USO DE ACCESS

Access es un gestor de bases de datos que se encarga tanto de disearla como de manejar los datos almacenados en ella. Una base de datos es una aplicacin informtica que permite organizar diferentes tipos de informacin. Las partes ms importantes de la base de datos son: 1. Tablas 2. Consultas 3. Formularios 4. Informes

1. TABLAS
Las tablas se utilizan en las bases de datos para organizar la informacin internamente. Una tabla consta de filas, que son los registros, y columnas, que son los campos.+ Las bases de datos en general estn formadas por varias tablas. Por ejemplo, en la ilustracin observamos la base de datos CCAA. Los registros son las fichas que introducimos en la tabla. Un registro es cada una de las filas de la tabla. El campo es una caracterstica comn a todos los registros. Un campo es cada una de las columnas de la tabla

VISTA DISEO

2. CONSULTAS
Las consultas permiten elegir, en una o varias tablas o consultas de una base de datos, varios campos a los que podemos poner condiciones, para seleccionar solamente los registros que las verifiquen y presentarlos en un orden determinado. Las consultas son las que dan potencia a las bases de datos. Los gestores de la base de datos basan su competencia en este aspecto ya que, segn su velocidad a la hora de manejar grandes cantidades de informacin, se consideran mejor su rendimiento. 2.1. PASO A SEGUIR PARA HACER UNA CONSULTA:

Paso 3

Paso 4

Resultado:

2.2. TIPOS DE CONSULTAS: -Consultas de seleccin: Elegimos un conjunto de registros de una o varias tablas -Consultas de tablas de referencias cruzadas: Agrupan los datos en categoras y presentan los valores en un formato compacto similar a una hoja de clculo. -Consultas de creacin de tabla: Creamos una nueva tabla con la totalidad o partes de otras. -Consulta de eliminacin: Eliminamos registros de una tabla. -Consultas de datos anexados -Consultas de actualizacin 2.3. PASO DE WORD Y EXCEL Una de las grandes ventajas en la utilizacin de paquetes integrados como Microsoft Office es la posibilidad de pasar los datos entre distintas aplicaciones. Los pasos que hay que seguir son: a) Abrimos base de datos b) Seleccionamos la tabla o consulta que se va a integrar en Word o Excel c) En Datos externos/Exportar, seleccionamos la opcin que nos interese.

3. FORMULARIOS
Los formularios sirven para presentar los registros de una tabla de forma prctica y elegante. A la hora de introducir datos o de verlos, hemos empleado, hasta el momento, tablas que son parecidas a las hojas de clculo, cuya presentacin es muy sencilla. Los formularios se caracterizan por emplear una nica ventaja para presentar los campos de un nico registro. En la parte inferior de los formularios est la barra de estado, donde aparecen los botones que empleamos para movernos entre los registros y el registro que tenemos activo en ese momento.

3.1. Disear un formulario a) Selecciona la tabla b) Haz click en Crear/ Formularios/Diseo del formulario. c) Haz click en Herramientas de diseo de formulario/Diseo/Herramientas/Agregar campos existentes d) Cierre el panel de lista de campo y coloca los campos para darles una apariencia como en el formulario de abajo

Vista Diseo

Vista Formulario

3.2. Filtros Los filtros permiten seleccionar aquellos registros que cumplen una propiedad. Cuando abrimos un formulario aparece reflejado en l toda la tabla de la base de datos, pero en determinadas ocasiones queremos seleccionar nicamente cierto registros y no todos, es decir, queremos tener un formulario de una consulta.

4. INFORMES

Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas basndose en las exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo el formato de facturas, etiquetas, postales, listines telefnicos... Existe la posibilidad de disear informes que presenten las informaciones del modo que se desee gracias al uso de diversos elementos grficos, de texto, de imgenes...

Informe con asistente .

Resultado final.