DEFINICIN DE CONCEPTOS. Definiendo conceptos Dentro de las muchas definiciones de Proyecto, podemos aceptar como ms universal la que lo caracteriza as: "Es el conjunto de actividades no repetitivas de naturaleza tcnica, administrativa y financiera, que tienen como objetivo final la obtencin de determinados productos dentro de los parmetros preestablecidos". En nuestro anlisis queremos diferenciarlo del concepto de "diseo, estando ms prximo a la idea de "emprendimiento". Anlisis de valor. Es conveniente que sea ejecutado desde la concepcin del proyecto cuando se fijan los principales objetivos y su viabilidad, y continuado durante todas las fases siguientes. Consiste en evaluar el mximo de alternativas a cada solucin a ser adoptada y su relacin costo/beneficio, inclusive considerando el costo operacional de cada una de ellas. Junto con el Cronograma del proyecto, el Anlisis de Valor originar el Cronograma Financiero. Planificar. "Qu", "cunto" y "cmo" debe ser hecho, determinar el camino a seguir y los mtodos de ejecucin en un proyecto es pensar para no equivocarse y tener que corregir despus, es hacer bien en la primera vez dimensionando en calidad y cantidad los recursos necesarios a la ejecucin de la tarea, incluyendo la divisin, duracin y concatenacin de las diferentes etapas. Programar. Se refiere al "cundo" debe ser hecho aquello que fue planificado. Se trata de racionalizar los recursos disponibles dentro del compromiso de calidad, plazo y costo. Controlar. Qu", "cmo" y "cundo" est realmente terminado. Esta fase es para evitar que las diversas actividades se desven de la calidad, cantidad, costo y plazo previstos, inclusive que el flujo de pagos se mantenga dentro del cronograma financiero.
CARACTERSTICAS DE LOS PROYECTOS DE INGENIERA Los proyectos de ingeniera no son actividades de rutina y, sus parmetros de definicin y control (objeto de proyecto; presupuesto; programacin; etc.) exigen la participacin de las ms diversas reas de la organizacin e institucionales para minimizar los riesgos que los proyectos envuelven (financieros, econmicos, imagen de la empresa, expansiones/adecuaciones futuras, impacto ambiental, entre otros). De modo que, en la toma de decisiones son consideradas las opiniones de sectores tan diversos como: Marketing, Ingeniera del producto, Ingeniera de procesos, Operacin y Mantenimiento. Un plan concebido y aprobado por todas las partes implicadas tiene ms posibilidades de alcanzar el xito. Puede realizar programas estratgicos de largo plazo, ser un monoproyecto de duracin generalmente menor de 3 aos o subproyectos caracterizados por esfuerzos menores a corto plazo. Su ciclo de vida se compone de varias fases caractersticas no siempre bien diferenciadas, pero que deben ser analizadas individualmente para prever las necesidades bsicas de cada una (organizacin, personal en cantidad y calificacin, instalaciones, sistemas, etc.). Estas fases son las siguientes: Concepcin Viabilizacin Implantacin Operacin
Durante el desarrollo de las diversas fases del ciclo de vida, los requisitos de la organizacin y las funciones que participan varan, pero si el proyecto es muy importante para la empresa, la estructura transitoria necesaria ser en todo momento vinculada a la Direccin y/o Presidencia de la empresa. Esta estructura constituye la Gerencia del Proyecto que veremos en la prxima unidad didctica.
LA GERENCIA DEL PROYECTO La gerencia del proyecto es responsable por la relacin entre los diversos parmetros a ser controlados (costos, plazos y calidad) y es en el Gerente del Proyecto en quien se concentra la principal responsabilidad por el desempeo del mismo.
Los factores estn estrechamente relacionados entre s y ello determina la complejidad de la Gerencia del Proyecto. No existe un nico tipo de estructura y de ella depender cmo podamos definir y agrupar las tareas e integrarlas entre s. Cuanto ms indefinida sea la tarea, ms necesario ser procesar mayor informacin y ms compleja ser su coordinacin. En los Proyectos de Ingeniera de cierta importancia es frecuente la utilizacin de estructuras matriciales que por ser estructuras de comandos mltiples exigen una determinada cultura y enfoque mltiple. De este modo, aprovechamos la experiencia de dos o ms reas tcnicas diferentes cuando requerimos alta capacidad de procesamiento de la informacin y, adems, por economa de escala. ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA GERENCIA DEL PROYECTO La organizacin de la Gerencia del Proyecto debe ser flexible pero definiendo las responsabilidades principales y subordinadas, lo cual deja claro las jerarquas. La
PLANIFICACIN, PROGRAMACIN Y CONTROL Los mtodos de programacin y control concentran la atencin y los esfuerzos del Gerente del Proyecto y de su equipo sobre aquellos elementos que son ms relevantes o crticos (actuacin por excepcin) evitando errores o volver a rehacer el trabajo, anticipando el inicio de operacin consecuentemente el retorno de la inversin. La planificacin exige la divisin del proyecto en partes: sistemas, subsistemas y componentes, tareas, definiendo la PBS (Project Breakdown Structure), identificando as las actividades fin (el "qu") y sus mecanismos de control. A continuacin, las actividades fin son analizadas por especialidades tecnolgicas identificando los sectores responsables, definiendo las funciones y los documentos necesarios para ejecutar cada una de ellas, esto se conoce con el nombre de WBS (Work Breakdown Structure) y son las actividades medio (el "cmo"). Una caracterstica destacada de la Gerencia del Proyecto al planificar es que debe tener una gran capacidad analtica sin perder la visin del conjunto en ningn momento. La programacin utiliza herramientas tales como: Redes (PERT o CPM) Diagramas de Barras (GANT) Curvas "S", informes.
Se recomienda elaborar el cronograma Fsico desde dos perspectivas diferentes: cronograma de productos (edificios, sectores, sistemas) y cronograma de las reas tcnicas (civil, elctrica, instrumentacin, compras, etc.). En los informes de control debemos destacar claramente los datos: previsin - actual revisado tanto para los costos como para el avance fsico y los plazos. Debe darse preferencia a los grficos para facilitar la comunicacin hacia fuera del equipo del proyecto. Tambin en los informes debe analizarse la situacin general del proyecto y de los contratos. Otro parmetro auxiliar que puede ser verificado en los controles es el ndice de Criticidad: IC = nmero de actividades crticas / nmero total de actividades. IC < 10% 10% < IC <30% 30% < IC control flojo (30 das) control normal (15 das) control rgido (7 das)
Adems de medir las cantidades de avance fsico, de recursos fsicos y econmicos consumidos, los controles sirven para balancear los recursos, liberaciones, para proyectar las estimativas y dar soporte a las revisiones.
VENTAJAS DE LA PLANIFICACIN INTEGRADA Las ventajas que supone la planificacin integrada son stas:
Por otro lado exige familiaridad de los participantes con la metodologa. An en los casos de que el usuario no tenga profundos conocimientos de las metodologas de planificacin, el simple hecho de detallar una lista de actividades y la elaboracin de una red elemental a los efectos de definir algunas fechas o "marcos" parciales, ya es suficiente para aportar innumerables beneficios por la comprensin del proyecto que adquiere la empresa a travs de estos anlisis. Con las herramientas modernas, podemos administrar proyectos de ingeniera como si observramos una maqueta en escala, hacer simulaciones mudando la programacin de algunas actividades o recursos y observar los reflejos en los aspectos econmicos, financieros y en los plazos. La planificacin estratgica integral de un plan de ingeniera proporciona la garanta de agregar el mayor valor posible a las inversiones, maximizando su rentabilidad.