Recopilacin de Access

Una base de datos es una aplicacin que permite organizar diferentes tipos de informacin. Access es un gestor de base de datos, las partes ms importantes de la base de datos Access son: tablas, consultas, formularios e informes.

1. Tablas.
Cmo crear una tabla a partir de una base de datos. Pasos: 1. Abrimos un documento Access y hacemos clic en Crear/Tabla. 2. Para poner el nombre de la tabla, iremos a Herramientas de tabla /Hoja de datos/Vistas/Ver/Vista diseo. Nos dar la opcin de guardar. 3. Aadiremos el nombre de los campos, despus en Tipo de datos aadiremos una descripcin sobre cada uno de ellos. Los tipos de datos pueden ser: Texto, Memo, Nmero, Fecha/Hora, Moneda, Autonumrico, S/No, Objetivo OLE, Hipervnculo, Datos adjuntos y Asistente para bsquedas

4. Para convertir un campo en campo clave (es aquel que debe identificar cada uno de los elementos de la tabla de una forma nica) haremos clic en: Herramientas de tabla/Diseo/Herramientas/Clave principal.

1.2.

Creacin de tablas usando el asistente.

Hay cinco tipos de tablas que podemos crear:

Procedimiento para crear una tabla usando el asistente: A) Elegimos Crear/Tablas/ Plantillas de tabla y seleccionamos la deseada. B) La tabla ser creada con el formato Predefinido. C) Elegimos Inicio/Vistas/Vista de diseo; en la ventana Guardar como, escribimos el nombre deseado y pulsamos Aceptar. D) En formato Vista diseo, aadimos o borramos los campos a nuestro antojo.

2. Consultas.
Las consultas son aquellas que permiten elegir varios campos a los que podemos poner condiciones, en una o varias tablas o consultas de una base de datos. Procedimiento para crear una consulta: 1. Crear/Otros/Diseo de consulta. 2. Agregar la tabla. 3. Seleccionamos los campos sobre los que vamos a trabajar. 4. Si lo deseamos rellenamos los apartados Orden, Mostrar y Criterios. 5. Cerramos la consulta y la guardamos con el nombre deseado. Para eliminar una consulta, elegimos: Inicio/Registros/Eliminar. (Este es uno de los mtodos para eliminar una consulta, hay varios).

2.1. Criterios para consultas.

Los criterios son condiciones que limitan la bsqueda de los datos de la tabla. Pueden ser: Operadores: Aritmticos; Comparativos; Lgicos. Criterios: Numricos; Caracteres; Fecha/Hora.

Para especificar el criterio rellenamos el apartado Criterios en el Campo que deseemos.

2.2.Tipos de consultas.
Hay varios tipos de consultas: De seleccin. De creacin de tabla. De eliminacin. De datos anexados. De actualizacin.

2.3. Paso a Word y Excel.

Podemos pasar tablas y consultas. Los pasos a seguir son los siguientes: a) Abrimos una base de datos. b) Seleccionamos la tabla o consulta que queramos integrar en Word o Excel. c) Datos externos/Exportar, podemos seleccionar: - Exportar a una hoja de clculo de Excel. - Combinar con Microsoft Office Word. - Exportar a un archivo de texto. Adems de exportar las tabas y consultas a un documento de Word o de Excel podemos exportar los datos a todos los formatos indicados en la imagen de la derecha seleccionando Datos externos/Exportar/ms.

Exportacin a Word:

Exportacin a Excel:

3. Formularios
Presenta los registros de una tabla de forma prctica y elegante. Emplean una nica ventana para presentar los campos de un registro. Tambin podemos modificar el contenido de un campo de un registro, escribimos la informacin deseada en el Cuadro de texto o lo elegimos en el Cuadro combinado. El gestor se encarga de guardarlo.

3.1. Bsqueda
Hacemos clic en Inicio/Buscar/Buscar y rellenamos los campos de la ventana. Hay cuatro tipos de bsqueda: 3. 4. 5. 6. Buscar: La informacin que vamos a buscar. Buscar en: Permite realizar la bsqueda en el formulario o en la tabla/consulta asociada al formulario. Coincidir: Indica que tipo de bsqueda vamos a realizar (cualquier parte del campo, hacer coincidir todo el campo y comienzo del campo.) Buscar: Definimos la direccin de la bsqueda (todos, arriba o abajo).

3.2. Filtros
Permiten seleccionar aquellos registros que cumplen una propiedad. Tipos de filtros: 1. Filtro por formulario: Aparece un formulario en blanco y rellenamos cada uno de los campos con aquellos criterios que nos interesen. 2. Filtro avanzado/Ordenar : Aparece una ventana sobre la que definimos el filtro como queramos.