ANTECEDENTES CONTROL INTERNO. En 1992 se pone en funcionamiento del reglamento UE 2092/91 para la Unin Europea.

. Estas nuevas disposiciones poco son dadas a conocer por las certificadoras internacionales en Mxico. Estos cambios son dados a conocer solamente a travs de las condiciones que establecen las certificadoras, las cuales a veces solamente son en ingles, muchos de los grupos de pequeos poco entienden estas condiciones, UCIRI a pesar de ser de los primeros grupos tambin pasa por esta problemtica. No es sino hasta el ao de 1997 cuando se habla por primera vez de establecer un SISTEMA DE CONTROL INTERNO con todos los componentes que los europeos entienden. A la par de esto en Mxico se comienza a gestar tambin un movimiento de agricultura ecolgica que da como resultado la creacin de CERTIMEX, certificadora mexicana que comienza a explorar los campos de la certificacin internacional con buenos resultados (esto fue apoyado, pero a la vez obstaculizado por las certificadoras sobretodo europeas) En el ao de 1998 se da a conocer por primera vez el Manual de Calidad de Naturland (redactado por personal de IMO Control) el cual es aplicado de forma indiscriminada por las certificadoras. El manual hasta la fecha est escrito en un lenguaje poco entendible para los grupos de pequeos productores y obviamente la implementacin de ste fue muy difcil.

 Para entonces UCIRI de haba empezado con la adecuacin del antiguo sistema, el cual ahora tendra la tarea de seguir cubriendo las exigencias internas, pero a la vez servir para los propsitos externos. Actualmente podemos decir que el sistema de control interno cumple con las exigencias internacionales, pero no ha dejado de ser una herramienta de evaluacin interna, con la que los mismos productores tienen una herramienta para evaluar el proyecto orgnico

COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Normas internacionales Reglamento interno Actas de asambleas de aprobacin de documentos y personal Fichas de control interno Inspectores internos Comit de aprobacin interna Responsable de control interno Listas de productores Croquis de las parcelas de los productores

El reglamento interno El reglamento interno Reglamento interno: dice exactamente las normas del cultivo que vamos a certificar, los productos permitidos y los no permitidos Tambin aclara las funciones de cada una de las partes de los que intervienen en el control interno, desde los productores, directivos, inspectores, responsables del control interno, entre otros.

 En el reglamento interno tambin deben aparecer las sanciones que se harn acreedores cada una de las partes. UCIRI cuenta desde 1997 con su reglamento interno que has sido aprobado por la asamblea de los mismos socios. El reglamento interno no puede contener ninguna contradiccin con las normas internacionales o de las certificadoras, en todo caso debe ser equivalente equivalente.

Fichas de control Fichas de control interno interno En el caso de CERTIMEX, se tienen fichas de control interno propuestas para cultivos. Debido a que el caf es uno de los cultivos con mayor actividad, CERTIMEX ha desarrollado una ficha tcnica con los requerimientos conforme a las normas CERTIMEX y los requerimientos UE 2092/91

La ficha tcnica de La ficha tcnica de: Las organizaciones de pequeos productores pueden elaborar sus fichas de control interno, en el caso de UCIRI, por el hecho de tener sus propias dinmicas, ha elaborado el control interno de acuerdo a sus necesidades

La ejecucin del control interno La ejecucin del control interno

 El responsable de control interno anualmente toma cuando menos un curso de actualizacin de normas internacionales, control interno y procedimientos de las certificadoras Los inspectores internos a su vez toman al menos un curso de actualizacin impartido por el responsable de control interno Se debe visitar al 100% de los productores del grupo de pequeos productores cuando menos una vez al ao Los inspectores son asignados conforme a sorteo, es decir no se permite que el inspector interno revise su propia comunidad o los lugares en donde tenga conflictos de inters Las visitas son acompaadas por los directivos locales para dar legalidad del trabajo (autorizacin) Una vez terminado el proceso de revisin (inspeccin interna) los inspectores internos entregan su documentacin a los centros de recepcin de documentos Los responsables del centro de recepcin de documentos, revisan la calidad de la documentacin (todos los reactivos llenados o cancelados, la totalidad de las firmas requeridas presentes, etc.) El centro de recepcin enva las fichas tcnicas al comit de aprobacin interna El comit de aprobacin interna, est compuesto por socios de las misma organizacin que son muy activos en las actividades de produccin ecolgica y por algunos tcnicos.

 Es el comit de aprobacin interna quien determina la aprobacin de los socios dentro del Sistema de Control Interno Una realizado el proceso de aprobacin interna, el responsable de control interno procede a realizar las listas de productores. Una lista por cada comunidad y por cada una de las categoras (en Mxico manejamos Orgnico, Transicin 2, Transicin 1, Transicin 0, Sancionados, Bajas) La aprobacin La aprobacin Para la aprobacin los responsables cuentan con un espacio en la misma ficha para dictaminar la situacin por cada uno de los productores

Informacin al productor Informacin al productor Cada uno de los productores despus del proceso de aprobacin interna recibe una copia de su ficha tcnica con la dictaminacin por parte del comit interno de aprobacin Junto con las fichas, a los directivos locales se les hace llegar los concentrados por comunidad en donde se tienen entre otros datos: un cdigo por productor (nico y que no puede volver a ser usado), nombre completo del productor, fecha de ingreso, has con caf (el cultivo a certificar), fecha de control interno, nombre del inspector interno, has de bsicos, has con otros cultivos, terrenos en descanso, reserva, total de has, estimacin de coseha, tipo de aprobacin, fecha de aprobacin y recomendaciones o condiciones

Ejemplo de una lista de productores orgnicos en UCIRI

Ejemplo de una lista de productores en Transicin en UCIRI

Las listas de productores Las listas de productores Una vez terminado todo el proceso de hacer las listas de productores por comunidad, se procede a hacer el concentrado general por organizacin, este concentrado resume principalmente la clave de la comunidad a nivel organizacin, nombre de la comunidad, municipio, datos de los productores orgnicos: nmero de productores, nmero de has y estimacin de cosecha, datos de productores en transicin 2, datos de los productores en transicin 1, datos de los productores en Transicin 0, datos de los productores Orgnicos Sancionados, Totales generales y resumen de bajas.

Ejemplo de concentrado general Ejemplo de concentrado general

Los mecanismos de apelacin Al interior de la misma organizacin se ha creado un mecanismo por medio del cual el productor puede hacer apelar contra el inspector o la decisin del comit de aprobacin interna En el caso del inspector, para que la ficha sea vlida, el productor debe leer y firmar de aprobada la ficha que le fue levantada en campo. Si el productor no est de acuerdo, entonces no la firma. Si el inspector efectivamente no ha llenado bien la ficha entonces procede a arreglarla, si le inspector la ha llenado bien y el productor no la quiere firmar por que no quiere que afectarse, entonces la ficha puede validarla la directiva local que acompaa al inspector interno

ltimos pasos ltimos pasos Una vez concluido el proceso inspeccin, aprobacin y apelacin interna. La organizacin solicita la certificacin a la

certificadora externa. En la inspeccin externa se entregan los documentos elaborados durante el control interno. El control interno es la base para la certificacin, un buen control interno, es uno de los componentes ms fuertes para lograr la certificacin

Hacia el futuro Actualmente el desarrollo de nuevos esquemas de certificacin requieren de ms trabajo Muchos de estos esquemas tienen puntos de encuentro, en los que el control interno es una herramienta que puede simplificar los procedimientos o en otros casos detallar aspectos poco controlados En Mxico, con la creacin del esquema de Caf Sustentable (la integracin de esquemas de certificacin orgnica, de comercio justo y de sombra), nos plantean el hacer nuevos ajustes a los sistemas internos de control Por ahora creemos que el camino es hacia all, por lo que poco a poco vamos trabajando en estos conceptos La parte tcnica tiene la responsabilidad de hacer accesibles estos nuevos esquemas a los pequeos productores