BSCW en GMD: Trabajo colaborativo asncrono

NDICE
INTRODUCCIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 BENEFICIOS DEL USO DEL ENTORNO BSCW EN GMD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 REGISTRARSE EN EL SERVIDOR PBLICO BSCW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 INICIAR Y CERRAR SESIN EN BSCW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 SUBIENDO DOCUMENTOS Y CREANDO NOTAS. BORRANDO OBJETOS. CARCTER PRIVADO DE LA CARPETA RAZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 CREANDO CARPETAS Y COMPARTIENDO OBJETOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 CUADERNO DE DIRECCIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 OTRAS FUENTES DE INFORMACIN SOBRE EL ENTORNO BSCW . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

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INTRODUCCIN BSCW (Basic Support for Cooperative Work, Soporte bsico para trabajo en grupo) es fundamentalmente un espacio de trabajo compartido asncrono (no simultneo) que pro porciona facilidades para la colaboracin de miembros a travs de Internet y usando distintas plataformas. BSCW naci por iniciativa del departamento de Sistemas de Cooperacin del Instituto para la Tecnologa de la Informacin Aplicada (FIT), que es una unidad del Centro de Desarrollo Nacional Alemn para la Tecnologa de la Informacin (GMD). Los fondos para el desarrollo del entorno BSCW provienen de la seccin Programa de Aplicaciones Telemticas de la Comisin Europea. El espacio de trabajo puede residir fsicamente en un servidor BSCW privado (o de una empresa o institucin) o bien en el servidor pblico BSCW en GMD. El servidor privado BSCW requiere de una instalacin (para lo cual se pueden bajar los programas de http://bscw.gmd.de/Download.html) en una plataforma que permita instalar programas servidores, tal como Windows NT o UNIX. Por el contrario, el servidor pblico BSCW en GMD (accesible en http://bscw.gmd.de) no necesita instalar ningn programa. Los nicos requisitos son los de dispor de una cuenta de correo electrnico para poder registrarse como usuario en dicho servidor y tener instalado un navegador de Internet para acceder al espacio de trabajo. Es a est e servidor pblico al que nos referiremos en este pequeo manual.

BENEFICIOS DEL USO DEL ENTORNO BSCW EN GMD Creacin de un espacio de trabajo propio al que se accede desde cualquier plataforma mediante un navegador Internet. Subir y bajar documentos a dicho espacio de trabajo. Creacin de notas. Almacenamiento de documentos para uso propio y/o para compartir. Estructuracin de los documentos en carpetas. Compartir (para visualizar, modificar, etc.) toda clase de documentos entre los miembros admitidos. Planificacin y organizacin de reuniones. Inicializacin de reuniones virtuales empleando programas de videoconferencia o por telfono.

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REGISTRARSE EN EL SERVIDOR PBLICO BSCW Para utilizar el entorno es necesario registrarse previamente. Este proceso , que solo se realiza una vez, consta de dos partes: Primera parte Abrimos la pgina http://bscw.gmd.de en el navegador. Pinchamos en el men Pinchamos en register (se encuentra en la fila Registration) Cumplimentamos con los siguientes datos: < Direccin de correo electrnico < Organizacin < Nombre < Telfono del trabajo Pinchamos en el bot n OK. Se nos informar que termin la primera parte del registro.

Segunda parte Para poder continuar con el registro, el servidor nos enva informacin a la direccin de correo electrnico que le indicamos en la primera parte. Abrimos nuestro correo en donde se nos informa de los pasos a seguir para la segunda parte: Abrimos una nueva sesin del navegador de Internet (ojo: nueva sesin!). Escribimos la direccin que se nos indica en el correo. Para no cometer errores, utilizaremos copiar y pegar. (ojo: esta direccin de Internet solo se puede abrir una vez). Cumplimentamos la segunda parte del registro introduciendo los siguientes datos: < Nombre de usuario (por ejemplo pedrorodriguez) < Contrasea Pinchamos en el bot n OK. Aparece una ventana (su aparencia depende del sistema operativo que empleemos) en la que introduciremos el nombre de usuario y la contrasea, y despus pincharemos en Aceptar (Figura 1):

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Figura 1

Aparecen las condiciones de uso y pinchamos en el botn CONTINUAR, accediendo por primera vez a nuestro entorno de trabajo (Figura 2):

Figura 2 El servidor nos recordar, mediante un correo electrnico, el nombre de usuario e contrasea que tenemos asignado e informar de las condiciones que debe cumplir el navegador para acceder a entorno de trabajo. Una vez registrados, el servidor pblico BSCW asigna un mximo de 20 MB de espacio para la informacin (documentos, miembros, notas, citas, etc.) perteneciente a nuestro entorno de trabajo.

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INICIAR Y CERRAR SESIN EN BSCW Iniciar sesin Una vez que estamos registrados en el servidor, ya podemos iniciar una sesin de trabajo, para lo cual: Abrimos la pgina http://bscw.gmd.de en el navegador. Pinchamos en el men Se abre una ventana en la que introduciremos el nombre de usuario y la contrasea y pincharemos en el botn Aceptar (ver Figura 1). Accedemos a nuestro entorno de trabajo (semejante al de la Figura 2. Para mostrar todas las opciones del men, iconos, etc. que aparecen en la Figura 2: pinchar en Opciones, Preferencias y escoger Perfil de Usuario: Experto).

Cerrar sesin La sesin termina cuando cerramos el navegador. SUBIENDO DOCUMENTOS Y CREANDO NOTAS. BORRANDO OBJETOS. CARCTER PRIVADO DE LA CARPETA RAZ Subiendo documentos Una primera utilidad de este entorno de trabajo consiste en utilizar el espacio que nos asigna el servidor para almacenar documentos, que inicialmente estn en el disco duro de nuestro ordenador local, y que despus de subirlos al servidor podremos visualizarlos, modificarlos, descargarlos, etc. en otro ordenador que se conecte a Internet y abra una sesin en BSCW. Aadiremos un documento de Word que se est creando e que guardamos en el disco duro de nuestro ordenador local y que se llama Breve manual de BSCW.doc (Este es un documento que el usuario pedrorodriguez est elaborando y ampliando en das sucesivos y posiblemente desde distintos lugares y ordenadores): Pinchamos en el icono de aadir documento , se abre una nueva pgina en la que pincharemos en el bot n Examinar ..., se abre una ventana de exploracin de archivos y buscamos el documento en el disco duro. Una vez seleccionado el documento, pinchamos en el botn OK y se muestra la Figura 3, ya con el documento almacenado en el servidor y mostrndonos informacin relativa a dicho documento: ttulo, tratamiento de textos con el que fue creado, tamao, usuario creador, fecha, etc.:

Figura 3 20031 Pedro Rodrguez Porca (http://usuarios.lycos.es/explorar) 5 de 13

Este documento, como ya se dijo, queda almacenado en el servidor por lo que desde cualquiera ordenador conectado a Internet y abriendo una sesin en BCSCW con nuestro nombre de usuario y contrasea podemos visualizarlo, modificarlo, descargarlo, etc. Para la visualizacin del mismo (y posterior modificacin y descarga al ordenador local, si as lo deseamos) solo es necesario pinchar en el nombre del documento. Una descarga fcil de realizar consiste en pinchar con el botn derecho del ratn en el nombre del documento y eligir Guardar destino como... Pinchando en el botn que contiene un tringulo y que se encuentra a la derecha del documento, , se accede a un men de acciones que permiten un gran abanico de posibilidades a ejercer sobre el documento, coma la de ser enviado por correo electrnico. Creando notas Crearemos una nota llamada Historial que refleja el trabajo da a da que se hace en el documento Breve manual de BSCW.doc. Su creacin es muy fcil: Pinchamos en el icono de aadir debate, . Se abre una nueva ventana. Escribimos el nombre de la nota (Historial) y en la ventana Mensaje escribimos el texto, por ejemplo:
Breve manual de BSCW.doc ===================== Da 1: Introduccin Da 2:

Al pinchar en OK se finaliza la redaccin de la nota y esta se almacena en BSCW (Figura 4):

Figura 4

Pinchando en el nombre de la nota se abre una ventana con ms informacin (Figura 5):

Figura 5 Pinchando en el tringulo que hay al lado de Nota, , se contrae o se expande la informacin, y, pinchando en el tringulo del final a la derecha se abre el men de acciones, entre ellas la de Editar 20031 Pedro Rodrguez Porca (http://usuarios.lycos.es/explorar) 6 de 13

(modificar) la informacin contenida en la nota. En cualquier momento podemos volver a la situacin inicial pinchando en el icono .

Borrando objetos Documentos, notas, etc. son objetos. Estos se pueden seleccionar/deseleccionar individualmente (pinchando en la casilla de la izquierda) o globalmente en las casillas Los objetos seleccionados se borran pinchando en el bot n . y son enviados a la papelera. ,

El borrado de los objetos almacenados en la papelera se produce al pinchar en el icono

seleccionar los objetos y pinchar en el botn

. Volvemos al entorno inicial pinchando en

Carcter privado de la carpeta raz Resulta que los documentos, notas (u otros objetos) que se sit en en la carpeta raz (o principal) del entorno BSCW son de uso privado del usuario el cual puede visualizarlos, modificarlos, descargarlos a un ordenador, etc. (Luego, el documento Breve manual de BSCW.doc y la nota Historial slo pueden ser accesibles por el usuario pedrorodriguez). Para que los objeto s que situemos o creemos en el entorno BSCW sean de acceso compartido por otros usuarios es necesario meterlos en una carpeta (que antes debemos crear).

CREANDO CARPETAS Y COMPARTIENDO OBJETOS Crear una carpeta Para crear una carpeta pinchamos en el icono de aadir carpeta, . Se abre una nueva pgina con una ventana en la que escribimos el nombre de la carpeta, por ejemplo FisicaQuimica 4 ESO, y pulsamos en el bot n OK (Figura 6):

Figura 6

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Abrir la carpeta Una carpeta se abre pinchando en su nombre. En la Figura 7 se muestra el entorno con la carpeta que acabamos de crear abierta (Fijarse en la informacin mostrada en Su ubicacin: ):

Figura 7

Introducir informacin en la carpeta A esta carpeta vamos a subir el documento Programacion de aula.doc y tambin creamos la nota Comentarios, siguiendo los pasos indicados ms arriba en este artculo. Tendramos la Figura 8:

Figura 8

Compartir la carpeta con otros usuarios (aadir miembros) Cuando se permite que una carpeta sea compartida por otros usuarios (miembros), todos los objetos (documentos, notas, etc.) contenidos en la carpeta se hacen accesibles a dichos usuarios. La comparticin se hace por tanto a nivel de carpeta, no a nivel de objeto individual. Antes de aadir miembros, estos tienen que ser usuarios vlidos para el entorno BSCW, es decir, tienen que estar registrados previamente. Estando abierta la carpeta FisicaQuimica 4 ESO, procederemos a aadir miembros (por ejemplo
carmenvi na):

Pinchamos en el icono de aadir miembros,

. Se abre una ventana que contiene una

lista de miembros en la parte de la izquierda. (Si est vaca o no est el que nos interesa, lo aadimos previamente a la libreta de direcciones. Recordar que tiene que ser un usuario vlido para el sistema BSCW). De esa lista seleccionamos el miembro o miembros que deseamos para que puedan compartir los objetos de la carpeta actual. Tenemos la Figura 9 (Observar como aparece el icono de miembros al final de Su ubicacin , a diferencia de la Figura 8):

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Figura 9

Cuando interese suprimir algn miembro de una carpeta compartida pincharemos en el icono que se encuentra en la barra .

Poderemos borrar miembros seleccionndolos en la lista. La vuelta al entorno de la carpeta FisicaQuimica 4 ESO se puede realizar pinchando en el nombre de dicha carpeta en la barra citada anteriormente.

Cuando el usuario carmenvi na (recordemos que debe ser un usuario vlido para el entorno BSCW, y por tanto, registrado) inicie su sesin va a ver algo semejante a la Figura 10:

Figura 10

Obsrvese como la carpeta FisicaQuimica 4 ESO (creada y perteneciente al espacio asignado en el servidor al usuario pedrorodriguez ) se muestra en el entorno de trabajo del usuario carmenvi na. As mismo, al lado del nombre de la carpeta se nos indica que es una carpeta compartida. Este usuario, carmenvi na, puede abrir la carpeta FisicaQuimica 4 ESO (Figura 11):

Figura 11 20031 Pedro Rodrguez Porca (http://usuarios.lycos.es/explorar) 9 de 13

Ahora, tanto el usuario pedrorodriguez como carmenvi na disponen libremente de los objetos contenidos en esta carpeta. As, el documento de Word (creado por pedrorodriguez) puede ser visualizado, modificado, borrado, descargado al disco duro, etc. por parte de carmenvi na. En la Figura 12 se muestra un novo documento Programacion de aula[1].doc que fue aadido (puede ser una modificacin del creado por pedrorodriguez) por carmenvi na:

Figura 12 Respeto a la Nota llamada Comentarios, carmenvi na puede pinchar en ella y editarla (modificarla). En la Figura 13 se muestra un ejemplo:

Figura 13 En la Figura 14 se muestra como vera la carpeta FisicaQuimica 4 ESO su propietario pedrorodriguez:

Figura 14 20031 Pedro Rodrguez Porca (http://usuarios.lycos.es/explorar) 10 de 13

Si un usuario lleva mucho tiempo con una carpeta compartida abierta, puede en cualquier momento actualizar la informacin (porque es posible que en ese tiempo, otro usuario realizara modificaciones en dicha carpeta) pinchando en el icono Actualizar del navegador.

CUADERNO DE DIRECCIONES Al cuaderno de direcciones se accede pinchando en el icono , apareciendo una ventana

semejante a la de la Figura 15 en la que se listan los miembros dados de alta en el cuaderno:

Figura 15 El contenido, como los de cualquier otra ventana, son objetos, por lo que podemos aadir miembros, borrar, ver informacin relativa a un miembro (pinchando en un nombre de miembro). Adems hay dos acciones importantes que podemos realizar sobre un miembro, que como cualquiera otra accin se accede pinchando en el tringulo que est a la derecha en la lnea correspondiente a dicho miembro, . Estas acciones son la de enviar correo electrnico y la de contactar. Enviar correo electrnico a un miembro Para enviar un correo electrnico al usuario carmenvi na, pinchamos en el tringulo de la derecha en la lnea correspondiente a dicho usuario (vase la Figura 15) y seleccionamos la opcin Enviar . Aparece una ventana (Figura 16) en la que redactaremos el tema y el cuerpo del mensaje. Al pulsar en el bot n OK, el mensaje ser enviado a la direccin de correo electrnico que indic el usuario carmenvi na cuando se dio de alta en el entorno BSCW.

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Figura 16

Contactar Al pinchar en el tringulo de la derecha en la lnea correspondiente al usuario carmenvi na (vase la Figura 15) y seleccionar la opcin Contactar se abre una ventana como la de la Figura 17: En esta ventana estn listados los servicios de comunicaciones que tiene habilitados o instalados el ordenador, entre ellos el programa de comunicaciones sincrnicas Microsoft NetMeeting . Pinchando encima de CALL se activa este programa tanto en el ordenador origen como en el de destino. NOTA: Los servicios de comunicaciones hay que activarlos previamente en el entorno BSCW para lo cual vamos al men Opciones, seleccionamos Comunicacin y se nos muestra una ventana en la que activaremos los servicios de comunicaciones que tengamos disponibles. 20031 Pedro Rodrguez Porca (http://usuarios.lycos.es/explorar)

Figura 17

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OTRAS FUENTES DE INFORMACIN SOBRE EL ENTORNO BSCW Manual de BSCW: http://bscw.gmd.de/bscw_help-3.2/spanish/contents.html El trabajo colaborativo a travs de internet con Bscw: http://www.rediris.es/cvu/publ/bscw99.html BSCW: http://jungla.dit.upm.es/~telemaco/coopera/2/PFC2CapBSCW.htm Formacin online: http://tecnologiaedu.us.es/cursobscw/

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