PRINSIP PELAPORAN (2)

Maksud dan Tujuan Pelaporan

Laporan adalah kesempatan bagi auditor internal untuk mendapatkan perhatian penuh manajemen. Seorang auditor memandang sebuah pelaporan sebagai sebuah kesempatan dan bukan sebagai sebuah tugas yang membosankan, kesempatan yang sempurna untuk menunjukkan kepada manajemen bagaimana seorang auditor dapat memberikan bantuan. Laporan audit internal dapat menjadi sebuah instrumen yang kuat jika dibuat dan dipergunakan dengan baik. Laporan audit internal dapat mengubah pandangan dan dapat mendorong dilakukannya tindakan. Auditor internal melakukan pelaporan untuk menunjukkan kepada manajemen apa-apa yang telah mereka capai dan apa-apa yang dapat mereka capai, untuk menjelaskan hal-hal yang perlu diketahui dan dikerjakan oleh manajemen.

Penulisan yang Baik

Penulisan laporan yang baik membutuhkan suatu pemikiran yang baik. Jika pemikiran auditor kabur dan tidak terdapat hubungan yang logis di antara penyebab dan dampaknya, atau di antara ha-hal yang penting dan tidak signifikan, maka laporan yang merupakan hasil dari akumulasi seperti ini dipastikan akan menghasilkan pekerjaan yang tidak bermanfaat. 1. Kerangka Pikiran Salah satu cara untuk menguraikan permasalahan, meyakinkan adanya alur pemikiran yang logis dan wajar adalah dengan menggunakan kerangka pikiran laporan. Pembuatan draf kerangka pikiran tersebut dapat disederhanakan jika organisasi audit telah memiliki sebuah format standar untuk laporan-laporan rutinnya. Laporan-laporan Terdahulu Auditor sebaiknya memperhitungkan atau mengambil pelajaran dari laporanlaporan terdahulu. Mungkin telah banyak pemikiran yang disajikan dalam laporan tersebut. Berbagai macam pengertian telah dipertimbangkan di dalamnya. Pengungkapan kata yang sulit mungkin telah dibuat secara kasar dan kemudian diperhalus. Kebijakan-kebijakan pelaporan juga mungkin telah diobservasi. Akan tetapi percaya pada laporan terdahulu mungkin juga harus dicermati. Kondisi dapat saja berubah. Prosedur mungkin telah direvisi. Gaya pelaporan mungkin juga telah

2.

berubah. Dengan kondisi-kondisi di atas, penggunaan laporan terdahulu memungkinkan menjadi suatu penghematan waktu yang sangat baik. 3. Draf Pertama Seorang penulis membutuhkan semacam lecutan untuk menuliskan kata-katanya di atas kertas. Kerangka pikiran dapat membantu untuk menunjukkan dari mana mengawali dan apa yang mengikutinya. Ketika draf baru telah siap dan diperiksa, pemikiran baru dan kalimat yang lebih baik akan muncul. Cara-cara baru untuk menyampaikan pesan akan muncul dan secara bertahap laporan akan berubah ke bentuk yang diharapkan dan dapat menyampaikan pesan yang diinginkan. Bahasa Tidak ada bahasa yang mudah dikuasai. Dibutuhkan latihan yang panjang, berat dan bakat dalam penggunaan kata-kata untuk menguasainya. Terdapat tiga peraturan mendasar yang dapat membantu setiap penulis laporan, yaitu : a. Jagalah tulisan Anda tetap sederhana Gunakan kata-kata umum serta gunakan kalimat-kalimat pendek. Akan membingungkan bagi pembaca membaca kalimat-kalimat panjang. Akan tetapi, tambahkan beberapa kalimat panjang yang tersusun dengan baik sebagai variasi. b. Jagalah tulisan Anda tetap jelas Tulislah untuk mengkomunikasikan temuan-temuan dan mengekspresikan ide-ide, bukan untuk menunjukkan kepintaran kepada orang lain. c. Jagalah tulisan Anda tetap hidup Gunakanlah kata-kata aksi yang dapat menarik perhatian.

4.

Karakteristik-karakteristik Fisik
1. Penampilan Laporan hendaknya dikemas secara menarik. Laporan sebaiknya memiliki penampilan yang terhormat dan bercita rasa. Namun, hendaknya tidak menunjukkan pengorbanan yang berlebihan untuk pembuatannya karena tidak konsisten dengan moto auditor dalam mempraktikkan keekonomisan yang lebih baik. Panjang Laporan-laporan yang panjang umumnya diringkas untuk memberikan gambaran kepada manajemen eksekutif akan hasil auditnya. Laporan yang lebih panjang umumnya memiliki daftar isi untuk membuat isi laporan lebih mudah untuk ditemukan. Pemeringkatan kualitas Ketika opini audit menjadi faktor yang signifikan, pemeringkatan akan menjadi sulit untuk diterapkan dengan adil. Pada beberapa kasus, pemeringkatan sebetulnya hanya menunjukkan opini subjektif dari auditor yang rentan terhadap perselisihan dan argumentasi. Untuk dapat objektif secara wajar, dua faktor berikut harus berlaku, yaitu :

2.

3.

4.

a. Operasi yang akan diperingkat hendaknya mirip b. Kondisi tersebut hendaknya dapat dikuantifikasi. c. Judul Judul laporan sebaiknya cukup deskriptif agar dengan jelas menyampaikan isi permasalahan dari laporan. Judul sebaiknya tidak terlalu panjang, sehingga dapat menjadi sebuah laporan tersendiri. Dan hendaknya tidak mengartikan cakupan yang tidak dibahas.

Tips untuk Penulisan Laporan Audit

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Perlahan-lahan pikirkan sebelum menulis. Tulislah apa yang ingin Anda tulis. Menulislah untuk pembaca Anda yang paling tidak terinformasi. Sederhanakanlah apa yang hendak Anda tulis. Jika sesuatu hal tampaknya tidak begitu jelas bagi Anda ketika Anda menuliskannya, lakukanlah penulisan ulang sampai hal tersebut jelas. Tujukan penulisan Anda kepada para pendengar Anda. Gunakanlah manual gaya penulisan yang baik dan sering-seringlah menjadikannya sebagai referensi. Selalu siapkan satu manual di samping Anda. Cobalah untuk menulis dan mengeditnya di pagi hari ketika pikiran Anda masih relatif jernih. Percayalah pada pertimbangan Anda walaupun menyakitkan. Tetap lalukan usaha Anda yang terbaik.

Strategi yangEfektif dalam Penulisan Laporan

1. Penulisan singkatan secara penuh sebaiknya dilakukan ketika singkatan tersebut pertama kali digunakan dalam sebuah laporan. Jika terdapat banyak singkatan, gunakan lampiran untuk ke semuanya. Rekomendasi hendaknya secara seksama menguraikan prosedur yang akan menyelesaikan masalah. Rekomendasi hendaknya menyelesaikan masalah dasarnya, bukan masalah-masalah di permukaan atau gejala-gejalanya. Rekomendasi hendaknya diberikan pada segmen dari organisasi klien yang memiliki wewenang untuk mengimplementasikannya. Respons-respons klien atas temuan sebaiknya dimasukkan dalam laporan. Sebuah temuan audit sebaiknya menggambarkan hanya satu situasi. Bahasa yang digunakan sebaiknya objektif dan tidak menghakimi. Gunakan kamus yang telah diperbarui.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Buatlah kerangka pikiran dari laporan sebelum memulai membuat dan menuliskannya. Gunakan paragraf-paragraf pendek. Gunakan poin-poin untuk hal-hal pendek daripada menggunakan kalimat. Tempatkan tabel-tabel panjang dalam lampiran. Kelompokkan temuan-temuan yang serupa bersama-sama. Tempatkan temuan yang paling penting pada awal laporan. Masukkan sebuah ringkasasn eksekutif yang berisi temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi.

Unsur-unsur Laporan Audit Internal yang Baik

Laporan audit internal yang baik (Standar 2410 IIA) hendaknya terdiri atas empat bagian : 1. Tujuan Sifat Objektif Lingkup (kedalaman kerja dari) : - Area yang sedang ditelaah - Kedalaman sampling Gambaran umum Fungsi-fungsi klien Ukuran dan anggaran dari organisasi klien Volume yang diproduksi Perubahan-perubahan terakhir pada operasi Struktur pelaporan Perubahan-perubahan pada manajemen klien Isi Pekerjaan audit yang dilaksanakan Hasil dari pekerjaan audit Temuan dan Rekomendasi Kriteria Kondisi Penyebab Dampak Rekomendasi

2.

3.

4.

Selama proses audit, auditor hendaknya mengembangkan komunikasi untuk :

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Proses audit. Materi deskriptif mengenai klien. Materi deskriptif mengenai sistem yang menjadi sasaran. Dokumentasi atas pengujian yang dilakukan. Dokumentasi atas hasil pengujian. Temuan dan hasilnya.

Laporan-laporan Pendek
Banyak manajer-manajer senior dibatasi oleh tekanan dari posisi mereka dalam meluangkan cukup waktu guna membaca laporan audit yang cukup panjang. Akibatnya, beberapa aktivitas audit telah mengembangkan apa yang disebut laporan pendek. Laporan ini dibatasi hanya sepanjang lima halaman, dalam beberapa kejadian bahkan hanya satu hingga dua halaman. Materinya telah teringkas, biasanya menjadi satu paragraph untuk setiap temuan audit. Materi latar belakangnya terbatas dan esensi dari perlakuan ini hanya dibatasi untuk mengidentifikasikan risiko yang terkait dengan sasaran operasi, eksposur yang dihasilkan oleh kontrol yang sedang berjalan, dan tindakan perbaikan yang sebaiknya dilakukan, telah lakukan atau akan dilakukan untuk menyelesaikan masalah. Sebuah lampiran untuk setiap temuan menjadi pendukung dari laporan pendek ini. Lampiran tersebut memberikan informasi yang terinci (termasuk posisi klien, jika memungkinkan), meskipun hal ini dapat dibahas dalam sebuah frase dalam penyelesaian laporan atas permasalahan.

Laporan yang Lebih Cepat Pilihan Lain

Salah satu metode yang lain untuk memperoleh waktu yang minimum antara penyelesaian pekerjaan lapangan dengan diterbitkannya laporan audit adalah melalui penggunaan komputer dalam mengirimkan status terkini atas temuan kepada klien dan supervisor. Pengeditan dan klarifikasi oleh supervisor akan diberikan melalui komputer kepada staf auditor. Begitu pula, pertanyaan-pertanyaan untuk fakta-fakta dan presentasi dapat dimasukkan langsung ke dalam komputer oleh klien. Jadi, temuan-temuan audit yang ada akan secara konsisten terus berada dalam tahap penyempurnaan sehingga nantinya pada akhir pekerjaan lapangan, rapat akhir hanyalah sekedar formalitas saja.

Keamanan Informasi
Keamanan informasi adalah tanggung jawab manajemen. Aktivitas audit internal hendaknya dapat menentukan bahwa :

1. Manajemen sadar akan tanggung jawab ini. 2. Tidak terdapat risiko pelanggaran fungsi keamanan informasi. 3. Jika terdapat situasi dimana terjadi kegagalan dalam usaha pengamanan, manajemen telah menyadari akan adanya situasi tersebut. 4. Tindakan-tindakan perbaikan telah dilakukan untuk menyelesaikan setiap dan seluruh masalah keamanan informasi. 5. Tindakan-tindakan pencegahan, pendeteksian, dan mitigasi telah dilakukan untuk menjamin keamanan informasi.

Pengeditan Laporan
1. Penelaahan Laporan dibuat drafnya oleh auditor dan selanjutnya ditelaah secara terperinci oleh seorang editor, seorang supervisor, seorang manajer audit, atau kombinasi apa pun dari ketiganya. Pada dasarnya si penelaah akan memiliki kepentingan pada : a. Kelayakbacaan Penelaah akan mencoba untuk memutuskan seberapa jelas laporan tersebut telah diterima oleh para pembacanya. b. Kebenaran Penelaah memutuskan apakah tata bahasa dan pemutusan kalimat telah tepat, apakah kebijakan pelaporan dari departemen telah diikuti, dsb. c. Ketepatan Penelaah memutuskan apakah opini telah dipisahkan dari fakta, apakah sikap yang diambil telah objektif, dsb. Koreksi Ejaan Ketika laporan telah siap untuk dibuat hasil finalnya, maka laporan sebaiknya telah terbebas dari kesalahan. Merupakan sesuatu yang disayangkan namun juga suatu kenyataan jika satu kesalahan mekanis yang tidak signifikan, seperti kesalahan ketik atau eja dapat merusak dan menurunkan nilai dari sebuah laporan yang ditulis dan didokumentasikan dengan baik. Oleh karena itu, auditor internal harus sangat berhati-hati tidak hanya pada apa yang ia katakana dan bagaimana ia mengatakannya, tetapi juga bagaimana ia berhasil membersihkan laporannya dari kesalahan yang sekecil apapun. a. Perbandingan Setelah laporan diselesaikan, hendaknya laporan tersebut dibandingkan terhadap drafnya dengan cara membaca keras-keras. b. Cek referensi

2.

Auditor sebaiknya memberikan tanda cek pada salinan dari laporan final untuk setiap pernyataan factual, setiap angka, setiap nama, dan setiap tanggal yang terdapat di dalamnya. c. Gambar keseluruhan Auditor sebaiknya memfokuskan perhatian mereka pada keseluruhan susunan laporan. Ini dapat mempermudah jika mereka menyebarkan halaman laporan di hadapan mereka seperti permainan kartu solitaire sehingga setiap ketidakkonsistenan dalam format, judul, dan tabulasi akan langsung terlihat oleh auditor. Gambar terperinci Setelah auditor telah puas akan susunan, arti, dan alur dari laporan, mereka sebaiknya memberikan fokus pada kesalahan-kesalahan ketik yang mengesalkan dan sangat mudah mengecoh mata mereka. Untuk itu, akan lebih baik jika mereka mendapatkan bantuan, suatu alat yang dapat memaksa mereka fokus untuk menjaga agar mereka tidak membaca terlalu cepat, dan membantu mereka berkonsentrasi pada tiap huruf dan bukannya pada kata.

d.