MICROSOFT PROJECT DERS NOTLARI

Do.Dr.Aydn Ulucan Hacettepe niversitesi letme Blm aulucan@hacettepe.edu.tr

ANKARA-2006

MCROSOFT PROJECT 2000 NOTLARI

1. GR VE TANITIM Program altrmak iin Windows-Start-Programs-Microsoft Project seimini yapnz. Aada grlen ilk grnm kacaktr.

Ara ubuklar ve Menler

Grnm ubuu

Giri Ekran (Gannt Chart Grnm)

Yeni bir proje planlamak iin File-New seilmelidir. Yeni proje ilk olarak balatldnda aadaki Project Information penceresi alr. Bu pencere Projenin batan sona, yada sondan baa planlanmasn belirlememiz iin start date yada finish date sorar. Seim dorultusunda projenin ilk ya da son tarihi belirlenir ve proje planlanmaya hazrlanr.

Daha nceden allm bir projeyi tekrar yklemek iin File-Open-dosya ad seilmelidir. Aada daha nceden allm bir proje rnei grnmektedir.

Yukarda standart grnm olan Gannt Chart grnmnde bir proje plan izlenmektedir. Sol tarafta Faaliyetler ve srelerinin grld Task Sheet sa tarafta ise faaliyetlerin srelerine gre ubuklar ve o ii yapan kaynaklarla birlikte grld Gannt Chart vardr. Her iki pencerenin de saa doru kaydrlabileceini kontrol edersek, pencerelerin grlmeyen ksmlarnda da veriler oldunu farkederiz. Aada Task Sheetin devam da grlmektedir. Faaliyetlerin balang-biti tarihleri, nceki faaliyetleri ve kaynaklar bu tablo zerinde yazldr.

Sol taraftaki grnm ubuu ile farkl grnmler arasnda dolaabiliriz. MS project projeyi farkl alardan planlayp izler. Bu ynleri, sre, kaynak, atamalar, maliyetler, iykleri olarak sralayabiliriz. Farkl grnmler proje planlarnn farkl ynlerini n plana kartr. rnein Resource Sheet grnm aada grlyor. Bu grnmde projede yer alan kaynaklar adlar, tipleri, max. Birimleri, maliyetleri gibi veriler girilir.

Daha detayl bir grnm olan Task Usage grnmnde ise her faaliyete atanan kaynaklar zaman ekseninde i ykleri grnmektedir.

2. FAALYETLERN GRLMES VE DZENLENMES Bir proje planlanmaya balandnda ncelikle faaliyetler tanmlanr. MS Projecte ilk faaliyeti aadaki gibi Task Name stununun altna girip entera bastnzda, o faaliyet 1 gn? olarak tanmlanr. ? iaretinin anlam srenin bizim tarafmzdan girilmedii iin kesin olmaddr. Sa tarafta 1 gnlk bir Gannt ubuu oluur.

Faaliyetler yukardaki gibi girildike Gannt chart da sa tarafta oluur. Dikkat edilirse henz srelerle ilgili hibirey girmedik. Sreler bir sonraki aamada girilecektir. Faaliyet sreleri dakikadan aya kadar farkl birimlerde girilebilir. ki dakikalk bir i 2m ile, iki saatlik bir i 2h ile, iki gnlk bir i 2 ile yada 2d ile, iki haftalk bir i 2w ile, iki aylk bir i de 2mo ile gsterilir. Gnde sekiz saat allan bir projede bir faaliyeti 3d ile gsterirsek 3*8 = 24 saate karlk gelmektedir. Ancak baz faaliyetler tm gn srebilir. Bu tipte sreleri tanmlamak iin zaman biriminin bana e ksaltmas getiririz (2 ed, 2ew gibi). Bu elapsed datein ksaltmasdr. Yukardaki faaliyeti 3ed olarak tanmlarsak 3*24 = 72 saate karlk gelir. Proje iin zaman dilimlerinin sreleri Tools-Options-Calendardan ayarlanr. Yanda bu pencere grlmektedir. Aada ise faaliyet sreleri girilmitir.

Faaliyet srasn belirlemek iin faaliyetleri balamak bir sonraki itir. ki faaliyeti birbirine balamak iin farkl yollar kullanlabilir. ncelikle iki faaliyet seilip Link Task dmesine baslrsa ikinci faaliyet birincinin ardna balanr. Yada ikinci faaliyetin stne ift kliklenirse yanda grlen Task Information formu alr. Burada Predecessors sekmesi seilirse faaliyetlerin izledii faaliyetler (nceki faaliyetler) girilebilir. Birden ok faaliyeti birbirinin ardna ayn anda balamak iin tm faaliyetler seilir ve Link Task dmesine baslr. Aada balanm faaliyetler grlmektedir.

ok sayda faaliyet ile planlama yaparken genellikle faaliyetler evreler altnda gruplanr. rnein yukardaki tm faaliyetler projenin hazrlk faaliyetleri ise bunlar Hazrlk Faaliyetleri adl bir zet grev altnda toplayabiliriz. ncelikle 1. satra gidip Insert-New Task seersek en ste bo bir satr eklenir. Buraya Hazrlk Faaliyetleri yazp yeni bir faaliyet tanmlarz. Alttaki tm faaliyetleri seip saa Indent dmesine basarsak faaliyetleri aadaki gibi gruplar. Burada Hazrlk Faaliyetleri tek bana bir faaliyet deildir. Altndaki faaliyeterin tmn kapsayan zet faaliyettir.

Genellikle projelerin ara hedeflerine ulaldn yada bir evrenin tamamlandn gstermek iin kilometre talar kullanlr. Kilometre talar sresi 0 olan faaliyetlerdir. Gannt emasnda farkl bir iaretle gsterilir. Hazrlk Faaliyetlerinin sonunda Hazrlk tamamland adl bir faaliyet yaratp sresini 0 verirsek ve Plan gzden geir faaliyetinin ardna balarsak ilk evrenin kilometre tan yaratabiliriz. Bu ilem yukarda yaplmtr.

3. KAYNAKLARI TANIMLANMASI VE DZENLENMES Kaynaklar proje faaliyetlerinin gerekletirilmesinde kullanlan insan, donanm ve malzemelerdir. Kiiler, meslekler, gruplar, fiziksel mekanlar, i makinalar igc tipinde kaynaklardr. Sarf malzemeleri, hammaddeler ise projede tketilen malzeme tipinde kaynaklardr. Kaynaklar eitli yollarla MS Projecte girebiliriz. Bunun en genel yolu Resource Sheeti kullanmaktr. Bu grnmde tanmlanan kaynan srasyla ad, tipi (insan ve donanm iin work, sarf malzemeleri iin material), Label, ksaltmas, grubu, maksimum miktar (100% olmas o kaynaktan 1 adet, 200% olmas iki adet, 50% olmas da yar zamanl kaynak anlamna gelir.), maliyet (rnein 100 bTL/week, 10 bTL/hour gibi), fazla mesai maliyeti (overtime cost), kullanm bana maliyeti (cost/use), maliyetin ne zaman oluaca (accrue at: start ise maliyet faaliyetin banda kar, end ise maliyet faaliyetin sonunda kar, prorated ise maliyet faaliyet sresince dzenili olarak kar) tanmlanr.

Kaynaklar zerine ift kilklendiinde Resource Information formu grntlenir. Bu form zerinde de detayl kaynak tanmlamalar yaplabilir. rnein kaynan alabilecei gn-saatleri gsteren takvimi, kayna farkl zaman ve ilerdeki farkl maliyetleri ve kaynan projede olaca zaman dilimi gibi.

4. ATAMALARIN TANIMLANMASI VE DZENLENMES Proje planlamasnn faaliyet ve kaynaklarn tanmlanmasndan sonraki aamas kaynaklarn faaliyetlere atanmas aamasdr.

imdi nce basit bir atamann yapln grelim. Atamann en basit yolu atama yapacamz faaliyeti setikten sonra Assign Resource dmesine basmak ve atayacamz kayna seip Assign tuuna basmaktr. Aada bu tipte atamalarn yaplmas grlmektedir.

Bir faaliyete bir kaynak atadnzda o faaliyetin i edeerini belirlersiniz. rnein 2 haftalk bir faaliyete 1 kii atadnzda o faaliyet, = Sre * Birim formlnden = 2 hafta * 1 kii = 2 adam-haftalk bir i edeerine sahip olur. MS Projectte ilk atamay yaptkten sonra yukarda grlen i edeerleri kaydedilir. Normal artlarda yukardaki faaliyete daha sonra bir kii daha atarsanz, ayn i bir kii yerine iki kiiyle yaplaca iin sresi ksalacaktr. Formlde 2 adam-hafta ve 2 kiiyi yerine koyarsak, 2 adam-hafta = Sre * 2 kii, Sre = 1 hafta olarak bulunur. Bu tipte planlama aba-gdml (effort-driven) planlama olarak adlandrlr. Burada i sabittir. Yeni kaynaklar atanmas proje sresini ksaltr. Ayn ekilde kaynaklarn karlmas da proje sresini uzatr. Windows-Spliti setiinizde Gannt Chart grnmnn altnda seili faaliyetin detaylarnn grnd pencere kar. Grld gibi 7 nolu faaliyete Aye Usta atanmtr ve 1 haftalk faaliyetin 40 adam-saat i edeeri bulunmaktadr. Effort driven seeneinin seili olmas aba gdml planlama yapldn gsterir. Dolaysyla bu faaliyete yeni

kaynaklar atarsak toplam i 40 saatte kalacak, daha ok kaynak alaca iin de 1 haftalk sre ksalacaktr.

Aada bu faaliyete bir kaynak daha atanm. Aye ve Ali 20er saat almaya balamlar ve faaliyet sresi de 1 haftadan yarm haftaya dmtr.

Zaman zaman planlayc ek kaynak atasa da srenin ayn kalmasn-ksalmamasn isteyebilir. rnein 2 haftalk bir ie 1 kii atadktan sonra, 2. kiiyi de atasa da srenin halen iki hafta srmesi gerektiini isteyebilir. Bu durumu MS Projectde planlamak iin aba gdml planlama aktif olmamaldr. aba gdml planlama aktif deilken ek kaynak atannca projenin sresi ksalmaz sabit kalr. Bu durumda projenin i edeeri artacaktr. rnek vermek gerekirse, 1 kii ve aba gdml planlama aktif deil. = Sre * Birim formlnden = 2 hafta * 1 kii = 2 adam-haftalk bir i edeerine sahip olur. 2. kii atand ve aba gdml planlama aktif deil. (Sre sabit) = 2 hafta * 2 kii = 4 adam-haftalk bir i edeerine kar. Aada 4 nolu faaliyet iin nce bir kaynak atanmtr.

Ardndan aba gdml planlama seili deilken ikinci bir kaynak atanm ve projenin sresi deimemitir. Buna karlk her iki kaynak da 40ar saat almaya balam projenin i edeeri 40 saatden 80 saate kmtr.

aba gdml planlama seiliyken bir kaynak atadktan sonra ikinci bir kayna farkl alma yzdesiyle atarsak da toplam i sabit kalr. Kaynaklara toplam ii alma oranlar dorultusunda datr. Aada bununla

ilgili bir rnek vardr.

Malzeme kaynaklar da kullanldklar miktar kadar atanrlar. Aada grld gibi malzeme kaynaklarnn atanmas toplam i yada sreyi deitirmemektedir. 5. FAALYETLERLE LGL DETAYLI PLANLAMALAR alma Takvimleri: Planlama srecinde tm proje iin alma takvimi tanmlanabilir. Bu takvimde gnde ka saat hangi saatler arasnda allaca, hangi gnlerin tatil olaca gibi detaylar belirtilebilir. Ayrca tm bu ilemler tek bir faaliyet iin zel takvim yaratlarak da yaplabilir.

10

Yanda tm projenin alma saatleri 09.00-18.00 saatleri arasna deitirilmitir. Bunu yapmak iin ToolsChange Working Time seimi ile pencere almtr. alma gnlerinin balklar seilmi, ardndan sa taraftaki alma saatleri girilmiitir. Bu standart takvim iin yaplmtr. Eer tatil gnleri varsa, o gnler seilip sa taraftan nonworking time seeneinin iaretlenmesi yeterli olacaktr. 6 gn 10ar saat allacak yeni bir takvim tanmlamak iin; Tools-Change Working Time-New sein. Name iin 6 gnlk takvim yazn. Make a Copy seeneinde Standart seili olsun. (Bylece Standart takvimin kopyasn modifiye edeceksiniz.) Ptesiden Ctesiye kadar 6 gn sein tarihleri 08-19 aras yazn ve OK tklayn. Bylece takvim yaratlr. Bu takvimi bir faaliyete uygulamak iin faaliyete ift tklayarak Task Information formunu an ve Advanced sekmesinden istenilen Calender sein. Yanda bu ilem grlmektedir.

Faaliyet likileri: Faaliyetler birbirine balanrken 4 durumda balanr. Standart balant Finish-Start balantsdr. Bu balantda ikinci faaliyet ilk faaliyetin ardna balanr. Start-Start balantsnda iki faaliyet te ayn anda balar, Finish-Finish de iki faaliyet de ayn anda biter. Start-Finishde ise ilk faaliyet baladnda ikinci faaliyet bitmi olur. Ayrca ilikilere gecikme yada erken balama sresi de verilebilir. rnein iki faaliyet e anl balama ilikisine sahip

11

olsun ancak ikinci faaliyet iki gn gecikerek balasn ifadesini tanmlamak iin ikinci faaliyete ift tklanarak Task Information formu alr. Predecessor sekmesinde aadaki tanmlamalar yaplr.

Faaliyet Trleri: Faaliyetlerin ilk atamalar bittikten sonra o faaliyette grev alan kaynaklarn arlklarn deitirirken faaliyet trleri ayarlanmaldr. MS Projectde 3 ayr faaliyet tr tanmlanabilir: Fixed Unit (Standart), Fixed Duration, Fixed Work. Fixed Unit iin faaliyetin sresini deitirdiinizde i yeniden hesaplanr. (Yada tersi) Fixed Duration iin faaliyetin birimini deitirdiinizde i yeniden hesaplanr. (Yada tersi) Fixed Work iin faaliyetin birimini deitirdiinizde sre yeniden hesaplanr. (Yada tersi) rnein sresi 0.5 hafta olan aadaki faaliyetin sresini bir haftaya karrsak ve bu esnada Fixed Work seersek, i sabit kalacak ve sre artt iin birim says %100den %50ye decektir.

stenilen

faaliyetlere ara verilebilir. Bunun iin Split Task srklemek yeterlidir.

dmesine basmak ve istenilen faaliyet stnde

12

Sabit Maliyet: Faaliyetlerin kaynak maliyetleri dnda sabit maliyetleri de olabilir. Bunlar girmek iin View_TableCostdan maliyet tablosunu ykleyip Fixed Cost stununa ilgili faaliyetin sabit maliyeti girilebilir. Tekrarlanan Faaliyetler: Projelerde toplantlar gibi tekrarlanan faaliyetler vardr. Bu faaliyetleri Insert-Recurring Task seenei ile girebiliriz. Aada bu pencere grlmektedir. Faaliyet Kstlamalar: MS Projectte faaliyetlere eitli kstlamalar girebilirsiniz. eit kstlama vardr: i. Esnek Kstlar (ASAP, ALAP) Faaliyetleri mmkn olan en erken yada ge srede tamamlar. Sresi ile oynamaz. Sadece balang yada biti tarihini deitirir. ii. Yar Esnek Kstlar: (SNET, SNLT, FNET, FNLT) Faaliyetin balang yada bitii ile ilgili bir tarih snrlamas vardr. Bu tarihleri iinde faaliyetin baalang yada biti tarihi serbeste beillenir. iii. Esnek OlmayanKstlar: (MSO, MFO) Faaliyet belli bir balang yada biti tarihinde balamal yada bitmelidir. Kullanlmas sakncaldr. Faaliyetleri kstlarla balamak istemiyorsak ve yine de baz teslim tarihlerini plan zerinde grmek istiyorsak, tesilim tarihleri girebiliriz. Bunun iin Task Information formu-Advanced-Deadline kullanrz.

Kritik yolu ve faaliyet bolluklarn grmek iin View-More Views-Detailed Gannt semeliyiz. Bu grnmde kritik faaliyetler krmz grlr.

13

6. KAYNAKLARLA LGL DETAYLI PLANLAMALAR Kaynak Takvimleri: Proje ve faaliyetler gibi kaynaklar iin de zel takvimler yaratlabilir. Bunun iin Tools-Change Working Time ap For ksmnda takvimini deitirmek istediimiz kayna seeriz ve gerekli dzenlemeleri yaparz.

Farkl Zamanlarda Kaynak Kullanlabilirlii: Elimizdeki bir kaynan kullanlabilirlii farkl zamanlarda farkl dzeylerde olabilir. Bunu Resource Information formu-General sekmesinden ayarlarz.

Farkl Zamanlar iin Farkl deme Oranlar Girmek: Kaynaklarn maliyetlerini zamana gre deiiklik gsteren yapda

14

tanmlayabiliriz. Benzer ekilde kaynaklarmzn farkl faaliyetlerde farkl olabilecek maliyetleri iin de farkl deme oranlar da tanmlayabiliriz.

lk atamalar ve kaynak maliyetleri tanmlandktan sonra kaynaklarn zerindeki i ykleri ve maliyetlerini Resorce Sheet grnmnde iken View-Table-Summaryden izleyebiliriz.

Ar iyk olan kaynaklarn hangi gnlerde problemli Resource Usage grnmnde grebilirsiniz.

olduunu

15

Resorce Usageda zet grntler oluturmak iin Format-Timescalede major uniti months, minor uniti de week sein.

Kaynak Dzeylendirme: Ar iyk olan kaynaklar dzeylendirmek iin Tools-Resource Levelingi sein.

7. ATAMALARLA LGL DETAYLI PLANLAMALAR Bir kayna bir dieriyle deitirmek iin Assign Resourcesda Replacei kulllanrz.

16

Bir kaynan i konturunu ve Cost Rateini Assignment Information formundan deitirebiliriz.

8. VER LEMLER VE RAPORLAMA Bir tablodaki veriyi sralamak iin Project-SortSort By seilir. Veri gruplamas iin de ProjectGroup By seilir. Verileri szmek iin ilk yntem Auto Filter kullanmaktr.

Gannt Chartn grnmn deitirmek iin Format-Bar Styles seilir.

17

MS Project ile hazrlanm eitli rapor formatlarn kullanmak iin View-Reportsdan seim yaplmas yeterlidir.

18

9. PROJENN ZLENMES Proje planlamas bittikten sonra proje plan hayata geirilirken MS Project tarafndan izlenir ve planlarla gerekleenlerin uyumlu olup olmad kontrol edilebilir. Bu kontrol srecinde, sre, igc ve maliyet bileenleri ayr ayr planlarla karlatrlabilir. Proje planlamas bittikten sonra MS Projectin planlarla gerekleenleri karlatrlabilmesi iin proje plannn temel (Baseline) olarak kaydedilmesi gereklidir. Bunun iin ToolsTracking-Save Baseline seilmelidir. 1. Projenin Planlad gibi Gittiini Kaydetmek: Projenin belli bir dnemi getikten sonra her ey planland gibi gidiyorsa en temel proje izleme yntemi hereyi planlara uygun kaydetmektir. Bunun iin Gannt Chart grnmnde iken Tools-Tracking-Update Project seilir. Burada Update Project As Complete Through seilir. Datee bir tarih girilir. 2. Faaliyetlerin Tamamlanma Oranlarn Girmek: Bir faaliyete tamamlanma yzdesi girildiinde, MS Project faaliyetin planlanan balang tarihini gerekleen balang olarak alr. Ardndan, faaliyetin gerek sre, kalan sre, gerek maliyet gibi deerlerini hesaplar. Bu hesaplamalar plana uyumlu gidildii varsaymyla yaplr.

3. Faaliyetlerin Gerekleen Sre, Balang, Biti Deerlerini Girmek: Faaliyetler iin geekleen deerler girilerek de proje gncellenebilir. zellikle plandan sapan faaliyetler iin bu yol kullanlr.

19

- Bir faaliyetin gerekleen balang tarihi girildiinde planlanan balang tarihi o gne kaydrlr. - Bir faaliyetin gerekleen biti tarihi girildiinde planlanan biti tarihi o gne kaydrlr ve faaliyet %100 tamamlanr. Eer tarih planlanandan nce ise faaliyet sresi ksalr, sonra ise sresi uzar. - Gerekleen sre girildiinde, iler plana uygun gidiyor varsaymyla planlanan sreden geekleen sre kartlarak kalan sre hesaplanr. Eer plandan sapma varsa, gerekleen sreye ek olarak kalan sre de elle girilmelidir. - Gerek sre planlanan sreden uzun girilirse faaliyet 100% tamamlanr ve planlanan sre deitirilir. - Gerek sre planlanan sreye eit girilirse faaliyet 100% tamamlanr. 4. Detayl Gncelleme: zellikle kritik ve yksek riskli ilerin gereklemesi gn baznda Resource Usage yada Task Usage grnm kullanlarak yaplabilir. Task Usage Grnmnde, Format-Detailsden Actual Work ve Baseline seilerek tablo detaylandrlr ve Actual work ksmna gerekletirilen iler girilebilir.

5. Kalan ve Sreyi Deitirmek: Gerekleen ve kalan i deitirilerek de proje izlenebilir.

Bir faaliyetin kalan i gereksiniminin artrlmas yada azaltlmas faaliyetin sresini de etkileyecektir. Faaliyetin Kalan ideerini girebileceimiz bir tablo da Work tablosudur.

20

Planlanan ve gerekleen faaliyetlerin maliyetleri de karlatrlarak incelenebilir. View-Table-Cost seersek maliyetleri inceleyebiliriz.

21