DESCRIPTION DE POSTE

Assistant(e) Administratif/Administrative et Comptable

A. Domaine de responsabilit
Le/la titulaire du poste est responsable des activits suivantes : Services de secrtariat, reprsentation du Bureau centre sur les clients et le service ; Tenir la caisse du projet, effectuer les oprations quotidiens et documenter les mouvements conformment aux procdures GIZ ; Classer les documents comptables et les documents du projet dans des dossiers conformment aux rgles de classement de la GIZ ; Appuyer les experts nationaux et internationaux dans leurs fonctions administratives.

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes : B. Attributions 1. Services de secrtariat
Le/la titulaire du poste rpond au tlphone, traite, reprend ou transfre les appels et les messages ; enregistre, documente et organise rgulirement le courrier entrant et sortant (tlcopies, messages lectroniques, paquets et messages dlivrer personnellement) ; tablit et met rgulirement jour un rpertoire de personnes contenant les coordonnes de contact (nom, fonction, numros de tlphone et de tlcopie et adresses lectroniques) ; assure une bonne communication et transmission de linformation au sein du projet et avec le Bureau de la GIZ ; photocopie et numrise les documents en fonction des besoins ; aide la mise en place et lentretien dun systme de rangement et de classement des dossiers pour le projet, traite les informations de manire confidentielle, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances ; prend des dispositions pour se faire remplacer en cas dabsence ; veille au confort des visiteurs en leurs proposants journaux, rafrachissements, etc. soutient la prparation de programmes de visite, gre le planning des dplacements, organise le transport des visiteurs/visiteuses et gre les rservations dhtels ; prte assistance pour lorganisation dvnements et la documentation de runions/ateliers/sminaires au sein et en dehors du projet ; participe aux runions (dquipe)/ateliers internes et externes et aide leur documentation, par ex. sous la forme de procs-verbaux ; assure le contrle dinventaire, de consommation de carburant et le suivi du stock de fourniture de bureau et des pices dtachs des voitures.

2. Tches dorganisation et dadministration

Le/la titulaire du poste Assure le suivi administratif des diffrents contrats Tient jour la liste dinventaire Assure le suivi des achats et la remise du matriel selon les rgles de la GIZ en collaboration avec le service achat et logistique du bureau GIZ Suit les carnets de bord des vhicules du projet assure le contrle de consommation de carburant et Assure le suivi du stock de fourniture de bureau et des pices dtachs des voitures.

3.

Services de comptabilit

Le/la titulaire du poste tient la caisse de sa base daffectation en conformit avec les procdures GIZ ; tient le livre de caisse selon les rgles de la GIZ (cashbook) ; fait les imputations comptables des oprations courantes de caisse ;

analyse les carts de caisse ; corrige et classe toutes les pices justificatives pour saisie Winpaccs (logiciel de la GIZ) ; vrifie et corrige les pices pour les missions de contrle et daudit ; gre les bons de carburant pour les vhicules de sa base ; traite les frais de mission et leurs dcomptes de frais de mission en collaboration avec la gestionnaire de projets

4.

Autres attributions

Le/la titulaire du poste assume dautres activits et tches sur instruction de son suprieur.

C. Profil idal du titulaire Qualification

BTS en Secrtariat, gestion administrative et/ou comptabilit Connaissance des procdures et applications comptables de la GIZ Apte de travailler sous pression, tre bien organis et faire preuve de rigueur, sens trs fort du respect des dlais, bonne capacit de communication. bonne aptitude de travail en quipe!

Exprience professionnelle
Exprience professionnelle dau moins 3 ans un poste similaire.

Autres connaissances/comptences
Bonne connaissance pratique de lutilisation des technologies de linformation et de la communication (logiciels correspondants ainsi que tlphone, tlcopie, courrier lectronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office [Word et Excel] et Cashbook) Trs bonne matrise ( loral et lcrit) de la langue franaise ; connaissances en allemand serait un plus Courtoisie et serviabilit lgard des visiteurs Acquisition de qualifications requises dans le domaine dattributions. Des mesures de formation adaptes sont choisies en concertation avec le cadre de direction comptent.

Lieu de travail : San Pedro Date de disponibilit : 01.04.2013