Anda di halaman 1dari 18

STRATEGI PERUBAHAN PROSES PENGADAAN MENJADI e-PROCUREMENT

Author :

Ir. Adhi Pramono


Perekayasa Madya

I. PENDAHULUAN

Business process pengadaan barang/jasa harus mengikuti ketentuan yang diatur dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Pada dasarnya pengadaan barang/jasa harus dilaksanakan sesuai dengan prinsip-prinsip efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel. Melalui penerapan teknologi informasi, prinsip-prinsip pengadaan tersebut dapat diimplementasikan dengan baik. Paling tidak, kemungkinan kesalahan prosedur, baik yang disengaja maupun tidak, akan berkurang berkat pemanfaatan teknologi informasi. Salah satu penerapan teknologi informasi dalam bidang pengadaan barang/jasa adalah e-procurement. Aplikasi e-procurement yang sangat populer digunakan di instansi pemerintah adalah SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik). Sebenarnya e-procurement merupakan salah satu inisiatif e-government untuk pelayanan administratif publik. e-Procurement ini memiliki karakteristik yang melibatkan banyak pihak, seperti lembaga pemerintah, panitia pengadaan/Unit Layanan Pengadaan (ULP), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), penyedia barang/jasa, layanan perpajakan dan bank. Banyaknya pihak yang terlibat dalam proses e-procurement menunjukkan bahwa e-procurement bersifat lintas sektor dan membutuhkan koordinasi antar sektor, diantaranya sektor pemerintah, swasta, perpajakan dan perbankan. Penerapan e-procurement memberikan banyak manfaat, diantaranya efisiensi biaya dan waktu serta adanya rasa aman dan nyaman. Proses e-procurement yang terbuka akan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, sehingga mendorong terciptanya persaingan yang sehat, adil dan non diskriminatif antar para penyedia barang/jasa sebagai pelaku usaha.

1 / 18

Banyaknya manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan e-procurement tidak berarti bahwa implementasi e-procurement tidak menghadapi kendala. Menerapkan e-procurement berarti melakukan perubahan dari proses pengadaan manual menjadi elektronik/otomatis. Perubahan proses inilah yang kemudian menimbulkan beberapa kendala. Pada sisi proses pengadaan akan terjadi perubahan infrastruktur dan proses administrasi. Sedangkan pada sisi pelaku pengadaan juga terjadi perubahan berupa perubahan budaya kerja, sikap dan perilaku, karena e-procurement membutuhkan kedisiplinan dan dapat menimbulkan kedisiplinan para penggunanya. Untuk mengatasi kendala-kendala ini diperlukan strategi yang tepat agar e-procurement dapat dimanfaatkan dan bermanfaat sebagai mesin penggerak proses pengadaan barang/jasa sesuai dengan business process yang telah diatur dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

2 / 18

II. e-PROCUREMENT DAN KEUNTUNGANNYA

Semua organisasi pasti melakukan kegiatan pengadaan barang/jasa, dan oleh karena itu pasti memerlukan proses pengadaan. Jadi, e-procurement merupakan inisiatif yang dibutuhkan di seluruh komponen organisasi. Apa itu e-procurement ? e-Procurement merupakan proses pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan secara elektronik melalui internet. Aplikasi e-procurement yang sudah banyak diterapkan di instansi pemerintah adalah SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) yang dikembangkan oleh LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah). Implementasi e-procurement mampu mendukung interoperabilitas dan jaminan keamanan data serta meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, sehingga proses pengadaan barang/jasa akan menjadi sangat terbuka dan mendorong terjadinya persaingan sehat yang adil dan non diskriminatif antar pelaku usaha, yang pada akhirnya akan mewujudkan efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah.

Pengadaan barang/jasa

+
Internet

e-Procurement

Gambar 1 : e-Procurement.

Aplikasi e-procurement SPSE merupakan aplikasi bebas lisensi (free license), karena menggunakan sistem operasi Linux dengan bahasa pemrograman menggunakan bahasa Java dan database-nya menggunakan PostgreSQL. Aplikasi e-procurement SPSE memiliki spesifikasi teknis sebagai berikut :
Hardware Hardisk space Memory Java runtime Database Web server Java container SMTP server Server berbasis Unix atau Linux Minimal 200 GB (tidak termasuk untuk sistem operasi) Minimal 1 GB JRE1.6+ (java.sun.com) PostgreSQL 8.2+ (www.postgresql.org) Apache 2 (httpd.apache.org) Tomcat 6.0+ (tomcat.apache.org) Unix/Linux based
3 / 18

Adapun arsitektur sistem aplikasi e-procurement SPSE secara logic dapat digambarkan seperti di bawah ini.
Firewall SMTP Server

Apache 2 Web Server Tomcat 6 Dynamic Content JDK 1.6 Database Server (PostgreSQL)
Datab ase Server

Apache 2 Static Content

Application Server

Gambar 2 : Arsitektur aplikasi e-procurement SPSE secara logic.

Pelaksanaan e-procurement bersifat lintas sektor, sehingga melibatkan banyak pihak dan membutuhkan koordinasi antar sektor. Pengembangan dan pemeliharaan aplikasi e-procurement dilakukan oleh LKPP, sedangkan pengoperasian dan pelayanan pengguna e-procurement dilakukan oleh masing-masing LPSE instansi yang bersangkutan. LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) merupakan unit yang berfungsi menyediakan dan memelihara infrastruktur serta mengoperasikan aplikasi e-procurement agar pelayanan pengadaan secara elektronik selalu siap digunakan oleh para penggunanya. ULP (Unit Layanan Pengadaan) dan penyedia barang/jasa merupakan pengguna utama e-procurement. Agar dapat mengakses e-procurement, ULP dan penyedia barang/jasa harus memiliki User ID dan password yang diperoleh melalui LPSE. Sedangkan masyarakat umum dapat memantau pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa pemerintah melalui e-procurement tanpa harus melakukan login. Tata kelola hubungan antara LPSE, ULP, penyedia barang/jasa, masyarakat umum dan aparat pengawasan adalah seperti di bawah ini. Masyarakat umum
In form asi lelang D ata lelan g

UNIT LPSE Aplikasi e-procurement SPSE


In form asi lelang

D ata pen awaran D ata lelan g

ULP
D ata penawaran

Penyedia barang/jasa

Audit

Aparat Pengawasan
Gambar 3 : Tata kelola e-procurement.
4 / 18

Apa keuntungan e-procurement ? Penggunaan 1). e-procurement memberikan banyak keuntungan bagi para

penggunanya, antara lain : Memperkecil kesalahan prosedur, karena proses pengadaan mengikuti ketentuan yang diatur secara elektronik/otomatis dengan mengedepankan transparansi dan akuntabilitas. 2). 3). 4). 5). 6). 7). 8). 9). 10). Menimbulkan budaya disiplin pada para penggunanya, karena semua pihak yang terlibat harus selalu mengikuti tenggat waktu yang telah ditetapkan. Meningkatkan kompetensi para pelaku usaha, untuk terus berusaha memperbaiki diri agar dapat memperbesar kemungkinan memenangkan pelelangan. Mengurangi frekuensi tatap muka antar pengguna, karena semua informasi telah tersedia dalam sistem. Mendapatkan harga barang/jasa yang lebih ekonomis, karena harga lebih kompetitif. Mengurangi waktu proses pengadaan, karena proses pengadaan harus dilaksanakan sesuai waktu yang telah ditetapkan dalam sistem. Mengurangi biaya administrasi, karena berkurangnya pekerjaan manual dan berkurangnya kebutuhan kertas. Adanya pencatatan aktivitas pengguna yang dilakukan oleh sistem secara otomatis, sehingga informasi pengadaan dapat diketahui dengan mudah. Dapat digunakan sebagai sarana untuk monitoring dan evaluasi (monev) atas indikator kinerja pengadaan barang/jasa pemerintah. Meningkatkan kapasitas dan kemampuan SDM (Sumber Daya Manusia) dalam pengelolaan sistem teknologi informasi. Keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan e-procurement tersebut menunjukkan bahwa penggunaan e-procurement dapat memberikan rasa aman dan nyaman bagi para penggunanya. Rasa aman karena e-procurement membantu mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan prosedur, baik yang disengaja maupun tidak disengaja. Kenyamanan diperoleh dari menurunnya jumlah sanggahan/pengaduan sejak digunakannya e-procurement, karena lebih transparan dan akuntabel. Pemanfaatan e-procurement juga menunjukkan bahwa teknologi informasi dapat berkontribusi pada pembenahan berbagai permasalahan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah. Adapun visi e-procurement adalah mampu melakukan : 1). 2). 3). 4). 5). Seleksi lebih baik, sehingga harga dan spesifikasi teknis lebih baik. Membeli lebih baik, karena terjadi persaingan sehat. Bertanggungjawab lebih baik, karena integritas dapat terpelihara. Proses lebih baik, karena dilakukan secara online/real time sehingga lebih cepat. Keputusan lebih baik, karena SDM lebih profesional.
5 / 18

Beberapa prasyarat yang harus dilakukan agar e-procurement dapat diterapkan dengan baik adalah : 1). 2). SDM harus memahami kerja jaringan komputer, tidak hanya keterampilan menggunakan komputer dan internet. Tata kerja harus secara elektronik, karena masih banyak dijumpai instansi yang memiliki komputer canggih tetapi tata kerjanya masih berbudaya tradisional/manual, misalnya masih menggunakan kertas (hardcopy) dan masih mengharuskan tandatangan fisik. 3). 4). 5). Spesifikasi teknis barang/jasa harus menggunakan standar global, termasuk juga pengangkutan, pembayaran, asuransi, pengepakan dan persyaratan lainnya. Sistem software dan hardware harus terintegrasi dan user friendly, untuk lebih memperlancar proses e-procurement. Organisasi harus melakukan perubahan budaya kerja, yaitu segala perubahan akibat dari adanya perubahan cara kerja dari manual menjadi elektronik/otomatis.

6 / 18

III. PERUBAHAN PROSES PENGADAAN

Proses pengadaan barang/jasa pemerintah mengikuti business process yang diatur dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Bagaimana business process pengadaan barang/jasa ? Pihak yang sangat berperan dalam pengadaan barang/jasa pemerintah adalah PPK, ULP dan penyedia barang/jasa. PPK bertugas menentukan estimasi harga, spesifikasi teknis dan rancangan kontrak pengadaan barang/jasa. ULP berfungsi melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa atau proses pelelangan. Sedangkan penyedia barang/jasa yang telah ditunjuk sebagai pemenang pelelangan harus melaksanakan pengadaan barang/jasa sesuai ketentuan kontrak yang ditandatangani oleh PPK dan penyedia barang/jasa. Business process pengadaan barang/jasa tersebut secara garis besar dapat digambarkan seperti di bawah ini.

PPK

ULP

PPK

Penyedia barang/jasa
M elaksanakan pengadaan barang/jasa sesuai kontrak

M enyiapkan : - Estimasi harga - Spesifikasi teknis - Rancangan kontrak

M elakukan proses pemilihan penyedia barang/jasa - Pelelangan - Seleksi

M embuat kontrak pengadaan barang/jasa

Gambar 4 : Business process pengadaan barang/jasa.

Prinsip pengadaan barang/jasa pemerintah adalah efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel. Pengadaan barang/jasa dengan prinsip ini dapat diimplementasikan dengan mudah dengan bantuan teknologi informasi berupa e-procurement. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 juga sudah mengatur mengenai e-procurement yang tertuang dalam Bab XIII Pasal 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, dan Bab XVIII Pasal 131. Bahkan pada Pasal 131 tersebut, Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 telah menganjurkan instansi pemerintah untuk menggunakan e-procurement sejak Agustus 2010, dan mewajibkan instansi pemerintah untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik (e-procurement) mulai tahun 2012.
7 / 18

Perubahan apa yang terjadi ? Beralih dari pengadaan manual menjadi e-procurement menimbulkan beberapa perubahan, meliputi perubahan proses administrasi, pendaftaran penyedia barang/jasa dan penyampaian dokumen penawaran. Proses administrasi dalam e-procurement menjadi sangat mudah dan sederhana, karena tidak perlu lagi membuat pengumuman lelang, berita acara penjelasan lelang dan berita acara pembukaan penawaran, serta tidak perlu menggandakan dokumen lelang. Penggandaan dokumen lelang sudah tidak diperlukan, tetapi cukup dengan meng-uploadnya ke dalam aplikasi e-procurement, selanjutnya masing-masing penyedia barang/jasa peserta lelang dapat men-download dokumen lelang tersebut melalui website LPSE. Pembuatan pengumuman lelang juga menjadi mudah, yakni cukup dengan mengentry data lelang ke dalam aplikasi e-procurement, selanjutnya para penyedia barang/jasa dan masyarakat umum dapat mengaksesnya melalui website LPSE. Proses penjelasan lelang dilakukan dengan cara chatting antara ULP dan penyedia barang/jasa peserta lelang, sehingga berita acara penjelasan lelang tidak perlu dibuat karena informasi hasil penjelasan sudah tercatat dan disimpan secara otomatis dalam aplikasi e-procurement. Berita acara pembukaan penawaran juga tidak perlu dibuat, tetapi cukup dengan meng-entry data penawaran ke dalam aplikasi e-procurement, maka penyedia barang/jasa peserta lelang dan masyarakat umum dapat melihatnya melalui website LPSE. Melaksanakan pelelangan melalui e-procurement sangat memudahkan penyedia barang/jasa untuk mendaftar sebagai peserta lelang. Pendaftaran cukup dilakukan satu kali saja, yaitu pendaftaran sebagai pengguna LPSE. Penyedia barang/jasa cukup melengkapi persyaratan dan kemudian dilakukan verifikasi untuk menguji/memeriksa mengenai kebenaran/keaslian dokumen perusahaan yang disampaikan. Penyedia barang/jasa yang telah dinyatakan memenuhi persyaratan akan memperoleh User ID dan Password untuk login ke dalam aplikasi e-procurement, dan dapat mendaftar sebagai peserta lelang kapanpun dan dimanapun berada. Melalui e-procurement, penyampaian dokumen penawaran dilakukan dengan meng-upload dokumen penawaran melalui website LPSE dan tidak perlu datang langsung ke ULP. Keamanan data penawaran bisa dijamin, karena sebelum di-upload, dokumen penawaran harus dienkripsi terlebih dahulu menggunakan APENDO (Aplikasi Pengamanan Dokumen) yang khusus dibuat untuk kebutuhan e-procurement.
8 / 18

Perubahan-perubahan yang terjadi pada proses administrasi, pendaftaran penyedia barang/jasa dan penyampaian dokumen penawaran di atas menunjukkan bahwa proses pengadaan barang/jasa melalui e-procurement dapat mengurangi kebutuhan kertas. Sekurang-kurangnya ada 8 tahap e-procurement yang sama sekali tidak memerlukan kertas (paperless), seperti tampak pada gambar di bawah ini.

LPSE ULP

Penyedia barang/jasa

Pengumuman lelang

Pendaftaran peserta lelang

Dokumen lelang

Penjelasan lelang

Tanggapan/pertanyaan mengenai ketentuan Dokumen lelang

Pembukaan penawaran Evaluasi penawaran

Dokumen penawaran

Pengumuman pemenang

Sanggahan (jika ada)

Gambar 5 : Proses e-procurement yang tidak memerlukan hard copy (paperless).

9 / 18

Perbandingan antara proses pengadaan secara manual dan e-procurement dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 URAIAN Proses administrasi Pendaftaran penyedia barang/jasa Penyampaian dokumen penawaran Tatap muka Kerahasiaan peserta lelang Transparansi Persaingan usaha Peluang KKN Panitia Pengadaan / ULP MANUAL Sulit / berbelit-belit Berulang-ulang Datang langsung Sering Tidak terjamin Rendah Relatif tertutup Terbuka Susah tidur e-PROCUREMENT Mudah / sederhana Satu kali saja Melalui internet Hampir tidak ada (faceless) Terjamin Tinggi Terbuka Tertutup Tidur nyenyak

Untuk dapat beroperasi dengan normal, e-procurement membutuhkan infrastruktur yang memadai, meliputi perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan sarana fisik lainnya. Dari sisi perangkat keras, e-procurement membutuhkan server dan komputer desktop. Dari sisi piranti lunak, aplikasi e-procurement SPSE telah disediakan oleh LKPP. Sedangkan dari sisi jaringan komunikasi, diperlukan jaringan komunikasi dengan bandwidth yang memadai untuk menghubungkan masing-masing komputer dengan server. Selain infrastruktur yang terkait dengan teknologi informasi, juga diperlukan sarana fisik lainnya seperti ruang training, ruang bidding, ruang verifikasi, ruang helpdesk dan ruang server beserta perabot dan peralatan penunjangnya, agar kegiatan LPSE dalam mengelola aplikasi e-procurement dapat berjalan dengan lancar.

10 / 18

IV. PERUBAHAN BUDAYA KERJA

Budaya adalah suatu kebiasaan, sehingga budaya kerja merupakan kebiasaan yang berlaku pada sebuah kegiatan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Dapat juga dikatakan bahwa budaya kerja adalah suatu falsafah yang didasari oleh pandangan hidup sebagai nilai-nilai yang menjadi sifat, kebiasaan dan kekuatan pendorong, membudaya dalam organisasi, kemudian tercermin dari sikap menjadi perilaku, kepercayaan, cita-cita, pendapat dan tindakan yang terwujud sebagai kerja. Bagi para pelaku/pengguna teknologi, budaya kerja sering dianggap tidak berkaitan langsung dengan kegiatan pekerjaannya. Hal ini menunjukkan pemahaman yang keliru. Permasalahan budaya kerja seharusnya menjadi perhatian seluruh jajaran organisasi, karena budaya kerja yang ada dalam organisasi akan membentuk perilaku individu yang berada di dalam organisasi. Melaksanakan program budaya kerja akan merubah sikap dan perilaku SDM untuk mencapai produktivitas kerja yang lebih tinggi dalam menghadapi tantangan masa depan. Keberhasilan pelaksanaan program budaya kerja antara lain dapat dilihat dari peningkatan tanggungjawab, peningkatan kedisiplinan dan kepatuhan pada aturan, terjalinnya komunikasi dan hubungan yang harmonis dengan semua tingkatan, peningkatan partisipasi dan kepedulian, peningkatan kesempatan untuk pemecahan masalah serta berkurangnya tingkat keluhan. Budaya kerja dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu : 1). Kepemimpinan (Leadership). Pemimpin harus bisa diteladani dan dipatuhi oleh anggota bawahannya. 2). Komunikasi. Proses komunikasi harus dilakukan secara rutin dan konsisten sehingga perbedaan kebiasaan antar individu dapat diperkecil atau dihilangkan. 3). Motivasi. Faktor motivasi ini merupakan daya penggerak yang menciptakan kegairahan/semangat kerja agar kerjasama dapat berjalan secara efektif dan terintegrasi.

11 / 18

Bagaimana budaya kerja pengadaan ? Pada prinsipnya pengadaan barang/jasa pemerintah memiliki budaya kerja sesuai yang telah ditetapkan dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Pada umumnya budaya kerja proses pengadaan barang/jasa pemerintah merupakan proses yang dilakukan secara manual, sebagaimana tampak pada tabel di bawah ini. Tahapan pengadaan
- Estimasi harga - Spesifikasi teknis - Rancangan kontrak - Jadwal lelang - Dokumen lelang Pengumuman lelang - Survei - Membuat - Menandatangani - Membuat - Menandatangani - Membuat - Menandatangani - Mengumumkan Mencatat - Tatap muka - Menjelaskan/menjawab - Mencatat - Menandatangani - Mengirim fax - Menyampul penawaran - Datang langsung ke ULP/lewat pos - Tatap muka - Membuka sampul penawaran - Mencatat - Menandatangani - Mengevaluasi administrasi, teknis, harga dan kualifikasi - Menandatangani - Memeriksa - Menetapkan - Menandatangani - Membuat - Menandatangani - Mengumumkan - Menerima dan menjawab sanggahan - Menandatangani - Membuat - Menandatangani - Membuat - Menandatangani

Kerja manual

PPK ULP (Unit Layanan Pengadaan) PPK

Pendaftaran peserta lelang Penjelasan lelang

Pemasukan penawaran (peserta lelang) Pembukaan penawaran

Evaluasi penawaran Penetapan pemenang lelang Pengumuman pemenang lelang Masa sanggah Penunjukan penyedia Kontrak

12 / 18

Pembuatan estimasi harga, spesifikasi teknis dan rancangan kontrak oleh PPK dilakukan secara manual dan ditandatangani secara manual juga. Pelelangan diawali dengan pembuatan jadwal dan dokumen lelang. ULP membuat jadwal dan dokumen lelang serta pengumuman lelang, dan manandatanganinya secara manual. Pengumuman lelang diumumkan melalui media cetak/elektronik/papan pengumuman resmi. Pendaftaran peserta lelang dilakukan dengan mencatat penyedia barang/jasa yang mendaftar sebagai peserta lelang. Penjelasan atas ketentuan yang tertuang dalam dokumen lelang dilakukan secara langsung dengan tatap muka antara ULP dan peserta lelang. ULP menjelaskan dan menjawab pertanyaan yang diajukan peserta lelang mengenai isi dokumen lelang dan mencatatnya. Tambahan ketentuan dokumen lelang dapat dikirimkan ke peserta lelang melalui fax. Pada tahap penjelasan sering terjadi perdebatan antara ULP dengan peserta lelang mengenai persepsi isi dokumen lelang. Peserta lelang harus membuat dokumen penawaran dan memasukkannya ke dalam sampul kertas yang disegel. Penyampaian dokumen penawaran dilakukan dengan datang langsung ke kantor ULP atau melalui jasa pos. Pembukaan dokumen penawaran merupakan tahap yang paling kritis, karena sering timbul protes dari peserta lelang yang menghadiri acara pembukaan. Proses pembukaan dilakukan secara langsung dengan tatap muka antara ULP dan peserta lelang. ULP membuka sampul penawaran, memeriksanya dan mencatat hasil pembukaan serta menandatangani berita acara pembukaan penawaran. Selanjutnya dokumen penawaran yang telah dibuka dievaluasi administrasi, teknis, harga dan kualifikasi oleh ULP. Berdasarkan hasil evaluasi, ULP menetapkan pemenang lelang dan membuat pengumuman pemenang lelang serta mengumumkannya ke semua peserta lelang. Peserta lelang yang merasa keberatan atas pengumuman pemenang lelang dapat mengajukan sanggahan, dan ULP wajib menjawab sanggahan tersebut. Segera setelah proses sanggah selesai, PPK menerbitkan surat penunjukan kepada pemenang lelang sebagai pelaksana pengadaan barang/jasa. PPK menuangkan semua ketentuan pelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam bentuk kontrak yang ditandatangani oleh PPK dan pemenang lelang sebagai pelaksana pengadaan barang/jasa. Uraian di atas menunjukkan bahwa budaya kerja pada proses pengadaan barang/jasa pemerintah adalah budaya manual, karena seluruh proses dikerjakan secara manual.

13 / 18

Apa dampak e-procurement ? Sebelum adanya e-procurement, budaya kerja pengadaan barang/jasa merupakan budaya manual. Seluruh proses pengadaan barang/jasa dilakukan secara manual. Setelah penerapan e-procurement, beberapa bagian proses pengadaan barang/jasa dapat dilakukan secara elektronik/otomatis melalui teknologi informasi. Hal ini menimbulkan perubahan cara kerja akibat dari berubahnya cara kerja manual menjadi elektronik/otomatis, antara lain :

Cara komunikasi beralih dari sistem konvensional menjadi online. Komunikasi konvensional meliputi tatap muka, surat-menyurat, telepon dan fax. Pada e-procurement, komunikasi dilakukan secara online, seperti e-mail, chatting atau pemberitahuan lewat website. Komunikasi online ini mengakibatkan frekuensi tatap muka antara ULP dan penyedia barang/jasa menjadi sangat jarang terjadi dan bahkan hampir tidak ada (faceless).

Penandatanganan dilakukan secara elektronik. Tandatangan fisik/konvensional digantikan dengan tandatangan maya/elektronik yang berupa User ID, Password atau Hash key. Tandatangan elektronik memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tandatangan konvensional berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

Penerapan/pemanfaatan teknologi informasi menjadi lebih dominan. Otomatisasi dalam e-procurement akan menghemat biaya bahan dan peralatan kerja serta mempercepat waktu proses pengadaan barang/jasa. Data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat, karena adanya database lelang dan database penyedia barang/jasa, sehingga pengambilan keputusan juga menjadi lebih cepat dan akurat. Proses pencatatan yang terjadi secara otomatis dan terintegrasi meningkatkan kecepatan dalam pembuatan laporan pengadaan barang/jasa.

Terjadi penataan peran dan tanggungjawab secara jelas. Untuk keperluan pelaksanaan e-procurement, dibentuk unit LPSE yang berperan menyediakan layanan infrastruktur untuk pelaksanaan pengadaan secara elektronik. Unit LPSE bertanggungjawab dalam kelancaran operasional infrastruktur e-procurement. Sedangkan proses pelelangan dilakukan oleh ULP yang terpisah dari unit LPSE. ULP bertanggungjawab dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa.

Memang teknologi informasi merupakan penyebab utama terjadinya perubahanperubahan dalam organisasi secara dramatik dan cepat.
14 / 18

Implementasi e-procurement memerlukan perubahan perilaku dan mental dari semua pihak yang terkait. Hadirnya teknologi informasi telah mengurangi kemungkinan adanya perilaku pengadaan yang menyimpang dari prosedur, dan ini seringkali menjadi salah satu faktor penyebab timbulnya penolakan/penentangan terhadap e-procurement. Teknologi dan peraturan pemerintah merupakan kekuatan pendorong terjadinya perubahan. Teknologi menyebabkan perubahan pada proses, metode dan infrastruktur pengadaan barang/jasa. Teknologi ini biasanya berupa implementasi suatu sistem pemrosesan informasi yang canggih. Peraturan pemerintah mengakibatkan perubahan prosedur kerja, standardisasi dan rancang ulang tugas pengadaan barang/jasa. Adanya perubahan-perubahan tersebut akan menimbulkan perubahan budaya kerja sehingga membutuhkan manajemen perubahan (change management), karena banyak pihak yang cenderung menolak/menentang perubahan tersebut. Beberapa alasan mengapa ada pihak yang menolak/menentang perubahan adalah : Persepsi yang keliru. Apabila terjadi perubahan, para individu cenderung memusatkan perhatian mereka pada pengaruh perubahan terhadap diri pribadi mereka sesuai persepsi mereka masing-masing daripada memandang pengaruh perubahan pada sistem yang lebih luas. Kurangnya informasi. Individu menentang perubahan, karena tidak memiliki informasi yang cukup mengenai apa yang akan diperoleh dari perubahan tersebut. Apabila informasi yang diberikan kurang jelas, maka akan terjadi spekulasi yang menekankan pada sisi keburukan pihak yang melaksanakan perubahan dan dampak buruk bagi diri pribadi mereka masing-masing. Perasaan takut kehilangan apa yang sudah dimiliki. Individu menentang perubahan, apabila mereka tidak memiliki kepastian tentang pengaruh perubahan tersebut terhadap kesejahteraan mereka. Bahkan ada kemungkinan mereka merasa takut kehilangan jabatan, status, kekuasaan atau interaksi sosial yang disenangi. Kebiasaan lama yang sukar ditinggalkan. Mengubah suatu kebiasaan sangatlah sulit, karena membutuhkan usaha yang keras dan sungguh-sungguh, dan kadang kala harus mengorbankan keuntungan yang sudah biasa diperoleh, walaupun perubahan baru tersebut akan memberikan keuntungan yang lebih besar. Penolakan terhadap pihak yang memulai perubahan. Sikap penolakan terhadap pihak yang memulai perubahan dapat terjadi apabila perubahan terkesan sewenang-wenang, tidak masuk akal, tidak tepat waktunya, atau kurang menarik minat.

15 / 18

Bagaimana strategi mengatasi perubahan e-procurement ? Implementasi e-procurement merupakan amanat dari Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Penerapan e-procurement pasti menimbulkan perubahan pada budaya kerja, karena berubahnya cara kerja. Oleh karena itu perubahan tersebut harus dikelola dengan baik. Strategi penerapan e-procurement di Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) diawali dengan adanya Instruksi Harian Kepala BPPT pada awal Januari tahun 2010 yang mengharuskan BPPT untuk mulai menerapkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronik. Langkah selanjutnya adalah membentuk LPSE dengan Keputusan Kepala BPPT nomor 159/Kp/BPPT/IV/2010 tanggal 23 April 2010. Agar semua pihak yang terlibat memahami alasan mengapa menggunakan e-procurement, bagaimana cara kerjanya dan bagaimana dampak yang dapat ditimbulkannya, maka perlu diupayakan pendekatan melalui pendidikan dan komunikasi yang baik. Walaupun dampaknya bersifat positif, tetap diperlukan komunikasi secara luas untuk mengurangi perasaan tidak tenang dan agar semua pihak memahami apa yang sedang terjadi, apa saja yang diharapkan dari mereka, dan bagaimana mereka menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut. Pendidikan merupakan pendekatan yang banyak dilakukan untuk memberikan pemahaman mengenai e-procurement. Pendidikan e-procurement dimulai dari para pengelola LPSE BPPT sebagai pengelola infrastruktur e-procurement yang dilakukan di LKPP sebagai pengembang e-procurement sesuai Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Pendidikan ini meliputi teori dan pelatihan. Selanjutnya pendidikan dan pelatihan dilakukan oleh trainer dari LPSE BPPT kepada pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengadaan barang/jasa yaitu ULP, PPK dan penyedia barang/jasa. Komunikasi juga dilakukan melalui peluncuran/launching dan berbagai seminar, baik di BPPT maupun di luar BPPT. Pihak LKPP juga selalu bersedia memberikan bimbingan dan bantuan teknis kepada LPSE dan ULP BPPT. Selain pendidikan dan komunikasi, ternyata kemudahan-kemudahan yang diberikan oleh e-procurement menimbulkan motivasi bagi para anggota ULP untuk selalu menggunakan e-procurement dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Akhirnya BPPT menjadi salah satu instansi yang mendapat penghargaan terkait keberhasilannya dalam penerapan dan pemanfaatan e-procurement di Indonesia.

16 / 18

V. PENUTUP

e-Procurement merupakan hasil penerapan teknologi informasi di bidang pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan melalui internet. Pelaksanaan e-procurement bersifat lintas sektor sehingga membutuhkan koordinasi, karena banyak pihak yang terlibat. Banyaknya keuntungan yang diperoleh dari penggunaan e-procurement menunjukkan bahwa teknologi informasi dapat berkontribusi dalam pembenahan proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Penerapan e-procurement akan menimbulkan perubahan, baik perubahan dalam proses pengadaan maupun perubahan budaya kerja, akibat dari perubahan cara kerja manual menjadi elektronik/otomatis. Perubahan proses pengadaan meliputi perubahan proses administrasi dan infrastruktur pengadaan barang/jasa. Melalui e-procurement, proses pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan tanpa kertas (paperless). Dampak penerapan e-procurement juga berupa perubahan budaya kerja yang meliputi cara komunikasi, penandatanganan, pemanfaatan teknologi informasi dan penataan peran dan tanggungjawab. Dengan demikian, implementasi e-procurement memerlukan perubahan perilaku dan mental semua pihak yang terkait. Hal inilah yang dapat menimbulkan kendala berupa penolakan/penentangan terhadap perubahan proses pengadaan menjadi e-procurement. Untuk itu dapat diupayakan pendekatan melalui pendidikan dan komunikasi yang baik. Melalui e-procurement, proses pengadaan menjadi mudah dan sederhana serta tidak berbelit-belit. Ternyata bahwa kemudahan-kemudahan yang diberikan e-procurement dapat menimbulkan motivasi bagi para penggunanya untuk selalu menggunakan e-procurement dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah.

17 / 18

DAFTAR PUSTAKA

1.

Arianis Chan, "Organisasi dan Manajemen Bisnis - Mengelola Perubahan Organisasi", http://www.docstoc.com/docs/16676866/Perubahan-Organisasi, diakses di Jakarta tanggal 4 Juli 2011.

2.

Nessiaprincess,

"Teknologi

Komunikasi

Dalam

Organisasi",

http://communicationista.wordpress.com/2010/03/26/teknologi-komunikasi-dalamorganisasi/, diakses di Jakarta tanggal 1 Juli 2011. 3. Daryatmi, "Pengaruh Motivasi, Pengawasan dan Budaya Kerja Terhadap Produktivitas Kerja Karyawan Perusahaan Daerah Bank Perkreditan Rakyat Badan Kredit Desa Kabupaten Karanganyar", http://eprints.ums.ac.id/125/1/ Daryatmi.pdf, diakses di Jakarta tanggal 1 Juli 2011. 4. "Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah", Fokusmedia, Bandung, 2010. 5. LKPP, "Public Procurement", Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Jakarta, 2010. 6. Winardi, "Manajemen Perubahan (The Management of Change)", Kencana (Prenada Media Group), Jakarta, 2010. 7. Himawan Adinegoro, "Strategi Pengembangan dan Implementasi

e-Procurement di Indonesia", Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Jakarta, 2009. 8. Yudho Giri Sucahyo, S.Kom, M.Kom, Ph.D, CISA & Yova Ruldeviyani, S.Kom, M.Kom, "Implementasi e-Procurement Sebagai Inovasi Pelayanan Publik", Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Jakarta, 2009. 9. Richardus Eko Indrajit & Richardus Djokopranoto, "Dasar, Prinsip, Teknik, dan Potensi Pengembangan e-Procurement", Badan Perencanaan dan Pembangunan Nasional (http://portal.pengadaannasional-bappenas.go.id), diakses di Jakarta, 2009. 10. Pusat Pengembangan Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Publik Bappenas, "Dokumentasi Sistem Aplikasi LPSE", Jakarta, 2008. 11. Yumiati, "Riset Budaya BPPT 2005", Jendela SDM, Biro Sumber Daya Manusia & Organisasi BPPT, Jakarta, 2006.

18 / 18