SMI Guide QSE Auditeurs Janvier 2008

OC/E/0320.
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Edition 2008
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Toute reproduction intgrale ou partielle, faite en dehors dune autorisation expresse dAFAQ AFNOR Certification, ou de ses ayants cause, est illicite
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Les bordures gauches correspondent aux modifications apportes par rapport la version prcdente
Guide de laudit
des systmes de management QSE lattention des Auditeurs
Edition de Janvier 2008
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SOMMAIRE
AVANT-PROPOS ................................................................................................................... 5 INTRODUCTION .................................................................................................................... 6 1. TERMES, DEFINITIONS ET COMMENTAIRES ............................................................... 8

1.1 TERMES RELATIFS AUX CONSTATS DAUDIT.............................................................................................. 8 1.2 TERMES RELATIFS AUX AUDITS DE SYSTEMES DE MANAGEMENT .................................................. 11 1.3 ABREVIATIONS .................................................................................................................................................... 12
2 LIEN AVEC LE GUIDE A LATTENTION DES ORGANISMES CLIENTS ....................... 14 3. ACTIVITES DAUDIT ....................................................................................................... 15
3.1 GENERALITES ...................................................................................................................................................... 15 3.2 DECLENCHEMENT DE LAUDIT...................................................................................................................... 15 3.3 REALISATION DE LA REVUE DES DOCUMENTS ET AUDITS DETAPE 1............................................. 16 3.4 PREPARATION DES ACTIVITES DAUDIT..................................................................................................... 19 3.5 REALISATION DES ACTIVITES DAUDIT SUR SITE ................................................................................... 22 3.6 PREPARATION, APPROBATION ET DIFFUSION DU RAPPORT DAUDIT QSE .................................... 27 3.7 CLOTURE DE LAUDIT ....................................................................................................................................... 29
4. EXIGENCES A AUDITER AU COURS DES DIFFERENTS TYPES DAUDITS.............. 30 5. LOGIQUE ET COMPOSITION DU RAPPORT DAUDIT QSE ........................................ 36
5.1 BESOINS ET ATTENTES ..................................................................................................................................... 36 5.2 CARACTERISTIQUES DU RAPPORT DAUDIT QSE .................................................................................... 37 5.3 LOGIQUE ET COMPOSITION DU RAPPORT DAUDIT QSE ...................................................................... 37
6. REGLES DUTILISATION DES FICHIERS DU RAPPORT DAUDIT QSE..................... 41

0 PAGE DE GARDE .................................................................................................................................................. 41
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SOMMAIRE ET INFORMATIONS GENERALES............................................................................................ 41
2.1 CONCLUSIONS GENERALES............................................................................................................................. 42 2.2 SYNTHESE DES RESULTATS............................................................................................................................. 42 3 FICHE(S) DECART .............................................................................................................................................. 45
A.1 PRESENTATION, CONTEXTE DE LORGANISME ET COMMENTAIRES GENERAUX...................... 47 A.2 SYNTHESE DES SITUATIONS ENVIRONNEMENTALES ET/OU SANTE ET SECURITE..................... 48 A.3 REVUE PREPARATOIRE ET PLAN DAUDIT REALISE ............................................................................. 50 A.4 REUNION DE CLOTURE .................................................................................................................................... 51 A.5 EVALUATION DE LA MATURITE DU SYSTEME DE MANAGEMENT ................................................... 51 .COMMENTAIRES DU RA POUR A2C..................................................................................................................... 52
ANNEXE DU CHAPITRE 6 REGLES DE BASE .................................................................. 53
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AVANT-PROPOS
AFAQ AFNOR Certification remercie tous ceux qui ont contribu lamlioration du Guide de lAudit des Systmes de Management Qualit, Scurit, Environnement lattention des Auditeurs. Cette nouvelle version prend en compte quelques volutions majeures : o Le rfrentiel OHSAS 18001 :1999 a t rvis. La nouvelle version dition 2007 contient de nouvelles exigences qui ne modifient nanmoins pas foncirement la structure du rapport. Les exigences ILO-OSH 2001 auditer ont t ajoutes au chapitre 4. Les exigences de lISO 17021:2006, norme internationale applicable aux organismes de certification de systmes de management sont mises en uvre travers cette rvision du guide. Cette norme remplace la norme EN 45012, les guides IAF 66 et 62 existants. Elle induit une modification significative dans notre processus daudit. Les audits initiaux doivent tre raliss en deux Etapes appeles audit dEtape 1 et audit dEtape 2 .
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o
Les rapports dcrits ci aprs ont t modifis en consquence.
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INTRODUCTION
LISO 19011:2002 est une Norme internationale qui donne des conseils sur laudit des Systmes de Management de la Qualit et/ou de Management Environnemental. Cette Norme internationale a t adopte par AFAQ AFNOR Certification pour laudit des deux Systmes de Management prcits mais aussi pour laudit des Systmes de Management de la Sant et de la Scurit au Travail. Les conseils donns dans lISO 19011:2002 sont flexibles. Afin de faciliter et dharmoniser son application, des rgles dapplication et des complments (commentaires, recommandations, prcisions) sont ncessaires. Pour tout audit de Systme de Management Qualit (ISO 9001:2000), Sant et Scurit au Travail (OHSAS 18001:2007, ILO-OSH 2001) ou Environnemental (ISO 14001:2004), quil soit combin ou mono-Systme, ces rgles et ces complments sont fournis dans : Le prsent Guide, pour tout ce qui concerne les activits daudit de certification. Le Guide de lAudit des Systmes de Management Qualit, Scurit, Environnement lattention des organismes Clients , pour tout ce qui concerne le processus de certification vu par lorganisme Client.
Comme le prsent Guide est un complment applicatif de lISO 19011:2002, il ne reprend pas le texte de la Norme internationale. En particulier, les principes de laudit qui permettent lAuditeur de comprendre les fondements de laudit (cf. Article 4 de lISO 19011:2002) ne sont pas recopis dans ce Guide mais videmment appliquer.
Le Chapitre 1 complte les dfinitions donnes dans lArticle 3 de lISO 19011:2002. Les commentaires attachs ces dfinitions sont indispensables pour la ralisation de tout audit de certification AFAQ. Le Chapitre 2 prsente les Chapitres et paragraphes du Guide lattention des organismes Clients ( Guide de lAudit des Systmes de Management Qualit, Scurit, Environnement lattention des organismes Clients ) que tout Auditeur missionn par AFAQ AFNOR Certification doit connatre. Le Chapitre 3 donne les rgles dapplication, les recommandations et les prcisions ncessaires tout Auditeur missionn par AFAQ AFNOR Certification pour quil comprenne et applique les conseils donns dans lArticle 6 de lISO 19011:2002 ( Activits daudit ). Ce Chapitre a t construit en rassemblant lexprience acquise par A2C et ses Auditeurs, dans le domaine de laudit de certification. Afin de faciliter le lien entre lISO 19011:2002 et ce Chapitre : Les libells des paragraphes de lArticle 6 de lISO 19011:2002 ont t repris. Pour chacune des rgles dapplication, il est fait rfrence au paragraphe correspondant de lISO 19011:2002. Le Chapitre 4 est prendre comme une check-list des exigences auditer sur site. Cette check-list est utiliser pour tout type daudit de certification, quil soit combin ou mono-Systme.
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Le Chapitre 5 sappuie la fois sur les besoins et attentes des organismes Clients, des Auditeurs, dAFAQ AFNOR Certification pour prsenter la logique et la composition du rapport daudit QSE. Le Chapitre 6 prcise les objectifs de chaque fichier du rapport daudit triennal QSE et en complte les rgles dutilisation qui sont donnes dans son Annexe.
Comme pour tout Guide labor par AFAQ AFNOR Certification, les Guides de laudit, quils soient lattention des organismes Clients ou des Auditeurs, ne sont pas des rfrentiels daudit : aucun constat daudit et, en particulier, aucune Non-Conformit et aucune Remarque ne peut sy rfrer.
Afin de faciliter la comprhension de ce Guide : Chaque spcificit SMQ, SMS, SME ou bien TPE fait lobjet dun encadr. Lorsquune rgle dapplication est dveloppe dans une Rgle Pratique, la rfrence de cette Rgle Pratique est indique (Les Rgles Pratiques sont disponibles dans la rubrique Doctrine & Jurisprudence de lespace www.udit.org ddi aux Auditeurs).
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1. TERMES, DEFINITIONS ET COMMENTAIRES
En complment des dfinitions donnes dans lArticle 3 de lISO 19011:2002, les dfinitions et les abrviations ci-dessous sappliquent. Les commentaires donns sont soit des rgles dapplication, soit des prcisions. Il est videmment indispensable de comprendre et dutiliser ces commentaires.
1.1 TERMES RELATIFS AUX CONSTATS DAUDIT Bonne pratique en matire de libell et de statut dcart : Un cart devrait inclure 4 lments fondamentaux : - le rappel de l'exigence du rfrentiel applicable, - une dclaration de l'cart (dfaillance du systme de management), - la ou les preuves tangibles dmontrant la dfaillance du systme, - le risque.... A dfaut d'application de ce principe de base, il est souvent observ dans les rapports d'audit de SM que la dclaration d'cart est confondue avec la preuve tangible. Par consquent : la dclaration d'cart doit tre libelle comme une dfaillance du systme de management audit, mais si la dclaration d'cart est exprime en terme de personnes ou d'incident, c'est une preuve tangible.
En rsum, il est donc important de libeller les carts dtects par l'auditeur en dcrivant un problme systme, sinon la rsolution du problme dans l'organisme audit, risque de ne pas tre efficace. Nota : Il est important de rappeler qu'un cart ne peut pas tre lev uniquement sur des preuves de traitement curatif. Le RA doit sassurer : au vu des causes profondes (dont systmiques) analyses par l'organisme, de la mise en oeuvre complte du plan d'actions correctives jug au pralable pertinent par le RA. de la vrification de l'efficacit de l'ensemble du plan d'actions correctives mis en oeuvre par le client. Si ces conditions ne sont pas runies, le RA peut proposer en fonction du classement de l'cart (NC ou Remarque), et donc du risque, de lever l'cart concern lors d'un audit complmentaire ou lors d'un audit de suivi. Non-Conformit Non-satisfaction dune exigence du rfrentiel touchant lorganisation, lapplication ou la formalisation du Systme de Management et entranant un risque avr (cest--dire fond sur des lments objectifs) de nonrespect, rcurrent ou unique en cas de risque trs important, dune exigence spcifie.
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Non-satisfaction dune exigence mettant en cause lefficacit ou lamlioration du Systme de Management. Commentaire : Une certification ne peut tre dlivre, maintenue ou renouvele tant quil reste une Non-Conformit non leve. Selon le Systme de Management, les risques prendre en compte concernent des parties intresses diffrentes : En qualit, il sagira essentiellement des Clients. En sant et en scurit, il sagira du Personnel. En environnement, il sagira de la Communaut au sens large. Remarque Non-satisfaction dune exigence du rfrentiel touchant lorganisation, lapplication ou la formalisation du Systme de Management, et nentranant pas de risque important de non-respect dune exigence spcifie. Non-satisfaction dune exigence ne compromettant pas lefficacit ou lamlioration du Systme de Management. Commentaire : Un ensemble de Remarques non leves peut tre considr par lInstance de Dcision comme constituant globalement une Non-Conformit.
Ecart reconduit
Non-Conformit ou Remarque mise lors de laudit prcdent, non leve et reformule en une nouvelle Non-Conformit ou Remarque. Commentaire : Un cart reconduit implique : La clture de la fiche dcart tablie lors de laudit prcdent. Ltablissement dune nouvelle fiche dcart. Le classement du nouvel cart (Non-Conformit ou Remarque) est indpendant du classement de lcart prcdent (cest dire de lcart qui a t reconduit). Elment du Systme de Management sur lequel des preuves daudit montrent que lorganisme, actuellement conforme, risque de ne plus atteindre les exigences du rfrentiel court ou moyen terme. Commentaire : Comme prcdemment : Le risque, en cas de dgradation, est expliquer lAudit. Un Point Sensible tant un constat particulier de conformit par rapport au rfrentiel daudit : o Son libell ne prte pas confusion. o LInstance de Dcision ne peut pas le requalifier en NonConformit ou Remarque. Voie identifie sur laquelle lorganisme pourra progresser. Commentaire : La dfinition de la Piste de Progrs correspond, dune part, au terme opportunit damlioration utilis dans la norme ISO 19011:2002 et, dautre part, aux pratiques des quipes daudit. Ainsi, une Piste de Progrs donne lorganisme Client la possibilit : Soit de dpasser les exigences du rfrentiel daudit pour un lment de son Systme de Management. Soit damliorer la performance dun lment de son Systme de Management sans toutefois dpasser les exigences du rfrentiel daudit.
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Point Sensible
Piste de Progrs
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Comme prcdemment : Il ne faut pas confondre la Piste de Progrs avec le conseil quAFAQ AFNOR Certification sinterdit de donner par dontologie. Il ne faut pas confondre la Piste de Progrs avec le Point Sensible. Les Pistes de Progrs nont pas un caractre contraignant. Point Fort Elment du Systme de Management sur lequel lorganisme soit dpasse les exigences du rfrentiel daudit, soit se distingue par une pratique, mthode ou technique performante. Commentaire : Un Point Fort est donc : Soit un lment qui dpasse les exigences du rfrentiel daudit. Soit un lment qui ne dpasse pas les exigences du rfrentiel daudit mais sur lequel lorganisme Client doit sappuyer sil veut soit maintenir le niveau de performance constat, soit dpasser les exigences du rfrentiel daudit. La formulation dun Point Fort ne peut videmment pas se limiter en une affirmation non taye. Constat de conformit par rapport au rfrentiel daudit. Commentaire : Une note est utilise pour : Rpondre aux points spcifiques auditer (cf. Revue prparatoire). Prciser une spcificit notable du Systme de Management.
Note
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1.2 TERMES RELATIFS AUX AUDITS DE SYSTEMES DE MANAGEMENT Audit combin Audit o plusieurs Systmes de Management (SMQ, SMS, SME) sont audits ensemble. Commentaire : Laudit combin ncessite un minimum dintgration des Systmes de Management concerns. Audit o toutes les exigences du rfrentiel daudit sont audites. Laudit dEtape 1 est une prparation approfondie ralise gnralement sur site par le RA. Cela vous sera prcis dans vos Ordres de Mission Laudit dEtape 1 est systmatique dans le cadre daudits initiaux, il est ralis galement suite des changements importants chez notre client. Cet audit est document par le RA dans le rapport spcifique compos de deux documents : le rapport daudit dEtape 1 avec en annexe la revue prparatoire et projet de plan daudit .
Audit complet Audit dEtape 1
Audit dEtape 2 ou Audit : Quelle que soit la terminologie utilise, cet audit est laudit systme ralis par lquipe daudit complte selon le plan daudit tabli et valid avec le client. Audits de Suivi Les activits de surveillance selon lISO 17021, sont dfinies pour vous au travers de vos Ordres de Mission. Les audits de surveillance, appels au sein dA2C audits de suivi sont une composante des activits de surveillance.
Audit mono-Systme Audit o un seul Systme de Management (SMQ, SMS, SME) est audit. Audit partiel Audit o seulement une partie des exigences du rfrentiel daudit est audite. Etendue et limites dun audit (cf. ISO 19011:2002). Commentaire : AFAQ AFNOR Certification utilise deux termes pour dsigner ltendue et les limites dun audit : Le primtre pour les lieux et units organisationnelles. Le champ pour les processus et les activits. Contribution llaboration, la mise en uvre ou lentretien dun Systme de Management. Commentaire : Par dontologie, AFAQ AFNOR Certification interdit de donner tout conseil. En consquence, aucun conseil, verbal ou crit, nest donn lors de chacune des activits daudit. Ensemble daudits du Systme de Management dun organisme, ralis par le mme Responsable dAudit. Commentaire : Tout cycle commence lorsquun nouveau Responsable dAudit est missionn : le cycle daudit est en effet cal sur le cycle du Responsable dAudit qui, sauf exceptions, est de trois ans (un audit initial ou de renouvellement pour la premire anne, un audit de suivi 1 pour la deuxime anne et un audit de suivi 2 pour la troisime anne).
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Champ de laudit
Conseil
Cycle daudit
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Instance de Dcision Groupe dvaluation et de dcision (Experts qualifis par le DGECE) et personnel dAFAQ AFNOR Certification qualifi pour la prise de dcision relative la certification. Organisme Client Audit. Commentaire : Dans ce Guide, les termes organisme Client et Audit sont synonymes.
Programme dchantillonnage : Un programme dchantillonnage se base sur un (ou plusieurs) lot(s) identifi(s) de mme activit se droulant sur un (ou plusieurs) site(s). Ces lots doivent tre homognes du point de vue systme et maturit de management ce dont le responsable daudit sassure dans la phase prparatoire via lanalyse de la documentation (SM unique), les audits internes (lensemble du lot est valu) et les performance via les revues de direction. Chaque lot sera audit par chantillonnage dfini dans un programme. En cas dcarts dtects au cours dun audit ce principe dchantillonnage peut tre remis en cause. Rfrentiel daudit Critres daudit. Commentaire : Les termes Rfrentiel daudit et Critres daudit sont synonymes. LISO 19011:2002 utilise le terme Critres daudit . AFAQ AFNOR Certification utilise le terme Rfrentiel daudit . Le rfrentiel daudit est le rfrentiel de lAudit (ensemble de politiques, procdures ou exigences dtermins) et une ou plusieurs des Normes internationales ISO 9001:2000, OHSAS 18001: 2007, ILO-OSH 2001, ISO 14001:2004. Le terme Rfrentiel daudit ne doit pas tre confondu avec le terme Norme ou le contenu dune Norme.
Trs Petite Entreprise Organisme monosite nappartenant pas un groupe et dun effectif total infrieur 20 personnes. Commentaire : Afin de prendre en compte les besoins spcifiques des Trs Petites Entreprises , AFAQ AFNOR Certification a mis en place une approche daudit permettant de rpondre ces besoins. Ces spcificits sont prcises dans les encadrs Approche TPE . Les autres informations fournies dans ce Guide sont applicables, sauf videmment mention contraire dans les encadrs.
1.3 ABREVIATIONS A2 A2C ChA NC PS AFAQ AFNOR AFAQ AFNOR Certification Charg dAffaires Non-Conformit Point Sensible
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PP PF QSE R RA RAP6
Piste de Progrs Point Fort Qualit, Sant et Scurit, Environnement Remarque Responsable dAudit Application Rapport dAudit de Lotus Notes. Commentaire : Le chiffre 6 est la fois la 6me version de lapplication RAPport daudit me version (2006). (RAP) et lanne de la validation de cette 6 Le manuel dutilisation de RAP6 est disponible sur le site www.udit.org au niveau des FAQ . Systme de Management Qualit (ISO 9001:2000) et/ou Sant et Scurit (OHSAS 18001:2007, ILO-OSH 2001) et/ou Environnemental (ISO 14001:2004) Systme de Management Environnemental (ISO 14001:2004) Systme de Management Qualit (ISO 9001:2000) Systme de Management de la Sant et de la Scurit au Travail (OHSAS 18001:2007, ILO-OSH 2001) Sant et Scurit au Travail Trs Petite Entreprise
SM
SME SMQ SMS
SST TPE
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Le Guide lattention des organismes Clients fournit lAuditeur des complments qui lui seront utiles, voire indispensables et qui ne sont pas repris dans ce guide. Il convient de connatre au mme titre que ce guide. Son Chapitre 2 prcise lorganisation et les caractristiques des diffrents types daudit, des vrifications documentaires et des suivis documentaires. Ses paragraphes 3.2 et 3.7 compltent les paragraphes 3.2 et 3.7 de ce Guide : o Complments apports par le paragraphe 3.2 Constitution de lquipe daudit Accord sur la notification de laudit o Complments apports par le paragraphe 3.7 Modification du classement dcarts par lInstance de Dcision Prise de dcision de certification Afin que le RA puisse faire une proposition lInstance de Dcision, il est indispensable que tout Auditeur connaisse cette partie du Guide lattention des organismes Clients. Envoi des documents de certification Son Chapitre 5 dtaille la prestation complmentaire qui est propose aux organismes Clients, savoir une valuation de la maturit de leur Systme de Management. Il est indispensable que tout Auditeur ralisant cette prestation connaisse ce Chapitre.
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3. ACTIVITES DAUDIT
3.1 GENERALITES (Complment applicatif du paragraphe 6.1 de lISO 19011:2002) Rgle dapplication Dmarche de lquipe daudit ( 6.1) Mme si les fichiers utiliser pour les rapports des audits combins ou mono-Systme sont les mmes, la dmarche de lquipe daudit est adapter lorganisme Client et son contexte. En particulier : Un audit initial de certification ne se conduit pas de la mme faon quun audit de renouvellement, surtout si le SM de lorganisme Client fonctionne de faon totalement conforme depuis 3 ou 6 ans. Un audit combin ne se conduit pas comme un audit mono-Systme. Une TPE ne saudite pas comme une entit de la dimension dun groupe.
3.2 DECLENCHEMENT DE LAUDIT (Complment applicatif du paragraphe 6.2 de lISO 19011:2002) Le Charg dAffaires, missionn pour suivre le dossier de lorganisme Client, sera votre interlocuteur privilgi tout au long de votre mission daudit de certification : cest lui qui rpondra toutes vos questions ou vous mettra en contact avec linterlocuteur comptent. Rgles dapplication Constitution de lquipe daudit ( 6.2.4) A partir des besoins exprims (structure de lorganisme, rfrentiel daudit, comptences, dates, lieux et ventuellement dautres besoins spcifiques la mission) par le ChA, le Dpartement Gestion des Expertises et Comptences Extrieures (DGECE) compose lquipe daudit qui sera propose par le ChA lAudit. A noter quune quipe daudit ne peut pas tre constitue de plusieurs prestataires de services appartenant un mme organisme externe. Pour des raisons pratiques, le RA ne peut pas tre associ au choix des membres de lquipe, mais il a la possibilit de rcuser le ou les quipiers ainsi que les ventuels observateurs proposs ; dans ce cas, il envoie au ChA sa demande, dment justifie, de rcusation du ou des quipiers, du ou des observateurs.
Indpendance des Auditeurs ( 6.2.4) Avant daccepter une mission propose par le ChA, lAuditeur sengage linformer : De toute relation quil a ou quil pourrait avoir eue avec lorganisme Client, titre personnel ou du fait de son employeur (activit de conseils, liens familiaux, . . .). De toute relation avec un concurrent direct de lorganisme Client qui pourrait faire douter de son indpendance. Conformment au Contrat dApplication adress annuellement par le DGECE lAuditeur, ce dernier :
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Informe le ChA de liens ventuels avec lorganisme Client en cours ou survenus antrieurement laudit. Sengage ne pas tirer profit de sa mission pour tablir dans les deux annes qui suivent des liens commerciaux avec lAudit.
Contacts avec lAudit ( 6.2.5) Les premiers contacts sont tablis par le ChA. Une fois la composition de lquipe daudit dfinie (lorsque lquipe est compose de plusieurs Auditeurs) et les dates de laudit (des audits) sur site fixes, le ChA confirme la mission lquipe daudit qui donnera au plus tt son accord.(en aucun cas, le RA contacte lorganisme Client de lui-mme avant le top donn par le ChA). Ds la prparation de daudit dEtape 1, les dates daudit dEtape 1 et dEtape 2 sont dfinies avec le client. Si des problmes importants sont identifis en fin daudit dEtape 1, les dates daudit dEtape 2 peuvent tre remises en cause. Notre client peut le cas chant demander de repousser laudit, le RA se doit de communiquer sous 24h cette dcision au Charg dAffaires et son quipe daudit. Une trace crite de la dcision client est conserver par le RA et sa dcision est reporte sur le rapport daudit dEtape 1. Le report daudit dEtape 2 sera ensuite gr par le Charg dAffaire qui rvisera alors les Ordres de Mission de lquipe daudit.
Dans le cas o lquipe daudit ne comprendrait que le RA, ce dernier contacte le correspondant de lorganisme Client, fixe avec lui la date de laudit lintrieur de la plage indique par le ChA et informe le ChA dans les 5 jours ouvrs (cf. Ordre de mission).
Approche TPE Dispositions logistiques pour laudit ( 6.2.5) Les frais de mission du RA (htel, restaurant, transport, . . .) sont prendre entirement en charge par le RA. Pour ces entreprises les audits dEtape 1 et 2 sont galement raliss lors dun audit initial mais loccasion dune mme visite.
3.3 REALISATION DE LA REVUE DES DOCUMENTS ET AUDITS DETAPE 1 (Complment applicatif du paragraphe 6.3 de lISO 19011:2002) Cette activit est lie avec lactivit Prparation des activits daudit (cf. Paragraphe suivant). Le lieu de ralisation de la revue des documents mais aussi de la prparation des activits daudit est prcis dans ce paragraphe. Deux cas peuvent se prsenter et vous sont indiqus dans lordre de mission : Cas dun audit initial ou dun audit avec des modifications significatives : dans ce cas laudit est compos dun audit dEtape 1 puis dun audit dEtape 2. Les deux audits sont programms avec le client. c.f. dfinition 1.2. Cas des autres audits : la revue prparatoire est ralise hors site client et le document revue prparatoire et projet de plan daudit est renseign et transmis au client. Audit dEtape 1 : De part la mise en uvre de lISO 17021, il ny a plus de diffrence fondamentale dans lapproche daudit SMQ, SME ou SMS en terme de prparation. Cet audit se droule selon le programme dcrit au Guide Client de la faon suivante :
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Soit chez le client (cas gnral) : dans ce cas le RA dcouvre le SM ou les modifications apportes au SM lors de sa visite. (Une visite du site sera possible si juge pertinente) Les documents dont il a besoin lui seront fournis par le client lors de sa visite. (La revue et la prparation peuvent tre ralises immdiatement avant laudit sur site lorsque les cots et les temps de dplacement sont prohibitifs . Ceci a t dcid en amont entre lorganisme Client et le ChA, la dcision est reprise dans lordre de mission). Soit distance (cas particulier). Dans ce cas le RA doit obtenir suffisamment en avance les documents et informations ncessaires du client afin de raliser son audit dEtape 1 et de transmettre son rapport dans le dlais (10 jours ouvrs avant laudit dtape 2). Des contacts tlphoniques pourraient savrer ncessaires. Dans les deux cas le RA ralise et renseigne le rapport daudit dEtape 1 et remplit le document revue prparatoire et projet de plan daudit dans lequel il matrialise son projet de plan daudit. Dans le cadre de tous les audits , le document Revue prparatoire et projet de plan daudit est utilis et rempli tel que dcrit ci dessous. Rgles dapplication : Ralisation de laudit dEtape 1 : Dans ce cadre il sagit de raliser lvaluation demande dans le rapport daudit dEtape 1 afin de dtecter sil y a ou non des problmes importants sur les thmes cits. Un problme important est susceptible de gnrer une NC en audit dEtape 2. Il convient de cocher les cases Oui ou Non. Toute case coche Non entranera une explication au suivant commentaires ou problmes constats lors de cet audit . La revue documentaire prparatoire ainsi que le projet de plan daudit sont renseigns sur le document spcifique et joints au rapport daudit dEtape 1. Tout problme important dtect lors de laudit dEtape 1 doit tre discut avec le client afin daboutir avec lui une dcision de maintien ou pas de la date daudit dEtape 2, sachant que le client doit sassurer quil aura le temps ncessaire pour corriger ces aspects et ainsi dviter des NC sy rapportant lors de laudit dEtape 2. La dcision finale lui revient, elle est renseigne en fin du rapport. Si un report est demand le RA se doit de communiquer sous 24 heures au ChA et lquipe daudit la demande client qui sera ensuite traite par le charg daffaires. Sans problme important, laudit dEtape 2 est maintenu aux dates planifies et convenues avec lquipe daudit et le client (cas habituel). Le rapport est finalis et transmis au client dans les meilleurs dlais, au plus tard 10 jours ouvrs avant le dbut daudit dEtape 2. Ralisation de la revue prparatoire et projet de plan daudit ( 6.3) Cette revue a lieu pour chaque audit, y compris dans la cadre dun audit dEtape 1. Le RA procde la revue des documents (c.f. 3.3 du guide client) pour vrifier que le contenu des lments en sa possession est en accord avec les documents de rfrence applicables. Il peut demander directement lAudit des informations et des documents complmentaires. Les Auditeurs prennent galement connaissance des documents transmis par lorganisme Client. Lorsque lquipe daudit n'a pas constat de difficults particulires lors de la revue, le RA renseigne le fichier prvu pour la revue. Lorsque la revue rvle des difficults qui sont de nature conduire un chec lors de l'audit sur site, le RA informe le ChA au plus tt. Aprs accord du ChA, le RA contacte lorganisme Client : Les informations obtenues de lorganisme Client sont satisfaisantes Le RA renseigne le fichier prvu pour la revue en mentionnant ses doutes (cf. Points spcifiques auditer ). Les informations obtenues de lorganisme Client ne sont pas satisfaisantes
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o Lorganisme accepte de reporter laudit : le RA contacte alors le ChA pour validation (il peut arriver que le report ne soit pas possible). o Lorganisme naccepte pas de reporter laudit : le RA renseigne le fichier prvu pour la revue en mentionnant ses doutes (cf. Commentaires ou problmes constats lors de cette prparation ). De faon gnrale, lorsque le RA doute de la faisabilit de la mission daudit dans les temps impartis ou constate une incohrence entre le libell du certificat, le primtre de certification et les documents fournis, il informe le ChA au plus tt afin de convenir de la suite donner. La revue ne donne jamais lieu ltablissement de fiches dcarts.
Ralisation de la revue pour les audits de suivi ( 6.3) Pour les audits de suivi, lensemble des documents (c.f. 3.3 du guide client) fournis est examiner.
Audits de SMS et/ou de SME Revue ( 6.3) La revue inclut celle des documents se rapportant : La planification des aspects environnementaux, de lidentification des dangers et de lestimation et de la matrise des risques. La planification des exigences lgales et autres exigences. La planification des objectifs et cibles. La planification du programme de management. Lors de la revue, le RA avec, si ncessaire, des membres de lquipe daudit dsigns (cf. Ordre de mission) : Effectue un premier examen de lvaluation des risques et/ou de lanalyse environnementale (adaptation ? Couverture de tous les aspects/risques ?). Examine la cohrence risques / politique et axes de progrs, objectifs et cibles, programmes. Effectue ltude documentaire du SM : construction, adaptation au contexte, traitement des exigences du rfrentiel daudit, prise en compte des volutions de lISO 14001:2004.
Cas des Revues et prparations sur site ( 6.3 et 6.4) Voir audit dEtape 1 : la revue et la prparation des activits daudit (plan daudit et rpartition des tches, documents de travail) qui taient ralises sur site, deux cinq semaines avant la date daudit se font maintenant dans le cadre des audits dEtape 1 . Les modalits de droulement sur site ou non sont prciss par le Charg dAffaires sur lOrdre de Mission. Lexprience montre quun dlai de 3 semaines est privilgier. Lorganisme Client, en accord avec lquipe daudit, fixe la date de cette revue et de cette prparation.
Approche TPE Revue et prparation sur site ( 6.3 et 6.4) La revue et la prparation des activits daudit sont ralises en dbut daudit sur site. Les audits dEtape 1 et 2 sappliquent pour les audits initiaux et en cas de modifications importantes mais sont raliss dans la foule . Pour les audits dmarrant un cycle daudit, la revue et la prparation comportent une visite rapide du site permettant de prendre connaissance des activits de lorganisme Client. Anticipation de la revue et de la prparation sur site ( 6.3 et 6.4) Si le RA souhaite anticiper la revue et la prparation sur site, il peut, avant laudit sur site, demander
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lAudit son manuel qualit et le compte rendu de sa dernire revue de direction.
Recommandations Revue de direction Avant chaque audit sur site, il est recommand au RA de demander lorganisme Client le compte rendu de sa dernire revue de direction. Ceci est spcifiquement demand et document dans le cadre des audits dEtape 1.
Site internet Sil existe, ne pas oublier de consulter le site internet de lorganisme Client. Vous y trouverez certainement des informations utiles pour mieux comprendre lorganisme, ses Clients et ses produits. Dautre part, si lorganisme Client utilise sur son site la marque AFAQ, vous pourrez vrifier si son usage sur ledit site parat clair et sincre et si le rglement de la marque est respect.
Passage de relais Si cela est ncessaire pour assurer lhomognit et la cohrence globales des interventions A2C et viter des contacts inutiles avec lorganisme Client, le RA peut contacter le RA du cycle daudit prcdent (ses coordonnes sont sur la page de garde du rapport que vous a adress le ChA).
Prcisions Terminologie : Revue des documents et Revue prparatoire Le terme utilis par A2C pour la revue des documents est Revue prparatoire .
Documents et informations fournis par le ChA En fonction du type daudit raliser, le ChA fournit lquipe daudit : Le rapport du cycle daudit prcdent ou du cycle en cours. En particulier la revue des rapports de suivi du cycle prcdent vous est demande lors de la prparation de laudit de renouvellement. Les ventuels documents supplmentaires ncessaires la revue et la prparation : guide dentretien tlphonique, copie du certificat, copie de lAnnexe technique ou quivalent, . . . Les lments relatifs aux ventuelles rclamations faites auprs dA2C lencontre de lorganisme Client. Le Programme dchantillonnage daudit dfini dans loffre de certification du client. Ceci sapplique principalement pour les entreprises multi-sites. Sans prcision complmentaire et dans le cadre des entreprises mono site, les sondages sont faits en respectant les informations donnes au chapitre 4 pour chaque rfrentiel.
3.4 PREPARATION DES ACTIVITES DAUDIT (Complment applicatif du paragraphe 6.4 de lISO 19011:2002) Cette activit est lie avec lactivit Ralisation de la revue des documents (cf. Paragraphe prcdent). Le lieu de ralisation de la prparation des activits daudit est prcis dans le paragraphe prcdent. Rgles dapplication Fondements du plan daudit ( 6.4.1)
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Tout en privilgiant lapproche processus, le plan daudit est adapt au type daudit, lorganisme Client et son organisation du travail (exemples : travail de nuit, travail 7j/7).
Planification dun audit initial ( 6.4.1) Le plan dun audit initial couvre la totalit des lments du SM applicables au champ et au primtre de la certification contractuellement dfinis. Les conditions minimales pour quun audit de certification puisse tre engag sont prcises dans les Rgles Pratiques Q-0051 et E-0063.
Planification dlments auditer systmatiquement hors audit initial ( 6.4.1) Sauf laudit initial, le RA doit systmatiquement inclure dans son plan daudit les lments suivants : Evolutions de lorganisme Client, du champ de laudit et du SM, sil y a lieu. Efficacit des actions mises en uvre par lorganisme Client, si des carts ont t mis lors de laudit prcdent. Points spcifiques auditer (cf. Revue prparatoire). Usage et respect de la marque AFAQ. Traitement des rclamations faites auprs dA2C, sil y a lieu.
Planification des runions ( 6.4.1) Le plan daudit inclut 5 types de runions : La runion de concertation entre le RA et les Auditeurs (avant la runion douverture), lorsque lquipe est compose de plusieurs Auditeurs. La runion douverture. La runion quotidienne de synthse pour un audit sur site de plus dun jour. La runion de prparation de la runion de clture. La runion de clture.
Planification de la visite du site ( 6.4.1) Pour tout nouveau cycle daudit et principalement dans le cadre des audits dEtape 2, si la revue prparatoire et le plan daudit nont pas t raliss sur le site, prvoir dans le plan une visite rapide du site afin que lquipe daudit prenne connaissance des activits de lorganisme Client.
Planification des activits daudit interne et de revue de direction ( 6.4.1) Les activits daudit interne et de revue de direction sont audites en fin daudit afin de : Ne pas tre influenc, lors de laudit, par les rsultats des audits internes. Pouvoir raliser un bouclage final partir des constats fait lors de laudit.
Diffusion de la revue et du plan ( 6.4.1) Le RA communique le rsultat de la revue prparatoire et projet de plan daudit , au moins 10 jours ouvrs avant le dbut de laudit sur site (sauf videmment si les activits concernes ont t ralises sur site), au ChA pour approbation (vrification des bonnes dates, des bons sites et de la dure globale daudit), au correspondant de lorganisme Client, chaque membre de lquipe daudit et, sil y a lieu, lobservateur lorsque celui-ci a t accept. Le RA prcise dans le paragraphe programme dchantillonnage retenu et repris au plan daudit ci aprs lchantillonnage quil applique dans cet audit. Le RA prcise et argumente ventuellement sil y a des diffrences entre lchantillonnage demand dans son ordre de mission et celui quil applique dans son plan daudit : Par exemple choix dun site diffrent, chantillonnage plus important en nombre que celui prvu, Dans ces cas il lui est demand dobtenir laccord du ChA au plus tt. En parallle, le RA met jour sa base RAP6.
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En labsence de commentaire de la part du ChA dans les 5 jours ouvrs, le plan daudit prvisionnel devient applicable.
Diffusion de la grille de maturit du SM Si lors de laudit, une valuation de la maturit du SM est prvue, le RA communique la grille de maturit (incluse dans le Guide daudit Client) au correspondant de lorganisme Client en mme temps que la revue et le plan. Il demande lorganisme de sauto valuer titre de prparation cette valuation en se servant du Guide Clients chapitre 5.
Rpartition des tches ( 6.4.2) Le RA, en concertation avec lquipe daudit, attribue chaque membre de lquipe la responsabilit dauditer des processus, units fonctionnelles, sites, domaines ou activits spcifiques. Cette rpartition est prciser dans le plan daudit (cf. Colonne Equipe daudit ).
Choix de la prsentation des rsultats dans les rapports daudit ( 6.4.3) La prsentation des rsultats (constats et graphiques) de tout audit de certification peut se faire : Soit suivant les processus du SM de lAudit. Soit suivant les principes du management QSE. Soit suivant lorganisation de lAudit (Dpartements et, si ncessaire, Services). Le type de prsentation est choisir lors de la prparation de laudit qui initialise un cycle daudit (rappelons quun cycle daudit commence lorsquun nouveau RA est missionn pour raliser laudit). Le choix est fait par lorganisme Client et le RA (A2C prconise une prsentation suivant les processus). Afin de garder la traabilit des rsultats des audits du cycle, le type de prsentation ne sera pas chang en cours de cycle.
Confidentialit ( 6.4.3) Voir le paragraphe 3.7 de ce Chapitre.
Audits de SMQ Logique du plan daudit en 3 phases Pour un audit sur site dune dure gale ou suprieure 2 jours, il convient de consacrer : 0,5 jour pour la runion douverture et le management (volutions, flux allant de lcoute Client aux objectifs qualit, planification, responsabilits, SMQ). 0,5 jour en fin daudit (avant la prparation de la runion de clture) pour lamlioration continue et le bouclage final avec la revue de direction. Le reste du temps pour laudit des processus de ralisation et de support. La mme logique est suivie pour un audit sur site dune dure gale ou infrieure 1,5 jours : 2 heures environ pour la runion douverture et le management. 2 heures environ en fin daudit pour lamlioration continue et le bouclage final avec la revue de direction. Le reste pour laudit des processus.
Audits de SMS et/ou de SME Planification de la conception et du dveloppement Lorsque lorganisme Client a demand quau moins lun des 2 termes conception ou dveloppement soit intgr dans le libell de son certificat, le processus de conception et/ou de dveloppement doit tre systmatiquement inclus dans le plan daudit tabli avec lorganisme Client.
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Approche TPE Planification des runions quotidienne de synthse et de clture ( 6.4.1) La runion quotidienne de synthse et la runion de clture doivent tre planifies suffisamment tt pour que le RA ait le temps de finaliser le rapport daudit QSE avant son dpart du site et que lorganisme Client ait galement le temps de rpondre aux carts, sil y a lieu. En fin dun audit dEtape 1, il convient de planifier un point avec le client si des problmes importants sont dtects.
Prcisions Document de travail : Les documents de travail ncessaires pour laudit dEtape 1 sur site : Les Guides de laudit des Systmes de Management QSE lattention des Auditeurs et lattention des organismes Clients. La trame daudit dEtape 1 La trame de revue prparatoire et projet de plan daudit. Les documents de travail ncessaires pour laudit ou audit dEtape 2 sur site comprennent au minimum : La fiche vierge Runion de clture . Des fiches dcarts vierges. Longlet Processus / Organisation dment renseign. Les Guides de laudit des Systmes de Management QSE lattention des Auditeurs et lattention des organismes Clients. Notons ds prsent que le RA adressera au ChA loriginal, support papier, de la fiche Runion de clture dment remplie avec sa facture et les justificatifs.
3.5 REALISATION DES ACTIVITES DAUDIT SUR SITE (Complment applicatif du paragraphe 6.5 de lISO 19011:2002) 3.5.1 Audit dEtape 1 : Activit de prparation ralise gnralement sur site, lieu dfini au pralable avec le client et communique au RA dans le cadre de son Ordre de Mission. Voir ce qui est indiqu prcdemment. 3.5.2 Audit dEtape 2 ou conduite de laudit terrain Rgles dapplication Runion de concertation entre le RA et les Auditeurs ( 6.5.2) Lorsque lquipe est compose de plusieurs Auditeurs, une runion de concertation est organise sur le site de lAudit avant la runion douverture. Cette runion a trois objectifs : 1. Unir les membres de lquipe qui, en gnral, ne se sont pas encore vus : un pour tous et tous pour un ! 2. Confirmer le rle de chacun. 3. Prciser la mthode suivre par les Auditeurs pour remettre au RA leurs constats daudit et leurs commentaires.
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Cette runion ne se substitue donc pas la revue prparatoire qui est faite pralablement par chaque membre de lquipe daudit (cf. Paragraphe 3.3 de ce Guide). Sa dure ne devrait pas dpasser 15 minutes.
Runion douverture ( 6.5.1) Les sujets suivants sont prsents en runion douverture : Prsentation des participants la runion. Objectifs, champ, primtre de laudit (libell, rfrentiel) et effectif impliqu par la certification. Mthode daudit. Rgles de confidentialit. Confirmation du plan daudit (si ncessaire modifi ou complt). Prsentation concise du rapport daudit QSE en rappelant le type de prsentation choisi (cf. Choix de la prsentation des rsultats dans les rapports daudit au paragraphe 3.4 de ce Guide). Lors de cette prsentation, le RA rappelle que ce rapport est prsent dans le Guide de laudit des Systmes de Management QSE lattention des organismes Clients. Rle des Auditeurs, de lAudit, des guides et, sil y a lieu, de lobservateur. Rponses aux questions de lAudit sur la ralisation de laudit.
Prsentation de la mthode daudit ( 6.5.1) La prsentation de la mthode daudit qui est faite en runion douverture doit au minimum inclure les trois fondamentaux suivants : Laudit est ralis l o sexerce lactivit audite : laudit terrain est privilgi. Un constat daudit est fond sur des informations recueillies et vrifies ; ce nest en aucun cas un conseil ou un jugement. Un constat est indiqu lAudit quand il est fait. o Si le constat est un cart, lAuditeur ne dcidera pas immdiatement sil sagit dune NonConformit ou dune Remarque : le classement dfinitif ne se fait quune fois le SM audit (cest dire pendant la prparation de la runion de clture). o De mme, si le constat est du type PS, PP ou PF, lAuditeur ne sengagera pas immdiatement sur le classement.
Rvision du plan daudit ( 6.5.2) Toute rvision du plan daudit fait lobjet dun accord entre les parties concernes avant de poursuivre laudit sur site. La rvision peut inclure la modification de la rpartition des tches des membres de lquipe daudit.
Runion quotidienne de synthse ( 6.5.2 et 6.5.6) Cette runion a deux objectifs : 1. Echanger sur les constats daudit de la journe. o But explicite : clarifier les ventuelles ambiguts. o But implicite : prparer la runion de clture. 2. Rappeler brivement les lments audits et modifier, sil y a lieu, le plan daudit. Bien que formellement planifie (cf. Plan daudit), cette runion est un change et non une runion de clture ! Elle est mene avec lAudit, en fin de journe et, en gnral, en comit restreint.
Non influence et non ingrence dun guide ou dun observateur ( 6.5.3) Un guide (un guide est une personne qui accompagne un Auditeur et qui appartient leffectif de lAudit) ne doit exercer aucune influence ou ingrence dans la faon dont est ralis laudit.
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Un observateur ne doit exercer aucune influence ou ingrence dans la faon dont est ralis laudit et ne doit jamais intervenir oralement tout au long de laudit. Si un guide ou un observateur ne respecte pas cette rgle, le RA prend les dispositions ncessaires pour que laudit puisse se poursuivre : Observateur propos par A2C Le RA en rfre au ChA ds que possible. Guide ou observateur propos par lAudit Le RA en rfre son guide ou au correspondant de lorganisme Client et, si ce nest pas suffisant, arrte laudit et en rfre au ChA ds que possible.
Audit dun site temporaire ( 6.5.4) Chaque organisme Client dfinit dans son SM lautorit et lautonomie du personnel oprationnel sur le site temporaire (la dfinition dun site temporaire est donne dans la Rgle Pratique Q-0050). En consquence, le nombre et ltendue des exigences audites dpendent du SM de lorganisme Client (exemple : un site temporaire de plusieurs annes donnera trs probablement lieu un audit de plus nombreuses exigences quun site temporaire dune dure limite quelques heures).
Usage et respect de la marque AFAQ ( 6.5.5) Lquipe daudit apprcie laspect clair et sincre (ce sont les termes consacrs) de lusage de la marque AFAQ ; cette apprciation consiste sassurer que le certifi ne cherche pas induire en erreur les destinataires qui vont voir le logo. Ces destinataires ne sont pas forcment que les Clients du certifi (exemple : si le logo est appos sur un vhicule, les destinataires seront toutes les personnes qui verront passer le vhicule). Lquipe daudit vrifie galement que le rglement de la marque AFAQ est respect. Des commentaires et prcisions sur ce sujet sont donns dans le Chapitre 6 (cf. Partie relative lutilisation du fichier Prsentation, contexte de lorganisme et commentaires gnraux ).
Point Sensible mis lors de laudit prcdent ( 6.5.5) Tout Point Sensible mis laudit n-1 (audit prcdent) est vrifi lors de laudit n ; le rsultat de la vrification est enregistr dans le rapport. Sil y a une dgradation de constate, une fiche dcart peut tre mise. A documenter systmatiquement par le RA dans le fichier Synthse des rsultats . Remarque mise lors dun audit prcdent lever: Les actions correctives planifies doivent tre vrifies au cours de laudit sur la base dun exemple prcis et citer. Lcart peut tre ce moment Cltur, remplir le 4 de la fiche dcart Soit lcart est reconduit, les raisons renseignes dans le justifications et ce moment reformul sur une nouvelle fiche dcart. Le classement en remarque ou passage de remarque NC est laiss lapprciation du RA. Dans le principe une remarque dont laction corrective nest pas mise en uvre ou non efficace peut amener le RA douter de lefficacit de suivi et daction du SM et un classement en NC peut se justifier.
Ecart identifi lors dun audit partiel ( 6.5.5) Si lors dun audit partiel, lquipe daudit identifie un cart hors du cadre fix dans le plan daudit, il tablit une fiche dcart : quel que soit le type daudit, un des objectifs est de constater que le SM est conforme au rfrentiel daudit et non uniquement conforme pour la partie prvue dans le plan daudit.
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Ecart lev en cours daudit ( 6.5.5 et 6.5.7) Lorsqu'un cart a t identifi au cours de l'audit, il ne peut tre considr comme lev que si des preuves tangibles ont t apportes par l'organisme. Le RA devra alors vrifier - que le traitement complet de l'cart (aspect curatif) a t effectu, - que le plan d'actions correctives est pertinent au vu de l'analyse des causes profondes effectue par l'organisme (dont systmiques) - que l'efficacit de l'ensemble des actions correctives mises en uvre est bien dmontre. Si ces conditions sont effectivement remplies en totalit, alors l'cart peut tre lev en runion de clture, une fiche d'cart est nanmoins : Etablie. Intgre au rapport. Comptabilise dans le total des fiches (cf. Fichiers Sommaire et informations gnrales et Runion de clture ). Commente sur la fiche Runion de clture . La dmarche est similaire lorsquune NC est partiellement leve : La NC fait lobjet dune fiche dcart et est reconduite en un nouvel cart (en gnral une Remarque). Le nouvel cart fait lobjet dune nouvelle fiche dcart. Les 2 fiches sont intgres au rapport. Les 2 fiches sont comptabilises dans le total des fiches (cf. Fichiers Sommaire et informations gnrales et Runion de clture ). Les 2 fiches font lobjet dun commentaire sur la fiche Runion de clture .
Runion de prparation de la runion de clture ( 6.5.6) Cette runion est mene par tous les membres de lquipe daudit et a deux objectifs : 1. Se mettre daccord sur le libell des Non-Conformits et des Remarques. 2. Se mettre daccord sur les conclusions daudit.
Runion de clture ( 6.5.7) Les sujets suivants sont prsents en runion de clture : Remerciements. Prsentation du plan de la runion. Confirmation du champ et du primtre. Si le client exprime un souhait de modification de libell, le RA renseigne sur le PV (ou joint une annexe) le libell modifi et le communique au charg daffaires dans les meilleurs dlais. Reprendre ce libell modifi dans le rapport avec vos conclusions gnrales de laudit. Conclusions daudit : o Non-Conformits, Remarques, PS, PP, PF. o Libells modifis si ncessaire. o Validation des libells des Non-Conformits et des Remarques (qui deviendront alors dfinitifs). Les conclusions daudit sont prsentes de sorte que lAudit les comprenne et les accepte (choisir une prsentation adapte lorganisme Client intgrant, sil y a lieu, le rsultat de lvaluation de la maturit du SM). Sil y a lieu, toute opinion divergente entre lAudit et lquipe daudit, est enregistre par lAudit dune part et par le RA dautre part, sur la fiche Runion de clture . Proposition du RA lInstance de Dcision. La proposition qui sera faite par le RA lInstance de Dcision est maintenant indique en runion de clture. Cette proposition doit videmment correspondre lune des dcisions que lInstance de Dcision pourra prendre (voir le paragraphe 3.7 du Guide de laudit lattention des organismes Clients). Afin dviter toute ambigut, le RA prcise toujours que : o La responsabilit de la dcision revient exclusivement lInstance de Dcision.
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o La proposition suppose que les actions qui seront proposes par lAudit seront pertinentes (cas videmment o des carts ont t mis). Phases suivantes de laudit (rapport daudit QSE et dcision). Le RA : o Prcise la mthode suivre pour rpondre aux carts mis (voir la Mthode suivre pour rpondre aux carts mis et apprcier la pertinence de la rponse au paragraphe 3.6 de ce Guide). o Rappelle que lAudit ne rpond pas uniquement par Voir pice jointe mais au minimum prsente sur la fiche dcart le contenu de la pice jointe (lInstance de Dcision na pas la pice jointe en main). A la fin de la runion de clture, le RA remet une copie des fiches dcarts (sil y a lieu) et une copie de la fiche Runion de clture dment remplie.
Audits de SMQ Logique de lAuditeur La logique de lAuditeur se rsume en quatre points : 1. Se mettre en permanence dans la situation du Client de lAudit afin de mieux apprcier la conformit au rfrentiel daudit. 2. Aborder le SMQ par lobservation des pratiques de lAudit plutt que par les procdures : laudit est un audit terrain . 3. Apprcier le risque de non-satisfaction Client plutt que le simple constat documentaire. 4. Raisonner efficacit plutt que stricte conformit un texte normatif : laudit est ax sur les rsultats. Laudit dun SMQ favorise le rsultat et donc lapplication et la pratique. Lorsquun cart est identifi, lAuditeur pense toujours : Risque, pour la satisfaction du Client de lAudit. Ecart valeur ajoute, pour lAudit.
Audits de SMS Conception ou dveloppement Laudit des activits de conception ou de dveloppement est systmatiquement formalis dans le plan daudit. Les constats de lquipe daudit, relatifs aux activits de conception ou de dveloppement, sont systmatiquement formaliss dans le rapport daudit.
Recommandations Constats daudit Saccorder une nouvelle lecture du paragraphe 1.1 de ce Guide qui donne les dfinitions des termes cls relatifs aux constats daudit ainsi que les commentaires indispensables pour tablir les constats daudit.
Avant la runion de clture Une fois la runion de clture prpare et avant la runion de clture : Faites valider le libell des carts par le reprsentant de la direction et lui donner une copie des fiches dcarts.
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Prsenter synthtiquement les grandes lignes de vos conclusions daudit la direction : vous viterez ainsi dventuels incomprhensions, ambiguts, voire dsaccords lors de la runion de clture.
3.6 PREPARATION, APPROBATION ET DIFFUSION DU RAPPORT DAUDIT QSE (Complment applicatif du paragraphe 6.6 de lISO 19011:2002) Rgles dapplication Caractristiques du rapport daudit QSE ( 6.6.1) Le rapport daudit QSE est limage dA2C et de ses Auditeurs ; ce titre : Son expression crite est correcte et sans faute dorthographe. Le RA utilise systmatiquement lapplication RAP6 et les facilits lectroniques pour tablir le rapport et diffuser les fichiers adquats lorganisme Client, au ChA et aux membres de lquipe daudit. Le rapport daudit QSE a plusieurs types de lecteurs (lorganisme Client, les Auditeurs, les Instances de Dcision, A2C, les accrditeurs dA2C et parfois les Clients des organismes Clients) ; ce titre, il est : Complet, prcis, concis et clair (cf. ISO 19011:2002, paragraphe 6.6.1). Conforme aux rgles fixes par A2C. Crdible (Non aux PS libells comme des Remarques ! Non aux PF qui nen sont pas !), valeur ajoute (avec la description du risque pour chaque cart et les PP identifies) et cohrent avec la proposition dfinitive qui est donne lInstance de Dcision. Sans scoop par rapport aux conclusions prsentes en runion de clture. En corollaire du point prcdent, le rapport daudit QSE est tabli : En utilisant des lments quantitatifs (exemples : 3 appareils de mesure sur les 5 examins . . ., les 4 dossiers fournisseurs examins . . .). En proscrivant les sigles, les abrviations et les termes maison non explicites. En proscrivant tout terme imprcis comme : un peu, beaucoup, parfois, souvent, rarement, ponctuellement, occasionnellement, pas clairement, pas explicitement, . . . (il y en a encore beaucoup dautres !). En proscrivant tout terme du type conseil comme : dfinir, ajouter, . . . (en dautres termes, en vitant linfinitif).
Etapes dapprobation et de diffusion du rapport ( 6.6.2) Dans le cas dun audit avec carts, lactivit dapprobation et de diffusion du rapport daudit QSE est ralise suivant 3 tapes : 1. A lissue de laudit et sous 5 jours ouvrs, le RA adresse lorganisme Client le rapport provisoire, cest--dire le rapport en attente des rponses de lAudit aux carts. Le RA met le ChA et chaque membre de lquipe daudit en copie de le-mail adress lorganisme Client. 2. A rception du rapport provisoire et sous 5 jours ouvrs, il est demand lorganisme Client de rpondre aux carts mis et de renvoyer au RA le fichier Fiche(s) dcart dment complt par ses rponses. Si le dlai de rponse de lorganisme Client nest pas respect, le RA : o Assure la premire relance et informe le ChA afin quil puisse, si ncessaire, assurer les relances suivantes. o Rappelle dans le fichier Commentaires pour A2C / A2I / A2 que la rponse de lorganisme Client a t reue avec retard.
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3. A rception de la rponse de lorganisme Client et sous 5 jours ouvrs, le RA : o Porte son commentaire sur la pertinence de chacune des rponses et des dates cibles proposes. Dans son commentaire, le RA ne se prononce pas sur la nature du prochain audit puisque la dcision appartient lInstance de Dcision (il peut utiliser une formule du type : Application vrifier lors dun audit ultrieur ). o Met jour sa base RAP6. Si pour un cart, les preuves suffisantes de la mise en oeuvre de laction corrective lui ont t fournies, le RA peut lever lcart (ne pas oublier dans ce cas de complter longlet Saisie ). Toujours sous ces 5 jours ouvrs, le RA informe le ChA que le rapport final est disponible dans la base RAP6 (en copie de le-mail, lorganisme Client et chaque membre de lquipe daudit). En parallle, le RA envoi au ChA (avec sa facture et les justificatifs) loriginal, support papier, de la fiche Runion de clture . Dans le cas dun audit sans cart, le RA adresse, sous 5 jours ouvrs, le rapport final daudit lorganisme Client, met jour sa base RAP6 et informe le ChA que le rapport final est disponible dans la base RAP6 (en copie des e-mails, les personnes intresses). En parallle, le RA envoie au ChA (avec sa facture et les justificatifs) loriginal, support papier, de la fiche Runion de clture .
Mthode suivre pour rpondre aux carts mis et apprcier la pertinence de la rponse ( 6.6.2) Il est demand lorganisme Client de rpondre conformment aux rgles quil sest fix : Traitement de lcart revient liminer lcart. Analyse des causes de lcart / Action corrective revient agir sur les causes probables de lcart afin dviter son renouvellement. A rception des rponses de lorganisme Client, le RA apprcie pour chaque cart la pertinence de la rponse et de la date cible. Si la proposition nest pas pertinente du point de vue du RA, ce dernier contacte lorganisme Client afin de parvenir une rponse pertinente. Il commente ensuite, sur la fiche, la proposition finale de lorganisme Client (dans le cas particulier o la lacune concerne lanalyse des causes, le RA commente la proposition de lorganisme Client par une formule du type : Analyse des causes regarder lors du prochain audit ).
Approche TPE Diffusion du rapport ( 6.6.2) Le rapport daudit QSE final (cest dire avec les rponses de lAudit aux carts, sil y a lieu) est remis lorganisme Client avant que le RA ne quitte le site. Ce rapport est adress au ChA le lendemain de laudit sur site avec, si possible, la facture et les justificatifs des frais de mission (rappelons que ces frais de mission sont prendre entirement en charge par le RA au moment de laudit sur site). Dans le cas o des Non-Conformits auraient t mises, le RA propose lorganisme Client de rpondre ces NC dans un dlai de 5 jours ouvrs, afin que celui-ci puisse tayer ses rponses par des preuves de mise en uvre dactions correctives (et permettre ainsi au RA, le cas chant, de lever les NC mises). En cas daccord de lorganisme Client, le RA lui remet alors, avant de quitter le site, un rapport provisoire. Il informe le ChA du dlai accord. A rception de la rponse de lorganisme Client (sous 5 jours ouvrs), il complte le rapport et ladresse au ChA (avec, si possible, la facture et les justificatifs des frais de mission) ainsi qu lorganisme Client.
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Le Guide des bonnes relations administratives (DGE/J/0556) avec nos auditeurs est dapplication. La rception des rapports finaliss conditionne le rglement des factures et frais de dplacement des auditeurs.
3.7 CLOTURE DE LAUDIT (Complment applicatif du paragraphe 6.7 de lISO 19011:2002) La clture de laudit correspond la clture de lensemble des activits daudit. Rgle dapplication Communication de la dcision ( 6.7) Le ChA informe chaque membre de lquipe daudit de la dcision prise par lInstance de Dcision. Si laudit est le premier du cycle daudit, le ChA adresse au RA le calendrier prvisionnel des audits suivants qui sont, sauf exceptions, les audits de suivi 1, de suivi 2 et de renouvellement.
Confidentialit ( 6.7) Les documents ncessaires la revue prparatoire et la prparation des activits daudit, les informations et notes runies au cours de laudit et les documents communiqus pour la leve des carts sont : Pour les Auditeurs autres que le RA : renvoys lAudit ou bien dtruits, en respectant la confidentialit, la clture de laudit (soit juste aprs avoir t inform de la dcision prise par lInstance de Dcision). Pour le RA : renvoys lAudit ou bien dtruits, en respectant la confidentialit, la clture du dernier audit du cycle daudit (soit juste aprs avoir t inform de la dcision prise par lInstance de Dcision).
3.8 SUIVI DAUDIT (Complment applicatif du paragraphe 6.8 de lISO 19011:2002) Rgle dapplication Efficacit des actions menes ( 6.8) o Lefficacit des actions menes par lAudit, suite aux carts mis et non levs lors de laudit n N est o vrifie lors de laudit n N+1. o Il en est de mme pour les Points Sensibles constats lors de laudit n N
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4. EXIGENCES A AUDITER AU COURS DES DIFFERENTS TYPES DAUDITS
Pour un audit complet, lensemble des exigences du rfrentiel daudit est auditer.
Pour un audit de suivi, les exigences auditer sont prcises dans les 3 tableaux qui suivent : Tableau des exigences auditer pour un audit de suivi dun SMQ. Tableau des exigences auditer pour un audit de suivi dun SMS, dun SME ou bien dun combin SME et SMS. Tableau des exigences auditer pour un audit de suivi combin SMQ, SME et/ou SMS (la correspondance entre les Normes internationales a t tablie partir de lAnnexe B de lISO 14001:2004 et de lannexe A de lOHSAS 18001:2007). Comme ce tableau est une concatnation des 2 tableaux prcdents, il est possible dutiliser la place de ce tableau, les 2 tableaux prcdents. Rappelons que pour un audit de suivi la majorit des exigences du rfrentiel daudit est auditer pendant laudit dun certain nombre de processus de ralisation et, de faon gnrale, pendant laudit dun certain nombre dactivits de ralisation. Rappelons galement que pour un audit de suivi semestriel (Contrat particulier avec lorganisme Client), les exigences auditer sont prcises par le ChA. Les principes et programme dchantillonnage doivent vous permettre de porter un jugement sur lefficacit globale et le primtre global certifier.
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Tableau des exigences auditer pour un audit de suivi dun SMQ (ISO 9001:2000)
ISO 9001 :2000 4.1 4.2 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6.1 6.2 6.3 6.4 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 8.1 Exigences gnrales Exigences relatives la documentation Engagement de la direction Ecoute Client Politique qualit Planification Responsabilit, autorit et communication Revue de direction Mise disposition des ressources Ressources humaines Infrastructures Environnement de travail Planification de la ralisation du produit Processus relatifs aux Clients Conception et dveloppement Achats Production et prparation du service Matrise des DSM Gnralits Surveillance et mesure : Satisfaction du Client Audit interne Surveillance et mesure des processus Surveillance et mesure des produits Matrise du produit non conforme Analyse des donnes Amlioration

*** *** *** ***
***

***

*** ***
8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3 8.4 8.5 ***

*** ***
A auditer obligatoirement. A auditer sur les processus slectionns ou en cas de changements ou de modifications. A auditer, si ncessaire, en fonction de limportance de ces exigences pour la satisfaction des Clients et les rsultats de lorganisme Client.
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Tableau des exigences auditer pour un audit de suivi dun SME (ISO 14001:2004), dun SMS (OHSAS 18001:2007) ou bien dun combin SME et SMS
ISO 14001:2004 4.1 4.2 4.3.1 Exigences gnrales Politique environnementale Aspects environnementaux *** 4.1 4.2 4.3.1 OHSAS 18001:2007 Exigences gnrales Politique SST Identification des dangers, valuation des risques et des moyens de matrise. Exigences lgales et autres. Objectifs et Programme(s) ***
4.3.2 4.3.3
Exigences lgales et autres exigences Objectifs, cibles et programme(s)
***
4.3.2 4.3.3
***
4.4.1
Ressources, rles, responsabilit et autorit Comptence, formation et sensibilisation Communication
4.4.1
Ressources, rles, responsabilits, obligation de rendre compte et autorits Comptence, formation et sensibilisation
4.4.2
4.4.2
4.4.3
4.4.3.1 4.4.3.2
Communication Participation et consultation Documentation Matrise des documents. Matrise oprationnelle Prvention des situations capacit ragir. durgence et ***
4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7
Documentation Matrise de la documentation Matrise oprationnelle Prparation et rponse aux situations durgence Surveillance et mesurage Evaluation de la conformit Non-conformit, action corrective et action prventive
4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7
4.5.1 4.5.2 4.5.3
*** *** ***
4.5.1 4.5.2 4.5.3.1 4.5.3.2
Mesure et surveillance des performances Evaluation de la conformit. Enqutes en cas dincidents Non conformits, actions correctives et actions prventives Matrise des enregistrements Audit interne Revue de direction Examen des ventuelles demandes / plaintes des parties intresses (y compris celles transmises par A2C) Nombre dautres exigences au choix
***
*** *** *** *** ***
4.5.4 4.5.5 4.6
Matrise des enregistrements Audit interne Revue de direction Examen des ventuelles demandes / plaintes des parties intresses (y compris celles transmises par A2C) Nombre dautres exigences au choix
*** *** ***
4.5.4 4.5.5 4.6
***
A auditer obligatoirement. A auditer sur les processus slectionns ou en cas de changements ou de modifications.
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Tableau des exigences auditer pour un audit de suivi combin SMQ, SME et/ou SMS (page 1/2)
ISO 9001:2000
4.1 4.2 Exigences gnrales Exigences relatives la documentation 4.1 4.4.4 4.4.5 4.5.4 5.1 Engagement de la direction *** 4.2 4.4.1(E) 4.4.1 (S) 5.2 Ecoute Client *** 4.3.1 (E) 4.3.1 (S) 4.3.2 4.6 5.3 5.4 5.5 Politique qualit Planification Responsabilit, autorit et communication *** *** 4.2 4.3 4.4.1 (E) 4.4.1 (S) 4.4.3 (E) 4.4.3.1(S) 4.4.3.2(S) 5.6 6.1 Revue de direction Mise disposition des ressources *** 4.6 4.4.1 (E) 4.4.1 (S) 6.2 6.3 Ressources humaines Infrastructures 4.4.2 4.4.1 (E) 4.4.1 (S) 6.4 7.1 7.2 Environnement de travail Planification de la ralisation du produit Processus relatifs aux Clients *** / 4.4.6 4.3.1 (E) 4.3.1 (S) 4.3.2 4.4.6 4.4.3(E) 4.4.3.1(S) 4.4.3.2(S) Matrise oprationnelle Aspects environnementaux Identification des dangers, (. . .) matrise Exigences lgales et autres Matrise oprationnelle Communication Communication Participation et Consultation *** 33/76
ISO 14001:2004 et OHSAS 18001:2007

Exigences gnrales Documentation Matrise de la documentation / des documents Matrise des enregistrements Politique environnementale / Politique SST Ressources, rles, responsabilit et autorit Ressources, rles, responsabilits, obligation de rendre compte et autorits Aspects environnementaux Identification des dangers, (. . .) matrise Exigences lgales et autres Revue de direction Politique environnementale / Politique SST Planification (juste le titre) Ressources, rles, responsabilit et autorit Ressources, rles, responsabilits, obligation de rendre compte et autorits Communication Communication Participation et Consultation Revue de direction *** *** *** *** ***
Ressources, rles, responsabilit et autorit Ressources, rles, responsabilits, obligation de rendre compte et autorits Comptence, formation et sensibilisation Ressources, rles, responsabilit et autorit Ressources, rles, responsabilits, obligation de rendre compte et autorits
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7.3 7.4 7.5 7.6
Conception et dveloppement Achats Production et prparation du service Matrise des DSM
4.4.6 4.4.6 4.4.6 4.5.1 (E) 4.5.1 (S)
Matrise oprationnelle Matrise oprationnelle Matrise oprationnelle Surveillance et mesurage Mesure et surveillance des performances
*** ***
8.1
Gnralits Surveillance et mesure : Satisfaction du Client Audit interne Surveillance et mesure des processus Surveillance et mesure des produits Matrise du produit non conforme
/ 4.5.5 Audit interne Surveillance et mesurage Mesure et surveillance des performances Evaluation de la conformit Prparation et rponse aux situations durgence / Prvention des situations durgence et capacit ragir NC, AC et AP *** *** correctives et actions *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** *** ***
8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3
*** ***
4.5.1 (E) 4.5.1 (S) 4.5.2 4.4.7 4.5.3 (E)
4.5.3.1 (S) Enqute en cas dincidents 4.5.3.2 (S) 8.4 Analyse des donnes *** 4.5.1 (E) 4.5.1 (S) 4.2 4.3.3 4.5.3 (E) 4.5.3.1(S) 4.5.3.2(S) 4.6 Non conformits, prventives actions
Surveillance et mesurage Mesure et surveillance des performances Politique environnementale / Politique de SST Objectifs et programme(s) NC, AC et AP Enqute en cas dincidents NC,AC et AP Revue de direction Examen des ventuelles demandes / plaintes des parties intresses (y compris celles transmises par A2C)
8.5
Amelioration
***
Nombre dautres exigences au choix
***
A auditer obligatoirement. A auditer sur les processus slectionns ou en cas de changements ou de modifications. A auditer, si ncessaire, en fonction de limportance de ces exigences pour la satisfaction des Clients et les rsultats de lorganisme Client.
Note : Le libell complet de lexigence 4.3.1 de OHSAS 18001:2007 est : Identification des dangers, valuation des risques et des moyens de matrise .
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Tableau des exigences auditer pour un suivi dun SMS (ILO-OSH 2001, OHSAS 18001:2007)
ILO-OSH 2001 3.0 Le systme de gestion de la scurit et de la sant au travail dans l'organisation 3.1 Politique de scurit et de sant au travail 3.2 Participation des travailleurs 3.3 Responsabilits et obligations 3.4 Comptences et formation 3.5 Documentation du systme de gestion de la scurit et de la sant au travail 3.6 Communication 3.7 Examen initial OHSAS 18001:2007 4.1 Exigences gnrales 4.2 Politique SST 4.4.3.2 Participation et consultation 4.4.1 Ressources, rles, responsabilits, obligations de rendre compte et autorits 4.4.2 Comptences, formation et sensibilisation 4.4.4 Documentation 4.4.5 Matrise des documents 4.5.4 Matrise des enregistrements 4.4.3.1 Communication 4.3.1 Identification des dangers, valuation des risques et des moyens de matrise 4.3.2 Exigences lgales et autres 4.3.1 Identification des dangers, valuation des risques et des moyens de matrise 3.8 Planification, laboration et mise en uvre du systme 4.3.3 Objectifs et programme(s) 4.4.1 Ressources, rles, responsabilits, obligations de rendre compte et autorits 3.9 Objectifs de scurit et de sant au travail 4.3.3 Objectifs et programme(s) 4.3.1 Identification des dangers, valuation des risques et des moyens de matrise 4.4.6 Matrise oprationnelle 4.3.1 Identification des dangers, valuation des risques et des moyens de matrise 4.4.6 Matrise oprationnelle 4.4.7 Prvention des situations d'urgence et capacit ragir 4.4.6 Matrise oprationnelle 4.3.1 Identification des dangers, valuation des risques et des moyens de matrise 4.4.6 Matrise oprationnelle 4.5.1 Mesure et surveillance des performances *** *** *** ***
***
3.10.1 Mesures de prvention et de matrise
3.10.2 Gestion des changements
3.10.3 Prvention, prparation et raction aux urgences 3.10.4 Acquisition de biens et services 3.10.5 Sous-traitance
3.11 Surveillance et mesure de l'efficacit 3.12 Enqutes en cas de lsions, dgradations de la sant, maladies et incidents lis au travail et leurs effets sur l'efficacit des mesures de scurit et de sant au travail 3.13 Audit 3.14 Examen par la direction
4.5.3.1 Enqute en cas d'incidents
***
4.5.5 Audit interne 4.6 Revue de direction 4.5.3.2 Non-conformit, actions correctives et actions prventives
*** ***
3.15 Action prventive et corrective
***
3.16 Amlioration continue
4.6 Revue de direction
***
***
A auditer obligatoirement. A auditer sur les processus slectionns, ,ou en cas de changements ou de modifications.
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5. LOGIQUE ET COMPOSITION DU RAPPORT DAUDIT QSE
Le rapport daudit est, en plus du certificat, la pice majeure du dossier de certification. Afin de rpondre aux besoins et attentes des organismes Clients dA2C, des Auditeurs et dA2C, le rapport daudit a t revu en janvier 2006 dans sa totalit quant sa logique et sa composition.
5.1 BESOINS ET ATTENTES Les besoins et attentes des organismes Clients Les organismes Clients veulent un rapport intgrant plusieurs Systmes (SMQ, SMS, SME), valeur ajoute et modulable. Le rapport a t revu en consquence : Composition du rapport identique, que laudit soit un audit combin ou mono-Systme. Production dun et dun seul rapport, que laudit soit un audit combin ou mono-Systme. Visualisation de lvolution du Systme de Management de lorganisme Client sur plusieurs annes (un cycle daudit, soit en gnral 3 ans). Focalisation sur la conformit par rapport au rfrentiel daudit (cf. Non-Conformit, Remarque et Point Sensible) et lamlioration continue (cf. Piste de Progrs et Point Fort). Intgration possible de prestations complmentaires afin dviter les redondances et dassurer une cohrence globale.
Les besoins et attentes des Auditeurs Le rapport tel quil a t revu prend en compte les demandes des Auditeurs : La rdaction des rapports est simplifie grce lhomognit globale des rapports daudit. Le temps de rdaction des rapports est rduit : o Le rapport initialisant un cycle daudit se focalise sur la conformit par rapport au rfrentiel et sur lamlioration continue. o Les fichiers constituant le rapport initialisant le cycle daudit sont utiliss pour les audits suivants et ce, jusqu la fin du cycle daudit : en effet, la rdaction des rapports suivants consiste complter le rapport des audits prcdents (cest dire les fichiers dj existants) en nindiquant que les volutions constates. La dfinition de la Piste de Progrs correspond, dune part, au terme opportunit damlioration utilis dans la norme ISO 19011:2002 et, dautre part, vos pratiques : Voie identifie sur laquelle lorganisme pourra progresser . Les commentaires donns dans le paragraphe 1.1 de ce Guide prcisent lapproche Piste de Progrs . La dfinition du Point Fort est mature : Elment du Systme de Management sur lequel lorganisme soit dpasse les exigences du rfrentiel daudit, soit se distingue par une pratique, mthode ou technique performante . Les commentaires donns dans le paragraphe 1.1 de ce Guide prcisent lapproche Point Fort .
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Les besoins et attentes dA2C En ce qui concerne le rapport daudit, les besoins et attentes dA2C se traduisent par quatre impratifs : Valeur ajoute Le rapport daudit doit tre utile lorganisme Client. Ce rapport doit donc tre : o Complet, prcis, concis et clair. o Dynamique dans le temps. Gestion des dossiers Les ChA doivent recevoir un rapport lectronique dans RAP6 complet ( savoir le corps du rapport avec ses Annexes qui seront diffuss lorganisme Client ainsi que le fichier de commentaires du RA, non diffus lorganisme Client) et conforme aux rgles fixes par A2C/A2I pour une gestion matrise du dossier. Evaluation et dcision LInstance de Dcision dcide de la certification, de son maintien, de son renouvellement ou de son retrait. Le rapport doit apporter les lments ncessaires et suffisants pour que lInstance de Dcision prenne les dcisions adquates ; il doit donc tre complet, prcis, concis, clair et conforme aux rgles fixes par A2C/A2I. Accrditation Les accrditeurs dA2C/A2I nous auditent afin de dterminer dans quelle mesure nous satisfaisons aux exigences reconnues internationalement (ISO/CEI 17021:2006, ISO 19011:2002 et directives IAF) et, en consquence, afin de dcider du maintien de nos accrditations. Tout rapport daudit doit donc tre complet, prcis, concis, clair et conforme aux rgles fixes par A2C/A2I.
5.2 CARACTERISTIQUES DU RAPPORT DAUDIT QSE En rsumant le paragraphe prcdent, le rapport daudit QSE se caractrise par : Lintgration des rfrentiels o Etablissement dun seul rapport, que laudit soit combin ou mono-Systme. La valeur ajoute o Visualisation de lvolution du SM de lorganisme Client sur plusieurs annes (soit en gnral 3 ans). o Focalisation sur la conformit et lamlioration continue. Le temps rduit de rdaction pour le RA o Utilisation des fichiers du premier rapport du cycle daudit pour rdiger les rapports suivants. o Enregistrements axs sur les volutions par rapport aux audits prcdents (videmment pour les audit autres que celui initialisant le cycle daudit). La modularit o Intgration possible de prestations complmentaires dans le rapport. La compltude, la prcision, la concision, la clart et la conformit par rapport aux rgles fixes par A2C/A2I
5.3 LOGIQUE ET COMPOSITION DU RAPPORT DAUDIT QSE Le processus de certification suit une logique triennale ; en particulier, lorsquun RA est missionn pour raliser laudit du SM dun organisme Client, il lest, sauf exceptions, pour une dure de trois ans (le cycle classique tant un audit initial ou de renouvellement pour la premire anne, un audit de suivi 1 pour la deuxime anne et un audit de suivi 2 pour la troisime anne).
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Le rapport daudit QSE suit cette logique triennale tout en rpondant aux besoins et attentes prciss au paragraphe 5.1.
Vous initialisez en tant que RA le cycle daudit ; en dautres termes, cest votre premire mission daudit du SM de lorganisme Client. Votre ChA vous communique le dernier rapport du RA prcdent. Une fois laudit ralis, vous tablissez le rapport daudit QSE ; ce rapport initialise le cycle et est compos par des fichiers Word et un fichier Excel : Le corps du rapport o Page de garde Cette page introduit le rapport daudit QSE. o Sommaire et informations gnrales Tout audit ou toute vrification documentaire est identifi par son numro chronologique (1 pour laudit dmarrant le cycle, puis 2, puis 3,...). o Conclusions gnrales Les conclusions gnrales de laudit sont prciser ainsi que la proposition qui sera faite par le RA lInstance de Dcision. La proposition est indique en runion de clture et formalise dans le rapport. Il est bien vident que la responsabilit de la dcision revient exclusivement lInstance de Dcision (voir la Runion de clture au paragraphe 3.5 de ce Guide). o Synthse des rsultats Cet lment du rapport est constitu dun fichier Excel plusieurs onglets ; seuls les 2 premiers onglets prsents ci-dessous sont renseigner par le RA : Onglet Processus / Organisation Cet onglet a pour objet de pouvoir classer les constats et prsenter leur synthse suivant le type de prsentation choisi : prsentation soit suivant les processus (le RA enregistre tous les processus du SM dans longlet), soit suivant les principes du management QSE (le RA enregistre les principes dans longlet), soit suivant lorganisation de lorganisme Client (le RA enregistre les Dpartements et, si ncessaire, les Services de lorganisme Client dans longlet). A2C/A2I prconise une prsentation suivant les processus. Cet onglet est renseign par le RA lors de la prparation des activits daudit (cf. Choix de la prsentation des rsultats dans les rapports daudit au paragraphe 3.4 de ce Guide). Onglet Saisie Les constats daudit sont focaliss sur la conformit par rapport au rfrentiel daudit et sur lamlioration continue. Les constats sont exprims en termes de Non-Conformits, Non-Conformits leves ou reconduites, Remarques, Remarques leves ou reconduites, PS, PP, PF et Notes. Ces constats sont enregistrs dans cet onglet lors de ltablissement du rapport. Onglets Rapport et Graphiques A partir des 2 onglets prcdents, ces 2 onglets sont automatiquement renseigns par Excel aprs avoir cliquer sur le bouton Gnrer Rapport . Ces onglets prsentent la synthse des rsultats (liste des constats, graphiques) suivant le type de prsentation choisi. o Fiche(s) dcart Pour chaque cart, il est demand lorganisme Client de rpondre suivant une logique PDCA (voir la Mthode suivre pour rpondre aux carts mis et apprcier la pertinence de la rponse au paragraphe 3.6 de ce Guide). Les Annexes
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o Prsentation, contexte de lorganisme et commentaires gnraux Les thmes majeurs prciser sont indiqus sur le fichier correspondant. o Synthse des situations Environnementales et/ou Sant et Scurit Ce fichier est renseigner pour les audits des Systmes de Management OHSAS 18001:2007, ILO-OSH 2001 et/ou ISO 14001:2004. o Revue prparatoire et plan daudit ralis Ces deux lments sont regroups en un seul fichier et sont tablir, avant chaque audit sur site, par le RA. Le plan daudit introduire dans le rapport est le plan daudit revu en fonction du droulement rel de laudit, avec les noms et les fonctions des principales personnes rellement rencontres lors de laudit. o Runion de clture Ce fichier ne fait lobjet daucun commentaire particulier. o Evaluation de la maturit du Systme de Management Le Chapitre 5 du Guide lattention des organismes Clients dtaille cette prestation complmentaire qui est propose aux organismes Clients. Le fichier non diffus lorganisme Client o Commentaires du RA pour A2C Comme son libell lindique ce fichier nintresse pas lorganisme Client mais la prochaine quipe daudit (qui peut tre identique lquipe daudit actuelle), A2C, A2I et A2.
Vous continuez en tant que RA le cycle daudit ; en dautres termes, cest au moins la deuxime mission daudit du SM de lorganisme Client que vous ralisez en tant que RA. Une fois laudit ralis, vous tablissez le rapport daudit QSE en compltant le rapport daudit QSE dj existant : en effet, seules les volutions constates par rapport aux audits prcdents sont prciser dans le rapport. De manire concise (lorsque les commentaires sont identiques ceux donns pour le rapport initialisant le cycle daudit, ils ne sont pas indiqus) : Le corps du rapport o Page de garde Le RA utilise le fichier utilis lors de laudit prcdent. o Sommaire et informations gnrales Le RA utilise le fichier utilis lors de laudit prcdent. o Conclusions gnrales Le RA utilise le fichier utilis lors de laudit prcdent. o Synthse des rsultats Cet lment du rapport est constitu des mmes onglets que ceux utiliss lors des prcdents audits (seul longlet Saisie est complter et, exceptionnellement, longlet Processus / Organisation mettre jour) : Onglet Processus / Organisation Lors de la prparation des activits daudit, cet onglet est revu par le RA afin que les ventuels changements soient, si vraiment ncessaire, pris en compte. Des exemples sur ce sujet sont donns dans le Chapitre 6 (cf. Partie relative lutilisation de longlet Processus / Organisation ). Onglet Saisie Les constats daudit sont focaliss sur les volutions par rapport aux audits prcdents. Ces constats sont enregistrs par le RA dans longlet Saisie dj utilis lors du premier audit du cycle daudit.
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Onglets Rapport et Graphiques A partir des 2 onglets prcdents, ces 2 onglets sont automatiquement renseigns par Excel aprs avoir cliquer sur le bouton Gnrer Rapport : Excel trie toutes les donnes enregistres par le RA depuis le dbut du cycle daudit afin dtablir la synthse des rsultats (liste de tous les constats, graphiques) suivant le type de prsentation choisi et ce depuis le premier audit du cycle. o Fiche(s) dcart Les Annexes Dans le cas dune vrification documentaire, aucune de ces Annexes nest renseigner. o Prsentation, contexte de lorganisme et commentaires gnraux Le RA utilise le fichier utilis lors de laudit prcdent. o Synthse des situations Environnementales et/ou Sant et Scurit Le RA utilise le fichier utilis lors de laudit prcdent. o Revue prparatoire et plan daudit ralis o Runion de clture o Evaluation de la maturit du Systme de Management Le fichier non diffus lorganisme Client Dans le cas dune vrification documentaire, ce fichier nest pas renseigner. o Commentaires du RA pour A2C / A2I / A2
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6. REGLES DUTILISATION DES FICHIERS DU RAPPORT DAUDIT QSE
Ce Chapitre a deux objectifs : Prciser les objectifs de chaque fichier du rapport daudit QSE. Complter les rgles de base qui sont donnes dans lAnnexe de ce Chapitre et qui sont indispensables pour tablir un rapport daudit QSE.
Trois lments introductifs sont ncessaires pour faciliter la comprhension de ce Chapitre : La rfrence donne chaque fichier correspond celle du sommaire du rapport daudit QSE (cf. Fichier Sommaire et informations gnrales ). Tout audit ou toute vrification documentaire est identifi par son numro chronologique (1 pour laudit initialisant le cycle, puis 2, puis 3, . . .). o Laudit sur site initialisant le cycle est appel audit N 1 et le rapport correspondant rapport o N 1 . Laudit sur site qui vient dtre ralis est appel audit N et le rapport correspondant rapport N . Laudit prcdent est appel audit N-1 et le rapport correspondant rapport N-1 . La logique du fichier Excel (onglets Processus / Organisation , Saisie , Rapport et Graphiques ) utilis pour les constats daudit et la synthse des rsultats est prcise dans le paragraphe 5.3 de ce Guide.
En cas derreurs dans un champ pr-renseign, le RA les corrige et informe le ChA pour qu son tour, il corrige le champ.
PAGE DE GARDE Objectif du fichier Introduire le rapport daudit nal QSE.
SOMMAIRE ET INFORMATIONS GENERALES Objectif du fichier Fournir une traabilit globale de tous les audits et de toutes les vrifications documentaires qui ont t raliss depuis le dbut du cycle daudit.
Commentaires et prcisions Abrviations Pour les types daudit, les abrviations suivantes sont utilises : I audit Initial.
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S R c m
audit de Suivi (exemples : S1a pour un suivi 1 anticip, S2 pour un suivi 2) audit de Renouvellement (exemple : R3 pour le troisime renouvellement). audit complmentaire (exemple : Ic pour un audit complmentaire de laudit initial). audit de modification (exemple : S1m pour un audit de modification ayant lieu loccasion du suivi 1).
Pour la vrification documentaire, labrviation utilise est Vd (exemple : Vd1 pour la premire vrification documentaire).
2.1 CONCLUSIONS GENERALES Objectifs du fichier Formaliser les conclusions gnrales de laudit ou de la vrification documentaire ainsi que la proposition faite par le RA lInstance de Dcision. Fournir la direction de lorganisme Client une vue synthtique des conclusions de laudit de certification (ou de la vrification documentaire). Fournir une traabilit de toutes les conclusions gnrales et de toutes les propositions depuis le dbut du cycle daudit.
Commentaires et prcisions Elments renseigner par le RA Conclusions gnrales Les conclusions gnrales sont plus consquentes lors du premier audit du cycle daudit puisque les conclusions gnrales des audits suivants et des ventuelles vrifications documentaires sont axes sur les volutions par rapport la situation antrieure. Pour les audits combins, le RA structure les conclusions gnrales en fonction du niveau dintgration des SM. Si ces SM ne sont que partiellement intgrs, voire non intgrs, le RA pourra structurer ces conclusions en 2 ou 3 parties clairement identifies (exemple : pour un audit combin o les 3 SM ISO 9001:2000, OHSAS 18001:2007 et ISO 14001:2004 ne sont pas intgrs, le RA pourra crer une premire partie avec pour titre Systme de Management Qualit , une deuxime partie avec pour titre Systme de Management Sant et Scurit au Travail et une troisime partie avec pour titre Systme de Management Environnemental ). Proposition du RA Pour le SM (audit mono-Systme) ou chacun des SM (audit combin), le RA prcise sa proposition lInstance de Dcision. Prsentation du rapport Le RA peut effacer, sil le souhaite, la partie pr-remplie pour les prochains audits du cycle (audits N+i).
2.2 SYNTHESE DES RESULTATS Cet lment du rapport est constitu par un fichier Excel : Onglet Processus / Organisation Cet onglet est renseigner lors de la phase prparatoire de laudit initialisant le cycle daudit. Comme le type de prsentation choisi par lorganisme Client en dbut de cycle reste identique o jusqu la fin du cycle, seule la liste de prsentation tablie pour laudit N 1 pourra, si vraiment ncessaire, tre modifie lors des phases prparatoires des audits suivants. Onglet Saisie
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Cet onglet est renseigner chaque audit sur site et chaque vrification documentaire. Onglets Rapport et Graphiques A partir des 2 onglets prcdents, ces 2 onglets sont automatiquement renseigns par Excel, chaque audit sur site et chaque vrification documentaire.
Objectifs des onglets Onglet Processus / Organisation Alimenter la base de donnes Excel pour que lapplication cre un menu droulant choix multiple (ce menu donne tous les lments de la liste de prsentation et est utilis par le RA pour la saisie des constats). Alimenter la base de donnes Excel pour que lapplication ait les lments ncessaires pour renseigner les onglets Rapport et Graphiques . Onglet Saisie Alimenter la base de donnes Excel pour que lapplication ait les lments ncessaires pour renseigner les onglets Rapport et Graphiques . Onglets Rapport et Graphiques Fournir tous les constats des audits sur site et des vrifications documentaires, depuis le dbut du cycle daudit. Fournir une synthse de tous les rsultats des audits sur site et des vrifications documentaires, depuis le dbut du cycle daudit.
Commentaires et prcisions pour longlet Processus / Organisation Enregistrement en dbut de cycle daudit o Suivant le type de prsentation choisi lors de la phase prparatoire de laudit N 1, le RA enregistre : Soit tous les processus du SM. Soit tous les principes du management QSE. Soit les Dpartements et, si ncessaire, Services de lorganisme Client. Chaque lment de la liste de prsentation est numrot par le RA afin quExcel puisse renseigner longlet Rapport dans un ordre comprhensible pour lorganisme Client (Excel trie les constats o enregistr dans longlet Saisie par Processus / Principes / Organisation , puis par Audit n , puis par Type ). Exemple dans le cas dune prsentation par processus : pour avoir dans longlet Rapport tous les constats du processus Orientation Client en premier, tous les constats du processus Conception et dveloppement en cinquime et tous les constats relatifs au processus Livraison en dixime, le RA enregistrera dans longlet Processus / Organisation : 01-Orientation Client ... 05-Conception et dveloppement ... 10-Livraison ... Prsentation par processus Lorsque la prsentation choisie est par processus et que le nombre de ces processus est important (15 ou plus), il est recommand, autant que faire se peut, de regrouper plusieurs processus (exemples : processus Maintenance site A et Maintenance site B regroups en Maintenance sites A et B ; processus Recevoir la matire premire et Recevoir les produits sous-traits regroups en Recevoir (matire premire et sous-traitance) ). Modification de lenregistrement
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Afin de garder la traabilit des rsultats des audits du cycle, le type de prsentation ne sera pas chang en cours de cycle. La liste de prsentation tablie en dbut de cycle daudit pourra, si vraiment ncessaire, tre modifie par le RA lors des phases prparatoires des audits suivants. La modification devra viter de perdre la traabilit des rsultats des audits prcdents ; ainsi, dans le cas dune prsentation par processus : Si lorganisme Client identifie un nouveau processus, le nouveau libell sera ajout la liste. Si lorganisme Client supprime un processus, le libell devenu obsolte ne sera pas effac de la liste. Si lorganisme modifie le libell dun processus, le nouveau libell sera ajout la liste et le libell devenu obsolte ne sera pas effac de la liste. Si lorganisme Client regroupe 2 processus, le nom du nouveau processus sera ajout la liste et les noms des 2 anciens processus ne seront pas effacs de la liste.
Commentaires et prcisions pour longlet Saisie Dans cet onglet, le RA enregistre tous les constats des audits sur site et des vrifications documentaires. Ces constats sont exprims en termes de Non-Conformits, Non-Conformits leves ou reconduites, Remarques, Remarques leves ou reconduites, PS, PP, PF et Notes. Ces constats sont complets, prcis, concis et clairs (pour rpondre cette dernire caractristique, les sigles, abrviations et termes maison sont vits ; en cas dutilisation, ils sont clairement dfinis).
Enregistrement dun PS, dune PP, dun PF ou dune Note Le RA utilise une nouvelle ligne Excel et enregistre : Son classement suivant le type de prsentation choisi par lorganisme Client (utilisation du menu droulant cr par Excel). Son type (PS, PP, PF, Note). Son numro chronologique (facultatif pour le type Note ). Le numro de laudit. Le libell du constat (si ncessaire, le RA taye son constat en rfrenant les enregistrements ou documents examins). Le ou les paragraphes concerns du rfrentiel daudit (Q, S et/ou E). Si le constat concerne un lment spcifique du primtre, lidentification de cet lment (nom du site temporaire, nom du ou des sites, rgion, . . .). Enregistrement dune NC ou dune R Le RA utilise une nouvelle ligne Excel et enregistre : Son classement suivant le type de prsentation choisi par lorganisme Client (utilisation du menu droulant cr par Excel). Son type (NC ou R). Le numro de lcart (numro chronologique pour les NC (1, 2, 3, . . .) et autre numro chronologique pour les Remarques (1, 2, 3, . . .)). Le numro de laudit. La prsentation de lcart (introduction la fiche dcart). Si lcart est un cart reconduit, le RA le prcise en tte de la prsentation de lcart. Le ou les paragraphes concerns du rfrentiel daudit (Q, S et/ou E). Si lcart concerne un lment spcifique du primtre, lidentification de cet lment (nom du site temporaire, nom du site, noms de sites, rgion, . . .). Enregistrement du rsultat de la vrification dune NC, dune R ou dun PS mis laudit N-1 Cas dune NC ou dune R o Lcart de laudit N-1 est lev
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Le RA complte la ligne Excel prsentant lcart : o o Colonne Ecart lev laudit n : enregistrement du n de laudit (N). Colonne Libell : enregistrement de Rsultat de la vrification : Ecart lev . o Lcart de laudit N-1 nest pas lev Lcart a donc t reconduit en Non-Conformit ou Remarque. Dans ce cas, le RA : Complte la ligne Excel prsentant lcart : o o - Colonne Ecart lev laudit n : enregistrement du n de laudit (N). - Colonne Libell : enregistrement de Rsultat de la vrification : Ecart o reconduit en NC (respectivement R) n . Enregistre sur une nouvelle ligne Excel le nouvel cart. Cas dun PS trait dans le cadre damlioration par lentreprise Le RA complte la ligne Excel prsentant le PS : o Colonne Libell : enregistrement de Rsultat de la vrification : cet aspect nest plus un point sensible ou ventuellement ce qui permet de dire que cest devenu un PF. Cas dun PS qui sest dgrad ou non trait cest dire qui a volu en NC, R ou qui est maintenu en PS. Le RA complte la ligne Excel prsentant le PS : o Colonne Libell : enregistrement de Rsultat de la vrification : NC mise (cf. NC Nx) ou bien Rsultat de la vrification : R mise (cf. R Nx) ou bien Rsultat de la vrification : PS maintenu ou reformul Puis, sur une nouvelle ligne Excel, le RA enregistre le constat (cest dire ce quest devenu le PS). Cas particulier : Enregistrement dun constat concernant plusieurs processus Si un constat concerne tous les processus, le retour dexprience A2C montre que ce constat est rattachable un processus de management ; il suffit donc de classer ce constat dans le processus de management concern.
Commentaires et prcisions pour les onglets Rapport et Graphiques Ces onglets prsentent les rsultats suivant le type de prsentation choisi par lorganisme Client (cf. Onglet Processus / Organisation ) : Constats de tous les audits et des ventuelles vrifications documentaires depuis le dbut du cycle daudit. Histogramme des PF et des PP depuis laudit No 1. Histogramme des NC, des R et des PP depuis laudit No 1. Graphiques des demandes dactions (suite aux Non-Conformits, Remarques mais aussi PS o mis) depuis laudit N 1.
FICHE(S) DECART Objectifs du fichier Apporter la preuve que les actions mises en uvre pour liminer lcart ainsi que les causes probables de lcart ont t efficaces. Prciser lorganisme Client et lInstance de Dcision, le risque induit par lcart mis.
Commentaires et prcisions Elments renseigner par le RA o o En haut de la fiche, le RA enregistre le n de laudit et le n de lcart (numro chronologique pour les NC (1, 2, 3, . . .) et autre numro chronologique pour les Remarques (1, 2, 3, . . .)). Ecart constat
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Pour chaque nouvelle Non-Conformit ou Remarque, le RA cre une fiche dans le fichier Fiche(s) dcart et renseigne tous les champs relatifs au constat de lcart : o Rappel de lexigence (rfrence . . .) Ce champ peut tre renseign aprs laudit sur site. Si lcart concerne plusieurs exigences, le RA retranscrit uniquement lexigence la plus significative (lexigence la plus significative est celle qui correspond au risque le plus significatif). Dans ce cas, le RA prcise dans la ligne concerne de longlet Excel Saisie que lcart concerne plusieurs exigences (cf. Champs Exigence Q , Exigence S , Exigence E ). o Libell de lcart Le libell est tay en faisant rfrence aux enregistrements ou documents examins. (c.f. bonne pratique au 1.1) o Risque (client / produit / processus / systme) Ce champ peut tre renseign aprs laudit sur site. Si lespace rserv ce champ est insuffisant, le RA complte son commentaire dans la ligne concerne de longlet Excel Saisie (ne pas oublier alors de faire rfrence cette ligne, dans le champ de la fiche dcart). o Site(s) concern(s) Les sites sont ceux directement concerns par lcart. o Nom de lAuditeur Le nom est celui de lAuditeur qui a identifi lcart. o Date La date est la date de la runion de clture (et non la date didentification de lcart). Elments renseigner par lorganisme Client Proposition dactions Sous 5 jours ouvrs aprs rception du rapport, lorganisme Client renseigne cette partie. Rappelons que pour chaque cart, il est demand lorganisme Client de rpondre en entrant dans une logique PDCA (voir la Mthode suivre pour rpondre aux carts mis et apprcier la pertinence de la rponse au paragraphe 3.6 de ce Guide). Elments renseigner par le RA Commentaire sur la proposition dactions de lorganisme Sous 5 jours ouvrs aprs rception de la rponse de lorganisme Client, le RA apprcie la pertinence de la rponse et de la date cible (cf. O/N ) et commente si la proposition nest pas pertinente de son point de vue (voir la Mthode suivre pour rpondre aux carts mis et apprcier la pertinence de la rponse au paragraphe 3.6 de ce Guide). Elments renseigner par lInstance de Dcision Nature et justification de la modification de lcart dcide par lInstance de Dcision Cette partie est remplir par lInstance de Dcision, uniquement en cas de modification par rapport la prise de position du RA et aprs lavoir consult. LInstance de Dcision justifie et date sa dcision ; pour respecter lanonymat des membres de lInstance de Dcision, cest le ChA qui vise la nature et la justification de la modification. Dans le cas o lInstance de Dcision modifie le classement dun cart, le ChA : o Modifie, en consquence, le nombre de Non-Conformits et le nombre de Remarques dans le fichier Sommaire et informations gnrales . o Enregistre cette modification sur loriginal de la fiche Runion de clture . Elments renseigner par le RA Vrification de lefficacit des actions menes Cette vrification est faite soit : o A partir des preuves envoyes par lorganisme Client (en complment du fichier Fiche(s) dcart quil a complt et galement envoy).
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Dans ce cas, la case Vrification documentaire est activer. o Au cours dun audit sur site ou dune vrification documentaire. Dans ce cas, une des cases Complmentaire , Suivi , Renouvellement ou Vrification documentaire est activer. Si lcart est reconduit, le RA tablit une nouvelle fiche dcart.
A.1 PRESENTATION, CONTEXTE DE LORGANISME ET COMMENTAIRES GENERAUX Objectifs du fichier Prciser le cadre de laudit. Fournir lInstance de Dcision les complments dinformation qui lui sont ncessaires pour prendre la dcision adquate. Fournir une traabilit de lvolution de lorganisme Client depuis le dbut du cycle daudit.
Commentaires et prcisions Les lments renseigner de ce fichier sont plus consquents lors du premier audit du cycle daudit puisque, pour les audits suivants, seules les volutions par rapport la situation antrieure sont renseigner. Ces constats sont complets, prcis, concis et clairs (pour rpondre cette dernire caractristique, les sigles, abrviations et termes maison sont vits ; en cas dutilisation, ils sont clairement dfinis et, si ncessaire, un glossaire est insr en tte du fichier). Elments renseigner par le RA (lors du dbut du cycle triennal) Prsentation de lorganisme et de son contexte Particularits du Systme de Management Libell du certificat et primtre de certification Usage et respect de la marque AFAQ Usage de la marque AFAQ Le rsultat de lapprciation de lusage de la marque est rsumer en une formule du type : o Pas dutilisation de la marque . o Lorganisme utilise la marque sur ses documents de faon qui parat claire et sincre . o Lorganisme (dont lactivit est la fabrication, le stockage et la livraison de produits et dont seule lactivit de stockage est certifie) utilise la marque sur tous ses vhicules de livraison sans prcision de lactivit certifie ; cet usage ne parat pas clair et sincre . o Lorganisme (dont lactivit certifie est le ngoce) utilise la marque sur son catalogue en prcisant activits de ngoce ; cet usage parat clair et sincre. . Rglement de la marque AFAQ Si le rglement de la marque est respect, une formule type est : Le rglement dutilisation de la marque AFAQ est respect ; dans le cas contraire, les raisons du non-respect sont prciser. Usage ou respect de la marque AFAQ non conforme Si lusage de la marque ne parat pas clair ou pas sincre ou si le rglement dutilisation de la marque AFAQ nest pas respect, le RA : o Informe lorganisme Client lorsque le constat est fait et rappelle ce constat lors de la runion de clture. o Nenregistre pas le constat dans longlet Saisie mais uniquement dans le fichier Prsentation, contexte de lorganisme et commentaires gnraux .
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o Sassure, aprs avoir envoy le rapport dfinitif, que le ChA a effectivement pris en compte linformation pour actions. Dans tous les cas, le RA na aucune dcision prendre. Traitement des rclamations faites auprs dAFAQ AFNOR Certification Lorsque A2C a reu une rclamation dun Client dun organisme Client certifi, le ChA en informe le RA et lui donne les enregistrements adquats. Le RA examine sur site le traitement apport la rclamation. Le rsultat de cet examen est prsent dans ce paragraphe : o Actions et enregistrements, consquences de la rclamation. o Efficacit des actions menes pour liminer les causes de la rclamation. o Etat des relations entre le plaignant et lAudit. o Nombre total de rclamations enregistres par lAudit sur lanne en cours et sur lanne prcdente. o Lobjectif est de fournir suffisamment dlments A2C pour crire au plaignant lissue de laudit pour linformer du rsultat de traitement de sa plainte. Si cet lment est sans objet, enregistrer Sans objet . Exigences lgales et rglementaires : apprhension de la lgislation affrente aux activits de lorganisme audit Elments renseigner par le RA (lors des audits 2, 3 et plus du cycle triennal) Le RA doit renseigner dans chacun des 6 Paragraphes les modifications significatives apparues depuis le dernier audit, cest dire : relatif au SM : par exemple changements dans lexternalisation, dans les processus, dans les outils du SM relatif au client : par exemple souhait de modification du libell avec conclusions du RA, modification de statut juridique, de lorganisation du management, changement des titulaires de postes cls, des sites principaux, du primtre des oprations du SM, du passage en multisite, intgration dun groupe, changements sur les principes dchantillonnage , etc.. relatifs au contexte : par exemple modification du cadre technologique, du cadre lgislatif / rglementaire, dmnagements, catastrophes tel que incendie etc Prsentation du rapport Le RA peut effacer, sil le souhaite, la partie pr-remplie pour les prochains audits du cycle (audits N+i). Si lors de laudit N (N 2), seuls quelques lments ont volu par rapport aux audits prcdents, le RA peut avoir une prsentation du type :
Audit no N (. . .) Pas dvolutions notables pour les points 2, 3, 5 et 6 1 - Prsentation de lorganisme et de son contexte 4 - Usage et respect de la marque AFAQ
(enregistrement des volutions par rapport la situation antrieure) (enregistrement des volutions par rapport la situation antrieure)
A.2 SYNTHESE DES SITUATIONS ENVIRONNEMENTALES ET/OU SANTE ET SECURITE Le RA peut demander lorganisme Client de prciser les lments qui seront intgrs dans ce fichier avant laudit sur site.
Objectifs du fichier
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Prciser, de manire synthtique, les situations environnementales et/ou sant et scurit de lorganisme Client avec la description des aspects environnementaux associs ses activits ainsi que celle des dangers et risques associs ses activits. Fournir une traabilit de toutes les synthses des situations environnementales et/ou sant et scurit depuis le dbut du cycle daudit.
Commentaires et prcisions Le RA dcrit les aspects et impacts gnriques de lactivit puis prcise la sensibilit spcifique de chaque site (prsence dhabitations, prsence de zones protges, . . .). La synthse est faite sur la base dchantillons et dobservations durant laudit sur site et ne se prtend pas exhaustive. Les lments renseigner de ce fichier sont plus consquents lors du premier audit du cycle daudit puisque, pour les audits suivants, seules les volutions par rapport la situation antrieure sont renseigner. Ces constats sont complets, prcis, concis et clairs (pour rpondre cette dernire caractristique, les sigles, abrviations et termes maison sont vits ; en cas dutilisation, ils sont clairement dfinis ; si ncessaire, un glossaire est insr en tte du fichier). Elments renseigner par le RA Les lments qui taient intgrs dans la premire partie de lancienne fiche Description des situations Environnementales et/ou Sant et Scurit (cf. Prsentation gnrale de lorganisme ) sont maintenant intgrs dans le fichier Prsentation, contexte de lorganisme et commentaires gnraux (voir A1). Les autres lments correspondent ceux de la deuxime partie (SME) et de la troisime partie (SMS) de lancienne fiche Description des situations Environnementales et/ou Sant et Scurit : Situation environnementale Cette partie doit contenir (en rappelant les rfrences ci-dessous) : 1.1 La description de lenvironnement : Environnement naturel (milieu rcepteur, espces protges, . . .) Urbanisation 1.2 Les relations externes (existence, frquence, qualit, . . .) avec : Services Administratifs Voisinage Associations Autres relations externes 1.3 Les aspects et impacts environnementaux en situation normale, en fonction des thmes (prciss par la Note ci-dessous) et la conclusion sur lexhaustivit de lidentification de ces aspects et impacts lis : Aux activits Aux produits Aux services 1.4 Les aspects et impacts environnementaux en situation accidentelle, en fonction des thmes (prciss par la Note ci-dessous) et la conclusion sur lexhaustivit de lidentification de ces aspects et impacts lis : Aux activits Aux produits Aux services Note : Thmes environnementaux : Eau Air Energie Sol et sous-sol Dchets Bruit Autres aspects ou impacts environnementaux Situation sant et scurit
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Cette partie doit contenir (en rappelant les rfrences ci-dessous) : 2.1 Une prsentation sant et scurit : Description de lorganisation et des responsabilits Organisation des dlgations de pouvoirs Perception des Audits sur la prise en compte de la prvention Rcapitulatif des accidents du travail et des maladies professionnelles sur lanne en cours et lanne prcdente - Taux de frquence et indice de frquence - Taux de gravit et indice de gravit - Taux de cotisation Nombre de dcs Nombre de maladies professionnelles dclares Nombre daccidents du travail avec arrt Nombre daccidents du travail sans arrt Nombre daccidents de trajet Nombre de soins dispenss Rpartition des accidents du travail selon les causes Nombre de jours darrt, dure moyenne des arrts, nombre total dheures travailles Nombre dheures de formation ralises et effectif form 2.2 La description de lenvironnement : Risque daggravation daccidents dus un environnement potentiellement agresseur Prsence dactivits dangereuses dans le voisinage (effet domino) Urbanisation 2.3 Les dangers et les risques significatifs associs lis aux activits en situation normale et la description des mthodes de matrise de risque 2.4 Les dangers et les risques significatifs associs lis aux activits en situation accidentelle 2.5 Les relations externes (existence, frquence, qualit, . . .) avec : Organisme de contrle / conseil CRAM Inspecteurs du travail Assurances Autres relations externes (associations spcialises, . . .) 2.6 Les relations internes (existence, frquence, qualit, . . .) avec : CHSCT / CE-DP Mdecine du travail Autres relations internes Prsentation du rapport Le RA peut effacer, sil le souhaite, la partie pr-remplie pour les prochains audits du cycle (audits N+i).
A.3 REVUE PREPARATOIRE ET PLAN DAUDIT REALISE Objectifs du fichier Pour la revue prparatoire Formaliser pour lorganisme Client ses premires observations sur les documents revus. Confirmer ou non la faisabilit de laudit sur site aux dates prvues. Pour le plan daudit Permettre lorganisme Client de connatre le droulement dtaill de son prochain audit et ainsi de prvoir la prsence son poste de travail du personnel concern, sans le bloquer pendant toute la dure de laudit. De faon gnrale, faciliter la coordination des activits daudit.
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Commentaires et prcisions pour la revue prparatoire Pour les audits du suivi, le RA ne renseigne les lments du fichier que si cela apporte une valeur ajoute. Sinon, il se contente dactiver la case Oui du fichier, exprimant ainsi quil a effectu la revue et que laudit peut tre men aux dates prvues. Approche TPE Revue prparatoire Quel que soit le type daudit, le RA ne renseigne les lments du fichier que si cela apporte une valeur ajoute. Sinon, il se contente dactiver la case Oui du fichier, exprimant ainsi quil a effectu la revue et que laudit peut tre men.
Commentaires et prcisions pour le plan daudit Dans le cas dun plan daudit tabli en coopration avec lorganisme Client, il est possible dutiliser le fichier et le format de lAudit en sassurant que tous les lments demands y figurent. Le RA prcise alors dans la partie Commentaires de la revue prparatoire que le plan daudit se trouve dans un fichier spcifique (qui sera appel Plan daudit ralis ). Ce fichier sera intgr dans le rapport aprs le fichier RAP6 Revue prparatoire et plan daudit ralis . Le plan daudit joint au rapport final devra toujours tre le plan de laudit ralis, donc le reflet de laudit qui sest droul rellement avec le nom des personnes rencontres. Pour cela cocher la case en dernire page audit ralis .
A.4 REUNION DE CLOTURE Objectif du fichier Confirmer le libell daudit ou documenter le libell modifi convenu. (En cas de libell modifi, le RA se doit de transmettre dans les meilleurs dlais ce document au ChA) Formaliser laccord ou le dsaccord sur les conclusions daudit qui ont t prsentes par lquipe daudit.
Commentaires et prcisions Le nombre de NC est la somme des NC non leves et des NC mises et leves lors de laudit sur site. Le nombre de Remarques est la somme des Remarques non leves et des Remarques mises et leves lors de laudit sur site. Les cas particuliers dcarts mis et levs lors de laudit sur site sont indiqus par le RA sur la fiche. Rappelons que le RA adresse au ChA loriginal de la fiche dment remplie en mme temps que sa facture et les justificatifs.
A.5 EVALUATION DE LA MATURITE DU SYSTEME DE MANAGEMENT Le Chapitre 5 du Guide lattention des organismes Clients dtaille cette prestation complmentaire qui est propose aux organismes Clients.
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.COMMENTAIRES DU RA POUR A2C Ce fichier nest pas diffus lorganisme Client qui nest pas inform des informations fournies dans ce fichier. Objectifs du fichier Indiquer les besoins et attentes de lorganisme Client, identifis lors des activits daudit. Pour cela de nouvelles zones ont t dfinies avec des cases activer afin de les remplire plus vite. Fournir, la prochaine quipe daudit et A2C, une traabilit de tous les commentaires depuis le dbut du cycle daudit. Documenter lchantillonnage recommand pour le prochain audit par le RA. Exprimer les difficults rencontres lors de la ralisation dune ou plusieurs activits daudit.
Commentaires et prcisions Elments renseigner par le RA Points signaler pour le prochain audit Le RA prcise les points signaler pour le prochain audit. En particulier : o Le RA prcise les difficults rencontres soit dans linterprtation du rfrentiel daudit, soit dans le contexte de la ralisation de laudit. o Si le RA a un doute sur le classement en Non-Conformit ou Remarque dun cart quil a mis, il lindique, demandant ainsi laide dun Expert. Il va de soi que, dans longlet Saisie du fichier Excel, il nexprime aucun doute. o Si le temps imparti pour la ralisation de laudit sur site a t trop court ou trop long, le RA lindique en le justifiant. o Dans le cas dune organisation du travail particulire (exemples : travail de nuit, travail 7j/7), le RA prcise sa position quant la ncessit dauditer certaines activits des heures ou des jours inhabituels pour un audit. o Zone Echantillonnage prvoir ou recommand pour le prochain audit : Dans le cas dun audit multi sites, le RA conserve les raisons de certains choix faits lors de cet audit et prcise les sites qui, son avis, devraient tre audits lors du prochain audit. Des exemples sont fournis ce aprs Besoins et attentes identifis Dans cette partie, le RA indique les besoins et attentes de lorganisme Client qui ont t identifis par lquipe daudit : o le formulaire a t revu afin de faciliter son remplissage par des QCM rapides et des zones de saisie pour des dtails (Voir exemples ci aprs). Nous ferons tout notre possible pour tenir compte de vos souhaits ou demandes dont nous vous remercions par avance. Autres Commentaires Fournir au Charg daffaires les lments factuels justifiant un ventuel non respect des dlais denvoi du plan daudit ou des rapports. (Exemple manuel qualit transmis par le client le --/--/--, soit 10 jours avant le dbut daudit, etc) Ces lments sont analyss par le Charg dAffaires lors de lvaluation FEPRA (Fiche dEvaluation de la prestation du RA)
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ANNEXE DU CHAPITRE 6 REGLES DE BASE
Cette Annexe du Chapitre 6 a deux objectifs : Prsenter les fichiers du rapport daudit QSE. Donner les rgles de base indispensables pour tablir un rapport daudit QSE.
Quatre lments introductifs sont ncessaires pour faciliter la comprhension de cette Annexe : Les rgles de base donnes dans cette Annexe sont compltes dans le Chapitre 6. Seul les champs surligns ( surligns ) sont renseigner par le RA. Pour un audit sur site, lensemble des fichiers sont renseigner par le RA. Pour une vrification documentaire, seul les fichiers constituant le corps du rapport ( savoir 0, 1, 2.1, 2.2, 3) sont renseigner par le RA.
En cas derreurs dans un champ pr-renseign, le RA les corrige et informe le ChA pour qu son tour, il corrige le champ. Nous vous rappelons que le paiement des frais daudit lauditeur est conditionn au respect des conditions de la mission et notamment la rception du rapport daudit final. (Cf Guide des bonnes relations administratives DGE/J/0556 Ordre de Mission + Contrat dapplication)
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Affaire no 2007/GDE
ISO 9001 : 2000
EMSINAGRO SA
CONCEPTION, FABRICATION ET VENTE DE . . .
Charg dAffaires Hugo AFFABLE hugo.affable@afaq.afnor.org Tl. : 01 46 11 ab cd
Organis Client Madame Emma ETILAUQ emma.etilauq@emsinagro.com Tl. : ef gh ij kl mn
Responsable dAudit Georges TIDUA georges.tidua@udit .org Tl. : op qr st uv wx yz 06 aa bb cc dd Rapport vis le : 30/03/2007
Effectif impliqu : 65 personnes
AUTORISATION DE COMMUNICATION DU RAPPORT DAUDIT FINAL :
Le rapport final comprenant les corrections, les actions correctives et les commentaires du Responsable dAudit peut tre diffus sans restriction mais obligatoirement dans son intgralit.
Toute reproduction intgrale ou partielle, faite en dehors dune autorisation expresse dAFAQ AFNOR Certification ou de ses ayants cause, est illicite
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AFAQ AFNOR Certification

(OC/E/10138.7 2008/01)
1 : SOMMAIRE ET INFORMATIONS GENERALES
Affaire n SNoDossier Page 2/m
Sommaire du rapport 0. 1. 2. Page de garde Sommaire et informations gnrales Conclusions de laudit et synthse 2.1 Conclusions gnrales 2.2 Synthse des rsultats 3. Fiche(s) dcart 3.1 Non-conformit(s) (audits en cours et prcdent) 3.2 Remarque(s) (audits en cours et prcdent)
Nombre de pages 1 1 1 5 + graphes 0 5
Sommaire des annexes A.1 A.2 A.3 A.4 A.5 A.6 Prsentation, contexte de lorganisme et commentaires gnraux Synthse des situations Environnementales et/ou Sant et Scurit Revue prparatoire et plan daudit ralis Runion de clture Evaluation de la maturit du Systme de Management Autres documents
Nombre de pages 2 NA 5 1 NA NA
DEROULEMENT DES AUDITS Audit n1 Q S E Rfrentiel(s) R2 ; ; Type(s) daudit 21-23/03/2007 Date 3 Dure (j x h) LYON Site(s) audit(s)
Audit n2 S E ;;
Audit n3 S E ;;
Audit n4 S E ;;
Audit n5 S E ;;
Audit n6 S E ;;
COMPOSITION DE LEQUIPE DAUDIT Audit n1 Georges TIDUA RA / Rf. Auditeur 1 / Rf. Auditeur 2 / Rf. Rueta VRESBO Observateur(s)
Audit n2
Audit n3
Audit n4
Audit n5
Audit n6
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2.1 CONCLUSIONS GENERALES
Affaire n SNoDossier Page 3/m
Audit n1 (Renouvellement 2) CONCLUSIONS GENERALES Les conclusions gnrales sont fondes au minimum sur : La conformit du SM ou des SM. La matrise des risques. Le niveau dintgration des SM en termes de diffrenciation ou sparation (politique(s) de la direction, objectifs, processus, mthode(s) de travail, audits internes, documentation, . . .). Lefficacit et lamlioration continue. Les conclusions gnrales sont : Concises : la moyenne est comprise entre une demi-page et une page. Compltes et prcises : elles justifient la proposition du RA. Claires : en particulier, elles nutilisent ni sigle, ni abrviation, ni terme maison . PROPOSITION DU RESPONSABLE DAUDIT (Cf. Guide de laudit lattention des organismes Clients, paragraphe 3.7) La proposition qui sera faite par le RA lInstance de Dcision est maintenant indique en runion de clture. Afin dviter toute ambigut, le RA prcise toujours que : La responsabilit de la dcision revient exclusivement lInstance de Dcision. La proposition suppose que les actions qui seront proposes par lAudit soient pertinentes (cas videmment o des carts ont t mis). En fonction des rponses adresses par lorganisme Client aux carts mis, la proposition note dans le rapport pourra tre diffrente de celle indique en runion de clture (ce cas est exceptionnel : voir la Mthode suivre pour rpondre aux carts mis et apprcier la pertinence de la rponse au paragraphe 3.6 de ce Guide). Afin dviter toute ambigut, le RA notera alors la proposition indique en runion de clture, la nouvelle proposition et les raisons de la nouvelle proposition.
Audit n2
Suite du rapport ....
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2.2 SYNTHESE DES RESULTATS

Rfrentiel(s) : Version(s) :
(OC/E/10138.7 2008/01)
NC : Non-Conformit - R : Remarque - PS : Point Sensible - PP : Piste de Progrs - PF : Point Fort - Note : Autre constat
Processus / Principes / Organisation
Type N par Audit NC/R/PS type n vrifi l'audit n
Libell
Exig. Exig. Exig. Q S E
Primtre con
RAPPORT GENERE (pour le Client)
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Generer Rapport
AUDIT N1 Exigence E PROCESSUS / PRINCIPES / ORGANISATION LlBELLE N par Type type Audit n Ecart lev l'audit n
Exigence Q
Exigence S
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3. FICHE DECART
Remarque n 2. PROPOSITION DACTIONS .
Affaire n SNoDossier Page 1/n Non-Conformit n .
Audit n 1 (Renouvellement 2) 1. ECART CONSTATE

Rappel de lexigence (rfrence ) : Extrait : Uniquement lextrait qui se focalise sur lcart. Libell de lcart : Le libell est tay en faisant rfrence aux enregistrements ou documents examins. Si lcart est un cart reconduit, le RA le prcise en tte du libell de lcart o (premier exemple : NC n 1 de laudit N-1 reconduite en une Remarque : o deuxime exemple : Remarque n 2 de laudit N-1 reconduite en une nouvelle Remarque : ). Risque (client/produit/processus/systme) : Quel que soit lcart (NC ou R), ce champ est systmatiquement renseign.
Lors de la runion de clture, le RA : Prcise la mthode suivre pour rpondre aux carts mis (voir la Mthode suivre pour rpondre aux carts mis et apprcier la pertinence de la rponse au paragraphe 3.6 de ce Guide). Rappelle que lAudit ne rpond pas uniquement par Voir pice jointe mais au minimum prsente sur la fiche dcart le contenu de la pice jointe (lInstance de Dcision na pas la pice jointe en main). TRAITEMENT DE LECART
ANALYSE DES CAUSES DE LECART / ACTION CORRECTIVE
Responsable action (si plusieurs, indiquer en face de chaque action) : Site(s) concern(s) : LYON Nom de lAuditeur : Georges TIDUA Date : 23/03/2007 Date cible : 4. VERIFICATION DE LEFFICACITE DES ACTIONS MENEES Vrification lors dun audit : Complmentaire Suivi Renouvellement Vrification documentaire
3. COMMENTAIRE SUR LA PROPOSITION DACTIONS DE LORGANISME Pertinente (O/N) : En attente de vrification : Sur site Hors site Justification : Le RA apprcie la pertinence de la rponse et de la date cible et commente si la proposition nest pas pertinente de son point de vue (voir la Mthode suivre pour rpondre aux carts mis et apprcier la pertinence de la rponse au paragraphe 3.6 de ce Guide).
Ecart lev Ecart reconduit en R n/ NC n Justification : Le RA enregistre et prcise le rsultat de la vrification de lefficacit des actions menes : cart lev ou cart reconduit.
Nom du RA : Georges TIDUA
Date :
Nom du RA :
. Date : Visa :
Date :
Nature et justification de la modification de lcart dcide par lInstance de Dcision (sil y a lieu) :
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ANNEXE 1 : PRESENTATION, CONTEXTE DE LORGANISME ET COMMENTAIRES GENERAUX
Affaire n SNoDossier Page 1/o
Audit n1 (Renouvellement 2) 1 - Prsentation de lorganisme et de son contexte

Le RA prsente : Les particularits de lorganisme Client (exemple : son appartenance un groupe). La nature et le volume des activits concernes. Une typologie des Clients. Les particularits de son organisation (exemples : travail de nuit, travail 7j/7). Les volutions en cours de son SM (exemple : volution vers un SM Intgr).
2 - Particularits du Systme de Management

Le RA prcise : Les exclusions faites par lorganisme Client (ces exclusions, dtailles et justifies dans le manuel qualit de lAudit, doivent tre en adquation avec les constats daudit). Pour les SME ou les SMS, la prise en compte des aspects environnement, sant et scurit pour les activits prcises dans le libell de certification (voir en particulier la Rgle Pratique QSE-0089). Les processus externaliss (La Rgle Pratique Q-0011 prcise le terme Externalisation ). Le RA prsente synthtiquement quels sont les sites temporaires existants et ceux qui ont t audits (la dfinition dun site temporaire est donne dans la Rgle Pratique Q-0050). En particulier, pour chaque site temporaire audit, le RA prcise : Le lieu. Les prestations/travaux effectus sur le site. Ltat davancement. Leffectif sur site au jour de laudit.
3 - Libell du certificat et primtre de certification

Le champ et le primtre de laudit sur site sont normalement ceux dfinis dans les documents transmis par le ChA. Si une diffrence apparat au cours de laudit, elle est signaler immdiatement au ChA. Ces nouvelles donnes devront alors tre reportes sur la page de garde et explicites dans ce paragraphe. Le RA indique si le libell est ou nest pas en adquation avec : Les ventuelles exclusions faites par lAudit et les ventuelles externalisations. Les constats daudit.
Si le libell du certificat et le primtre correspondent ceux constats lors de laudit, la formule type est : Le libell du certificat et le primtre correspondent ceux constats lors de laudit. .
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ANNEXE 1 : PRESENTATION, CONTEXTE DE LORGANISME ET COMMENTAIRES GENERAUX
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4 - Usage et respect de la marque AFAQ

Si lusage de la marque parat clair et sincre et si le rglement dutilisation de la marque est respect, une formule type est : Lorganisme utilise la marque AFAQ . . .. Le rglement dutilisation de la marque est respect et son usage parat clair et sincre.
Dans les autres cas, se reporter au Chapitre 6 de ce Guide.
5 - Traitement des rclamations faites auprs dAFAQ AFNOR Certification

Le RA examine sur site la faon dont lorganisme Client a trait cette rclamation. Le rsultat de cet examen est prsent dans ce paragraphe : Actions menes et enregistrements tablis, consquences de la rclamation. Efficacit des actions menes pour liminer les causes de la rclamation. Etat des relations entre le plaignant et lAudit. Nombre total de rclamations enregistres par lAudit sur lanne en cours et sur lanne prcdente. Lobjectif est de fournir suffisamment dlments A2C pour crire au plaignant lissue de laudit pour linformer du rsultat de traitement de sa plainte. Si cet lment est sans objet, enregistrer Sans objet .
6 - Exigences lgales et rglementaires : apprhension de la lgislation affrente aux activits de lorganisme audit
Les Rgles Pratiques Q-0002, QSE-0071, QSE-0074, QSE-0075 et E-0076 prcisent les limites de votre rle dans ce domaine.
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ANNEXE 2 : SYNTHESE DES SITUATIONS ENVIRONNEMENTALES ET/OU SANTE ET SECURITE
Affaire n SNoDossier Page 1/p
Audit n1 (Renouvellement 2)
Ce fichier est renseigner chaque audit SME et/ou SMS sur site. Se reporter au Chapitre 6 de ce Guide.
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REVUE PREPARATOIRE ET PROJET DE PLAN DAUDIT
Affaire n SNoDossier Page 2/q
Audit n1 : Renouvellement 2
Libell de lorganisme : CONCEPTION, FABRICATION ET VENTE DE . . . Sites concerns par le primtre certifier ou certifi : (ne pas remplir pour les entreprises mono site)
Lyon et Marseille. Le primtre certifier est prcis par le Charg daffaire dans votre ordre de mission. Si la saisie de sites multiples tait trop longue un renvoi sur un document connu du client et du charg daffaire peut tre fait. Exemples : sans changement cf page 1 du prcdent certificat du 1/6/2004 ou par exemple voir liste et adresses annexe 1 du MAQ version B ou cf annexe technique du 1/1/07
Points spcifiques auditer issus du dernier audit :

Le RA enregistre les points spcifiques qui devront tre audits, savoir, les carts et les PS constats lors de laudit n-1, les prcisions obtenir et les demandes de lInstance de Dcision. Chacun de ces points fera lobjet dun constat daudit qui sera enregistr dans longlet Saisie (cf. Fichier Synthse des rsultats ) : NC, R, PS, PP,PF ou bien Note
Existence dune plainte enregistre au sein dA2C et devant tre traite au cours de cet audit : Oui
Le RA prcise ici la rfrence de la plainte qui sera voir en cours daudit ou coche la case non ci dessus
Non
Documentations mises disposition et analyses au cours de cette phase :

Les documents principaux revus sont lister tel que la version de manuel, date de revue de Direction etc... Les revues prparatoires effectues dans le cadre dun audit dEtape 1 ncessitent de passer en revue les audits internes raliss : Exemple plan daudit interne du 1.1.2005 et revue des 4 audits internes 2005 couvrant Lyon et Marseille
Commentaires ou problmes constats lors de cette prparation. :

Le RA nexprime pas sur cette fiche de conclusions dfinitives. Sil estime que lorganisme Client nest pas prt , il respecte la sensibilit de lorganisme Client et exprime seulement des doutes demandant tre valids sur site. Lorsque des doutes ont t formuls ici, le rapport mentionnera de faon explicite ce quil en est advenu aprs laudit sur site (onglet Saisie utiliser). Dans le cadre dun audit dEtape 1 indiquer ici : cf rapport dEtape 1 dans lesquels sont mentionns les conclusions et constats.
La revue prparatoire a t effectue : Ce permet de garder trace des conditions de prparation dans les locaux du client depuis nos bureaux dans le cadre dun audit dtape 1. Laudit peut-tre men : Oui cf projet de plan daudit qui suit. Non cf commentaires ci dessus
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REVUE PREPARATOIRE ET PROJET DE PLAN DAUDIT
Affaire n SNoDossier Page 2/q
Programme dchantillonnage retenu et repris au projet de plan daudit ci aprs :

Dans ce paragraphe est rappel brivement les choix dchantillonnage retenus pour cet audit en accord avec votre ordre de mission et avec le client. Sur base de notre exemple : Lors de cet audit Lyon, localisation du sige et dune partie de la production sera audit, le site de production de Marseille ayant t vu lan pass au suivi 2. 6 lignes de production sont en place, 3 sur Lyon et 3 sur Marseille. Les 3 lignes de Lyon seront audites cette anne. Autres exemples : la socit est compose de 6 directions rgionales : les deux directions retenues pour laudit de cette anne sont Nantes et Paris. Laudit dExtension de primtre concerne 4 nouvelles agences : les deux agences choisies sont X et Y Le primtre de certification comporte 20 agences, pour cet audit de Suivi 3 agences sont voir. Le choix sest port en accord avec le responsable qualit sur lagence 5, 8 et 9. Les agences 5 et 8 navaient pas encore t audites et lagence 9 sera revue cette anne du fait des changements dencadrement oprs ces derniers mois.
Audit n (Renouvellement 2) Date de laudit : 21-23/03/2007 Organisme : EMSINAGRO SA Site(s) audit(s) : LYON Nb de jours/site : 3 Date / Heure
RA : Georges TIDUA Auditeur 1 / Ref. : Auditeur 2 / Ref. : Observateur ou autres : Rueta VRESBO du rfrentiel Q S E Equipe daudit Personnes / Fonctions
Prciser les noms des sites audits et des processus/services concerns

Le projet de plan daudit est transmis au client la prparation. Mentionner ci dessous la date de ralisation et denvoi. Si avant laudit le plan doit tre revu, vous pouvez mentionner la date de la dernire revue avant audit afin dassurer que lquipe daudit travaille avec le bon plan. : Ex revu le 15/03/07 Le plan daudit introduire dans le rapport final est le plan daudit ralis en fonction du droulement rel de laudit, avec les noms et les fonctions des principales personnes rellement rencontres lors de laudit. Des projets ou exemples pris peuvent ventuellement y tre mentionns si vous le jugez utile. La case ci dessous plan daudit ralis est cocher. La date du rapport faisant foi.
Projet de plan daudit tabli le Plan revu le Plan daudit ralis
01/03/2007 15/03/07
Par : Georges TIDUA
(ce document avec le plan daudit actualis sera class en Annexe 3 du rapport final))
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RAPPORT DAUDIT DETAPE 1
Affaire n SNoDossier Page 68/76
Audit dEtape 1 : Libell de lorganisme :

CONCEPTION, FABRICATION ET VENTE DE . . .
Programme dchantillonnage prvu pour laudit dEtape 2 : Ces informations vous sont donnes via votre ordre de mission. Elles sont connues du client travers notre offre commerciale. Elles sont rappeler ici. Sur le document servant rdiger le plan daudit, vous indiquerez lissue de votre audit dEtape 1 les choix faits en accord avec le client et qui seront dtaills dans le plan daudit. Auditer le sige et lun des deux sites de production, Marseille ou Lyon Auditer au moins deux lignes de production sur 6. *)
Oui Non
Le responsable daudit a reu les documents ncessaires pour laudit. La documentation du systme de management a t examine. Le systme documentaire rpond aux exigences du(des) rfrentiel(s). ( voir document annex revue prparatoire et projet de plan daudit) Exemple qui serait valu non : La conception nest pas du tout traite dans le systme qualit Lchange dinformations avec le client dmontre un niveau de prparation suffisant pour laudit dEtape 2. Exemple qui serait valu non : le Systme de management est document mais non dploy et utilis au sein de lorganisme. Les activits, les performances cls, les processus, les lignes produits, les enjeux QSE, les prestations et/ou produits commercialiss ont t prsents au responsable daudit. Ces lments dmontrent une comprhension suffisante des exigences du(des) rfrentiel(s). Exemple qui serait valu non La conception dans le cadre du rfrentiel 14001 nest pas du tout comprise et mise en oeuvre.
Oui
Non
Oui
Non
Les informations ncessaires concernant le champ et le primtre du systme de management, les processus, le (ou les) site(s) concern(s) par la certification ainsi que les aspects rglementaires et juridiques auxquels le client doit se conformer, ont t runies, prsentes et mises disposition du responsable daudit. Ces informations confirment les donnes de la mission et la faisabilit de laudit dEtape 2. Exemple qui serait valu non Le systme de management nest dploy et ne sapplique pas actuellement sur lun des trois sites prvus au primtre certifier Laffectation des auditeurs, la rpartition du temps, les choix dchantillonnage prvus et les aspects logistiques ont t discuts et convenus avec le client. Un projet de plan daudit pour lEtape 2 a t discut et mis au point. Il est joint en annexe de ce rapport. Exemple qui serait valu non : Leffectif concern par le certification nest pas de 100 personnes tel que dclar par le client et qui sont
Oui
Non
Oui
Non
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prsents au sige mais de 1300 personnes rpartis sur les 3 sites du primtre certifier. La dure daudit nest pas du tout suffisante Des audits internes et au moins une revue de direction couvrant le systme de management, les processus et diffrents sites concerns par la certification ont t planifis et raliss. Le niveau de mise en uvre du systme de management atteste que le client est prt pour laudit dEtape 2. Exemple qui serait valu non Aucun audit interne na t ralis afin de vrifier le systme de management sur 2 des 3 sites certifier. Dailleurs ces deux sites ne remontent aucun indicateur de performance la direction. *) Si des aspects sont cods non ,, des sources dcarts sont identifies, elle doivent tre mentionnes plus prcisment ci-aprs.
Oui
Non
Commentaires ou problmes constats lors de cet audit. :

(les conclusions de laudit dtape 1 ne prjugent pas des conclusions qui pourront tre tires de laudit dtape 2)
Problmes importants susceptibles dtre classs comme non-conformits ou remarques dans le cadre de laudit dEtape 2 : Voir par thme les exemples cits ci dessus. Chacun de ces cas serait dcrire sous ce paragraphe. Autres commentaires : Tout autre commentaire que le RA juge utile mais nest pas de caractre gnrer une NC/R en audit. Laudit dEtape 2 peut-tre men : Oui Oui Non sans rserves la date planifie le ___________ sous rserve de traiter les problmes importants cits ci dessus avant la date de dbut daudit prvu le _________ pas dans la situation actuelle. Date de la prparation et daudit dEtape 1 :
Le Responsable dAudit Georges TIDUA
Le chapitre suivant nest applicable et remplir que dans le cadre de problmes importants identifis. Il permet de garder trace du souhait du client de maintenir la date daudit (il a la capacit traiter les problmes prcits avant laudit dEtape 2) ou de la ncessit de repousser laudit. Le RA reporte ci dessous les informations quil a reues du client (conserver absolument une trace crite dans votre dossier et transmettez la au Charg daffaire au plus tard avec votre note de frais et le PV de clture). De mme si le client maintient la date, il ne pourra vous reprocher dventuelles NC sur les thmes identifis sil navait pas russi les rsoudre efficacement. Dans les autres cas ce paragraphe peut tre supprim.
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Dcision client obtenue de lOrganisme Client en cas de problmes importants identifis lors de lAudit dEtape 1 ci dessus. ( documenter ci aprs le jour de laudit dEtape1 sur place ou par un autre moyen si laudit dEtape 1 na pas t ralis sur site): Au vu des conclusions ci dessus, lOrganisme client souhaite : maintenir la date daudit. demande Afaq Afnor Certification de reprendre contact avec lui afin de repousser la date de laudit dtape 2. Reprsentant de l'organisme ayant pris la dcision : Noter ici le nom du dcideur qui a pris la dcision ou qui vous la fournie par un moyen autre tel que mail, fax, ou visa sur cette feuille en fin daudit dEtape 1 Date : date de cette dcision
(Le RA prvient sous 24 heures par tlphone son quipe daudit et Charg daffaire de cette dcision du client et transmet lectroniquement ce document au ChA)
Annexe joindre : Revue prparatoire et projet de plan daudit (ce document est joint systmatiquement et fait partie du rapport dEtape 1 . Il sera complt en fin daudit dEtape 2 dans le cadre du plan daudit ralis et joint au rapport final en annexe 3. Le rapport daudit dEtape 1 ne fait pas partie du rapport daudit dEtape 2.
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ANNEXE 4 - REUNION DE CLOTURE
Affaire n SNoDossier Page 1/r
Audit n1 Renouvellement 2
CONCEPTION, FABRICATION ET VENTE DE . . . : Prciser ici ou joindre une annexe sur une ventuelle modification exprime par le client. Cette proposition de libll sera reprise dans votre rapport en annexe 1 au paragraphe 3. Veuillez faxer ou transmettre au Charg daffaire ce document dans les meilleurs dlais afin quil prpare le plus en amont possible le certificat. Version anglaise : fournie , sera ralise par les soins dAfaq Afnor Certification (mme si le client ne demande pas un certificat en anglais, une traduction en anglais est enregistre dans notre base.) PERSONNES AYANT PARTICIPE A LA REUNION DE CLOTURE
Libell ci dessus confirm : Libell modifi souhait, prciser
Nom - Prnom
Fonction
Visa
Nom - Prnom
Fonction
Visa
Nombre de Non-Conformit(s) :
Nombre de Remarque(s) :
Reprsentant de l'organisme : Le Reprsentant de l'organisme reconnat avoir pris connaissance du contenu du prsent enregistrement et du contenu des fiches de Non-Conformit et/ou Remarque annonces ci-dessus et exprime ses commentaires et ventuellement son dsaccord, tant entendu que seule lInstance de Dcision peut attribuer, maintenir, renouveler ou tendre le(s) certificat(s). Sil y a lieu, toute opinion divergente entre lAudit et lquipe daudit, est enregistre par lAudit. Date : Visa du Reprsentant de l'organisme : Equipe d'Audit : Compte tenu des documents prsents, des sites visits et des rponses donnes aux questions poses, les Auditeurs dclarent, si tel est bien le cas, avoir effectu leur mission dans des conditions satisfaisantes. La signature des Auditeurs n'engage en aucune faon leur responsabilit personnelle ou celle de leur employeur en cas d'incidents, accidents ou erreurs commises par l'organisme aprs attribution du(des) certificat(s). Sil y a lieu, toute opinion divergente entre lAudit et lquipe daudit, est enregistre par le RA. Les cas particuliers dcarts mis et levs lors de laudit sur site sont indiqus par le RA sur la fiche Date : Visa(s) du ou des Auditeur(s) :
Toute reproduction intgrale ou partielle, faite en dehors dune autorisation expresse dAFAQ AFNOR Certification, ou de ses ayants cause, est illicite. Veillez retourner par courrier ce document au Charg dAffaires dment sign

(OC/E/10033.5 2007/12)
ANNEXE 5 - EVALUATION DE LA MATURITE DU SYSTEME DE MANAGEMENT
RESULTAT DE LEVALUATION Audit n

(la maturit crot de la gauche vers la droite) Matris - Au moins conforme au rfrentiel Orient excellence
Optimis
A- RESPONSABILITE DE LA DIRECTION
A.1 A.2 A.3 A.4 A.5 A.6 A.7
Analyse initiale et coute des parties intresses Identification des exigences lgales, rglementaires et autres exigences auxquelles lorganisme a souscrit Engagement, politique et objectifs Planification du ou des systmes de management Approche processus Responsabilit et autorit Communication interne et externe Management des comptences Environnement de travail Matrise des prestataires (fournisseurs et sous-traitants) Management de linformation
B- MANAGEMENT DES RESSOURCES
B.1 B.2 B.3 B.4
C- REALISATION DU PRODUIT ET MAITRISE OPERATIONNELLE
C.1 Matrise oprationnelle C.2 D.1 Prvention des situations durgence et gestion de crise (action corrective, action prventive) Contrle, surveillance et mesure de lefficacit des processus et des procds
D- MESURE, ANALYSE, AMELIORATION
D.2 Performance et efficacit du systme D.3 Amlioration continue

(OC/E/10033.5 2007/12)
ANNEXE 5 - EVALUATION DE LA MATURITE DU SYSTEME DE MANAGEMENT
Lvaluation de la maturit est inchange par rapport la version Mars 2007. Une rvision est envisage en 2008. Apprciation globale
Thmes A - Responsabilit de la direction
B Management des ressources
C- Ralisation du produit Matrise oprationnelle
D - Mesure, analyse, amlioration

(OC/E/10138.7 2008/01)
COMMENTAIRES DU RA POUR A2C / A2I / A2

Ne pas insrer au rapport daudit. A communiquer au Charg dAffaires aprs laudit et lapprciation de la rponse de lorganisme
Audit n1 POINTS A SIGNALER POUR LE PROCHAIN AUDIT

Le RA prcise les points signaler pour le prochain audit Echantillonnage prvoir ou recommandes pour le prochain audit par le RA : Exemple dinformations pouvant tre fournies en rapport avec les principes dchantillonnage ou sondage appliquer afin dtre le plus pertinent possible : Deux chantiers vus cette anne , en revoir deux diffrents lan prochain dont le site de xy Vu cette anne ligne de production X, voir lan prochain ligne production y Lentreprise a dmarr des activits Z sur site : inclure dans le champ daudit lan prochain Lentreprise va ouvrir des nouvelles filiales, lchantillonnage sera voir avec extension de primtre. Voir imprativement le site de XY. Revoir imprativement lagence ZZ au prochain audit vu que cest lagence ayant les plus de problmes et difficults qui risquent de ne pas samliorer dans lanne venir. Ceci mme si aucune cart na t mise sur cette agence.
BESOINS ET ATTENTES IDENTIFIES

Nouvelles activits et/ou volutions majeures de l'entreprise ( venir) Si oui, prciser Emsinagro va racheter une filiale dun concurrent R-organisation et/ou changement dans l'quipe dirigeante ( venir) Si oui, prciser Le DG prenant sa retraite il sera remplac sous Il y a-t-il un responsable du dveloppement durable ou quivalent ? Si oui, prciser son identit et ses coordonnes Nouvelles demandes d'accompagnement envisageables compte tenu de ces volutions ou projets de certification exprims (Ne cocher que s'il s'agit d'une nouvelle demande) Qualit Environnement (SME par tapes, ISO 14001,) Scurit (OHSAS 18001, ILO-OSH, MASE, UIC) Autres Evolutions possibles du primtre de certification Avec possible mise en concurrence Si oui, prciser, y compris l'chance si connue Oui Non
dans lanne venir

Oui Non
peu par une nouvelle recrue non dfinie ce jour

Oui Non
Oui Oui Oui Oui Oui Oui
Non Non Non Non Non Non
Une nouvelle filiale sera intgre au SM lan prochain. Une mise en concurrence dA2C est prvue.
Oui Non
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Nouvelle prestation A2C prsente l'entreprise (autre que celle(s) dj objet de la certification)

(OC/E/10138.7 2008/01)
COMMENTAIRES DU RA POUR A2C / A2I / A2

Ne pas insrer au rapport daudit. A communiquer au Charg dAffaires aprs laudit et lapprciation de la rponse de lorganisme
Si oui, prciser Je
leur ai parl de la dmarche AGP mais une prsentation les intresserait

Oui Non Oui Si oui, dans quel dlai Non < 3 mois 3 6 mois Oui > 6 mois Non
L'entreprise doit-elle tre rappele par A2C ?
Souhaitez-vous tre contact par le charg d'affaire d'A2C
par un responsable d'A2C
AUTRES COMMENTAIRES :
Afin de ne pas tre pnalis dans sa FEPRA (Fiche dEvaluation des Prestations du Responsable dAudit), le RA prcise galement dans ce paragraphe si lorganisme Client lui a transmis avec retard ses rponses aux carts mis. Exemple : manuel qualit transmis par le client le --/--/--, soit 5 jours ouvrs avant le dbut daudit. Ces lments seront analyss par le ChA lors de lvaluation FEPRA (Fiche dvaluation de la prestation du RA)
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OC/E/0320.16 2007/03
Ce Guide, labor par une quipe dAFAQ AFNOR Certification avec la collaboration du groupe AFNOR et dAuditeurs AFAQ, doit permettre lensemble des parties intresses de faire progresser nos organismes Clients. Nous serions reconnaissant tous les lecteurs de communiquer ladresse ci-dessous : AFAQ AFNOR Certification Dpartement Innovation Dveloppement 116 avenue Aristide Briand BP 40 92224 BAGNEUX CEDEX (Fax : 01 46 11 39 60) ou via le mail suivant : infopartenaires@afaq.afnor.org leurs remarques, suggestions ou critiques. Il en sera tenu le plus grand compte dans les ditions ultrieures.
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SMI Guide QSE Auditeurs Janvier 2008

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OC/E/0320.

Edition de Janvier 2008

6. REGLES DUTILISATION DES FICHIERS DU RAPPORT DAUDIT QSE..................... 41

SOMMAIRE ET INFORMATIONS GENERALES............................................................................................ 41

ANNEXE DU CHAPITRE 6 REGLES DE BASE .................................................................. 53

Les rapports dcrits ci aprs ont t modifis en consquence.

1. TERMES, DEFINITIONS ET COMMENTAIRES

Audit complet Audit dEtape 1

SME SMQ SMS

lAudit son manuel qualit et le compte rendu de sa dernire revue de direction.

Confidentialit ( 6.4.3) Voir le paragraphe 3.7 de ce Chapitre.

4. EXIGENCES A AUDITER AU COURS DES DIFFERENTS TYPES DAUDITS

8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3 8.4 8.5 ***

Exigences lgales et autres exigences Objectifs, cibles et programme(s)

Ressources, rles, responsabilit et autorit Comptence, formation et sensibilisation Communication

4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7

4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7

4.5.1 4.5.2 4.5.3

*** *** ***

4.5.1 4.5.2 4.5.3.1 4.5.3.2

*** *** *** *** ***

4.5.4 4.5.5 4.6

*** *** ***

4.5.4 4.5.5 4.6

ISO 14001:2004 et OHSAS 18001:2007

7.3 7.4 7.5 7.6

Conception et dveloppement Achats Production et prparation du service Matrise des DSM

4.4.6 4.4.6 4.4.6 4.5.1 (E) 4.5.1 (S)

8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3

4.5.1 (E) 4.5.1 (S) 4.5.2 4.4.7 4.5.3 (E)

Nombre dautres exigences au choix

3.10.1 Mesures de prvention et de matrise

3.10.2 Gestion des changements

4.5.3.1 Enqute en cas d'incidents

3.15 Action prventive et corrective

3.16 Amlioration continue

4.6 Revue de direction

5. LOGIQUE ET COMPOSITION DU RAPPORT DAUDIT QSE

6. REGLES DUTILISATION DES FICHIERS DU RAPPORT DAUDIT QSE

PAGE DE GARDE Objectif du fichier Introduire le rapport daudit nal QSE.

ANNEXE DU CHAPITRE 6 REGLES DE BASE

ISO 9001 : 2000

Charg dAffaires Hugo AFFABLE hugo.affable@afaq.afnor.org Tl. : 01 46 11 ab cd

Organis Client Madame Emma ETILAUQ emma.etilauq@emsinagro.com Tl. : ef gh ij kl mn

Effectif impliqu : 65 personnes

AUTORISATION DE COMMUNICATION DU RAPPORT DAUDIT FINAL :

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1 : SOMMAIRE ET INFORMATIONS GENERALES

Affaire n SNoDossier Page 2/m

Nombre de pages 1 1 1 5 + graphes 0 5

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2.1 CONCLUSIONS GENERALES

Affaire n SNoDossier Page 3/m

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2.2 SYNTHESE DES RESULTATS

Processus / Principes / Organisation

Type N par Audit NC/R/PS type n vrifi l'audit n

Exig. Exig. Exig. Q S E

RAPPORT GENERE (pour le Client)

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2.2 SYNTHESE DES RESULTATS

RAPPORT GENERE (pour le Client)

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