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Faculdade de Cincias Contbeis e Administrao do Vale do Juruena Bacharelado em Cincias Contbeis

CONTROLE INTERNO E DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO EM UM SUPERMERCADO

BEATRIZ TEREZINHA DAL PIVA SELHORST

Juina MT 2009

BEATRIZ TEREZINHA DAL PIVA SELHORST

CONTROLE INTERNO E DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO EM UM SUPERMERCADO

Monografia apresentada ao curso de graduao Cincias Contbeis, da Faculdade de Cincias Contbeis e Administrao do Vale do Juruena Instituto Superior de Educao do Vale do Juruena como requisito parcial para obteno do ttulo Bacharel em Cincias Contbeis.

Prof. Ms Ahiram Cardoso Silva Lima Orientadora

Juina MT 2009

BEATRIZ TEREZINHA DAL PIVA SELHORST

CONTROLE INTERNO E DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO EM UM SUPERMERCADO

Monografia apresentada em 24 de Junho de 2009 e aprovada pela Banca Examinadora, constituda pelos professores:

_______________________________ Prof. Ms. Ahiram Cardoso Cilva Lima Orientadora Presidente da Banca

___________________________ Prof. Ms.Cleiva Schaurich Mativi Membro

_________________________________ Prof. Esp.Claudio Luis Lima dos Santos Membro

Juina MT 2009

Dedico este trabalho minha famlia em especial minhas filhas Gabriela e Brbara pela fora, incentivo e compreenso nas horas de estresse e na ausncia da me em muitas ocasies neste perodo de estudos.

AGRADECIMENTOS

Agradeo primeiramente a Deus pela sabedoria a mim concebida, e a oportunidade da realizao de um sonho, de cursar uma faculdade. A minha orientadora Prof. Mestre Ahiram Cardoso Silva Lima pelo conselhos, incentivos e pela pacincia nas inmeras explicaes e orientao, aos demais professores que fizeram parte da minha formao. Aos colegas que estiveram comigo nas horas de estudo, lazer, estresse, preocupao, desabafos dividindo as batalhas, desafios e as conquistas

incentivando uns aos outros para que no desistisse no meio do caminho. Em especial as colegas Andria e Shirlei que sempre estiveram do meu lado compartilhando todos os momentos, minhas cmplices e companheiras para todas as horas.

RESUMO

Trata-se de um trabalho que versa sobre a contribuio do controle interno como ferramenta de auxilio gesto controle de estoques, detalhando um estudo de caso de uma empresa no ramo de supermercados, localizada no municpio de Juna, estado do Mato Grosso, Brasil. Investiga-se como o Controle Interno pode contribuir na gesto dos estoques em Supermercados. Esta pesquisa teve como objetivo geral identificar como o controle interno pode contribuir para a auditoria interna, analisando os controles em diversos setores ligados ao estoque da empresa do ramo de supermercado. Tiveram como objetivos especficos identificar os procedimentos de um supermercado; estudar sobre controle interno e descrever como implantar o sistema de controle adequado. A metodologia utilizada foi a pesquisa bibliogrfica, descritiva, estudo de caso, mtodo de abordagem indutivo. O trabalho est estruturado em tpicos e sub-tpicos abordando sobre controles internos, estruturas, ambientes, atividades, sistemas contbeis e de controle interno, fraudes e erros, controles de estoques, auditoria e auditoria de estoques, desde conceitos at detalhamento do sistema de estoque. Atravs da implantao de estratgias e adequados, o controle interno pode contribuir com a conteno de perdas, reduo de riscos, desvios, fraudes, furtos e conluio entre o quadro de colaboradores, clientes e fornecedores.

Palavras - chave: controle interno.controle de estoques.auditoria

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

ABRAS DANFE FGV IBGE ICC IPCA NBCT PIB SEFAZ VMI

Associao Brasileira de Supermercados Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica Fundao Getulio Vargas Instituto Brasileiro de Geografia e Estatstica ndice de Confiana do Consumidor ndice Nacional de Preos ao consumidor Amplo Normas Brasileiras de Contabilidade Tcnicas Produto Interno Bruto Secretaria da Fazenda Vendor-Managed Inventory (estoque controlado pelo fornecedor)

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 - Relao entre os objetivos e componentes de controles internos........... 19 Quadro 2 - Tipos de Atividades de controle .............................................................. 22 Quadro 3 - Principais distines entre erro e fraude ................................................. 28 Quadro 4 - Em caso de suspeita ............................................................................... 29 Quadro 5 - Diferenas entre auditoria externa e auditoria interna. ............................ 36 Quadro 6 - Os princpios e fundamentos do controle interno .................................... 37 Quadro 7a - Procedimentos de controle nos estoques ............................................. 40 Quadro 7b - Procedimentos de controle nos estoques ............................................. 41

SUMRIO
1 INTRODUO ................................................................................................... 10 1.1 CONTEXTUALIZAO .......................................................................................... 10 1.2 PROBLEMA DE PESQUISA ................................................................................... 12 1.3 HIPTESES DA PESQUISA ................................................................................... 13 1.4 OBJETIVOS ........................................................................................................ 13 1.4.1 Objetivo geral ............................................................................................ 13 1.4.2 Objetivos especficos ................................................................................ 13 1.5 DELIMITAES DA PESQUISA ............................................................................... 13 1.6 JUSTIFICATIVA ................................................................................................... 14 1.7 ESTRUTURA DO TRABALHO ................................................................................. 14 2 REFERENCIAL TERICO ................................................................................ 16 2.1 CONTROLE INTERNO ........................................................................................... 16 2.1.1 Estruturas de Controles Internos ............................................................... 18 2.1.1.1 Objetivos de controle interno .............................................................. 19 2.1.1.2 Componentes de controle interno ....................................................... 20 2.1.2 Ambiente de registros nos Controles Internos........................................... 21 2.1.3 Atividades de Controle .............................................................................. 21 2.1.4 Sistemas Contbeis e de Controle Interno ................................................ 23 2.1.4.1 Amarraes do Sistema...................................................................... 23 2.1.4.2 Caractersticas de um Eficiente Sistema de Controle Interno ............. 25 2.1.5 Avaliao do Controle Interno ................................................................... 26 2.1.6 Fraudes e Erros......................................................................................... 27 2.1.6.1 A deteco de fraudes e erros ............................................................ 28 2.1.7 Limites Inerentes dos Controles Internos .................................................. 29 2.2 ESTOQUES ........................................................................................................ 30 2.2.1 Controle de Estoques ................................................................................ 31 2.3 AUDITORIA ......................................................................................................... 33 2.3.1.Auditoria externa ou independente............................................................ 34 2.3.2 Auditoria Interna ........................................................................................ 35 2.3.3 Diferenas entre auditoria externa interna ............................................... 36 2.3.4 Fraudes e Desfalques nas Empresas ....................................................... 37

2.3.5 Fraudes e perdas nas empresas ............................................................... 38 2.3.6 Auditoria dos Estoques ............................................................................. 39 2.3.6.1 Reviso do Controle Interno de estoque ............................................ 39 2.3.6.2 Procedimentos de controle nos Estoques .......................................... 40 3 4 METODOLOGIA DA PESQUISA....................................................................... 42 ANLISE DE DADOS........................................................................................ 43 4.1 ESTUDO DE CASO: EMPRESA NO RAMO DE SUPERMERCADO ................................... 43 4.1.1 reas do setor de estoque ........................................................................ 43 4.1.2 Rotinas e Procedimentos entre Setores .................................................... 46 5 CONCLUSO .................................................................................................... 51

REFERNCIAS ......................................................................................................... 53

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INTRODUO

1.1 Contextualizao

Devido grande competitividade entre as empresas vive-se a necessidade de implantao de controles e planejamentos internos. Mudanas econmicas, culturais e sociais do pas exigem alteraes no perfil das empresas. No momento atual vive-se um perodo de crise mundial e suas conseqncias, para o Brasil a crise ainda no chegou no setor de supermercadista. Os Pases desenvolvidos parecem viver um estado pr-apocalptico. Os indicadores econmicos custam a melhorar e o cenrio e as previses parecem a piorar a cada ms. As perspectivas so de que as economias mais avanadas acusem uma recesso da ordem de menos 2%. A possvel importao da crise parece vir mesmo do setor externo. No primeiro bimestre deste ano as exportaes caram 22% na comparao com igual perodo do ano passado apresentando redues expressivas em alguns segmentos como siderurgia,couros,peles e ferro-liga.Apesar da queda da produo industrial, a demanda interna continua sustentando a manuteno de um ritmo razovel economia brasileira. Conforme pesquisa realizada pela Associao Brasileira de Supermercados ABRAS, as vendas do setor supermercadista neste perodo cresceram 6,54%, em relao ao mesmo perodo do ano anterior, comparando com o ms anterior houve uma queda de 22,96% esses ndices j deflacionados pelo IPCA do IBGE. Os supermercados vivem em constante busca pelo aumento do capital de giro a partir da reduo do custo com a mercadoria parada no estoque. De acordo com pesquisa, o custo de capital com estoques no Brasil representa cerca de 3,7% do PIB nacional. As constantes notcias sobre dificuldades na economia afetam a confiana do consumidor e podem alterar sua maneira de consumir, o que significa que ele vai procurar novas alternativas, comprando apenas o necessrio, produtos que atendem toda a famlia optando por marcas mais baratas de olho sempre nas promoes. Em poca de crise, economistas e supermercadistas falam das suas expectativas para este ano. Antes mesmo que os efeitos da crise financeira mundial

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chegassem realidade do brasileiro comum, jornais e revistas j previam perturbaes e mudanas de mbito internacional. Segundo o Presidente da ABRAS, Sussumu Honda, a bssola mais confivel da crise ser a temperatura das vendas do dia-a-dia do comrcio, o mesmo acredita que a crise, de um modo geral, no trar perdas de vendas, mas desacelerao, este ano ser marcado pelo equilbrio entre volume de vendas e receita o que no vinha acontecendo. O controle interno predominantemente vinculado a atos fraudulentos; escndalos, propinas, manipulaes contbeis. Existem duas vises de controles internos empresariais: Uma com foco anti-fraude e outra com foco de gesto. Controle interno a expresso usada para descrever todas as medidas tomadas pela administrao e gerncia, para dirigir, planejar, organizar e controlar sua empresa, sem um controle eficaz, possvel que o administrador no consiga alcanar os objetivos pretendidos frente aos desafios e obstculos encontrados na conquista de seu espao na sociedade. No segmento de supermercados o crescente nvel de competio tem levado as organizaes a desenvolverem estratgias que visam a torn-las menos vulnerveis s mudanas que vm ocorrendo nos ambientes externo e interno. A globalizao, no setor varejista de supermercados, tem aumentado a competitividade devido s alteraes no comportamento dos consumidores, e instalao de redes internacionais, que a cada dia, aumentam a concorrncia. Neste sentido algumas empresas buscam explorar tcnicas inovadoras implantando controles em diversos setores onde podese considerar de maior risco, estoques, armazenagem, compras, faturamento, contas a pagar. Em virtude da crescente competitividade, o controle interno, poder contribuir para as empresas do setor de supermercadistas permanecerem no mercado. Nascer, sobreviver, fortalecer, cooperar e expandir so cinco verbos atuais e imprescindveis no ambiente de negcios e no mercado corporativo, principalmente quando a meta consiste em crescer de forma robusta para firmar e aumentar a competitividade, ampliando a capacidade de gesto. Lideres empresarial e gestores dos mais diversos segmentos tm adaptado seus controles a um cenrio de cautela em todas as reas da economia em decorrncia da crise mundial que, bem como, os reflexos que uma possvel recesso poder afetar a economia de pases emergentes como o Brasil. Segundo artigo de Julio Lara publicado na revista do varejista ano VII n 48 maro/abril 2009: A crise uma realidade e ainda vai

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assombrar o varejo por algum tempo. A nica certeza que o cenrio instvel e no h como garantir que as vendas vo corresponder ao esperado. O ndice de Confiana do Consumidor (ICC) da Fundao Getlio Vargas (FGV), divulga uma queda de 10% nas vendas neste perodo.Do lado do consumidor j evidente que a crise gerou mudanas nos critrios de compras, do outro lado, na retaguarda a ordem reduzir os riscos.Do lado dos estoques, importante manter os inventrios mais baixos possveis, trocando nveis de estoques, ou seja reduzir estoques sem giro, diminuindo o capital de giro congelado e o risco de sobras ou encalhes, outro ponto que no pode descuidar a preveno permanente de perdas, pois um dreno dos ganhos.No que se refere ao furto de produtos e deteriorao por descuido ou armazenagem inadequada ou quantidade estocada sem giro por mais de 30 dias.H muito mais medidas a serem tomadas, examinadas e solucionadas onde qualquer descuido recai sobre a margem de lucro.Para terminar o autor deixa uma frase que se encaixa com o momento que o mercado financeiro vive:Se no tem vento, reme.

1.2 Problema de Pesquisa Gil (2008, p.24), cita:O problema de pesquisa pode ser determinado por razes de ordem prtica ou ordem intelectual.Pode-se formular problema cuja resposta seja importante para subsidiar determinada ao. Continuando o mesmo autor na p. 27, Um problema no pode ser solucionado se no for apresentado de maneira clara e precisa, a maneira mais fcil e direta de formular um problema atravs de pergunta. Segundo Marconi e Lakatos (2002, p.139) Formular o problema consiste em dizer, de maneira explicita, clara, compreensvel e operacional, qual a dificuldade com a qual nos defrontamos e que pretendemos resolver, limitando o seu campo e apresentando suas caractersticas. Como o Controle Interno pode contribuir no controle dos estoques em Supermercados?

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1.3 Hipteses da Pesquisa Gil (2009, p.31) define hiptese como:Uma soluo possvel,mediante uma proposio, ou seja, uma expresso verbal suscetvel de ser declarada verdadeira ou falsa.

O controle Interno contribui para reduo de fraudes e erros; A Segregao de Funo no setor de estoques contribui para

inibir as fraudes; Os registros das informaes e definies de procedimentos

contribuem para o controle interno

1.4 Objetivos Gil (2009, p.41) cita que:Toda e qualquer classificao se faz mediante

algum critrio.Com relao s pesquisas, usual a classificao com base em seus objetivos gerais. 1.4.1 Objetivo geral Identificar como o Controle Interno pode contribuir no controle dos estoques, de uma empresa do ramo de supermercado. 1.4.2 Objetivos especficos Identificar os procedimentos em relao um supermercado Estudar sobre controle interno Analisar os procedimentos adotados nos setores ligados ao estoque de

um supermercado.

1.5 Delimitaes da pesquisa A pesquisa foi desenvolvida utilizando como estudo os procedimentos adotados por um supermercado, localizado no municpio de Juna-MT no constando identificao no corpo do trabalho. A pesquisa sobre o controle interno,

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especificamente dos estoques, em que obteve-se acesso ao funcionamento das rotinas dirias no setor, relatando os procedimentos usados na empresa.

1.6 Justificativa

Para obter um melhor controle, toda a empresa deve implantar sua misso, estabelecendo objetivos e estratgias para atingir seus objetivos. Prope-se com este trabalho acadmico colaborar com a implantao do sistema de controle interno para que a administrao alcance seus objetivos pretendidos, podendo ter uma maior segurana no desenvolvimento de cada funo atravs dos procedimentos adotados. No adianta somente implantar controles, deve-se manter atualizados todos os procedimentos protegendo o patrimnio e levando facilidade para a administrao na hora de analisar e conferir. Para um controle mais eficiente deve-se segregar funes, separando as funes de autorizao ou aprovao de operaes e a execuo, controle e contabilizao das mesmas, ficando assim mais seguro e dificultando as fraudes, desvios e conluio. Os proprietrios no podem estar presentes em todas as atividades de sua organizao. Ento, como bem escreveu o autor Lopes de S (1989), de que a finalidade do controle a fidelidade da informao, obtida atravs de instrumentos e sistemas de controle, que substituem o olho do dono. Considerando que a administrao de estoques na empresa um conjunto de atividades com a finalidade de assegurar o suprimento de materiais necessrios ao funcionamento da organizao, no tempo correto, na quantidade necessria, na qualidade requerida e pelo melhor preo; neste contexto, apresenta-se o seguinte tema: controle interno como ferramenta de auxilio na gesto de estoques: um estudo de caso em supermercados.

1.7 Estrutura do Trabalho

Na primeira seo encontra-se a introduo em que relatou-se a contextualizao do momento em que enfrenta-se uma crise financeira mundial, em

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que direta e indiretamente afeta todos os nveis econmicos financeiros, resultando em fechamento de grandes empresas, gerando um grande ndice de desemprego. Em seguida relata-se a formulao de um problema onde juntamente as hipteses os objetivos tanto geral como especficos e a justificativa para encontrar a melhor soluo do mesmo. Na segunda seo descreve-se de uma forma abrangente o referencial terico sobre o tema em questo que o controle interno seus objetivos, ambiente, fraudes,conluio, desvios, furtos,componentes, atividades, tcnicas e procedimentos para atravs dele adaptar a melhor maneira de controlar diversos setores de uma empresa no ramo de supermercado que objeto de estudo. Com o controle interno implantado amarrando todos os setores atravs de um bom sistema de automao, implanta-se as rotinas de trabalho, controle de estoques, armazenamento e gesto da empresa em estudo onde finaliza-se com o entendimento e aplicao de todos os tpicos aplica-se a auditoria interna fechando um excelente controle interno na referida empresa. Na seo 3 encontra-se a metodologia da pesquisa, com descrio de como foi elaborada a pesquisa. A 4 seo consta a anlise de dados com estudo de caso, descrio dos procedimentos da empresa estudada. Na seo 5 foi desenvolvida a concluso do trabalho, respondendo ao problema da pesquisa, as hipteses aceitas e os objetivos atingidos.

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REFERENCIAL TERICO

2.1 Controle Interno Nos pases mais desenvolvidos dada uma maior importncia aos mtodos cientficos, no Brasil, somente agora despertou-se a necessidade de implantao de sistema de controles internos nas organizaes. A relevncia do sistema de controle interno definida por uma srie de procedimentos, mtodos e medidas que assegura a proteo do patrimnio, exatido e fidedignidade dos dados, eficincia operacional, a organizao das polticas administrativas e o cumprimento de objetivos definidos quer seja administrativo ou gerencial. Todas as empresas possuem um sistema de controle interno, algumas de forma adequadas outras no. Segundo o Comit de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados (AICPA), apud Crepaldi (2007, p. 269) define controle interno como:
O controle interno compreende o plano de organizao e o conjunto ordenado dos mtodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimnio, verificar a exatido e a fidedignidade de seus dados contbeis, promover a eficincia operacional e encorajar a adeso poltica traada pela administrao".

Complementando a idia do autor, na prtica pode-se afirmar que controle interno todo o procedimento desenvolvido dentro de uma empresa para que a mesma possa funcionar de forma adequada e organizada envolvendo os mais variados setores; fabricao, compras, vendas, faturamento, tesouraria, objetivando atingir melhores resultados com menores desperdcios. Mosimann e Fisch (2008, p. 70) relatam que: A expanso da empresa, de uma forma geral, aliada s contnuas mudanas que ocorrem em seu ambiente, tem levado os gestores a realizarem suas tarefas com a preocupao da verificao simultnea dos resultados de suas aes. Segundo Kanitz,apud Mosimann e Fisch (2008, p.70),
A funo do Controle Interno configura-se como um instrumento administrativo exigido pela complexidade das empresas a fim de atingir um bom desempenho. A descentralizao e a delegao de poderes a diversos colaboradores em vrios departamentos. Ocorreram em troca da prestao de informaes peridicas, da submisso s criticas dos superiores quanto s decises tomadas e da obedincia aos parmetros estabelecidos para decises futuras.

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Na viso de outro autor o entendimento continua idntico, no adianta implantar um bom sistema de controle, se os processos decisrios esto centralizados em um restrito numero de colaboradores, o ideal descentralizar, delegar, segregar funes na execuo dos processos, para assegurar que o resultado dos objetivos e planos formulados pela organizao seja satisfatrio. Besta segundo apud Mosimann e Fisch (2008 p. 70) afirma que:
Se todo aquele que tem ao direta ou indireta na administrao de uma Azienda (empresa), tivesse honestidade plena, memria perfeita e inteligncia suficiente para saber, em qualquer momento, que coisa lhe competia fazer em beneficio daquela, e se no houvesse necessidade de estmulos para a ao, ou de freios para nada fazer em excesso, a administrao poderia desenvolver-se sem o controle.

Entende-se com o exposto acima que se todo o colaborador, gerente, ou outro que membro que fizesse parte do quadro de funcionrio da empresa, tivesse conscincia plena de seus atos, memria para guardar todos os mtodos e procedimentos no desempenho de sua funo, uma organizao no necessitaria de qualquer tipo de controle interno seja no mbito administrativo, gerencial ou contbil.

Crepaldi (2007, p. 269) no seu entendimento relata que:


Quando se examinam os controles internos de uma empresa, est se analisando a organizao dos controles e tambm a execuo deles. So todos os instrumentos da organizao destinados vigilncia, fiscalizao e verificao administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimnio.

Todo mtodo de controle implantado deve ser analisado, fiscalizado, vigiado, analisado, pela alta administrao, para que as falhas na execuo sejam sanadas de forma simples no deixando se tornar um problema difcil de ser solucionado, refletindo no seu patrimnio.

Para Gibson, Ivancevitch e Donnelly, apud Mosimann e Fisch (2008, p. 71)


A funo de controle abrange as atividades desenvolvidas pelos administradores para adequar os resultados reais e os planejados. Nessa linha de raciocnio, Oliveira define o controle como funo do processo administrativo que, mediante a comparao com padres previamente estabelecidos, procura medir e avaliar o desempenho e o resultado das aes, com finalidade de realimentar os tomadores de decises, de forma que possam corrigir ou reforar esse desempenho ou interferir em funes

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do processo administrativo, para assegurar que os resultados satisfaam aos desafios e aos objetivos estabelecidos.

Nakagawa, apud Mosimann e Fisch (2008, p.72) resume esta definio a quatro pontos bsicos: Conhecer a realidade; Compar-la com o que deveria ser; Tomar conhecimento rpido das divergncias e suas origens; Tomar atitudes para a correo.

As aes corretivas objetivam reorientar ou corrigir falhas na execuo dos planos, ou at mesmo revisar os planos em decorrncia de modificaes nas circunstncias e premissas que os balizaram, o controle avalia as decises inclusive aquelas de no fazer nada, desde que tenham sido implantadas. (MOSIMANN E FISCH 2008 p.72).

Segundo Mosimann e Fisch (2008, p. 72)


Os conceitos apresentados revelam inmeros aspectos relevantes quanto efetivao do controle como parte do processo de gesto no sistema empresa e em seus subsistemas. As consideraes feitas pelos diversos autores podem ser resumidas no seguinte conceito:O controle interno uma fase do processo decisrio em que, avaliada a eficcia empresarial e de cada rea, resultando aes que se destinam a corrigir eventuais distores.

Pode-se esperar que o controle interno fornea apenas segurana razovel, e no segurana absoluta para a gerncia e conselho de administrao da organizao, o controle serve para o alcance de objetivos em uma ou mais categorias, as quais so separadas, mas que se sobrepem.

2.1.1 Estruturas de Controles Internos

Controle Interno um processo, executado pelo conselho de administrao, gerncia e outras pessoas de uma empresa, para fornecer segurana na realizao dos objetivos. As necessidades de controles variam entre os ramos de atividades e portes das empresas, assim, todas as empresas necessitam de controles internos, porm, os controles sempre sero diferentes entre as empresas. Controles Internos

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so processos, pessoas, segurana razovel e objetivos (DAVILA E OLIVEIRA 2002).

Objetivos de controle interno;

Componentes de controle interno;

Funes e unidades da empresa;

Eficcia e eficincia operacional; Mensurao de desempenho e divulgao financeira; Proteo de ativos; e Cumprimento de leis e regulamentaes Ambiente de controle; Avaliao de riscos; Atividades de controle; Informao e comunicao; e Monitoramento Compras, produo, Vendas, financeiro, Contabilidade etc.

Quadro 1 - Relao entre os objetivos e componentes de controles internos Fonte: Davila e Oliveira 2002 p. 33

2.1.1.1 Objetivos de controle interno Para fins de melhor controle, toda organizao deve fundamentar se sobre uma misso, estabelecendo objetivos e estratgias. Para fins de controles internos, podemos incluir os controles dentro das seguintes categorias: Eficcia e eficincia Operacional, mensurao de desempenho e divulgao financeira, de cumprimento de leis e regulamentos e de proteo de ativos (DAVILA e OLIVEIRA, 2002). Operacional Se relacionam com a eficincia e eficcia (fazer um

trabalho correto, sem erros, de boa qualidade atingindo os resultados esperados), nas operaes da empresa, incluindo metas de desempenho e de lucratividade. Variam de acordo com a escolha feita pela diretoria. Precisam refletir as particularidades de cada negcio, do ramo de atividade e mercado em que a empresa opera; Mensurao financeira a preparao dos informes econmico-

financeiros, relatrios de contabilidade gerencial, fluxos de caixa e demonstraes preparadas de acordo com a legislao societria. Investidores, credores, clientes, agncias de classificao de risco e fornecedores necessitam de informes financeiros para avaliar o desempenho, onde a melhor forma de mensurao de desempenho a contabilidade, a qual tem como suporte uma srie de frmulas e demonstraes financeiras;

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Cumprimento de Leis e regulamentos So aplicveis de acordo com

as leis e regulamentos aos seus respectivos ramos de atividades. Podem se referir a preos, normas de controle, impostos, fatores de preservao ambiental,sade, medicina do trabalho. O histrico de cumprimento de leis e regulamentos pode afetar de forma significativa a reputao da empresam tanto positiva como negativamente; Proteo de ativos No se relaciona apenas na guarda fsica de

bens ou ttulos, mas tambm a procedimentos que permitam monitorar a efetiva realizao dos benefcios futuros.

Segundo DAvila e Oliveira (2002, p.33),


Existe uma relao direta entre os objetivos, que so o que uma sociedade deseja alcanar, e os componentes que representam as necessidades para o alcance daqueles objetivos.O alcance dos objetivos de controle interno fundamental para a salvaguarda dos ativos, alavancagem da lucratividade das operaes e minimizao do risco de descumprimento das normas que regulam a atividade.

Com esse pensamento entende-se que uma empresa para obter sucesso precisa est funcionando de forma interligada entre seus objetivos suas necessidades e o controle, resultando num crescimento rpido com riscos minimizados nas operaes e seus ativos protegidos. 2.1.1.2 Componentes de controle interno

Consiste em cinco componentes inter-relacionados. So integrados ao estilo gerencial da empresa e constituem-se em elemento indivisvel do processo administrativo. Ambiente de controles A essncia de todas as empresas so as

pessoas, elas constituem a fundao, a base que sustenta todo o restante. Inclui atributos individuais, valores ticos, integridade e competncia; Avaliao de riscos A empresa deve estar ciente dos riscos em que

pode incorrer e saber lidar com eles. Devem estabelecer objetivos integrados com produo, vendas, marketing, finanas e outras atividades de forma que a empresa opere em sintonia. A empresa deve criar mecanismos para identificar, analisar e gerenciar os riscos envolvidos; Atividades de controle - Estabelecidos os objetivos da empresa e os

riscos envolvidos, devem ser adotados procedimentos internos para assegurar que

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as aes identificadas pela gerncia, como necessrias para tratar dos riscos de insucesso na consecuo dos objetivos, sejam efetivamente levadas a srio. Informao e comunicao Permite que as pessoas capturem e

troquem entre si as informaes necessrias para planejar, dirigir e controlar suas operaes; Monitoramento O processo todo de ser monitorado e modificaes

corretivas efetuadas quando necessrio.

2.1.2 Ambiente de registros nos Controles Internos Seguindo a idia do mesmo autor DAvila e Oliveira (2002, p. 51),
Um requisito fundamental para que existam controles a existncia de registros de transaes. Tais registros podem se dar atravs de papel, sejam formulrios, cartas e outros documentos, sejam registros por meio magntico, o que tem sido preferido por questes de custo e at mesmo por razes ecolgicas. [...] impossvel guardar todos os registros na memria. O mais comum mtodo de registro de transaes o da contabilidade.Todas as transaes so registradas em um livro.(em papel ou magntico) dirio e distribudas em grupos de contas de acordo com a natureza.Da a cincia da contabilidade ter estabelecido como principio o de uniformidade de registros.A contabilidade registra os aspectos financeiros das transaes, necessrio que haja registros operacionais e que devem guardar consistncia entre si e com os registros contbeis.

A contabilidade atravs de seus registros contbeis, dos mais diferentes meios, guarda de forma mais segura todas as informaes necessrias para a vida til de uma empresa, onde sempre que necessrio este arquivo poder ser acessado. 2.1.3 Atividades de Controle Segundo DAvila e Oliveira (2002, p.80): Aps o processo de determinao de objetivos especficos para a
empresa, avaliao de riscos sobre o alcance dos objetivos propostos, bem como a definio das aes a serem tomadas no sentido de alcanar os objetivos, a gerncia passa a programar procedimentos de controle visando assegurar que as aes planejadas esto sendo executadas

Tipos de Atividades de Controles

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Diferentes descries de tipos de atividades de controle tm sido adotadas, a seguir esto certas atividades de controle usualmente executadas por pessoas em vrios nveis dentro das organizaes.
So feitas mediante comparaes do desempenho real vesus o orado, estimado ou sobre desempenho de competidores. As principais iniciativas so acompanhadas, tais como plano de marketing, melhorias em processos produtivos,redues de custos, para medir em que extenso os objetivos esto sendo atingidos. Os gerentes revisam relatrios de desempenho como parte de suas atividades ou funes Uma variedade de controles executada para assegurar a exatido, totalidades de autorizaes de transaes. Aps digitar os dados no sistema emite-se relatrios para fins de checagens, comparaes, averiguaes e aprovaes. As pendncias de conciliaes que requerem averiguaes so objetos de aes por parte de funcionrios auxiliares e reportados por supervisores conforme necessrio. Equipamentos, estoques, ttulos, numerrios em espcie e outros ativos so protegidos fisicamente, e controlados periodicamente, para fins de comparao com registros de controle; Podem ser operacionais ou financeiros ou ambos.Servem como atividades de controle para investigar e corrigir tendncias.Incluem desempenho em variaes de preos de comprar, o percentual de pedidos de emergncia e o percentual de devolues em relao ao total de pedidos.Os gerentes identificam reas de risco no setor de compras. As funes so divididas entre vrias pessoas, objetivando diminuir o risco de erros ou aes inadequadas. As funes de autorizar transaes, registr-las e manusear os respectivos ativos so objetos de segregao, quem autoriza crditos para clientes no deveria manter os registros do contas a receber

Revises em alto nvel

Gerenciamento direto funcional ou por atividades

Processamento de informaes

Controles fsicos

Indicadores de desempenho

Segregao de funes

Quadro 2 - Tipos de Atividades de controle Fonte: Davila e Oliveira (2002 e p 80) ajustado pela da autora

Almeida (2007, p. 67) define como,


Segregao de funes consiste em estabelecer que uma mesma pessoa no pode ter acesso aos ativos e aos registros contbeis, em virtude de essas funes serem incompatveis dentro do sistema de controle interno.Os registros contbeis compreendem o razo geral, os registros inicial, intermedirio e final. O acesso a esses registros representa s pessoas que os preparam ou manuseiam informaes que servem de base para a sua elaborao, em circunstncias que lhes permitem modificar os dados desses registros.Caso o funcionrio tenha acesso aos ativos e aos registros contbeis, poderia desviar fisicamente o ativo e baix-lo

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contabilmente para despesa, o que ocultaria permanentemente essa transao.

Conforme o autor relata segregar funes nada mais que distribuir as tarefas entre a equipe de colaboradores, procurando ordenar de forma que um colaborador no exera a funo de registrar e ele prprio conferir, evitando assim a facilidade de fraudes.

2.1.4 Sistemas Contbeis e de Controle Interno Segundo Franco e Marra (2001, p.284) os controles internos relativos ao sistema contbil se ocupam com atingir objetivos, como por exemplo: Que as transaes sejam executadas de acordo com autorizao geral

ou especfica da administrao; Que o acesso a ativos e registros somente seja permitido com

autorizao da administrao; Que os ativos registrados sejam comparados com os ativos existentes

a intervalos razoveis e que se tomem medidas apropriadas quando houver qualquer diferena.

2.1.4.1 Amarraes do Sistema

Almeida (2007, p. 68) relata que: O sistema de controle interno deve ser implantado de maneira que sejam registradas apenas as transaes autorizadas, por seus valores corretos dentro do perodo de competncia. Este fato exige ser tomada uma srie de providncias:

Para obter-se um resultado eficaz nas rotinas de registros contbeis, exige-se uma srie de providncias a serem tomadas: iniciais; Conferncia independente dos clculos; Conferncia da classificao contbil de todos os registros finais; Conferncia independente do registro das transaes contbeis

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Estabelecimento de controles seqenciais sobre as compras e vendas,

de forma a assegurar que essas transaes sejam contabilizadas na poca devida. Deve ser centralizado o recebimento e aposta seqencial nas notas fiscais de aquisio dos fornecedores. A contabilidade deve exercer um controle sobre a numerao seqencial das notas fiscais de compras e vendas, observando se elas esto sendo contabilizadas dentro do regime de competncia. As rotinas internas de controle devem ser determinadas de modo que uma

rea controla a outra. Cita-se como exemplo o sistema de compras e pagamentos, a empresa teria as seguintes reas e rotinas envolvidas: Setor requisitante: Informa ao setor de compras, por meio de uma requisio,

que necessita de determinado bem; Setor de compras: Verifica se a requisio foi aprovada segundo os limites de

competncia estabelecidos nas normas internas da empresa, seleciona os possveis fornecedores, faz cotao de preo, seleciona as melhores condies e efetua a compra; Setor de recepo: Recebe os bens e a Nota Fiscal do fornecedor, conferindo

as quantidades e o bom estado dos bens; Setor de contabilidade: Recebe a Nota Fiscal, faz o lanamento contbil

(debito em estoque e crdito de fornecedores) e envia para o setor de processamento de dados; Setor de Processamento de dados: Processa os lanamentos contbeis e

remete relatrios contbeis para o setor de contabilidade; Setor de contas a pagar: Recebe do setor de contabilidade a Nota Fiscal,

verifica se foi devidamente certificada pelo setor de recepo, confronta-a com o instrumento formalizador da compra (ordem de compra ou contrato), enviado diretamente pelo setor de compras, e habilita-o para o pagamento; Setor financeiro: Recebe do setor de contas a pagar a Nota Fiscal, verifica se

foi devidamente habilitada por esse setor e processa o pagamento; Setor de contabilidade: Recebe o processo de pagamento do setor financeiro,

verifica se todos os documentos esto em ordem, faz o lanamento contbil (dbito em fornecedores e crdito em bancos) e envia para o processamento no setor de computador.

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2.1.4.2 Caractersticas de um Eficiente Sistema de Controle Interno Attie (2006, p.114) relata em sentido amplo o controle interno inclui controles que podem ser peculiares tanto administrao quanto contabilidade, subdividindo em contbil e administrativo, conforme segue:
Controle Interno Contbil compreende o plano de organizao e todos os procedimentos referentes diretamente relacionados com a salvaguarda do ativo e a fidedignidade dos registros financeiros. Geralmente compreendem controles, tais como os sistemas de autorizao e aprovao, segregao entre as tarefas relativas manuteno e elaborao de relatrios e aquelas que dizem respeito operao ou custodia do ativo, controles fsicos sobre o ativo e auditoria interna. Controle Interno Administrativo compreende o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos referentes principalmente eficincia operacional, e obedincia s diretrizes administrativas que normalmente se relacionam apenas indiretamente com os registros contbeis e financeiros. Incluem-se aqui controles como anlises estatsticas, estudos de tempo e movimento, relatrios de desempenho, controle de qualidade.

A administrao e a contabilidade devem estar juntas no controle dos ativos e de todos os eventos na empresa.

Crepaldi (2007, p. 296 e 297) explica:


Um sistema de controle interno que funcione corretamente no depende do planejamento efetivo da empresa e da eficincia dos procedimentos e prticas atribudas. Ele depende tambm da competncia de todo pessoal envolvido poder levar adiante, de forma eficiente e econmica, os procedimentos que devem ser adotados. Para que as operaes internas da empresa sejam feitas da maneira correta e para o bom andamento das atividades, faz-se necessrio que os controles internos sejam eficientes para acompanhar todo o processo operacional, cada um em seu departamento.

Attie (2006, p.112) atesta que:


"o controle interno compreende todos os meios planejados numa empresa para dirigir, restringir, governar e conferir suas vrias atividades com o propsito de fazer cumprir seus objetivos. Os meios de controle incluem, mas no se limitam a: forma de organizaes, polticas, sistemas, procedimentos, instrues, padres, comits, planos de contas, estimativas, oramentos, inventrios, relatrios, registros mtodos, projetos, segregao de funes, sistema de autorizao e aprovao, conciliao, anlise, custdia, arquivo, formulrios, manuais de procedimentos, treinamento, carta de fiana etc.

Estes controles internos facilitam a visualizao de problemas e possveis fraudes que possam ocorrer quando da entrada de informaes durante o exerccio

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das atividades da empresa. Para obter resultado eficiente dos controles implantados depende da responsabilidade e seriedade de cada colaborador da empresa. Almeida (2007, p. 63) define controle interno como:
O controle interno representa em uma organizao o conjunto de procedimentos, mtodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada dos negcios da empresa, o risco de ocorrncia de erros em uma empresa com um bom controle interno mnimo em relao s empresas sem controle interno.

Conforme relatado por Franco e Marra (2001, p.269):


Ao avaliar os controles internos, o auditor ter em mente objetivos bsicos e usando seus conhecimentos, sua experincia, sua acuidade, verificar at que ponto eles permitem atingi-los.Os controles absolutamente infalveis no existem [...] a aplicao dos procedimentos de auditoria,em todas as reas indispensvel, a extenso que podem ser maiores ou menores, conforme o grau de confiana que o auditor possa depositar na eficincia dos controles.

Conforme relata os autores no existe um controle infalvel que seja implantado na empresa e ele por si s atinja os objetivos esperados pela administrao, para atingir tais resultados precisa que os mesmos sejam auditados, acompanhados, revisados pela auditoria interna ou gerncia e feitos os ajustes necessrios.

2.1.5 Avaliao do Controle Interno

O controle para ser eficiente deve est implantado em todas as reas dentro de uma empresa, onde composto de inmeras atividades que envolvem aprovaes, autorizaes, registros, necessidades de registros, arquivos e capacidade tcnica. Attie (2007, p.215),
compara o controle interno ao motor de um carro, onde composto de inmeras peas: velas, distribuidor, cilindros, vlvulas, leo, bielas, anis, porcas, parafusos, carcaa e outros, onde as peas por si s soltas nada representam, porm o conjunto afinado entre si fornece a fora necessria para que o carro ande, e basta que uma delas quebre ou se deteriore para que todo o conjunto se torne inerte e inoperante. O controle interno funciona da mesma forma, o conjunto das operaes, autorizaes e registros que permite que a operao ou sistema caminhe, e basta que um dos itens no funcione adequadamente para que todo o sistema emperre.

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Dentro da linha de raciocnio do estudo do controle interno a administrao da empresa sempre dever est em busca de melhoramentos e ajustes dentro dos avanos tecnolgicos e econmicos. Conforme cita o autor, a equipe envolvida deve trabalhar em harmonia, segundo uma engrenagem onde se um elo desta se romper prejudica a equipe toda.

2.1.6 Fraudes e Erros Franco e Marra (2001, p.76) define fraude como:
Fraude, o ato intencional de omisso ou manipulao de transaes, adulterao de documentos, registros e demonstraes contbeis; A fraude pode ser caracterizada por manipulao, falsificao ou alterao de registros ou documentos, de modo a modificar os registros ativos, passivos e resultados.

Franco e Marra (2001 p. 77) define erro como:


Erro, o ato no intencional resultante de omisso, desateno ou m interpretao de fatos na elaborao de registros e demonstraes contbeis. Consiste em erros aritmticos na escriturao contbil ou nas demonstraes contbeis; aplicao incorreta das normas contbeis; interpretao errada das variaes patrimoniais.

Entende-se que a fraude e o erro so prejudiciais para o bom desempenho de uma empresa, porm, a fraude passa ser um ato mais delicado, por tratar-se de um ato manipulado, intencional enquanto o erro pode ser ocasionado por descuido, do funcionrio. Crepaldi (2007, p.162) comenta que:
ao detectar erros relevantes ou fraudes no decorrer dos seus trabalhos, o auditor tem a obrigao de comunic-los administrao da entidade e sugerir medidas corretivas, informando sobre os possveis efeitos no seu parecer, caso elas no sejam adotadas. A responsabilidade primria na preveno e identificao de fraude e erros da administrao da entidade, atravs da implementao e manuteno de adequado sistema contbil e de controle interno. Entretanto, o auditor deve planejar seu trabalho de forma a detectar fraudes e erros que impliquem efeitos relevantes nas demonstraes contbeis.

Segundo Crepaldi, o auditor ao realizar seu trabalho, no tem como objetivo principal descobrir fraudes, mas caso ocorra o mesmo tem a obrigao de relatar em seu parecer e informar a administrao.
Ainda Crepaldi (2007, p.162) O auditor no responsvel nem pode ser responsabilizado pela preveno de fraudes ou erros. Entretanto, deve planejar seu trabalho avaliando o risco de sua ocorrncia, de forma que

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tenha grande probabilidade de detectar aqueles que impliquem efeitos relevantes nas demonstraes contbeis.Ao detect-los, o auditor tem a obrigao de comunic-los a administrao da entidade e sugerir medidas corretivas, informando os possveis efeitos em seu parecer, caso elas no sejam adotadas. qualificao dos controles internos torna-se efetiva na preveno de fraude. A mera descoberta de irregularidades no resolve o problema. preciso uma sistemtica de controle eficaz.

O auditor no ser responsabilizado caso esteja ocorrendo algum tipo de fraude e no seja descoberta durante a realizao de seus trabalhos, pois o mesmo trabalha na maioria das vezes trabalha com sistema de amostragem, mais o mesmo deve avaliar a aplicao da amostragem nas reas de maior risco.

Para Franco e Marra, (2001, p.80), o auditor dever: Se acreditar que tais fraudes e erros possam resultar em distores relevantes nas demonstraes contbeis, o auditor deve modificar seus procedimentos ou aplicar outros, em carter adicional.

Erro
Ao involuntria Esquecimento, desateno, impercia Forma estranha vontade da empresa Omisso M interpretao de fatos nas dem.Contbeis Erros aritmticos Incorreta classificao das contas Podem levar falncia da empresa Ocorrem tambm por falta de conhecimento Quadro 3 - Principais distines entre erro e fraude Fonte: Menegussi 2007 Ao premeditada Dolo com inteno

Fraude

Com o intuito de lavagem de dinheiro Falsificao ou alterao de registros e doc. Omisso de transaes nos registros contbeis Aplicao de prticas contbeis indevidas Desvios de dinheiro, despesas fictcias Responsabilidade penal e civil Para ocultar desvios ou transaes ilegais

2.1.6.1 A deteco de fraudes e erros Crepaldi (2007, p. 163)


O auditor dever avaliar criticamente o sistema contbil, incluindo o controle interno, tanto em termos de concepo quanto de funcionamento efetivo, concedendo especial ateno s condies ou eventos que representem aumento de risco de fraude ou erro, que incluem: Estrutura ou atuao inadequada da administrao da entidade auditada ou de algum dos seus membros;

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Presses internas e externas; Transaes que paream anormais; Problemas internos no cumprimento dos trabalhos de auditoria; Fatores especficos no ambiente de sistemas de informao computadorizados.

A seguir, segue alguns procedimentos em caso de suspeita de fraudes e erros.


Sinais de alerta
Poderes concentrados em poucas pessoas, sem superviso Prejuzos repentinos em um negcio tradicionalmente rentvel

O que empregado pode fazer


Reunir documentos que permitam fazer a denuncia. Se a fraude for em outro setor,

O que a empresa deve fazer


Guardar em lugar seguro documentos e arquivos de computador relevantes Determinar claramente responsvel autoridades quem o as

comunic-la ao supervisor imediato

pelo contrato com

Mudana sbita no estilo de vida de um funcionrio

Se a fraude foi cometida pelo superior imediato, levar o caso direo da empresa.

Uma vez terminada a investigao, comunicar internamente as concluses, com transparncia. Tomar providncias imediatamente.

Pagamentos anormalmente elevados por servios e consultorias

Procurar o apoio de outros funcionrios, se isso ajudar a reunir evidncias.

Quadro 4 - Em caso de suspeita Fonte: Crepaldi (2007 p. 167)

2.1.7 Limites Inerentes dos Controles Internos Ainda segundo Franco e Marra (2001, p.284) Os sistemas contbeis e de controle interno no podem dar administrao evidncia conclusiva de que os objetivos foram atingidos porque tem limitaes inerentes,exemplo: A exigncia normal da administrao de que o custo de um controle

interno no exceda os benefcios a serem obtidos; A maioria dos controles internos tende a ser direcionada para

transaes rotineiras em vez de para transaes no rotineiras; O potencial de erro humano devido a descuido, distrao, erros de

julgamento e instrues mal-entendidas; A possibilidade de contornar os controles internos por meio de conluio

de um membro da administrao ou empregado com partes de fora (terceiros) ou de dentro da empresa; A possibilidade de que procedimentos se tornem inadequados devido a

mudanas nas condies e de que o cumprimento desses procedimentos se deteriore.

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Segundo Franco e Marra (2001, p.285) entende-se que: Ao obter um entendimento dos sistemas contbeis e de controle interno para planejar a auditoria, o auditor obtm um conhecimento do projeto dos sistemas contbeis e de controle interno, e de sua operao.

2.2 Estoques Os estoques constituem vnculo entre as etapas do processo de compra e venda, no processo de comercializao em empresas comerciais. Os estoques desempenham papel importante na flexibilidade operacional da empresa. So as entradas e sadas dos produtos nos processos de comercializao. necessrio que nas organizaes, a direo preocupe-se em todos os aspectos que evolvem o negcio, desde a anlise de sua viabilidade at a utilizao de instrumentos gerenciais adequados que possam fornecer a administrao informaes que possibilitem o monitoramento ordenado dos resultados. O estudo do papel dos estoques nas empresas to antigo quanto ao estudo da prpria administrao. Como elemento regulador, seja do fluxo de produo, do fluxo de venda, ou no processo comercial os estoques sempre foram o alvo de ateno dos gerentes. Hoje todas as empresas procuram de uma forma ou de outra a obteno de uma vantagem competitiva em relao a seus concorrentes, e a oportunidade de atendlos prontamente, no momento e na quantidade desejada. de fundamental importncia que as empresas comerciais direcionem sua ateno para todos os setores, mas priorizando o gerenciamento e controle de estoques e o atendimento, pois a eficcia destes setores depende o crescimento e a permanncia da mesma no mercado. preciso que a empresa esteja focada nos nveis do estoque para a satisfao do cliente e da empresa.

Os estoques representam capital investido, lanado no ativo da empresa para serem bem administrado e vendido, sendo comuns as perdas por expirao da data de validade e at mesmo roubo e fraudes cometidas na empresa atravs do estoque. (FIGUEIREDO e FLEURY, 2006 p. 38)

Segundo Dias (2006, p. 128)


A globalizao da economia vem produzindo significativas mudanas na forma de conduo dos negcios. No cenrio atual, clientes exigem um alto nvel de servio, pedidos mais freqentes, e trabalham no sentido de manter os nveis de estoque exatamente na medida de suas necessidades. Os

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consumidores, por sua vez, querem maior variedade e conformidade nos produtos.

2.2.1 Controle de Estoques o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada e sada de mercadorias e produtos da empresa. Estoques so todos os bens e materiais mantidos por uma organizao para suprir demandas futuras. O termo controle de estoques uma funo da necessidade de estipular os diversos nveis de materiais e produtos que a organizao deve manter, dentro de parmetros econmicos (POZO, 2007 p. 38).

Segundo Harrison e Hoek (2003, p. 211), descrevem:


O pensamento enxuto busca a perfeio, baseia-se na simples filosofia da minimizao do desperdcio. Tal conceito pode ser aplicado a quase todos os processos de negcios em quase toda a empresa.[...] mtodo simples, a busca da meta do fluxo de uma nica pea, no qual o tamanho do lote que passa pelos processos de uma empresa de um nico item

Segundo o autor, os fornecedores podem colaborar no controle do estoque, reduzindo desperdcios, sugerindo o controle de estoques gerenciado pelo fornecedor (VMI do ingls vendor-managed inventory) onde:
O estoque gerenciado pelo fornecedor uma abordagem de estoque e de efetivao de pedidos em que o fornecedor, e no o cliente, responsvel pelo gerenciamento e reabastecimento do estoque.[...] a base sobre a qual as decises tero de ser tomadas combinada com o varejista antecipadamente. O fornecedor assume a responsabilidade pelo monitoramento das vendas e do estoque e utiliza essas informaes para iniciar o pedido de reabastecimento. O fornecedor rastreia a venda de produtos e os nveis de estoque, enviando mercadorias apenas quando os estoques estiverem baixos.

Esse mtodo de pedido de compras e controle de estoques atravs do auxilio do fornecedor aplicado no ramo de supermercado, entende-se que divide a responsabilidade onde ambos assumem as possveis perdas nos excesso de estoques principalmente nos produtos perecveis. Harrison e Hoek (2003, p.215) relatam outra forma de controlar estoques: a logstica da resposta rpida, uma demanda para atender o cliente, fornecendo-se a quantidade, a variedade e a qualidade certas no momento certo, no local certo e pelo preo certo.

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O termo compras freqentemente lembra o processo de compras da administrao de materiais, Nesse processo de compras, existem as seguintes atividades centrais: assegurar descrio completa das necessidades; selecionar fontes de suprimento; conseguir informaes de preo; colocar os pedidos (ordens de compra); acompanhar (follow up) os pedidos; verificar notas fiscais; manter registros e arquivos; manter relacionamentos com vendedores (POZO, 2007; p.148).

Conforme relata Pozo (2007, P. 150) que as compras, podem ser consideradas como uma funo administrativa, pois nos diferentes estgios de sua interao organizacional se faz necessrias decises em relao s seguintes variveis: quantidades, origem, custos e credibilidade dos sistemas de

fornecimentos, interno e externo - sempre voltada para os aspectos econmicos e estruturais da organizao. Neste sentido, os ensinamentos do autor remetem ao fato de fazer frente s incertezas predominantes nos mercados atuais e aos novos paradigmas da economia globalizada, de suma importncia uma atuao com ampla abrangncia das modernas tcnicas de controle interno e principalmente flexibilidade em face das variveis ambientais. Atividades de Compras: Alm de atender s especificaes de qualidade exigidas pelo mercado, a adequao da quantidade desejada, prazos de entrega e condies de pagamentos que permitam empresa maximizar seus recursos e reduzir custos - Segundo Pozo (2007, p. 148) Setor de Compras responsvel pelo resultado da empresa, reduzindo custos, por meio de negociaes de preos, comprando produtos com qualidade, na quantidade certa, na fonte certa, para entrega no local e hora certa. As principais atividades do setor de compras so: Informaes Bsicas: - Controle e registro de fornecedores; - Controle e registro de compras; - Controle e registro de preos; - Controle e registro de especificaes; - Controle e registro de estoques; - Controle e registro de consumo. Administrao de Materiais - Garantir atendimento das requisies; - Manuteno de Estoques;

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- Evitar excesso de estoques; - Melhorar giro de estoques; - Elaborar relatrios; Sistema de Aquisio: - Negociar contratos; - Efetivar compras; - Analisar cotaes; - Analisar condies dos contratos; - Conferir fatura de compra; - Contatar vendedores; - Negociar reduo de preos;

2.3 Auditoria A auditoria tem suma importncia como elemento fundamental no sistema de informaes, medio de desempenho e de prestao de contas da administrao. O Administrador executa as tarefas apresentando dados e informaes precisas, a auditoria proceder as avaliaes, anlises das referidas informaes. O administrador parte do sistema contbil e de controle interno. Santos,Scmitd e Gomes(2006). Segundo Almeida (2007, p.21)
A auditoria uma atividade relativamente nova no Brasil, ainda no estgio embrionrio em termos de tcnicas, haja vista que as legislaes especficas brasileiras vm abordando superficialmente o assunto, sem definir de forma clara e precisa os procedimentos que os profissionais da rea deveriam adotar por ocasio das auditorias das demonstraes financeiras.Nos pases em que a importncia da auditoria foi reconhecida, j h muitos anos existem comisses permanentes especialmente criadas para emitir normas de auditoria, medida que novas circunstncias assim o exigem, e tambm para modificar as antigas normas, adaptando as novas situaes do mercado. A atividade de auditoria bastante dinmica e est em permanente mutao, o que requer maior ateno dos rgos especficos ligados a essa rea, no sentido de padronizar e estabelecer os procedimentos, fortalecer o sistema de auditoria e mercado de capitais, dando maior segurana para os investidores, principalmente os acionistas minoritrios que aplicam suas economias nas companhias abertas. A auditoria deve ser compreendida como um conjunto de aes de assessoramento e consultoria. O trabalho de auditoria, ainda que em algumas situaes especiais necessite fazer fiscalizaes rigorosas, no tem como objetivo policiar profissionais ou suas atividades.

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A auditoria uma atividade no obrigatria na maioria dos ramos de atividades empresariais, o empresrio opta por no implantar, visando o lado de conteno de despesas, e por outro lado, abrindo precedncia para danos maiores com a falta de um controle mais rigoroso, aplicado por um profissional permanente dentro da empresa ou um independente com visitas peridicas Crepaldi (2007, p. 01) cita:
A administrao de uma sociedade tem o dever de apresentar demonstraes contbeis e divulgaes adequadas e esclarecedoras opinio pblica. O parecer dos auditores sobre esses demonstrativos elemento fundamental e sinnimo de confiabilidade s informaes prestadas. A auditoria torna-se elemento fundamental no sistema de informaes, medio de desempenho e prestao de contas da administrao, a auditoria no est para substituir a funo da administrao da empresa e sim assessor-lo.

J nas empresas de capital aberto, torna-se obrigatrio a presena de um profissional na rea de auditoria onde o mesmo estar se responsabilizando pelas informaes contbeis fornecidas, dando seu parecer oferecendo credibilidade aos acionistas e investidores. Attie (2006, p.25) define:
A auditoria uma especializao contbil voltada a testar a eficincia e eficcia do controle patrimonial implantado com o objetivo de expressar uma opinio sobre determinado dado. O exame da auditoria engloba a verificao documental, os livros e registros com caractersticas controladoras, a obteno de evidncias de informaes de carter interno ou externo.

maior

Cada autor define auditoria conforme seu ponto de vista, mas num contexto geral sabe-se que a mesma uma atividade vista com certo receio por alguns administradores, mas um elemento fundamental no auxilio as tomadas de decises, tornando as informaes precisas. Toda empresa que implanta seus controles atravs de um auditor interno facilita o desempenho geral das atividades.

2.3.1.Auditoria externa ou independente Crepaldi (2007, p. 32) cita:


Auditoria externa constitui o conjunto de procedimentos tcnicos que tem por objetivos a emisso do parecer sobre a adequao com que estes

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representam a posio patrimonial e financeira, o resultado das operaes, as mutaes do patrimnio lquido, as origens e aplicaes de recursos da entidade.

A auditoria externa executada por profissional independente, sem ligao com a empresa. Sua interveno ajustada atravs de contrato de servios. Os testes e indagaes se espalham por onde haja necessidade para concluir seu trabalho. Dada a credibilidade que o auditor externo oferece ao mercado, pela relevncia de seu trabalho junto as empresas, banqueiros, rgos do governo e ao publico em geral torna-se uma figura impar que presta inestimveis servios obedecendo normas e princpios contbeis.

2.3.2 Auditoria Interna Segundo Crepaldi (2007, p.25 )


Auditoria Interna constitui o conjunto de procedimentos que tem por objetivo examinar a integridade, adequao e eficcia dos controles internos e das informaes fsicas, contbeis, financeiras e operacionais da entidade. uma atividade de avaliao independente dentro da empresa, que se destina a revisar as operaes, como um servio prestado administrao. Constitui um controle gerencial que funciona por meio da anlise e avaliao da eficincia de outros controles. executada por um profissional ligado empresa. O auditor interno pessoa de confiana dos dirigentes, sua rea de atuao envolve todas as atividades da empresa, predominando a verificao constante dos controles internos e rotinas administrativas.

O auditor interno interessa-se por qualquer fase das atividades do negcio em que possa ser til administrao. Isso pressupe sua incluso em campos alm dos de contabilidade e finanas, a fim de obter uma viso completa das operaes submetidas a exames. Crepaldi (2007) testa a qualidade dos trabalhos, revisa, recomenda: enfim, assiste administrao e lhe fornece informaes Peridicas principalmente no que tange: aplicabilidade e adequao de controles internos, financeiros e

operacionais: revisando e avaliando a correo, adequando e aplicando os controles contbeis, financeiros e outros de natureza operacional, propiciando controles eficazes a um custo razovel; extenso do cumprimento das diretrizes, planos e procedimentos;

determinando o grau de atendimento;

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salvaguarda dos ativos quanto escriturao, guarda e perdas de

todas as espcies; determinando o grau de controle dos ativos da empresa quanto proteo contra perdas de qualquer tipo; avaliao da qualidade e desempenho na execuo das

responsabilidades delegadas determinando a fidelidade dos dados administrativos originados na empresa ; recomendao de melhorias operacionais.

A auditoria interna presta ajuda administrao, sua responsabilidade informar e assessorar, desempenhando sua funo com tica e de maneira responsvel, devendo reportar-se a um executivo cuja autoridade seja suficiente para assegurar uma ao efetiva com respeito aos assuntos levantados e recomendaes efetuadas. Um auditor interno jamais deve desenvolver e implantar procedimentos, preparar registros ou envolver-se em qualquer outra atividade que poder vir a examinar e analisar. 2.3.3 Diferenas entre auditoria externa interna Crepaldi (2007, p. 32) afirma que: Mesmo que exista interesse comum no trabalho do auditor interno e do externo, as tcnicas so semelhantes, mas existem diferenas fundamentais.
ELEMENTOS Sujeito Ao e Objetivo AUDITORIA EXTERNA Profissional independente no tem vinculo Exame das demonstraes financeiras Opinar Parecer Mais amplo A empresa e o publico Prof civil e criminal Maior Maior AUDITORIA INTERNA Funcionrio da empresa Exame dos controles operacionais Promover melhorias Recomendaes Menos amplo A empresa Trabalhista Menor Menor Continuo Contabil e operacional Recebe salrios

Finalidade Relat. Principal Grau de independncia Int no Trabalho Responsabilidade Nmeros reas cobertas Intens dos trab em casa rea Continuidade do trabalho Peridico Auditor Executa apenas auditoria contabil Auditor Recebe honorrios Quadro 5 - Diferenas entre auditoria externa e auditoria interna. Fonte: Crepaldi (2007, p. 34)

Os objetivos da auditoria interna verificar se as normas interna esto sendo seguidas e avaliar a necessidade de novas normas internas j existentes. Os

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princpios e fundamentos do controle interno podem ser expostos da seguinte maneira:


MOTIVO Se no existir delimitao extra, o controle a. Devem ser fixados as responsabilidades ser deficiente; Um empregado no deve ocupar um posto b. A Contabilidade e as operaes devem estar em que tenha controle da contabilidade e, separadas ao mesmo tempo, controle das operaes que ocasionam lanamentos; c. Controles cruzados,por exemplo, as vendas dirias Devem ser utilizadas todas as provas devem ser acumuladas e confrontadas ao final do disponveis para se comprovar a exatido, perodo com a soma das etiquetas das mercadorias visando assegurar que as operaes foram entregues; registradas corretamente na contabilidade; d. Nenhuma pessoa individualmente deve ter Qualquer pessoa, deliberadamente ou completamente a seu cargo uma transao comercial; inadvertidamente, cometer erros se o manejo de uma transao est dividido entre duas ou mais pessoas; e. Deve-se escolher e treinar cuidadosamente os Um treinamento cuidadoso oferece como empregados; resultados:melhor rendimento, custos reduzidos e empregados mais atentos e ativos; g. As instrues de operaes para cada cargo devem Os manuais de procedimentos fomentam a ser sempre fornecidas por escrito. eficincia e evitam erros ou interpretaes erradas. Quadro 6 - Os princpios e fundamentos do controle interno Fonte: Crepaldi 2007 p. 283 reformulado pela autora. CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO

2.3.4 Fraudes e Desfalques nas Empresas Crepaldi (2007, p.284) comenta que,
Controles internos apenas previnem contra fraudes e minimizam os riscos de erros e irregularidades. A segregao de uma operao em fases distintas e dirigidas a diversas pessoas, reduz a chance de ocorrerem irregularidades. Fraudes nas empresas tornaram-se um problema crescente e comum, decorrente do enfraquecimento dos valores ticos, morais, sociais, e principalmente da ineficcia dos sistemas de controles internos. Embora os fatores que motivam as pessoas a cometerem fraude possam ser classificados em trs aspectos:

Oportunidades para comet-la e escond-la; Presso por dificuldades financeiras; Racionalizao do entendimento sobre a falta cometida.

Crepaldi ainda ressalta que A eficincia do sistema de controle interno em sua totalidade deve permitir detectar no somente irregularidades de atos intencionais, como tambm erros de atos no intencionais. Estes podem ser: Decorrentes de m aplicao de uma norma ou procedimento;

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De omisso por no aplicar um procedimento prescrito nas

normas em vigor; De interpretao como, por exemplo, a aplicao errnea dos

princpios fundamentais de contabilidade na contabilizao das operaes. Crepaldi (2007, p.285) cita:
Para um funcionrio praticar um desfalque ele tem de ter acesso aos ativos da empresa. Os desfalques podem ser temporrios ou permanentes, o temporrio ocorre quando o funcionrio apossa-se de um bem da empresa e no altera os registros da contabilidade (transferindo o ativo roubado para despesas).Desfalques permanentes ocorrem quando um funcionrio desvia um bem da empresa e modifica os registros contbeis, de forma que os ativos existentes concordem com os valores registrados na contabilidade, para que isso acontea necessrio que o funcionrio tenha acesso aos registros contbeis.

Segundo Crepaldi os desfalques na maioria das vezes acontecem por alguma falha na forma de controlar ou sobrecarregando um funcionrio onde o mesmo desempenha uma ou mais funes ao mesmo tempo com acesso ao ativo da empresa.

2.3.5 Fraudes e perdas nas empresas Conforme pesquisa divulgada na revista Veja edio 1893, as empresas perdem em mdia 6% do seu faturamento em fraudes praticadas por seus funcionrios, segundo uma pesquisa americana. Numa poca em que a remunerao varivel, vinculado ao desempenho individual e de toda a empresa, representa parte cada vez maior da renda, fcil entender em combater a corrupo interna. Distoro do balano pedido falsos de reembolsos ou desvios de fundos algumas das fraudes mais comuns. Diante de um caso, a primeira questo como reagir; antes de mais nada, com discrio ensina Jos Francisco Compagno, scio da rea de investigao e suporte a litgios da Ernst & Young, empresa de auditoria e assessoria. Uma crise pblica pode prejudicar a empresa. Segundo o mesmo estudo americano, a preveno da corrupo via disque denncia, reduz em 50% o risco de fraudes. A fraude semelhante a um vrus e o antdoto a manuteno de controles internos eficazes, com pleno apoio administrativo Para atingir plenamente seus objetivos, os controles internos devem estar sustentados por uma consistente

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poltica interna e ser desenvolvidos com enfoque nos mecanismos que garantam a deteco, recuperao e a punio dos agentes causadores de fraude e corrupo.

2.3.6 Auditoria dos Estoques A auditoria nos estoques tem o objetivo de assegurar o controle e registros inerentes ao estoque. Segundo relata Attie (2006, p.293) A auditoria dos estoques tem a finalidade de: Determinar sua existncia, que poder estar na companhia, em custdia com terceiros ou em trnsito; Determinar se pertencente companhia; Determinar se foram aplicados os princpios de contabilidade geralmente aceitos, em bases uniformes; Determinar a existncia de estoques penhorados ou dados em garantia; Determinar se esto corretamente classificados nas demonstraes financeiras e se as divulgaes cabveis foram expostas por notas explicativas. 2.3.6.1 Reviso do Controle Interno de estoque Cada companhia como uma entidade diferente estabelece o controle interno de acordo com suas reais necessidades e baseadas na materialidade envolvida, pessoal existente e numero de itens em estoque. A administrao estabelece os controles que lhe concedam alguma segurana para efeito de sua gesto. Alguns exemplos de controles adotados pelas companhias: Segregao de funes entre a guarda fsica dos estoques e a de contabilizao; Autorizao de compra por pessoa de nvel; Utilizao de coleta de preos para compras; Registro perptuo de estoques; Determinao de ponto mnimo para estoques; Contagem rotativa de estoques;

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Sistema de custos integrados contabilidade; Segregao de funo entre o setor de compras e recebimento; Contagem fsica quando da recepo e emisso de documento comprobatrio.

2.3.6.2 Procedimentos de controle nos Estoques Crepaldi (2007, p. 435) cita que:
O controle interno sobre os estoques compreende controles contbeis e fsicos. O controle contbil sobre estoques revela-se por meio de um sistema em que as tarefas sejam segregadas, de modo a no permitir que os encarregados de controlar os estoques no sejam os mesmos responsveis pelo faturamento de vendas ou lanamentos de compras.O sistema contbil deve ser projetado de maneira que o fluxo de dados contbeis se faa paralelamente ao fluxo fsico do estoque.

Seguindo a idia do autor entende-se que para melhor proteger o ativo da empresa e evitar fraudes a segregao de funes uma rotina a ser seguida dentro nas empresas, onde de nada adianta ter um bom sistema de inventrio se os procedimentos de controles distribudos entre os colaboradores no funciona de forma correta. Os procedimentos de auditoria a serem utilizados so dependentes da efetividade do controle interno e da materialidade envolvida (ATTIE 2006).

Exame Fsico Confirmao

Documentos Originais

Clculos

Escriturao

Contagem de estoques Confirmao estoques com terceiros; Confirmao de estoques de terceiros; Confirmao de estoques em consignao Exame documental em Notas Fiscais de compras e pagamentos; Exame de contratos de compra e venda; Soma da contagem de estoques; Clculos das quantidades pelo preo unitrio; Clculo dos impostos; Apropriao das despesas gerais de fabricao Exame da conta razo de produtos acabados; Follow-up das contagens fsicas Exame detalhado da documentao de compra; Exame minucioso do registro perptuo; Exame de cut-off de compras e vendas Variao do saldo de estoques; Inqurito sobre a existncia de produtos obsoletos;

Investigao

Inqurito

Quadro 7a - Procedimentos de controle nos estoques Fonte: Pozo 2007 p. 294 adaptado pela autora.

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Registros Auxiliares Correlao Observao

Exame do registro perptuo de estoques; Exame das ordens de produo/fabricao; Relacionamento das vendas com a baixa de estoques; Relacionamento das compras com os fornecedores. Classificao adequada das contas; Observao dos princpios de contabilidade; Observao de estoques obsoletos.

Quadro 7b - Procedimentos de controle nos estoques Fonte: Pozo 2007 p. 294 adaptado pela autora.

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METODOLOGIA DA PESQUISA

Pretende-se a partir deste trabalho, elaborar e implantar um sistema de controles eficaz nas empresas do ramo de supermercado, onde o mesmo possibilitar o processo de acompanhamento de todo um processo de

funcionamento e execuo. Na pesquisa foi utilizado o mtodo de abordagem indutivo em que parte de um estudo em uma empresa especfica para tomar como base para o controle interno em uma empresa de supermercado. Marconi e Lakatos (2006, p.86) conceituam como: Induo um processo mental por intermdio do qual, partindo de dados particulares, infere-se uma verdade geral ou universal. A observao uma tcnica de coleta de dados para conseguir informaes. Marconi e Lakatos (2006, p. 192) conceituam que: No consiste apenas em ver e ouvir, mas tambm em examinar fatos ou fenmenos que se desejam estudar. A pesquisa classifica-se como uma pesquisa de campo, realizada atravs da aplicao de instrumentos de coleta de dados, Silva (2008, p. 57) define como: Coleta direta de informao no local em que acontecem os fenmenos; aquela que realiza fora do laboratrio, no prprio terreno das ocorrncias. A pesquisa um estudo de caso caracterizado por ser um estudo intensivo, que segundo Silva (2008, p.57), um estudo que analisa um ou poucos fatos com profundidade, o objeto de pesquisa pode ser o individuo ou a empresa, uma atividade, uma organizao ou at mesmo uma situao. O trabalho foi fundamentado por pesquisas bibliogrficas que segundo Silva (2008, p.54), Essa pesquisa explica e discute um tema ou problema com base em referncias tericas j publicadas em livros, revistas, artigos cientficos.

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ANLISE DE DADOS

4.1 Estudo de caso: empresa no ramo de supermercado

O objeto de estudo um supermercado de mdio porte que atua no setor varejista h mais de 20 anos, e encontra-se situado na regio central da cidade. No estudo de caso sero apresentadas uma avaliao dos resultados atuais e propostas de melhoria caso necessrio para a gesto de recebimento e armazenagem que atenda s necessidades da empresa. O Supermercado possui cerca de 35000 (trinta e cinco mil) unidades em seu mix de produtos e conta com 130 colaboradores. Ser descrito passo a passo o funcionamento da referida empresa como est interligada pelos seus setores. A referida empresa possui um sistema de automao especfico para o ramo de supermercado onde a partir do momento que o setor de compras emite seu pedido at o setor financeiro efetuar o pagamento do titulo tudo amarrado conforme descreve-se a seguir.

4.1.1 reas do setor de estoque Depsito O depsito possui um espao amplo para armazenagem de produtos e esta dividida em trs sub-reas composta por um quadro de 08 colaboradores onde 01 encarregado geral do setor e conferente de parte dos recebimentos os demais cada um com sua responsabilidade auxiliando o bom desempenho. Esse ambiente dividido por reas, chamado depsito, existe um elevador de cargas interligando os pisos somente para transporte de mercadorias. Quando o repositor necessita de mercadorias para expor na rea de venda o mesmo carrega um carrinho normal e transporta at a sada para a rea de vendas atravs do elevador. Aps a descarga, conferncia e liberao da Nota Fiscal e as unidades de produto para o faturamento o colaborador responsvel pelo recebimento libera os paletes com as mercadorias para ser armazenada cada um em seu local adequado. No momento que essas mercadorias so alojadas em seus devidos lugares, sempre em cima de estrados de madeiras ou estantes, prateleiras evitando o contato direto

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com o piso evitando problemas como umidades, a forma de armazenar obedece ao prazo de validade onde as mercadorias com vencimento mais distante ficam na parte de baixo da pilha evitando assim as perdas e desperdcios. O depsito dividido em sub-reas para evitar contato de produtos alimentcios com produtos de limpeza; Analisando os procedimentos neste setor, depara-se com algumas situaes onde o controle falho, onde um nico funcionrio exerce a funo de encarregado, recebe as mercadorias e conferente das mesmas, onde no aconselha-se esse procedimento e sim segregar funes entre outros funcionrios; Outra falha detectada a forma com que as mercadorias saem do depsito para a rea de vendas, atravs de diversos funcionrios, conforme a

responsabilidade de cada um na reposio de mercadorias nas gndolas; A forma de armazenagem dos produtos h controle por parte do funcionrio responsvel pela aquela rea do depsito onde coloca-se as mercadorias com prazo de validade mais prximo por cima das pilhas do referido produto, para ser o primeiro a ir para a rea de vendas;

Aps a descarga, conferncia e liberao da Nota Fiscal e as unidades de produto para o faturamento o colaborador responsvel pelo recebimento libera os paletes com as mercadorias para ser armazenada cada um em seu local adequado.

rea de armazenagem I - Produtos de limpeza e bebidas em geral, tem um terminal de computador equipado com impressoras capacitadas para impresso de cdigos barras para produtos comercializados geralmente produzidos na regio e outra impressora que imprime etiquetas de preos disponibilizados na frente dos produtos distribudos nas gndolas na rea de vendas. Neste mesmo terminal trs vezes por semana feito a distribuio de mercadorias para a outra loja instalada em outro bairro da cidade. A distribuio atravs de emisso de Nota Fiscal das mercadorias selecionadas por um colaborador responsvel por esse setor da outra loja; Nessa rea tambm h um funcionrio que desempenha mais de uma funo, este mesmo funcionrio controla as mercadorias para trocas

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(aquelas com algum defeito) que alguns fornecedores trocam por outra, controla a emisso de cdigos de barras para produtos da regio e auxilia na transferncia de mercadorias para outra loja localizada em outro bairro, onde separada as mercadorias coletadas as informaes da quantidade e valores atravs de coletor de dados e em seguida gerado Nota Fiscal de transferncia.

rea II - Considerada o maior espao, onde armazena, macarro, caf, leite tetra pak, arroz, feijo, acar, leo, trigo miudezas em geral e em uma rea anexa setor de frutas, legumes e verduras e outra onde so feitos os recebimentos e conferncia de mercadorias, de produtos, produzidos na regio (temperos verdes, alface, rcula, couve-flor, brcolis, maracuj, tomate, laranja, mandioca, coco verde, milho verde, queijos, nata e outros), congelados, carnes, frangos, iogurte frios em geral. Nesse rea guarda-se uma variedade muito grande de mercadorias,e h tambm uma porta onde recebe-se produtos de hortifruti da regio e local onde localiza-se a preparao, seleo das frutas, verduras e legumes para expor na rea de vendas. Nesse local est concentrado muitos procedimentos, circula muitos funcionrios, os repositores da rea de vendas, tornando-se uma rea de risco, onde o controle ter que ser mais rigoroso;

rea III - Armazenam produtos de higiene pessoal, fraldas, louas, alumnios em geral, biscoitos, enlatados em geral, havaianas, botinas. Nessa rea considerada a mais escondida, de acesso livre para muitos funcionrios, propicia para conluio, onde no tem um funcionrio com responsabilidade para controle mais rgido, ficando distante da rea de recebimento onde permanece o encarregado do setor por um perodo maior, sugere-se aqui um mtodo de controle mais rgido

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4.1.2 Rotinas e Procedimentos entre Setores Setor Compras Recebe do setor de vendas relatrio das mercadorias que esto em faltas ou com estoque mnimo. O funcionrio responsvel pelo setor formula atravs do sistema conferindo as quantidades solicitadas com o giro do estoque formula pedido, entra em contato com os fornecedores os quais geralmente tem representante comercial para visita nas empresas onde elaborada cotao de preos e optado pelo menor valor, ou conciliado algumas vantagens, como frete pago, at o destino; definindo o fornecedor efetua-se o pedido da mercadoria onde tudo j fica combinado valor, frete, formas de pagamento data para entrega, quantidade e outros caso necessrio. O setor de compras considerado uma rea de riscos, onde dever ter um sistema de controle interno intenso, pois h uma facilidade maior no que refere-se a fraudes, conluio entre comprador, fornecedor e representante comercial. O funcionrio responsvel pelas compras dever ser subordinado a algum da administrao ou um cargo de confiana para que esse possa fazer conferncia nas tomadas de preos, oramentos para evitar o favorecimento de um atravs de oferecimento de propinas.

Recepo - A empresa trabalha com diversos fornecedores que apresentam prazos e formas de entregas diferenciadas, uns com frota prpria para entrega de seus produtos, outros atravs de transportadoras terceirizadas, mesmo assim, na maioria das vezes, ocorre congestionamento formando fila devido s entregas no serem programadas, geralmente na segunda-feira, pois no sbado o recebimento ocorre somente at s 11:00hs da manh. Organiza-se o recebimento das mercadorias, por ordem de chegada dos caminhes, abrindo exceo para cargas rpidas, possui uma plataforma de recebimento somente para produtos perecveis e da regio. Na plataforma de recebimento, descarrega-se toda a mercadoria do caminho conferindo conforme a Nota Fiscal emitida pelo fornecedor onde retira-se da caixa ou fardo uma(1) unidade de cada produto recebido verificando no ato a validade dos produtos, se o mesmo est em perfeito estado de consumo obedecendo

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as normas da vigilncia sanitria e direito do consumidor, onde no final da descarga o mesmo encaminhado juntamente com a 1 via da Nota Fiscal ao setor de faturamento. Aps a descarga, conferncia e liberao da Nota Fiscal e as unidades de produto para o faturamento o colaborador responsvel pelo recebimento libera os paletes com as mercadorias para ser armazenada cada um em seu local adequado. No momento que essas mercadorias so alojadas em seus devidos lugares, sempre em cima de estrados de madeiras ou estantes, prateleiras evitando o contato direto com o piso evitando problemas como umidades, a forma de armazenar obedece ao prazo de validade onde as mercadorias com vencimento mais distante ficam na parte de baixo da pilha evitando assim as perdas e desperdcios. Nessa rea o controle falho, pois o funcionrio que recebe a mercadoria ele mesmo faz o documento de controle do recebimento e envia para o faturamento, entra em ao a confiana, e os bons costumes depositado neste funcionrio, caso o mesmo queira fazer algum acordo com o fornecedor deixando passar alguns problemas como: mercadorias quebradas, faltando, com defeito e receber por fora do fornecedor isso possvel de acontecer. Setor Faturamento Recebe as unidades dos produtos juntamente com a documentao fiscal e o pedido emitido pelo setor de compras, procede ao cadastramento dos produtos no sistema gerando um cdigo interno conforme a leitura do cdigo de barras do produto, em seguida d-se a entrada dos produtos no estoque conferindo todos os encargos e impostos atravs da origem da Nota Fiscal e dependendo dos produtos que nela constam, trabalhando em sistema off line toda a entrada de mercadorias no interfere nas vendas, exemplo caso haja alterao de preos somente no dia seguinte liberado para a rea de vendas juntamente com as mercadorias, encaminhase ao responsvel pelo setor da rea de vendas um relatrio onde consta toda movimentao efetuada no estoque inclusive se chegou produtos novos para expor ou se houve alguma alterao de preos para ser regularizado, no causando transtorno aos nossos clientes. Nesse setor o problema encontrado que os produtos faturados no so conferidos por outra pessoa antes de liberar os preos para a rea de

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venda, podendo haver falhas, erros na cobrana de todos os encargos necessrios, gerar um cdigo interno de um produto com preo de outro com valor inferior, onde a empresa perder com isso, pois provavelmente s ser descoberto com o passar do tempo. Setor de vendas Depois de passar por vrios processos internos a mercadoria exposta na rea de vendas distribuda em gndolas conforme a seo em que pertence, organizada de forma visvel e de fcil acesso aos clientes com a etiqueta de descrio do produto e o valor alocados na parte superior do produto. Esse setor o resultado de toda a seqncia dos produtos desde a compra, recebimento, faturamento, armazenagem e finalmente a

exposio nas gndolas no setor de vendas, onde possveis erros aparecem como cdigos cadastrados errado, prazos de validade, valores errados, pois ao passar nos chek-outs (caixa) o produto aparece no monitor, onde geralmente o operador do caixa detecta possveis divergncias de valores, ou a descrio do produto diferente do que tem cadastrado. Setor financeiro Gerando a venda automaticamente gera-se um financeiro nas mais diversas formas de recebimentos: cheque a vista ou pr-datado, cartes de crdito e dbito nas mais diversas bandeira, dinheiro em espcie, requisies, duplicatas, boletos bancrios e outras. Onde ao fechar seu caixa a operadora confere todos os documentos e numerrios na presena do funcionrio responsvel pelo setor. Na rea financeira/tesouraria faz-se a parte de toda a movimentao dos recebimentos, pagamentos, controles de cheques pr-datados, devolvidos, a vista, cartes de crditos, conciliao bancria onde cada funcionria opera com seu login e senha se responsabilizando pelos resultados ou erros caso ocorram, esse setor muito visado na empresa, despertando certa curiosidade, para evitar qualquer problema o controle deve ser rigoroso e auditado, conferido, fiscalizado diariamente.

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Contas a pagar Recebem do faturamento as notas fiscais, duplicatas, onde se procede a conferncia no sistema do contas a pagar conferindo numero da nota, valor gerado, favorecido, prazo para pagamento dos produtos e do frete se houver. Toma providncias necessrias quanto aos pagamentos e encaminha as Notas Fiscais para o setor contbil. Aps o pagamento das duplicatas as mesmas so encaminhadas atravs de protocolo para o escritrio contbil. Nesse setor o funcionrio confere todas as duplicatas geradas pelo faturamento, arquiva nas respectivas datas de vencimento, onde nos prazos determinado so efetuados os pagamentos por um dos proprietrios, percebe-se que nesse setor h um controle mais eficiente, pois acompanho diariamente.

Setor Gerencial Contbil Prepara toda a documentao emite no site da SEFAZ o espelho das notas fiscais eletrnicas, DANFE necessria para encaminhar ao escritrio de contabilidade que terceirizado, tudo atravs de protocolo de entrega. Na empresa estudada no existe o setor de auditoria interna em especifico, essa funo desempenhada pelo funcionrio do setor contbil gerencial o mesmo cargo de chefia, pessoa de confiana da administrao, o qual contabiliza todos os lotes contbeis, emite os relatrios necessrios para anlise, controla a parte dos ativos imobilizados da empresa assessorando a administrao da empresa na parte gerencial e controle dos seus ativos em geral. A empresa possui um eficaz programa de automao comercial para a rea de supermercados onde o mesmo oferece diversos mdulos para que possa ser desenvolvido um bom trabalho de controles, registros, contabilizaes necessrias para uma administrao eficaz e anlise de resultados. Esse setor est em fase de ajustes de melhorias, adaptaes, atualizaes do sistema de informtica onde est sendo implantado uma verso com programa de SPED. A empresa estar em breve investindo num controle interno mais rgido, onde ser destinado funcionrio especifico para controlar, pois no momento executado pela equipe que cuida da rea de informtica da empresa, considerando que um setor

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primordial da empresa onde finaliza todos os procedimentos executados nos mais diversos setores da empresa antes de ser encaminhado para o escritrio de contabilidade que no momento terceirizado. Nesse setor acontece o controle, organizao de todo o processo dos documentos fiscais enviados para registro, atravs de sistema de protocolo organiza-se em ordem alfabtica e de numerao do documentos, separando notas fiscais de entrada de mercadorias das notas fiscais de despesas, conhecimento de fretes diariamente(por tratar-se de um considerado volume), para ser entregue ao escritrio de contabilidade.

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CONCLUSO

Este trabalho procurou demonstrar a importncia do controle interno no processo de gesto das empresas e em especial dos estoques, seja como rgo formal, definido na estrutura organizacional, ou como reunio de conceitos para a identificao, mensurao, comunicao e gesto de eventos econmicos. A empresa deve ser considerada como um conjunto de atividades de idias, estratgias, planos orientadas para um determinado fim. A importncia do controle Interno e da Auditoria Interna na preveno e combate a erros e fraudes fundamental, e funciona como um instrumento de apoio administrao, pois evidencia essas irregularidades e procura meios para que no ocorram reincidncias. Os controles internos, de estoques e a auditoria nas empresas s estaro desenvolvendo seus papis de forma correta, se os envolvidos no sistema se conscientizarem da importncia da credibilidade passada por cada um, devendo haver uma mudana cultural no desenvolver das atividades, estando ciente da colaborao de cada um para o crescimento da organizao. A Segregao de funo uma ferramenta primordial para atingir resultado eficaz, onde um faz e outro autoriza, aprova e confere. O problema da pesquisa foi verificar como o Controle Interno pode contribuir na gesto dos estoques em Supermercados, tendo sido respondido de forma clara que a empresa que implantar um controle interno eficaz, segregar funes, nomear um auditor interno, evitar fraudes, desfalques, conluio, perdas e conseqentemente mudar os ndices do resultado final do faturamento da empresa. Foram tambm declaradas aceita as hipteses buscadas no desenvolver do trabalho. O controle Interno contribui para reduo de fraudes e erros; A Segregao de Funo no setor de estoques contribui para

inibir as fraudes; Os registros das informaes e definies de procedimentos

contribuem para o controle interno.

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Conclui-se que os objetivos traados nesse trabalho foram atingidos juntamente com as hipteses, verificando a relevncia dos estoques para o setor de supermercado e as necessidades de controle interno, com definio dos procedimentos predeterminados, registros de todas as informaes, segregao de funes e o constante acompanhamento e conferncia pelas auditorias internas e externas.

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REFERNCIAS

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Disponvel em: www.revistadovarejista.com.br; acessado em 19/05/09 23:52 texto da contextualizao.Texto da contextualizao na rea de supermercado

Disponvel em: http://veja.abril.com.br/230205/p_096.html REVISTA SUPERHIPER, texto da contextualizao.

RESOLUO CFC N 820, 17 de NOVEMBRO 1997 APROVA NBC T 11 - Normas de Auditoria Independente das Demonstraes Contbeis, com alteraes e d outras providncias. http://www.cosif.com.br/mostra.asp?arquivo=rescfc820nbct11 03/05\09 1:17 DA MANH ALMEIDA, Cavalcanti Marcelo, Auditoria um curso moderno e completo 6 Ed. So Paulo: Atlas 2007 ATTIE, William. Auditoria Conceitos e Aplicaes. So Paulo: Atlas, 2006.

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