Microsoft Access

Es una herramienta de Microsoft qu permite al usuario crear bases de datos. Una base de datos mes una aplicacin informtica que permite organizar diferentes tipos de informacin. Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

Tablas para almacenar los datos. Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que necesita. Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas. Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico.

TABLAS
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene informacin sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una direccin y un nmero de telfono. Los registros se suelen denominar tambin filas y los campos, columnas. La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con informacin sobre un tema diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, nmeros, fechas e imgenes.

Celda Campo o Columna Registro o Fila 1|Pgina

Crear una tabla nueva Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener slo una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas. Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automticamente una nueva tabla vaca. A continuacin, puede escribir datos para empezar a definir los campos. Crear una tabla: Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicacin, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicacin. 3. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos. Vista de diseo La vista diseo te permite modificar, eliminar o agregar campos de la tablas en el formulario que va a visualizar el usuario final, modificar el color tamao etc, y desde donde se vinculan las macros a los campo o botones.

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Para ver la vista de diseo de una consulta: 1. En panel de exploracin, asegrate de que muestra todos los objetos. Vers la consulta que acabamos de crear. 2. Selecciona la consulta y haz clic secundario sobre ella. 3. Finalmente, elige la opcin Vista Diseo.

CONSULTAS
Una consulta de seleccin se puede usar para crear subconjuntos de datos que sirvan para responder a preguntas especficas. Tambin se puede usar para suministrar datos a otros objetos de base de datos. Una vez creada una consulta de seleccin, se puede usar siempre que sea necesario. Hay varios tipos de consulta, y cada una sirve para un fin distinto. Por ejemplo, una consulta de seleccin para presentar datos. Una consulta de accin cambia los datos de su origen de datos o crea una nueva tabla. Una consulta de parmetros le pide que especifique criterios cuando se ejecuta. Crear consultas: 1. Hacemos clic en crear/otros/diseo de consultas. 2. Agregamos las tablas sobre las que vamos a realizar las consultas. 3. Hacemos doble-clic o arrastramos los campos con los que vamos a trabajar sobre la fila campo. 4. Cumplimentamos o dejamos vacos los apartados orden, mostrar y criterios. 5. Cerramos la consulta y le damos un nombre. 6. Para ver el resultado, hacemos doble clic sobre el nombre de la consulta y aparece en vista hoja de datos y cerramos la consulta.

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FORMULARIOS
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qu campos o filas de datos se van a mostrar. Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario: 1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. 2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.

Vista de diseo

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Vista presentacin

INFORMES
Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas basndose en las exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo el formato de facturas, etiquetas, postales, listines telefnicos... Existe la posibilidad de disear informes que presenten las informaciones del modo que se desee gracias al uso de diversos elementos grficos, de texto, de imgenes... Los informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo profesional. Crear un informe: 1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe. 2. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe.

Vista diseo

Vista presentacin

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Exportacin de Datos a Excel y Word Solo se pueden pasar tablas y consultas 1. Se abre la base de datos 2. Seleccionamos la tabla o consulta que se va a integrar en Word y Excel 3. En Datos externos/exportar, seleccionamos la opcin que nos interese

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