10 Consejos para ser ms eficiente

Hay muchas actitudes que te hacen perder tiempo en el trabajo y no te permiten demostrar tu potencial al mximo. Sigue estos tips que te ayudarn a evitarlo...

A continuacin te presentamos 10 consejos para que empieces a ser mas eficiente en el trabajo. 1. Resiste la urgencia que sientes de leer e-mail personales El correo electrnico ha hecho que podamos comunicarnos con amigos y colegas de manera instantnea, fcil y asequible. Sin embargo, ahora muchas personas pasan horas leyendo y contestando sus e-mails a diario. Deja los e-mails de tus amigos para el final del da. De esta manera, tus horas productivas no se vern interrumpidas con asuntos personales. 2. Lee las noticias, en lnea o por otros medios, en casa en lugar de la oficina Internet es una gran distraccin en el centro de trabajo y est al alcance con un solo click. Es posible que acabes de enterarte de una noticia de ltimo minuto, pero aprende a permanecer concentrado durante tus horas laborales. La historia todava estar en Internet cuando llegues a casa y en el peridico a la maana siguiente. 3. Prioriza y delega Si bien todas tus actividades podrn parecerte decisivas, probablemente las puedes clasificar en orden de importancia. De la misma manera, saber cmo delegar es algo en que se destacan los mejores jefes. Observa con detenimiento tu lista de actividades pendientes y reconoce lo que tiene que hacerse de inmediato, lo que puede esperar y lo que se le puede delegar. 4. Aprende a decir no Decir no tal vez sea lo ms difcil de hacer en el trabajo, especialmente si ests intentando causar una buena impresin. Sin embargo, es importante que sepas cundo has llegado al lmite de lo que puedes hacer. Est bien que ayudes a los dems en tu centro de trabajo, pero algunas veces tienes que poner un lmite si quieres usar tu tiempo de manera eficaz. 5. Rechaza las oportunidades de socializar Algunas veces simplemente tienes que tomar una decisin sobre el gran chisme que estn contando en el dispensador de agua. Es importante que hagas amigos en el trabajo, pero puedes limitar las conversaciones sociales a horas especficas del da, como en la maana cuando vas por el caf. Tal vez tendras que decirles a tus amigos que no puedes socializar en el trabajo, pero s fuera de horas de oficina. 6. Organzate Es increble cunto tiempo se pasa uno buscando archivos, tratando de ver dnde archivar los documentos y anotando nmeros de telfono. Llega al trabajo temprano y organiza toda tu rea de trabajo. No ests seguro por dnde empezar? Existe una amplia variedad de recursos que te pueden ayudar a organizarte, desde tiendas que se especializan en la organizacin hasta libros.

7. Haz una lista y sguela al pie de la letra Parece un consejo de escuelita, pero para muchas personas hacer una lista es la mejor manera de ser ms productivo. Haz una lista de cosas que tienes que hacer todos los das cuando llegues al trabajo y compromtete a hacer todo lo que figura en ella. 8. Date un tiempo sin interrupciones? Este consejo es ms fcil de seguir si tienes una oficina y puedes cerrar la puerta, pero incluso si trabajas en un cubculo puedes darte un tiempo sin interrupciones. Encuentra una sala de reuniones o lleva tu computadora porttil a un lugar apartado. Ponte audfonos, prende tu computadora y evita sentarte frente a un compaero de trabajo. Esta medida har que sea ms fcil rechazar la tentacin de socializar en la oficina. 9. Encuentra el sistema que funcione mejor para ti Algunos pequeos dispositivos porttiles funcionan de maravilla para algunos, pero terminan quitndole tiempo a otros. El truco es encontrar el sistema que funcione mejor para ti. Tal vez prefieres una agenda y un lapicero o un organizador de escritorio en lugar de un sistema computarizado. Cualquiera que sea el sistema que elijas, aprende a usarlo de manera eficaz. 10. Disminuye tus materiales de lectura En realidad tienes que recibir siete boletines electrnicos por semana? Trata de disminuir las publicaciones que lees y el correo electrnico que recibes. Podrs recibir las noticias ms importantes de una sola fuente y an mantener tus conocimientos al da.

Por Mara Farber. Especial para Clarn.com

conexiones@claringlobal.com.ar

"Apunte. Para ser una secretaria exitosa debo: 1- convertirme en una persona socialmente agradable, 2- estar a donde est la gente, 3- contactarme, 4- dar para recibir." Estos son algunos de los consejos que Connie Eastman, directora de la consultora de recursos humanos y capacitacin Secretarias en Red, dio a un saln con ms de 120 secretarias que asistieron al "Congreso Global 2006 para Asistentes Profesionales". No alcanza con saber idiomas, manejar de atrs para adelante el paquete Office o ser eficiente y tener buena presencia. El mercado corporativo les pide ms: multitasking (la capacidad de hacer varias cosas simultneamente), networking (trabajar en red), imagen corporativa, capacidad para la comunicacin efectiva. Nombres nuevos para viejas exigencias? Connie explica que entre "asistente" y "secretaria" no hay diferencias reales aunque el cambio de ttulo viene de los Estados Unidos, donde descartaron lo de "secretarias" por considerarlo un trmino despectivo. En Europa siguen siendo secretarias. "Nadie te va a despedir porque no sepas hacer un macro en Excel. Pero no adaptarse al grupo de trabajo, no tener una buena relacin con los gerentes, es motivo de desvinculacin", subraya Anne Marie Incisa di Camerana, asistente ejecutiva de una empresa multinacional y docente del congreso. Se llama "networking" y es el arte de cultivar los vnculos hacia adentro y hacia afuera de la empresa. Para trabajar, asegura, hace falta una buena comunicacin con el jefe y los compaeros. Comprender y hacerse entender. Pero lo ms interesante del networking es su potencial: un trampoln para mejores propuestas. Desde adentro puede venir un ascenso, desde afuera una alternativa mejor. "La que tenemos es una posicin privilegiada para el networking, en pocos puestos se tienen tantas posibilidades de relacionarse con diferentes rangos jerrquicos. Todas son oportunidades, y hay que tener que tener buen trato siempre. El cadete de hoy puede ser el gerente de maana", seala Myriam Monetti, ex secretaria ejecutiva y gerente general deShop'n Check. Aqu una disyuntiva: revalorizar el puesto de secretaria para permanecer en l, o para dejarlo y conseguir un lugar ms jerrquico? Monetti pregona con el ejemplo de la superacin: "Yo tambin empec como secretaria" (hoy es gerente general). Para ella el

networking funcion y la oportunidad vino de la mano de un cliente de la empresa donde trabajaba que supo advertir sus cualidades. Como contraparte, Anne Marie, orgullosa asistente ejecutiva de una multinacional, no duda cuando dice "No tengo aspiraciones de ocupar un cargo gerencial o diferente al que tengo. Hace 17 aos que soy asistente ejecutiva en multinacionales. Me encanta lo que hago y le pongo mucha pasin. De hecho, estudi administracin de empresas y abandon al final de la carrera porque empec a trabajar como asistente. Y ahora tengo la oportunidad de ensear lo que aprend con mi experiencia. Eso me llena de satisfaccin". Tema importantsimo: imagen. Palabra clave: corporativa. "La imagen personal es excluyente", sentencia Connie, y sigue: "Las empresas quieren chicas monas, arregladas, bien vestidas". Lo esencial es saber ubicarse y dar una imagen profesional. Para eso hay que tener en cuenta unas cuantas variables. Lo que queda bien de acuerdo al cuerpo, el estilo en el que cada uno se siente cmodo, lo que es formal y elegante. Lo explica Florencia Ducos, asesora de imagen y directora deGrupo Imagen: "El vestuario debe ser diferente para la gerente que para la secretaria. Uno no puede superar a sus jefes. Hay que mirarlos para guiarse y para no sobrepasar a ninguno. Una secretaria sobrevestida es tan malo como una secretaria mal vestida". Como si fuera poco hacer de todo, hay que poder hacerlo al mismo tiempo. De eso se trata el multitasking. Para Connie, lo nico que tiene de nuevo el multitasking es la palabra. Anne Marie coincide: "Esto las mujeres lo hacemos desde tiempos inmemoriales. No es una novedad. La recepcionista es la reina del multitasking". Lo cierto es que no todas son nuevas exigencias: ahora es ms importante que antes saber idiomas. El ingls es fundamental, de lo contrario la nica alternativa ser trabajar en empresas que no tengan contacto con el exterior y cada vez son menos. Hay que manejar los programas del paquete Office, entre ellos el Power Point es el elegido para destacar: "Las chicas compiten para ver quin le hace la mejor presentacin al jefe", sonre Connie. Anne Marie opina que cada vez ms se espera que las chicas tengan una carrera universitaria (y eso s es nuevo). Connie siempre lo dice: "La capacitacin es interesante, pero mejor es ir a la facultad. No hay que engaarse, lo que hay que hacer es tener una profesin".