Enquadramento geral: definio de conceitos na rea de concepo e avaliao de projectos e programas. M.

Calheiros Centro de Investigao e Interveno Social, ISCTE

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A importncia do desenho e avaliao de programas

A mudana das organizaes como processo de resposta s necessidades de mudanas externas, ou seja: - Introduzir novos processos - encontrar novos e melhores procedimentos e praticas de trabalho - quebrar velhos hbitos para criar uma organizao mais dinmica e flexvel - ser capaz de reagir efectivamente s ameaas do mercado - procurar novas formas de manter a competitividade - procurar novos horizontes

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O que um Projecto?
Projecto um conjunto de actividades, ligadas e que so desenvolvidas de forma organizada, com o principio e o fim claramente definido, com o qual se pretende atingir resultados especficos de forma a satisfazer as necessidades de uma organizao. Em muitos projectos h a necessidade de separar actividades, como se fossem peas separadas. Quando estas peas podem ser desenvolvidas por um departamento, funo ou local conveniente criar-se um sub-projecto, que ter uma equipa e que pode ser terminado antes do projecto disponibilizandose a equipa para outros trabalhos, ou sub-projecto. Sub-Projecto um elemento de trabalho chave de um projecto, usualmente, implica um conjunto de fases relacionadas entre si com objectivos e um tempo de execuo determinado.
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Distino entre um projecto e um sub-projecto

Projecto Requer pelo menos duas pessoas ou mais de esforo num ano e envolve mais do que uma pessoa; Compreende sub-projectos, fases, tarefas e sub tarefas; No tem de estar directamente relacionado com outro projecto activo; Pode fazer directamente parte de um programa activo e estar relacionado com outros projectos. Sub-projecto Requer pelo menos uma pessoa ou mais de esforo num ano e envolve mais do que uma pessoa; Compreende fases, tarefas e sub tarefas; Est directamente relacionado com um projecto activo; No est directamente relacionado com um programa activo excepto como parte daquele projecto.

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Caractersticas de um projecto
- Tem um objectivo especifico que pode ser claramente definido; - nico porque pouco provvel que seja repetido da mesma forma, com o mesmo grupo e com os mesmos resultados; - focalizado no cliente e nas suas expectativas; - No um trabalho rotineiro mas inclui tarefas rotineiras; - constitudo por um conjunto de actividades que esto relacionadas pois contribuem para um resultado desejvel; - Tem restries de tempo claramente definidas e acordadas, ou seja uma data para entregar os resultados; - complexo porque o trabalho envolve pessoas de diferentes departamentos ou mesmo locais; - Tem de ser flexvel de forma a adaptar-se s mudanas que surgem no processo de trabalho; - Envolve riscos: o trabalho, as capacidades requeridas ou constrangimentos externos; M.Calheiros; 2010/2011 M.Calheiros;

Caractersticas de um projecto

- Tem restries nos custos que devero ser claramente definidos e compreendidos para assegurar que o projecto tem viabilidade no tempo; - D uma oportunidade nica para se aprender novas capacidades; - Promove uma forma de trabalhar diferente uma vez que tem um tempo associado ao projecto; - Desafia as linhas tradicionais de autoridade percebidas como ameaas ao status quo; - Envolve riscos em todas as etapas do processo, riscos que devem ser geridos de forma a no prejudicar os resultados; - Pode compreender mais do que um sub-projecto.
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Caractersticas de um projecto

- No uma actividade continuada de melhoria de servios, uma vez que essas actividades so responsabilidades inerentes a um trabalho e no tem fim. - No uma actividade de resoluo de problemas (imediata, rpida e a um custo mnimo para manter ou restaurar a produo). Se for uma soluo descoberta a ser aplicada a longo termo e que requeira o desenho de sistemas e equipamentos novos, ento transforma-se num projecto.

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O que um Programa?
Programa um conjunto de projectos interdependentes geridos de forma coordenada que juntos daro os resultados esperados. Um programa faz sempre parte de uma estratgia ou plano e a interdependncia entre projectos uma propriedade integral de um programa. Os projectos num programa devem ser para responder a objectivos criados para um grupo de clientes. Coleccionar projectos com diferentes clientes num programa aumenta os riscos de sucesso.

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Exemplo de um Programa

Programa de reduo de custos Projecto 1 Comprar Produzir A Produzir B Empacotar Transportar Projecto 2 Comprar Produzir Empacotar Transportar Projecto 3 Projecto 4 Projecto 5 Projecto 6 Sub Sub Projecto 1 Projecto 2

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Ciclo de Vida de Um programa

Identificao da Oportunidade novo produto, novo sistema ou processo. Se for considerada uma oportunidade vlida Fase Zero: Seleco A oportunidade examinada em detalhe e sujeita a uma seleco rigorosa pelo grupo que faz a proposta Fase Um: Definio A fase um o comeo do trabalho uma vez as necessidades identificadas e o projecto pode ser definido Fase Dois: Planeamento A fase dois o processo de planeamento para resultar num programa realista tomando em considerao as ameaas que podem ser identificadas nesta fase Fase Trs: Execuo A fase trs envolve o desenvolvimento do trabalho depois de toda a gente ter compreendido o plano. Controla-se o processo, assegura-se que o plano se adapta s mudanas que ocorrem. Uma vez o trabalho realizado com sucesso Fase Quatro: Fecho As actividades de follow-up so identificadas e o processo de avaliao est completo.
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