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PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS

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PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS Objetivo del Procedimiento: Establecer un procedimiento para la planificacin, implementacin y ejecucin de las auditoras internas, con el fin de determinar si el Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional establecido, es conforme con los requisitos de la normas ISO 9001:2008, y seguimiento a riesgos soportado en la Norma MECI: 2005; adems de verificar si se ha aplicado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectivo. .

Responsable: Auditor Lder. Auditores internos. Lderes de proceso. Comit de Calidad. Representante de la Direccin. Subdireccin de Centro. Control Interno de Gestin y su equipo. Proceso / Procedimiento Proveedor: Proceso de Mejora Continua.

Alcance: Este procedimiento aplica a todas los procesos del sistema integrado de mejora continua institucional, y comprende desde la programacin y planeacin de las auditoras internas hasta la ejecucin, seguimiento y generacin de informes de la misma.

Proceso / Procedimiento Cliente: Todos los procesos/procedimientos

Entradas: Resultados de auditoras anteriores. Normas de calidad ISO 9001:2008 ISO 19011. MECI 1000:2005.

Salidas: Informe de avance. Seguimiento Auditoras. Informe final de Auditorias. Acciones correctivas/preventivas Seguimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora. Evaluacin de Auditores. Riesgos: Ver Mapa de Riesgos por Proceso.

Indicadores: Ver Matriz de Indicadores por Proceso.

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DEFINICIONES Y TERMINOS
Auditora: Es un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. Criterios de auditora: conjunto de polticas, procedimientos o requisitos. Evidencia de la auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables. La evidencia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa. Hallazgos de la auditora: resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora. Los hallazgos de la auditora pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditora como oportunidades de mejora. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Producto / Servicio No Conforme: son los productos resultados de todos los procesos que incumplan los requisitos establecidos, implcitos u obligatorios, determinados necesariamente para el cumplimiento de la satisfaccin del cliente e incluso determinados por los mismos. Conclusiones de la auditora: Resultado de una auditora, que proporciona el equipo auditor, tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora. Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora, con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos. Experto tcnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor El conocimiento o experiencia especficos son los relacionados con la organizacin, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientacin cultural. Un experto tcnico no acta como un auditor en el equipo auditor. Programa de auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. Un programa de auditora incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditoras. Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora. Alcance de la auditora: Extensin y lmites de una auditora. El alcance de la auditora incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la organizacin, las actividades y los procesos, as como el perodo de tiempo cubierto.
Fuente: ISO 19011: 2002

Auditora Interna: La auditora interna es una herramienta eficaz para identificar problemas, riesgos y no conformidades, as como para realizar el seguimiento del progreso del cierre de las no conformidades identificadas previamente (que deberan haberse tratado a travs del anlisis de las causas raz y del desarrollo e implementacin de planes de acciones correctivas y preventivas). Se

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puede verificar que las acciones tomadas han sido eficaces a travs de una evaluacin de la mejora de la capacidad de la organizacin para cumplir sus objetivos. Pueden incluir la auditora frente a ms de una norma de sistema de gestin, as como tratar requisitos especficos relativos a los clientes, a los productos, a los procesos o a temas especficos. La auditora interna tambin se puede centrar en la identificacin de buenas prcticas (cuya aplicacin puede considerarse en otras reas de la organizacin), as como en las oportunidades de mejora. Los resultados de las auditoras internas proporcionan una fuente de informacin que es til para: tratar los problemas y las no conformidades, realizar estudios comparativos con las mejores prcticas (benchmarking), promover las buenas prcticas dentro de la organizacin, y aumentar la comprensin de las interacciones entre procesos. Los resultados de las auditoras internas normalmente se presentan en forma de informes que contienen informacin sobre el cumplimiento de los criterios dados, no conformidades y oportunidades de mejora. Los informes de auditora tambin son una informacin de entrada esencial para las revisiones por la direccin.
Fuente: ISO 9004:2009

REQUISITOS BSICOS MNIMOS: 1. Las auditorias se realizan mnimo una vez al ao, a todo el Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional. 2. Las auditoras se realizarn al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, bajo los criterios de las normas ISO 9001 y MECI 1000. 3. Las auditoras internas son realizadas por el equipo de auditores de la Regional, garantizando la independencia frente al proceso auditar. 4. Los resultados de la auditora sern objeto de anlisis por parte del equipo de calidad y el comit directivo de la Regional. 5. Es responsabilidad del Representante de la Direccin nombrar a uno de los miembros del equipo auditor como auditor lder para que con autoridad y responsabilidad coordine las actividades de la auditora, consolide y presente el avance de ejecucin de la auditora y el informe final; el avance de auditora ser presentado en la reunin de cierre, el cual consolida los hallazgos detectados por proceso. El informe final de auditora ser presentado dentro de los 30 das calendario luego de la reunin de cierre; este informe, debe contener, el nmero de hallazgos por proceso, estado de implementacin de las acciones, observaciones, aspectos relevantes y anlisis. 6. La aplicacin de las acciones correctivas, preventivas y de mejora para los hallazgos u observaciones detectadas y registradas en el proceso de auditoras se definirn e implementarn dentro de los 30 das calendario despus de la reunin de cierre.

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7. El seguimiento y cierre de no conformidades debe ser realizado por el auditor que detecta la no conformidad, salvo en caso de fuerza mayor. 8. La calificacin de los auditores internos se realiza por parte de los auditados posterior a la entrega del informe final de auditora, en el formato F04-3030-005 Evaluacin de Auditores Internos de calidad por el auditado; la aplicacin del instrumento de calificacin, tabulacin y presentacin del informe es responsabilidad de Control Interno, al igual que la calificacin del auditor lder, en el formato F04-3030-006 Evaluacin de Auditores internos de calidad por el lder. El anlisis de los resultados de las evaluaciones se discute en el comit de calidad con la participacin del auditor lder. Estas dos evaluaciones se realizan calificando cada uno de los criterios de la siguiente forma:

5: Cumple criterio 3: Cumple parcialmente criterio 1: No cumple criterio. El resultado final de la calificacin se establece teniendo en cuenta la siguiente escala: 4 - 5 Auditor cumple 3 - 4 Cumple parcialmente, debe formularse plan de mejoramiento Menos de 3. El auditor no debe tenerse en cuenta para el siguiente ciclo de auditora y debe ser formado nuevamente.

9. Las personas que desempeen el roll del auditor - auditor lder, deben cumplir con el siguiente perfil:

PARMETRO Educacin. Experiencia laboral en el SENA. Formacin como auditor.

AUDITOR INTERNO CALIDAD Educacin secundaria. Mnimo 1 mes.

DE

LDER DEL EQUIPO AUDITOR Igual que para el auditor interno. 1 ao. Igual que para el auditor interno.

Experiencia en auditorias.

Mnimo 24 horas de formacin en auditora interna de calidad Ninguna.

Haber participado en al menos dos auditoras durante los ltimos dos aos, con un total de al menos 5 das de experiencia actuando como lder del equipo auditor. (Nota 1)

- Nota 1. La experiencia en auditoras puede reducirse a una auditora y 3 das, si la persona ha participado en la formacin de Auditores lderes de calidad ISO 9001y/o Auditores lderes NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2005.

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FLUJOGRAMA

PASO

SIMBOLO

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO

Inicio

No Aplica

No Aplica

Realizar Programa Auditorias

Control Interno

Programa de Auditoras Internas F04-3030-002

Definir Plan de auditora

Comit de Calidad Control Interno

Plan de Auditora F04-3030-001

Elaborar Listas de chequeo

Equipo Auditor

Lista de Chequeo F04-3030-003

Realizar Reunin de apertura

Auditor Lder

Registro de asistencia. F181023-005 Lista de Chequeo F04-3030-003

Ejecutar Auditora

Equipo Auditor

Analizar los hallazgos

Acciones Correctivas, preventivas y de mejora F043030-007 Acciones Correctivas, preventivas y de mejora F043030-007 Seguimiento Auditoras Internas F04-3030-023 Informe de Avance Auditora F04-3030-024

Equipo Auditor

Realizar Reunin de Cierre

Auditor Lder Registro de asistencia. F181023-005

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Verificar las acciones preventivas y/o correctivas implementadas

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Acciones Correctivas, Preventivas Y De Mejora F04-3030-007 Auditor Lder Seguimiento Acciones Correctivas, Preventivas Y De Mejora F04-3030-023

10

Elaborar informe de auditoras internas

Auditor Lder

Informe de Auditora F043030-004

11

Recopilar los registros de las auditoras

Control Interno

Expediente Auditora Interna

12

Fin

No Aplica

No Aplica

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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD 1 2 Realizar Programa Auditorias El Representante de la direccin, elabora el programa de auditoras en el formato F043030-002 Programa de Auditoras Internas, teniendo en cuenta que se realizan como mnimo una vez al ao. Este programa es revisado y aprobado por el Comit de calidad Regional y firmado por el Director Regional. De igual forma el Representante de la Direccin define el auditor lder 3 Definir Plan de auditora El Comit de Calidad, elabora el plan de auditoras internas, en el formato F04-3030-001 Plan de Auditora, el cual contiene el detalle de las actividades a desarrollar, el cual es aprobado y firmado por el Director Regional y el Representante de la Direccin. Este se da a conocer al equipo auditor y se comunica con mnimo 15 das de anticipacin a los auditados. Se elaboran las listas de chequeo en el formato F04-3030-003 Lista de Chequeo, con la participacin del equipo auditor teniendo en cuenta los criterios de la auditora. El auditor lder previo al inicio de la auditora realiza la reunin de apertura donde se presenta el equipo de auditores, se da a conocer el objetivo y alcance de la auditora, y se confirma el plan de auditoras. Adems confirma la fecha de la reunin de cierre. En caso de presentarse algn inconveniente para la ejecucin de una actividad planificada se procede a realizar los ajustes y aprobacin por parte de los mismos. Se registra la asistencia de la Reunin de Apertura y Cierre en el formato F18-1023-005 Registro de asistencia. Los auditores internos inician la ejecucin de la auditora, donde deben recolectar evidencias que demuestren la conformidad del sistema integrado de mejora continua institucional y en caso de no cumplimiento documentar claramente todos los hallazgos y / o observaciones en el formato F04-3030-007 Acciones Correctivas, preventivas y de mejora. Utilizar como herramienta las listas de chequeo. Cada auditor debe analizar los hallazgos de la auditora y determinar la existencia o no de No Conformidades o situaciones que afecten la calidad del servicio u observaciones, y registrarlas en el formato F04-3030-007 Acciones Correctivas, preventivas y de mejora. Debe entregar al auditado el original del hallazgo detectado y pasar una copia a la oficina de Calidad, para que se registre en el formato Seguimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora F04-3030-023. Inicio DESCRIPCION

Elaborar Listas de chequeo

5 Realizar Reunin de apertura

6 Ejecutar Auditora

7 Analizar los hallazgos

Realizar Reunin de Cierre

El auditor lder presentar el informe de avance de auditoras en el formato F04-3030-024 Informe de Avance Auditora, sobre las no conformidades y observaciones encontradas durante las auditoras. De igual forma, se recuerda a los auditados las fechas establecidas para el seguimiento a las no conformidades detectadas. Se registra la asistencia a la Reunin de apertura y cierre en el formato F18- 1023-005 Registro de Asistencia.

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ACTIVIDAD 9

DESCRIPCION El auditor responsable del proceso auditado debe efectuar seguimiento y verificacin de las acciones correctivas o preventivas implementadas segn las fechas acordadas y definidas con el auditado, en los formatos F04-3030-007 Acciones Correctivas, preventivos y de mejora, as como, asegurar el anlisis de las causas de las no conformidades registradas en el mismo formato.

Verificar las acciones preventivas y/o correctivas implementadas

Para llevar a cabo el diligenciamiento del formato F04-3030-007 Acciones Correctivas, preventivas y de mejora, debe solicitar la copia en Calidad para el registro del cierre. En caso de no registrarse avance en la implementacin de acciones correctivas o preventivas, el Representante de la Direccin informa al Comit de calidad, para que tome las medidas pertinentes Cuando se realice el cierre entregar la copia del formato F04-3030-007 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora a control interno para asegurar la actualizacin y registro del formato Seguimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora F043030-023.

10 Elaborar informe de auditoras internas El auditor Lder debe realizar y presentar el informe final de auditoras internas segn el formato F04-3030-004 Informe de Auditora y lo debe entregar mximo a los 30 das calendario, despus de la presentacin del informe de avance, presentado en la reunin de cierre. Calidad, debe recolectar toda la documentacin involucrada en el proceso de auditoras internas, tales como: programacin de auditoras, plan de auditora, listas de chequeo, formato de acciones correctivas, preventivas, y/o de mejora, actas (cuando aplique), listas de asistencia, diagrama causa efecto, informe de avance de auditora e informe final. A los documentos se les efecta control, de acuerdo con el procedimiento para el control de documentos y registros.

11 Recopilar los registros de las auditoras

12

Fin

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DOCUMENTOS ASOCIADOS: Formato Programa de Auditoras De Calidad F04-3030-002. Formato Plan de Auditoras Internas de Calidad F04-3030-001. Formato Listas de Chequeo F04-3030-003. Formato Accin Correctiva, Preventiva y de Mejora F04-3030-007. Formato Informe de Avance de Auditoria F04-3030-024. Formato Informe Final de Auditoria F04-3030-004. Formato de Evaluacin Auditores Internos por Auditados F04-3030-005. Formato de Evaluacin de Auditor Lder F04-3030-006. Seguimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora F04-3030-023.

CONTROL DE DOCUMENTOS Nombre Comit de lderes de calidad Regional Cargo Lderes de calidad de los Centros de formacin Regional. Lder de Calidad Regional Nivel Directivo Fecha Septiembre de 2011

Elabor

Revis Aprob

Claudia Patricia Snchez M. Comit de Calidad

Septiembre de 2011 Septiembre de 2011

CONTROL DE CAMBIOS Versin 03 Fecha de Aprobacin Septiembre de 2011 Descripcin del cambio Se incluyen definiciones y trminos, y la normatividad asociada al procedimiento. Se incluye flujograma y se ajustan las actividades descritas.

Versin 03

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