ORourke vai alm da lista tpica de dicas sobre como falar em pblico e condensa muita sabedoria nas suas 51 verdades. Explica a relao crtica entre o contedo de um discurso e a sua eccia nal, claricando a poderosa relao entre preparao e desempenho. Os apresentadores que seguirem a sua frmula de sucesso tero, sem dvida, uma audincia rendida. R. Jeep Bryant, Vice-Presidente Executivo, CCO, The Bank of New York Mellon. Da estratgia tctica, as 51 verdades deste livro so teis, prticas e fceis de aplicar. Mesmo a leitura de apenas alguns captulos ir ajud-lo a tornar-se um melhor apresentador. No hesito em recomend-lo aos executivos com quem trabalho e que tm que fazer apresentaes. Jan Botz, Executive Director, CCO, Dow Corning Corporation. Quer esteja a falar para uma grande audincia, para o seu chefe, para os seus colaboradores, ou mesmo para os seus lhos, ir sentir-se mais conante e preparado, e ser muito mais ecaz, depois de ler este livro. ORourke fornece dicas simples e exequveis que podem fazer a diferena. Desde conceber at preparar, ir aprender o que preciso para agarrar os seus ouvintes e fazer com que a sua mensagem realmente conte! Patty Blackburn, Vice-Presidente Snior, Comunicao Empresarial, RSM McGladrey, Inc. O Segredo das Apresentaes de Sucesso um guia excelente e prtico para todos os que pretendem fazer apresentaes ecientes e inesquecveis. um recurso valioso tanto para apresentadores novatos como para veteranos. Catherine V. Babington, Vice-Presidente, Relaes Pblicas, Abbott Laboratories. So anos de experincia sobre apresentaes de sucesso condensados numa lista de fcil digesto e de valor inestimvel, para todos os que pretendem canalizar a ansiedade natural de falar em pblico no sentido de uma melhoria das suas capacidades de apresentao. Repleto de exemplos reais e histrias divertidas ORourke centra-se nos ingredientes essenciais das grandes apresentaes. Tim Andree, CEO, Dentsu America.
O SEGREDO
Inicialmente publicado pela Pearson Education, Inc, como FT Press. Copyright 2008 por Pearson Education, Inc. Reservados todos os direitos da verso portuguesa por Centro Atlntico, Lda.
Qualquer transmisso ou reproduo, incluindo fotocpia, s pode ser feita com autorizao expressa dos editores da obra.
Introduo
NDICE
Parte I
Verdade 1 Verdade 2 Verdade 3 Verdade 4 Verdade 5 Verdade 6
Parte II
Verdade 7 Verdade 8 Verdade 9 Verdade 10 Verdade 11 Verdade 12
Parte III
Verdade 13 Verdade 14 Verdade 15 Verdade 16 Verdade 17 Verdade 18
Parte IV
Verdade 19 Verdade 20 Verdade 21 Verdade 22 Verdade 23 Verdade 24
Parte V
Verdade 25 Verdade 26 Verdade 27 Verdade 28 Verdade 29 Verdade 30 Verdade 31
Parte VI
Verdade 32 Verdade 33 Verdade 34 Verdade 35
Parte VII
Verdade 36 Verdade 37 Verdade 38 Verdade 39 Verdade 40
Parte IX
Verdade 46 Verdade 47 Verdade 48
Parte X
Verdade 49 Verdade 50 Verdade 51
Introduo
INTRODUO
ohn Kotter, professor da Harvard Business School, levou a cabo um estudo sobre inmeros gestores de sucesso durante um perodo de cinco anos e descobriu que eles gastam a maior parte do seu tempo com outras pessoas, incluindo subordinados, chefes e pessoas exteriores empresa. Esta investigao mostrou que o gestor comum ocupa apenas 25% do seu tempo a trabalhar sozinho. Kotter vericou, ainda, que a maior parte do tempo com os outros gasto a falar e a escutar e uma parte considervel dedicada a apresentar ideias e aces. No mesmo sentido, Dierdre Borden, consultora de gesto, descobriu que os gestores de sucesso gastam cerca de 75% do seu tempo em interaces verbais com os outros: ao telefone; pessoalmente; em reunies e apresentaes para grupos grandes ou pequenos. O facto que a maior parte da informao nos contextos empresariais e sociais actuais transmitida oralmente, e as nossas ideias mais importantes so frequentemente formalizadas em apresentaes a clientes, consumidores, accionistas, superiores hierrquicos e decisores-chave. No pode evit-lo. Em alguma altura da sua carreira, iro pedir-lhe para fazer uma apresentao. O problema que a maior parte das pessoas ca verdadeiramente apreensiva quando tem que o fazer. Podemos escrever um memorando, uma carta, um relatrio ou um e-mail na calma e no conforto da nossa casa ou gabinete, mas car em frente a um grupo e apresentar as nossas ideias ou motiv-lo a agir , simplesmente, demasiado assustador para a maioria das pessoas. Quer queira quer no, durante uma apresentao est a ser apreciado por todos os elementos da audincia. olhado de alto a baixo, criticado e avaliado. Durante aqueles 15 ou 20 minutos, o seu valor para a empresa, a sua carreira o seu futuro esto mesmo em jogo. No admira, por isso, que que nervoso. Dedico-me ao ensino sobre como falar em pblico h mais de 35 anos. Ensinei estudantes de gesto, membros do governo, militares e prossionais de todas as reas e, durante todo este tempo, aprendi uma verdade simples sobre falar em pblico: no fcil, mas certamente exequvel. Ajudei pessoas a ultrapassarem os seus medos, ansiedades e
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apreenses de toda a espcie e observei-os a conquistar uma audincia com as suas capacidades de apresentao. Se eles conseguiram, voc tambm consegue. Este livro, simples e condensado, pode fazer trs coisas por si: Em primeiro lugar, pode ajud-lo a diagnosticar as suas actuais capacidades de eloquncia. Ajuda-o a medi-las e a perceber se est pronto para o horrio nobre. Em segundo lugar, mostra-lhe os padres do mercado. Passo-a-passo, ir encontrar as expectativas do mundo empresarial e prossional. Em terceiro e ltimo lugar, este livro fornece-lhe as ferramentas necessrias para se preparar, melhorar e apresentar. Est tudo aqui, condensado em 51 verdades. A verdade mais importante, contudo, esta: os grandes apresentadores no nasceram assim. Tornaram-se bons ao concentrarem-se na mensagem, nas necessidades da audincia, no padro da empresa e nos detalhes da apresentao. Persistncia, dedicao e alguma prtica podem fazer muitssimo na tarefa de o tornar um apresentador de primeira classe. Os detalhes vm j a seguir.
e j alguma vez teve que fazer uma apresentao, conhece bem a ansiedade inerente a falar em pblico. Mesmo apresentadores experientes podem sentir desconforto, suores frios, ansiedade e apreenso. uma reaco perfeitamente natural face a uma situao aparentemente ameaadora. E, quando sabe que est a ser avaliado, ainda se sente mais ameaado. Estar perante o que considera ser uma ameaa faz com que liberte toda a sua adrenalina dilata as suas pupilas, torna os seus msculos tensos e provoca uma resposta de fugir ou lutar1. Tem conscincia das consequncias de no se sair bem, de fazer uma m apresentao ou de no conseguir cativar um cliente quando isso realmente importante. Sabe bem o que pode correr mal. Ora, os bons apresentadores tendem a concentrar-se no que pode correr bem. Concentram-se nos aspectos positivos da sua mensagem e de que forma podem us-la em proveito da sua audincia. Assim que detectam uma resposta positiva dos seus ouvintes, usam essa percepo para reforar a sua autoconana e a sua segurana, e acreditam que iro ser bem sucedidos. Na verdade, falar em pblico uma capacidade que se pode aprender. No algo inato ou que aparea espontaneamente. A maioria dos seres humanos nasce com a propenso para falar e gesticular, mas, devido ao reduzido alcance da voz humana, essas capacidades caram claramente destinadas a ser utilizadas em contextos interpessoais ou em pequenos grupos. Falar para uma audincia maior uma capacidade que tem de ser aprendida, treinada e reforada atravs de repeties mltiplas.
Os bons apresentadores tendem a concentrar-se no que pode correr bem. Concentram-se nos aspectos positivos da sua mensagem e de que forma podem us-la em benefcio da sua audincia.
Lembre-se disto: poucas crianas so boas a falar em pblico. Sendo assim, como que jovens gestores (entre outros) conseguem ser to bons na apresentao de mensagens complexas a uma audincia que tem pouco interesse ou motivao em
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VERDADE
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aprender? Mais concretamente, como que conseguem que a audincia participe na mensagem que est a ser partilhada? O segredo, em parte, reside na clssica piada do transeunte de Nova Iorque que pergunta: Como chego a Carnegie Hall?. A resposta: Prtica, prtica, prtica2. At pessoas com pouco talento natural se tornaram grandes apresentadoras quando chegaram casa dos vinte ou dos trinta anos. Grandes oradores, polticos e lderes empresariais desenvolveram capacidades especiais de apresentao atravs da anlise da sua audincia e do objectivo da sua apresentao. Preparam-se meticulosamente e procuram oportunidades para apresentar; depois, percebem o que traz resultados atravs do feedback da audincia. Qualquer apresentador que seja sincero admitir sentir ansiedade ou nervosismo antes de uma apresentao. Apresentadores e comediantes, tais como Johnny Carson e David Letterman, falaram muitas vezes da ansiedade que os acompanhava at ao palco. No entanto, existe uma diferena subtil entre eles e a maioria dos aspirantes a apresentadores. Os apresentadores experientes usam essa apreenso em seu proveito: revem as suas notas, reectem sobre o que a audincia espera deles, ensaiam o que dizem na abertura e interiorizam a essncia da mensagem. Numa palavra, esto preparados. Os grandes apresentadores podem parecer descontrados e, aparentemente, parecem no estar a fazer qualquer esforo, mas o mais honesto deles ir dizer-lhe que no chegou a esse ponto com facilidade. Requer dedicao, disciplina e uma vontade muito grande de melhorar. Voc pode fazer o mesmo. Agora a altura certa para comear.
Resposta lendria do famoso pianista Arthur Rubinstein quando abordado nas ruas de Nova Iorque por um transeunte que procurava o caminho para Carnegie Hall, uma reputada academia de msica.
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a maioria das empresas modernas, o Microsoft PowerPoint1 o programa favorito para apresentaes. , tambm, cada vez mais utilizado para relatrios empresariais, porque os gestores tm cada vez menos tempo para relatrios extensos ou memorandos. A ferramenta exige que o seu autor seja sucinto e que v directo ao assunto. O PowerPoint domina a comunicao empresarial ainda por outras razes: relativamente fcil de usar; pode guardar e transmitir os seus dados ou discursos de forma digital; pode, com facilidade, transmiti-lo para grupos de qualquer dimenso; e imprimi-lo numa impressora vulgar de forma a servir como registo bsico de um discurso ou apresentao. Mas os pontos fortes do programa so tambm os seus pontos fracos. Muitos comentadores e especialistas queixam-se do uso excessivo de listagens com pontos, pargrafos carregados de texto, desenhos sem signicado e grcos de dados que so completamente impossveis de decifrar. Apesar de o PowerPoint ser de fcil utilizao, us-lo ecientemente , de facto, um desao.
Para retirar o mximo benefcio do programa, o comunicador dever aplicar os princpios da boa comunicao visual. Uma apresentao em PowerPoint atinge o seu potencial mximo apenas quando capta e concentra a ateno da audincia, comunica a informao com rapidez e utiliza tcnicas visuais que ajudam o pblico a acompanhar e a compreender a mensagem. Para apresentar um slideshow ecaz, dever fazer trs coisas:
Uma apresentao em PowerPoint atinge o seu potencial mximo apenas quando capta e concentra a ateno da audincia, comunica a informao com rapidez e utiliza tcnicas visuais que ajudam o pblico a acompanhar e a compreender a mensagem.
1. Criar um template ecaz A melhor forma de criar consistncia visual no PowerPoint conceber ou escolher um template que inclua
1 Para mais informaes sobre o Microsoft PowerPoint, poder consultar o livro Microsoft PowerPoint 2007, tambm publicado pelo Centro Atlntico (N.T.).
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VERDADE
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elementos visuais chave num slide padro. Este template deve incluir cores, tipos de letras (e tamanhos de letra), marcas de listas, cabealhos, rodaps e margens. Desta forma, esses elementos visuais mantm-se consistentes slide a slide, sem variaes. Deite um olhar rpido aos seus slides. Utilize fundos bsicos e slidos, que possam transmitir sua mensagem uma aparncia clara, consistente e organizada. Assegure-se que as cores escolhidas tm contraste suciente, evite a utilizao de marcas de listas demasiado ornamentadas e mantenha o tamanho das letras sempre constante. Alinhe os seus ttulos esquerda e coloque em maisculas apenas a primeira palavra e os nomes prprios nos seus cabealhos e listas de tpicos; 2. Conceber slides coerentes e legveis Quando bem utilizado, um slideshow dever captar e concentrar a ateno da audincia rapidamente. No deve fazer com que o pblico tenha de o ler em pormenor. Uma audincia que est a ler no est a prestar nenhuma ateno ao apresentador. Tambm no deve confundir a audincia ao apresentar contedos que no estejam em sintonia com os ttulos ou que no estabeleam relaes com outras ideias do mesmo slide. Coloque a hiptese de escrever um ttulo que conte uma histria, tal como um ttulo de jornal. Em vez de dizer secamente Rentabilidade das vendas por regio, poder escrever, de um modo mais jornalstico, A regio do sudoeste lidera a rentabilidade das vendas. Idealmente, o ttulo de um slide deve gerar expectativa e o corpo do seu contedo deve satisfazer essa expectativa ao apresentar informao da forma mais ecaz: listas com marcas, tabelas, diagramas, fotograas, ilustraes ou uma combinao de todos estes aspectos. Para alm disso, lembre-se de deixar muito espao em branco e tornar fcil a leitura do texto. Quem est a ver precisa de espao em branco para ajudar a concentrar a viso. Por isso, se o seu slide estiver muito preenchido, a audincia poder sentir-se aborrecida e no ler absolutamente nada. Ser prefervel escrever algumas ideias concisas do que pargrafos inteiros; 3. Assinale o uxo da apresentao Por ltimo, ajude a audincia a perceber o uxo da sua apresentao, assinalando-o com suportes visuais. Calendrios ou slides separadores podem dar pistas sobre as reas mais abrangentes da sua apresentao. Sinais de orientao ou pequenos elementos de texto habitualmente no canto superior
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direito de cada slide podem assinalar a parte da apresentao em que se encontra. E, como bvio, tambm os seus ttulos podem indicar um uxo lgico. O PowerPoint, se for usado convenientemente, uma excelente ferramenta para ilustrar e transmitir a sua mensagem. Mantenha as coisas simples, claras e organizadas. No aborrea a sua audincia com listas animadas, transies e efeitos sonoros. Assegure-se que tudo o que coloca num slide est l com um propsito especco: apoiar e explicar a sua mensagem audincia.
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Referncias
Verdade 6
BLOOM, Benjamin S. (1956), Taxonomy of Educational Objectives.
Verdade 7
Entrevista pessoal a Joan Finnessy, conduzida na Universidade de Notre Dame.
Verdade 9
Discurso de Gordon Bethune, gentilmente cedido pela Continental Airlines.
Verdade 11
MUNTER, Mary (2002), Guide to Managerial Communication. 6 edio. Upper Saddle River, NJ, Prentice Hall, pp. 10-17.
Verdade 14
HAMLIN, Sonya (2006), How to Talk So People Listen: Connecting In Todays Workplace. New York, NY, Collins.
Verdade 15
HAMLIN, Sonya (1988), How to Talk So People Listen: The Real Key to Job Success. Harper & Row.
Verdade 16
NICHOLS, R. G. (1969), Listening Is a 10-Part Skill. In R. C. Huseman et al. (Eds.), Readings in Interpersonal and Organizational Communication. Boston, Holbrook Press, pp. 472-479. CROSSEN, C. (1997), The Crucial Question for These Noisy Times May Just Be: Huh?. Wall Street Journal, July 10, p. A1. Reproduzido com a permisso do The Wall Street Journal. Copyright 1997, Dow Jones & Company, Inc. Todos os direitos reservados. GOLEMAN, D. (1995), Emotional Intelligence. New York, Bantam Books, p. 145.
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Verdade 20
REFERNCIAS MULCAHY, Anne (2003), numa comunicao, efectuada a 6 de Setembro, dirigida a estudantes, professores universitrios e ex-alunos da Escola de Gesto Mendoza, da Universidade de Notre Dame.
Verdade 22
LUCAS, Stephen E. (2006), The Art of Public Speaking. 9 edio. New York, NY, McGraw-Hill, Inc.
Verdade 24
Entrevista pessoal a Stephen Hayes, um gestor-bibliotecrio na Universidade de Notre Dame, efectuada a 22 de Junho de 2007.
Verdade 26
WINERMAN, Lea (2005), Thin Slices of Life. APA Monitor. www.apa.org/ monitor/mar05/slices.html
Verdade 40
KNAPP, M. e HALL, J. (1992), Nonverbal Communication in Human Interaction. 3 edio. Fort Worth, TX, Holt Rinehart and Winston, p. 27.
Verdade 43
ZELAZNY, Gene, aula dada aos alunos e professores da Escola de Gesto Mendoza, da Universidade de Notre Dame, a 9 de Outubro de 2006. Posteriormente, includa em ZELAZNY, Gene (2006), Say It With Presentations. 2 edio. New York, NY, McGraw-Hill, Inc.
Verdade 45
OROURKE, James (2006), Management Communication. 3 edio. Upper
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Agradecimentos
Um livro como este no poderia ser concludo sem a ajuda de muitas mos e as ideias de vrias pessoas. Estou profundamente grato minha editora, Jennifer Simon, da Pearson, pelo seu trabalho diligente e abordagem inteligente a esta coleco. Estou tambm grato a Russ Hall, Lori Lyons e Carol Pogoni, que ajudaram a transformar um manuscrito cheio de emendas num documento elegante. Tenho a sorte mpar de ter colegas no Fanning Center, na Universidade de Notre Dame, que me deram boas ideias, inspirao, conana e encorajamento. Sandra Collins, Sondra Byrnes e Cynthia Maciejczyk, vocs foram inexcedveis no vosso apoio. Aos meus amigos e colegas do Management Communication Association e da Arthur W. Page Society, estou igualmente grato. A vossa cooperao sem limites e aconselhamento prossional extraordinrio tornaram muitas coisas possveis. Estou muito grato por serem meus amigos. E, para concluir, nada disto teria sido possvel sem o amor, o apoio e a convico de Pam, a minha mulher, e das minhas lhas, Colleen, Molly e Kathleen. Obrigado. Vocs so a razo de eu fazer coisas como esta.
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Sobre o autor
James S. ORourke ensina gesto e comunicao empresarial na Universidade de Notre Dame, no estado americano do Indiana, onde professor e Director do Centro de Comunicao Empresarial Eugene D. Fanning. Numa carreira que j se estende por quatro dcadas, conquistou reputao internacional em gesto e comunicao empresarial. A revista Business Week considerou-o como um dos membros excepcionais da Escola de Gesto Mendoza, da Universidade de Notre Dame. Em 2004, foi-lhe atribudo o prmio de ensino Fifth Annual John A. Kaneb, por aquela Escola de Gesto, e foi condecorado durante as comemoraes dos 159 anos daquela universidade. Entre os seus livros, destacamos: Management Communication: A Case Analysis Approach (Prentice-Hall, 3 Edio, 2007) e Business Communication: A Framework for Success (Thomson Learning, 2001). O professor ORourke editor chefe de uma coleco de oito livros sobre comunicao empresarial da Thomson Learning e o autor principal e director editorial de mais de 130 estudos de gesto e de comunicao empresarial. O professor ORourke licenciado pela Universidade de Notre Dame, tendo obtido graduaes da Temple University e da Universidade do Novo Mxico, e doutorado em Comunicao pela S. I. Newhouse School da Universidade de Syracuse. Leccionou em escolas como a Academia da Fora Area Americana, a Escola de Informao e Defesa, a Universidade Norte-Americana de Guerra Area e o Instituto de Comunicao da Irlanda. Foi Teaching Fellow da Fundao Gannett, na Universidade do Indiana, nos anos 1980, e licenciado em Lnguas e Histria no Christ College, na Universidade de Cambridge, em Inglaterra, nos anos 1970. Foi convidado para fazer apresentaes em universidades de renome na Dinamarca, na Sua, no Reino Unido, na Alemanha, em Itlia e em Singapura. administrador da Arthur W. Page Society e do Instituto das Relaes Pblicas. membro do Reputation Institute e da Associao de Comunicao Empresarial. consultor de empresas que integram a lista Fortune 500 e de PME por toda a Amrica do Norte. O professor ORourke e a sua mulher, Pam, tm trs lhas, j licenciadas: Colleen, Molly e Kathleen. 215
SOBRE O AUTOR