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Qu es y para qu se utiliza la base de datos de Acces?

Programa Microsoft Acces 2007.

Una base de datos es una aplicacin informtica que permite organizar diferentes tipos de informacin. Acces es un gestor de bases de datos que se encarga tanto de disearlas como de manejar los datos almacenados en ellas. Las partes ms importantes de la base de datos Access son : tablas, consultas, formularios e informes.

Base de datos Access en blanco.

1.TABLAS Las tablas se utilizan en las bases de datos para organizar la informacin internamente. Una tabla consta de filas, que son los registros, y columnas, que son los campos.

Ejemplo de una tabla en Acces.

Registros. Son las fichas que introducimos en la tabla, es decir, el conjunto de caractersticas que definen cada uno de los elementos que pertenecen a la tabla. Un registro es cada una de las filas de la tabla. Campo. Un campo es una caracterstica comn a todos los registros. Un campo es cada una de las columnas de la tabla.

Ejemplos:

Registro= Corazn parto.

Campo= Autor/a.

Se pueden crear tablas tambin con Asistente.

2. CONSULTAS Las consultas permiten elegir varios campos a los que podemos poner condiciones, para seleccionar solamente los registros que las verifiquen y presentarlos en un orden determinado. Las consultas son las que dan potencia a las bases de datos.

Criterios para consultas Los criterios son condiciones que limitan la bsqueda de los datos en la tabla.

Numricos: podemos usar todos los aritmticos, comparativos y lgicos. Caracteres: adems de los operadores aritmticos, comparativos y lgico, podemos realizar bsquedas de cadenas usando comodines, como ? o * Fecha/Hora: tienen inters los operadores comparativos.

Tipos de consultas -Consultas de seleccin -De tablas de referencias cruzadas -de creacin de tabla -de eliminacin -de datos anexados -de actualizacin

Ejemplo de una consulta de seleccin.

Paso de Word y Excel Solamente podemos pasar tablas y consultas. Los pasos que hay que seguir son los siguientes: 1. Abrimos la base de datos. 2. Seleccionamos la tabla o consulta que se va a integrar en Word o Excel. 3. En Datos externos/Exportar, seleccionamos la opcin que nos interese.

3. FORMULARIOS Los formularios sirven para presentar los registros de una de forma prctica y elegante. Se caracterizan por emplear una nica ventana para presentar los campos de un nico registro. En la parte inferior de los formularios est la barra de estado, donde aparecen los botones que empleamos para movernos entre los registros y el registro que tenemos activo en ese momento.

Registro anterior

Siguiente registro Nuevo registro (vaco)

Primer registro

ltimo registro

Tambin podemos ir a un registro determinado escribiendo su nmero. Para modificar el contenido de un campo de un registro, escribimos la informacin que deseamos en el Cuadro de texto o lo elegimos en el Cuadro combinado. El gestor se encarga de guardar los cambios de forma automtica; por eso, cuando trabajamos sobre bases de datos no usamos la opcin Guardar.

Los filtros permiten seleccionar aquellos registros que cumplen una propiedad. Cuando abrimos un formulario aparece reflejado en l toda la tabla de la base de datos, pero en determinadas ocasiones queremos seleccionar nicamente ciertos registros y no todos, es decir, queremos tener un formulario de una consulta. Tipos de filtros. - Filtro por formulario: aparece un formulario en blanco y rellenamos cada uno de los campos con aquellos criterios que nos interesen. Al cerrar el formulario, filtramos los datos de la tabla segn este. - Filtro avanzado/Ordenar: aparece una ventana anloga a la de las consultas y sobre ella definimos el filtro como queramos. Para aplicar el filtro seleccionamos Inicio/Ordenar y filtrar/Avanzadas/Aplicar filtro u ordenar.

Finalmente, podemos crear el formulario de forma manual, es decir, partiendo de cero, que aunque es la forma ms avanzada, requerir mucho tiempo en su diseo y desarrollo.