PROGRAMAS DE AUDITORA Y CUESTIONARIOS DE EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO AL RUBRO DE VENTAS.

5 de diciembre de 2012

PROGRAMAS DE AUDITORA Y CUESTIONARIOS DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO AL RUBRO DE VENTAS.

AUDITORA. Es la revisin, el examen de la informacin contenida en los estados contables, por parte de una persona independiente, es decir ajena la que elabor dicha informacin, con el objetivo de determinar la razonabilidad de la misma a efectos de emitir una opinin (informe). ELEMENTOS ACCION: Revisin, examen, control OBJETO: El juego de los estados contables SUJETO: Auditor, persona independiente del ente emisor SENSOR: Normas contables profesionales PRODUCTO PRINCIPAL: El informe SUBPRODUCTO: La carta de recomendaciones

PROGRAMA DE TRABAJO.

Representa el detalle de los procedimientos de auditora que se realizan en el transcurso de la etapa de ejecucin. Elementos. Evaluar el control interno para ello se utiliza el memorando de planeamiento. Planificacin de las horas de trabajo. Estimacin del personal para que realice la auditoria. Procedimientos de auditoria que se van a aplicar. Oportunidad en que se realizan. Alcance de los procedimientos Agrupar los procedimientos de trabajo por conjunto de rubros (reas) para poder dividir luego el trabajo entre los distintos integrantes del equipo de trabajo de auditora. Universidad San Pedro Filial - Cajamarca 1

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CUESTIONARIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO REA DE VENTAS.

1. Organizacin. Cunto personal de ventas tenemos/necesitamos? Cul sera el efecto sobre las ventas de reducir/aumentar la fuerza de ventas? Cmo se organizan por regiones, por sector, por tipo de cliente, por producto/servicio, etc.? Son todava vlidas las razones para este tipo de organizacin?(e) Son efectivas las reas de control?

2. Clientes. Cules son las necesidades del cliente respecto a la fuerza de ventas? Cmo satisfacemos estas necesidades? Cmo realizamos una comparacin con la competencia? Sera incompatible satisfacer las necesidades de los clientes con nuestras necesidades?

3. Remuneracin. Qu mtodo de remuneracin estamos utilizando? En qu se diferencia de los mtodos previos? Por qu se adoptaron los mtodos actuales? Qu prueba tenemos de que producen una mayor motivacin? Cmo es nuestro mtodo de remuneracin en comparacin con los de la competencia? Podemos justificar las diferencias? Hemos considerado los mtodos alternativos? Qu otros beneficios recibe nuestra fuerza de ventas? Habra una motivacin mayor/menor si se revisaran los beneficios? Es coherente nuestro sistema remunerativo con el trabajo de ventas?

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4. Motivacin. Califique la motivacin de la fuerza de ventas: alta, moderada, baja. Crece o decrece la motivacin? Qu factores principales producen la motivacin en cada miembro del equipo de ventas? Ayuda o impide nuestra cultura de empresa la motivacin? Se entienden y se ponen en marcha las motivaciones? Qu tal es nuestro Director de Ventas en motivacin?

5. Seleccin y contratacin. Cmo se selecciona a la fuerza de ventas? Cul es el registro de la rotacin del personal de ventas? Cmo est en comparacin con el nivel del sector? Cul es la mayor causa de los abandonos? En qu medida se pueden atribuir los abandonos a unos criterios y a unos mtodos de seleccin pobres? Se puede mejorar alguno de nuestros mtodos de seleccin?

6. Servicios de venta Cmo es nuestro servicio de ventas en comparacin con el de la competencia? Con qu rapidez respondemos a las peticiones de nuestros clientes? Qu tal es nuestro servicio de entrega? Qu tal manejamos las quejas? Funciona bien nuestra oficina de ventas? Es nuestro papeleo cmodo para el cliente? Cmo describiran nuestro servicio los clientes?

7. Reuniones de ventas. Saben los Directores de Ventas llevar las reuniones motivando? Se siente el personal de ventas, motivado/entusiasmado en las reuniones? Son efectivas las rdenes del da? Necesitamos formarnos y planificar la accin ms, y administrar menos? Universidad San Pedro Filial - Cajamarca 3

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Evaluamos el xito de las reuniones de ventas?

8. POLTICAS. 1) Se cuenta con poltica de venta por escrito? 2) Reflejan los objetivos de la direccin superficie? 3) Conoce las polticas el personal del departamento? 4) Las polticas describen condiciones tales como: Caractersticas del vendedor. Seleccin del vendedor. Obligaciones el vendedor. Forma de realizar la venta.

9. DESPACHOS: Las funciones del departamento de despacho son independientes de las de: a. Recibo b. Contabilidad c. Facturacin d. Cobranza Los pedidos de los clientes son revisados y aprobados por el departamento de crdito antes de su aceptacin, o por otras personas que no tengan intervencin alguna en: a. Despachos. b. Facturacin. c. Manejo de cuentas de clientes. Se efectan los despachos nicamente con base en rdenes debidamente aprobadas? Despus del envo de los artculos, una copia de la orden de despachos es enviada directamente al departamento de facturacin? Todas las rdenes de despacho son controladas numricamente por el departamento de contabilidad?

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10. FACTURACION.

Las funciones del departamento de facturacin son independientes de: a. Despachos? b. Contabilidad? c. Cobranzas? El departamento de facturacin enva copias de las facturas directamente al departamento de cuentas por cobrar? Se hacen resmenes de las facturas y los totales se pasan al departamento de contabilidad, independientemente de los departamentos de cuentas por cobrar y caja? Las facturas de venta son controladas numricamente por el departamento de contabilidad? Se comparan las facturas contra las rdenes de despacho, para cerciorarse de que todos los artculos enviados hayan sido facturados? Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en: a. Cantidades. b. Precios. c. Clculos.

11.

CRDITOS.

Las personas autorizadas para aprobar notas de crdito son independientes del: a. Departamento de ventas. b. Departamento de cuentas por cobrar. c. Cajero. Las devoluciones de las mercancas llegan todas al departamento de recibo (bodega) y las notas de crdito respectivas estn respaldadas por informes de dicho departamento? El departamento de contabilidad controla numricamente o en otra forma todas las notas de crdito y se cerciora que estn debidamente respaldadas? El departamento de crdito, o un empleado responsable que no maneja ninguna clase de fondos de la compaa, aprueba los descuentos tomados por clientes, que no hayan sido previamente autorizados? Universidad San Pedro Filial - Cajamarca 5

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La cancelacin de deudas malas es revisada y aprobada por un funcionario responsable? Se continan las gestiones de cobro de tales deudas no obstante haber sido canceladas?

12.

REGISTROS.

Se disean y controlan las formas de registro? Existe un mtodo adecuado para el manejo del documento? Los expedientes del cliente se localizan fcilmente y existe un mtodo de informacin adecuado? Qu riesgos se preparan para informacin sobre ventas?

13.

CONTROL.

Se cuenta con un control efectivo sobre aspectos generales de ventas? Se p reparan presupuestos de ventas sobre bases realistas o sobre base ptimas? Se elaboran estadsticas de ventas: por vendedor, por producto y por lnea y se tienen datos de los ltimos tres aos? Se controlan los volmenes de devolucin, quejas, servicios vista, gastos y se reportan al a direccin superior?

14.

ANALISIS DE VENTAS.

Se desarrolla algn anlisis de venta? Existe algn medio para medir la redituabilidad por vendedor y territorio de ventas? Se analizan las formas de venta, dificultades de venta, actividades de vendedor, devoluciones, gastos, zonas, necesidades de venta, variaciones, etc.?

15.

PRONOSTICOS DE VENTA.

Se elaboran pronsticos de ventas todos los aos para cada producto? Estn bien basadas y son lgicas los proyectos de ventas? Es decir Se desarrollan despus de una investigacin del mercado o econmica?

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PROGRAMAS DE AUDITORIA AL RUBRO DE VENTAS.

1. Verifique las sumas del registro de ventas tomando el periodo que se considere necesario para satisfacernos de su correccin. 2. Verifique las correcta contabilizacin de los totales del libro de venta en el mayor general. 3. Se sum el registro de ventas y se cotejo el total contra las cuentas de ventas. 4. Revise si existe el consecutivo de las copias de facturas que se requiere para efectos fiscales. 5. Revise se est cumpliendo con los requisitos fiscales aplicables a ventas. 6. A base de pruebas selectivas, revise los pases al auxiliar de cuentas por cobrar, de las facturas expedidas. 7. Con las copias de las facturas del punto anterior, haga las siguientes pruebas: a. Revise los precios por unidad y descuentos contra lista de precios debidamente autorizada. b. Revise clculos y sumas de las facturas y compare con los asientos en el registro e ventas. c. Revise su secuencia numrica. d. Verifique el pase del registro de ventas al mayor general. e. Coteje los importes de estas en el libro de ventas. 8. Obtenga copia de las notas de crdito y verifique clculos y sumas. 9. Revisa la numeracin progresiva de las notas de crdito por el periodo seleccionado. 10. A base de pruebas selectivas, revise los pases de las notas de crdito de los auxiliares de cuentas por cobrar. 11. Cercirese que las notas de crdito estn debidamente autorizadas por personas responsables. 12. Por lo que se refiere a notas de crdito expedidas por conceptos distintos a la devolucin de mercancas, revise los comprobantes o documentos que garanticen la propiedad de las mismas. 13. Por las facturas canceladas verifique existan el original y todas sus copias anexas debidamente inutilizadas. Universidad San Pedro Filial - Cajamarca 7

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14. Revise se est cumpliendo con los requisitos fiscales aplicables a ventas. 15. Prepare una cdula resumen de las excepciones encontradas mostrando: a. Nmero de la factura, nota de cargo o nota de crdito. b. Importe de la factura o nota de crdito. c. Comentario del cliente.

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CONCLUSIONES.

Evaluar el control interno para poder ver si realmente se estn cumpliendo todo los establecido. Revisar los datos contables que tiene la entidad y verdaderamente est realizando bien. Nosotros como auditores debemos de conocer los procedimientos que se va a utilizar dentro del trabajo. Nosotros como auditores debemos agrupar a los procedimientos en reas o rubros para poder repartir a los dems integrantes del trabajo.

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