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Curso de Base de Datos 1 PRCTICA 3. VER DATOS EN TABLAS ( 7 hojas )

Los casos presentados en este ejemplo van a permitir visualizar una serie de datos de nuestra tabla omitiendo otros innecesarios. Adems tendremos la posibilidad de ordenar los registros para efectuar una fcil localizacin de los mismos y filtraremos los registros que cumplen determinados criterios. Realizaremos los siguientes ejercicios: Configurar la tabla PERSONAL, de manera que tan solo se visualicen los campos siguientes en el orden que se indica: APELLIDOS NOMBRE DIRECCION CODIGO POSTAL CIUDAD TELFONO

Cambiar el aspecto de la tabla anterior para trabajar visualizando todos los campos en pantalla, ajustando el tamao de letra y la anchura de las columnas. Ordenar la tabla PERSONAL por el campo APELLIDOS en orden ascendente Ordenar la tabla PUESTOS por el campo CODIGO PUESTO en orden descendente. Mostrar en la tabla PERSONAL todos los puestos de trabajo del grupo laboral B.

Seguimiento del ejemplo

En primer lugar, se abrir la base de datos, en caso de que no estuviese activa.

Si no empezamos una nueva sesin con Access, es decir ya estamos trabajando con el programa y necesitamos abrir nuestra base de datos, se seguirn los siguientes pasos: Abrir base de datos

1.- Hacer clic sobre el botn

2.- Seleccionar la carpeta en la que se guardo anteriormente. Si se ha guardado tal y como se ha indicado en la primera prctica, el nombre de la base de datos aparecer inmediatamente en la lista de este cuadro de dialogo. 3.- Seleccionar el nombre LISTADO DE PERSONAL 4.-Hacer clic sobre el botn Abrir. A continuacin vamos a configurar la tabla PERSONAL .. 1.- Abrir la tabla PERSONAL. 2.- Existen dos formas de ocultar las columnas ( campos ) que no se desean tener en pantalla. Empezaremos por la ms simple: Elabor: Prof. Guillermo Vicua Santiago. Leccin 1 rambolamo@yahoo.com.mx

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a. Hacer clic encima del campo NUMERO PERSONAL uno de los que se desea que contine apareciendo. b. En el men Formato elegir la opcin Ocultar columnas. Como se apreciar el campo indicado desaparece de la vista. NOTA: La opcin ocultar columnas no borra el contenido del campo ni provoca su desaparicin definitiva. 3.- Otra forma de ocultar columnas es el procedimiento siguiente: a. Independientemente de donde este situado el cursor, seleccionar la opcin Mostrar columnas del men Formato. El resultado ser el siguiente cuadro de dialogo:

Como se puede observar, en este cuadro aparece la lista de todos los campos de la tabla. Los que tienen una marca en la casilla de verificacin de su izquierda son los que estn siendo visualizados (si se observa ahora mismo el campo NUMERO PERSONAL no tienen marca al haber sido ocultado anteriormente). b. En este listado hacer clic sobre la casilla de verificacin de los campos deseados para quitar sus marcas. c. Hacer clic sobre el botn Cerrar. 4.- Una vez ocultados los campos sobrantes se proceder a reordenar las columnas para visualizar el contenido de la tabla en el orden propuesto: a. Hacer clic sobre el ttulo del campo APELLIDOS, de forma que toda la columna quede seleccionada.

b. Hacer clic encima de dicho campo y mantener oprimido el botn del ratn. Arrastrar hacia la izquierda del campo APELLIDOS hasta que aparezca una lnea gruesa a la izquierda del campo NOMBRE tal y como se muestra en la siguiente figura:

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c. Soltar el botn del ratn, y el resultado ser el siguiente:

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d. Realizar la misma operacin con el resto de campos. Con la tabla anterior tal y como ha quedado configurada procedamos a ajustar el tamao de la letra y la anchura de los campos. 1.- Seleccionar todos los campos de la tabla haciendo clic sobre el selector de vista o ventana completa de la tabla, tal y como se indica en la siguiente figura:

2.- Hacer clic sobre la opcin Fuente del men Formato y asignar el tamao 8 a la fuente. 3.- Hacer clic sobre el ttulo de la columna APELLIDOS, de forma que quede seleccionada dicha columna. 4.- En el men Formato, seleccionar la opcin Ancho de columna. Se obtiene el siguiente cuadro de dialogo:

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5.- Hacer clic sobre el botn Ajuste perfecto. El ancho de la columna quedara ajustado al registro cuyo campo APELLIDOS sea de mayor longitud. 6.- Repetir la misma accin con el resto de campos. NOTA: Se puede hacer la seleccin de todas las columnas a la vez, haciendo clic sobre la primera y, sin soltar el botn, arrastrar el puntero del ratn hasta la ultima. No es valido seleccionar toda la tabla con el selector de vista, tal y como se hizo para el tamao de letra.

7.- El resultado final de la tabla ha de ser semejante al siguiente:

Con el fin de poder encontrar ms rpidamente un registro dentro de la tabla, se va a proceder a continuacin a ordenar la tabla PERSONAL por el campo APELLIDOS en orden ascendente: 1.- Situar el cursor en una fila cualquiera de columnas APELLIDOS.

2.- Hacer clic sobre el botn por los apellidos de la A a la Z.

Orden ascendente de la Barra de herramientas. La tabla quedara ordenada

De la misma manera, se va a realizar la misma operacin con la tabla PUESTOS, pero ordenando los registros en orden descendente. 1.- Cerrar la tabla PERSONAL, contestando Si a la pregunta de si se desean guardar los cambios en su diseo. 2.- Abrir la tabla PUESTOS. 3.- Situar el cursor en cualquier fila del campo CODIGO PUESTO.

4.- Hacer clic sobre el botn

Orden descendente de la barra de herramientas.

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A veces, adems de poder tener ordenada una tabla siguiendo un criterio como en los dos casos anteriores, es interesante visualizar tan solo unos determinados registros que cumplan determinados criterios. As, en este caso, vamos a indicar a Access que nos muestre tan solo los registros de la tabla PUESTOS cuyos puestos de trabajo estn encuadrados bajo el Grupo Laboral B.

1.- Hacer clic sobre el botn quedara de la siguiente forma:

Filtro por formulario de la Barra de herramientas. La vista de la tabla

2.-Oprime la tecla Supr para eliminar el contenido de la columna CODIGO PUESTO (quiz ya este en blanco). 3.- Hacer clic sobre la celda en blanco interior al titulo GRUPO LABORAL.

4.- Hacer clic sobre el

botn

de dicha celda. Se visualizara la siguiente lista:

5.- Hacer clic sobre la opcin B Aplicar filtro de la Barra de herramientas. 6.- Hacer clic sobre el botn instante tan solo se visualizaran los registros que cumplen el criterio especificado. Como se observara en este

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7.- Cerrar la tabla PUESTOS guardando los cambios en el diseo tal y como se hizo anteriormente con la tabla PERSONAL. NOTA: Una vez cerrada la tabla, el filtro desaparece.

Ejercicios adicionales
1.- Filtrar los registros de la tabla PUESTOS de forma que adems de cumplir la condicin de pertenecer al GRUPO LABORAL B su CODIGO SECCION sea 3. 2.- Eliminar la visualizacin de la tabla PUESTOS el campo OBSERVACIONES. 3.- Quitar el filtro aplicado en la tabla PUESTOS. 4.- Aadir (hacerlo visible) a la tabla PERSONAL el campo FECHA DE INGRESO y situarlo al final de todos los campos. Ajustar su ancho de columna. 5.- Ordenar ascendentemente la tabla PERSONAL por el campo FECHA DE INGRESO.

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