Auditora Compras, cuentas por pagar y pagos

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Antonio Juan Lattuca, 2010

UNR - FCEE

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 Fraudes, errores y omisiones en compras

Fraudes, errores y omisiones en pagos

Pagos de pasivos ficticios Pagos fuera de tiempo Imputacin errnea de los pagos Omisin del registro de pagos

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Compras a precios superiores a los de mercado Doble registro de facturas Compras registradas a proveedores inexistentes para apropiarse de los fondos usados en la cancelacin Compras omitidas de registrar Apropiacin indebida de bienes antes de su ingreso al inventario Compras registradas por montos errneos y en cuentas equivocadas Corte tardo o anticipado de registro de compras (efectos en costo de ventas, en gastos, etc.)

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Compras, cuentas por pagar y pagos

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Separacin de funciones y procedimientos:

Departamento solicitante Compras

Emitir el formulario de requisicin de compra (RC) pre-numerado y enviar debidamente aprobado a Compras. Emitir la orden de compras (OC) pre-numerada adjudicada al proveedor autorizado que ofrece las mejores condiciones

Recepcin de bienes (independiente de almacn)

Registrar en el mayor general con base en el resumen recibido de cuentas por pagar Reconciliar el mayor general con el submayor de proveedores 3

Contabilidad general

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Controlar (independiente) la OC, el IR, la RC con la factura del proveedor (FC) Registrar en el subdiario de compras y en el submayor de proveedores Preparar la orden de pago, archivndola por fecha de vencimiento

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Cuentas por pagar

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Recontar y examinar los bienes recibidos y emitir informe de recepcin (IR) pre-numerado previa verificacin con la copia ciega de la OC

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Controles tpicos en compras

Objetivos Las compras registradas se refieren a bienes efectivamente ingresados de proveedores autorizados (validez)

Pruebas selectivas

Las compras registradas fueron hechas a los precios convenidos (valuacin)

Todas las compras realizadas fueron registradas correctamente (integridad)

Las compras estn asentadas en el subdiario de compras, el submayor de proveedores y el mayor general (registro)

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Las compras fueron registradas en el momento oportuno (corte)

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Las compras registradas fueron por el importe correcto e imputadas a las cuentas correspondientes (registro)

1. Observar el proceso de aprobacin de R y OC 2. Observar controles de correlatividad en RC, OC e IR 3. Observar actuacin del empleado de recepcin 4. Partir del subdiario de compras y verificar la FC con RC, OC e IR en cuanto a autorizaciones, precios, fecha de registro, pases al submayor de proveedores y al mayor general 5. Partir de las RC y cotejarlas con OC; IR y FC, con los registros contables observando lo indicado en 4. 6. Observar el proceso de comparacin con resmenes recibidos de proveedores.
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Pruebas de controles en compras

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 Cuentas por pagar

Tesorero

Registrar en el mayor general Verificar resumen de cheques con submayor de cuentas por pagar Realizar las conciliaciones bancarias

Contabilidad general

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Verificar autorizaciones en la OP y documentacin de respaldo Preparar los cheques Hacer firmar los cheques por el autorizado, remitirlo al proveedor y cancelar la documentacin Preparar el resumen de cheques emitidos y enviar copia a cuentas por pagar y contabilidad

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Remitir al tesorero la OP y la documentacin de respaldo Recibir del tesorero: OP y documentacin cancelada ms el resumen de cheques emitidos Registrar en el subdiario de egresos y actualizar el submayor de cuentas por pagar

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Separacin de funciones y procedimientos

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Controles tpicos en pagos

Los pagos registrados corresponden a bienes efectivamente recibidos (validez) Todos los pagos efectuados fueron registrados (integridad)

Los pagos fueron registrados en el momento apropiado

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Los pagos fueron registrados por los montos correctos y en las cuentas y registros apropiados

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Objetivos

Pruebas selectivas

1. Observar el control que hace cuentas por pagar de los dbitos a proveedores con la documentacin cancelada. 2. Cotejar registro de subdiario con la documentacin de pago cancelada y su pase al submayor de clientes y al mayor general 3. Rastrear el pago desde el paquete de documentos cancelados hasta su registro en el subdiario de egresos y submayor de clientes. 4. Observar el control de correlatividad de cheques en OP y resumen de cheques 5. Observar si el firmante de cheques controla la documentacin al firmar
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Pruebas de controles de pagos

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 Seleccionar proveedores regulares, los que muestran saldos pequeos o cero y aqullos de mayor monto

Deteccin de pasivos omitidos

Examen de pagos posteriores y su documentacin seleccionados de registros contables y de fuentes independientes (cheques pagados por el banco) Permite detectar pasivos omitidos o comprobar saldos registrados al cierre Examinar legajos de compras abiertos con IR emitidos y FC pendientes de recepcin

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Confirmaciones de cuentas por pagar Prueba por subvaluacin. Confirmacin a ciego

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Pruebas sustantivas tpicas en cuentas por pagar

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