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Qu significa la configuracin de autoarchivar en el Outlook 2010

Autoarchivar le permite administrar el espacio del buzn o del servidor de correo electrnico que est usando, ya que mueve elementos automticamente a una ubicacin de almacenamiento. Autoarchivar realiza una o ambas de las siguientes acciones, segn las opciones: Outlook mueve elementos de su ubicacin original, generalmente una de las carpetas activas, a una carpeta de almacenamiento. El archivo de almacenamiento es un tipo de archivo de datos de Outlook (.pst). La primera vez que se ejecuta Autoarchivar, se crea el archivo de almacenamiento de forma automtica. La ubicacin donde se crea el archivo depende del sistema operativo que se ejecuta en el equipo. Windows 7 C:\Users\nombreDeUsuario\Documentos\Archivos de Outlook\archive.pst C:\Users\nombreDeUsuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

Windows Vista

Windows XP C:\Documents and Settings\nombreDeUsuario\Configuracin local\Datos de programa\Microsoft\Outlook\Archive.pst Algunas de las carpetas pueden estar ocultas. Para mostrar las carpetas ocultas en Windows, haga lo siguiente:

Haga clic en el botn Inicio y, a continuacin, en Panel de control. Haga clic en Opciones de carpeta. Para encontrar Opciones de carpeta, en el cuadro de bsqueda situado en la parte superior de la ventana, escriba Opciones de carpeta. En el Panel de control para Windows XP, escriba Opciones de carpeta en el cuadro Direccin.

En la ficha Ver, en la lista Configuracin avanzada, en Archivos y carpetas, dentro deArchivos y carpetas ocultos, seleccione Mostrar archivos, carpetas y unidades ocultos.

Se eliminan de forma permanente los elementos que han superado su perodo de antigedad.
NOTA

No se archivan los elementos que desea eliminar. No se pueden eliminar con

Autoarchivar los elementos archivados. Una vez archivados, slo pueden eliminarse de forma manual. Para obtener ms informacin acerca de la caracterstica Autoarchivar, vea el artculo sobre el uso de Autoarchivar para realizar una copia de seguridad de elementos o eliminarlos.

Perodos de antigedad de los elementos de Outlook


Cualquier elemento de Outlook que supera el perodo de antigedad se incluye en el siguiente Autoarchivar, a menos que el elemento se haya marcado especficamente para exclusin. El perodo de antigedad predeterminado para cada carpeta de Outlook es el siguiente:

Las carpetas que cree que contengan el mismo tipo de elementos que Bandeja de entrada, Calendario, Tareas, Notas o Diario tendrn el mismo perodo de antigedad predeterminado de 6 meses; por ejemplo, una carpeta de correo que cree para informes de estado recibidos de un colega o una carpeta de contactos que cree para contactos personales.

Configuracin y opciones de Autoarchivar


Vea las siguientes descripciones de los valores de configuracin y las opciones que puede aplicar cuando personaliza Autoarchivar.

Ejecutar Autoarchivar cada n das Elija la frecuencia con la que se ejecutar Autoarchivar. Es posible que, al archivar muchos elementos al mismo tiempo, se ralentice el rendimiento del equipo. Por lo tanto, es conveniente utilizar Autoarchivar de forma ms frecuente para reducir el nmero de elementos procesados. Para deshabilitar la caracterstica Autoarchivar, desactive la casilla de verificacin Ejecutar Autoarchivar cada ndas. Preguntar antes de que Autoarchivar se ejecute Elija esta opcin si desea que aparezca un mensaje de aviso antes de que Autoarchivar procese los elementos de Outlook. Cuando vea el mensaje, puede hacer clic enNo para cancelar esa sesin de autoarchivado. Eliminar elementos caducados (slo carpetas de correo electrnico) Esta opcin est desactivada de forma predeterminada. Seleccione esta casilla de verificacin para eliminar mensajes de correo electrnico cuando hayan superado su perodo de antigedad. Archivar o eliminar elementos antiguos Elija esta opcin si desea establecer o cambiar los valores de configuracin a continuacin. Si se desactiva esta casilla de verificacin, se ejecuta Autoarchivar con la configuracin predeterminada.

Mostrar la carpeta de archivos en la lista de carpetas Seleccione esta casilla de verificacin para que la carpeta Archivar aparezca junto con el resto de las carpetas de trabajo en el panel de navegacin. Si no elige esta opcin, puede abrir la carpeta de archivos haga clic en la pestaa Archivo y, en la ficha Abrir, haga clic en Abrir archivo de datos de Outlook. Eliminar elementos anteriores a Especifique cundo desea archivar los elementos (das, semanas o meses). Puede configurar un perodo comprendido entre un da y 60 meses como mximo. Mover elementos antiguos a Seleccione esta casilla de verificacin para archivar elementos antiguos en lugar de eliminarlos automticamente. En el cuadro aparece la carpeta predeterminada. Para utilizar una carpeta diferente, escriba la ubicacin de la carpeta en el cuadro o haga clic en Examinar. Al seleccionar esta opcin, se elimina la seleccin de la opcin Eliminar elementos permanentemente. Eliminar elementos permanentemente Esta opcin elimina cualquier elemento caducado. No se mueven y no se guarda ninguna copia de archivo. Al seleccionar esta opcin, se elimina la seleccin de la opcin Mover elementos antiguos a. Aplicar esta configuracin a todas las carpetas : esta opcin aplica la configuracin de Autoarchivar, incluyendo los cambios a todas las carpetas. Para especificar una configuracin exclusiva para una o varias carpetas, no elija esta opcin. En su lugar, haga clic con el botn secundario del mouse en la carpeta, haga clic en Propiedades y vaya a la ficha Autoarchivar para cambiar la configuracin de cada carpeta que desea cambiar.