Academie voor Deeltijd Breda

Effectief presenteren
Een inleiding in presentatietechnieken Leo H. Broekhuizen MBA

Inhoudsopgave
Inhoudsopgave.....................................................................................................................2 1. Inleiding...........................................................................................................................3 2. De voorbereiding.............................................................................................................4 De eerste voorbereidingen...............................................................................................4 Hulpmiddelen...................................................................................................................6 De tijdsplanning...............................................................................................................6 3. De presentatiestructuur....................................................................................................8 Het ruitmodel...................................................................................................................8 4. Repeteren: oefenen, oefenen en nog een oefenen..........................................................11 5. Verbale en non-verbale communicatie..........................................................................12 Verbale communicatie...................................................................................................12 Non-verbale communicatie............................................................................................12 Over spreekschemas en spiekbriefjes .........................................................................13 Vragen beantwoorden en tegenwerpingen ombuigen....................................................14 Referentieliteratuur............................................................................................................17

1. Inleiding
Presenteren, een spreekbeurt houden, een lezing geven. Bij veel mensen slaat de angst nu al om het hart. Voor een al dan niet grote groep iets moeten vertellen. Al die ogen die op mij gericht zijn. Lukt het mij om hier een succes van te maken? Het lukt vast niet! Met deze reader over presentatietechnieken krijgt je inzicht in de belangrijkste aspecten om van je presentatie een succes te kunnen maken. Bij het schrijven van deze reader realiseer ik mij terdege dat het onmogelijk is om een compleet beeld te geven van wat u allemaal wel, en beslist allemaal niet moet doen tijdens een presentatie. Als we kijken naar presentatietechnieken, dan valt op dat er boekenkasten over zijn volgeschreven. Bovendien zijn er honderden bureaus, bedrijven en bedrijfjes die er hun core business van hebben gemaakt om cursussen over presenteren en presentatietechnieken te geven. Als je zorgt voor een goede voorbereiding n deze combineert met je enthousiasme dat je jouw publiek op een gedegen en boeiende wijze over iets gaat informeren of overtuigen, wordt het al een stuk aantrekkelijker om een presentatie te geven. Ik wens je veel voorbereidings- en presentatieplezier!

Leo Broekhuizen Juni 2005

2. De voorbereiding
Een oud Nederlands spreekwoord luidt: Een goede voorbereiding is het halve werk. En deze voorbereiding (je voorbereiding dus) is dan ook cruciaal voor het slagen van je presentatie.

De eerste voorbereidingen
Het doel van je presentatie o Wat is nu het doel van je presentatie? o Wat wilt u (of je opdrachtgever) met de presentatie bereiken? o Ga je een informatieve presentatie houden of ga je iets proberen te verkopen aan je publiek? o Ga je jouw publiek overtuigen, informeren of in een vrolijke stemming brengen (amuseren)? Samengevat kan worden gesteld dat er drie hoofddoelen zijn voor een professionele presentatie: 1. 2. 3. informeren; overtuigen; amuseren. Houdt u het specifieke doel voor ogen. Je kunt zelf proberen om het acroniem SMART1 hierbij te hanteren. o Wat dient je publiek na afloop van je presentatie:
1

Te weten; Te kunnen; Te vinden, en; Te doen?

SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Ambitieus, Realistisch en Tijdsgebonden.

Je publiek o Wie is je publiek? o Wat is hun (opleidings- en/of ervarings)achtergrond? o Wat weten ze al wel en wat (nog) niet over: Jou; Je bedrijf; Je producten of diensten; Je ..

De locatie van de presentatie

Veel mensen die een presentatie moeten verzorgen, orinteren zich niet waar de presentatie moet plaatsvinden. Ze komen er dan bij het binnenkomen achter, dat bijvoorbeeld de zaal te klein is om een bepaald product te demonstreren. Ook zien ze pas bij binnenkomst dat er geen audiovisuele hulpmiddelen beschikbaar zijn of dat de zaal is ingericht volgens een heel onpraktische indeling. Een korte checklist kan hier uitkomst bieden: Waar wordt de presentatie gehouden? Hoe ziet deze accommodatie eruit? Is er voldoende ruimte voor het publiek? Kan iedereen goed jou en je (eventuele) producten zien? Welke hulpmiddelen kun je gebruiken bij je presentatie?

Hulpmiddelen
Natuurlijk ben jij degene die de presentatie voorbereidt en verzorgt. En om een succes te maken van je presentatie, kun je gebruik maken van hulpmiddelen. Er zijn nogal wat mogelijkheden die je tot je beschikking hebt. Welke hulpmiddelen zijn er zoal? Een flip-over; Een overheadprojector; Een krijtbord en/of white board; Dias; Posters en brochures; Film en/of video; Je eigen producten natuurlijk; Een microfoon.

Bedenk wel dat hulpmiddelen niet tot doel moeten worden verheven. Jij presenteert! De hulpmiddelen die je inzet, ondersteunen je verhaal en NIET andersom. En als je gebruik maakt van bepaalde (elektronische) hulpmiddelen (overheadprojector, beamer en computer of laptop, microfoon et cetera), zorg er dan voor dat je goed weet hoe alles functioneert.

De tijdsplanning
Een zeer belangrijk onderdeel van je presentatie is de tijdsplanning. Ook hier kunt u zichzelf weer veel vragen stellen om op voor te bereiden. Hoeveel tijd krijg je om je verhaal te doen? Is er een uitloopmogelijkheid of wordt de tijd strikt gehanteerd (ga in ieder geval altijd van het laatste uit!)? Is de tijd inclusief of exclusief het stellen van vragen door je publiek?

Zijn er meerdere sprekers? Zo ja, komen die dan vr of n jou? En welke sprekers zijn dat dan? o Zijn het concurrenten, dan moet je extra opletten! Wat gaan zij presenteren; Kun je hier rekening mee houden in je presentatie?

Hoe laat begint je presentatie en hoe laat moet deze zijn afgerond?

3. De presentatiestructuur
Je hebt in het vorige hoofdstuk een aantal belangrijke aspecten bestudeerd die met name over voorbereidende handelingen gaan. In dit hoofdstuk gaan we nader in op de presentatiestructuur van je presentatie.

Het ruitmodel
Een goede manier om je presentatie in te delen, is volgens het zogenaamde ruitmodel. Dit model bevat de volgende onderdelen: een kop; een romp; een staart.

In de kop vertel je wat je gaat presenteren. Zie het als een inleiding op je verhaal. Vertel kort waar je het over gaat hebben, dan is je publiek ook voorbereid op wat er gaat komen (en kunnen ze er eens goed voor gaan zitten). Als je alles goed aanpakt, trek je op een professionele manier de aandacht van je publiek. Wie ben je? Waar gaat je presentatie over? Wat word je publiek er wijzer van? Krijgt je publiek hand-outs, gelegenheid tot het stellen van vragen (achteraf of tijdens de presentatie)? Hoe lang duurt je presentatie?

Een variant op de hiervoor genoemde onderdelen is het acroniem INTRO: I N interesse (je moet direct interesse van je publiek wekken); noodzaak (toon aan dat het nodig is dat je publiek naar je luistert: wat je te zeggen hebt, is belangrijk voor hen het is juist voor hen (je publiek dus) bedoeld; T R O tijdsduur ( geef aan hoe lang je gaat spreken/presenteren); reactie (geef aan of en wanneer het publiek met vragen kan reageren); oogmerk (vertel wat je probeert te bereiken, wat het doel van de presentatie is?

Na de kop, krijgen we de romp van de presentatie. Hier presenteer je daadwerkelijk de inhoud van je boodschap.

In de staart doe je ook een aantal belangrijke zaken. Er wordt wel eens gezegd dat het venijn zich in de staart bevindt. En in dit geval is niets minder waar! In dit laatste gedeelte van je presentatie: vat je de hoofdpunten van je presentatie nog even samen; geef je het publiek (een laatste) gelegenheid tot het stellen van vragen; sluit je het officile gedeelte van je presentatie af.

Vertellen wat je gaat presenteren KOP

Presentatie ROMP

STAART Vertellen wat je hebt gepresenteerd

10

4. Repeteren: oefenen, oefenen en nog een oefenen

Met de hiervoor genoemde aandachtspunten en tips ben je geruime tijd bezig om je presentatie zo optimaal mogelijk voor te bereiden. De dag of, in voorkomende gevallen de avond van de presentatie, komt met rasse schreden dichterbij. Wat kun je nog allemaal doen om te zorgen dat je presentatie (nagenoeg) vlekkeloos verloopt? Het antwoord is eenvoudig: door te oefenen! We kunnen best praten over het al dan niet hebben van talent om te presenteren, maar iedereen kan het leren. En al zal je misschien (of waarschijnlijk) niet een toppresentator worden die gevraagd wordt voor de nationale televisie, je kunt je door goed en veel te oefenen je meester maken van alle belangrijke aspecten die bij een goede presentatie horen. Als je gaat repeteren, kun je dat op diverse manieren doen. Zo kun je natuurlijk alleen in een kamertje oefenen, voor de spiegel, met een cassetterecorder, een videorecorder of zelfs met een life publiek. Je kunt dan denken aan familie, vrienden en kennissen die als publiek fungeren. Welke manier je ook kiest, het vooral goed en herhaaldelijk repeteren, kan je belangrijke bijdragen leveren in het succes van je presentatie. Stel jezelf, en in geval je een life publiek hebt, de volgende vragen: Is de inhoud van de presentatie goed overgekomen? Zijn de hulpmiddelen doeltreffend gebruikt? Heeft de presentatie niet langer dan de vooraf ingestelde tijd geduurd? Is er een balans tussen mijn verbaal en non-verbaal gedrag?

11

5. Verbale en non-verbale communicatie

Communiceren! Het is bijna een magisch woord. Deskundigen leggen vaak uit dat het niet mogelijk is om niet te communiceren. We kunnen communiceren met woorden, klanken, gebaren en ga zo maar door. Ook een bepaalde blik in iemands ogen is een vorm van communiceren.

Verbale communicatie
Communiceren met woorden. Dat is iets wat iedereen heeft geleerd. Als je moet presenteren, gebruik dan eenvoudig te begrijpen taal. Stem het af op je publiek. Let vooral op dat je de taal van de klant spreekt. Een goede afstemming vooraf kan je voor onaangename verrassingen behoeden. Zorg ook voor de nodige herhalingen in je betoog. Je kunt hierbij gebruik maken van de samenvattingtechniek; na drie argumenten even kort samenvatten. Spreek ook je publiek persoonlijk aan en laat gerust af en toe een pauze of een stilte vallen. De kracht van de stilte is namelijk heel erg groot. Ook hier geldt dat je moet oefenen. Hoe hard moet ik spreken? Welke woorden moet ik gebruiken? Het is zeker belangrijk om je stem goed te gebruiken. Zorg ervoor dat je vooral duidelijk articuleert. Een prima oefening is om te re-pe-te-ren. Niets is zo vervelend als de woorden die je uitspreekt eenvoudigweg niet worden verstaan. En dan niet omdat je te zacht praat! Probeer ook je intonatie te variren. Hanteer een rustig tempo met spreken, maar ga ook weer niet te langzaam. Leer van de feedback die je krijgt als je oefent.

Non-verbale communicatie
Aan het begin van dit hoofdstuk werd het al gemeld. Het is niet mogelijk om niet te communiceren. Je non-verbale communicatie (houding, de blik in je ogen, je bewegingen) zenden ook een boodschap uit. En dat je gespannen bent, dat is heel

12

normaal. En het is ook helemaal niet erg als je publiek merkt dat je (positief) gespannen bent. Dat werkt zelfs vaak in je voordeel. Probeer in ieder geval wel: je handen rustig langs je lichaam te laten hangen; met een vriendelijke blik (glimlach dus ook) je publiek aan te kijken (en kijk ze ook echt aan!); een ontspannen indruk te maken. Dit staat misschien wel haaks op de inleidende alinea, maar zorg in ieder geval voor een ontspannen houding. Hiermee straal je ook een bepaalde mate van zelfvertrouwen uit; dat je beweegt bij je presentatie, zonder dat je nu gaat ijsberen. Maak als het ware ondersteunende bewegingen. Je handen nemen hier een belangrijke plaats in; om beslist niet tegen een muur of op een tafel/stoel te leunen.

Ook je kleding maakt deel uit van je communicatie. Met betrekking tot het kiezen van de juiste kleding, vind je hieronder een aantal tips en suggesties: je kleding moet vooral prettig zitten; de kleding die je draagt, moet bij jou passen, maar ook bij je presentatie en je publiek; Vermijd in ieder geval: o Het dragen van extreem modieuze kleding; o Een overdaad aan aftershave, eau de toilette, parfum en/of make-up; o Geluid makende sieraden.

Over spreekschemas en spiekbriefjes

Als je een presentatie gaat geven, kan het zeker handig zijn om een en ander op papier te hebben staan. Misschien wil je je hele presentatie uitschrijven, of alleen de hoofdpunten 13

of steekwoorden noteren. Ook het maken van een zogenaamd spreekschema kan een goed hulpmiddel zijn. Om een compleet overzicht te maken van wat nu wel en niet moet/mag, voert voor deze reader te ver. Zet je zaken op papier, doe dat dan als een extra hulpmiddel. Houd de volgende tips en suggesties in de gaten: schrijf vooral duidelijk (of beter: typ het uit); gebruik voldoende witregels. Je doet vooral jezelf een plezier als je tussen de regels voldoende ruimte laat. Je kunt dan makkelijker lezen en je ogen springen minder makkelijk halverwege een zin naar een andere regel; let vooral op dat het een hulpmiddel is wat je af en toe raadpleegt. Je publiek zit in de zaal en wil graag een presentatie van je zien en geen voordracht vanaf papier!

Vragen beantwoorden en tegenwerpingen ombuigen

Na het bestuderen van deze reader blijven er, zoals in de inleiding als is vermeld, voldoende onderdelen over die (nog) niet of niet volledig zijn behandeld. In de loop van je studie aan de Avans Hogeschool zullen deze echter ruimschoots de revu passeren. Nu je de belangrijkste onderdelen om een presentatie voor te bereiden en uit te voeren hebt gehad, komt er een belangrijk aspect naar voren dat zeker het behandelen waard is: Wat nu als er vragen worden gesteld? Stel dat iemand uit het publiek het niet met mij eens is? Wat doe ik als iemand mij bewust probeert onderuit te halen? Er is een aantal vaste regels bij het beantwoorden van vragen: 1. Herhaal de vraag (hiermee test je jezelf of de vraag juist is overgekomen. En ben je er zeker van dat je publiek de vraag ook goed heeft gehoord);

14

2.

Blijf altijd correct. Toegegeven, het zal soms moeilijk zijn, maar toch. Blijf vriendelijk en vermijd (persoonlijke) vetes. Laat je beslist niet verleiden tot welles-nietes discussies en machtsspelletjes.

3.

Als je het antwoord op een vraag niet weet, geef dit dan ook gewoon toe. En vertel vervolgens wat je gaat doen om de vragensteller of stelster alsnog het antwoord te geven. Je kunt dan denken aan het mailen, nabellen, er in een volgend gesprek of presentatie op terug komen et cetera. Ook kun je de vraag doorspelen aan de mensen uit je publiek. Dit bevordert ook nog eens de communicatie over en weer.

Als iemand uit het publiek een vraag stelt die eigenlijk een tegenwerping is, bijvoorbeeld over de prijs die ten opzichte van de concurrentie wel 20% hoger is, let dan op de volgende zaken: 1. 2. 3. Ga vooral niet in de verdediging. Vermijd ook woorden als ja, maar; Vat de vraag samen en noem deze tegenwerping bij naam: Kan ik hieruit afleiden dat u onze prijs te hoog vindt? Buig vervolgens de tegenwerping om in een koopargument. Bijvoorbeeld: De investering die u doet is inderdaad hoog, het blijkt daarbij dat op termijn (noem die termijn als je deze weet) ons product u zoveel procent bespaart door. 4. 5. Eventueel kun je deze tegenwerping verder ombuigen door nog meer compenserende voordelen te noemen. Vergeet niet om na het ombuigen ook de vraag af te sluiten. Je kunt dit op diverse manieren doen. Zo kun je zeggen: en daarmee betaalt de investering zichzelf ruimschoots terug of heb ik daarmee voldoende argumenten voor u aangevoerd. Et cetera. Ook bij dit soort situaties geldt dat je je gedegen moet voorbereiden op zaken die aan de orde gesteld kunnen worden. Daarnaast is het verstandig om je uiteraard verder te

15

bekwamen in communicatie- interview en commercile technieken om een goed presentator te worden.

Tot slot: Bij het maken van deze reader is zoveel mogelijk rekening gehouden met de belangrijkste aspecten die bij het presenteren naar voren komen. Bij je verdere competentieontwikkeling zal blijken dat deze reader inderdaad een inleiding is om professioneel te leren presenteren. Belangrijker dan deze tekst is het veelvuldig oefenen en uitvoeren van presentaties. Alleen op die manier wordt het mogelijk om jezelf te ontwikkelen en op een professionele en succesvolle wijze presentaties te geven. Veel succes!

16

Referentieliteratuur
Pike, R. (1999), Professioneel Presenteren, Velp, TFC Trainingsmedia Cornelis, L. En Tielens, T. (2004), Boodschap in beeld, Schoonhoven, Academic Service Geemert, K. van (2004), Succesvol presenteren, Amsterdam, Uitgeverij Otto Cramwinckel www.lichaamstaal.nl www.lichaamstaal.pagina.nl

17