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PROYECTO DE CRITERIOS PARA EL USO INSTITUCIONAL DE REDES SOCIALES EN INTERNET DEL INSTITUTO FEDERAL ELECTORAL

Prembulo El aumento constante de usuarios de las redes sociales ha tenido un impacto considerable en el desarrollo del debate poltico nacional; por tanto, es de suma importancia que el Instituto Federal Electoral cuente con una presencia activa en estos medios, sustentada en criterios de uso que otorguen certeza a la informacin que se difunde a travs de las redes sociales.

1. mbito de aplicacin e Interpretacin Los presentes criterios son aplicables a todos los rganos responsables y funcionarios pblicos del Instituto que soliciten a nombre del mismo un espacio en alguna red social en Internet o cuenten actualmente con l. Cualquier situacin no prevista en los presentes criterios ser resuelta por el Comit de Gestin y Publicacin Electrnica. 2. Objetivo El objeto de los presentes Criterios es contar con un instrumento que brinde las bases mnimas para que los rganos responsables y los funcionarios del Instituto administren las cuentas en redes sociales a nombre del mismo, proporcionando por estos medios informacin certera a los usuarios que decidan suscribirse a los contenidos y recibir actualizaciones de las publicaciones. 3. Fines Los fines del uso de redes sociales a nombre del Instituto son los siguientes: i. Consolidar y promover la presencia del Instituto entre la ciudadana y el pblico en general a travs de Internet.

ii. Alcanzar a pblicos que difcilmente obtendran informacin sobre el Instituto por los medios de comunicacin masivos. iii. Acercar el Instituto a los ciudadanos pertenecientes a comunidades virtuales a travs de sitios web de redes sociales. iv. Aprovechar canales para la difusin de informacin en poder del Instituto. v. Promover los lugares o los sitios web del Instituto donde se publica informacin relevante o novedosa para el pblico. vi. Exponer los procesos internos del Instituto de forma clara y accesible al pblico. vii. Contar con espacios adicionales para recibir sugerencias del pblico para la mejora de la transparencia en el Instituto. viii.Interactuar con la ciudadana, considerando sus intereses y preocupaciones. ix. Contribuir a clarificar la informacin que errneamente sea difundida a travs de las redes sociales o en otros medios de comunicacin, con respecto al Instituto y sus actividades. x. Proporcionar informacin y respuestas tiles e inmediatas sobre el Instituto. xi. Difundir informacin y materiales sobre educacin cvica y formacin ciudadana entre los usuarios.

4. Definiciones Sin perjuicio de lo establecido en otros ordenamientos, se entender por: i. Administrador de cuenta: Funcionario del Instituto adscrito a un rgano responsable, encargado de la operacin, actualizacin, mantenimiento y retiro de informacin de cuentas institucionales en redes sociales. Cdigo: Cdigo Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales. Contenido: Informacin, archivo o documento que se guarda en una infraestructura de almacenaje de datos, o se traslada a travs de una infraestructura de telecomunicacin. Contenido personal: Informacin referente a las actividades desarrolladas por los funcionarios del Instituto fuera del mbito laboral o que se refiere a su vida privada.

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Consejeros Electorales: Los Consejeros del Instituto Federal Electoral. Cuenta o Perfil Personal: Pgina personal utilizada por los usuarios de redes sociales que contiene informacin personal de los mismos, que se encuentra vinculada a una direccin de correo electrnico y permite la generacin y publicacin de contenidos. Cuenta institucional: Las pginas o direcciones de Internet registradas bajo el dominio ife.org.mx, que utilicen el nombre del Instituto, de alguno de sus programas institucionales o que se promocionen en alguno de sus portales de Internet. Dominio: Red de identificacin asociada a un grupo de dispositivos o equipos conectados a la red Internet. Funcionario: Cualquier servidor pblico que presta sus servicios en el Instituto. Instituto: El Instituto Federal Electoral. Internet: Es la red que permite el intercambio de datos, voz y video a nivel mundial. Lenguaje claro: Conjunto de trminos sencillos y comprensibles para todo el pblico que visita los portales de Internet del Instituto y las cuentas relacionadas con el mismo en las redes sociales. rganos Responsables: Aquellas unidades administrativas del Instituto sealadas en el Cdigo, el Reglamento Interior del Instituto u otras disposiciones administrativas de carcter general, que en cumplimiento de sus atribuciones pueden tener informacin bajo su resguardo. Pgina: Documento o informacin electrnica adaptada para la World Wide Web que generalmente forma parte de un sitio de Internet. Plataforma o Soporte Digital: Sistema que sirve como base para hacer funcionar determinados mdulos de hardware o de software con los que es compatible. Red Social: Cualquier soporte digital que ofrezca a un conjunto de personas o grupos la posibilidad de compartir con otros usuarios mensajes, informacin y contenidos generados por ellos o por terceros, ya sea a travs de pginas pblicas o privadas. Usuario: Persona que tiene derechos especiales en algn servicio de Internet por acreditarse en el mismo mediante un identificador y una clave de acceso, obtenidos mediante previo registro gratuito o de pago.
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5. Responsabilidades En materia de Redes Sociales estarn sujetos al rgimen de responsabilidades legales que correspondan: a) Los administradores de todas las pginas y cuentas que sean abiertas a nombre del Instituto o con direcciones de correo electrnico pertenecientes al dominio ife.org.mx; y b) Los funcionarios del Instituto que utilicen cuentas de correo electrnico con el dominio ife.org.mx. Las publicaciones realizadas en las pginas y cuentas personales de los Consejeros Electorales y dems servidores del Instituto Federal Electoral sern responsabilidad exclusiva de ellos. Las cuentas de redes sociales abiertas, operadas y relacionadas directamente con el Instituto son consideradas como instrumentos de trabajo, por lo que cualquier uso indebido o fuera de las normas, lineamientos, polticas y principios rectores del Instituto ser investigado y sancionado de conformidad a lo previsto en el Estatuto del Servicio Profesional y del Personal del Instituto Federal Electoral sin perjuicio de otras responsabilidades que pudieran derivarse de dichos actos.

5.1 rganos Responsables Los titulares de los rganos ejecutivos, tcnicos y de control del Instituto sern los responsables de que las disposiciones plasmadas en este documento se cumplan en cuanto a la creacin, actualizacin, mantenimiento y retiro de informacin de las cuentas institucionales en redes sociales, as como de la administracin adecuada de las mismas. Cada rgano responsable deber designar a dos funcionarios de su estructura para fungir como administradores titular y suplente de las cuentas. El

administrador titular deber tener nivel de mando medio o superior y el suplente podr tener nivel de mando medio o ser personal operativo. Los rganos responsables, por conducto de sus administradores de cuentas debern cuidar la calidad y la actualizacin de la informacin publicada. Solamente tendrn acceso a las cuentas los funcionarios designados como administradores de las mismas, as como los titulares de los rganos Responsables. Con el objeto de atender adecuadamente a los usuarios de las cuentas, los rganos responsables informarn al pblico sobre los horarios de atencin en ellas durante los periodos vacacionales y das de asueto o no laborables y establecern los procedimientos internos necesarios para su monitoreo en estas fechas.

5.2 Administradores de Cuentas Los administradores de cuentas tendrn las siguientes obligaciones: a) Publicar en las cuentas bajo su responsabilidad la informacin que los rganos responsables deseen difundir por este medio o, en su caso, realizar la solicitud pertinente ante la Coordinacin Nacional de Comunicacin Social. b) Verificar que la generacin de los contenidos que desean publicar se apegue a estos Criterios, as como el carcter pblico de la informacin a proporcionar, debiendo proteger aquella que se encuadre en los criterios de reserva y confidencialidad establecidos en el Reglamento del Instituto Federal Electoral en Materia Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. c) Determinar la ubicacin de los contenidos publicados en las cuentas bajo su resguardo. d) Verificar la vigencia de los contenidos y realizar las actualizaciones pertinentes.

e) Responder y dar seguimiento a las dudas y comentarios expresados por los usuarios de las redes en las pginas o cuentas de las que son responsables. f) Informar a sus superiores o a las instancias competentes sobre los asuntos y temas relevantes que sean tratados a travs de las Redes Sociales. g) Generar la contrasea de la cuenta respectiva atendiendo las mejores prcticas de generacin de contraseas seguras, respecto a la longitud de caracteres y composicin de la misma mediante la combinacin de letras, nmeros y caracteres especiales. 6. Criterios Generales La edicin de contenidos para su publicacin en las cuentas de redes sociales del Instituto, as como la administracin de las mismas debe atender los siguientes criterios, con el fin de generar informacin clara, oportuna, veraz y vigente sobre el Instituto y las actividades que desarrolla. i. Slo sern publicados en las cuentas institucionales aquellos mensajes y contenidos que hagan referencia a las actividades del Instituto u ofrezcan informacin pblica en poder del mismo. Se privilegiar la publicacin de mensajes que promuevan el dilogo con los ciudadanos, con el objeto de identificar por este medio, las reas de mejora en el desempeo del Instituto. Se restringir la publicacin de comentarios a ttulo personal que puedan daar la imagen pblica del Instituto o que contradigan sus principios rectores, as como cualquier tipo de datos personales o informacin considerada como temporalmente reservada en el Cdigo, el Reglamento en Materia de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica y la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. Se debe evitar la publicacin de informacin errnea, confusa, contradictoria o de fuentes no identificadas, ya que toda la informacin publicada por los organismos pblicos en las redes sociales suele ser considerada como oficial por los usuarios, lo cual puede causar un efecto contrario al esperado.

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Se evitar la publicacin de informacin relacionada con la deliberacin interna de los funcionarios del Instituto hasta que haya concluido en decisiones institucionales con carcter oficial. Podrn publicarse vnculos o informacin sobre instancias ajenas al Instituto nicamente cuando la informacin se vincule directamente con sus fines y programas institucionales. En el caso de artculos cientficos y periodsticos, estos podrn publicarse si hacen referencia explcita al Instituto o a sus actividades. En caso de que los administradores de cuentas posean informacin solicitada por los usuarios, podrn proporcionarla notificando por correo electrnico al rea responsable de la misma para efectos de su conocimiento. En caso contrario, las solicitudes de informacin debern ser dirigidas a IFETEL, al sistema INFOMEX-IFE o a la direccin electrnica de la Unidad de Enlace. Slo en caso de que los rganos o funcionarios responsables tengan dudas sobre la pertinencia de publicar alguna informacin o contenido, los administradores de las cuentas consultarn por correo electrnico a la Coordinacin Nacional de Comunicacin Social antes de proceder a la publicacin. La Coordinacin contar con cinco das para emitir una respuesta; de no existir pronunciamiento no ser procedente la publicacin. Se podrn colocar enlaces a pginas en las que el Instituto presta servicios especficos al pblico o enlaces a pginas desde las cuales se puedan seguir en directo los eventos organizados por l, as como las sesiones pblicas de sus rganos colegiados (www.ife.org.mx). Tambin se podrn colocar vnculos a boletines de prensa y comunicados pblicos sobre las decisiones tomadas por los rganos de direccin del Instituto. En este caso, conviene redactar de nuevo el mensaje titular y aadir el enlace a su ubicacin en Internet. Podrn publicarse herramientas y aplicaciones que les sirvan a los usuarios para estar informados sobre las actividades del Instituto, que les ayuden para ejercer sus derechos poltico-electorales o contribuyan al desarrollo de la cultura cvica democrtica.

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Se publicarn declaraciones que informen a la ciudadana sobre las acciones del Instituto y las expliquen, as como aquellas que fijen la postura institucional con respecto a un tema. Los administradores de las cuentas debern evitar conversaciones sobre asuntos cotidianos, ya que los temas abordados en las cuentas del Instituto deben tratarse desde una perspectiva institucional y no con carcter personal o privado. La publicacin de contenidos y las respuestas a los usuarios debe ser considerada de manera responsable por los rganos del Instituto, ya que cualquier actividad en las redes sociales queda registrada. Los usuarios o seguidores que publiquen comentarios ofensivos, insultantes y denigrantes hacia otros usuarios o personas, sern bloqueados de las cuentas institucionales. Las reas propietarias de las cuentas debern proporcionar respuestas claras, concretas y personalizadas a los comentarios o mensajes de los usuarios a travs de sus respectivos administradores. Se deber responder a todos los comentarios que expresan los usuarios con la mayor celeridad, certeza y objetividad. La informacin utilizada en las cuentas en redes sociales, deber estar avalada por la Institucin, en atencin a que fungen como sitios de almacenamiento. Queda prohibido responder a los comentarios de los usuarios con insultos, descalificaciones, o faltas de cortesa y de respeto. Se actualizarn los contenidos publicados de acuerdo con la dinmica de la red social utilizada (periodicidad diaria o semanal). Se redactarn entradas con informacin de calidad y cercana a los usuarios. Los desarrolladores de contenidos debern cuidar la sintaxis y la ortografa en los textos a publicar. Para la escritura de los mensajes debern utilizarse preferentemente letras maysculas y minsculas, y utilizar maysculas nicamente para resaltar palabras. No debe enviarse indiscriminadamente informacin o mensajes a los usuarios o a los seguidores (spam).

xxv. La autenticidad de las cuentas institucionales deber ser solicitada a los administradores de la red social en caso de que esto sea posible y tan pronto como se cumplan con los requerimientos necesarios para tal efecto. xxvi. En caso de que alguna cuenta propiedad del Instituto sea operada por funcionarios no autorizados o intervenida por usuarios ajenos al Instituto (hackers), los funcionarios encargados de la misma debern notificarlo al titular del rea, a la Coordinacin Nacional de Comunicacin Social y a UNICOM, tan pronto como estn enterados de la situacin, con el objeto de tomar las medidas pertinentes. xxvii. Los funcionarios que posean una cuenta personal en redes sociales vinculada al dominio ife.org.mx o publicada en las pginas de Internet del Instituto sern exhortados a publicar mensajes o contenidos que no perjudiquen la imagen pblica del mismo. 7. Procedimiento de apertura y baja de cuentas i. Los responsables de las reas del Instituto debern valorar adecuadamente la pertinencia de poseer una cuenta en redes sociales para el desarrollo de sus planes de trabajo institucionales, privilegiando en todo momento la posibilidad de utilizar las cuentas institucionales administradas por la Coordinacin Nacional de Comunicacin Social para la publicacin de sus contenidos. En caso de considerar necesaria la operacin de una cuenta especfica en redes sociales, los rganos responsables y/o los funcionarios del Instituto presentarn la propuesta mediante oficio firmado por su titular ante la Coordinacin Nacional de Comunicacin Social. Dicha propuesta deber justificarse con base en sus programas y actividades institucionales. La Coordinacin Nacional de Comunicacin Social deber evaluar la propuesta, rechazarla o autorizarla conforme a los fines establecidos en este documento, segn sea el caso y proporcionar los elementos necesarios para la imagen grfica de la misma en caso de aprobarla. Posteriormente, el rgano o funcionario responsable proceder a la apertura de la cuenta e informar al Presidente y al Secretario Tcnico
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del Comit de Gestin y Publicacin Electrnica sobre el nombre de sta, su direccin electrnica, propsitos, operacin y administradores. En caso de haber algn cambio en los administradores o los titulares de las cuentas, ser notificado al Titular de la Coordinacin Nacional de Comunicacin Social, as como a los funcionarios mencionados en el inciso iii. Los rganos responsables que deseen tener una cuenta de red social, debern realizar los trmites necesarios ante la UNICOM. Todas las cuentas autorizadas sern abiertas con direcciones de correo electrnico pertenecientes al dominio ife.org.mx. En el caso de la red social Twitter, las direcciones contarn invariablemente con el sufijo ife. nicamente los Consejeros Electorales podrn solicitar la publicidad de sus cuentas personales, ligadas o no al dominio ife.org.mx en las pginas de Internet del Instituto. Los rganos del Instituto que decidan dejar de utilizar alguna cuenta a su cargo, debern proceder a la cancelacin de la misma e informar sobre su desaparicin mediante oficio dirigido a los funcionarios sealados en el inciso iii. Los rganos y los funcionarios titulares de las cuentas sern los encargados de cancelarlas, borrar sus contenidos y verificar que no sean abandonadas.

8. Evaluacin i. Todas las cuentas sern sometidas a ejercicios de evaluacin sobre su eficacia al menos semestralmente. El procedimiento de evaluacin ser emitido por el Comit de Gestin y Publicacin Electrnica y aplicado por la Coordinacin de Nacional de Comunicacin Social. ii. Todos los rganos que operen una cuenta en alguna red social debern analizar y dar respuesta a las propuestas y sugerencias de los usuarios, ya que el objeto de las redes sociales es precisamente la interaccin entre sus miembros. iii. Los administradores de las cuentas debern contar con archivos o bitcoras de las actividades de las cuentas bajo su resguardo.

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Transitorios

PRIMERO.- Los presentes Criterios entraran en vigor a partir de su aprobacin en el Consejo General. SEGUNDO.- Las cuentas institucionales que funcionan con anterioridad a la publicacin de los presentes criterios, podrn conservar este carcter si las reas y los funcionarios responsables de las mismas se sujetan a ellos; en caso contrario, sern consideradas a ttulo personal de los funcionarios que las administren. TERCERO.-La Unidad Tcnica de Servicios de Informtica y el Gestor de Contenidos sometern a la aprobacin del Comit de Gestin y Publicacin Electrnica, el espacio que ocuparn los vnculos a las cuentas en redes sociales en la pgina principal del Instituto. CUARTO.- La Coordinacin Nacional de Comunicacin Social deber realizar las acciones necesarias ante UNICOM, para contar con una cuenta de correo electrnico que les permita a los rganos responsables estar en contacto permanente para la publicacin de contenidos y/o la operacin de cuentas institucionales en redes sociales.

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