un porcentaje del costo del artculo, como H = iC, donde i es el costo de mantenimiento porcentual.

En el lado derecho de la ecuacin, DC es el costo de compra anual de las unidades, (D/Q)S es el costo anual de los pedidos (el nmero real de pedidos colocados, D/Q veces el costo de cada pedido S) y (Q/2)H es el costo anual de mantenimiento (el inventario promedio, Q/2 veces el costo por unidad del mantenimiento y almacenamiento, H). Estas relaciones de costos estn representadas en la figura 5.

Figura 5: Costos anuales de los productos basados en el tamao del pedido. Fuente: Teora de Inventarios o Stock.

El segundo paso en el desarrollo del modelo es encontrar esa cantidad del pedido Qopt, en la cual el costo total es un mnimo. En la figura 5, el costo total es mnimo en el punto en donde la derivada es cero. Entonces se toma la derivada del costo total con respecto a Q y se fija en cero. Para el modelo bsico considerado aqu, los clculos son los siguientes:

Figura 6: Clculos considerados para el Modelo bsico. Fuente: Teora de Inventarios o Stock.

Dado que este modelo simple supone una demanda y un plazo constantes, no se necesita reserva de seguridad y el punto del nuevo pedido es:

7.2.1 Modelo de cantidad fija de pedido durante el tiempo de produccin.

La ecuacin del costo total anual vista anteriormente, supuso que la cantidad ordenada se recibira en un lote pero, a menudo este no es el caso. En muchas situaciones, la produccin de un artculo del inventario y la utilizacin del mismo tienen lugar de manera simultnea. Esto es especialmente cierto cuando una parte de un sistema de produccin acta como proveedor de otra parte. Por ejemplo: aunque

las extrusiones de aluminio se estn haciendo para cumplir con un pedido de ventanas de aluminio, estas se cortan y se ensamblan antes de completarse el pedido total de extrusiones. Entonces, se define d como una tasa de demanda constante de algn artculo que vaya a producirse y p la tasa de produccin del proceso que utiliza el artculo, se puede desarrollar la ecuacin del costo total.

Figura 7: Ecuacin del costo total . Fuente: Teora de Inventarios o Stock.

Haciendo la diferenciacin con respecto a Q y fijando la ecuacin en cero, se obtiene:

Figura 8: Ecuacin del costo total despus de la diferenciacin. Fuente: Teora de Inventarios o Stock.

El modelo se muestra en la figura 9. Se puede ver que el nmero de unidades disponibles es siempre menor a la cantidad de pedido Q.

Figura 9: Modelo de cantidad fija de pedido que se utiliza durante el tiempo de produccin. Fuente: Teora de Inventarios o Stock.

7.2.2 Modelo de cantidad fija de pedido con un nivel de servicio especifico.

Un sistema de cantidad fija de pedido monitorea de manera perpetua el nivel del inventario y coloca un nuevo pedido cuando las existencias alcanzan cierto nivel R. El peligro de un agotamiento de las existencias en este modelo se presenta nicamente durante el plazo que transcurre entre el momento en que se coloca el pedido y el momento en que este se recibe. Tal como se muestra en la figura 4, un pedido se coloca cuando la posicin del inventario cae al punto de un nuevo pedido R. Durante este plazo (L), se hace posible una gama de demandas.

Figura 10: Modelo de cantidad de pedido fijo. Fuente: Teora de Inventarios o Stock.

La cantidad de reserva de seguridad depende del nivel de servicio especificado, como se analizo anteriormente. La cantidad que se debe ordenar Q, se calcula de la manera usual, considerando la demanda, y los diferentes componentes del costo. El punto de pedido se fija entonces para cubrir la demanda prevista durante el plazo ms una reserva de seguridad determinada por el nivel de servicio deseado. As, la diferencia clave entre un modelo de cantidad fija de pedido en el cual la demanda se conoce, y uno en el cual la demanda es incierta, est en el clculo del punto del nuevo pedido. La cantidad de pedido es la misma en ambos casos.

El punto de nuevo pedido es el siguiente:

Donde:

R = punto del nuevo pedido en unidades D = demanda diaria promedio L = plazo en das (tiempo transcurrido entre el momento de colocar un pedido y el momento de recibir los artculos). Z = numero de desviaciones tpicas para un nivel de servicio especifico. = desviacin estndar de utilizacin durante el plazo.
L

El termino Z

es el monto de la reserva de seguridad. Si la reserva de

seguridad es positiva, el efecto es colocar un nuevo pedido ms pronto. Esto es, R sin la reserva de seguridad es simplemente la demanda promedio durante el plazo. Cuanto ms grande sea la reserva de seguridad, ms pronto se colocara el pedido.

7.3.- Modelos de periodo de tiempo fijos.

En un sistema de periodo de tiempo fijo, el inventario se cuenta solo en determinados momentos, por ejemplo, cada semana o mes. El conteo del inventario y la colocacin de pedidos sobre una base peridica es aconsejable en situaciones tales como cuando los vendedores realizan visitas de rutina a los clientes y toman pedidos para toda su lnea de productos, o cuando los compradores desean combinar los pedidos para ahorrar en los costos de transporte. Otras firmas operan con base en un periodo de tiempo fijo con el fin de facilitar la planeacin del conteo del inventario, por ejemplo, el distribuidor X llama cada dos semanas y los empleados saben que todos sus productos deben contarse.

Los modelos de periodos de tiempo fijo, generan cantidades de pedidos que varan de periodo a periodo, dependiendo de la tasa de utilizacin. Estas requieren,

por lo general, una reserva de seguridad de mayor nivel que la del sistema de cantidad fija de pedido, ya que los modelos de tiempo fijo realizan el conteo solo en el momento especfico de la revisin. Es posible que alguna demanda grande lleve las existencias a cero inmediatamente despus de la colocacin del pedido. Esta situacin puede pasar por alto hasta el siguiente periodo de revisin. Adems, una vez colocado el nuevo pedido este se toma algn tiempo para llegar. As es posible que se presente un agotamiento de las existencias durante todo el periodo de revisin T y el plazo del pedido L. En consecuencia, la reserva de seguridad debe proteger contra el agotamiento de existencias durante el periodo de revisin, al igual que durante el plazo transcurrido entre la colocacin del pedido y aquel de la recepcin del mismo.

7.3.1.- Modelo de periodo de tiempo fijo con un nivel de servicio especifico.

En un sistema de periodo de tiempo fijo, los nuevos pedidos se colocan en el momento de la revisin (T), y la reserva de seguridad que debe reordenarse es: Reserva de seguridad = z T+L. La figura 11 muestra un sistema de periodo de tiempo fijo con un ciclo de revisin de T y un plazo constante de L. En este caso la demanda est distribuida de manera aleatoria alrededor de una media d.

Figura 11: Modelo de inventario para un periodo de tiempo fijo.. Fuente: Teora de Inventarios o Stock.

La cantidad q que debe ordenarse es la siguiente:

7.4.- Desventajas

La principal diferencia entre los modelos es la magnitud de las existencias de seguridad requeridas en cada caso.

En Q (cantidad fija a intervalos variables de tiempo), depende de las variaciones de la demanda durante el tiempo de anticipacin. En P (cantidad variable a intervalos fijos de tiempo), depende de la suma del periodo de anticipacin y el intervalo entre pedidos. Por lo tanto, Q necesita menos existencia de seguridad que P.

Desventaja de Q: Verificar continuamente el nivel de inventario (cuando el nivel de inventario alcanza la demanda en el precio de anticipacin se ordenan Q unidades). Ventaja de P: Determinar el nivel de inventario cada tiempo entre pedidos y en ese momento pedir.

8.- EJERCICIOS

CONCLUSIN
Los inventarios prevalecen en el mundo de los negocios. Mantener inventarios es necesario para las compaas que tratan con productos fsicos, como fabricantes, distribuidores y comerciantes. Por ejemplo, los fabricantes necesitan inventarios de materiales requeridos para la manufactura de productos. Tambin deben almacenar productos terminados en espera de ser enviados. De manera similar, tanto los distribuidores como las tiendas deben mantener inventarios de bienes disponibles cuando los consumidores los necesiten. Reducir los costos de almacenamiento evitando inventarios innecesariamente grandes puede mejorar la competitividad de cualquier empresa. Algunas compaas japonesas han sido pioneras en la introduccin de los sistemas de inventarios justo a tiempo, un sistema que hace hincapi en la planeacin y programacin para que los materiales necesarios lleguen justo a tiempo para su uso. La aplicacin de tcnicas de la investigacin de operaciones en esta rea (administracin cientfica de los inventarios) proporciona una herramienta poderosa para lograr una ventaja competitiva. Cmo usan las compaas esta herramienta para mejorar sus polticas de inventarios respecto a cundo y cuanto reabastecer su inventario? Utilizan la administracin del inventario que comprende los siguientes pasos:

1) Formular un modelo matemtico que describa el comportamiento del sistema de inventario. 2) Derivar una poltica optima de inventarios respecto a este modelo. 3) Utilizar un sistema de procesamiento de la informacin computarizado para mantener un registro de los niveles de inventario. 4) A partir de los registros de los niveles de inventario, utilizar la poltica optima de inventarios para sealar cuando y cuanto conviene reabastecer.