CONFECAMARAS

SISTEMA ESTANDAR DE GESTION ADMINISTRATIVA - SEGA

MANUAL DE OPERACION

MODULO DE NOMINA Actualizado a junio 2 de 2007

Elaborado Por: Jos Ivn Nieto Tabares

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CONTENIDO.

A TENER EN CUENTA......................................................................................................................................5 DESCRIPCION GENERAL DEL MODULO DE NOMINA.............................................................................6 GENERALIDADES.........................................................................................................................................6 COMO INSTALAR EL MODULO DE NOMINA Y MANEJO DE PERSONAL............................................8 LA HOJA DE VIDA DEL EMPLEADO...........................................................................................................10 LIQUIDACION QUINCENAL.........................................................................................................................11 DEFINICION DE DATOS DE CONTROL......................................................................................................12 Datos Bsicos de Nmina. .........................................................................................................................12 Datos Sobre Manejo de Empleados Retirados. .........................................................................................13 Datos Sobre Definicin de Novedades. .....................................................................................................14 Datos Sobre Ley 100. ................................................................................................................................16 Datos Para Manejo de Bonificaciones. ......................................................................................................18 Datos Sobre Manejo de Primas. ................................................................................................................19 Datos Sobre de Vacaciones. ......................................................................................................................20 TABLA DE PAGOS DE NOMINA...................................................................................................................21 EL CALENDARIO............................................................................................................................................22 DEFINICION Y MANTENIMIENTO A TABLAS DE COMPAIAS DE LEY 50 Y LEY 100...................24 MANTENIMIENTO TABLA CENTROS DE COSTOS..................................................................................28 MANTENIMIENTO TABLA DE LABORES U OFICIOS ............................................................................................................................................................................29 MANTENIMIENTO DE CUADRILLAS..........................................................................................................30 MANTENIMIENTO TABLA DE NOVEDADES DE NOMINA....................................................................31 MANTENIMIENTO TABLA DE PUNTOS DE PAGO...................................................................................38 MANTENIMIENTO TABLA TIPOS DE CUENTAS CORRIENTES............................................................39 MANTENIMIENTO TABLA DE RETENCIONES.........................................................................................40 MANTENIMIENTO TABLA DE RETENCIONES (UVTs)............................................................................41 MANTENIMIENTO TABLA ANUAL DE SALARIOS MINIMO.................................................................42 MANTENIMIENTO AL MAESTRO DE EMPLEADOS................................................................................43 DEFINICION CODIGOS DE EMPLEADOS...............................................................................................44 CREACION DE EMPLEADOS NUEVOS y MANTENIMIENTO A EMPLEADOS EXISTENTES........44 CAPTURA DATOS BASICOS EMPLEADOS............................................................................................46 MANTENIMIENTO A SUELDOS EMPLEADOS......................................................................................48 MANTENIMIENTO CENTROS DE COSTOS POR EMPLEADO.............................................................50 MANTENIMIENTO A PUNTOS DE PAGO DE EMPLEADOS................................................................51 MANTENIMIENTO DEDUCCIONES A RETENCION DE EMPLEADOS..............................................52 ASIGNACION DE AFILIACIONES A LEY 50 Y LEY 100.......................................................................53 MANTENIMIENTO CUENTAS CORRIENTES EMPLEADOS................................................................54 PARAMETRIZACION DE NOVEDADES POR EMPLEADO...................................................................56 CAPTURA DE NOVEDADES PROPIAS Y FIJAS POR EMPLEADO......................................................58 HISTORICO DE OTRAS NOVEDADES POR EMPLEADO.....................................................................61 MANEJO DE RETIRO DE EMPLEADOS...................................................................................................63 MANEJO REACTIVACION EMPLEADOS................................................................................................63 MANTENIMIENTO ESPECIAL DE ACUMULADOS...............................................................................64 CALCULO SEMESTRAL DE (%) DE RETENCION..................................................................................66 LIQUIDACION PAGOS NORMALES.............................................................................................................67 CAPTURA NOVEDADES DE TRABAJO...................................................................................................67 CAPTURA NOVEDADES DE AUSENCIA.................................................................................................70 LISTA AUDITORIA A NOVEDADES........................................................................................................71

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IMPORTACION DE NOVEDADES.............................................................................................................71 SELECCIN DEL PAGO A LIQUIDAR.....................................................................................................73 LIQUIDACION DE PAGO............................................................................................................................74 CONSULTAS ASOCIADAS AL PAGO...........................................................................................................75 CONSULTA PAGO POR EMPLEADO.......................................................................................................75 CONSULTA PAGO POR NOVEDAD.........................................................................................................76 VACACIONES TRABAJADAS...................................................................................................................76 INFORMES ASOCIADAS AL PAGO..............................................................................................................77 IMPRIME RELACION POR PUNTO DE PAGO.........................................................................................77 IMPRIME RELACION POR EMPLEADO y/o PRENOMINA POR EMPLEADO ...................................77 IMPRIME RELACION POR CENTROS DE COSTOS...............................................................................78 IMPRIME RELACION POR OFICIOS y/o LABOR....................................................................................78 IMPRIME RELACION POR NOVEDAD o CONCEPTO...........................................................................79 IMPRIME RELACION DE NOVEDADES NO APLICADAS....................................................................79 IMPRIME VOLANTES DE PAGO...............................................................................................................79 ACTUALIZACION DE PAGOS EN ACUMULADOS................................................................................81 NOVEDADES FUERA DE NOMINA..............................................................................................................82 GRABACION NOVEDADES FUERA DE NOMINA.................................................................................82 ACTUALIZACION NOVEDADES FUERA DE NOMINA........................................................................84 ACTUALIZACION CONTABLE DE LA NOMINA MENSUAL...................................................................86 EXPLICACION DETALLADA ...................................................................................................................86 Principal/Contabilidad/Procesos/Nomina Mensual............................................................................................87 TABLA DE NOMINA POR PAGAR ...........................................................................................................88 TABLA DE APORTES y PROVISIONES ...................................................................................................90 TABLA DE GRUPOS PROVISION.............................................................................................................93 GENERA COMPROBANTE.........................................................................................................................94 LISTADO DE INCONSISTENCIAS............................................................................................................94 LISTADO SOPORTE DETALLADO...........................................................................................................94 LISTADO SOPORTE RESUMIDO..............................................................................................................95 TRASLADO, ACTUALIZACION, APLICACIN CONTABLE ...............................................................95 COMO REVERSAR EL TRASLADO CONTABLE DE LA NOMINA, APORTES Y PROVISIONES . .96 TABLAS DE EJEMPLO DE: NOMINA POR PAGAR, APORTES Y PROVISIONES Y GRUPOS PROVISION ..................................................................................................................................................96 .........................................................................................................................................................................100 INFORMES GENERALES..............................................................................................................................100 INFORMES DE ACUMULADOS: ...........................................................................................................100 RELACION DE ACUMULADOS POR NOVEDAD.............................................................................100 RELACION DE ACUMULADOS POR EMPLEADO...........................................................................100 RELACION DE ACUMULADOS POR EMPLEADO Y DEVENGADOS...........................................100 RELACION DE ACUMULADOS POR NOVEDAD Y EMPLEADO .................................................100 RELACION DE ACUMULADOS GENERALES .................................................................................101 INFORMES DE AUTOLIQUIDACION: ..................................................................................................101 LISTADO PARA ANALISIS..................................................................................................................101 LISTADO DE AUTOLIQUIDACION POR COMPAA ....................................................................101 AUTOLIQUIDACION PARA EL ISS....................................................................................................101 CONSULTA AUTOLIQUIDACION PARA EL ISS..............................................................................102 CONSOLIDACIONES.................................................................................................................................103 INFORME CONSOLIDADO DE CESANTIAS E INTERESES...........................................................103 INFORME CONSOLIDADO DE VACACIONES.................................................................................103 INFORME DE PROYECCION DE COSTOS Y GASTOS....................................................................103 IMPRESIN DEL LIBRO DE VACACIONES..........................................................................................104

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CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE...............................................................................104 CARTILLAS DE EMPLEADOS.................................................................................................................104 CARTILLA POR PUNTO DE PAGO.....................................................................................................104 CARTILLA POR CODIGO.....................................................................................................................104 CARTILLA POR NOMBRE....................................................................................................................105 CARTILLA POR CENTRO DE COSTOS..............................................................................................105 CARTILLA POR CUADRILLA..............................................................................................................105 CARTILLA POR LABOR.......................................................................................................................105 CARTILLA POR FECHA DE INGRESO...............................................................................................105 CARTILLA POR FECHA DE RETIRO..................................................................................................105 CARTILLA DE EMPLEADOS CON DERECHO A VACACIONES...................................................105 CARTILLA DE EMPLEADOS VENCIMIENTOS PERIODO DE PRUEBA.......................................105 INICIALIZACION ARCHIVOS DE NOMINA..............................................................................................105

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A TENER EN CUENTA.

Al igual que en los instructivos enviados con anterioridad a ustedes, en el presente manual las opciones no sern indicadas en trminos de las teclas de funcin que se utilizan para llegar hasta ellas, por el contrario, en vista de que el SEGA cambia en la medida en que se va complementando, las opciones sern indicadas segn el camino (en el men) que debe seguirse para llegar hasta ellas. Igualmente, cabe anotar que el mdulo de Nmina del SEGA, mantiene la misma estructura operativa de los dems mdulos, es decir, el uso de las teclas de funcin, la presentacin de las pantallas, los mecanismos de operacin, etc., son similares, haciendo ms fcil su proceso de aprendizaje y operacin. El presente manual esta estructurado de tal forma que se puede instalar la aplicacin y operarla, siguiendo uno a uno los pasos explicados, muchos de estos pasos son de ejecucin inicial, algunos de ejecucin anual y otros de ejecucin continua, este hecho ser explicado en cada caso. Es importante tener en cuenta, que el SEGA se basa en las normas tributarias y laborales existentes actualmente, que se cie estrictamente a estas normas, por lo tanto, las liquidaciones que se realicen, respondern a las mismas. Si alguna Entidad tiene procesos de liquidacin especiales o en su defecto, aplica las normas con ciertos criterios no estndares, es posible que el SEGA no los liquide de la misma forma. Estos casos deben ser comentados y reportados con la debida anticipacin, para evaluar la posibilidad de incluirlos. Confecmaras se reserva el derecho de modificar los programas de computador que conforman este mdulo si las solicitudes no redundan en beneficio de todo el gremio usuario. ATENCION Finalmente, el mdulo de nmina trata de agilizar los procesos operativos del manejo de personal y sus correspondientes liquidaciones, sin embargo, no exime de la responsabilidad de revisin de los resultados. Proceso que siempre debe ser realizado. ATENCION Aunque en muchos casos las fechas sean digitadas en formato AAMMDD, el SEGA internamente realiza las conversiones necesarias para solucionar el inconveniente del ao 2000.

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DESCRIPCION GENERAL DEL MODULO DE NOMINA.

En forma grfica, el mdulo de Nmina del SEGA se comporta de la siguiente manera:

Definicin y Mantenimiento de Tablas

Tablas de Control y Dimensionamiento

Mantenimiento al Maestro de Empleados. Novedades de Liquidacin. Y parmetros para clculo de procesos complementarios

Maestros de Empleados. Acumulados.

Liquidacin de Pago, Vacaciones, Primas, Bonificaciones, Cesantas, etc.

Cartillas.

Volantes de Pago, Pre nminas, Relaciones, Disquetes, Etc.

Certificados, Autoliquidacin, Contabilizacin, Listados, Etc.

GENERALIDADES.
a. El mdulo de nmina, trata de abarcar la totalidad de las operaciones que se involucran en el manejo de personal, desde la elaboracin del contrato de trabajo hasta la liquidacin definitiva del mismo. Es un sistema de liquidacin por excepcin, es decir, se reportan nicamente las novedades que modifican la liquidacin semanal, quincenal o mensual. El sistema calcula automticamente los conceptos obligatorios (Retencin, Ley 100, Pensin, Solidaridad, etc.). Facilita la liquidacin de las prestaciones sociales: Primas, Bonificaciones, Vacaciones, Anticipos a Cesantas, Intereses a Cesantas, Cesantas Anuales. Genera borradores de la liquidacin del contrato de trabajo.

b. c. d. e.

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f. g. h. i. j. k. l. Impresin anual de certificados de Ingresos y retenciones.

Genera la Autoliquidacin, en disquete y en listados. Permite el manejo de mltiples EPS y Fondos de Pensiones.

Permite el manejo de mltiples Puntos de Pago, es decir, diferentes corporaciones para consignacin, sucursales, formas de pago (Cheque, efectivo, consignaciones, etc). Genera la nmina por Centro de Costos y por ende, los listados de anlisis por centro de responsabilidad. Maneja escala salarial en base a Labores (Cargos u oficios), y por ende, genera los listados de anlisis correspondientes. Generacin de Volantes de Pago para todos los casos de liquidacin. Manejo de Cuentas Corrientes Simples (Sin clculo de Intereses), prstamos, descuentos peridicos, aportes a fondos de empleados, Libranzas, etc. Con su correspondiente manejo de extractos por empleado. En este punto es importante indicar que el sistema permite definir libremente los conceptos de Descuento. El mdulo de Nmina del SEGA es parametrizado, lo cual significa que muchos de los cambios que puedan presentarse por modificacin de las Leyes Labores son asumidos en forma transparente, sin necesidad de entrar a Reprogramar la aplicacin. Obviamente, en muchos casos depende de la naturaleza del cambio. El SEGA liquida las nminas en base al calendario y por lo tanto, conoce plenamente si los das trabajados son Hbiles, festivos o dominicales, as mismo, el uso del calendario le permite manejar las Ausencias, Sanciones y dems conceptos represivos que impliquen descuento de Dominicales en forma automtica. Es un sistema tabular (En base a tablas), lo cual indica que la modificacin de un dato no implica la desaparicin del anterior, esto es sumamente til, puesto que el SEGA almacena la Hoja de Vida del Empleado, todas sus liquidaciones y permite reprocesos posteriores en igualdad de condiciones. Permite el manejo de diferentes Modelos de Contratos de Trabajo, entendiendo que en ocasiones, la mala definicin de uno de estos puede acarrear problemas de ndole laboral. Por lo tanto, el manejo de los contratos es modular (Numerales y/o anexos) asociados con la labor u oficio asignado al empleado. Permitiendo as la segura elaboracin de contratos de trabajo y su control en caso de modificaciones. Incluye el manejo de pasantes definido en la reforma laborar del ao 2003.

m.

n.

o.

p.

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COMO INSTALAR EL MODULO DE NOMINA Y MANEJO DE PERSONAL.

Los programas del mdulo de Nmina, han sido enviados en versiones anteriores del SEGA, sin embargo, si hasta el momento en su entidad no se encuentran instalados, simplemente realice el proceso de copia y desempaquetamiento de los disquetes, siguiendo los mismos pasos que se han explicado en los instructivos anexos. Sin embargo, en resumen, los pasos a seguir son:

Crear un Usuario SEGA.

Entrar (Login) por el usuario creado.

Restaurar los disquetes enviados (tar)

Salga a Logn, digitando Exit.

Editar el .profile del usuario SEGA y adicionar las lneas: ./menucen exit

Desempaquetar los programas utilizando el comando: ./pkunzip control -o ./pkunzip datos -o

Entre nuevamente al usuario SEGA desde Logn.

En el men del SEGA, seleccione la opcin Borrar Temporales e indique el directorio de trabajo, casi siempre ser datos.

Entre al SEGA, utilizando la opcin (1) o (2) dependiendo si es un Computador o una Terminal, el sitio desde el cual trabajar.

IMPORTANTE. a.) Los pasos arriba mencionados deben ejecutarse SI y SOLO SI el SEGA no
ha sido instalado anteriormente en su entidad. b.) Si la copia de archivos se ejecuta desde un usuario distinto a SEGA, es decir, si se realiza desde SUPERUSUARIO, es necesario ejecutar adicionalmente el numeral correspondiente a Asigna Permisos a Archivos, indicando en dicha opcin que el nombre del usuario es sega. c.) Cuando el SEGA se enva por primera vez, lleva creado un solo usuario, este es superu, con clave superu. La primera vez que usted entre a la aplicacin, tendr que hacerlo con dichos datos. En los siguientes numerales, explicaremos secuencialmente, cuales son los pasos a seguir para preparar la informacin bsica del mdulo de Nmina, sin embargo, revise con cuidado el siguiente esquema grfico, l le dar una idea del proceso a seguir.

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Definicin de Novedades a Utilizar, Tabla de Novedades de Nmina

Inicializacin de Archivos.

de Empresas de Ley 50 y Ley 100, Mantenimiento Tabla de Compaas de Ley 50 y Ley 100

Definicin de Centros de Costos.

Definicin del Calendario.

Definir en el Registro de Control: Datos Bsicos de Nmina. Manejo Empleados Retirados. Definicin de Novedades. Manejo de Ley 100. Manejo de Bonificacin. Manejo de Primas. Manejo de Vacaciones.

Definicin Tabla de Labores y Oficios.

Definicin Tabla Anual de Pagos de Nmina

Definicin de La Tabla Anual de Salarios Mnimos

Definicin Tabla Anual de Retenciones

Definicin de La Tabla de Puntos de Pago.

Definicin de Tipos de Cuenta Corriente.

Listos Para Operar El Mdulo de Nmina

El proceso arriba definido, le permitir instalar en forma fcil el mdulo de Nmina, muchos de los pasos all mencionados, son de nica definicin al instalar el Mdulo, algunos otros debern ser ejecutados cada ao, y otros, solo en el momento en que cambien las condiciones de liquidacin.

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LA HOJA DE VIDA DEL EMPLEADO

Instalado el mdulo de Nmina y definidas las tablas bsicas, el siguiente paso es incluir los datos de cada empleado, este paso, involucra los siguientes procesos: Asignar cdigo al Empleado. Crear cada empleado. Asignar Sueldos. Asignar Compaas de Ley 50 y Ley 100

Incluir Cuentas Corrientes y Descuentos Permanentes

Incluir Novedades de Deduccin a Retenciones

Asignar Puntos de Pago.

Grabar Acumulados Histricos.

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LIQUIDACION QUINCENAL

A continuacin definimos en forma grfica los pasos a seguir para la liquidacin quincenal, semanal o mensual de los pagos de nmina.

En Cualquier Momento. Grabacin de las Novedades de Trabajo: Extras, Recargos, Marcacin de Tiempo, Otros Ingresos, Otras Deducciones, etc. Grabacin de Novedades de Ausencia: Incapacidades, Sanciones, permisos, Vacaciones, etc.

Seleccin del Pago a Liquidar.

Liquidacin del Pago.

Captura de Empleados Nuevos.

Retiro de Empleados.

Consultas Asociadas al Pago.

Cambios de Sueldo a Empleados.

Certificados de Deduccin a Retenciones

Listados y Volantes del Pago.

Cambios de Cas de Ley 100 y Ley 50.

Reporte a Corporaciones

Registro del Pago. Actualizacin.

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DEFINICION DE DATOS DE CONTROL

Al igual que en el mdulo bsico, el mdulo de nmina recurre a los parmetros definidos en el Registro de Control para identificar el comportamiento de las diferentes liquidaciones que deban realizarse. A continuacin identificaremos con toda claridad, cada uno de los parmetros que all deben explicarse. Opcin: Principal/ Administracin/ Registro de Control. Cuando se selecciona la opcin de mantenimiento al registro de control, el sistema despliega la ventana correspondiente en la cual se muestran las distintas categoras Al seleccionar un campo especfico, el sistema despliega la ventana de captura del campo, anexa a esta ventana, se manejan dos (2) teclas de ayuda (en casi todos los casos):

F1. F2.

Ayuda asociada al campo: Ayuda textual descriptiva del campo que se esta procesando. Consulta y Validacin: Cuando el campo que se est digitando pertenece a una tabla del SEGA, esta opcin permite consultar los valores posibles.

Los parmetros estn catalogados de acuerdo al tipo de datos que se manejan, es as como para este mdulo identificamos 7 grandes categoras a saber:

Datos Bsicos de Nmina. Categora: Nmina Bsicos.

Esta categora, identificada en el Registro de Control como Nmina Bsicos, almacena los parmetros generales de liquidacin y algunos datos que indican normas de Ley. En ella tenemos: Tope de Descuento de Correccin Monetaria Fiscal (Tope Des. Cor. Mon. Fisc.): Este campo le indica al SEGA cual es el Tope Mensual de Deduccin de la base de retencin que es permitido, con respecto al pago de Intereses por Correccin Monetaria. Este campo es un cifra en pesos. Este dato debe ser modificado anualmente. Tope de Descuento por Pagos de Educacin y Salud (Tope Des. Edu. / Salud): Igualmente, segn lo indica la norma, el empleado puede deducir de la base de retencin hasta un porcentaje (%) determinado por efecto de pagos efectuados por concepto de salud y educacin. En este campo debe indicarse cual es el porcentaje mximo de descuento por este concepto que es permitido. Al momento de la elaboracin de este manual, este porcentaje es del 15%. Valor Cuatrimestral de Dotacin: Indquele al SEGA cual es el valor promedio (presupuesto estimado) del costo cuatrimestral de dotacin por cada empleado.

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Factor Prestacional del Salario Integral (Fact. Pres. Sal. Integral): Indquele al SEGA cual es el porcentaje (%) correspondiente al factor prestacional incluido en los Salarios Integrales. Al momento de la elaboracin del presente manual, este porcentaje es del 30%. Tope Mximo Para Descuento de Ley 100 (Tope Max. Salarios ISS): Este dato de modificacin anual, le indica al sistema cual es el tope (en pesos) para el descuento de los conceptos de Salud, pensin y Solidaridad. Al momento de la elaboracin del presente manual, este tope se calcula como: Tope en $ = 20 * (Salario Mnimo Legal). Mtodo de Clculo de Retencin: Dado que la empresa puede seleccionar de que forma descontar la retencin a los empleados, en el presente campo debe indicarse, que mtodo utiliza la Entidad. Los campos posibles son: 1. 2. Mtodo 1 de clculo de la Retencin. Mtodo 2 de clculo de la retencin.

Tngase en cuenta, que cuando se selecciona el mtodo dos (2), este implica el clculo semestral del porcentaje de retencin. Centros de Costos de Cuadrilla o Maestro: Como la nmina se liquida asociada a un centro de costos, el sistema permite dos (2) alternativas:

M. seleccione este indicador cuando deba tenerse en cuenta el Centro de Costos Bsico
asignado al empleado en sus datos bsicos.

C. Cuando debe seleccionarse el Centro de Costos reportado en la grabacin de las

novedades y en base a la cuadrillas de trabajo. Esta opcin debe utilizarse nicamente, cuando la Entidad trabaja turnos y grupos de produccin. Porcentaje Exento de Pagar Retencin: De acuerdo a la norma, en la actualidad, el 25% de valor de los sueldos es exento del pago de retencin. En este campo debe indicarse dicho porcentaje o en su defecto, el que indique la Ley. Porcentaje Retencin por Exceder el ltimo Tope de Retencin (% Retencin Exceso ltimo Tope): Indquele al SEGA, que porcentaje de retencin debe descontarse cuando el salario del empleado supere el ltimo tope de retencin en la fuente de acuerdo a la tabla vigente. En la actualidad, dicho porcentaje es del 35%. Valor Tope Exento de retencin: Indquele al SEGA, El valor mximo al que puede llegar el 25% de exencin. Para el ao 2003, este valor es de $4,000,000.oo

Datos Sobre Manejo de Empleados Retirados. Categora: Nmina Retirados.

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Como debe comportarse el SEGA y sus procesos de liquidacin con respecto a los empleados que se van retirando. Esta categora esta identificada en el Registro de Control como: Nmina Retirados. En ella se encuentran los siguientes datos: Liquida Ultimo Pago (s.n): Este campo le indica al sistema si debe liquidar o no en el pago quincenal, a los empleados que se retiran en el transcurso de dicha quincena, semana o mes. Las opciones son:

S. El SEGA incluye en la liquidacin del pago los das que el empleado alcanz a
trabajar en dicho periodo (Semana, quincena o mes). En tal caso, al elaborar la liquidacin de contratos de trabajo, dichos das no deben ser tenidos en cuenta.

N. En este caso, el SEGA no liquida los das del ltimo pago que el empleado ha trabajo
dentro de los pagos semanales, quincenales o mensuales. En este caso, los ltimos das trabajados por el empleado deben ser incluidos en la Liquidacin del contrato de trabajo.

Datos Sobre Definicin de Novedades. Categora: Nmina Novedades de Pago.

Entendiendo que el mdulo de nmina del SEGA liquida quincenalmente en forma automtica, y que la liquidacin efectuada genera un conjunto de novedades (cdigos de movimiento), en el registro de control es importante indicar que cdigos debe generar en cada caso. Para el SEGA, cada concepto de liquidacin: Bsico, Dominicales, Extras, Transportes, etc., es una novedad. As mismo, al ejecutar la liquidacin en forma automtica y entendiendo que LAS TABLAS DE NOVEDADES SON DE LIBRE DEFINICION POR PARTE DE LA ENTIDAD, es necesario que el sistema relacione el proceso de liquidacin con los cdigos que debe generar. Esta relacin se define en el Registro de Control. Antes de entrar a modificar el registro de control en este punto, es importante que la tabla de novedades este previamente definida, pues todos los datos que aqu se digiten, su existencia ser validada contra dicha tabla de novedades. Para efectos de modificar las tabla de novedades de muestra que se enva con el SEGA, el usuario puede remitirse al mantenimiento de la Tabla de Novedades, que se explicar ms adelante. Los parmetros que all se indican son: Campo. Descripcin del concepto. Tipo Reporte Valor Pre Definido

Nov. Bsico. Nov. Bsico Integral.

Horas normales trabajadas. En personal que no tiene salario Integral. Horas Horas normales trabajadas. personal que tiene salario integral. En Horas

010 011

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Nov. Bsico Empresarial. Nov. Horas Diurnas.

Apoyo Indique la novedad que debe liquidarse Horas cuando el empleado tiene un contrato de pasanta. Festivas Cuando el empleado trabaja en das festivos, no dominicales. Estas horas no son extras, es decir, es trabajo entre Horas 1 y 8 horas en das festivos.

012

030

Nov. Horas Cuando el empleado trabaja en das Dominicales Diurnas. domingos. Este concepto no es extra, es decir, es trabajo entre 1 y 8 horas en Horas das domingos. Nov. Horas Ordinarias Cuando el empleado trabaja en horas Nocturnas nocturnas sin ser extras (Dentro de las Horas 8 horas del turno normal). Nov. Horas Nocturnas Festivas Cuando se trabaja en das festivos, en horario nocturno, sin ser extras (Dentro Horas de las 8 horas del turno normal).

100

020

040

Nov. Horas Cuando se trabaja en das domingos, Dominicales Nocturnas. en horario nocturno, sin ser extras Horas (Dentro de las 8 horas del turno normal). Nov. Horas Extras Trabajo diurno en horas extras, en das Diurnas Ordinarias ordinarios. Horas Nov. Horas Extras Trabajo en das festivos, en horas Diurnas Festivas. extras, es decir, por encima de las 8 Horas horas del turno normal. Nov. Hrs. Extras Trabajo en das domingos, en horas Diurnas Dominicales extras, es decir, por encima de las 8 Horas horas del turno normal. Nov. Hrs. Extras Trabajo en das domingos, en horas Nocturnas Ordinarias extras, de carcter nocturno, es decir, por encima de las 8 horas del turno Horas normal pero en horario posterior a las 10 PM. Nov. Hrs. Extras Trabajo en das festivos, en horas Nocturnas Festivas extras, de carcter nocturno, es decir, por encima de las 8 horas del turno Horas normal pero en horario posterior a las 10 PM. Nov. Horas Extras Trabajo en das domingos, en horas Nocturnas Dominicales extras, de carcter nocturno, es decir,

110

050 070

120

060

080

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por encima de las 8 horas del turno Horas normal pero en horario posterior a las 10 PM. Nov. Transporte Legal Nov. Extralegal Nov. Ley Transporte de Ley Das

130

200 200

Transporte Reporte para transporte adicional, no Das legal. de Generacin automtica, de acuerdo al nmero de domingos de ley pagados o Horas perdidos. Para empleados de salario normal. de Generacin automtica, de acuerdo al nmero de domingos de ley pagados o perdidos. Para empleados de salario Horas Integral.

Dominicales

090

Nov. Dominicales Ley, Integral.

091

Nov. De Horas Incapacidad.

de Indquele al Sistema por cual concepto se generarn los reportes de Horas incapacidad. Nov. De Retencin Retencin en la fuente generada por Pago. concepto de pagos normales. Valor Nov. De retenciones Retencin en la fuente generada por Prima. liquidacin de primas. Valor. Nov. De Cesantas Novedad que se genera al liquidar contratos de trabajo y/o cesantas Valor anuales.

180 520 522 310

Nov. De Intereses a Novedad que se genera al liquidar Cesantas intereses a cesantas en liquidacin de Valor contratos de trabajo y/o cesantas anuales. Nov. De Liq. De Novedad que se genera cuando el Vacaciones. personal est en vacaciones. Horas Nov. De Reporte de Novedad utilizada para el reporte de Tarjetas marcaciones de tiempo. Esta novedad se utiliza en instituciones de carcter Horario productivo. Lapso de Liquidacin Que lapso de tiempo debe aplicarse en de tarjetas la liquidacin de reportes de tiempo. Minutos

320

280 490

Datos Sobre Ley 100.

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Categora: Nmina Ley 100.

En esta categora se incluyen los parmetros necesarios para la correcta liquidacin por concepto de deducciones de Pensin, Salud y Solidaridad. Los parmetros que all se indican son: Campo. Descripcin del Campo. Tipo Reporte Valor Pre definido

Porc. Empleado.

Pensin Porcentaje por concepto de pensin que paga el empleado. Porcentaje por concepto de salud que paga el empleado.

% % %

03.3750 04.0000 01.0000

Porc. Salud Empleado.

Porc. Solidaridad Porcentaje por concepto de Solidaridad Empleado. que paga el Empleado. Porc. Pensin Total Porcentaje total por concepto de Pensin que debe aportarse por cada empleado, mensualmente, a la Administradora de pensiones. Porcentaje total por concepto de salud que debe aportarse por cada empleado, en forma mensual, a las EPS.

13.5000

Porc. Salud Total.

12.0000

Porc. Riesgos Indique el porcentaje, que por concepto Profesionales de riesgos profesionales debe aportar la Empresa. Este campo depende de la categora de riesgo en que este catalogada la empresa Nvd. Pensin. Descuento Indique la Novedad que debe generar el sistema, al liquidar la nmina y que corresponda a pensin aportada. Indique la Novedad que debe generar el sistema, al liquidar la nmina y que corresponda a salud pagada.

00.522

Nvd.

511

Nvd. Descuento Salud.

Nvd.

512

Nvd. Descuento Indique la Novedad que debe generar Solidaridad. el sistema, al liquidar la nmina y que corresponda a Fondo de Solidaridad, siempre y cuando el empleado tenga ms de 4 SMLV.

Nvd.

513

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Reintegra (s.n) Solidaridad Indique al sistema si la Empresa le reconoce al empleado la solidaridad aportada, es decir, si existe reintegro de solidaridad.

S/N

Reintegra Pensin (s.n) Indique al sistema si la Empresa le reconoce al empleado la pensin aportada, es decir, si existe reintegro de pensin. Reintegra Salud (s.n) Indique al sistema si la Empresa le reconoce al empleado la salud aportada, es decir, si existe reintegro de salud.

S/N

S/N

Nvd. De Solidaridad.

Reintegro Indique la Novedad utilizada para el Reintegro de la Solidaridad.

Nvd. Nvd. Nvd.

450 451 452

Nvd. De Reintegro Ley Indique la Novedad utilizada para el 100 Salud. Reintegro de la Salud. Nvd. De Pensin. Reintegro Indique la Novedad utilizada para el Reintegro de la Pensin. Indquele al SEGA cual es el cdigo asignado a la ARP seleccionada. En este punto, debe tenerse en cuenta que la ARP seleccionada debe estar creada previamente en la Tabla de Compaas de Ley 50 y Ley 100.

Arp. Seleccionada.

Cod.

Ley 100 Men-sual) Pensin /Men-sual)

(Quincenal/ Indquele al SEGA si la SALUD se descuenta en forma Mensual o Quincenal. (Quincenal Indquele al SEGA si la PENSION se descuenta en forma Mensual o Quincenal.

M/Q

M/Q

Datos Para Manejo de Bonificaciones. Categora: Nmina Bonificacin.

En esta categora se incluyen los parmetros necesarios para la correcta liquidacin de la Bonificacin. Sin embargo es necesario tener en cuenta que en este punto, la bonificacin que se liquida se hace bajo cierto parmetros uniformes de Tiempo y Valor, que no en todos los casos de asimila a la forma de liquidacin de todas las Cmaras.

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Los parmetros que all se indican son: Campo. Descripcin del Campo.

Tipo Reporte

Valor Pre definido

Das que se pagan.

Indique el nmero de das (de sueldo o promedio salarial) que se pagan en cada bonificacin.

Cant.

Nvd. De Retencin a Indique la Novedad que se utiliza para Bonificacin. que se genere en forma automtica el concepto de retencin en la fuente Nvd. De Liquidacin de Indique la Novedad que se utiliza para Bonificacin. la generacin automtica de la bonificacin.

Nvd.

523

Nvd.

251

Datos Sobre Manejo de Primas. Categora: Nmina Primas.

En esta categora se incluyen los parmetros necesarios para la correcta liquidacin de la Prima Legal de Servicios en forma semestral. Al igual que en las dems categoras, es necesario indicar que algunos de los parmetros aqu definidos corresponden a datos que previamente deben estar catalogados en las correspondientes tablas del SEGA, para mayor entendimiento, remtase al Diagrama Grfico de Montaje e Implementacin. Los parmetros que all se indican son: Campo. Descripcin del Campo. Tipo Reporte Valor Pre definido

Das que se pagan.

Indique el nmero de das (de sueldo o promedio salarial) que se pagan en cada Prima Legal.

Cant.

Nvd. De Retencin a Indique la Novedad que se utiliza para Prima Legal. que se genere en forma automtica el concepto de retencin en la fuente Nvd. De Liquidacin de Indique la Novedad que se utiliza para Prima Legal. la generacin automtica de la Prima Legal.

Nvd.

521

Nvd.

340

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Datos Sobre de Vacaciones. Categora: Nmina Vacaciones.

En esta categora se incluyen los parmetros necesarios para la correcta liquidacin de las Vacaciones a los empleados. Es importante tener en cuenta que el SEGA, liquida las vacaciones conforme a la Ley, pero existen sin embargo, algunos parmetros que deben ser tenidos en cuenta en las liquidaciones y que pueden variar de acuerdo a la forma como la Entidad liquide dicho concepto laboral. Al igual que en las dems categoras, es necesario indicar que algunos de los parmetros aqu definidos corresponden a datos que previamente deben estar catalogados en las correspondientes tablas del SEGA, para mayor entendimiento, remtase al Diagrama Grfico de Montaje e Implementacin. Los parmetros que all se indican son: Campo. Descripcin del Campo. Tipo Reporte Valor Pre definido

Liquida Das Calendario Indquele al SEGA si al liquidar las (s.n) Vacaciones, toma como base los das calendario y/o meses de 30 das solamente. Al seleccionar das calendario, pagar solo hasta el 28 en febrero y hasta el 31 en los meses que as sean, siempre y cuando las vacaciones incluyan dichos das. al no se seleccionar das calendario, el SEGA liquidar el valor de las vacaciones en trminos de 30 das nicamente.

S/N

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TABLA DE PAGOS DE NOMINA.

OPCION. Principal/ Administracin/ Mas Tablas/ Pagos de Nmina. GENERALIDADES. Esta opcin le permite al usuario del mdulo de Nmina del SEGA, definir las caractersticas generales de liquidacin de los pagos para un ao en particular, es decir, predefinir los nmeros y fechas de cada pago. En esta tabla se definen: Semanas, Quincenas, Meses, Bonificaciones, Primas, Cesantas, etc.; y en general todos los pagos que se generarn a travs del mdulo. Al seleccionar esta opcin, el SEGA solicita el ao que se va a modificar. Seleccionado el ao, se monta la tabla de pagos. En este tabla, podemos almacenar un mximo de 100 pagos por cada ao. RECOMENDACIONES. Como cada pago queda numerado de 001 en adelante, recomendamos que dicha numeracin se asigne de la siguiente manera: Normalmente, son 24 quincenas al ao, 2 pagos de prima, 2 pagos de bonificacin y 1 pago de cesantas, por lo tanto, en una entidad con nmina normal, el nmero total de pagos ser de 29. 001, 002, 003 .... Pagos de enero, 004, 005, 006 .... Pagos de Febrero, etc.

Los cuales pueden quedar numerados de la siguiente forma: 001 al 024 para pagos quincenales; 025 y 026 para pagos de Prima; 027 y 028 para pagos de Bonificacin; 029 para pago de cesantas e intereses. OPERACIN. Cuando se selecciona un pago (nmero), deben indicarse los siguientes datos por cada pago: a.) Fecha Inicial del Pago, en formato AAMMDD; b.) Fecha Final del Pago, en formato AAMMDD; c.) Tipo de Pago: en este punto debe indicarse (A) para pago semanal, (B) para pago quincenal, (C) para liquidacin de Cesantas, (P) para Liquidacin de Primas y (N) para liquidacin de Bonificaciones; d.) Indique el mes al que corresponde el Pago (01 al 12); e.) Indique la Quincena en que debe quedar acumulado el pago (tenga en cuenta que cada mes tiene dos quincenas, enero arranca en la 01 y diciembre termina en la 24). Si en algn momento se desea eliminar un pago creado en la tabla, la tecla F4 permite dicha opcin; sin embargo, para poder borrarlo el pago no debe estar previamente procesado. Al finalizar la captura de los pagos, la tecla ESC permite abandonar o grabar los cambios realizados.

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EL CALENDARIO

OPCION. Principal/ Administracin/ Calendario. GENERALIDADES. El mdulo de nmina del SEGA liquida la nmina y los dems pagos laborales en relacin al tiempo (en horas o das), por lo tanto, para efectos de una correcta liquidacin, debe tenerse un calendario dentro del sistema, en el que se identifiquen claramente, los das hbiles, los festivos y los domingos. Igualmente, este calendario puede ser utilizado por otros mdulos. Esta opcin permite por lo tanto, generar y mantener el Calendario del SEGA, y para tal efecto nos presenta las siguientes opciones: (F1) BLANQUEA CALENDARIO. Esta opcin borra por completo el calendario actual de SEGA, por lo tanto, no debe ser ejecutada a menos que sea absolutamente necesario. Acto seguido, indique al SEGA la clave (segn el Registro de Control) que habilita el blanqueo del calendario y posteriormente confirme (s.n) la operacin. (F2) ENERAR EL CALENDARIO. Esta opcin, permite generar el calendario para un ao en particular. El usuario debe entonces indicarle al SEGA: a.) Ao a generar: si dicho ao ya esta previamente generado, el sistema indicar este hecho; b.) Primer da del ao: tenga en cuenta que 1 ser Domingo, 2 Lunes, ... , 6 Sabado.; c.) confirme la operacin de generacin (s.n). Esta generacin crea los 365 o 366 das del ao, marcando los dominicales como festivos, sin embargo, no marca los das que, entre semana, sean no laborables. Para marcar estos das no laborables entre semana, debe recurrirse a la opcin de Edicin del Calendario y marcarlos en forma manual. (F3) EDICION DEL CALENDARIO. Esta opcin permite modificar el Tipo de Da de cada fecha del calendario anual generado. Es decir, se utiliza bsicamente para modificar aquellos das entre semana que no son hbiles laboralmente (Como son fechas patrias y festivos religiosos o convenidos). Al seleccionar esta opcin, indquele al SEGA que ao desea modificar y acto seguido se despliega la pantalla correspondiente. Ubquese entonces en la fecha que desea modificar y seleccione una de las tres opciones viables: 1 Da Hbil, 2 Da Festivo entre semana, 3 Da Domingo. Fjese que no es necesario indicar todos los tipos de das, estos son asignados automticamente al generar el calendario (F4) Borrar el Calendario. Esta opcin permite suprimir un ao generado, a diferencia de la opcin F1 que borra todo el contenido del calendario. Esta opcin debe ser utilizada en el

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eventual caso de haberse generado un ao en forma errnea. Para borrar un ao del calendario: a.) Indique el ao a borrar; b.) Indique la clave de manejo del calendario (esta clave esta ubicada en el registro de control); c.) confirme la operacin (s.n).

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DEFINICION Y MANTENIMIENTO A TABLAS DE COMPAIAS DE LEY 50 Y LEY 100

OPCION. Principal/ Nmina/ Mtto/ Tablas/ Cas Ley 50 y Ley 100. GENERALIDADES. Esta opcin le permite al usuario almacenar la tabla de Cas relacionadas con la Ley 50 y Ley 100, como son: Administradoras de Pensiones y Cesantas, EPS, Administradoras de Riesgos Profesionales, etc. Es importante que las diferentes compaas relacionadas con la Entidad estn plenamente definidas en esta tabla. En ella se pueden indicar un mximo de 100 compaas, el orden en que queden colocadas en esta tabla es indiferente para el SEGA, sin embargo, el cdigo (nmero) con que queden marcadas debe ser siempre el mismo para cada entidad. Para cada una de las compaas, el sistema solicita los siguientes datos: Cdigo: Numeracin automtica Nombre: razn social de la compaa Nit: Sin el dgito de verificacin Cdigo SOI: Cdigo asignado por el MinProteccion a cada uma de las compaas.

Si una entidad es al mismo tiempo EPS y ARP o FP, no es necesario crearla dos o ms veces, con que se relacione una sola vez en la tabla es suficiente. OPERACIN. Al seleccionar la opcin, el SEGA muestra en pantalla la tabla previamente definida, o en blanco si el mdulo est inicializado; ubquese en el nmero en el que desea insertar o modificar una compaa: Indique el Nombre de la Compaa, el Nmero del Nit y su cdigo SOI, se

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VERIFICACION.

recomienda que el nmero del Nit, en este caso sea digitado SIN EL DIGITO DE Si se desea Listar el contenido de la Tabla, recurra a la tecla F4.; Para grabar los cambios realizados, recurra a la tecla F5, para abandonar sin salvar los cambios, recurra a la tecla ESC. RELACION DE COMPAIAS VINCULADAS A LA SEGURIDAD CORRESPONDIENTE CODIFICACION PARA PLANILLA UNICA SOCIAL CON SU

NOMBRE FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS

PROTECCION (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) PORVENIR (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) BBVA HORIZONTE (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) SANTANDER (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) SKANDIA (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) SKANDIA ALTERNATIVO (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) COLFONDOS (ADM FONDOS DE PENSIONES Y CESANTIAS) ISS RIESGOS PROFESIONALES ISS PENSIONES CAXDAC FONPRECON CAPRECOM PENSIONES DE ANTIOQUIA CAJANAL EICE C.P.S. UNICAUCA FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL

M.P.S.
230201 230301 230501 230801 230901 230904 231001 25-10 25-11 25-2 25-3 25-4 25-7 25-8 25-9 FSP001

E.P.S
EPS - COLMDICA EPS - SALUD TOTAL S.A. ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD EPS - CAFESALUD MEDICINA PREPAGADA S.A. EPS - ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD SANITAS S.A. EPS - ISS - ENTIDAD PROMOTORA DE SAL EPS - COMPENSAR ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD EPS - PROGRAMA COMFENALCO ANTIOQUIA EPS - SUSALUD EPS - COMFENALCO VALLE EPS - SALUDCOOP EPS - HUMANA VIVIR S.A. EPS ARS EPS - PROGRAMA SERVICIOS MDICO COLPATRIA S.A. EPS - COOMEVA EPS - FAMISANAR LIMITADA CAFAM - COLSUBSIDIO EPS - SERVICIO OCCIDENTAL DE SALUD S.A - S.O.S. EPS - CRUZ BLANCA EPS001 EPS002 EPS003 EPS005 EPS006 EPS008 EPS009 EPS010 EPS012 EPS013 EPS014 EPS015 EPS016 EPS017 EPS018 EPS023

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EPS - SOLSALUD E.P.S. S.A. EPS - SALUD VIDA S.A. EPS - SALUDCOLOMBIA EPS - RED SALUD ATENCIN HUMANA E.P.S. S.A. EPS - EMPRESAS PBLICAS DE MEDELLN DEPARTAMENTO MDICO

EPS026 EPS033 EPS034 EPS035 EAS016 EAS027 MIN001

EPS - FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NALES DE COL. EPS - FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTA - MINISTERIO DE SALUD

CAJAS DE COMPENSACIOON FAMILIAR

CCF COMFAMILIAR CAMACOL CCF COMFENALCO ANTIOQUIA CCF COMFAMA CCF CAJACOPI ATLANTICO CCF COMBARRANQUILLA CCF COMFAMILIAR DEL ATLANTICO CCF COMFENALCO CARTAGENA CCF DE CARTAGENA CCF COMFABOY CCF DE CALDAS CCF COMFAMILIAR LA DORADA CCF COMFACA DE FLORENCIA CCF COMFACAUCA CCF COMFACESAR CCF COMFACOR DE CORDOBA CCF AFIDRO CCF ASFAMILIAS CCF CAFAM CCF COLSUBSIDIO CCF COMFENALCO CUNDINAMARCA CCF COMPENSAR CCF COMFACUNDI CCF COMGIRARDOT (EN LIQUIDACIN) CCF DEL CHOCO CCF DE LA GUAJIRA CCF DEL HUILA - COMFAMILIAR CCF DEL MAGDALENA CCF REGIONAL META - COFREM CCF DE NARIO CCF DEL ORIENTE COLOMBIANO - COMFAORIENTE CCF DEL NORTE DE SANTANDER - COMFANORTE CCF DE BARRANCABERMEJA - CAFABA CCF DE SANTANDER - CAJASAN CCF COMFENALCO - SANTANDER CCF DE SUCRE CCF COMFAMILIAR - QUINDIO CCF COMFENALCO - QUINDIO CCF COMFAMILIAR - RISARALDA CCF02 CCF03 CCF04 CCF05 CCF06 CCF07 CCF08 CCF09 CCF10 CCF11 CCF12 CCF13 CCF14 CCF15 CCF16 CCF18 CCF20 CCF21 CCF22 CCF23 CCF24 CCF26 CCF28 CCF29 CCF30 CCF32 CCF33 CCF34 CCF35 CCF36 CCF37 CCF38 CCF39 CCF40 CCF41 CCF42 CCF43 CCF44

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CCF DEL TOLIMA - CAFASUR CCF DE HONDA - COMFAHONDA CCF COMFENALCO - TOLIMA CCF DE BUENAVNETURA CCF COMFENALCO - VALLE CCF COMFAMILIAR ANDI - COMFANDI CCF DE CARTAGO - COMFACARTAGO CCF COMFAMILIARES UNIDAS DEL VALLE - COMFAUNION CCF COMFAMILIAR - TULU CCF COMFAMILIAR - PUTUMAYO CCF DE SAN ANDRES ISLAS - CAJASAI CCF DEL AMAZONAS - CAFAMAZ CCF DE ARAUCA - COMFIAR CCF CAMPESINA - COMCAJA CC DEL CASANARE - COMFACASANARE

CCF46 CCF47 CCF50 CCF51 CCF56 CCF57 CCF59 CCF61 CCF62 CCF63 CCF64 CCF65 CCF67 CCF68 CCF69

APORTES
INSTITUTO COLOMBINO DE BIENESTAR FAMILIAR SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA MINISTERIO NACIONAL DE EDUCACIN PAICBF PASENA PAESAP PAMIED

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MANTENIMIENTO TABLA CENTROS DE COSTOS

OPCION. Principal/ Administracin/ Orgnica/ Centros de Costos.

Estructura

DESCRIPCION. Opcin que permite dar mantenimiento a la tabla de Centros de Costos del SEGA. Con respecto al mdulo de nmina, recuerde que el SEGA organiza la informacin en base a la estructura orgnica de la Empresa (Organigrama), por lo tanto, cada empleado esta asociado con un centro de costos o rea de la organizacin. Esta opcin entonces permite mantener esta tabla. OPERACIN. Seleccionada la opcin, indique al SEGA que centro de costos desea crear, modificar o eliminar; si desea consultarlos, seleccione la tecla F1 para ver una lista de los mismos. Utilice una de las siguientes opciones: (ENTER o F2) Grabar. Permite Modificar o adicionar un nuevo centro de costos. Al seleccionar esta opcin, indique por cada centro de costos los siguientes datos: a.) Descripcin del Centro de Costos; b.) Area a la cual pertenece (estas reas estn definidas previamente en el Registro General de Tablas del SEGA); c.) Etapa a la que pertenece el centro de costos (La etapa debe ser utilizada solamente en el caso de Entidades con procesos industriales); d.) Tipo de Centro de Costos: Indquele al SEGA si el centro de costos es Operativo o Administrativo. (F3) Eliminar. Permite suprimir el centro de costos seleccionado. (F4) Listar. Emite un informe con la lista de centros de costos existentes. (ESC) Terminar. Abandona la opcin correspondiente y retorna al men del SEGA. Entre los datos que se exigen al momento de crear o editar un centro de costos, estn los siguientes: Areas de la Organizacin: Este campo cataloga a los centros de costos de acuerdo a la estructura orgnica de la organizacin. Las reas de la organizacin son de libre definicin por parte de la Entidad, sin embargo, como mnimo debe existir una llamada Funcionamiento. Para las cmaras de comercio, recomendamos una clasificacin similar a la siguiente: 01 Operacin de Registros, 02 Actividades Institucionales, 03 Promocin y Desarrollo, 04 Funcionamiento. O en su defecto, una clasificacin similar que asocie a los centros de costos segn el sitio o posicin dentro del organigrama. Etapas de Produccin: Este campo, cataloga a los centros de costos segn las reas productivas, por lo tanto, deben ser definidas segn los procesos de produccin de la organizacin. Cuando la Empresa no es un ente productivo, debe definirse como mnimo una etapa llamada Administracin. Tipos de Centro de Costos: Cataloga a los centros de costos segn su tipo y puede ser: 01 Operacin, 02 Administracin, 03 Ventas, etc.

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MANTENIMIENTO TABLA DE LABORES U OFICIOS

OPCION. Principal/ Administracin/ Estructura Orgnica/ Labores u Oficios. DESCRIPCION. Esta opcin le permite al usuario del SEGA crear, modificar, eliminar o listar el contenido de la tabla de labores u oficios. La tabla de labores u oficios cumple dos objetivos principales, el primero de ellos es catalogar en una escala funcional los diferentes cargos que se tienen en la entidad; el segundo es identificar cuales de los empleados se liquidan en forma automtica y cuales por marcacin de tiempo, reporte de tarjetas o por horario trabajado. Recuerde que el SEGA tiene la opcin adicional de liquidar la nmina a partir de un reporte diario de entrada y salida (horario). OPERACIN. Seleccionada la opcin, indique al SEGA que Labor desea crear, modificar o eliminar; si desea consultarlas, seleccione la tecla F1 para ver una lista de las mismas. Utilice una de las siguientes opciones: (ENTER o F2) Grabar. Permite Modificar o adicionar una nueva Labor u Oficio. Al seleccionar esta opcin, indique por cada Labor los siguientes datos: a.) Descripcin del Oficio; b.) Tipo de Labor: Este campo puede ser 01 para Labor Liquidable por Novedad o Reporte, 02 para Liquidacin Automtica. En entidades donde no se paga la nmina por marcacin de tiempo, todas las labores deben ser tipo 02. (F3) Eliminar. Permite suprimir la Labor seleccionada. (F4) Listar. Emite un informe con la lista de las Labores existentes. (ESC) Terminar. Abandona la opcin correspondiente y retorna al men del SEGA.

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MANTENIMIENTO DE CUADRILLAS
OPCION. Principal/ Orgnica/ Cuadrillas. Administracin/ Estructura

DESCRIPCION. Esta opcin permite dar mantenimiento a la Tabla de Cuadrillas del SEGA. Es de suma importancia anotar que esta tabla permite clasificar al personal en grupos de trabajo, con el objeto fundamental de conocer el costo de cada grupo y/o la eficiencia productiva del mismo. Su definicin es absolutamente necesaria en empresas de ndole industrial, productivas o manufactureras. En empresas de servicios, y en particular en Cmaras de Comercio, no es necesaria su definicin. REQUERIMIENTOS. Como el SEGA de todas formas obliga a que cada empleado tenga asignada una cuadrilla, debemos como mnimo definir una (1) que bien podemos llamar Personal Administrativo y todos los empleados clasificarlos en ella. OPERACIN. Seleccionada la opcin, indique al SEGA que Cuadrilla desea crear, modificar o eliminar; si desea consultarlas, seleccione la tecla F1 para ver una lista de las mismas. Utilice una de las siguientes opciones: (ENTER o F2) Grabar. Permite Modificar o adicionar una nueva Cuadrilla. Al seleccionar esta opcin, indique por cada Cuadrilla los siguientes datos: a.) Descripcin de la Cuadrilla; b.) Centro de Costos al que pertenece la Cuadrilla (Si desconoce los centros de costos existentes, recurra a la tecla F1 para consulta en lnea); c.) Tipo de Cuadrilla: En este caso puede ser: 01 Cuadrilla de Costo Directo de Manufactura, 02 Cuadrilla de Costo Indirecto de Manufactura, 03 Cuadrilla de Costo Fijo. En el caso de la Cuadrilla de Personal Administrativo, el tipo asignado debe ser 03. (F3) Eliminar. Permite suprimir la Cuadrilla seleccionada. (F4) Listar. Emite un informe con la lista de las Cuadrillas existentes. (ESC) Terminar. Abandona la opcin correspondiente y retorna al men del SEGA.

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MANTENIMIENTO TABLA DE NOVEDADES DE NOMINA

OPCION. Principal/ Personal/ Novedades de Nmina. Mantenimiento/ Tablas/

DESCRIPCION. Esta opcin permite el mantenimiento de las novedades que utiliza el SEGA para la liquidacin de todos y cada uno de los pagos de la Nmina. En general, esta tabla se rige por los siguientes principios: a.) del 001 al 489 se toman como devengados; b.) del 501 al 999 se toman como deducidos; c.) Una novedad puede reportar Horas, Das o Valor; d.) Cada Novedad se asocia con un TIPO, el cual le indica al SEGA como es el comportamiento de dicho concepto; e.) Cada novedad tiene un factor de aplicacin, que toma como parmetro el valor base del sueldo horario del empleado; f.) Cada novedad se asocia con un TIPO DE INGRESO, el cual le indica al SEGA en que punto debe acumular dicha novedad para efectos de Certificacin de Ingresos y retenciones. En el SEGA, ya se ha definido una tabla inicial de novedades, esta ser explicada ms adelante, sin embargo, el usuario puede modificarla, adicionar o suprimir, dependiendo del caso; sin embargo, recomendamos que dicha modificacin sea realizada en forma asesorada pues una mala definicin de la misma puede ocasionar un mal funcionamiento del sistema. OPERACIN. Al seleccionar la opcin de Mantenimiento a Novedades, el SEGA despliega la pantalla con la numeracin de las mismas, para Modificar o Suprimir una de las mismas, bastar con ubicarse en el rengln correspondiente; en caso de la inclusin de una novedad nueva, utilice la tecla asignada para Insercin. MANEJO DE TECLAS. En esta opcin las teclas estn asignadas de la siguiente forma: (ENTER) Acepta un campo y/o modifica una novedad existente. (ESC) Termina el proceso de captura de una novedad o la ejecucin del mantenimiento, salvando en forma automtica cuando sale de la opcin. (F2) Inserta una nueva Novedad. (F3) Suprime la novedad correspondiente a la posicin del cursor. (F4) Lista el contenido de la tabla de Novedades. (Flecha Arriba / Abajo) Retrocede o Avanza en la seleccin de las Novedades. (F1) Llama a la ayuda asociada con el campo en que se encuentra ubicado el cursor. CAMPOS QUE SE CAPTURAN POR CADA NOVEDAD. Al capturar una novedad, deben indicarse los siguientes campos: Cdigo de la Novedad. Un nmero UNICO de tres (3) dgitos, en donde del 001 al 489 son catalogados como devengados y del 501 al 999 como deducidos. Descripcin de la Novedad. Detalle de la Novedad, de mximo 30 caracteres. Tipo de Novedad. Este campo indica como se comporta la novedad en

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cuestin, desde el punto de vista Laboral y Legal, para ms detalle, remtase a la Tabla de Tipos de Novedades de Nmina, explicada ms adelante. Factor. Indica el factor de aplicacin, tomando como base el valor hora del sueldo del empleado. Este factor debe ser diferente de 0 especficamente en las novedades que reflejan liquidacin de Horas, como son: Bsico, Recargos Nocturnos, Extras, Festivas, Dominicales, Licencias, Sanciones, Ausencias, Permisos, Incapacidades, Vacaciones, Etc. Para un mayor detalle, revise los factores asignados a la Tabla Base de Novedades que se explica y detalle ms adelante. Forma. Indquele al SEGA si la novedad reporta: 1 Horas, 2 Das, 3 Valor. Ingreso. Desde el punto de vista del Certificado de Ingresos y retenciones, indique como se debe catalogar este concepto. En caso de que el concepto no clasifique para ser reportado en el certificado de ingresos y retenciones, no reporte nada en este campo. Para conocer las opciones posibles en este campo, remtase a la Tabla de Tipos de Ingreso en Novedades de Nmina, que ser explicada y detallada ms adelante.

TIPOS DE NOVEDADES DE NOMINA PERMITIDOS. A continuacin explicaremos en

forma tabular los tipos de Novedades de Nmina aceptados por el SEGA. Tipo Descripcin Caractersticas (Novedades que Agrupa)

01 03 05

Bsico Reporta Horas Transporte Legal Reporta en Das Bsico + Variables Reporta en Horas

Agrupa los conceptos de Horas normales de Trabajo, en das hbiles. Agrupa las novedades que corresponden a liquidacin de transporte Legal. Agrupa Las Novedades que generan parte bsica y parte variable, como las horas con recargo nocturno. Es importante anotar que este tipo de novedad debe ser utilizado cuando la hora que se reporta se liquida al 1.35 (segn las normas vigentes). Agrupa: Extras, Festivos trabajados, Horas Extras en Festivos Trabajados. Agrupa las novedades que se generan en forma automtica por domingos ganados al trabajar la totalidad de la semana. Agrupa las novedades que reportan ausencias injustificadas por parte del empleado, este tipo de novedad al encontrase reportado, quita en forma automtica los dominicales ganados por el empleado, siempre y cuando la ausencia sea de mnimo 8 horas en el mismo da. Igualmente quita el transporte de Ley en forma automtica.

07 09 11

Variables Reporta en Horas Dominicales de Ley Reporta en Horas Ausencias Reporta en Horas

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12 Licencias Reporta en Horas Permiso. Reporta en Horas

Agrupa los conceptos de Licencia no paga (suspensin temporal del contrato de trabajo). Quita automticamente los dominicales de Ley. Igualmente quita el transporte Legal. Agrupa los conceptos de permisos, sean remunerados o no. Sin embargo, no descuenta el domingo de Ley, pues se supone que el reporte de este tipo de novedad implica un conocimiento de la causa de la ausencia por parte del Empleador. Agrupa los diferentes conceptos de incapacidad que pueden presentarse, independiente del factor de pago que se indique. Este tipo de novedad no implica la prdida del domingo de ley pero si la del transporte Legal, siempre y cuando el reporte sea de 8 horas o ms en el mismo da. Se comporta en forma similar al tipo Ausencia, sin embargo se cataloga en un tipo diferente por correr la fecha de entrega al momento de la liquidacin de los contratos de trabajo. Este concepto reporta valor por efecto de Labores realizadas. Utilizado bsicamente en empresas de ndole industrial. Utilice este tipo para novedades que reporten valor adicional de transporte pagado. Tipo asignado a los conceptos que reportan valor y que corresponden a ingresos por concepto de sueldo de pagos anteriores a la quincena que se est procesando. Similar al retroactivo bsico, pero para los conceptos que correspondan a sueldo variables.

13

14

Incapacidad. Reporta en Horas

15

Sancin. Reporta en Horas. Labor Realizada. Reporta Valor. Transporte Extralegal Reporta Valor Retroactivo Bsico Reporta Valor. Retroactivo Variables Reporta Valor.

21 22 34

35 37

Ingresos no Gravados, Los conceptos agrupados bajo este tipo no forman parte de base No Base. prestacional o de retencin. En este grupo pueden incluirse Reportan Valor. conceptos tales como Reintegros, Entrega de Prestamos, etc. Ingresos Gravados Agrupe en este tipo conceptos que sin representar tiempo Base. trabajado, son abonados al empleado y forman base tanto Reporta Valor. prestacional como de retencin en la fuente. Este es el caso especfico de las Comisiones y las Bonificaciones. Ingresos Gravados No Agrupe en este tipo conceptos que formen base para los Base. clculos de retencin en la fuente, pero que no sean base de Reporta Valor. prestacional, este es el caso de los viticos ocasionales. Ingresos Apoyo Empresarial. Reporta Horas Ley 100 Pensin. Reporta Valor. Agrup en este tipo los conceptos a travs de los cuales se liquida el valor del Apoyo Empresarial a los Pasantes del Sena y a los estudiantes de prcticas universitarias Incluye las novedades que representan descuentos por concepto de Pensin.

38

39

40 41

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42 43 44 Ley 100 Salud. Reporta Valor. Ley 100 Solidaridad. Reporta Valor.

Incluye las novedades que representan descuentos por concepto de Salud. Incluye las novedades que representan descuentos por concepto de Solidaridad.

Ley 100 Pensiones Incluya en este tipo las novedades que representen descuentos Voluntarias. voluntarios por concepto de Pensin aportada por el empleado. Reporta Valor. Retenciones en Fuente Reportan Valor. Otros descuentos. Reporta Valor. Cesantas Reporta Valor. Intereses Reporta Valor. Primas. Reporta Valor. Vacaciones. Reporta Horas y Valor. Aportes a UPC. Reporta Valor. Consignacin Fondos. Reporta Valor. Liquidacin Contratos. Reporta Valor. Reporte de Tarjetas. en Incluya en este tipo los conceptos que se relacionan co9n consignacin de cesantas en los fondos de cesantas. de Incluya aqu las novedades que tienen relacin con la liquidacin y pago de los contratos de trabajo, cuando los empleados se retiran, como mnimo debe existir una novedad por cada prestacin cancelada. En este grupo se incluyen las novedades que representan reportes de horario, como son marcacin de tarjetas, hora de entrada y hora de salida, etc. la En estos grupos se deben incluir las novedades correspondientes a los descuentos por Retencin en la Fuente, secuencialmente as: Salarios, primas, Vacaciones, Intereses, Cesantas, Comisiones, Otras. Incluya en este tipo, los conceptos que impliquen descuentos varios, como son abono a prestamos, daos, etc. Agrupe aqu los conceptos que impliquen clculo de cesantas anuales y/o abonos a cesantas. Agrupe aqu los conceptos que impliquen clculo de intereses a cesantas anuales y/o abonos a dicho inters. Conceptos relacionados con liquidacin y pagos de primas. Conceptos relacionados con liquidacin y Pago de Vacaciones.

51 57

61 71 73 75 77 89 91

98

99

TABLA DE TIPOS DE INGRESO POSIBLES PARA NOVEDADES DE NOMINA.

Con el objeto de agrupar en forma fcil y automtica los diferentes conceptos de nmina que

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deben incluirse en un certificado de ingresos y retenciones, el SEGA organiza las novedades de un empleado, en base al TIPO DE INGRESO, campo que debe ser indicado al crear las novedades, las opciones posibles de este campo son: Tipo Descripcin.

B1 B2 C1 C2 D1 D2 E1 E2 F1 F2 Blancos.

Salarios y Pagos Laborales Bonificaciones, Primas, etc.

Gravados,

Sueldos,

Extras,

Salarios y pagos laborales no gravados. Cesantas e Intereses Gravados. Cesantas e Intereses no Gravados. Gastos de Representacin Gravados. Gastos de Representacin no Gravados. Pensiones Gravadas. Pensiones no Gravadas. Otros Ingresos Gravados. Otros Ingresos No Gravados. No se tiene en cuenta para Certificados de Ingresos y Retenciones.

TABLA BASE DE NOVEDADES DE NOMINA. Inicialmente, recomendamos la siguiente

tabla de Novedades de Nmina, la cual ya ha sido probada y se encuentra en funcionamiento actualmente. Nvd. Descripcin. Tipo Forma Factor Ingreso .

DEVENGADOS

010 011 012 020 030 040

Salario bsico Salario bsico en sueldos integrales Apoyo Empresarial Trabajo Nocturno, Solo Recargos. Festivas Diurnas trabajo entre 0 y 8 horas en festivos Festivas Nocturnas trabajo entre 0 y 8 horas en festivos

01 01 40 03/07 07 07

Horas Horas Horas Horas Horas Horas

1.00 1.00 1.00 0.35 2.00 2.35

B1 B1 B1 B1 B1 B1

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050 060 070 080 090 091 100 110 120 130 140 150 152 154 160 170 180 181 182 183 184 185 200 210 220 230 240 250 251 252 255 260 265 270 275 280 310 320 Extras Diurnas Horas extras en das ordinarios. Extras Nocturnas Horas extras en das ordinarios Extras Festivas Diurnas Extras en das Festivos. Extras Festivas Nocturnas Extras en das Festivos. Dominicales de Ley, generados automticamente Dominicales de Ley en salarios integrales. Dominicales Diurnas, Trabajo en das domingos, entre 0 y 8 horas. Dominicales Nocturnas, Trabajo en das domingos, entre 0 y 8 horas, en horario nocturno. Extras Dominicales Diurnas - Horas extras trabajadas en das domingos, por encima de 8 horas. Extras Dominicales Nocturnas Horas extras trabajadas en das domingos, por encima de 8 horas, horario nocturno. Permiso Remunerado Licencia, suspensin del contrato de trabajo Permiso no Remunerado. Licencia de Maternidad Ausencia Injustificada Sancin Incapacidad al 100% Incapacidad al 75% Incapacidad al 66% Incapacidad al 50% Incapacidad al 25% Incapacidad al 0% Transporte Legal Incentivos Comisiones Retroactivo Fijo Retroactivo Variable Indemnizaciones Bonificaciones Prima Extralegal Viticos Ocasionales Dotaciones en Dinero Reintegro Medicina Prepagada. Varios Auxilio de Alimentacin. Vacaciones Cesantas y Anticipos Intereses a Cesantas 07 07 07 07 09 09 07 07 07 07 13 12 13 13 11 15 14 14 14 14 14 14 03 38 38 34 35 39 38 38 39 37 37 38 37 77 71 73

Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Horas Das Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Horas Valor Valor

1.25 1.75 2.25 2.75 1.00 1.00 2.00 2.35 2.25 2.75 1.00 0.00 0.00 1.00 0.00 0.00 1.00 0.75 0.666 6 0.50 0.25 0.00

B1 B1 B1 B1 B1 B1 B1 B1 B1 B1 B1 B1 B1 B1 B1 B1 B1 B1 B1 B1 B1 B1 B1 F1 F1 B1 B1 F1 F1 F1 F1 F2 F2 F1 F2 B1 C2 C2

1.00

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330 340 350 450 451 452 470 471 472 473 490 Prima de Vacaciones Prima de Servicios Prima de Antigedad Reintegro de Solidaridad Reintegro de Salud Reintegro de Pensin Cesantas en Liquidacin de Contratos de Trabajo. Int. Cesantas en Liquidacin Contratos Trabajo Vacaciones en Liquidacin Contratos Trabajo Prima en Liquidacin de Contratos de Trabajo Marcacin de Tiempo 75 75 75 37 37 37 98 98 98 98 99

Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Horario

F1 F1 F1 F2 F2 F2 C2 C2 F1 F1

DEDUCIDOS 511 512 513 520 521 522 523 530 540 551 600 701 799 801 899 Ley 100 Pensin. Ley 100 Salud Ley 100 Solidaridad Retencin en la Fuente por pagos normales Retencin en la Fuente Primas Retencin en la Fuente Vacaciones. Retencin en la Fuente Bonificaciones. Aporte a Fondo de Empleados Anticipo Salarial. Descuentos a prestamos y otros Abono Adicional a Salud, una novedad por cada compaa. Abono a UPC, una novedad por cada compaa. 41 42 43 51 52 53 57 61 61 61 61 61 Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor

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MANTENIMIENTO TABLA DE PUNTOS DE PAGO

OPCION. Principal/ Personal/ Tablas/ Puntos de Pago. Mantenimiento/

DESCRIPCION. Esta opcin permite que se le indiquen al SEGA que puntos y/o formas de pago maneja la Entidad. El SEGA, permite que las relaciones de pago salgan separadas, ya sea por corporacin, Banco, sucursal, etc. Es en este punto donde se definen todas las opciones posibles de pago, inclusive, aquellos casos en que se paga dentro de la misma entidad, ya sea con cheque y/o efectivo. OPERACIN. Al seleccionar la opcin, se presenta en pantalla la ventana con los puntos de pago existentes, es ella, los puntos de pago aparecen numerados secuencialmente desde el nro. 001 en adelante. Para incluir, modificar o eliminar un punto de pago, bastar con ubicarse en el rengln correspondiente y digitar: (ENTER). Permite Incluir o Modificar el Punto de Pago. (F3). Permite suprimir el punto de pago seleccionado. (F4). Permite Listar la relacin de puntos de pago. (F5). Termina la operacin y salva los cambios realizados. (ESC). Termina la operacin y abandona los cambios realizados. DATOS ASOCIADOS AL PUNTO DE PAGO. Cuando se selecciona un nmero en particular, ya sea para incluir o modificar un punto de pago, el sistema exige los siguientes datos: Nombre del Punto de Pago. Descripcin del punto de pago. Numero de la Cuenta. En caso de corresponder a un pago a travs de corporacin y/o banco, debe indicarse nmero de la cuenta que ser acreditada. Programa. Este campo permite la captura de un programa (con su ruta fsica) que genere el disquete con el contenido de la nmina liquidada. Esta opcin se hace disponible, en la medida en que las entidades fijen convenios con las corporaciones para el envo de la informacin en medio magntico. El SEGA solo genera archivos planos (Texto). Si se presenta la necesidad de habilitar esta opcin, debe ser reportada para su correspondiente adaptacin.

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MANTENIMIENTO TABLA TIPOS DE CUENTAS CORRIENTES

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Tablas/ Tipos de Cuenta Corriente. DESCRIPCION. Esta opcin permite definir en una forma fcil y rpida los tipos de cuentas corrientes o prestamos que puede manejar la entidad. El manejo de cuentas corrientes permite incluir en el mdulo de personal del SEGA los datos correspondientes a Descuentos Permanentes a los Empleados, ya sea por Prestamos, Aportes, Libranzas, intereses; y obviamente, permite su control permanente. Aunque el manejo de cuentas corrientes permite el control de los prestamos a los empleados, es importante anotar que cuando los prestamos implican en clculo de Intereses y cuotas variables debido a los mismos, el SEGA no puede manejar este tipo casos. Esta opcin, permite crear una tabla de los tipos de cuentas corrientes que maneja la entidad, y por ende, poder clasificar los diferentes tipos de casos que se presenten. OPERACION. Se despliega en pantalla una ventana con los cdigos existentes y/o en blanco, si no existe ninguna creada previamente. En este punto, pueden utilizarse las siguientes teclas: (ENTER). Permite modificar un tipo de cuenta existente.; (F2). Permite Insertar un nuevo tipo.; (F3). Suprime un tipo existente.; (F4). Lista los Tipos contenidos en la tabla.; (ESC). Termina la operacin del mantenimiento y salva los cambios realizados. Cuando se captura un tipo de cuenta corriente, al SEGA deben indicrsele los siguientes datos: Cdigo del Tipo. Campo numrico de dos (2) dgitos.; Descripcin del Tipo. Nombre descriptivo. RECOMENDACIN. Recomendamos que la definicin de la tabla de tipos de cuenta corriente se haga en forma similar a la siguiente: Tipo. Descripcin. 01 02 11-20 21-30 31-40 71-99 Aportes a Fondos de Empleados Aportes a Cooperativas Prestamos de la Empresa Prestamos Fondo de Empleados Prestamos Cooperativas (Libranzas) Descuentos Fijos por concepto de Seguros, etc.

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(Vigente hasta dic. 31 de 2006)

MANTENIMIENTO TABLA DE RETENCIONES

OPCION. Principal/ Tablas/ Retenciones.

Personal/

Mantenimiento/

DESCRIPCION. Esta opcin permite incluir en forma anual la tabla de retenciones en la fuente que se utiliza para la liquidacin de los pagos de nmina. OPERACIN. Anualmente, cuando el Gobierno publique la Tabla anual de Retenciones en le Fuente para Empleados, debemos ejecutar esta opcin, indicndole al SEGA que ao vamos a procesar. Para adicionar, modificar o eliminar un grupo, el usuario debe ubicarse en el rengln correspondiente, utilizando las teclas de movimiento (Flecha arriba y Flecha abajo) y estando all puede utilizar: (ENTER). Modifica y/o adiciona un grupo. (F2). Inserta un grupo, encima del rengln en que se est ubicado. (F3). Suprime un Grupo (el grupo que corresponda al rengln en que se este parado). DATOS ASOCIADOS A RETENCION. Cada grupo que se captura, exige la digitacin de los siguientes datos: a.) Rango mnimo del grupo; b.) Rango mximo del Grupo; c.) Porcentaje de retencin a aplicar; d.) Valor de retencin por aplicar.

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(Vigente desde enero 1 de 2007)

MANTENIMIENTO TABLA DE RETENCIONES (UVTs)

OPCION. Principal/ Administracin/ Estructura Orgnica/ Mas Tablas/ Retenciones.Salarios (Uvts) DESCRIPCION. Esta opcin permite incluir en forma anual la tabla de retenciones en la fuente que se utiliza para la liquidacin de los pagos de nmina. Vigente a partir del ao 2007, permite indicar los rangos para el clculo de retenciones segn la unidad de medida UVT. OPERACIN. Anualmente, cuando el Gobierno publique la Tabla anual de Retenciones y el valor del UVT n le Fuente para Empleados, debemos ejecutar esta opcin, indicndole al SEGA que ao vamos a procesar. Para adicionar, modificar o eliminar un grupo, el usuario debe ubicarse en el rengln correspondiente, utilizando las teclas de movimiento (Flecha arriba y Flecha abajo) y estando all puede utilizar: (ENTER). Modifica y/o adiciona un grupo. (F2). Inserta un grupo, encima del rengln en que se est ubicado. (F3). Suprime un Grupo (el grupo que corresponda al rengln en que se este parado). DATOS ASOCIADOS A RETENCION. Cada grupo que se captura, exige la digitacin de los siguientes datos: a.) UVTs rango mnimo del grupo; b.) UVTs rango mximo del Grupo; c.) tarifa marginal y d.) UVts adicionales.

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MANTENIMIENTO TABLA ANUAL DE SALARIOS MINIMO

OPCION. Principal/ Administracin/ Estructura Orgnica/ Mas Tablas/ Salarios Mnimos. DESCRIPCION. Esta tabla almacena ao tras ao el salario mnimo legal aprobado por el Gobierno, al igual que el subsidio de transporte y el valor del UVT asignado por el gobierno nacional (a partir del ao 2007). Estos datos, adicionalmente a ser utilizados por el mdulo de Nmina para sus clculos y bases puede ser utilizado por otras opciones del SEGA para anlisis de valor presente etc. Obviamente, es una tabla de modificacin anual, que debe ser actualizada cada vez que el gobierno emita oficialmente el valor del nuevo salario mnimo o UVT OPERACIN. Primero que todo, indquele al SEGA a partir de que ao desea ver la tabla de Salarios mnimos, recomendamos que se consulta a partir de 1,990, a excepcin que se deseen agregar datos de salarios mnimos anteriores a dicha fecha (Estos no estn en el sistema). Ubquese en el ao que desea adicionar, modificar o eliminar, utilizando las teclas de movimiento. Ubicado en el ao correspondiente, digite el Salario Mnimo Legal Mensual y el Subsidio de Transporte Mensual Aprobado. Si desea eliminar un ao, utilice la tecla F4. Si desea terminar, utilice la tecla ESC y el sistema abandona la opcin, salvando los cambios realizados.

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MANTENIMIENTO AL MAESTRO DE EMPLEADOS

El archivo maestro de empleados es quizs el ms importante del mdulo de6 nmina, pues se convierte en la hoja de vida del empleado y obviamente la base de liquidacin de todos los pagos.

ANOTACIONES IMPORTANTES. Es importante tener en cuenta las siguientes

generalidades relacionadas con el Maestro de Empleados. Cada empleado tiene un cdigo nico o nmero de identificacin nico mientras est vinculado con la empresa, sin embargo, si el empleado se retira y reingresa debe hacerlo con un cdigo diferente, evitando as que la historia de acumulados de cada contrato se vea afectada. El cdigo del empleado es de mximo 6 dgitos, recomendamos se maneje una numeracin consecutiva, iniciando en 1 para identificar los empleados existentes y nuevos, no importa el orden en que los empleados activos se incluyan. Utiliza siempre Maysculas para identificar los Nombres de los empleados e igualmente indica primero los apellidos y luego el nombre de pila. Al ser el SEGA un sistema que se maneja por fechas, la fecha Ingreso, Fecha de Retiro, Fechas de Afiliaciones, Fechas de Novedad de Trabajo, Fechas de Ausencia, etc., se convierten en datos de vital importancia para una correcta liquidacin de los pagos. Muchos de los datos que maneja la hoja de vida del empleado son meramente informativos, por lo tanto su importancia es relativa al usuario, lo cierto es que los datos que el SEGA exija son de vital importancia para la correcta liquidacin de los pagos. El tipo de contrato que se le asigne a cada empleado toma una gran importancia para las liquidaciones, en el SEGA existen cinco tipos de contratos trabajados a saber: 1 2 3 4 5 6 7 Indefinido, con salario normal T Fijo, con salario normal Temporal Indefinido, con salario Integral T. Fijo, con salario Integral Contrato de Apoyo Empresarial etapa Lectiva Contrato de Apoyo Empresarial etapa Productiva

De los tipos aqu indicados, debe tenerse en cuenta que el llamado Temporal, corresponde a empleados contratados a travs de una compaa de servicios temporales, en donde la tarifa salarial y los costos no son pagados directamente al empleado si no a la empresa de servicios temporales. Por lo tanto en estos casos, la liquidacin del empleado no sumar en los pagos a realizar. Cuando la compaa contrate personal, en forma directa, por poco tiempo, es decir, por das o pocos meses, el contrato debe ser a trmino fijo, con salario normal.

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PROCESO DE CREACION DE EMPLEADOS. A continuacin indicaremos en forma

grfica cuales son los pasos a seguir para el correcto mantenimiento del Maestro de Empleados. Tenga usted en cuenta que al ser el SEGA un sistema en lnea, cada vez que un empleado ingresa automticamente queda habilitado para las liquidaciones correspondientes. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Asignar el Cdigo al Empleado Grabar los datos bsicos del empleado Asignar los sueldos Asignar los centros de costos Imprimir el contrato de trabajo Grabacin de los certificados de deduccin a retencin Asignar las compaas para ley 50 y ley 100 Asignar el punto de pago Grabar las cuentas corrientes y los prestamos Retirar el empleado Liquidar contrato de trabajo

DEFINICION CODIGOS DE EMPLEADOS

Primero que todo, debe asignarse un cdigo a cada empleado, este cdigo no necesita tener ninguna caracterstica especial, simplemente basta con que sea un nmero entre 1 y 999999, que son el rango de posibilidades que permite el SEGA. En este punto es importante anotar que no manejamos el nmero de la cdula del empleado, por ser un campo demasiado extenso para asignarlo de cdigo. Igualmente es de suma importancia anotar que no se requiere ningn tipo de organizacin previa para la seleccin de los cdigos. NOTA IMPORTANTE. Cuando un empleado entra a la empresa, se le asigna un cdigo nico, y dicho cdigo lo debe acompaar hasta que se retire de la entidad o hasta que su contrato de trabajo sea cancelado. Si el empleado Reingresa con posterioridad, el cdigo no debe ser retomado, es decir, debe asignarse un nuevo cdigo; en otras palabras, el cdigo del empleado esta directamente relacionado con el No. Del Contrato de Trabajo.

CREACION DE EMPLEADOS NUEVOS y MANTENIMIENTO A EMPLEADOS EXISTENTES

OPCION. Principal/ Mantenimiento/ Mantenimiento General.

Personal/ Empleados/

DESCRIPCION. Cuando se hace necesario modificar y/o adicionar un empleado al maestro, el SEGA provee

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las opciones de mantenimiento, en ellas, lo primero es indicar el cdigo del empleado que se va a editar o adicionar. Si se desconoce el cdigo asignado a un empleado en particular, puede recurrirse a la tecla de ayuda F1. Esta tecla nos muestra una lista alfabtica de todos los empleados existentes, estn estos activos o retirados.

Seleccionado el cdigo a editar o adicionar, el SEGA despliega en pantalla los datos bsicos de dicho empleado. Si el cdigo digitado corresponde a un empleado nuevo, se presenta la captura de datos bsicos, en caso contrario, se presenta la pantalla de manejo de cdigos. Pantalla de Captura Datos Bsicos Pantalla de Mantenimiento General

Volver al Indice. En la pantalla de Mantenimiento General a Empleados, al lado izquierdo nos aparecen las opciones de manejo de cada empleado, estas opciones son: Captura de Datos Bsicos. Sueldos Centros de Costos Impresin Contratos de Trabajo Compaas de Ley 50 y Ley 100 Certificados de Deduccin a Retenciones en le Fuente Reporte de Novedades Especiales y/o Novedades de Ausencia Reporte de Novedades de Trabajo y Descuentos. Cuentas Corrientes por Empleado Retiro de Empleados. Liquidacin Contrato de Trabajo. Estas opciones remiten directamente a rutinas que se explicarn a continuacin.

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CAPTURA DATOS BASICOS EMPLEADOS

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Datos Bsicos por Empleado. DESCRIPCION. Esta opcin permite modificar los datos bsicos de los empleados existentes o en su defecto, capturar los datos de Empleados Nuevos. OPERACIN. Al seleccionar la opcin el SEGA despliega la pantalla de datos bsicos, en la cual puede utilizar las siguientes teclas: (ENTER). Acepta un campo especfico y valida su consistencia; (F1). Consulta la ayuda asociada al campo en que se est ubicado; (ESC). Abandona la modificacin y/o captura de datos bsicos; (Flechas de Movimiento). Permite desplazarse hacia atrs o adelante en el proceso de captura. DATOS REQUERIDOS. Los datos bsicos solicitados son: Campo Nombre Identificacin. Descripcin Del Empleado Del Empleado. Especificaciones Apellidos, Nombres, en Maysculas. Cdula, Tarjeta de Identidad, Cdula de Extranjera.

Fecha Ingreso. Libreta Militar Tipo Trabajo Contrato

Fecha de Ingreso del Empleado a la AAMMDD Empresa. Si el empleado ha prestado servicios Opcional. militar. de Forma de vinculacin laboral del 1. Indefinido Normal empleado. 2. T. Fijo Normal 3. Temporal 4. Indefinido Integral 5. T. Fijo Integral 6. Apoyo Lectiva 7. Apoyo - Productiva Duracin de contratos de trabajo a Siempre y cuando el trmino fijo. contrato sea tipo 2 o 5 Labor u oficio que realiza el empleado. Obligatorio. Valida contra la tabla de Labores.

Nro. De Meses. Labor.

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Cuadrilla. Asignada al empleado.

Obligatorio. Sin embargo, se manejar una cuadrilla nica en entidades de Servicios. Valida contra la tabla de Cuadrillas. A. Semanal B. Quincenal M. Mensual.

Tipo de Pago.

Tipo de pago asignado al empleado.

Auxilio de Flota.

Este campo indica que auxilio de flota Opcional. extralegal se le asigna al empleado. Se utiliza cuando las personas viven en sitios o localidades diferentes al lugar de trabajo. Tipo de vinculacin compensacin. a caja de N. Sin afiliacin. A. Tarjeta Tipo A B. Tarjeta Tipo B.

Caja de Compensacin.

Porcentaje Retencin.

de Este campo, digitable inicialmente y calculable en forma automtica posteriormente indica al SEGA que % de Retencin debe aplicarse cuando la empresa utiliza el mtodo 2 de retencin. Indique si la persona tiene o no derecho 0. Si a dotacin. 1. No. AAMMDD Opcional Ciudad de Nacimiento. Pas de Nacimiento. Opcional Opcional Opcional Opcional Opcional Campo descriptivo textual del oficio del Opcional empleado. Descripcin de la forma de pago. Quincenas Vencidas Semanas Vencidas Mes Vencido

Dotacin. Fecha de Nacimiento. Lugar de Nacimiento Nacionalidad Direccin de Residencia Ciudad de Residencia Telfono de Residencia Oficio Forma de Pago

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Lugar de Labor Ciudad de Labor. Ley de Vinculacin. Subsidio de Transporte Sitio en que se realiza la labor. Direccin y/o oficina.

Opcional. Opcional.

Ciudad en que se realiza la Labor del Opcional. Empleado. Indique el tipo de vinculacin laboral 1. desde el punto de vista del la Ley 50. 2. Ley Anterior Ley 50

Indique si Tiene o no derecho a subsidio S. Tiene derecho de transporte N. No tiene derecho Indquele al sistema si el usuario tiene o S. Tiene derecho no derecho a bonificacin. N No tiene derecho y Indquele al sistema si al liquidar los S. Calcular pagos de nmina, vacaciones y N. No Calcular bonificaciones debe calcularle al empleado Pensin y Solidaridad. Indquele al sistema si al liquidar los S. Calcular pagos de nmina, vacaciones y N. No Calcular bonificaciones debe calcularle al empleado Salud.

Derecho a Bonificacin Liquidar Pensin Solidaridad.

Liquidar Salud

MANTENIMIENTO A SUELDOS EMPLEADOS

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Sueldos. DESCRIPCION. Esta opcin permite asignar sueldos a los empleados. En el SEGA, cuando un empleado cambia de sueldo este no se reemplaza de ningn archivo, se adiciona a una tabla histrica de salarios. OPERACION. Utilizando las teclas de movimiento (Flecha Arriba y Flecha Abajo), ubquese en el rengln correspondiente al salario que desea modificar o eliminar y utilice una de las siguientes opciones: (F1). Inserta un nuevo salario; (F2). Suprime un salario de la tabla; (F3). Modifica un salario determinado; (ESC). Abandona la captura de salarios y graba los cambios realizados.

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Por cada salario capturado deben indicarse los siguientes datos: Campo Fecha. Valor Mensual Descripcin

Indique en formato AAMMDD, la fecha en que comienza a regir el nuevo salario. Salario mensual a aplicar.

NOTA IMPORTANTE. El manejar los salario en una tabla, permite efectuar los cambios salariales en el momento en que estos sean aprobados, sin necesidad de esperar a que se liquide el pago o nmina en que este debe afectar la liquidacin; esta situacin facilita enormemente las labores de actualizacin del registro de empleados, descongestionando el proceso de liquidacin.

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MANTENIMIENTO CENTROS DE COSTOS POR EMPLEADO.

OPCION: Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Generales/ 03 Centros de Costos. DESCRIPCION: El uso de esta opcin le permite a los administradores del mdulo de nmina y personal indicarle al sistema en que centro o centros de costos se debe cargar la nmina y los parafiscales de un empleado. Este mecanismo de asignacin de centros de costos facilita la contabilidad de costos ya que el salario y dems pagos laborales de una persona pueden asignarse en forma proporcional a mltiples centros de costos si es necesario.

OPERACIN: Seleccione el cdigo a revisar. Si desconoce los cdigos de los empleados, puede consultarlos mediante la tecla F1. Con la tecla (ENTER) puede modificar una asignacin de centro de costos. Con la tecla F2. Puede insertar una nueva asignacin. Con la tecla F3.- Puede suprimir una asignacin preexistente. Una asignacin o distribucin a centro(s) de costo(s) tiene vigencia a partir de un ao y mes en particular y se aplicar la misma mientras no se le indique al sistema lo contrario asignando una nueva distribucin. DATOS QUE SE CAPTURAN: a.) Ao y mes a partir del cual tiene vigencia la asignacin. En formato AAAAMM; b.) Indique el Centro de Costos. Si desconoce los centros de costos posibles, recurra a la F1 de ayuda en lnea; c.) Indique el porcentaje de distribucin, este porcentaje puede ser entre 1 y 100 y la nmina de una persona puede distribuirse entre tantos centros de costos como se considere conveniente.

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MANTENIMIENTO A PUNTOS DE PAGO DE EMPLEADOS

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Puntos de Pago. DESCRIPCION. Utilizando esta opcin indquele al SEGA en que Puntos de Pago debe salir reportado el Empleado. Se hace indispensable efectuar esta operacin aunque se tenga un nico punto de pago. OPERACIN. Seleccione el cdigo a revisar, acto seguido se despliega en pantalla la ventana de asignacin de puntos de pago. Utilice una de las siguientes opciones: (ENTER) Edita una asignacin existente; (F2) Inserta una nueva asignacin de puntos de pago; (F3) Suprime una asignacin de puntos de pago existente; (ESC) Abandona la opcin y graba los cambios realizados. DATOS QUE SE CAPTURAN. Cuando se captura la asignacin a un punto de pago, el SEGA exige los siguiente datos: a.) A partir de que fecha se hace efectiva la asignacin, en este caso, la fecha debe ser digitada en formato AAMMDD y recomendamos que est relacionada con la fecha inicial de una quincena determinada; b.) Punto de pago, en este caso si se desconocen los puntos posibles, recurra a la tecla F1 para la ayuda en lnea; recuerde que los puntos de pago aqu seleccionados deben estar previamente creados en la Tabla de Puntos de Pago.

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MANTENIMIENTO DEDUCCIONES A RETENCION DE EMPLEADOS.

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Deducciones a Retencin. DESCRIPCION. Esta opcin permite capturar las certificaciones anuales por concepto de Correccin Monetaria y Salud y Educacin pagados por el empleado y que forman parte de la base de descuento para el clculo de la retencin en la fuente. Al igual que en otras opciones de este mdulo, las certificaciones tradas por el empleado se almacenan en una tabla histrica en donde la vigencia o cancelacin de un certificado depende especficamente de sus fechas. OPERACIN. Seleccionado el cdigo para el cual se incluirn las certificaciones, utilice entonces una de las siguientes opciones: (F2) Suprime una certificacin de la tabla; (F3) Inserta una nueva certificacin; (F4) Activa o inactiva una certificacin. (F5) Graba los cambios realizados; (ESC) Abandona los cambios. DATOS QUE SE CAPTRURAN. Cuando se esta capturando un certificado de esta clase, el SEGA exige los siguientes datos: a.) Ao al que corresponde el certificado, es decir, ao fiscal en que se realizaron los pagos; b.) Concepto del certificado (01 Vivienda, 02 Salud, 03 Educacin); c.) Nmero de meses correspondientes a la totalidad del pago reportado; d.) Valor total pagado; e.) Beneficiario (Descripcin); f.) Fecha en que se trae y a partir de la cual tiene vigencia, digitada en formato AAMMDD. ACTIVACION o INACTIVACION. Segn la norma, solo puede estar activo un certificado a la vez, sea este por concepto de Correccin Monetaria o en su defecto por educacin y/o Salud; por lo tanto, aunque el empleado entregue ms de un certificado y que estos obviamente sean grabados en el SEGA, solo uno debe estar activo simultneamente, por lo tanto, el SEGA habilita la tecla F4 la cual permite activar o inactivar un certificado para dicho clculo.

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ASIGNACION DE AFILIACIONES A LEY 50 Y LEY 100

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Cias. Ley 50 y Ley 100. DESCRIPCION. Con la entrada en vigencia de las leyes 50 (fondos de cesantas) y Ley 100 (Seguridad Social), se hace necesario que cada empleado seleccione a que compaas de Cesantas, Pensiones y Salud desea que se consignen sus aportes, cesantas y pensiones. Para tal efecto, el SEGA permite que mediante esta opcin se asignen dichas afiliaciones. OPERACIN. Al seleccionar el cdigo que se desea afiliar, se despliega en pantalla la ventana con las afiliaciones existentes en la actualidad, as mismo, en este punto, pueden asignarse nuevas afiliaciones sin borrar las existentes hasta el momento. Aqu el usuario puede seleccionar una de las siguientes opciones: (F1) Consultar la ayuda asociada al campo en que se encuentre el cursor; (F2) Suprime una afiliacin; (F3) Inserta una nueva afiliacin; (ENTER) Modifica o edita la afiliacin en que se encuentre ubicado el cursor; (F5) Graba los cambios realizados; (ESC) Abandona los cambios realizados. DATOS QUE SE CAPTURAN. Por cada afiliacin se capturan los siguientes datos: a.) Tipo: corresponde a uno de los siguientes casos: 01 para fondos de pensiones, 02 para fondos de cesantas; 03 para EPS; b.) Ao y mes en que inicia la vigencia de la afiliacin, digitada en formato AAMM; c.) Compaa seleccionada, en este caso, la compaa seleccionada debe estar creada previamente en la tabla de Cias de Ley 50 y Ley 100.

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MANTENIMIENTO CUENTAS CORRIENTES EMPLEADOS

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Cuentas Corrientes. DESCRIPCION. Esta opcin adicionar, modificar, eliminar o cuentas corrientes de empleados. permite inactivar,

Las cuentas corrientes manejables pueden Aportes a Cooperativas, Descuentos en General y/o Prestamos que se cancelan a travs de cuotas mensuales o quincenales Fijas. No recomendamos que se maneje por esta parte del SEGA, descuentos de cuota nica, es decir, descuentos que se realicen una sola vez y no ms, pues sera supremamente complicado crear una cuenta corriente para cada uno de estas situaciones. Es decir, el manejo de cuentas corrientes que hace el SEGA, esta encaminado fundamentalmente hacia el control de Prestamos pagaderos en cuotas y/o al control de aportes permanentes por parte del Empleado. OPERACIN. Al seleccionar el cdigo del empleado a modificar, el SEGA despliega en pantalla la ventana donde muestra que cuentas corrientes tiene un empleado, su valor y su monto pagado hasta el momento, aqu el usuario puede utilizar una de las siguientes funciones: (F2) Inserta una nueva Cuenta Corriente, permite crearlas; (F3) Borra o suprime un registro de cuenta corriente, siempre y cuando el registro este inactivo o no haya iniciado su proceso de descuentos; (F4) Permite activar o inactivar una cuenta corriente en forma momentnea o permanente; (F5) Anula una cuenta corriente; (F6) Graba los cambios realizados; (ESC) Abandona sin grabar los cambios. DATOS QUE SE CAPTURAN. Al capturar una cuenta corriente para un empleado, debemos indicar al SEGA los siguientes campos: Tipo de Cuenta. Indique al SEGA que tipo de cuenta corriente esta capturando, recuerde que los tipos fueron previamente definidos para cada entidad. Consecutivo. Indica el nmero de la cuenta corriente dentro de los tipos asignados a un empleado. Este nmero es generado automticamente por el SEGA. Clase. Indquele al SEGA como se comporta la cuenta corriente que se est grabando. Pueden ser: 1. Descuentos Fijos, sin tope definido; 2 Descuentos hasta un tope.; 3 Devengados Fijos sin tope definido; 4. Devengados hasta un Tope.

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Nit y Nombre del Beneficiario. A favor de quien es la cuenta corriente.

Fecha del Contrato. Indique la fecha de adquisicin del compromiso, en formato AAMMDD; esta fecha es fundamental pues a partir de ella se inicia el proceso de descuentos. Contrato. Indique el nmero del Contrato, nmero del documento con que se hace el prstamo y/o nmero de la Libranza. Detalle. Descriptivo de la cuenta corriente. Valor. Valor total de la cuenta corriente, en caso de prstamo nicamente. Cuota. Indique al SEGA cual es la cuota de descuento quincenal, mensual o semanal. Concepto. Indique al SEGA, cual concepto utilizar para descontar la cuenta corriente, los conceptos aqu relacionados deben estar previamente definidos en la Tabla de Novedades de Nmina. Forma de Descuento. Indquele al SEGA como debe descontar la cuenta corriente: 1 En Cada Pago; 2 mensual, 3 Sobre la Prima.

NOTA IMPORTANTE Aunque el SEGA descuente en forma automtica en los diferentes pagos quincenales, semanales o mensuales, puede presentarse el caso de abonos especiales y/o adicionales, ya sea dentro de los mismos pagos, en las Vacaciones, en las Primas y/o en las Bonificaciones, en estos casos especiales de abonos, la novedad debe ser reportada como una novedad adicional de descuento indicando que cuenta corriente es la abonada. Esta nota de suma importancia ser aclarada posteriormente cuanto se estudie los mecanismos de reporte de Novedad.

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PARAMETRIZACION DE NOVEDADES POR EMPLEADO

DESCRIPCION. A travs de esta opcin, el usuario puede definir los diferentes tipos de devengados y deducciones que tiene un empleado y la forma como debe calcularse dicho componentes de la nmina. A travs de este mdulo pueden indicrsele al sistema Prestamos, cuotas o aportes a fondos de empleados, libranzas, reintegros, primas, etc. Cada empleado tendr su propia relacin de novedades parametrizadas, las cuales se identifican con una Letra y dos (2) nmeros como sigue: F01 ... F99 Fondos de Empleados: Aportes y prstamos por fondos de empleados. R01 ... R99 Reintegros: Reintegros de Solidaridad, Pensin y Salud. P01 ... P99 Prstamos Directos de la Entidad B01 ... B99 Bonificaciones, Primas y Vacaciones S01 ... S99 Seguros: Descuentos por seguros. Cada uno de estos cdigos se asocia con una novedad de liquidacin, y el sistema almacena en forma indefinida el saldo de lo que ha calculado por cada una de las mismas. El acceso a esta opcin est en la siguiente ruta: Principal/ Nomina/ Mantenimiento/ Empleados/ Otras Novedades a Empleados. El manejo de las letras al inicio de cada parametrizacin tiene su objetivo y por lo tanto no deben ser modificadas en forma libre por los usuarios, debido a que dependiendo de la letra el sistema sabr en que momento liquidarla. F.- Fondos de empleados. Las parametrizaciones que comiencen con esta letra sern tratadas como descuentos por aportes a fondos de empleados y por prestamos de dichas entidades, de tal forma que no tienen en realidad nada que ver con el proceso mismo de liquidacin pues no afectan las bases de clculo. R.- Reintegros. Las parametrizaciones que comiencen con esta letra sern tratadas como reintegros, ya sea de pensin, salud o solidaridad sin que sean tenidas en cuenta para el clculo de retenciones y/o aportes. En este grupo pueden manejarse reintegros de solidaridad, pensin y salud. P.- Prstamos Cmara. Las parametrizaciones que comiencen con esta letra sern tratadas como descuentos a nombre de la misma entidad ya sea aportes y/o prstamos, de tal forma que no tienen en realidad nada que ver con el proceso mismo de liquidacin pues no afectan las bases de clculo. B.- Primas, bonificaciones y otros ingresos. Las parametrizaciones que inicien con esta letra sern liquidadas antes de iniciar el clculo de las retenciones en la fuente y los aportes a ley 50 y ley 100

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S.- Descuentos por seguros. Las parametrizaciones que inicien con esta letra sern utilizadas para descontar los seguros. Esta Tabla es propia del sistema y NO DEBE SER MODIFICADA en forma libre por los diferentes usuarios, dado que su mala actualizacin puede generar respuestas equivocadas del sistema.

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CAPTURA DE NOVEDADES PROPIAS Y FIJAS POR EMPLEADO

DESCRIPCION. A travs de esta opcin el usuario encargado de administrar la nmina puede indicarle al sistema que novedades propias, fijas o peridicas tiene cada empleado. Cada novedad seleccionada debe tener los siguientes componentes:

Cdigo del parmetro a calcular (Referencia): Este campo debe comenzar por una
letra, dependiendo del tipo de novedad fija y seguida de dos nmeros, por lo tanto por cada concepto de novedad fija, un empleado puede tener un mximo de 99 novedades. Ejemplo: R01 ... Reintegro de Pensin R02 ... Reintegro de Salud R03 ... Reintegro de Solidaridad F01 ... Aporte al Fondo de Empleados F02 ... Descuento por Prstamo de vivienda S01 ... Descuento por Seguro de Vida.

Detalle o descripcin del parmetro a calcular: Descripcin del devengado o

descuento que se est aplicando.

Novedad de liquidacin a utilizar para liquidar este parmetro. Novedad de

pago (Tabla nnov.mas) que debe ser generada al momento de aplicar este descuento o devengado fijo.

Monto Tope o Valor Total: Indique el monto tope hasta el cual debe llegarse. Si se
alcanza este tope el sistema automticamente detiene el clculo de este concepto.

Monto Actual o Valor Actual: Indique el monto acumulado hasta la fecha en que el
devengado o descuento es incluido en el sistema.

Periodicidad (tabper.tab): Indique cada cuanto o bajo que circunstancias debe ser
aplicado o calculado este concepto: 01.- Cada cumpleaos del empleado en la empresa. 02.- Cada quincena Calculable en todos los pagos quincenales. 03.- Cada Mes Primera Quincena. Solo calculable en la primera quincena de cada mes 04.- Cada Mes Ultima Quincena. Solo calculable en la ltima quincena de cada mes. 05.- Cada Liquidacin. Calculable en cada pago o liquidacin que se realice en el sistema. 06.- Cada Vacacin. Solo calculable en forma anexa a la liquidacin de vacaciones. 07.- Cada Prima. Solo calculable en forma simultanea a las primas legales

Forma de Clculo: Indique como debe calcularse la novedad indicada.

01.- Valor Fijo Devengado 02.- Valor Fijo Descuento 11.- Porcentaje (%) sobre el sueldo vigente a la fecha del clculo 12.- Porcentaje (%) sobre los devengados base del pago 13.- Porcentaje (%) sobre los devengados base del mes

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14.- Porcentaje (%) sobre una novedad especfica del pago 15.- Porcentaje (%) sobre una novedad especfica del mes

Valor a aplicar o Cuota. Valor o cuota a aplicar. En caso de que el clculo corresponda a
un valor fijo (Formas de clculo no. 01 y 02)

Porcentaje (%): Porcentaje a aplicar sobre la base de clculo. Para las formas de clculo
11, 12 y 13

Base de calculo: Indique la novedad que debe ser tomada como base para aplicar este
clculo. Para las formas de clculo tipo 13.

Fecha Inicial: Fecha de inicio del clculo de esta novedad. En formato AAAAMMDD. SI
esta fecha es 0, el sistema aplica en forma indiscriminada sin validar el inicio de aplicacin de la misma.

Fecha Final: Fecha final del clculo de esta novedad. En formato AAAAMMDD. Si esta
fecha es 0, el sistema aplica en forma indiscriminada sin validar la fecha de finalizacin de la misma.

Estado: Estado Actual de la Novedad.

01.- Parmetro activo para liquidacin 02.- Parmetro cancelado o completado. 08.- Parmetro Inactivo para liquidacin 09.- Parmetro Anulado.

En algunos casos, una de estas novedades pueden ser base de clculo de otras, por ejemplo, algn devengado puede ser base de clculo de retencin en la fuente y/o de pensin y salud, por lo tanto debe tener muy claramente identificado el siguiente orden de liquidacin: 1.

El sistema calcula el devengado base del empleado, de acuerdo al sueldo vigente a la fecha de la liquidacin, genera normalmente en forma automtica el concepto 010 y 011 (Salario base e integral), al igual que el concepto 090 y 091 (Dominicales de ley e
integrales).

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2.

El sistema calcula el auxilio de transporte (Concepto 200) si el empleado tiene

derecho al mismo.

3.

El sistema revisa el archivo de Novedades de Trabajo y liquida las

novedades de trabajo adicionales que se hayan reportado (Horas extras, descuentos especiales y unitarios, ajustes, etc).

4.

El sistema revisa el archivo de novedades de ausencia (Vacaciones, permisos,

licencias, sanciones, ausencia, etc) y adapta la liquidacin realizada segn las variaciones que se den debido a novedades de ausencia reportadas.

5.

El sistema revisa el archivo de Otras Novedades y liquida las parametrizaciones tipo B que tenga el empleado, siempre y cuando stas cumplan con las condiciones de fecha estipuladas, estn vigentes y cumplan la condicin de periodicidad. Al calcular estos conceptos adicionales, depender de la novedad generada el hecho de que el sistema las tenga en cuenta o no para retenciones y aportes a seguridad social.

6.

El sistema liquida Pensin y Salud. Se liquida la pensin, salud y solidaridad de

acuerdo a las condiciones de la nmina.

7.

El sistema liquida la Retencin en la Fuente. Tomando como base las novedades

liquidadas hasta el momento y adicionalmente los parmetros de mtodo utilizado (sea 1 o 2).

8.

de Otras Novedades y liquida las parametrizaciones tipo F, R, P y S (Fondos, reintegros, prstamos y seguros) que tenga el
El sistema revisa el archivo empleado, siempre y cuando stas cumplan con las condiciones de fecha estipuladas, estn vigentes y cumplan la condicin de periodicidad. Como puede apreciarse segn el orden de liquidacin, los conceptos aqu generados no sern tenidos en cuenta como base para ningn tipo de clculo posterior, llmese ley 50 y ley 100 o retenciones.

9.

Liquidacin de cuentas corrientes. El sistema revisa los archivos de cuentas

corrientes y genera los descuentos que de all se desprendan, siempre y cuando se cumplan las condiciones estipuladas en los mismos.

10.

Calculo de redondeos. El sistema verifica los clculos realizados y redondea aquellos

que tengan centavos o segn las aproximaciones definidas en el software.

11.

Marcacin de novedades no aplicadas. Si por alguna razn los devengados en la

liquidacin NO ALCANZAN para cubrir todas las deducciones, el sistema marca aquellas que no fueron aplicables y permite la generacin de un reporte con dichas novedades. Es importante tener en cuenta que el sistema NO ACUMULA ESTAS NOVEDADES para que sean aplicadas en el pago siguiente, este proceso debe ser realizado en forma manual.

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HISTORICO DE OTRAS NOVEDADES POR EMPLEADO

DESCRIPCION. A travs de esta opcin el usuario puede grabar en forma detallada los diferentes pagos, abonos o liquidaciones que conforman la historia de una novedad especial o referencia.

Al seleccionar la opcin el sistema le pregunta al usuario cual es el empleado que se desea actualizar. Si se desconocen los cdigos de los empleados, recurrir a la opcin F1 de ayuda en lnea. Se despliega en pantalla las diferentes referencias de cada empleado y en la medida en que se va desplazando de una a otra, al lado derecho se despliegan los datos y montos generales de la misma. Al seleccionar una en particular, el sistema despliega la relacin de abonos, liquidaciones, pagos o descuentos realizados permitindole al usuario insertar, modificar o eliminar algn reporte en particular.

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Al terminar la grabacin, si la sumatoria de los diferentes renglones o detalles suman diferente al acumulado anterior de la referencia, el sistema solicita le confirme la modificacin. De confirmar la misma, se actualiza la referencia con el nuevo saldo.

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MANEJO DE RETIRO DE EMPLEADOS
OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Retiros.

DESCRIPCION. Esta opcin le permite al usuario del SEGA indicarle que se retira un empleado, y en que fecha se hace efectivo dicho retiro. En aras de disminuir el papeleo y la acumulacin de Novedades, los retiros pueden ser incluidos desde el momento mismo en que se reportan (por escrito) y no hay necesidad de esperar hasta que se llegue a la fecha estipulada para hacer efectivo el retiro, esta situacin es manejada por el SEGA facilitando as, en empresas de alta rotacin, el control de los empleados retirados. OPERACIN. Al seleccionar un cdigo a Retirar, bastar con indicar la fecha en que este retiro se hace efectivo, esta fecha debe ser digitada en formato AAMMDD.

MANEJO REACTIVACION EMPLEADOS

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Reactivacin. DESCRIPCION. Esta opcin opera en forma similar al Retiro, bastar con seleccionar el empleado a reactivar y el SEGA solicita la confirmacin del hecho. La reactivacin de empleados se utiliza cuando es necesario retractar una orden de retiro, sea cual sea la circunstancia que a ello obligue.

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MANTENIMIENTO ESPECIAL DE ACUMULADOS.

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Accesos Especiales/ Acumulados. DESCRIPCION. Esta opcin utilizada nicamente al iniciar la instalacin del mdulo, permite grabar en forma directa en los acumulados de cada empleado, y es utilizada, para actualizar la informacin de cada empleado cuando el SEGA entra en funcionamiento, es decir, actualizar acumulados que deben incluirse. OPERACIN. Seleccione el cdigo del empleado que desea actualizar, al hacerlo, el SEGA despliega en pantalla una ventana con todos los acumulados existentes para dicho empleado. En esta ventana el usuario puede utilizar una de las siguientes teclas: (ENTER) Permite modificar el rengln en que esta ubicado el cursor.; (F2) Inserta una nueva novedad; (F3) Suprime una novedad existente (El rengln en que se encuentre ubicado el cursor); (F5) Graba los cambios realizados; (ESC) Abandona la opcin sin salvar los cambios realizados. DATOS QUE SE CAPTURAN. Cuando se captura un registro de acumulados deben indicarse los siguientes datos: a.) Ao del registro: indique el ao en formato AAAA de la novedad; b.) Quincena: indique la quincena a la que corresponde, recuerde que se inicia con la quincena 01 en enero y se termina con la 24 en diciembre; c.) Novedad: indique el concepto del acumulado, recuerde que estas novedades deben estar previamente creadas en la Tabla de Novedades de Nmina; d.) Cantidad de la Novedad, recuerde que puede ser en horas, y/o das; e.) Valor total de la Novedad. RECOMENDACIONES. Cuando el mdulo de Personal del SEGA se instala, recomendamos lo siguiente: a.) Actualice los acumulados desde el primero de enero del ao en que se instal el mdulo, esto permitir tener los acumulados suficientes para los clculos especiales que sean necesarios, as mismo, permitir la impresin de los certificados de Ingresos y Retenciones en forma anual. b.) Incluya los acumulados de las personas que se han retirado durante el ao en que el mdulo de personal del SEGA se instale, esto con el objeto de facilitar la emisin de certificados y/o procesos de clculo especial. c.) Incluya todo los conceptos relacionados con pagos laborales, Quincenas, Primas, Bonificaciones, Liquidacin de Contratos de Trabajo, Viticos, Comisiones, etc. d.) No se hace necesario la digitacin de las novedades referentes a descuentos por Pensin, Salud y Solidaridad, aunque recomendamos su grabacin. e.) Recuerde que cuando se trata de liquidacin de contratos de trabajo, existe un juego especial de novedades para este caso (cesantas, intereses, etc.) diferentes a las que se utilizan en la liquidacin normal de dichos conceptos. Remtase al mantenimiento a la tabla de novedades de Nmina, especficamente a la parte de Tabla Base de Novedades. (bloque de novedades de 470 a 479).

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f.) Incluya las novedades de ausencia, tales como Licencias no remuneradas, Ausencias injustificadas, Sanciones, indicando claramente la cantidad de horas de cada novedad, aunque estas no tengan un monto recuerde que disminuyen el valor de las cesantas anuales que se calculan. g.) Incluya obligatoriamente el concepto de Retenciones en la Fuente. h.) Incluya todas las novedades en la quincena a que corresponden, es decir, las novedades de enero en las quincenas 01 y 02, las de marzo en la 05 y 06, las de noviembre en la 21 y 22 y as sucesivamente, esto es de vital importancia para el SEGA al momento de realizar clculos sobre la base de los acumulados existentes.

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CALCULO SEMESTRAL DE (%) DE RETENCION.

OPCION. Principal/ Personal/ Mantenimiento/ Empleados/ Accesos Especiales/ Clculo % retencin Semestral. DESCRIPCION. Cuando la entidad decide aplica el mtodo dos (2) de clculo de retencin en la Fuente a sus empleados, necesita en forma semestral calcular que porcentaje debe aplicar, para facilitar este proceso, el SEGA provee la presente opcin. OPERACIN. Al seleccionar la opcin indquele al SEGA para que ao y que semestre desea calcular los %s, en este caso, indquelos de la forma AAAASS, donde AAAA corresponde al ao y SS al semestre. SS puede ser 01 para el clculo que se hace en enero y que corre hasta junio y 02 para el clculo que se hace en julio y va hasta diciembre. Seleccionado el semestre, utilice una de las siguientes opciones:

(F1) Calcular Porcentajes. Esta opcin genera los clculos de porcentajes teniendo en cuenta
los acumulados de los ltimos 12 meses anteriores al mes del clculo, es decir, si se calculan los porcentajes del primer semestre, se tomarn los promedios de Diciembre a Noviembre, y si se calculan los porcentajes para el segundo semestre, se tomarn los promedio de Junio a Mayo. El sistema automticamente revisar los topes y los certificados de deducciones a retencin que existan y generar los porcentajes en forma automtica. (F2) Listar Soporte. Permite listar los %s y las bases tomadas para su clculo, es importante la generacin de este documento pues permite revisar los clculos realizados. (F3) Aplicar Porcentajes. Esta opcin actualiza el archivo maestro de empleados con los %s calculados. (ESC). Terminar. NOTAS IMPORTANTES. Para el correcto funcionamiento de esta opcin, tenga en cuenta los siguientes aspectos: a.) Aunque el SEGA genera en base a la norma los clculos exigidos y por ende, sus rutinas ya han sido probadas y puestas en funcionamiento, no se exime al funcionario encargado de la responsabilidad de revisar y chequear los clculos realizados. b.) Antes de liquidar la primera nmina de Enero y/o la Primera Nmina de Julio, este proceso debe ser realizado. c.) Estos procesos deben ser ejecutados SI Y SOLO SI la empresa utiliza el mtodo dos (2) para el clculo y descuento de las retenciones a empleados.

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LIQUIDACION PAGOS NORMALES

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidacin Pago Normal. DESCRIPCION. Cuando se desee liquidar un pago normal, es necesario ingresar al men que tiene preparado el SEGA para este hecho. Primero que todo, remtase a la explicacin grfica sobre le proceso de liquidacin quincenal, que encontrar en el numeral 5 del presente manual. All se explica la secuencia de los pasos que deben ser ejecutados para la correcta liquidacin del pago. GENERALIDADES. El mdulo de nmina del SEGA esta diseado de tal manera que se liquidan en forma automtica todos los conceptos legales y gracias al reporte especial de las ausencias presentadas y/o las extras trabajadas, permite una liquidacin casi automtica de toda la nmina. Es decir, novedades tales como Retencin, Pensin, Ley 100, Solidaridad, no deben ser reportados en forma manual pues son liquidados en base a los devengados quincenales de cada empleado. A continuacin explicamos con lujo de detalles, cada una de las opciones que deben ser ejecutadas.

CAPTURA NOVEDADES DE TRABAJO.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidacin Pago Normal/ Captura Novedades de Trabajo. OPCION. Principal/ Movimientos/ Nmina/ Captura Novedades de Trabajo. DESCRIPCION. Esta opcin nos permite la captura de las novedades diarias de trabajo, es decir, novedades tales como Extras, Descuentos, Ajustes, Retroactivos, Marcacin de tiempo, etc.; aunque aqu pueden capturarse las novedades de ausencia, ellas no sern tenidas en cuenta al momento de liquidar el pago. OPERACIN. Al seleccionar la opcin, se despliega la ventana para indicar el da a procesar, este da debe ser digitado en formato AAMMDD. Tenga en cuenta que si las novedades son grabadas en el archivo de un da en particular, sern tenidas en cuenta solo en el pago a que corresponda dicho da y solo all. Al seleccionar el da a procesar, se despliega el men con las opciones permitidas: (F1) Adicionar Permite grabar una secuencia de novedades nuevas; (F2) Modificacin Permite modificar una secuencia grabada; (F3) Suprimir Permite suprimir una secuencia grabada; (F4) Consulta Permite consultar el archivo para un da determinado y al mismo tiempo permite modificar las secuencias grabadas; (F5) Listar Permite listar el movimiento grabado en un archivo, para un da especfico; (F6), (ESC) Terminar Abandona la captura del da y pregunta por un nuevo da de movimientos.

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(F1) Adicionar: Al seleccionar esta opcin se despliega en pantalla la ventana de captura de Novedades, en cada bloque F1 pueden capturarse hasta 80 novedades. En esta opcin, el desplazamiento puede hacerse utilizando las flechas de Movimiento Arriba y Abajo, as como F1 para consultas asociadas al campo en que est el cursor, F2 Insertar una Nueva Novedad y F3 para suprimir una novedad, ESC Termina la grabacin del bloque de Novedades. Las novedades as capturadas, se numeran secuencialmente para ser grabadas en el archivo de Movimiento y quedan bautizadas, cada una de ellas con un nmero de secuencia. (F2) Modificar: Al seleccionar la opcin de modificar, el SEGA despliega la pantalla de captura y debemos indicarle el nmero de secuencia de Novedad que deseamos modificar. (F3) Suprimir: Igualmente, indicamos el nmero de la secuencia a suprimir. (F4) Consultar: Esta opcin permite la consulta secuencial de las novedades grabadas, pero adicionalmente nos permite modificar o suprimir en la misma pantalla. Para ejecutar la consulta, debemos indicarle al SEGA a partir de que secuencia deseamos consultar, acto seguido, se despliegan en pantalla las secuencias sucesivas y el usuario puede desplazarse por esta ventana con las flechas de movimiento, utilizando simultneamente una de las siguientes opciones: F1 Ir a: Permite ir a una secuencia de grabacin especfica.; F2 Suprimir: Permite suprimir una secuencia.; F3 Editar: Permite modificar una secuencia; Esc Fin: Termina y salva los cambios realizados. (F5) Listados: Esta opcin permite listar el movimiento de un archivo diario, para tal efecto, nos presenta varias alternativas de seleccin: a.) Rango de Secuencias a Listar; b.) Rango de cdigos a Listar; c.) Rango de cuadrillas a Listar. Para generar todo el contenido del archivo de movimiento de un da especfico, bastar con dar Enter en todos los campos.

CAMPOS CAPTURADOS. Cuando se captura una novedad de trabajo, el SEGA exige los siguientes campos: Cdigo. Indique el cdigo del empleado al que corresponde la Novedad. Si desconoce o no recuerda los cdigos existentes, recurra a la tecla F1 de ayuda en lnea. Novedad. Indique la novedad que se captura, Normalmente deben ser novedades de Extras, Retroactivos, Marcacin de Tiempo, descuentos. Las Novedades de Ausencia (licencias, permisos, sanciones, etc.) que se capturen por este lado no sern tenidas en cuenta al momento de liquidar el pago. Si desconoce las novedades, recurra a la tecla F1 de ayuda en lnea.

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HEME. Hora y minutos de entrada. Este campo debe ser digitado solo en caso de que se est trabajando con Novedad de Marcacin de Tiempo. En tal caso, indique HHMM donde HH es la Hora y MM los minutos, etc. : 0630: 6 y 30 AM; 18:20: 6 y 20 PM, etc. HSMS. Hora y minutos de Salida. Este campo debe ser digitado solo en caso de que se est trabajando con Novedad de Marcacin de Tiempo. Cantidad. Indique la cantidad en Horas o Das, dependiendo de la novedad. En caso de descuentos, no debe ir cantidad alguna; en caso de extras si. Valor. Indique el Valor de la Novedad, en este caso recuerde que el SEGA liquida en forma automtica las novedades de extras reportadas, por lo tanto en este caso no debe reportar valor alguno; en caso de Retroactivos y/o descuentos, debe ser digitado el Valor. Todos los valores deben ser positivos, ya sean por concepto de Devengados y/o deducidos, debe reportarse el valor en signo negativo SI Y SOLO SI se desea disminuir el valor neto de una novedad. Cuadrilla. Indquele al SEGA a que cuadrilla debe ser cargada la novedad, por omisin, el SEGA trae la cuadrilla asignada al empleado en el Maestro. Centro de Costos. Indquele al SEGA a que centro de costos debe cargarse el valor de la novedad que se est grabando, por omisin, el SEGA asigna en forma automtica el centro de costos que tenga asignado el empleado en el Maestro. Cuenta Corriente. Cuando la novedad que se grabe corresponda a un descuento de una cuenta corriente, sea cual sea el motivo que implique la grabacin de la misma, debe indicarse en este campo que cuenta corriente del empleado se est Abonando, en caso contrario, si este espacio se deja en blanco, el SEGA no

cargar el descuento a la cuenta corriente correspondiente y esta puede verse descuadrada. Si desea conocer las cuentas corrientes que tiene vigentes un empleado en dicho momento, recurra a la tecla F1 de ayuda en lnea.

Es de suma importancia que tenga en cuenta que las novedades quedan bautizadas con la fecha del da en que fueron grabadas, por lo tanto solo sern liquidadas en el pago a que corresponda dicha fecha. Esto facilita la grabacin anticipada de novedades y descongestiona el escritorio de la persona responsable.

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CAPTURA NOVEDADES DE AUSENCIA

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidacin Pago Normal/ Captura Novedades de Ausencia. OPCION. Principal/ Movimientos/ Nmina/ Captura Novedades de Ausencia. DESCRIPION. Esta opcin nos permite capturar las novedades relacionadas con Vacaciones, Licencias, Permisos, Sanciones, Ausencias, Incapacidades, etc., es decir, todos los conceptos que impliquen ausencia por parte del empleado a su sitio de trabajo. Adicionalmente a servir para la liquidacin de los pagos normales, nos permiten mantener un registro actualizado de este tipo de movimientos. OPERACIN. Seleccione el cdigo del empleado para el que quiere grabar y/o modificar una novedad de ausencia, si desconoce los cdigos existentes, recurra a la tecla F1 para la ayuda en lnea; adicionalmente, permite mediante la tecla F4, listar las novedades existentes. Acto seguido, el SEGA despliega en pantalla el record de novedades de la persona, y nos permite las siguientes opciones: ENTER permite modificar una novedad capturada previamente; F2 Inserta una nueva novedad; F3 Borra una novedad grabada con anterioridad; F5 Anula una novedad reportada; ESC Graba los cambios realizados y retorna a preguntar por un nuevo empleado. Cuando una novedad ha iniciado su proceso, el SEGA no permite que esta sea modificada o Anulada, solo permite su eliminacin. Al seleccionar la opcin de Incluir una Nueva Novedad, el SEGA despliega la pantalla correspondiente en la cual debemos indicar los siguientes datos: a. Fecha Inicial de La Novedad. Indquele al SEGA, en formato AAMMDD en que da se inicia la novedad de ausencia a reportar. b. Novedad. Indique la Novedad de ausencia que se graba, si desconoce las novedades posibles, recurra a la tecla F1 de ayuda en lnea; c. Fecha Final de La Novedad. Indquele al SEGA en que fecha se termina la Novedad, si la novedad de ausencia es de un solo da o menos, esta fecha debe ser igual a la fecha Inicial; d. Cantidad en Horas. Este campo debe ser digitado siempre y cuando la novedad de ausencia tenga menos de 8 horas (es decir, menos de un da);

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e. Nro. Del Certificado. Este campo se digita solo en caso de incapacidades, coloque aqu el nmero del certificado de incapacidad; f. Prorroga (s.n). Indique si la incapacidad es o no una prorroga. g. Contingencia. Indique el cdigo de contingencia de la incapacidad; h. Diagnstico. Indique el cdigo del diagnstico de la Novedad; i. Fecha Inicial del Periodo. En caso de vacaciones, indique la fecha inicial del periodo de vacaciones a liquidar, en formato AAMMDD. j. Fecha Final del Periodo. En caso de vacaciones, indique la fecha final del periodo de vacaciones que se est pagando, en formato AAMMDD. LISTADO DE NOVEDADES DE AUSENCIA. Finalmente, cabe explicar que la opcin de Captura de Novedades de Ausencia permite la impresin de la auditora a estos reportes, para tal efecto, nos muestra una pantalla en la que tenemos los siguientes criterios de seleccin: a.) Rango de cdigos a imprimir; b.) Rango de Fechas a contemplar. Estos criterios de seleccin permiten listar cualquier rango de novedades.

LISTA AUDITORIA A NOVEDADES.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidacin Pago Normal/ Listados de Auditora/ Auditora a Novedades Diarias. DESCRIPCION. Permite la impresin de todas las novedades que afectaran un pago determinado, tanto novedades de trabajo como novedades de ausencia. Las fechas deben ser digitadas en formato AAMMDD.

IMPORTACION DE NOVEDADES
El sistema SEGA incluye una opcin que permite importar novedades provenientes de otros sistemas de informacin a travs de un archivo plano. Las novedades que se deseen importar debern quedar almacenadas en un archivo con la siguiente estructura:

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Campo Cdigo Tamao /tipo 6 caracteres numricos

Quincena Concepto.

2 caracteres alfanumricos 3 caracteres numricos,

Valor

13 posiciones numricas

Descripcin Identifica el cdigo del empleado. Debe ser un valor numrico, justificado a la derecha y relleno de ceros a la izquierda. Identifica la quincena de aplicacin. Debe ser un nmero entre 01 y 24 Identifica la novedad. En este caso la novedad debe corresponder con una novedad vlida para el sistema de informacin. Ver TABLA BASE DE NOVEDADES DE NOMINA en el presente manual. Indica el valor de la novedad que se va a aplicar. Debe estar justificado a la derecha y relleno con ceros a la izquierda. Es un valor entero, no recibe decimales.

El archivo deber estar ubicado en un directorio importar dentro del directorio de datos correspondiente a la Cmara de Comercio. Por ejemplo, si el directorio de trabajo es pereira, el archivo deber estar ubicado en /home/sega/pereira/importar. El nombre del archivo debe tener la siguiente estructura AAAA-PP, donde AAAA corresponde al ao y PP corresponde a la quincena en la cual debe aplicarse el pago. Tenga en cuenta que las quincenas van de la 01 a la 24, donde las dos primeras corresponden a enero, las dos siguientes a febrero y as sucesivamente. El nombre del archivo no debe tener ninguna extensin. IMPORTANTE. Esta opcin es aplicada por el sistema al finalizar el proceso de liquidacin, es decir, en la presente versin, el sistema no tiene en cuenta los posibles devengados que sean incluidos para calcular las deducciones que dependan de los mismos.

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SELECCIN DEL PAGO A LIQUIDAR

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidacin Pago Normal/ Seleccin de Pago. DESCRIPCION. Esta opcin permite seleccionar el pago que se va a liquidar, sea este semanal, quincenal o mensual. OPERACIN. El SEGA despliega la pantalla con el pago que se encuentre seleccionado en este momento, el usuario debe inicialmente decidir si escoge un nuevo pago o no. Si la respuesta es afirmativa, se despliega en pantalla la ventana de seleccin de pagos. En ella, utilizando las flechas de movimiento nos ubicamos en el rengln del pago que deseamos. Posteriormente el SEGA nos pregunta si deseamos crear los archivos para este pago, la respuesta debe ser afirmativa en el caso de que sea la primera vez que liquidamos en pago, en otras circunstancias, podramos perder la liquidacin previa que hallamos realizado. Finalmente, indquele al SEGA si es o no el ltimo pago del mes (Esta afirmacin o negacin le dice al SEGA si debe o no liquidar Fondo de Solidaridad y calcular la retencin en la fuente cuando se utiliza el mtodo 1); Indquele tambin si debe o no descontar cuentas corrientes en dicho pago.

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LIQUIDACION DE PAGO.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidacin Pago Normal/ Liquide Pago. DESCRIPCION. Esta opcin ejecuta la liquidacin del pago seleccionado y simultneamente, efecta la liquidacin de las novedades de ausencia y de trabajo reportadas. Si eventualmente se genera alguna inconsistencia en el proceso de liquidacin, el SEGA genera una consulta con dichos resultados. OPERACIN. Al seleccionar la opcin de liquidacin del pago, el SEGA le indica al usuario si esta seguro o no de liquidarlo, a lo cual debe existir una respuesta afirmativa o negativa. Si el pago seleccionado ya est actualizado o registrado en los acumulados de nmina, el SEGA no permite la reliquidacin de dicho pago.

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CONSULTAS ASOCIADAS AL PAGO

Las opciones contempladas en este men, le permitirn consultar los resultados obtenidos en la liquidacin del pago seleccionado, o en su defecto, consultar los resultados de pagos procesados con anterioridad.

CONSULTA PAGO POR EMPLEADO

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidacin Pago Normal/ Consultas/ Pago por Empleado. DESCRIPCION. Esta opcin permite consultar en forma global y totalmente detallada la liquidacin de pagos por empleado. OPERACIN. Indique al SEGA que pago desea consultar. El SEGA asume que el pago a consultar es el que est seleccionado en la actualidad, pero le permite con la tecla F1 seleccionar cualquier otro. Seleccionado el pago, se despliega la ventana de consulta general, en ella con el uso de la teclas de movimiento puede desplazarse arriba o abajo, y si se quiere, puede seleccionar un empleado para una consulta ms detallada. Al seleccionar a un empleado en particular, se despliega en pantalla el Volante de la liquidacin, en l puede consultarse con lujo de detalles el desglose de las novedades para dicho empleado. Finalmente, si se desea conocer a que fechas dentro del pago corresponden los devengados o deducidos de una novedad en particular, digitando <ENTER> en el rengln especfico, el SEGA despliega una ltima ventana detallada da a da.

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CONSULTA PAGO POR NOVEDAD

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidacin de Pagos/ Consultas Asociadas al Pago/ Por Novedad. DESCRIPCION. Esta opcin permite consultar un pago (ya sea el seleccionado u otro) ordenado por grupo de novedades. OPERACIN. Seleccione al pago a consultar, si desea consultar un pago diferente al seleccionado, recurra a la tecla F1 de ayuda en lnea. Espere mientras el SEGA arma los archivos temporales para la consulta, acto seguido, se despliega la ventana que muestra los totales por cada una de las novedades. En este punto, el usuario puede desplazarse con las teclas de movimiento hasta un concepto especfico, y digitando ENTER ver el detalle de a que empleados corresponden.

VACACIONES TRABAJADAS
OPCION. Principal/ Personal/ Liquidacin de Pago/ Consultas/ Vacaciones Trabajadas DESCRIPCION. Esta opcin permite consultar la liquidacin extra nmina, en caso de ser necesario, de los empleados que han trabajado durante sus correspondientes periodos de vacaciones. Esta opcin es muy til en empresas de tipo manufacturero e industrial, donde la prctica de trabajar durante las vacaciones es muy utilizada. OPERACIN. Su modo de operacin es similar al de las opciones explicadas anteriormente.

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INFORMES ASOCIADAS AL PAGO

Las opciones contempladas en este men, le permitirn imprimir los resultados obtenidos en la liquidacin del pago seleccionado, o en su defecto, listar los resultados de pagos procesados con anterioridad.

IMPRIME RELACION POR PUNTO DE PAGO.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidacin de Pago/ Informes Asociados al Pago/ Relacin por Punto de Pago. DESCRIPCION. Esta opcin permite listar la relacin de nmina organizada por punto de pago. Este informe debe ser impreso en todos los pagos, pues se convierte en una relacin soporte. OPERACIN. Indique los siguientes datos: a.) Pago a consultar. Por omisin se toma el pago seleccionado, Sin embargo utilizando la tecla F1 puede seleccionarse cualquier otro pago; b.) Indique el Rango de Puntos de Pago a Listar, indicando <00> y <99> el SEGA lista la totalidad de los puntos de pago; c.) Indique el tipo de informe, digitando <R> si lo desea en formato resumido o <D> en formato detallado.

IMPRIME RELACION POR EMPLEADO y/o PRENOMINA POR EMPLEADO

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidacin de Pago/ Informes Asociados al Pago/ Relacin por Empleado DESCRIPCION. Esta opcin permite listar la relacin de nmina organizada por cdigo de Empleado. Este informe debe ser impreso en todos los pagos, pues se convierte en una relacin soporte. OPERACIN. Indique los siguientes datos: a.) Pago a consultar. Por omisin se toma el pago seleccionado, Sin embargo utilizando la tecla F1 puede seleccionarse cualquier otro pago; b.) Indique el Rango de Empleados a Listar, indicando <000000> y <999999> el SEGA lista la totalidad de los empleados liquidados, si se desea la impresin de un cdigo en particular, recurra a la tecla F1 para la consulta en lnea; c.) Indique el tipo de informe, digitando <R> si lo desea en formato resumido o <D> en formato detallado

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IMPRIME RELACION POR CENTROS DE COSTOS

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidacin de Pago/ Informes Asociados al Pago/ Relacin por Centro de Costos DESCRIPCION. Esta opcin permite listar la relacin de nmina organizada por Centro de Costos. Este informe debe ser impreso en todos los pagos, pues se convierte en una relacin soporte. OPERACIN. Indique los siguientes datos: a.) Pago a consultar. Por omisin se toma el pago seleccionado, Sin embargo utilizando la tecla F1 puede seleccionarse cualquier otro pago; b.) Indique el Rango de Centros de Costos a Listar, indicando <0000> y <9999> el SEGA lista la totalidad de los Centros existentes y liquidados, si se desea la impresin de un cdigo en particular, recurra a la tecla F1 para la consulta en lnea; c.) Indique el tipo de informe, digitando <R> si lo desea en formato resumido o <D> en formato detallado; d.) Indique de donde debe sacar el Centro de Costos, <M> del Maestro del Empleado, <N> de las Novedades reportadas, por omisin y se recomienda que sea tomado del Maestro.

IMPRIME RELACION POR OFICIOS y/o LABOR.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidacin de Pago/ Informes Asociados al Pago/ Relacin por Labor u Oficio. DESCRIPCION. Esta opcin permite listar la relacin de nmina organizada por Labor, oficio o cargos. Este informe debe ser impreso en todos los pagos, pues se convierte en una relacin soporte. OPERACIN. Indique los siguientes datos: a.) Pago a consultar. Por omisin se toma el pago seleccionado, Sin embargo utilizando la tecla F1 puede seleccionarse cualquier otro pago; b.) Indique el Rango de Labores a Listar, indicando <0000> y <9999> el SEGA lista la totalidad de las Labores liquidadas, si se desea la impresin de un cdigo en particular, recurra a la tecla F1 para la consulta en lnea; c.) Indique el tipo de informe, digitando <R> si lo desea en formato resumido o <D> en formato detallado.

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IMPRIME RELACION POR NOVEDAD o CONCEPTO.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidacin de Pago/ Informes Asociados al Pago/ Relacin por Novedad DESCRIPCION. Esta opcin permite listar una relacin detallado de las novedades liquidadas en cada pago. Este informe debe ser impreso en todos los pagos, pues se convierte en una relacin soporte. Se recomienda la impresin de esta relacin para los conceptos de descuentos. OPERACIN. Indique los siguientes datos: a.) Pago a consultar. Por omisin se toma el pago seleccionado, Sin embargo utilizando la tecla F1 puede seleccionarse cualquier otro pago; b.) Indique el Rango de conceptos a Listar, indicando <000> y <999> el SEGA lista la totalidad de las Novedades liquidadas, sin embargo este rango genera un listado demasiado extenso, si se desea la impresin de un concepto en particular, recurra a la tecla F1 para la consulta en lnea.

IMPRIME RELACION DE NOVEDADES NO APLICADAS.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidacin de Pago/ Informes Asociados al Pago/ Relacin Novedades no Aplicadas DESCRIPCION. Ocasionalmente, puede presentarse el caso de que algunos descuentos no puedan ser efectivos debido a que el empleado no tenga los devengados suficientes para tal hecho, por lo tanto, la presente relacin nos indica cuales de ellos no fueron aplicados para que sean tenidos en cuenta en los pagos sucesivos. OPERACIN. Indique los siguientes datos: a.) Pago a consultar. Por omisin se toma el pago seleccionado, sin embargo utilizando la tecla F1 puede seleccionarse cualquier otro pago.

IMPRIME VOLANTES DE PAGO.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidacin de Pago/ Informes Asociados al Pago/ Volantes de Pago DESCRIPCION. Esta opcin permite listar los volantes de pago con destino a los empleados.

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OPERACIN. Indique los siguientes datos: a.) Pago a consultar. Por omisin se toma el pago seleccionado, Sin embargo utilizando la tecla F1 puede seleccionarse cualquier otro pago; b.) Indique el Rango de Puntos de Pago, indicando <00> y <99> el SEGA lista la totalidad de los Puntos de Pago generados, si se desea la impresin de un punto en particular, recurra a la tecla F1 para la consulta en lnea; c.) Indique el Rango de Empleados a Listar, indicando <00000> y <999999> el SEGA lista la totalidad de los empleados liquidados, si se desea imprimir el volante de un empleado en particular, indique el cdigo del mismo o recurra a la tecla F1 de ayuda en lnea; d.) Indique el nmero de copia de cada volante, por omisin, se listar uno solo.

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ACTUALIZACION DE PAGOS EN ACUMULADOS.

OPCION. Principal/ Personal/ Liquidacin Pago Normal/ Actualizacin de Pago DESCRIPCION. Esta opcin actualiza los pagos liquidados en el Archivo de Acumulados de Nmina. Cada vez que una semana, quincena o mes sea liquidado debe ser inmediatamente Actualizado para que su registro quede en los acumulados. OPERACIN. Al seleccionar esta opcin, el SEGA despliega los datos del pago seleccionado, el usuario debe responder si o no a la pregunta de actualizar en los acumulados. ESPECIFICACIONES. Al momento de actualizar un pago en los acumulados, este se vuelve irreversible y no es posible su nueva liquidacin. En el proceso de actualizacin del pago, a parte de acumularse en los datos histricos del empleado, se afectan tambin los archivos de Cuentas Corrientes, abonando a cada una de las cuentas descontadas.

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NOVEDADES FUERA DE NOMINA

OPCION. Principal/ Personal/ Novedades Fuera de Nmina. DESCRIPCION. El conjunto de opciones que se explican a continuacin le permitirn la grabacin de novedades que no han sido liquidadas a travs de las opciones del SEGA y que deben actualizarse en los acumulados de la Nmina. CASOS. La grabacin y actualizacin de novedades fuera de nmina debe ser utilizada en los siguientes casos: a.) Cuando se trate de almacenar en los acumulados, las liquidaciones de quincenas anteriores a la instalacin y operacin del mdulo; b.) Para incluir en los acumulados los datos generados a partir de las Liquidaciones de Contratos de Trabajo realizadas en forma manual; c.) Para incluir acumulados tales como Viticos, Bonificaciones especiales, y otros conceptos, que no hallan sido procesados a travs de las liquidaciones normales del mdulo. ESPECIFICACIONES. Las novedades fuera de nmina, sern aplicadas en el ao y quincena que se indiquen al momento de su grabacin; es importante anotar que las novedades que se reporten por este medio deben ser grabadas ya liquidadas, es decir, debe ser reportado tanto su cantidad de horas como su valor, pues estas opciones no liquidan ninguna novedad, solo actualizan y acumulan. OPERACIN. Las novedades fuera de nmina pueden ser grabadas y aplicadas en cualquier momento, sin embargo, debe mantenerse la siguiente secuencia de pasos: 1.) Grabacin de la Novedades a acumular; 2.) Revisin de las novedades digitadas; 3.) Actualizacin de las novedades fuera de nmina. Acto seguido, explicaremos en detalle cada una de las opciones que conforman esta operacin.

GRABACION NOVEDADES FUERA DE NOMINA.

OPCION. Principal/ Personal/ Nmina/ Grabacin y Control.

Novedades

Fuera

de

DESCRIPCION. Permite capturar y revisar las novedades fuera de nmina que deben ser actualizadas. OPERACIN. Se despliega en pantalla el men de grabacin de novedades fuera de nmina, en el aparecen las siguientes opciones:

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F1.

Inicializacin de Archivos. Esta opcin debe ser ejecutada peridicamente, y le permite al usuario BLANQUEAR el archivo de novedades fuera de nmina cuando est muy lleno. Capturar Novedades. Esta opcin permite entrar a la ventana de captura de novedades fuera de nmina y permite en un solo proceso capturar hasta 100 novedades. OPERACIN. El SEGA habilita adicionalmente a las teclas normales de movimiento, la tecla F2 para insertar un nuevo Rengln, F3 para suprimirlo y ESC. Para terminar. Igualmente habilita la tecla F1 para la consulta asociada al campo que se est digitando. En cada rengln, deben digitarse los siguientes datos: a.) Cdigo del Empleado que se ve afectado con la novedad; b.) Ao en que se debe aplicar la novedad; c.) Quincena en que se aplica la novedad, recuerde que las quincenas estn asignadas de la siguiente forma: 01 y 02 para Enero, 03 y 04 para febrero, 05 y 06 para marzo, 07 y 08 para abril, 09 y 10 para mayo, 11 y 12 para junio, 13 y 14 para julio, 15 y 16 para agosto, 17 y 18 para septiembre, 19 y 20 para octubre, 21 y 22 para noviembre, 23 y 24 para diciembre; d.) Indique la novedad a acumular; e.) indique la cantidad de unidades de la novedad a actualizar, recuerde, segn la tabla de novedades, que tipo de unidad maneja cada una de ellas; f.) Valor total de la novedad capturada. Las novedades capturadas quedan registradas en orden secuencial de grabacin y cada rengln bautizado con un nmero de secuencia, este nmero ser utilizado posteriormente en el caso de requerirse la eliminacin o modificacin de una novedad.

F2.

F3.

Modificar Novedades. Permite la modificacin de novedades grabadas con anterioridad. OPERACIN. Para modificar una novedad previamente grabada, indquele al SEGA cual es la secuencia de grabacin correspondiente a la novedad a modificar, en este punto, el SEGA despliega en el primer rengln de la ventana los datos y le permite al usuario su modificacin.

F4.

Eliminar Novedades. Permite la eliminacin de novedades grabadas con anterioridad. OPERACIN. Para eliminar una novedad previamente grabada, indquele al SEGA cual es la secuencia de grabacin correspondiente a la novedad a eliminar, en este punto, el SEGA despliega en el primer rengln de la ventana los datos grabados y despliega un mensaje de confirmacin (S/N).

F5.

Consultar Novedades. La opcin de consulta de novedades no solo le permite al usuario visualizar la informacin capturada, tambin permite en la misma pantalla, modificar y/o suprimir novedades.

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OPERACIN. a.) Indquele al SEGA desde que secuencia desea consultar, normalmente es desde la secuencia 0, sin embargo, si el archivo del da es demasiado largo, ser necesario iniciar la consulta en una secuencia diferente a cero; b.) Utilizando las teclas de movimiento, desplcese hacia arriba o abajo hasta ubicarse en el rengln correspondiente a la novedad a cambiar. c.) Ubicado en el rengln especfico, utilice una de las siguientes teclas: F1. Ir a: Permite ir directamente a una secuencia especificada; F2.- Suprimir: Permite suprimir la novedad en que se encuentra ubicado el cursor; F3.- Edita: Permite modificar la secuencia en la que se encuentra ubicado el cursor; ESC.- Terminar: Termina la consulta, graba los cambios y retorna al men de novedades fuera de nmina. F6. Listar Novedades. Esta opcin permite listar las novedades fuera de nmina grabadas. OPERACIN. Seleccione los rangos de novedades que desea imprimir, sean estos a travs de un rango de secuencias, rango de empleados (cdigos) o rango de quincenas (AAAAMM); sin embargo, si desea imprimir todo el contenido del archivo, bastar con digitar <ENTER> en todos los campos de seleccin.

ACTUALIZACION NOVEDADES FUERA DE NOMINA

OPCION. Principal/ Personal/ Novedades Fuera de Nmina/ Actualizacin. DESCRIPCION. Permite actualizar en los acumulados las novedades fuera de nmina capturadas. OPERACIN. Confrmele al SEGA si desea o no actualizar las novedades fuera de nmina que estn pendientes de Registrar, debe responder (S.N) a la pregunta. Aunque en este archivo existen novedades grabadas en diferentes tiempos, el SEGA controla que una misma novedad no sea registrada dos veces.

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ACTUALIZACION CONTABLE DE LA NOMINA MENSUAL

A continuacin explicamos en forma detallada el mecanismo de Contabilizacin de la Nmina luego de ser procesada, ya sea en forma quincenal o mensual. Opcin: Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nomina Mensual.

EXPLICACION DETALLADA
Liquide Quincenas, Vacaciones, Primas, Cesantas, Intereses a Cesantas, Novedades Fuera de Nmina, Etc. (En la ejecucin mensual del proceso de nmina, se generan normalmente novedades tales como las arriba mencionadas, es importante tener en cuenta que el comprobante a generar incluir y contabilizar todos los conceptos).

Actualizar todos y cada uno de los procesos realizados dentro del mes que se va a procesar y/o contabilizar (Nminas, Vacaciones, Primas, Bonificaciones, utilizando la opcin de actualizacin que est asociada a cada submdulo)

Archivo de Acumulados

La primera vez que se realice el comprobante de nmina, es necesario ACONDICIONAR las tablas bsicas que el sistema utiliza como son: Tabla de Nmina Por Pagar Tabla de Provisiones y Aportes Tabla de Bases de Clculo (Ver en los siguientes numerales la forma de operacin).

Cdnopag.puc Cdnopag.puc

Cdnoapo.puc Cdgruprv.puc

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Proceso Mensual de Contabilizacin

Actualice Los Pagos de Nmina realizados

Ejecute La Opcin de Manejo del Comprobante Contable. Principal/Contabilidad/Procesos/Nomina Mensual

Seleccione el Ao/Mes a Procesar (AAAAMM)

1.) Genere el comprobante mensual/ quincenal (F4).

Liste Informe Resumen Mensual (F7)

2.) Revise las inconsistencias presentadas (F5) No Inconsistencias

Analice y Revise Informe Resumido

No Error

Si Si Liste Inconsistencias (F5)

Contabilice y Actualice en Libros Contables (F8)

Revise Tablas (F1, F2, F3), Nits, Cuentas, Actualizaciones, pagos realizados, etc.

Termine

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Como puede apreciarse, al seleccionar el ao y el mes de proceso, se despliega una pantalla con las opciones que pueden ejecutarse. As:

F1.- Mantenimiento tabla Nmina por Pagar. F2.- Mantenimiento tabla de Provisiones y aportes. F3.- Mantenimiento tabla de Grupos Provisin. F4.- Generacin del Comprobante de Nmina. F5.- Listado de Inconsistencias. F6.- Listado Soporte Detallado Empleado por Empleado. F7.- Listado Soporte Global. F8.- Traslado Contable.

TABLA DE NOMINA POR PAGAR

OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nmina Mensual/ < Indique el ao y mes a procesar>/ Tabla de Nmina Por Pagar. DESCRIPCION. Esta opcin le permitir al usuario del SEGA indicarle al sistema que cuentas deben verse afectadas al momento de contabilizar la nmina por pagar. Tal cual lo haramos, si la contabilizacin se hiciese en forma manual (comprobante digitado). Para efectos de una mayor exactitud, el SEGA organiza una Contabilizacin distinta por cada Centro de Costos o rea de responsabilidad. Igualmente, debemos indicarle a donde contabilizar cada concepto.

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OPERACIN. A continuacin explicamos la forma como debe operarse este proceso de mantenimiento a la Tabla de Nmina por Pagar. a.) Indique en la ventana de centros de costos cual es el centro al que asignar la codificacin, puede desplazarse a travs de esta ventana de seleccin utilizando las flechas de movimiento (Flecha arriba y Flecha Abajo). b.) Ubicado en el Centro de Costos a Procesar, digite <ENTER> para que se despliegue la ventana de Novedades. En esta ventana, deben indicarse una a una las cuentas que se afectarn por cada concepto. Ms adelante en este mismo instructivo, mostramos una tabla ejemplo de esta codificacn. Utilizando las flechas de movimiento (arriba y abajo), desplcese hasta la novedad a codificar y digite en ella <ENTER> c.) El SEGA despliega entonces la ventana de codificacin especfica para dicha novedad, en ella debemos indicar: Cuenta al Dbito. Indique el cdigo contable de la cuenta auxiliar que se ve afectada al dbito. Si desconoce las cuentas manejables, recurra a la tecla F1 de ayuda en lnea. Nit al Dbito. Indique el Nit o cdula que debe causarse al gasto. Si se digita un nit en particular, todas las novedades (as sea de diferentes personas) sern cargadas a dicho Nit. Si se digita Nit en 0, el sistema recurre al campo SI NIT = 0 para conocer como debe contabilizar. Cuenta al Crdito. Indique la cuenta que se ve afectada al crdito. Recurra a la tecla F1 para ayuda en lnea, en caso de desconocer los cdigos contables manejados. Nit al Crdito. Indique el Nit o cdula que se mueve al crdito. Funciona de la misma manera como funciona el Nit al Dbito, si el nit no es 0, el SEGA carga todas las partidas a dicho nit, si el nit es 0, se revisa el campo SI NIT = 0 para saber a quien debe cargarse la novedad. SI NIT = 0. En caso de encontrar nits en cero en algunas asignaciones de contabilizacin, el SEGA valida este campo para conocer a quien debe cargarse la transaccin as: 0.- Se carga a nombre del empleado, 1.- Se carga a nombre del Fondo de Pensiones, 2.- Se carga a nombre de la EPS, 3.- Se carga a nombre del Fondo de Cesantas, 4.- Se carga a nombre de la ARP. Presupuesto. Este campo debe ir en blancos, es utilizado solo en caso de manejar presupuesto de caja. Programa al Dbito. Indique el nombre del programa presupuestal que se ve afectado por la transaccin al dbito. Si desconoce los programas existentes, recurra a la tecla F1 de ayuda en lnea. Programa al Crdito. Indique el nombre del programa presupuestal que se ve afectado por la transaccin al crdito. Si desconoce los programas existentes, recurra a la tecla F1 de ayuda en lnea.

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OTRAS OPCIONES. El SEGA habilita el uso de las siguiente teclas de funcin: F1.- Consulta. Esta tecla permite la consulta en cualquier parte del proceso de mantenimiento, y de acuerdo al campo que se est capturando. F3.- Elimina. Esta funcin permite eliminar la totalidad de las codificaciones de contabilizacin de nomina por pagar asignadas a un centro de costos especfico. Directamente al centro de costos sobre el cual se est trabajando en dicho momento. F5.- Imprime. Permite Listar el contenido de las tablas de nmina por pagar, organizado por Centro de Costos. F7.- Duplicar. Esta opcin, muy utilizada al momento de instalar por primera vez el mdulo, permite duplicar la asignacin de un centro de costos (su codificacin) a otro centro de costos, facilitando as ste proceso de codificacin. ESC.- Permite retroceder a la ventana y/o pantalla inmediatamente anterior, y en su momento, permite abandonar la opcin de Mantenimiento a la Tabla de Nmina por pagar. COMO ELIMINAR UNA ASIGNACION (CODIFICACION). Para eliminar la asignacin de un Centro de costos/Novedad, bastar con digitar blancos (espacios) en el cdigo de la cuenta al dbito y luego dar la tecla <ESC>. Esto le indica al SEGA que deseamos suprimir u omitir dicha asignacin. NOTA IMPORTANTE. Como puede apreciarse, el SEGA no contempla en la presente versin la posibilidad de distribuir porcentualmente entre ingresos pblicos y privados el comprobante de nmina generado, esta opcin ser incluida en versiones futuras. NOTA IMPORTANTE. Este proceso de asignacin a esta tabla, al igual que a la tabla de Aportes y Provisiones de nmina, debe ser realizado solamente la primera vez que deseemos generar el comprobante en forma automtica, de all en adelante el SEGA asumir para los meses venideros la codificacin preestablecida.

TABLA DE APORTES y PROVISIONES

OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nmina Mensual/ < Indique el ao y mes a procesar>/ Tabla de Aportes y Provisiones. DESCRIPCION. Esta opcin le permitir al usuario del SEGA indicarle al sistema que cuentas deben verse afectadas y en que valores al momento de generar y contabilizar las provisiones y los aportes parafiscales. Tal cual lo haramos, si la contabilizacin se hiciese en forma manual (comprobante digitado). Para efectos de una mayor exactitud, el SEGA organiza una Contabilizacin distinta por cada Centro de Costos o rea de responsabilidad. Igualmente, debemos indicarle a donde contabilizar cada concepto. OPERACIN. A continuacin explicamos la forma como debe operarse este proceso de mantenimiento a la Tabla de aportes y provisiones.

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a.) Indique en la ventana de centros de costos cual es el centro al que asignar la codificacin, puede desplazarse a travs de esta ventana de seleccin utilizando las flechas de movimiento (Flecha arriba y Flecha Abajo). b.) Ubicado en el Centro de Costos a Procesar, digite <ENTER> para que se despliegue la ventana de Aportes y provisiones. En esta ventana, deben indicarse una a una las cuentas que se afectarn por cada concepto. Ms adelante en este mismo instructivo, mostramos una tabla ejemplo de esta codificacn. Utilizando las flechas de movimiento (arriba y abajo), desplcese hasta el aporte o provisin a codificar y digite en ella <ENTER> c.) El SEGA despliega entonces la ventana de codificacin especfica para dicho aporte, en ella debemos indicar: Cuenta al Dbito. Indique el cdigo contable de la cuenta auxiliar que se ve afectada al dbito. Si desconoce las cuentas manejables, recurra a la tecla F1 de ayuda en lnea. Nit al Dbito. Indique el Nit o cdula que debe causarse al gasto. Si se digita un nit en particular, todas las novedades (as sea de diferentes personas) sern cargadas a dicho Nit. Si se digita Nit en 0, el sistema recurre al campo SI NIT = 0 para conocer como debe contabilizar. Cuenta al Crdito. Indique la cuenta que se ve afectada al crdito. Recurra a la tecla F1 para ayuda en lnea, en caso de desconocer los cdigos contables manejados. Nit al Crdito. Indique el Nit o cdula que se mueve al crdito. Funciona de la misma manera como funciona el Nit al Dbito, si el nit no es 0, el SEGA carga todas las partidas a dicho nit, si el nit es 0, se revisa el campo SI NIT = 0 para saber a quien debe cargarse la novedad. SI NIT = 0. En caso de encontrar nits en cero en algunas asignaciones de contabilizacin, el SEGA valida este campo para conocer a quien debe cargarse la transaccin as: 0.- Se carga a nombre del empleado, 1.- Se carga a nombre del Fondo de Pensiones, 2.- Se carga a nombre de la EPS, 3.- Se carga a nombre del Fondo de Cesantas, 4.- Se carga a nombre de la ARP. Porcentaje. Indique el porcentaje de provisin y/o aporte a aplicar. Valor. Si la provisin y/o aporte se realiza por nmero de personas y no por valor base, indique el valor a aplicar por provisin y/o aportes para cada persona de un centro de costos especfico. Normalmente este valor es 0. Presupuesto. Este campo debe ir en blancos, es utilizado solo en caso de manejar presupuesto de caja. Programa al Dbito. Indique el nombre del programa presupuestal que se ve afectado por la transaccin al dbito. Si desconoce los programas existentes, recurra a la tecla F1 de ayuda en lnea.

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Programa al Crdito. Indique el nombre del programa presupuestal que se ve afectado por la transaccin al crdito. Si desconoce los programas existentes, recurra a la tecla F1 de ayuda en lnea. OTRAS OPCIONES. El SEGA habilita el uso de las siguiente teclas de funcin: F1.- Consulta. Esta tecla permite la consulta en cualquier parte del proceso de mantenimiento, y de acuerdo al campo que se est capturando. F3.- Elimina. Esta funcin permite eliminar la totalidad de las asignaciones de provisin y aportes asignadas a un centro de costos especfico. Directamente al centro de costos sobre el cual se est trabajando en dicho momento. F5.- Imprime. Permite Listar el contenido de las tablas de nmina por pagar, organizado por Centro de Costos. F7.- Duplicar. Esta opcin, muy utilizada al momento de instalar por primera vez el mdulo, permite duplicar la asignacin de un centro de costos (su codificacin) a otro centro de costos, facilitando as ste proceso de codificacin. ESC.- Permite retroceder a la ventana y/o pantalla inmediatamente anterior, y en su momento, permite abandonar la opcin de Mantenimiento a la Tabla de Aportes y Provisiones. COMO ELIMINAR UNA ASIGNACION (CODIFICACION). Para eliminar la asignacin de un Centro de costos/Aporte Provisin, bastar con digitar blancos (espacios) en el cdigo de la cuenta al dbito y luego dar la tecla <ESC>. Esto le indica al SEGA que deseamos suprimir u omitir dicha asignacin. COMO INCLUIR y/o ELIMINAR PROVISIONES Y APORTES?. El SEGA permite la inclusin de nuevos conceptos de provisin y/o aportes, los cuales, pueden verse modificados dependiendo de las condiciones laborales de la Entidad. Es decir, pueden incluirse nuevas primas extralegales, incluir nuevos aportes parafiscales y/o modificar los nombres de los existentes. Los aportes y provisiones se encuentran definidos en una tabla bsica y/o fija. Esta tabla, puede ser adaptada a las necesidades especficas de cada Entidad, utilizando la opcin Principal/ Administracin/ Tablas Fijas/ Nmina Aportes y Provisiones. Al modificar sta tabla, tenga en cuenta que de los cdigo 01 al 09 estan destinados para provisiones y de los cdigos 11 al 20 para aportes y parafiscales. CALCULO DE APORTES PARA PENSION y SALUD. En el SEGA el clculo del gasto por concepto de aportes a pensin y salud se calcula en base al pago indivudual de cada empleado, por lo tanto, a diferencia del resto de las provisiones y aportes, este valor se calcula de la siguiente manera: Cuenta al dbito Nit al Dbito Cuenta al Crdito Nit al Crdito Nit = 0 Porcentaje Valor Cuenta de Gasto en el grupo 51 o 53, para Salud y Pensin Cero. Auxiliar Correspondiente en la 2370 ya sea Salud o Pensin Cero 1 para pensiones, 2 para EPS 300% para Pensin, 200% para salud 0

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Presupuesto Programa al Dbito Programa al Crdito Blancos Funcionamiento o el programa requerido Blancos

Al definir estos aportes de esta manera el SEGA calcula 3 veces el valor pagado por el empleado para pensin y 2 veces el valor pagado por el empleado para salud. NOTA IMPORTANTE. Como puede apreciarse, el SEGA no contempla en la presente versin la posibilidad de distribuir porcentualmente entre gastos pblicos y privados el comprobante de nmina generado, esta opcin ser incluida en versiones futuras. NOTA IMPORTANTE. Este proceso de asignacin a esta tabla, al igual que a la tabla de nmina por pagar, debe ser realizado solamente la primera vez que deseemos generar el comprobante en forma automtica, de all en adelante el SEGA asumir para los meses venideros la codificacin preestablecida.

TABLA DE GRUPOS PROVISION

OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nmina Mensual/ < Indique el ao y mes a procesar>/ Tabla de Grupos Provisin. DESCRIPCION. Esta opcin le permitir al usuario del SEGA indicarle al sistema que conceptos forman base de clculo de cada una de las provisiones y/o aportes (fiscales y parafiscales) OPERACIN. A continuacin explicamos la forma como debe operarse este proceso de mantenimiento a la Tabla de Grupos Provisin. a.) Al seleccionar esta opcin, el SEGA despliega una ventana en la cual muestra los diferentes tipos de conceptos que se presentan en la Nmina, cada concepto de estos puede o no formar parte de la base de clculo de las provisiones y los aportes. El usuario debe entonces ubicarse en el tipo de concepto que desea accesar, utilizando las teclas de movimiento y luego digitar <ENTER> para que el SEGA despliegue la ventana de aportes y provisiones posibles. b.) Indquele al SEGA entonces, como se comporta el concepto seleccionado para calcular las bases de provisin y aportes. Para indicarle este hecho, en la parte inferior de la pantalla aparecen las posibilidades que son: 0. 1. 2. 3. 4. No se toma en cuenta 100% de Salarios Normales y 100% de salarios integrales 100% de Salarios Normales y 70% de salarios integrales 100% de Salarios Normales, 0% de salarios integrales 0% de Salarios Normales, 100% de salarios integrales

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5. 6.

0% de Salarios Nomales, 70% de salarios integrales. 100% de un Salario mnimo

En estas 7 posibilidades se cubren el 100% de las opciones presentadas.

GENERA COMPROBANTE
OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nmina Mensual/ <Indique el ao y mes a procesar>/ Generacin de Comprobante. DESCRIPCION. Esta opcin liquida el comprobante de nmina y asigna la codificacin a las diferentes partidas, sin embargo, NO REALIZA LA CONTABILIZACION DEL MISMO. Es en este proceso donde se generan inconsistencias por no estar completas la tablas de encadenamiento y/o por errores en las imputaciones contables (Nits, Cuentas errneas, etc). OPERACIN. Debe simplemente indicarse un S o N confirmando la ejecucin del proceso. Es importante recordar que antes de ejecutar esta opcin, deben estar completamente actualizados (en la nmina) todos los pagos realizados durante el mes a liquidar, como son: Quincenas, Vacaciones, Primas, Liquidacin de Contratos de Trabajo, etc. Recordemos que cada uno de estos procesos tiene su propio mecanismo de actualizacin en los acumulados de la nmina. Y que el comprobante automtico de nmina incluye todas las transacciones que afectan este mdulo.

LISTADO DE INCONSISTENCIAS
OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nmina Mensual/ <Indique el ao y mes a procesar>/ Lista Inconsistencias. DESCRIPCION. Permite listar las inconsistencias generadas al procesar el comprobante de Nmina y obviamente, permite la correccin de las tablas de Nmina por Pagar, Aportes y Provisiones, Nits y Cuentas antes de hacer efectiva la imputacin contable. OPERACIN. Seleccione el dispositivo de impresin (en la ventana de impresoras) y confirme, digitando So N a la impresin del mismo. Si el SEGA no gener inconsistencia alguna, indicar este hecho y no permitir que se imprima ningn informe.

LISTADO SOPORTE DETALLADO

OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nmina Mensual/ <Indique el ao y mes a procesar>/ Lista Soporte Detallado.

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DESCRIPCION. Esta opcin permite listar un soporte de la forma como quedar contabilizada la Nmina, los aportes y las provisiones, incluyendo la imputacin contable de los movimientos empleado por empleado (lo cual indica que es un informe bastante voluminoso). Recomendamos la impresin de este informe si y solo si es necesaria una auditora persona por persona de lo contrario, ser un gasto inoficioso de papelera. OPERACIN. Seleccione el dispositivo de impresin (en la ventana de impresoras) y confirme, digitando So N a la impresin del mismo. El Sega nos imprime la siguiente informacin: Por Cada Empleado Devengados del Periodo/Mes (Bases de clculo y nmina pagada) Imputacin Contable de la Nmina por Pagar Imputacin Contable y los Valores Calculados de los Aportes y Provisiones

LISTADO SOPORTE RESUMIDO

OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nmina Mensual/ <Indique el ao y mes a procesar>/ Lista Soporte Global. DESCRIPCION. Esta opcin permite listar un soporte de la forma como quedar contabilizada la Nmina, los aportes y las provisiones, incluyendo la imputacin contable de los movimientos en forma global, sin detallar empleado por empleado. Recomendamos la impresin de este informe todos los meses para dejarlo como listado soporte de la causacin contable de la Nmina. OPERACIN. Seleccione el dispositivo de impresin (en la ventana de impresoras) y confirme, digitando So N a la impresin del mismo. El Sega nos imprime la siguiente informacin: Nmina Pagada Empleados de Salarios Normales Nmina Pagada Empleados con Sueldo Integral Imputacin contable de la Nmina por Pagar Imputacin contable y valorizacin de los Aportes y Provisiones Calculados

TRASLADO, ACTUALIZACION, APLICACIN CONTABLE

OPCION. Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Nmina Mensual/ <Indique el ao y mes a procesar>/ Traslado Contable DESCRIPCION. Esta opcin contabiliza en los archivos de movimiento la informacin de la Nmina por Pagar y los Aportes y Provisiones. Afecta libros Auxiliares, Mayores, Presupuestos y Estados de Resultado OPERACIN. Confirme, digitando So N a la contabilizacin. El SEGA controla que el proceso no vaya a realizarse ms de una vez, lo cual implicara una doble contabilizacin en forma

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accidental, al igual que tampoco permitir la actualicin contable si existe algn tipo de inconsistencia en el comprobante generado.

COMO REVERSAR EL TRASLADO CONTABLE DE LA NOMINA, APORTES Y PROVISIONES

DESCRIPCION. Es posible que an luego de revisados todos los pasos y todas las actualizaciones en nmina, pueda presentarse la situacin de tener que reversar una imputacin contable de la nmina realizada a travs del comprobante automtico. Para esta reversin el SEGA no tiene ninguna opcin especfica si no que recurre a la opcin de Eliminacin de Documentos que se encuentra en: Principal/ Contabilidad/ Procesos/ Especiales/ Borrado de Documentos. OPERACIN. Al seleccionar esta opcin, el SEGA despliega una ventana en la que le pregunta al usuario cual es el documento que desea Eliminar, en tal caso, debemos indicar el Documento asignado a la Contabilizacin de la Nmina, normalmente 110-AAMM01 donde 110 es el tipo de documento asignado al comprobante de Nmina, AA indica el ao de proceso, MM indica el mes y 01 indica el comprobante. Posteriormente, si el SEGA no tiene cerrado (bloqueado) el mes correspondiente, permite confirmar la eliminacin del documento (digitando So N dependiendo del caso).

TABLAS DE EJEMPLO DE: NOMINA PROVISIONES Y GRUPOS PROVISION

POR

PAGAR,

APORTES

A continuacin desplegamos, a manera informativa, ejemplos de tablas de Nmina por Pagar, Aportes y Provisiones y Tablas de Grupos Provisin, ejemplos que le ayudarn a definir en forma clara las tablas propias para su entidad. TABLA DE NOMINA POR PAGAR. A continuacin defininmos la tabla de nmina por pagar tpica para un centro de costos X dentro de la estructura administrativa y contable de una Entidad/Cmara normal. La tabla aqu definida es simplemente un ejemplo, no constituye de manera alguna un requisito obligatorio, sin embargo, puede dar una luz en el camino de las definiciones propias para cada tipo de organizacin.

Descripcion de la Novedad Salario Normal Salario Integral

Cta Debito

Nit Debito

Cta Credito

Nit Credito

Nit = 0

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Apoyo Empresarial Nocturnas Festivas Diurnas Festivas Nocturnas Extras Diurnas Extras Nocturnas Extras Festivas Diurnas Extras Festivas Nocturnas Dominicales de Ley Dominicales de Ley Integrales Dominicales Diurnas Dominicales Nocturnas Extras Dominicales Diurnas Extras Dominicales Nocturnas Permiso Remunerado Licencia (*) Permiso No Remunerado (*) Licencia de Maternidad Ausencia Injustificada (*) Sancin (*) Incapacidad Transporte Incentivos Comisiones Gastos de Representacin. Retroactivo Fijo Retroactivo Variables Indemnizaciones Bonificacin Extralegales Primas Extralegales Vacaciones

Gasto

Cmara

Nom x Pagar

Cmara

Gasto

Cmara

Nom x Pagar

Cmara

Gasto Gasto Gasto Gasto Gasto

Cmara Cmara Cmara Cmara Cmara

Nom x Pagar Nom x Pagar Nom x Pagar Nom x Pagar Nom x Pagar

Cmara Cmara Cmara Cmara Cmara

0 0 0 0 0

Provisin

Cmara

Nmina Por Pagar o Provisiones, Dependiendo de la Cmara Contabilizacin del Desembolso. a Nom x Pagar Cmara

Reintegros por descontados

mayores

valores Concepto de reintegro o al 0 (Carga cdigo del cada prestamo. empleado)

Vacaciones Compensatorio Vacaciones

Provisin

Cmara

Nom x Pagar o Provisin o gasto, Cmara dependiendo del mecanimo de pago. Provisin, Nomina por Pagar o Gasto dependiendo del Cmara mecanismo de pago. Provisin, Nomina por pagar, depende de la Cmara forma como se

Cesantias, Intereses, Primas,

Provisin

Cmara

Cesantas, Intereses, Primas, Sueldos y dems pagados en Provisin liquidacin de contratos de trabajo. Gastos.

y Cmara

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Descuentos por Ley 100 pensin, Ley 100 Salud, Solidaridad, etc. Retenciones en la Fuentes, Descuentos por prestamos, Fondo de Empleados, Prestamos Directos, etc.

genere el pago. 1o2o3 (**)

Nom x Pagar

Cmara

Acreedores Varios Retencin, Deudores, Prestamos

Nom x Pagar

Cmara

0 (**)

(*) Aunque estos conceptos no generan valor alguno, el SEGA validar que tengan asignados alguna imputacin contable. (**) Se selecciona la forma como debe contabilizarse cuando el Nit es 0, por lo tanto si se selecciona (0) carga al empleado, (1) carga al fondo de pensiones, (2) Carga a EPS, (3) carga a Fondo de Cesantias, (4) carga a ARP. TABLA DE APORTES Y PROVISIONES. A continuacin defininmos la tabla de Aportes y Provisiones tpica para un centro de costos X dentro de la estructura administrativa y contable de una Entidad/Cmara normal. La tabla aqu definida es simplemente un ejemplo, no constituye de manera alguna un requisito obligatorio, sin embargo, puede dar una luz en el camino de las definiciones propias para cada tipo de organizacin.

Aporte/Provisin Prov. Cesantias Prov. Intereses Prov. Vacaciones Prov. Prima Legal Prov. Extralegales

Cta Dbito Gasto Gasto Gasto Gasto Gasto

Nit Dbito Cmara Cmara Cmara Cmara Cmara

Cta Crdito Provisin Provisin Provisin Provisin Provisin

Nit Crdito Cmara Cmara Cmara Cmara Cmara

Nit = 0 0 0 0 0 0

Porcentaje 8.3333 1.0000 4.17 o superior 8.3333 Porcentaje Asignado 300.oo 200.oo 12.00

Aporte a Pensin Aporte a Salud Aporte a Salud por Apoyo Empresarial

Gasto Gasto

0 0

Acreedores varios Acreedores varios Acreedores Varios

0 0 0

1 (*) 2 (*) 2(*)

Gasto

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ARP ARP Empresarial ICBF Apoyo Gasto Gasto Nit de ARP Nit de ARP Aceedores Varios Aceedores Varios Acreedores Varios Acreedores Varios Acreedores Varios Nit de ARP Nit de ARP

0 0

Factor Factor

Gasto

ICBF

C/Compensaci n C/Compensaci n C/Compensaci n

3.oo

SENA

Gasto

SENA

2.oo

Caja Compensacin

de

Gasto

CAJA

4.oo

(*) Se selecciona la forma como debe contabilizarse cuando el Nit es 0, por lo tanto si se selecciona (0) carga al empleado, (1) carga al fondo de pensiones, (2) Carga a EPS, (3) carga a Fondo de Cesantias, (4) carga a ARP.

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INFORMES GENERALES

Las opciones contempladas en este men, permiten consultar y listar la informacin que histricamente se ha ido almacenando en los archivos de nmina y de personal. Los Listados generales estn catalogados de la siguiente manera:

INFORMES DE ACUMULADOS:
Estas opciones Permiten imprimir relaciones de ingresos y deducciones por diferentes conceptos. La informacin es extrada de los archivos de acumulados del sistema de nmina. Estos Informes son:

RELACION DE ACUMULADOS POR NOVEDAD

Esta opcin permite listar los acumulados por novedad entre un rango de nminas. Debe indicarse el rango de novedades a relacionar y el rango de quincenas. Las quincenas se identifican por el ao de la quincena y el nmero de la quincena. Por ejemplo: Para listar Abril del 2003, el decimos al sistema que el rango de quincenas es de la 2003-07 a la 2003-08. Donde 07 es la primera quincena de abril y 08 la segunda.

RELACION DE ACUMULADOS POR EMPLEADO

Esta opcin permite listar los acumulados por empleado entre un rango de nminas. Debe indicarse el rango de empleados a relacionar, el rango de quincenas y el nivel de detalle del informe (S.- Detalla quincena por quincena, empleado por empleado; N.- Acumula el rango de quincenas y arroja un resumen por cada empleado). Las quincenas se identifican por el ao de la quincena y el nmero de la quincena. Por ejemplo: Para listar Abril del 2003, el decimos al sistema que el rango de quincenas es de la 2003-07 a la 2003-08. Donde 07 es la primera quincena de abril y 08 la segunda.

RELACION DE ACUMULADOS POR EMPLEADO Y DEVENGADOS

Esta opcin permite listar los acumulados por empleado (solo una relacin de los devengados) entre un rango de nminas. Debe indicarse el rango de empleados a relacionar y el rango de quincenas. Las quincenas se identifican por el ao de la quincena y el nmero de la quincena. Por ejemplo: Para listar Abril del 2003, el decimos al sistema que el rango de quincenas es de la 200307 a la 2003-08. Donde 07 es la primera quincena de abril y 08 la segunda.

RELACION DE ACUMULADOS POR NOVEDAD Y EMPLEADO

Esta opcin permite listar los acumulados por novedad y una relacin detallada de los empleados que reportaron dicha novedad entre un rango de nminas. Debe indicarse el rango de novedades a relacionar, el rango de empleados y el rango de quincenas. Las quincenas se identifican por el ao de la quincena y el nmero de la quincena. Por ejemplo: Para listar Abril del 2003, el decimos al sistema que el rango de quincenas es de la 2003-07 a la 2003-08. Donde 07 es la primera quincena de abril y 08 la segunda.

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RELACION DE ACUMULADOS GENERALES

Esta opcin permite listar un resumen general de los acumulados entre un rango de nminas. Debe indicarse el rango de quincenas y si se desea detallar o no el informe (S.- Detalla un resumen quincena por quincena; N.- Emite un solo acumulado general). Las quincenas se identifican por el ao de la quincena y el nmero de la quincena. Por ejemplo: Para listar Abril del 2003, el decimos al sistema que el rango de quincenas es de la 2003-07 a la 2003-08. Donde 07 es la primera quincena de abril y 08 la segunda.

INFORMES DE AUTOLIQUIDACION:
!!! NOTA IMPORTANTE !!! Con la entrada en operacin del sistema de Planilla Unica, estas opciones pierden su vigencia.) Estas opciones Permiten imprimir informes soporte para la autoliquidacin de aportes al ISS, a los fondos de pensiones, a las EPS y a las ARP. Estos Informes son:

LISTADO PARA ANALISIS

Esta opcin genera una sbana detallada de la autoliquidacin empleado por empleado. Sin importar en que Fondo de pensiones, EPS o ARP se encuentre matriculado. Para generar este informe indquele al sistema El Ao y el mes a auto liquidar, el porcentaje que se asume como factor Prestacional del salario integral, El tope mximo para descuento de pensin y Salud y El valor del salario mnimo vigente para el mes a auto liquidar.

LISTADO DE AUTOLIQUIDACION POR COMPAA

Esta opcin genera una sbana detallada de la autoliquidacin empleado por empleado. Clasifica la informacin dependiendo de la compaa a la que los empleados estn afiliados. Para generar este informe indquele al sistema El Ao y el mes a auto liquidar, el porcentaje que se asume como factor Prestacional del salario integral, El tope mximo para descuento de pensin y Salud y El valor del salario mnimo vigente para el mes a auto liquidar. Para la correcta generacin de este informe, es indispensable que los funcionarios estn correctamente asignados a las compaa de Ley 50 y ley 100 correspondientes.

AUTOLIQUIDACION PARA EL ISS

Esta opcin genera la autoliquidacin para el seguro social (ISS) en el formato establecido para tal efecto por la entidad. Genera los archivos AUTOL CINTI y CINTF correspondientes. Para la correcta ejecucin de este proceso tenga en cuenta los siguientes aspectos: En el registro de control del SEGA, revise que estn correctamente diligenciados todos los parmetros del registro de control que se involucran con la autoliquidacin de aportes. (Administracin/ Registro de Control/ Nmina Datos ISS) Asegrese de que estn correctamente asignados al ISS los empleados que son, dado que el sistema los liquidar o excluir dependiendo de la relacin que ellos tengan en las compaas de Ley 50 y ley 100. Asegrese de que todos los pagos (quincenas, primas, bonificaciones, vacaciones y novedades fuera de nmina) que afecten el mes en cuestin estn actualizadas.

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Confirme e indique los siguientes datos: Ao y mes a procesar. En formato AAAAMM Porcentaje de factor Prestacional para el salario integral Tope Mximo para descuentos de Ley 50 y ley 100. Salario mnimo Compaa que va a liquidar. Segn la tabla de compaas de Ley 50 y ley 100. Tpicamente el seguro social se ha asignado al 001. Nit de la Empresa Dgito de Verirficacin Sucursal de la empresa. Si tiene solamente una, digite 001. Direccin Cdigo DANE del municipio (DIVIPOLA). Cinco dgitos que incluyen departamento y municipio. Telfono Nmero Patronal Nmero de radicacin original en caso de correcciones Dgito de verificacin de la radicacin original Indique si es correccin o no. En caso de correccin indique si es parcial o total Indique la fecha del proceso

Los archivos generados son almacenados en el directorio <DATOS>/AUTOLIQ.

CONSULTA AUTOLIQUIDACION PARA EL ISS

Esta opcin permite conocer por pantalla los datos que se incluyeron en la autoliquidacin realizada. Permite consultar los diferentes tipos de registros y el detalle de los mismos. Solamente

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CONSOLIDACIONES

permite consultar la Auto liquidacin que est disponible en ese momento dado que la informacin se carga de los AUTOL, CINTI y CINTF que existan en el sistema.

Estas opciones permiten imprimir informes de consolidacin y proyecciones teniendo en cuenta la informacin que ha sido previamente procesada por el mdulo de nmina. Estos Informes son:

INFORME CONSOLIDADO DE CESANTIAS E INTERESES

Permite elaborar un informe de consolidacin de Cesantas e Intereses a un corte determinado. El corte se le indica al sistema a travs de una Ao y mes que se digita en formato AAAAMM. Adicionalmente debe indicrsele al sistema si la base para la consolidacin es sobre 12 meses o sobre NN meses, donde NN es el corte que se est realizando.

INFORME CONSOLIDADO DE VACACIONES

Permite elaborar un informe de consolidacin de vacaciones a un corte determinado. El corte se le indica al sistema a travs de una fecha en formato AAAAMMDD. Adicionalmente debe indicrsele al sistema el nmero de das de vacaciones que debe tomar como base para la liquidacin. Para la correcta ejecucin de este informe es indispensable que se le hubiere indicando al sistema al menos la ltima vacaciones que se le pag al empleado.

INFORME DE PROYECCION DE COSTOS Y GASTOS

Permite elaborar una proyeccin de los costos de la nmina para efectos de realizar presupuestos de aos venideros y anlisis de crecimiento de la planta de personal.

Indique al sistema los siguientes datos para realizar la proyeccin: Ao a proyectar Rango de nminas que deben tomarse como base para los acumulados. Los rangos de nmina deben darse en formato AAAAQQ inicial y AAAAQQ final donde AAAA es el ao y QQ la quincena. Recuerde que un ao tiene 24 quincenas. Salario mnimo proyectado

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Porcentaje de incremento salarial sobre los sueldos actuales. Porcentaje de provisin para Cesantas Porcentaje de provisin para Intereses Porcentaje de provisin para vacaciones Porcentaje de provisin para primas Porcentaje de provisin para bonificaciones Porcentaje de provisin para pensin. La que asume la empresa Porcentaje de provisin para Salud. La que asume la empresa Porcentaje de provisin para ARP. Porcentaje de provisin para Fondo de Solidaridad. Cuando la empresa lo asume Porcentaje de aportes parafiscales Nmero de personas nuevas que se contratarn Salario promedio de las personas nuevas.

IMPRESIN DEL LIBRO DE VACACIONES

Esta opcin permite imprimir el Libro de vacaciones que legalmente debe ser llevado por las Organizaciones como parte integral de la gestin del recurso humano que se realiza. Para que este libro pueda ser impreso deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos: Deben estar en el sistema TODOS los pagos de vacaciones que hubiere tenido un empleado.

CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE

Para generar estos informes, el sistema le solicita al usuario los siguientes datos de entrada: Periodo a certificar. Ao de ingresos y retenciones que se desea certificar Rango de empleados a certificar. Nmero de copias a imprimir Fecha de emisin de los certificados.

En la medida en que los formatos van cambiando ao a ao, estas nuevas opciones se van incluyendo.

CARTILLAS DE EMPLEADOS
Bajo este grupo se asocia un conjunto de informes cuyo objeto es generar listas o relaciones de empleados.

CARTILLA POR PUNTO DE PAGO

Genera una relacin de los empleados organizada por Punto de Pago.

CARTILLA POR CODIGO

Genera una relacin de empleados organizada por cdigo del empleado

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CARTILLA POR NOMBRE
Genera una relacin alfabtica de empleados

CARTILLA POR CENTRO DE COSTOS

Genera una relacin de empleados ordenada por centro de costos

CARTILLA POR CUADRILLA

Genera una relacin de empleados organizado por cuadrilla.

CARTILLA POR LABOR

Relacin de empleados por cargo o labor

CARTILLA POR FECHA DE INGRESO

Genera una relacin de empleados organizada por fecha de ingreso.

CARTILLA POR FECHA DE RETIRO

Genera una relacin de empleados organizada por fecha de retiro.

CARTILLA DE EMPLEADOS CON DERECHO A VACACIONES

Genera una relacin de los empleados que a una fecha corte han adquirido derecho a que se les liquide vacaciones.

CARTILLA DE EMPLEADOS VENCIMIENTOS PERIODO DE PRUEBA

Genera una relacin de los empleados que tienen contrato a trmino fijo y cuyo periodo de prueba est prxima a vencer.

INICIALIZACION ARCHIVOS DE NOMINA

OPCION. Principal/ Personal/ Inicializacin Archivos Nmina. DESCRIPCION. Esta opcin permite crear en forma selectiva los directorios y archivos que necesita el mdulo de nmina para su funcionamiento. OPERACIN. a.) Indique la clave de inicializacin de archivos de nmina, esta clave ser encontrada en el Registro de Control del SEGA, en la categora de claves; y su digitacin en este punto tiene por objeto evitar la ejecucin de esta opcin en forma indebida; b.) Indquele al SEGA que archivos desea crear y cuales no, normalmente debe marcarse todos con S, pero nosotros enviamos junto con la versin inicial, un conjunto de archivos bas

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c.) confirme, mediante (S) o (N) la ejecucin de la opcin.

(tabla de novedades, tabla de retenciones, etc) que recomendamos no sean creados, por lo tanto, utilice las marcaciones de creacin predeterminadas;

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