Anda di halaman 1dari 8

MODUL PENGANTAR MANAJEMEN PERTEMUAN #6

PENGORGANISASIAN

DOSEN

ARIEF BOWO PK,SE.,MM

PROGRAM KELAS KHUSUS KARYAWAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA

2008

PENGORGANISASIAN

Pendahuluan

Istilah organisasi memiliki dua arti umum, pertama, mengacu pada suatu lembaga

(institution) atau kelompok fungsional, sebagai contoh kita mengacu pada perusahaan,

badan pemerintah, rumah sakit, atau suatu perkumpulan olahraga. Arti kedua mengacu

pada proses pengorganisasian, sebagai salah satu dari fungsi manajemen.

Pengorganisasian (organizing) merupakan suatu cara pengaturan pekerjaan dan

pengalokasian pekerjaan di antara para anggota organisasi sehingga tujuan organisasi

dapat dicapai secara efisien (Stoner, 1996). Sedangkan T Hani Handoko (1999)

memberikan pengertian pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur

organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan

lingkungan yang melingkupinya.

Pembahasan dalam modul ini meliputi pembagian pekerjaan dalam struktur organisasi,

koordinasi dan rentang manajemen, wewenang delegasi dan desentralisasi, dan

penyusunan personalia.

Proses Pengorganisasian

Menurut Stoner (1996) langkah-langkah dalam proses pengorganisasian terdiri dari lima

langkah:

1. Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan

organisasi

2. Membagi beban kerja ke dalam kegiatan-kegiatan yang secara logis dan

memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang.

3. Mengkombinasi pekerjaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan

efisien

4. Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi

dalam satu kesatuan yang harmonis

5. Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian

untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

ARIEF BOWO PK,SE.MM PENGANTAR MANAJEMEN

Menurut T Hani Handoko (1999) proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan

tiga langkah prosedur sebagai berikut:

1. Pemerincian seluruh kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan

organisasi.

2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis

dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja ini sebaiknya tidak terlalu

berat juga tidak terlalu ringan.

3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan

pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan

harmonis.

Pembagian Pekerjaan

Ada dua aspek utama dalam proses penyusunan struktur organisasi, yaitu

departementalisasi dan pembagian kerja (division of labor). Departementalisasi

merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-

kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Pembagian

kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi

bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Prinsip

pembagian kerja ini merupakan tiang dasar pengorganisasian.

Dalam pembagian kerja, spesialisasi pekerjaan merupakan hal yang utama. Manfaat

spesialisasi pekerjaan adalah menyebabkan kenaikan produktivitas. Hal ini disebabkan

tidak seorangpun yang secara fisik akan mampu melaksanakan seluruh kegiatan dalam

tugas-tugas yang paling rumit. Pekerjaan yang paling rumit memerlukan beberapa

langkah dan memerlukan pembagian langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh

beberapa orang. Pembagian kerja yang dispesialisasikan seperti ini memungkinkan

orang mempelajari keterampilan dan menjadi pakar dalam bidang pekerjaan tertentu.

Akan tetapi selain manfaat yang didapat dari spesialisasi pekerjaan, adalah dampak

negatif dari spesialisasi pekerjaan. Beberapa penulis manajemen menyebutkan bahwa

spesialisasi pekerjaan akan berdampak pada demoralisasi dari pekerjaan-pekerjaan

yang menjemukan dan repetitif.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

ARIEF BOWO PK,SE.MM PENGANTAR MANAJEMEN

Struktur Organisasi

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dimana

organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan

pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-

orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang

berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah:

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.

2. Teknologi yang digunakan

3. Anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi

4. Ukuran organisasi

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:

1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dalam

organisasi.

2. Standarisasi kegiatan yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya

kegiatan seperti yang direncanakan

3. Koordinasi kegiatan yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan kerja organisasi

4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5. Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

Bagan Organisasi

Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau

posisi-posisi organisasi dan menunjukkan hubungan di antaranya. Bagan organisasi

memperlihatkan lima aspek utama suatu struktur organisasi:

1. Pembagian kerja.

2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah.

3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4. Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan

5. Tingkatan manajemen

Bentuk-bentuk bagan organisasi terdiri dari:

1. Bentuk piramid. Bentuk yang paling banyak digunakan karena sederhana, jelas

dan mudah dimengerti.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

ARIEF BOWO PK,SE.MM PENGANTAR MANAJEMEN

2.

Bentuk vertikal. Bentuk yang agak menyerupai bentuk piramid dalam hal

pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan vertikal berwujud tegak

sepenuhnya.

3. Bentuk horizontal. Bagan ini digambarkan secara mendatar, aliran wewenang

dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.

4. Bentuk lingkaran. Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan

dengan jabatan lain.

Gambar 5.1. Bentuk-bentuk bagan organisasi

jabatan lain. Gambar 5.1. Bentuk-bentuk bagan organisasi Departementalisasi Ada beberapa cara di mana organisasi

Departementalisasi

Ada beberapa cara di mana organisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan

digunakan untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk

dilaksanakan. Proses ini disebut departementalisasi. Bentuknya adalah atas dasar:

1. Fungsi: pemasaran, akuntansi, produksi, atau keuangan

2. Produk atau jasa: divisi mesin cuci, lemari es, televisi atau radio

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

ARIEF BOWO PK,SE.MM PENGANTAR MANAJEMEN

3.

Wilayah: divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah

4. Langganan: penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah

5. Proses atau peralatan: departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian

pembungkusan

6. Waktu: shift pagi, shift siang, shift malam

7. Pelayanan: kelas bisnis, kelas ekonomi, kelas turis (pelayanan pesawat terbang)

8. Alpha-numerical: bisa digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomor 00000 –

5000 ditempatkan dalam satu departemen

9. Proyek dan Matriks: digunakan oleh perusahaan-perusahaan konstruksi dengan

teknologi tinggi, dan perusahaan konsultan.

Departementalisasi Fungsional

Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau

kegiatan-kegiatan yang sejenis dalam suatu organisasi. Kebaikan departementalisasi

fungsional adalah menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi utama, menciptakan

efisiensi, memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat. Sedangkan

keburukannya adalah terjadinya konflik antar fungsi, kemacetan tugas, pandangan yang

sempit.

antar fungsi, kemacetan tugas, pandangan yang sempit. Gambar 5.2. Bagan Organisasi Fungsional Departementalisasi

Gambar 5.2. Bagan Organisasi Fungsional

Departementalisasi Divisional

Departementalisasi divisional adalah pembagian divisi atas dasar produk, wilayah,

langganan, dan proses. Kebaikan departementalisasi divisional adalah pekerjaan dapat

lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi, kualitas dan kecepatan

pembuatan keputusan meningkat. Kelemahannya adalah kepentingan divisi ditempatkan

di atas tujuan organisasi keseluruhan, meningkatkan biaya administrasi (karena setiap

divisi mempunyai anggota staff dan spesialis tersendiri).

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

ARIEF BOWO PK,SE.MM PENGANTAR MANAJEMEN

Gambar 5.3. Bagan Organisasi Divisional atas dasar produk Organisasi Proyek dan Matriks Bentuk organisasi proyek

Gambar 5.3. Bagan Organisasi Divisional atas dasar produk

Organisasi Proyek dan Matriks

Bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementalisasi campuran (hybrid

design). Kedua struktur organisasi ini berusaha menggabungkan kebaikan-kebaikan dari

dua tipe departementalisasi di atas.

Kebaikan organisasi proyek dan matriks adalah sebagai berikut:

1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional

2. Mengembangkan keterampilan pegawai.

3. Memotivasi karyawan tentang pandangan manajemen menengah terhadap

masalah-masalah strategik perusahaan

4. Memberikan fleksibilitas dan mengembangkan kreativitas

5. Menstimulasi kerjasama antar disiplin

6. Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan

Kelemahan organisasi proyek dan matriks adalah:

1. Pertanggungjawaban ganda

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

ARIEF BOWO PK,SE.MM PENGANTAR MANAJEMEN

2.

Memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal

3. Memerlukan lebih banyak keterampilan

4. Mendorong pertentangan kekuasaan dan perdebatan

5. Sangat mahal untuk diimplementasikan

Gambar 5.4. Bagan Organisasi Matriks

untuk diimplementasikan Gambar 5.4. Bagan Organisasi Matriks DAFTAR PUSTAKA Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen . BPFE

DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE – Yogyakarta

Stoner, James A.F. 1996. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Erlangga – Jakarta

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

ARIEF BOWO PK,SE.MM PENGANTAR MANAJEMEN