Tempo de guarda dos documentos: Manter o arquivo de documentos antigos uma tarefa despendiosa e ocupa espao fsico desnecessrio

o na empresa. O Parecer Normativo CST n 21, de 30/05/80, permite que os documentos relativos a tributos de esfera federal sejam microfilmados.
" Os documentos de interesse da fiscalizao de tributos federais podero ser exibidos ao fisco sob a forma de cpias obtidas a partir do processo de microfilmagem, desde que tais cpias atendam aos requisitos e s formalidades estabelecidas na Lei n 5.433/68, e no Decreto n 64.398/69 que a regulamentou. Os originais dos referidos documentos devero, entretanto, ser conservados at que ocorra a prescrio dos crditos tributrios decorrentes das operaes a que se referirem (art.195, pargrafo nico, do CTN), facultando-se aos agentes do fisco exigir sua apresentao sempre que entenderem necessrio e oportuno faz-lo no interesse da ao fiscalizadora e da segurana do controle fiscal. "

O Decreto em referncia, foi revogado pelo Decreto n 1.799, de 30/01/96, DOU de 31/01/96, que trouxe novas instrues sobre o procedimento de microfilmagem de documentos, dados e imagem, por meios fotogrficos ou eletrnicos. A empresa que adotar este sistema, dever obter previamente o registro junto ao Ministrio da Justia. Para documentos trabalhistas, pode-se seguir a mesma orientao, porm sempre estar sujeito a apresentao do original ou em certido autenticada, conforme previsto no art. 830 da CLT.
" O documento oferecido para prova s ser aceito se estiver no original ou em certido autntica, ou quando conferida a respectiva pblica-forma ou cpia perante o juiz do tribunal. "

Cada documento tem uma vida til, desde que previamente estabelecido em normas legais, denominado "perodo prescricional". Assim, vencido o perodo prescricional, no h necessidade de mant-lo em arquivo.

DOCUMENTOS Atestado Mdico de Gestante CAGED ou antigo Cadastro de Admitidos ou Demitidos CD - Comunicao de Dispensa (Recibo) CIPA - Anexo I CIPA - Folhas de votao CIPA - Livro de Atas Contribuio Sindical Cpia do Mapa Trimestral enviado DRT DARF / IRRF DIRF / IRRF Declarao de Instalaes Exames mdicos FGTS (RE, GR E GRE) Ficha de Acidentes do Trabalho e Resumo Estatstico Anual (em construes) Ficha de Anlise de Acidentes

TEMPO DE GUARDA 10 anos 3 anos 5 anos 5 anos 3 anos tempo indeterminado 5 anos tempo indeterminado 5 anos 5 anos tempo indeterminado tempo indeterminado 30 anos 3 anos tempo indeterminado

FUNDAMENTAO Decreto n 612/92 Art. 1 da Portaria n 194/95. Resoluo n 71/94 do CODEFAT. NR 4.12 da Portaria n 3.214/78 NR 5.5.4 da Portaria n 3.214/78. no prevista na legislao Art. 174, da Lei n 5.172/66 (CTN). no prevista na legislao Art. 4, da IN n 8/93, da SRF. IN n 66, de 05/12/96, DOU de 09/12/96, da Secretaria da Receita Federal. no prevista na legislao no prevista na legislao Enunciados ns 95 e 206 do TST NR 18.31.1 e 18.32.1 da Portaria n 3.214/78. no prevista na legislao

Ficha de Salrio-Maternidade Folha de Pagamento INSS - GR, GRPS e GPS (no sujeito ao levantamento fiscal) INSS - Levantamento de dbitos apurados pela fiscalizao em NFLD Livro de Inspeo do Trabalho PIS/PASEP - Documentos de cadastramento e inclusive pagamentos de abonos. RAIS Recibos de Pagamento de salrio, bem como comprovante de crdito em conta corrente Registro de empregados Registro de Segurana de Caldeira Relatrios de Acidentes do Trabalho e Doenas Ocupacionais/SESMT Salrio-Educao - Convnio Contribuio Social sobre pagamentos de autnomos - Cpia do comprovante do carn de recolhimento, bem como a inscrio do segurado autnomo perante o INSS, quando a empresa tenha optado pela incidncia de 20% sobre o seu salrio-de-contribuio. Registro de dados do Programa de Preveno de Riscos Ambientais - PPRA - NR 9 Salrio-Famlia (comprovantes de pagamentos, cpias das certides e atestados de vacinaes obrigatrias)

10 anos tempo indeterminado tempo indeterminado

Decreto n 612/92 art. 45, da Lei n 8.212/91. art. 45, da Lei n 8.212/91.

10 anos tempo indeterminado 10 anos 10 anos 30 anos tempo indeterminado tempo indeterminado 5 anos

Art. 46, da Lei n 8.212/91 no prevista na legislao Arts. 3 e 10 do Decreto-lei n 2.052/83 Arts. 3 e 10 do Decreto-lei n 2.052/83 Enunciados ns 95 e 206 do TST no prevista na legislao no prevista na legislao NR 4.12 da Portaria n 3.214/78 Art. 16, da Instruo n 2, de 11/12/95, FNDE.

10 anos

10 anos

Lei Complementar n 84/96; Decreto n 1.826/96; Orientao Normativa n 05, de 08/05/96, subitem 4.2; e Ordem de Servio n 151, de 28/11/96.

20 anos

Portaria n 25, de 29/12/94; NR 9, subitem 9.3.8.2, da Portaria n 3.214/78.

10 anos

Decreto n 2.172, de 05/03/97 (RBPS).

Obs.: A prescrio de 2 anos aps o desligamento do empregado, podendo reclamar os 5 ltimos anos do seu contrato de trabalho, conforme previsto no art. 7, XXIX, da CF/88. Para o menor de idade, o prazo contado a partir do momento em que completa 18 anos de idade. Para o empregado rural a partir da resciso do contrato de trabalho. Assim, todos os demais documentos do empregado dever ser guardado por este perodo, observando o itens acima previstos no quadro.