MICROSOFT EXCEL 97
INDICE DEL BLOQUE 3
MICROSOFT EXCEL 97
3. Introducción de datos.................................................13
4. Introducción de datos.................................................13
2.1. INTRODUCIR DATOS EN UNA CELDA....................................13
2.1.1. Introducir datos en varias celdas simultáneamente....................13
2.2. CÓMO INTERPRETA EXCEL LOS DATOS INTRODUCIDOS14
2.2.1. Números......................................................................................14
2.2.2. Texto...........................................................................................14
2.2.3. Fechas y horas.............................................................................15
2.2.4. Valores lógicos y de error...........................................................15
2.3. INTRODUCIR NUMEROS............................................................15
5. Utilización de fórmulas...............................................19
6. Utilización de fórmulas...............................................19
II
3.1. OPERADORES................................................................................19
3.1.1. Operadores aritméticos...............................................................19
3.1.2. Operadores de comparación.......................................................20
3.1.3. Operador de texto.......................................................................20
3.1.4. Operadores de referencia............................................................20
3.1.5. Orden de evaluación de los operadores......................................20
3.2. FÓRMULAS QUE PRODUCEN VALORES DE ERROR.........21
III
5.3. ALINEAR LOS DATOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO..........36
11. Gráficos.......................................................................41
12. Gráficos.......................................................................41
6.1. CREACIÓN DE UNA GRÁFICA..................................................41
6.1.1. Tipo de gráfico............................................................................41
6.1.2. Establecer los datos a mostrar.....................................................42
6.1.3. Modificación de las opciones del gráfico...................................43
6.1.4. Terminar......................................................................................47
6.2. MODIFICAR EL GRÁFICO.........................................................47
IV
8.3.1. Crear un esquema.......................................................................61
8.3.2. Eliminar un esquema..................................................................62
8.3.3. Esquemas automáticos................................................................63
8.4. VINCULOS......................................................................................63
8.4.1. Referencias externas...................................................................64
8.4.2. Grabación de libros con vínculos...............................................64
19. Impresión....................................................................73
20. Impresión....................................................................73
10.1. ESTABLECER AREA DE IMPRESION ...................................73
10.7. IMPRESIÓN..................................................................................78
V
1
Introducción a MS Excel 97
Una de las aplicaciones informáticas más frecuentes en las empresas son las hojas
de cálculo, que permiten al usuario manipular cualquier dato o información susceptible
de colocarse en una casilla o celda definida por la intersección de una fila y una
columna. La mayoría de estos programas tienen en común varias características, como
la habilidad para copiar fórmulas o texto, insertar o suprimir filas y columnas, cambiar
el formato de presentación de los datos, mover texto, valores o fórmulas de una posición
a otra, imprimir el contenido de la hoja de cálculo, guardarla, congelar porciones
(títulos) de la hoja e incluso dividir la pantalla.
Excel es una moderna hoja de cálculo, de gran potencia y muy sencillo manejo.
Incorpora gran variedad de funciones matemáticas, estadísticas, financieras, etc.
Además, permite confeccionar representaciones gráficas de forma prácticamente
inmediata.
1.2.INICIAR EXCEL
Pulsa
aquí
Haz clic
aquí
Cualquiera de las tres opciones anteriores inicia Microsoft Excel 97, como se
muestra a continuación.
Al igual que con Word, existen otras formas de iniciar Excel, mediante los iconos
Abrir documento de Office, que abre cualquier archivo de MS Office ya
existente, incluyendo las hojas de cálculo Excel, y Nuevo documento de Office,
que permite iniciar crear cualquier documento de las aplicaciones de Office, incluyendo
Excel.
b
c
e
g
En donde:
g
Introducción a MS Excel 97. Microsoft Excel 97
La mayor parte del trabajo en Excel se hará en una hoja de cálculo, que no es más
que una cuadrícula compuesta por filas y columnas. Cada celda (h) (intersección de una
fila y una columna) estará identificada por una dirección particular o referencia.
El libro de trabajo predeterminado se abre con tres hojas de cálculo, con nombres
desde ‘Hoja1’ hasta ‘Hoja3’. Si se desea que los nuevos libros se abran con un
número diferente, ir al menú Herramientas, Opciones, carpeta General e
introducir el número en la casilla Número de Hojas en nuevo libro.
Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro.
La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es
posible desplazarse entre las hojas de un libro.
Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas
simultáneamente, como podría ser eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los
mismos datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar hojas se debe hacer clic en la
etiqueta de la primera hoja y entonces mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se hace
clic en la etiqueta de cada una de las otras hojas.
La manera más sencilla de moverse a través del libro de trabajo es utilizar los
botones de desplazamiento, que aparecen en la siguiente figura:
a b c d
Insertar hojas
Eliminar hojas
a b c d
Mover hojas
Es posible mover hojas, tanto dentro de un libro de trabajo, como a otro libro ya
existente o creado especialmente, pero no se podrá hacer utilizando los comandos
Cortar, Copiar y Pegar.
Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo basta arrastrar la etiqueta
de la hoja que se desea mover. Aparecerá un triángulo que indica dónde se va a insertar
la hoja. Una vez en la posición deseada, se suelta el botón del ratón, con lo cual la hoja
se moverá a la nueva posición.
Las hojas de un libro pueden moverse a otro ya existente, o a uno nuevo, mediante
los siguientes pasos:
Introducción de datos
Para introducir datos en una hoja de cálculo, se selecciona la celda (a), haciendo
clic sobre ella. Aparece la siguiente pantalla:
b c d
Se puede escribir los mismos datos en varias celdas al mismo tiempo. Para ello, se
seleccionan las celdas en cuestión pulsando con el ratón sobre las celdas y manteniendo
pulsado la tecla Ctrl. Se escriben los datos en una de ellas y finalmente se pulsa
Ctr+Entrar.
2.2.1.Números
Al crear una hoja de cálculo, todas las celdas tendrán asignado el formato de
número General, que presenta los valores tal como fueron introducidos, usando para
ello el formato de número entero (123), el de fracción decimal (123,45) o, cuando el
número es más largo que la celda, notación científica (1.23E+05). Los números se
alinean a la derecha de la celda, aunque después se puede cambiar la alineación.
Se debe tener en cuenta que el número que aparece en pantalla está basado en el
formato de número de la celda, y puede ser distinto del que Excel almacena. Por
ejemplo, si una celda tiene un formato que muestra sólo dos decimales y se introduce
1,234 en la celda, se mostrará 1,23. Sin embargo, Excel almacena los números con 15
dígitos de exactitud, de forma que al realizar cálculos se utiliza el número que está
almacenado, y no el que aparece en pantalla. En la barra de fórmulas se muestra el valor
real de la celda que se ha seleccionado, independientemente del formato que se haya
aplicado al número.
2.2.2.Texto
2.2.3.Fechas y horas
Aunque se pueden mostrar fechas y horas bajo varios formatos, Excel almacena
las fechas como números de serie y las horas como fracciones de decimales. Al ser
consideradas como números, se pueden sumar, restar y añadir a otros cálculos.
2.3.INTRODUCIR NUMEROS
+ - ( ) , / Pts % . E e
Para introducir un número en una fórmula, basta con escribirlo. Sin embargo, se
debe tener en cuenta que no se pueden utilizar paréntesis para indicar números
negativos, puntos para separar los miles, ni el signo moneda (Pts). Si se escribe el signo
de porcentaje (%) después de un número, será interpretado como un operador de
porcentaje, que actuará en el número anterior.
Se pueden introducir fechas y horas, tanto como valores constantes como dentro
de fórmulas. Si se introduce una fecha o una hora que Excel reconoce, el formato de la
celda cambiará automáticamente al formato adecuado. Al introducir fechas y horas, se
debe tener en cuenta que:
Al igual que ocurría con los números, se puede cambiar el formato asignado.
Las fechas y las horas deben ser introducidas en las fórmulas como texto entre
comillas dobles (" "). En el momento de calcular la fórmula, serán convertidas al
número correspondiente. Por ejemplo, si a la fecha «"12-4-96"» se le resta cinco, el
resultado es 07/04/96.
2.5.INTRODUCIR TEXTO
Para introducir texto en fórmulas, se deberán poner los caracteres entre comillas
dobles. Por ejemplo, la fórmula = «"Total para"» & «"1996"» mostraría el texto «Total
para 1996».
muestra el aspecto que adoptan dos celdas (a), con los mismos datos, según esté
ocupada o no la celda adyacente (b):
a
b
2.5.1.Retorno automático
Si se va introducir una serie, como los meses del año o los días de la semana, la
manera más fácil de hacerlo es seleccionar las celdas donde comienza la serie y pulsar
en la esquina inferior derecha; el puntero se transforma en una cruz cuando está en la
posición correcta, tal como aparece en la siguiente imagen:
Donde:
Utilización de fórmulas
=(B4/25)+100
=Ingresos-Gastos
=SUMA(A1:A5)
=SI(A1 > 100;A1+0,1*A1;A1+0,05*A1)
3.1.OPERADORES
Un operador especifica una operación que debe realizarse con los elementos de
una fórmula. Los hay de diferentes tipos: aritméticos, de comparación, de texto, etc.
3.1.1.Operadores aritméticos
Operador Operación
+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
% Porcentaje
^ Potenciación
Utilización de fórmulas. Microsoft Excel 97
3.1.2.Operadores de comparación
Operador Significado
= Igual
> Mayor
< Menor
>= Mayor o igual
<= Menor o igual
<> Distinto
3.1.3.Operador de texto
Se trata del operador &, que permite concatenar dos o más cadenas de texto en
una sola continua. Por ejemplo: "Bienvenido" & "a" & "Excel" mostraría el
texto "Bienvenido a Excel".
3.1.4.Operadores de referencia
Rango (dos puntos). Hace mención a todas las celdas entre dos referencias,
incluyendo éstas. Por ejemplo, B2:E2 incluye las celdas B2,C2,D2 y E2.
Unión (punto y coma). Produce una referencia única, resultado de unir otras
dos. Por ejemplo, la suma de Al+A2+A3+Bl+B2+B3 es equivalente a la
suma de Al :A3;BI :B3.
Intersección (espacio). Hace referencia a las celdas comunes a dos referencias.
Por ejemplo, B7:D7 C6:C8 hace referencia a C7, celda resultado de la
intersección.
Operador Descripción
: ; [espacio] Operadores de referencia.
- Negación
% Porcentaje
^ Potenciación
* / Multiplicación y división
+ - Suma y resta
& Unión de texto
Utilización de fórmulas. Microsoft Excel 97
Excel, según el tipo de operadores que haya en una fórmula, espera un cierto tipo
de valores. Si se introduce un valor de un tipo diferente al esperado, Excel intentará
convertir el valor. En caso de que no lo logre, aparecerá un mensaje de error. Cuando
Excel no es capaz de calcular correctamente el valor de una fórmula para una celda,
presenta un valor de error en dicha celda. Los valores de error comienzan con el signo
de número (#), y pueden ser:
Se debe tener en cuenta que si una fórmula incluye una referencia a una celda que
contiene un valor de error dicha fórmula producirá también un valor de error.
La hoja de cálculo tiene un total de 256 columnas (rotuladas con letras de la «A» a
la «IV») y 60,536 filas (rotuladas con números del 1 al 60,536). Una celda vendrá
Utilización de fórmulas. Microsoft Excel 97
especificada por la intersección de una fila con una columna. Esto se conoce como
estilo de referencia Al. La referencia de la celda activa aparece en el cuadro de nombres
en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas, como se muestra en la siguiente figura:
Referencia
Celda activa
3.3.1.Referencias relativas
Cuando se utiliza una referencia en una fórmula, ésta puede ser relativa, es decir,
indica a Excel la posición que la celda referenciada ocupa respecto a la celda donde se
introduce la fórmula. Si se copia la fórmula en otra celda, las referencias relativas que
contiene son actualizadas automáticamente respecto a la nueva posición. Por ejemplo,
una fórmula situada en la celda A3 que sea =A1+A2, al copiarse en la celda B3 se
convertirá en =B1+B2.
3.3.2.Referencias absolutas
Otra posibilidad para indicar en una fórmula la posición de una celda, es hacerlo
de modo absoluto. Una referencia absoluta, como $A$1, indica a Excel cómo encontrar
otra celda según su posición exacta en la hoja de cálculo. Estas referencias se designan
añadiendo el signo del dólar ($) antes de la letra de la columna y del número de la fila, o
bien pulsando la tecla F4 después de escribir la referencia en la fórmula. De este modo,
una fórmula situada en la celda A3 que sea =$A$1+$A$2, al copiarse en la celda B3
seguirá siendo =$A$1+$A$2.
3.3.3.Referencias mixtas
Una referencia como A$1 o $A1 indica a Excel cómo encontrar otra celda
combinando la referencia de una fila o columna exacta con una columna o fila relativa.
Una referencia mixta se escribe anteponiendo el signo del dólar ($) antes de la letra de
la columna o del número de la fila que se quiera especificar como fija.
3.3.4.Introducir referencias
Aunque lo normal será usar referencias a celdas que están en la misma hoja que la
fórmula, también se puede hacer referencia a celdas que están en otra hoja del mismo
libro. Para referenciar a una celda de otra hoja, se le antepone el nombre de la hoja al de
la celda, separándolos con el signo !, por ejemplo, Hoja2!A1 hace referencia a la
celda A1 de la hoja “Hoja 2”.
Los nombres deben comenzar por una letra. Los demás caracteres pueden ser
letras, números, puntos y caracteres de subrayado. No se permite espacios. Los pasos a
seguir para dar un nombre a una celda o grupos de celdas son:
Cuadro de
nombres
Aplicar nombres
Después de definir un nombre para una celda o un rango, se podrá reemplazar con
ese nombre, en todo o en parte de la hoja, las referencias que haya a la celda o rango al
que le se ha dado nombre. Por ejemplo, si definimos la celda A5 con el nombre
«datos1», se pueden reemplazar todas las referencias a la celda A5 con el nombre
«datos1». Esto se llama aplicar el nombre. El procedimiento es:
1. Se selecciona las celdas a las que se desea se les apliquen los nombres. Si se
selecciona sólo una celda, se aplicarán en toda la hoja.
2. Se elige Nombre del menú Insertar, entonces Aplicar. Aparecerá un
cuadro de diálogo, en el que aparecen todos los nombres definidos en el libro
de trabajo.
Utilización de fórmulas. Microsoft Excel 97
Redefinir un nombre
En el cuadro de diálogo que aparece, se deben indicar las filas y/o columnas que
se quiere que utilice Excel como nombres.
Si se escoge que Excel cree los nombres para la fila superior y la columna
izquierda, Excel creará automáticamente los nombres Enero, Febrero, Marzo, Ventas,
Gastos, y Ganancias, para definir los rangos de celdas B2:B4, C2:C4, D2:D4, B2:D2,
B3:D3 y B4:D4, respectivamente.
Utilización de fórmulas. Microsoft Excel 97
Una función es una fórmula especial ya escrita, que acepta un valor o valores,
llamados argumentos, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Se pueden
usar las funciones solas o como componentes para construir fórmulas.
Las funciones tienen una cierta sintaxis, que indica cómo debe ser escrita. Los
argumentos deben colocarse entre paréntesis, y separados entre si por puntos y comas.
Los argumentos de una función pueden ser tanto valores constantes como
fórmulas. Si se usa una fórmula, ésta puede contener otras funciones. Cuando el
argumento de una función es otra función, se habla de función anidada. Excel permite
anidar hasta siete niveles de funciones en una fórmula.
Se puede usar el asistente para crear una función o bien para editar una función
ya existente en una fórmula.
En donde:
bien Excel no es capaz de hacer una sugerencia, se pueden seleccionar las celdas que se
desean sumar mediante el ratón. Se pulsa Entrar para finalizar
4
Para cambiar el contenido de una celda se pulsa doble clic sobre la celda a
modificar, con lo que aparece la siguiente imagen:
Activada
la edición
Celda a
editar
4.2.MOVER CELDAS
Existe otra manera de mover celdas, en la cual, si la celda destino tiene datos,
Excel solicita confirmación para reemplazar su contenido. Para ello:
4.3.COPIAR CELDAS
Si se necesita copiar información en otra parte de la hoja (se debe tener en cuenta
que las celdas que contengan referencias relativas se actualizan), los pasos a seguir son:
Para insertar una columna o una fila los pasos a seguir son:
Edición de una hoja de cálculo. Microsoft Excel 97
1. Se hace una selección con tantas filas o tantas columnas como el número de
filas o de columnas que se desea insertar.
2. Ir al menú Insertar y elegir Filas o Columnas, dependiendo de lo que
se desea insertar.
4.4.2.Insertar celdas
1. Seleccionar un rango de celdas del mismo tamaño que las celdas que se quiere
insertar.
2. Ir al menú Insertar, elegir Celda. Aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo:
Se debe distinguir entre eliminar y borrar celdas. Cuando se eliminan celdas, éstas
desaparecen de la hoja de cálculo, y las celdas circundantes se desplazan para ocupar el
espacio vacío. Cuando se borran celdas, se elimina el contenido, pero las celdas
permanecen en la hoja de cálculo.
Con este procedimiento se borrarán solamente las fórmulas y los valores de las
celdas seleccionadas. Para ello:
4.6.DESHACER
Cuando, por error, se realiza una operación no deseada, como por ejemplo
eliminar una columna válida, existen opciones que permiten deshacer o rehacer (volver
a ejecutar la operación) las últimas acciones ejecutadas. Estas operaciones son iguales a
las que ofrece Word, y se accede a ellas con los mismos botones en la barra de
herramientas Estándar:
a b
Se puede buscar en una o más hojas de cálculo (las que estén seleccionadas)
celdas que contengan caracteres específicos (texto, números, etc.), para ello ir al menú
Edición, seleccionar Buscar, con lo que aparece el siguiente cuadro de diálogo:
f
a
b
c
d e
En donde:
f
a
b
g
c h
d e
Edición de una hoja de cálculo. Microsoft Excel 97
En donde:
Las diferentes opciones de formato de Excel permiten hacer las hojas de cálculo
más atractivas y fáciles de leer. Se puede asignar formato a las celdas de una hoja de
cálculo antes o después de introducir los datos. Además, se puede dar formato a celdas
en varias hojas de cálculo simultáneamente, si se seleccionan previamente.
Los formatos de una celda son entidades independientes de los datos contenidos
en ella, es decir, se pueden copiar, modificar o eliminar formatos de celda
independientemente de los datos que haya en las celdas.
En una hoja de cálculo nueva, las columnas tienen un ancho estándar. Se puede
cambiar el ancho estándar para ajustar todas las columnas, o bien ajustar alguna en
concreto. Para ello hay varias maneras:
Se pulsa doble clic sobre el borde derecho del encabezado de la columna, con
lo que el ancho se modificará para acomodarse a la entrada más larga que haya
en la columna.
Ir al menú Formato elegir Columna, con el que se puede:
• Establecer un ancho de columna numérico (Ancho).
• Ajustar el ancho de la columna a la entrada más larga (Ajustar a la
selección).
• Ocultar o mostrar columnas.
• Se establece el ancho de columna estándar para las columnas
seleccionadas o para la hoja de cálculo (Ancho estándar).
Dar formato a una hoja de cálculo. Microsoft Excel 97
Se puede ajustar el alto de una fila arrastrando el borde inferior del encabezado
de la fila, de la misma manera que al ancho de la columna.
Se pulsa doble clic sobre el borde inferior del encabezado de la fila, con lo que
la altura se modificará para acomodar la entrada más alta que haya en la fila.
Ir al menú Formato, elegir Fila, aparece un cuadro de diálogo con el que se
puede:
• Establecer un valor numérico para la altura de la fila (Alto).
• Ajustar la altura de la fila a la entrada más alta de la fila (Ajustar a
la selección).
• Ocultar o Mostrar filas.
Para ajustar la altura de varias filas al mismo tiempo, basta seleccionar primero las
filas y ajustar entonces la altura de cualquiera de ellas.
a b c d
En donde:
Para cambiar el aspecto de los datos contenidos en una celda, Excel dispone de
múltiples opciones de formato, que se activan con el siguiente procedimiento:
Dar formato a una hoja de cálculo. Microsoft Excel 97
a c
d f
En donde:
Una manera más fácil de cambiar la apariencia de los datos es a través de la barra
de herramientas Estándar:
a b c d e
En donde:
En donde:
Existe otra manera más sencilla de añadir bordes, cambiar el color del fondo y del
texto, si bien el estilo de línea no se podrá seleccionar. Para ello se pulsa en el botón
correspondiente de la barra de herramientas Estándar.
b c
a
Dar formato a una hoja de cálculo. Microsoft Excel 97
En donde:
a b c d e
En donde:
a. Estilo moneda.
b. Estilo porcentual.
c. Estilo millares.
d. Aumenta decimales.
e. Disminuye decimales.
Esta ventana nos permite aplicar el formato de salida a los distintos tipos de datos:
números, fechas, horas, moneda, etc.
Para copiar el formato de una celda o grupo de celdas a otras celdas, se puede
utilizar la opción de aplicar formatos rápidamente:
Gráficos
La manera de construir una gráfica, es a través del asistente de gráficos. Los pasos
para crear un gráfico a partir de los datos de una tabla son los siguientes:
6.1.1.Tipo de gráfico
En esta parte, se podrá elegir entre un tipo estándar de gráfico (a) o bien uno
personalizado. Excel tiene varios tipos de gráficos como son: columnas, barras, lineas,
circulares, XY, etc. A su vez, dentro de cada uno de esos tipos se puede seleccionar
variaciones a ese tipo de gráfico. Aparecerá en pantalla la siguiente imagen, en donde se
podrá elegir entre un tipo estándar de gráfico.
Gráficos. Microsoft Excel 97
En donde:
Esta parte tiene como objetivo establecer el rango de datos, asi como indicarle si
los datos a representar están agrupados en filas o en columnas. Para ello se selecciona la
carpeta Rango de datos. Aparece la siguiente figura:
Gráficos. Microsoft Excel 97
d e
En donde:
En esta pantalla se muestran las carpetas para personalizar cada una de las partes
del gráfico, tales como, introducir títulos, leyenda, si se quiere que aparezca la tabla de
datos que da origen al gráfico, etc.
Establecer titulos
Eje
En esta carpeta se indica a qué ejes se aplica una escala, así como sus
características (a, b), tal como aparece en la siguiente figura:
Lineas de división
Tiene como objetivo mostrar u ocultar lineas de división, que permiten ver con
mayor precisión un gráfico. Para ello se selecciona la carpeta Lineas de
división.
Gráficos. Microsoft Excel 97
En donde:
Leyenda
Sirve para hacer aparecer u ocultar la leyenda (a), asi como para especificar su
ubicación en el gráfico (b), tal como aparece en la siguiente imagen:
b
Gráficos. Microsoft Excel 97
Rotulación de datos
Tabla de datos
c
Gráficos. Microsoft Excel 97
6.1.4.Terminar
Cuando hallamos escogido las opciones de presentación del gráfico que vamos a
insertar, pulsamos sobre Siguiente. El proceso de creación del gráfico, finaliza al
indicar la posición dentro del libro en donde se situará, pudiendo ser en una hoja nueva
(a) o dentro de la misma hoja donde están los datos (b).
6.2.MODIFICAR EL GRÁFICO
Una vez que el gráfico ha sido creado se pueden realizar cambios, tales como
cambiar el tipo de gráfico, agregar o quitar una leyenda o la tabla de datos.
a b c d e f g h i
Donde:
Tablas dinámicas
Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva, que permite mostrar y
analizar fácilmente información resumida sobre datos ya creados en Excel o en otra
aplicación. Por ejemplo, a partir de una base de datos de Excel que contiene registros de
ventas de varios vendedores, se puede crear una tabla dinámica para organizar y calcular
totales de ventas usando diferentes categorías o campos de los datos fuente, y obtener
así las ventas por año, por región, etc.
Es posible crear tablas dinámicas a partir de datos, tanto de una hoja de cálculo de
Excel que contenga columnas con rótulos, como de un archivo o de una tabla de base de
datos de un sistema de administración de bases de datos externo, como podría ser
Access, FoxPro, dBASE, ORACLE, etc. Además, usando el ratón, se pueden mover los
campos y los datos asociados, para presentarlos de la forma deseada.
En una tabla dinámica se pueden usar dos tipos de campos de la lista o de la tabla
fuente:
Campos que serán usados en la tabla dinámica como rótulos del campo de fila,
del campo de columna y del campo de páginas. Normalmente estos campos
contienen un conjunto limitado de valores de texto, como por ejemplo Norte,
Sur, Este y Oeste.
Campos de datos que contienen los valores que se desean resumir.
Normalmente estos campos contienen datos numéricos, como por ejemplo,
cantidades de ventas, pero también pueden contener texto.
Tablas dinámicas. Microsoft Excel 97
Supóngase que se tiene una tabla con las ventas realizadas por varios vendedores
en diferentes regiones durante varios años. La tabla podría ser algo parecido a:
A B C D E
1 Mes Año Vendedor Ventas Región
2 Enero 1995 Manuel 5.000 Norte
3 Enero 1995 Amparo 7.500 Este
4 Enero 1995 Pablo 15.000 Este
5 Enero 1995 Manuel 1.000 Sur
Se puede, a partir de la tabla anterior, crear una tabla dinámica para sumar las
ventas por año y región. Dicha tabla dinámica podría ser, por ejemplo, la siguiente:
Suma de Ventas
Este Norte Oeste Sur
1995 67.000 35.000 43.000 22.500
1996 39.750 21.300 17.900 56.200
Es decir, el campo Año de la tabla fuente, aparece como campo de fila en la tabla
dinámica, el campo Región aparece como campo de columna, y los elementos (valores)
de los campos fuente Año y Región se convierten en rótulos de filas y de columnas,
respectivamente (aparece una fila para cada valor de Año y una columna para cada valor
de Región).
De lo anterior se deduce el enorme interés que las tablas dinámicas tienen para el
análisis de bases de datos (denominadas en Excel como listas), como se verá a
continuación, mediante un sencillo ejemplo.
Tablas dinámicas. Microsoft Excel 97
Para crear una tabla dinámica se usará el Asistente para tablas dinámicas: un
conjunto interactivo de cuadros de diálogo que permiten elegir los datos fuente y la
distribución de la tabla dinámica. Como ejemplo de su utilización se aplicará al
siguiente conjunto de datos:
En el paso 1 del asistente para tablas dinámicas, se debe indicar el tipo de datos
fuente que se desea utilizar. Se puede escoger entre las opciones que aparecen en la
siguiente lista:
Opción Descripción
Lista o base de datos de Crea un resumen de datos de una lista con múltiples
Microsoft Excel columnas creada con Excel. Las columnas deben
tener rótulos.
Fuente de datos externa Crea una consulta y un resumen de datos a partir de
un archivo o una tabla creada con una aplicación
externa, como Access, FoxPro, dBASE, etc.
Rangos de consolidación Combina y resume datos de múltiples rangos de
múltiples hojas de cálculo creadas con Excel, y que tienen
tanto rótulos de fila como de columna.
Otra tabla dinámica Utiliza datos de otra tabla dinámica existente en el
mismo libro de trabajo.
Tablas dinámicas. Microsoft Excel 97
Para cambiar la función que se utiliza para realizar el cómputo de los datos
resumidos (que aparecen en el área de datos), basta con hacer doble clic sobre el nombre
del campo y aparecerá una lista con las funciones disponibles.
Con los datos del ejemplo se obtendrá una tabla dinámica como la siguiente:
Tablas dinámicas. Microsoft Excel 97
a
b
Pulsando sobre las celdas que contienen los títulos de los datos (b) y arrastrando
en distintas direcciones se puede variar la manera de presentar los datos. Algunos
ejemplos:
Tablas dinámicas. Microsoft Excel 97
8.1.COMENTARIOS
Los comentarios son textos o grabaciones de voz que pueden asociarse a una
celda de la hoja de cálculo. Son muy útiles porque permiten agregar explicaciones
adicionales o mensajes explicativos relativos al modelo en general o a alguna formula
más o menos compleja. Siga los pasos que se indican a continuación para agregar y ver
u oír los comentarios asociados a celdas.
Aparece al principio
nuestro nombre
3. Cuando terminamos de insertar texto, pulsamos con el ratón fuera del cuadro.
Una vez insertado el comentario, la celda quedará marcada con un triángulo rojo
en su esquina superior derecha (a) y cada vez que pasemos el puntero del ratón por
encima de la celda, aparecerá el Comentario (b):
Técnicas para mejorar la productividad. Microsoft Excel 97
8.2.AUDITORIA
Para detectar y solucionar problemas, Excel pone a disposición del usuario una
serie de herramientas que pueden utilizarse conjunta o separadamente, dichas
herramientas son:
a b c d e f g h
8.2.1.Rastrear niveles
Esta herramienta nos permite averiguar las dependencias de datos que existen
entre las celdas.
Técnicas para mejorar la productividad. Microsoft Excel 97
a. Rastrear precedente. Muestra mediante flechas las celdas y rangos de las que
depende la celda actual. Cada vez que pulsemos este botón nos aparecerá un
nivel más de precedencia.
b. Quitar un nivel de precedencia. Elimina las flechas del último nivel de
precedencia de la celda actual.
c. Rastrear dependientes. Muestra mediante flechas las celdas que son
dependientes de la celda actual. Cada vez que pulsemos este botón nos
aparecerá un nivel más de dependientes.
d. Quitar un nivel de dependientes. Elimina las flechas del último nivel de
dependencias de la celda actual.
e. Elimina todas las flechas que haya en pantalla.
Precedentes
Dependientes
=C3/5
8.2.2.Comentarios
8.2.3.Validación
La validez de datos se refiere a que el valor que contenga la celda cumpla las
restricciones que le hayamos fijado. Estas restricciones pueden ser tales como obligar a
que el valor sea un número entero que esté dentro de un rango, contenga un texto con
una longitud fija, etc.
En donde:
a. Se selecciona el tipo de dato que debe ocupar la celda. Puede ser: Cualquier
tipo, Número entero, Hora, Fecha, etc.
b. Se selecciona que tipo de restricción debe cumplir el valor del dato de la
celda. Puede obligarse a que el valor esté dentro de un rango o fuera de él,
que tenga una longitud fija, etc.
c. Se establecen los valores de la restricción (b).
También podemos hacer que aparezca una ventana de error cuando introducimos
un valor no válido en una celda donde se han definido restricciones. Para ello nos
vamos a la carpeta Mensaje de error en la ventana Validación de datos. Aquí
introduciremos el título de la ventana de error y el mensaje que nos mostrará.
Técnicas para mejorar la productividad. Microsoft Excel 97
8.3.ESQUEMAS
Aunque los esquemas aparecieron por vez primera en la versión 3.0 de Excel,
pocos son los usuarios que se atreven con ellos. Sin embargo son una opción de gran
utilidad para manejar hojas grandes y visualizar sólo los datos que interesan. Además,
como comprobaremos después de haber leído esta sección, son realmente fáciles de
aplicar.
8.3.1.Crear un esquema
3. Agrupar las filas. El procedimiento para agrupar las filas es idéntico al de las
columnas. Seleccionaremos las filas 2:4. Iremos al menú Datos, Agrupar
y esquema, y seleccionaremos la opción Agrupar.
4. Terminar de agrupar filas. Primero agruparemos las filas 8:9 y luego las filas
2:9.
8.3.2.Eliminar un esquema
8.3.3.Esquemas automáticos
8.4.VINCULOS
Los vínculos son enlaces o punteros que permiten relacionar datos de diferentes
libros. En concreto se traduce a la posibilidad de que una fórmula en una hoja haga
referencia a una celda situada en otro libro. Cuando se trabaja con vínculos se utilizan
las siguientes expresiones:
Para ver el funcionamiento de los vínculos vamos a ver un ejemplo. Tenemos tres
Libros (Libro1, Libro2 y Libro3) y vamos a definir en la celda A1 del Libro1 la
suma de la celda B2 del Libro2 y la celda C2 del Libro3. Los pasos a seguir son:
Los vínculos son útiles cuando se desea tomar datos procedentes de distintos
libros. En el ejemplo anterior, cada libro fuente puede ser responsabilidad de un
departamento diferente en una empresa, y el director puede reunir la información que
desea analizar estableciendo vínculos a distintos libros. Cada vez que un departamento
modifique sus datos, la hoja del director reflejará inmediatamente los cambios.
Técnicas para mejorar la productividad. Microsoft Excel 97
8.4.1.Referencias externas
C:\EXCEL5\MODELOS\[GF32.XLS]SUR!$C$6
Como regla general, se debe grabar los libros fuente antes de grabar en disco el
libro dependiente. Esto asegura que las fórmulas de referencia externa contenidas en el
libro dependiente contienen los nombres de las hojas fuente.
Si en algún momento cambia el nombre de una hoja o libro que sea fuente de otro,
si el libro dependiente está abierto, los vínculos se actualizan automáticamente, en caso
contrario deberá cambiar manualmente los vínculos yendo al menú Edición y
seleccionando Vínculos. Aparecerá la siguiente ventana:
Donde aparece una lista con los archivos de los libros fuente. Si pulsamos en
Cambiar origen podemos asignar el nuevo fichero fuente.
9
Análisis de datos
9.1.ESCENARIOS
1. Celdas cambiantes. Son las celdas en las cuales se van a introducir datos (que
se van a modificar) y no deben contener fórmulas.
2. Celdas resultantes. Son las celdas donde se ve el resultado. Deben ser celdas
que contengan fórmulas o que dependan de las celdas cambiantes.
9.2.CREACIÓN DE UN ESCENARIO
En donde:
Aparece una lista con todos los escenarios creados (los ocultos no aparecen, si
se activó la protección).
Celdas cambiantes. Las celdas en las que van a introducir datos.
Comentario. Explicación de lo que hace un escenario; si no se introduce
nada, Excel de forma automática, coloca el nombre que figure como usuario y
la fecha en que fue creado o modificado.
Mostrar. Presenta los resultados del escenario seleccionado sobre la hoja de
cálculo y se actualizan.
Agregar. Agrega un escenario.
Eliminar. Elimina el escenario sobre el que se está posicionado.
Modificar. Sirve para realizar cambios en un escenario, siempre que la
protección no esté activada.
Combinar. Combina los escenarios de las hojas de cálculo seleccionadas en
cualquier libro de trabajo abierto.
Resumen. Crea un resumen o una tabla dinámica en una hoja en blanco con
los escenarios definidos.
En este cuadro de diálogo se llevan a cabo todas las operaciones que se realizan
con escenarios.
En donde:
Evitar cambios.
Ocultar.
9.2.2.Mostrar
9.2.4.Tablas dinámicas
a b
Se define una tabla de datos como un rango de celdas que muestra los resultados
de sustituir diferentes valores en una fórmula. En las tablas de una variable se
introducen diferentes valores (fila o columna) y se ve el resultado en una fórmula. Para
tablas de dos variables, se introducen valores (fila y columna) para las dos variables y se
ve el resultado en una fórmula. Para utilizar una tabla de datos con una sola variable, los
pasos a seguir son:
1. Se crea una columna o fila con los valores de la variable (b) que serán
sustituidos en la fórmula. Y en la celda siguiente, en la parte superior, se
coloca la fórmula que va ser sustituida (a).
Para el análisis con una variable, se le indica el dato que va a ser utilizado para la
realización del cálculo. Al pulsar Aceptar aparecerán los datos con los nuevos valores
debajo de la fórmula y al lado de su correspondiente parámetro. En este ejemplo, el dato
variable es la tasa de interés y está en la celda B7. Se indicaría como Celda de
entrada (columna) (b) B7. El resultado sería:
En el análisis con dos variables, los pasos son semejantes a los de una variable,
con la diferencia de que la fórmula está en la intersección de la fila con la columna. En
el siguiente ejemplo, los datos variables son el precio de venta, que está en la celda B5,
y la tasa de interés que está en la celda B7. Se indicaría en Celda de entrada
(fila) (a) B5 y Celda de entrada (columna) (b) B7 en la ventana Tabla.
Analisis de datos. Microsoft Excel 97
9.4.BUSCAR OBJETIVO
a
b
En donde:
Impresión
Cuando se desea imprimir una parte de la hoja de cálculo, hay que establecer un
área de impresión, es decir, el rango de celdas que queremos imprimir. Para ello:
10.2.PRESENTACIÓN PRELIMINAR
Se podrá realizar una visualización de las páginas que se van a imprimir, con el fin
de comprobar la disposición que tendrá en la hoja impresa. Para ello:
a b c d e f g h
En donde:
En donde:
En donde:
10.5.CONFIGURAR PÁGINA
En donde:
10.6.CONFIGURAR HOJA
En donde:
10.7.IMPRESIÓN
Para realizar una impresión, en la que se desea hacer algún ajuste, como puede
ser el número de copias. Ir al menú Archivo, seleccionar Imprimir, aparece
el siguiente cuadro de diálogo:
Impresión. Microsoft Excel 97
b d
En donde:
a. Se selecciona la impresora.
b. Intervalo de páginas. Da las siguientes opciones:
Todas. Imprime todas las hojas.
Páginas. Imprime una página determinada.
c. Imprimir. Permite seleccionar la parte del libro que se desea imprimir:
Selección. Imprime lo que se ha seleccionado.
Hoja activa. Imprime la hoja activa
Todo el libro. Imprime todo el libro de trabajo.
d. Determina el número de copias.