Gua de Access

1. BASE DE DATOS 1.1 1.2 1.3 1.4 Tablas Consultas Formularios Informes

Beatriz Mialdea Gonzlez Sara Rodrguez Marn

1. Base de datos
Es un conjunto de datos relacionados que se almacenan de forma que se pueda acceder a ellos de manera sencilla, con la posibilidad de efectuar consultas, ordenaciones en base a diferentes criterios, imprimir informes, etc. El objetivo principal de una base de datos es unificar toda la informacin del sistema para evitar redundancias, sin perder las distintas perspectivas, que de la misma tienen los usuarios, Los datos se organizan y se mantienen en un conjunto estructurado que no est diseado para una aplicacin concreta, sino que tiende a satisfacer las necesidades de informacin de toda la organizacin.

Una vez en la pgina principal de Microsoft Access pulsamos en Base de datos en blanco y en el botn crear.

Y a partir de aqu metemos los datos.

1.1 Tablas
Una tabla es una unidad bsica de almacenamiento de datos en una base de datos relacional que contiene una determinada categora de datos, como por ejemplo, datos de personas. Las tablas organizan datos en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). Cada campo contiene una parte de la informacin correspondiente a cada persona. Cada registro contiene toda la informacin correspondiente a esa persona; el nombre, apellidos, telfono fijo, su direccin, etc.

La tabla contiene todos los datos de manera ordenados, y a partir de ah podemos realizar, entre otras cosas, consultas. Si pulsamos en Vista Diseo, aparece de la siguiente manera:

1.2

Consultas

Esta utilidad permite seleccionar todos los registros de una base de datos que cumplan las condiciones de las preguntas que se formulen. Microsoft Access recopila de una o varias tablas los datos que corresponden a la pregunta formulada. Cada vez que se ejecute la consulta, se obtendr en la hoja de respuestas la informacin actualizada, o bien realizar alguna accin en ella, como eliminar o actualizar datos.

Una vez insertados los campos que queremos que determinen la consulta, la guardamos y nos saldr en Todas las tablas a la izquierda.

Podemos exportar una consulta de Access a Word, de la siguiente manera: -Pulsamos en una consulta, la opcin Datos externos- Exportar- Word

1.3

Formularios

Los formularios son muy tiles a la hora de introducir o mostrar los datos de un registro determinado. Un formulario se puede usar para ver y editar informacin en la base de datos, registro a registro pudindose crear un formulario colorido y distinto, pues se tiene control sobre el tamao y la presentacin de todo el formulario. Para empezar, nos metemos en la base de datos donde aparecen todos los registros, en los que podemos seleccionar, por ejemplo que nos muestre los que vivan en Alcobendas. Al principio nos salen todos los registros y tenemos que pulsar en el botn sin filtrar.

Una vez pulsado nos saldrn los registros que tenga como caracterstica lo que hayamos seleccionado; en este caso, que vivan en Alcobendas. Y salen 2 de 16.

Al hacer un formulario, puedes cambiarle la estructura, para ello tienes que pulsar en todas las tablas y una de ellas darle con el botn derecho a la opcin Vista Diseo y aparecer la imagen que sale a continuacin:

Y a partir de aqu podemos colocar la estructura de los datos de cada registro de la manera que queramos

1.2

Informes

Un informe se utiliza para presentar en una hoja impresa los datos relativos a un conjunto de registros. Es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Como tiene control sobre el tamao y el aspecto de todos sus elementos, puede presentar la informacin en la forma que se desee verla. Para hacer un informe, lo empezamos hacindolo con ayuda de un asistente: -Pulsamos Crear y la opcin Asistentes para informes. Y sale la imagen que tenemos a continuacin:

Entonces pasamos todos los campos que queramos y vamos configurndolo, siguiendo cada uno de los pasos. Y a continuacin te salen los datos ordenados de la forma que, digamos, el asistente quiera.

Si deseas cambiar la estructura, pulsas en Vista Diseo y lo pones a tu gusto.