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Sommaire Annexe 1 : Note sur la mthodologie utilise durant la mission daudit Error: Reference source not found Annexe

2 : Echantillon de marchs audit found Error: Reference source not

Annexe 3 : Liste des marchs passs en 2001Error: Reference source not found Annexe 4 : Les procdures de passation des marchs publics Reference source not found Error:

Annexe 5 : Circuit de la passation des marchs publics Error: Reference source not found Annexe 6 : Les procdures dexcution et de paiement des marchs publics Error: Reference source not found Annexe 7 : Circuit de lexcution et de paiement Error: Reference source not found Annexe 8 : Typologie des anomalies relevesError: Reference source not found Annexe 9 : Rponses aux observations de laudit Error: Reference source not found Termes de rfrence de la mission Liste des personnes rencontres Sigles et abrviations Error: Reference source not found Error: Reference source not found Error: Reference source not found

Fiches des marchs audits ( 13 fiches)Error: Reference source not found

Annexe 1 : Note sur la mthodologie utilise durant la mission

daudit
Au plan mthodologique, notre intervention a eu lieu selon les modalits suivantes : 1. 1. Prise de connaissance et valuation des procdures d'laboration des dossiers, de passation, d'excution et de contrle des marchs publics. Cette tape a consist en une prise de connaissance et une valuation du dispositif existant de l'laboration des dossiers de passation, d'excution et de contrle des marchs publics, le contexte institutionnel existant afin d'en examiner les qualits, les performances et les faiblesses. Nous avons examin particulirement :
- Les structures institutionnelles qui constituent le cadre d'excution des marchs publics au Tchad dans toutes leurs phases ; - L'organisation administrative, la rglementation, les procdures administratives et comptables en place pour la gestion des projets et des marchs ; - Le processus d'excution des marchs, de la constitution du dossier au contrle posteriori du march comportant notamment, l'tablissement des dossiers, les procdures et conditions de fonds et de forme de passation des marchs, l'excution et la surveillance concomitante des marchs, les rceptions provisoires et dfinitives des marchs de fournitures et de travaux, les contrles a posteriori des marchs publics.

Plus gnralement, nous nous sommes attachs vrifier les insuffisances par rapport la rglementation en vigueur des marchs passs au cours de lexercice 2001. 2. 2. Audit physique et financier des marchs
Nous avons audit 5 appels doffres ayant donn lieu 13 marchs, passs au cours de 2001. L'audit des marchs a t effectu sur la base des pices prvues par les dispositions rglementaires et du dossier ayant servi au paiement par le comptable public assignataire de la dpense. D'une faon gnrale, nous avons examin l'application de la rglementation en vigueur et le respect des rgles de bonne gestion des marchs publics ainsi que l'efficacit conomique de ces procdures (recherche du meilleur rapport qualit/prix).

Nous avons vrifi tout particulirement:

- La lgalit, la rgularit budgtaire et la bonne application de la rglementation des marchs publics; - L'existence, la qualit et la validit des documents du march (dossier d'appel d'offres, cahier des charges dont celui des clauses gnrales et celui des clauses particulires, devis descriptifs, estimatifs, situation d'excution et procs-verbaux) ; la bonne application des prix (bordereaux des prix, mercuriales, rfrences aux prix du march, validit et rgularit des dcomptes) ; - Les dpenses effectues sur chaque march, afin de sassurer que celles-ci sont conformes aux dispositions contractuelles, et que les fonds ont t utiliss aux fins prvues. Nous avons demand communication des pices manquantes la DGMP, lautorit contractante et dans certains cas au matre duvre.

L'audit physique des marchs a consist vrifier sur place et pour les marchs choisis la bonne ralisation qualitative et quantitative des travaux et fournitures et notamment :
- La conformit quantitative et qualitative des travaux raliss et des fournitures faites aux clauses des marchs, aux cahiers des charges, devis descriptifs et devis estimatifs et autres documents du march ; - La qualit, la vracit, la sincrit des contrles sur place et la conformit des procs-verbaux de rception provisoire et dfinitive des travaux et des marchandises ; La situation des cautions et mains leves non dlivres.

Pour certains contrles exigeant une technicit spcifique, nous nous sommes fait assister par des experts qualifis indpendants.

3. 3. Recommandations pour amliorer la passation et lexcution des marchs publics


Sur la base de l'analyse des marchs publics, nous nous sommes attachs examiner les voies et moyens devant permettre : - Le renforcement des capacits de suivi de la rglementation sur les marchs publics ; - L'amlioration des procdures de passation des marchs par toutes les mesures utiles (organisation, attributions, renforcement des capacits techniques, etc.) ; - Le renforcement du suivi physique, financier, budgtaire des marchs publics et le contrle concomitant des marchs, - L'amlioration de l'efficience des contrles la fin ou la livraison des marchs (rception dfinitive ou provisoire des marchs).

4. 4. Ralisation de la mission et plan de travail La premire phase de la mission ayant conduit l'laboration d'une version provisoire du rapport a dur environ 60 jours. Les autorits Tchadiennes concernes ont ensuite eu dlai de 10 jours aprs sa remise pour faire part de leurs observations sur le rapport provisoire. Le rapport dfinitif a t mis environ 15 jours aprs rception des commentaires des autorits sur le rapport provisoire. Nous avons attach un soin tout particulier la prsentation de notre rapport et sa lisibilit, notamment en insrant chaque fois que cela sera ncessaire des tableaux et visuels permettant une prise de connaissance synthtique et rapide de nos principales conclusions et recommandations. Les rapports ont t mis chaque fois en franais.

Annexe 2 : Echantillon de marchs audit

Annexe 3 : Liste des marchs en 2001

Annexe 4 : Les procdures de passation des marchs publics

Rsum des principales tapes dans la passation des marchs publics


1. Identification et expression du besoin : autorit contractante (Ministre bnficiaire des prestations) 2. Prparation du DAO: Ministre bnficiaire des prestations

3. Contrle et validation du DAO: DGMP 4. Lancement de lappel doffres : autorit contractante 5. Dpouillement des offres: CAC 6. Analyse des offres: Sous-commission technique dvaluation des offres 7. Proposition dattribution du march: CAC 8. Souscription du contrat : titulaire 9. Signature du contrat : titulaire, autorit contractante, Prsident de la CAC Si march infrieur FCFA 500 millions: Ministre des finances Si march compris entre FCFA 500 millions et FCFA 1 milliard: Premier Ministre Si march suprieur FCFA 1 milliard: Prsident de la Rpublique 10. Notification: autorit contractante

Annexe 5 : Circuit de la passation des marchs publics

Annexe 6 : Les procdures dexcution et de paiement des marchs publics

Rsum des principales tapes dans lexcution et le paiement des marchs publics
1. Notification du march : autorit contractante 2. Engagement : Contrle financier et engagements ( DCFE) 3. Cautionnement : titulaire du march 4. Ralisation du march : titulaire du march 5. Rception : Comit de rception ( plusieurs membres) 6. Attachements, factures, dcomptes: titulaire du march 7. Liquidation : autorit contractante 8. Ordonnancement: Ordonnateur dlgu 9. 9. Paiement : Trsor 10. 10. Annexe 7 : Circuit de lexcution et de paiement

Annexe 8 : Typologie des anomalies releves


ANNEXE 8 ANOMALIES RELEVEES 1. CONTRAT AUDITE 31 Diffrence entre les prix unitaires du dtails estimatif et du bordereau des prix Absence du CCAG et du CCTG 33 Retard dans la livraison par rapport aux dlais contractuels 34 Dlai de paiement anormalement long 36 Non respect des clauses contractuelles de remboursement des avances de dmarrage du FER 38 Pnalits non dcompts 39 Faible Capacit d'absorption des ressources par le systme 2. FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE PASSATION DES MARCHES 9 Date d'ouverture des plis non respecte 10 Quorum non atteint lors de l'ouverture des plis. 11 Absence de vrification par la CAC des documents administratifs l'ouverture des plis 12 Dlai d'analyse des offres non respect Analyse non quitable des offres 18 Dlai d'analyse des offres trop long 22 Non-objection conditionne du BDF 26 Non respect de la rglementation pralable aux ngociations aprs attribution 29 Dlai d'approbation du march long 3. FONCTIONNEMENT DES INSTANCES DE PASSATION DES MARCHES 13 Prsidence de la CAC assure par le DG des Marchs Publics en lieu et place du SGG 15 Prsence irrgulire d'un membre dans la sous commission d'analyse 16 Erreur d'analyse de la sous commission entrine par le comit technique 17 Irrgularits dans l'analyse des offres 20 Quorum non atteint lors de l'attribution du march 21 Fonctionnement de la CAC non-conforme la rglmentation

MINEDUC N55

Non prise en compte des critres techniques et absence d'une vritable ngociation des prix 25 par le comit de ngociation 35 Survaluation des prix Prix anormalement bas 40 Archivage des documents insuffisant ou inadquat 4. FONCTIONNEMENT DU SYSTEME ET DES INSTANCES DE CONTRLE INTERNE Insuffisances techniques significatives dans le DCE Absence de contrle sur les mentions obligatoires du DCE par la DGMP 19 Supervision insuffisante des travaux des sous-commissions par le comit technique. 27 Non enregistrement du march 28 Contrle pralable prcdent l'approbation du march inexistant 30 Garanties non-prsentes par le titulaire du march 37 Contrle a posteriori inexistant Quantits livres non conformes aux attentes 5. LE MAITRE D'OUVRAGE (AUTORITE CONTRACTANTE) 1 Dlai de lancement de l'appel d'offres anormalement long 2 DCE mal labor ou non adapt 3 Absence de mentions obligatoires sur le DCE 4 Envoi tardif du DCE la DGMP 6 Demande de validation des frais de retrait du DCE auprs du SGG non effectue 7 Autorisation pralable de la CAC pour passer l' AOR non requise 8 Liste restreinte non constitue conformment aux dispositions rglementaires 23 Absence de retenue de garantie 30 Garanties non-prsentes par le titulaire du march

4 4

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Annexe 9 : Rponses aux observations de laudit

Termes de rfrence de la mission 1.1 AUDIT A POSTERIORI DE LA PASSATION DES MARCHES


Termes de rfrence l. Contexte Dans le cadre du programme de rforme appuy par le Fonds montaire et la Banque mondiale, le Gouvernement de la Rpublique du Tchad a entrepris une rforme en profondeur du systme de passation, dexcution et de contrle des marchs publics. Pour marquer ds maintenant l'amorce d'un changement irrversible du systme, plusieurs initiatives ont t prises. D'abord, le Prsident de la Rpublique a sign, le 17 juillet 2001, le dcret N 357/PR/PM/2001 portant dfinition des seuils de passation et de dlgation de comptence d'approbation des Marchs Publics. De plus, la Direction des Marchs Publics (DGMP) a lanc le 1er aot le premier numro du Bulletin trimestriel des marchs publics, renforant ainsi de faon trs considrable la transparence du systme de passation des marchs. Finalement, la DGMP a entrepris des dmarches afin de lancer la rdaction d'un nouveau Code des Marchs Publics ayant pour objectif de dfinir un cadre juridique et institutionnel visant, d"une part, garantir, grce une ralisation efficiente de la commande publique, la bonne gestion des fonds publics et, d'autre part, assurer aux dpenses publiques, un impact effectif sur le dveloppement socio-conomique et la rduction de la pauvret. Dans le cadre de la rforme des marchs publics il, est prvu galement de renforcer le contrle a posteriori de la passation des marchs. Cest ainsi que pour l'anne budgtaire 2001, le gouvernement sest engag raliser des audits a posteriori pour les cinq marchs les plus importants autres que ceux portant sur les projets financs et suivis par la Banque mondiale, la Banque africaine de dveloppement et l'Union europenne. Ces audits devront tre raliss par un Cabinet de rputation internationale. Les audits seront rendus publics, de mme que les procdures de suivi aprs audit. Sur la base de l'exprience pour l'exercice de 2001, le gouvernement adoptera une mthodologie permanente d'audit a posteriori des marchs publics. 2. Objectifs de laudit

L'audit a posteriori de la passation des marchs a pour objectif de permettre aux autorits comptentes de se faire une opinion sur la pertinence des procdures de passation des marchs et des mcanismes de contrle interne mis en place par lAdministration dans la gestion des

marchs publics afin de dterminer si les fonds mis la disposition des entits contractantes ont t utiliss de faon efficace afin d'atteindre l'objectif cherch. A cet effet, l'Auditeur devra procder l'examen des procdures de passation, de signature, de mise en oeuvre et d'excution des marchs. Cet examen visera entre autres, la cohrence de ces procdures avec la rglementation en vigueur, y compris le cas chant, avec les dispositions des accords de financement rgissant les marchs sur financement extrieurs.

En particulier, l'Auditeur indpendant devra: Donner son opinion sur les procdures de passation des marchs ainsi que sur le processus suivi pour Iexcution des contrats qui font l'objet de l'audit a posteriori; Vrifier que la procdure suivie est conforme aux dispositions de la rglementation en vigueur et que cette procdure est guide par des principes d'conomie, d'efficacit, de transparence et dquit; Exprimer son opinion sur la qualit de l'excution des contrats incluant les aspects techniques, la ralisation physique ainsi que le caractre comptitif des prix; Identifier les cas de passation des marchs non conformes la rglementation en vigueur pour les marchs de travaux, fournitures et services, entre autres - et sans que la liste soit limitative - les cas o (a) la procdure de passation de march nest pas celle dicte par la lgislation avec une attention particulire pour les contrats attribus selon une procdure de gr gr; (b) l'offre value la mieux-disante n'a pas t retenue; (c) le march sign est diffrent des dispositions du projet de march et du dossier d'appel d'offres; (d) l'attributaire est une compagnie boite postale ou fantme- (e) les recommandations du rapport d'valuation n'ont pas t suivis; (f) des lments importants du contrat ont t ngocis aprs, adjudication; (g) il existe des conflits dintrt entre l'adjudicataire et les instances dvaluation des offres; et (h) si les cas relevs sont acceptables eu gard la rglementation et aux dispositions des conventions de financements extrieurs; Procder la rconciliation et la comparaison des dpenses rellement effectues pour les marchs de travaux, fournitures et services de consultants par rapport aux dispositions contractuelles de ces marchs afin de vrifier si les fonds ont t utiliss aux fins prvues; Evaluer si le Matre d'ouvrage a un dispositif de contrle interne adquat et efficace et que ledit systme de contrle permet d'assurer que (a) la procdure de passation des marchs suivie est conforme la rglementation, (b) qu'elle est mise en oeuvre de manire efficace et dans des dlais raisonnables, (c) que les paiements sont effectus dans les dlais requis et uniquement pour les dpenses ligibles et pour des travaux, fournitures et services rellement effectus et rceptionns; Faire des recommandations sur lamlioration du systme de passation des marchs, de la gestion, du suivi et du contrle a posteriori des marchs ainsi que sur le systme darchivage de toute la documentation relative aux marchs publics. 3. Etendue de laudit

Laudit portera sur les cinq marchs les plus importants autres que ceux portant sur les projets financs et suivis par la Banque mondiale, la Banque africaine de dveloppement et lUnion europenne. L'Auditeur constituera une liste exhaustive de tous les marchs de plus de 10 millions de FCFA passs par l'Administration au cours de l'anne 2001, et identifiera les cinq marchs les plus importants. L'Auditeur procdera un examen dtaill de la documentation et des pices justificatives affrentes aux cinq contrats retenus. Pour certains contrats, et en cas de ncessit, il visitera les sites des services bnficiaires pour y faire des inspections physiques sur la qualit et la quantit des biens, travaux et services fournis. En cas de besoin, et dans la mesure du possible, les prix unitaires seront compars ceux des contrats similaires financs dans d'autres secteurs et vrifis par rapport aux prix pratiqus sur le march international. Lexamen des pices justificatives se fera en conformit avec la rglementation en vigueur les dossiers d'appel d'offres, les marchs et les dispositions des conventions de financement extrieures, le cas chant. Dans le souci de couvrir mthodiquement les diffrents objectifs, l'examen de l'Auditeur portera principalement sur les points suivants: Dterminer la conformit des procdures, du processus et de la documentation de passation des marchs ou de contrats avec la rglementation en vigueur et/ou les dispositions des conventions de financements extrieurs relatives la passation des marchs. Apprcier le respect du souci defficacit et dconomie dans la passation des marchs. Vrifier dans la mesure du possible, l'existence ventuelle d'un lien entre les insuffisances releves, les pratiques inappropries, les dcisions/actions douteuses et les pratiques de corruption ou de manuvres frauduleuses. Evaluer la capacit du Matre d'ouvrage concern grer efficacement la passation des marchs ; faire des commentaires sur la qualit de la passation des marchs, des contrats par structures comptentes y compris les dlais chaque tape du processus; et identifier les causes de retard, le cas chant. Dterminer la conformit et la fiabilit du systme de classement et d'archivage de la documentation relative la passation des marchs par rapport aux normes minimales requises. Vrifier, autant que possible, la rception, la livraison et l'achvement des travaux, biens et services, conformment aux spcifications du march et aux normes techniques ; faire des commentaires sur le caractre raisonnable des prix. Identifier, la lumire des carts et insuffisances, les lacunes dans les contrats de passation des marchs et faire des recommandations pour amliorer le systme, y compris pour le contrle interne et le contrle a posteriori. 4. Documentation

Les documents servant de base aux dcisions de la passation des marchs comprennent, sans que cette liste soit limitative :

Les dossiers de prslection, d'appel d'offres et de consultation pour les biens, travaux et services; Les procs verbaux douverture des plis; Les rapports dvaluation pour la slection des entreprises, fournisseurs et consultants; L'approbation des autorits comptentes, y compris le cas chant des bailleurs de fonds, pour les marchs de gr gr; Les recommandations dattribution des marchs. Les procs verbaux de rception provisoire et dfinitive relatifs la qualit et la quantit des travaux et des biens objet du march ainsi que les rapports valids des consultants pour les prestations de service. 5. Mthodologie L'audit a posteriori sarticulera autour de trois phases principales: Avant le dbut des travaux, lAuditeur aura pris soin de finaliser son plan de travail, la mthodologie utilise et le calendrier de son intervention. Au pralable, il aura obtenu de lAdministration, la liste de tous les marchs suprieurs 10 millions de francs CFA pour lexercice 2001 et autres informations essentielles sur les marchs objet de laudit a posteriori, la disponibilit des pices justificatives, les lieux darchivage de ces documents et les informations complmentaires auprs des bailleurs de fonds pour les contrats sur financements extrieurs; Sur le terrain, IAuditeur travaillera avec la Chambre des Comptes et les Autorits responsables de la passation des marchs, la Direction Gnrale des Marchs Publics (DGMP), la Commission d'Appel la Concurrence, les Commissions ministrielles, les Matres d'ouvrage concerns et les bnficiaires. Il vrifiera la liste de tous les marchs suprieurs 10 millions de francs CFA pour Iexercice 2001, identifiera les cinq marchs les plus importants, et compltera les informations requises; Au terme de sa mission, l'Auditeur soumettra un rapport daudit dans les dlais et en conformit avec les dispositions des prsents termes de rfrence. L'Auditeur sinspirera des notes jointes en annexe aux prsents termes de rfrence comme canevas pour mettre en oeuvre sa mthodologie. 6. Rapport de lAuditeur

6.1. A la fin de l'audit, et avant l'achvement de son rapport final, l'Auditeur prsentera ses premires conclusions et recommandations l'Administration et aux partenaires sous forme dun rapport provisoire daudit. 6.2 Le rsultat principal de l'audit sera le rapport final daudit qui engage la responsabilit du seul Auditeur et ne reprsente que les opinions de celui-ci. 6.3 Le rapport final daudit mettra en vidence les conclusions et recommandations de l'Auditeur, les dtails de la mthodologie et des procdures suivies et les lments qui soutiennent ses conclusions. Les prcisions sur les recommandations seront traites dans les annexes. 6.4. Sauf justification contraire de l'Auditeur, la structure du rapport sera la suivante:

Rsum des conclusions et recommandations rdig sous forme de note; Description de l'audit : Objectifs ; Contexte, tendue, approche et type d'audit; Conclusions sur : Les contrats audits; Le fonctionnement du systme de passation de marchs; Le fonctionnement des instances de passation des marchs; Le fonctionnement du systme et des instances de contrle interne et a posteriori; Les Matres dOuvrage ; Considrations gnrales. Recommandations sur lamlioration du systme, y compris contr1e interne et

a posteriori. Les ANNEXES comprendront entre autres: Les Termes de Rfrence; La liste des marchs audits; La mthodologie utilise; Les rsultats de l'Audit (par contrat) incluant les dtails de toutes les conclusions de l'Auditeur avec les lments justifiant chaque conclusion les tableaux et les graphiques illustrant l'analyse dtaille ralise durant l'audit. 6.5 LAdministration et les partenaires prendront connaissance du rapport d'audit provisoire, examineront toutes les conclusions et recommandations et feront part de leurs commentaires sur ce document. L'Auditeur n'est pas tenu de modifier ses conclusions ou dintgrer les commentaires. En cas de dsaccord entre les recommandations de lAdministration ou les partenaires et celles de l'Auditeur, il devra indiquer la position de lAdministration et des partenaires, textuellement. Tous les rapports seront rdigs en franais. 7. Calendrier

7.1. L'audit sera ralis au Tchad et le rapport final soumis l'Administration et aux partenaires dans un dlai maximum de 90 jours calendaires partir de la date de signature de contrat entre le Gouvernement du Tchad et lAuditeur. 7.2 Le rapport provisoire de l'Auditeur sera soumis lAdministration et aux partenaires dans un dlai de 60 jours calendaires partir de la signature de contrat entre le Gouvernement du Tchad et l'Auditeur. 7.3 L'Administration et les partenaires fourniront leurs commentaires par crit sur le rapport provisoire d'audit dans les 20 jours calendaires ds rception du rapport. Le rapport final d'audit sera soumis l'Administration et aux partenaires dans les 10 jours calendaires compter de la rception des commentaires crits sur le rapport provisoire d'audit. 7.4 Le dbut de la mission d"audit est prvu le : 15 mars 2002.

8.

Profil de l'Auditeur

8.1. L'audit sera ralis par un Cabinet de rputation internationale. Le personnel cl de l'Auditeur devra justifier dune grande exprience dans ce domaine. Les curriculum vitae du personnel cl de l'Auditeur seront vrifis et accepts par lAdministration lors de l'valuation des offres techniques du Consultant et ce dernier ne sera pas autoris modifier la composition de lquipe propose pour assurer cet audit. Ce personnel devra avoir une trs bonne connaissance du franais. 9. Informations l'Administration et documents mis la disposition de l'Auditeur par

9.1 Les documents et pices justificatives numrs en annexe aux prsents termes de rfrence seront obtenus auprs de la DGMP, du Matre d'ouvrage concerns par cet audit et/ou par toute autre source. La plupart de ces informations seront disponibles dans les dossiers de la DGMP et lAuditeur devrait vrifier et consulter ces informations dans les bureaux de cette institution.
9.2. LAuditeur travaillera en collaboration troite avec le personnel de la Chambre des Comptes, de la DGMP et des Matres douvrage concerns pour effectuer les vrifications quotidiennes et les travaux d'audit raliser. Autant que faire se peut, lAuditeur fournira au Matre d'ouvrage, un dlai pour lui permettre de rassembler les informations et documents dont il aura besoin ainsi que pour planifier les visites sur le terrain. 9.3 LAdministration dsignera un interlocuteur la Chambre des Comptes et la DGMPqui aura pour r1e de faciliter le travail de lAuditeur et d'assurer la liaison, l'appui et

la coordination avec les Matres d'ouvrage et les services administratifs impliqus dans la liste des marchs auditer. Ces personnes seront le point focal de communication entre les Auditeurs, IAdministration et les Matres douvrage. 9.4 L'Administration ne fournira pas le logement, le transport et autres services lAuditeur, mais ce dernier aura accs tous les dossiers des marchs auditer et aux sites dexcution de ces marchs.

ANNEXE 1 NOTE SUR LES MARCHES A AUDITER 1. Sur la base des informations fournies par l'Administration et autres sources disponibles, lAuditeur est entirement responsable de ]tablissement de la liste des cinq contrats auditer. 2. L'Auditeur devra vrifier les dossiers des marchs objet de l'audit avec une attention particulire sur les aspects, la documentation et les procdures suivantes: 3. Capacit du Matre dOuvrage : qualification du personnel, r1e du personnel charg de la passation de marchs. La publicit (avis et rectificatifs ventuels). La pr/post qualification. L'ouverture des offres (date relle par rapport date prvue). Les dossiers d'appel d'offres. Lvaluation des offres et Iattribution des marchs. La prorogation de la validit des offres. Les contrats signs. Les avenants aux contrats et ordres de service modifiant les quantits. Les paiements rellement effectus par rapport au montant du contrat. Les garanties (caution provisoire et dfinitive, avances, retenue de garantie, etc.). Les plaintes et/ou rclamations des entrepreneurs, fournisseurs, consultants. Les pnalits de retards, la non conformit avec les garanties exiges, etc. Les protestations des soumissionnaires/contractants. Les raisons des retards dans l'achvement des contrats. Les dlais de paiement, le cas chant. Les litiges contractuels et leur rsolution. Les commentaires/vrification/interventions de l'Administration chaque tape ; dure dintervention et efficacit. Tout autre sujet pertinent. Vrification de la documentation et de lexcution des marchs

En plus de la vrification des documents mentionns ci-dessus, des vrifications spcifiques des dossiers doivent tre ralises dans les locaux des Matres d'Ouvrage. Ce contrle supplmentaire a pour but d'valuer la performance des contrats attribus ainsi que leur niveau de conformit avec les exigences et les spcifications techniques (ex. test, certificats dinspection), les conditions de paiement et le respect des dlais d'excution. Cette revue mettra l'accent sur :

i) les modifications qualitatives et quantitatives de Itendue du contrat : sur la base de la soumission et du march, les modifications seront vrifies en vue dvaluer leur conformit par rapport la rglementation en vigueur. li) situation des livraisons : les dates convenues pour les diffrentes livraisons dans chaque contrat seront vrifies et tout cart relev. Dans certains cas, la destination finale des livraisons devra galement tre vrifie. iii) situation des paiements : les lments justifiant les paiements par les Matres d'Ouvrage devront tre vrifis. Les informations sur les paiements devront galement servir vrifier et confirmer la date d'achvement. iv) disponibilit de la documentation : l'Auditeur devra aussi vrifier la disponibilit de la documentation relative chaque contrat, tel que les procs verbaux de rception, les inspections raliss et les tests de laboratoire, et des polices d"assurance et les garanties diverses. 4. Des inspections physiques devront couvrir les contrats de chaque catgorie de biens, travaux, fournitures y compris linstallation et les prestations de service, (peu importe la mthode de passation des marchs). Les types dinspections suivants sappliqueront pour les marchs de biens et de travaux: i) inspections physiques des biens : contrle qualit (conformit avec les spcifications techniques stipules dans le contrat) et confirmation des livraisons; inspections physiques ponctuelles des biens livrs : ce type dinspection devra tre complt par la vrification des pices justificatives afin de confirmer la livraison des quantits spcifies dans le march et d'valuer le respect de la qualit. inspections physiques inopines des biens livrs : ce type dinspection devra tre complt par la vrification des pices justificatives sur lutilisation/linstallation des biens reus des points gographiques diffrents. iv) les visites de chantier : des descentes sur le terrain devront tre effectues afin de vrifier la situation des travaux et de confirmer leur achvement. Les vrifications des pices (procs verbal de rception provisoire, liste des rserves, procs verbal de rception dfinitive, etc.) seront galement effectues.

i)

iii)

ANNEXE 2 Liste non exhaustive des documents et informations que lAdministration doit mettre la disposition de l'Auditeur pour les marchs objet de laudit Publicit dans la presse nationale et autres publications Marchs de biens et travaux Invitation la prslection (le cas chant). Date et publication Dossier de prslection (le cas chant) Demande(s) d'claircissements Additifs Procs - verbal de visite du site Rapport d'valuation Avis d'appel d'offres Date et publication Dossiers d'appel d'offres Demande(s) dclaircissements Additifs Procs-verbal de la confrence pralable (le cas chant) Procs-verbal de l'ouverture des plis (qualit et contenu du PV) Rapport dvaluation de la sous-commission d'analyse , Demande(s) d'claircissements et rponse de l'Administration Plainte(s) des soumissionnaires et rponse de lAdministration Lettre de notification March sign (et toute explication sur les carts entre le contrat sign, d'offre retenue et les dispositions du dossier d'appel doffres). Contrats de consultants Sollicitation dexpressions dintrt (le cas chant) Date et publication Dossier de consultation Liste restreinte des consultants Rapport d'valuation des offres Procs-verbal des ngociations Contrat sign ANNEXE 3 INFORMATION SUR LES MARCHES

I. Gnral: l. Financement 2. Nom du Maltre dOuvrage 3. Intitul du march 4. Numro du march S. Description des biens, travaux ou services 6. 6. Nom de Iattributaire du march 7. 7. Nombre d'offres reues 8. Date de signature 9. Date de l'attribution/signature 10. 10. Dlai dexcution 11. 11. Date de rception 12. 12. Lieu de livraison ou de construction II. Procdure de passation des marchs: l. Dsignation et numrotation des lots 2. Type de marchs : travaux fournitures, services, autres 3. Mthode de passation des marchs (Appel doffres international, appel doffres national, consultation restreinte, gr gr, etc.) 4. Prslection (Oui/Non) : S. Simple ou double enveloppe 6. 'Prfrence nationale (Oui/Non) 7. Examen pralable par le bailleur de fonds (Oui/Non). Si oui date et rfrence III. Cots en F CFA Prix de loffee value la moin-disante Montant du march lattribution Montant final du march IV. Date Avis de prslection Avis dappel doffres Signature du march Notification de lapprobation du march Rception/Fin du contrat Prvue Relle

V. Gestion financire du march 1. Avenants au march Numro Description Date Incidence financire

2. Paiements Numro

Montant

Date facture

Date de paiement

Final Total VI. Autres informations

Liste des personnes rencontres


AUDIT A POSTERIORI DE LA PASSATION DES MARCHES PUBLICS DU TCHAD LISTE DES PERSONNES RENCONTREES Fonction ou organisme

Nom

1 M. 2 Dr 3 M. 6 M. 8 M. 11 M. 16 M. 17 M. 20 M. 23 M. 24 M. 25 M.

ABBA Alhadji DAOUD ABDERAMAN CHOUKOU ABDOULAYE ABOUNA OUMAR MAHAMAT AHMAT AWAD SAKINE ANNOUR MAHAMAT HASSAN BELLO Idriss Haman BILAL CHEVALIER Jrme DJOGOYE DJON FAMBE DOLOTAN NOUDJALBAYE

Socit EDAH Directeur des tablissements sanitaires au Ministre de la sant Directeur Gnral de Ets SAUVAGINE Conseiller Technique la Cour Suprme Directeur du Trsor Directeur Gnral des Marchs Publics Directeur Gnral Adjoint des Marchs Publics Conseiller la Chambre des Comptes Mission Rsidente Banque Mondiale BAD Directeur de l'Ordonnancement Prsident de la Chambre des Comptes

65 M. SECK ABDOULAYE 75 M.

Ingnieur de SONED AFRIQUE ( Maitre d'uvre du projet P Directeur du Contrle Financier et des Engagements

Sigles et abrviations
AUDIT A POSTERIORI DE LA PASSATION DES MARCHES PUBLICS DU TCHAD LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS SIGLE /ABREVIATION AFD AOC AOR BAD BDF ou BdF CAC ou CaC CCAG CCAP CCTP CPC DAO DCE DCFE DGMP FCFA FER FMI IGF MEE MEN MINAGRI MINEDUC MINSANTE MO MSP MTPTHU N/A P.V. SIGNIFICATION Agence Franaise de Dveloppement Appel d'Offres sur Concours Appel d'Offres Restreint Banque Africaine de Dveloppement Bailleur de Fonds Commission d'Appel la Concurrence Cahier des Clauses Adminstratives Gnrales Cahier des Clauses Adminstratives Particulires Cahier des Clauses Techniques Particulires Cahier des Prescriptions Communes Dossier d'Appel d'Offres Dossier de Consultation des Entreprises Direction du Contrle Financier et des Engagements Direction Gnrale des Marchs Publics Franc CFA Fonds d' Entretien Routier Fonds Montaire International Inspection Gnrale des Finances Ministre de l'Eau et de l' Environnement Ministre de l' Education Nationale Ministre de l'Agriculture Ministre de l' Education Nationale Ministre de la Sant Publique Matre d'ouvrage Ministre de la Sant Publique
Ministre des Travaux Publics du Travail de l'Habitat et de l'Urbanisme

Non Applicable Procs Verbal

PASS PM PR SGG

Projet d'Appui au Secteur Sant Premier Ministre Prsident de la Rpublique Secrtariat Gnral du Gouvernement

Fiches des marchs audits ( 13 fiches)


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Dfinitions relatives aux marchs publics

Marchs de fournitures. Les marchs de fournitures sont des marchs ayant pour objet lachat, la prise en crdit-bail, la location ou la location avec ou sans option dachat de produits ou matriels entre une personne publique et un fournisseur. La livraison produits peut comporter titre accessoire des travaux de pose et dinstallation.

La notion de marchs de fournitures recouvre : - les marchs de fournitures courantes, qui sont des marchs de fournitures ayant pour objet lacquisition par lacheteu de produits dj existants et qui ne sont pas fabriqus sur spcifications techniques particulires ; - les marchs industriels, qui sont des marchs de fournitures non courantes ayant pour objet principal lachat de produ ne se trouvent pas dans le commerce et que le titulaire doit raliser sur spcifications techniques propres lacheteur peut sagir de contrats de nature diverse, par exemple de contrats de recherche, dtudes, de faisabilit, de dfinition o conception (dun systme, dun ouvrage, dun produit ou dun procd) ou bien encore de contrats dexploitation y comp prospective ; - les contrats de crdit bail, de location ou de location vente, avec ou sans option dachat. En revanche, la notion d march public de fournitures se limite aux marchs portant sur des objets mobiliers ; elle ne couvre pas les ventes, loca ventes ou contrats de crdit-bail relatifs des biens immobiliers. (Source : IACMP 1.1.5.2)

Dans la liste de Nomenclature vise par l'Article 27 du code des marchs publics relative aux fournitures et prestation services homognes, les fournitures sont vises par les codes allant de 10 37.

(Voir galement : marchs de services, prestations de services, marchs de prestations intellectuelles, marchs fournitures courantes, marchs industriels, marchs de travaux)

Dfinitions relatives aux marchs publics

Marchs de fournitures. Les marchs de fournitures sont des marchs ayant pour objet lachat, la prise en crdit-bail, la location ou la location avec ou sans option dachat de produits ou matriels entre une personne publique et un fournisseur. La livraison produits peut comporter titre accessoire des travaux de pose et dinstallation.

La notion de marchs de fournitures recouvre : - les marchs de fournitures courantes, qui sont des marchs de fournitures ayant pour objet lacquisition par lacheteu de produits dj existants et qui ne sont pas fabriqus sur spcifications techniques particulires ; - les marchs industriels, qui sont des marchs de fournitures non courantes ayant pour objet principal lachat de produ ne se trouvent pas dans le commerce et que le titulaire doit raliser sur spcifications techniques propres lacheteur peut sagir de contrats de nature diverse, par exemple de contrats de recherche, dtudes, de faisabilit, de dfinition o conception (dun systme, dun ouvrage, dun produit ou dun procd) ou bien encore de contrats dexploitation y comp prospective ; - les contrats de crdit bail, de location ou de location vente, avec ou sans option dachat. En revanche, la notion d march public de fournitures se limite aux marchs portant sur des objets mobiliers ; elle ne couvre pas les ventes, loca ventes ou contrats de crdit-bail relatifs des biens immobiliers. (Source : IACMP 1.1.5.2)

Dans la liste de Nomenclature vise par l'Article 27 du code des marchs publics relative aux fournitures et prestation services homognes, les fournitures sont vises par les codes allant de 10 37.

(Voir galement : marchs de services, prestations de services, marchs de prestations intellectuelles, marchs fournitures courantes, marchs industriels, marchs de travaux)