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MODULE G PROCEDURES COMPTABLES ......................................................................................... 1 G.1 STRUCTURE ET SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE DE LOHADA .................. 3 G.1.1 STRUCTURE COMPTABLE .................................................................................................................. 3 G.1.2 SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE .................................................................................. 5 G.2 ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE ................................................................................ 6 G.2.1 OBJECTIFS ....................................................................................................................................... 6 G.2.2 REFERENTIEL COMPTABLE .............................................................................................................. 6 G.2.3 CARACTERISTIQUES DU SYSTEME .................................................................................................... 6 G.2.4 PRINCIPES COMPTABLES RETENUS .................................................................................................. 7 G.2.5 MOYENS DE TRAITEMENT DE LA COMPTABILITE ............................................................................. 9 G.2.6 FONCTIONNEMENT DU SYSTEME ................................................................................................... 10 G.2.7 SUPPORTS COMPTABLES ................................................................................................................ 11 G.2.8 PERSONNEL COMPTABLE ............................................................................................................... 13 G.3 CODIFICATIONS COMPTABLES ..................................................................................................... 14 G.3.1 DOSSIERS COMPTABLES ................................................................................................................. 14 G.3.2 REGISTRES COMPTABLES............................................................................................................... 15 G.3.3 COMPTES GENERAUX ..................................................................................................................... 15 G.3.4 CODIFICATIONS AUXILIAIRES ........................................................................................................ 15 G.3.5 COMPTES ANALYTIQUES ................................................................................................................ 16 G.3.6 CODIFICATIONS BUDGETAIRES ...................................................................................................... 16 G.3.7 CREATION DUN NOUVEAU COMPTE............................................................................................... 17 G.4 CLASSEMENT DES DOCUMENTS .................................................................................................. 18 G.4.1 NATURE DES DOCUMENTS ............................................................................................................. 18 G.4.2 DELAI DE CONSERVATION.............................................................................................................. 18 G.4.3 MODALITES DE CLASSEMENT OU DARCHIVAGE ............................................................................ 18 G.4.4 OUTILS DE CLASSEMENT ET DARCHIVAGE.................................................................................... 19 G.4.5 PLAN DARCHIVAGE ....................................................................................................................... 19 G.5 SCHEMA GENERAL DES TRAITEMENTS COMPTABLES DES PRINCIPALES OPERATIONS 20 G.5.1 PRINCIPES GENERAUX DE LA COMPTABILITE DES ENGAGEMENTS ......................... 20 G.5.2 TRAITEMENT COMPTABLE DES PRINCIPALES OPERATIONS DU FINANCEMENT AUTONOME (CONTRIBUTION DES ETATS) ........................................................................................ 22 G.5.3 TRAITEMENT COMPTABLE DES OPERATIONS DE FINANCEMENT EXTERIEUR ..... 27 G.5.4 INFORMATIONS RELATIVES A LA CONVENTION .............................................................................. 27 G.5.5 DOSSIERS DE RETRAIT OU DE DEMANDE DE FONDS ....................................................................... 28 G.6 TRAVAUX DE FIN DEXERCICE ..................................................................................................... 29 G.6.1 EDITIONS PERIODIQUES ................................................................................................................ 29 G.6.2 ANALYSE ET JUSTIFICATION DES COMPTES ................................................................................... 29 G.6.3 ECRITURES DE REGULARISATION .................................................................................................. 29 G.7 PLANNING ANNUEL DES TRAVAUX COMPTABLES ................................................................. 40 G.8 TRAITEMENT DES OPERATIONS COMPTABLES DU GREFFE AU NIVEAU DE LA CCJA ... 41 G.8.1 DISPOSITIONS GENERALES ................................................................................................... 41 G.8.2 NOMENCLATURE DES COMPTES ......................................................................................... 42 G.8.3 FONCTIONNEMENT DES COMPTES ..................................................................................... 42 G.8.4 DOCUMENTS COMPTABLES .................................................................................................. 48 G.8.5 TENUE DES ECRITURES.......................................................................................................... 49 G.9 ETATS FINANCIERS .......................................................................................................................... 51 G.9.1 DES COMPTES INDIVIDUELS .......................................................................................................... 51 G.9.2 DES ETATS FINANCIERS SPECIFIQUES POUR CHAQUE PROJET OU PROGRAMME GERES. ................ 52 G.9.3 DES COMPTES CONSOLIDES. ........................................................................................................... 52 G.10 ANNEXES DU MODULE ............................................................................................................... 54
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Assume la responsabilit de la qualit et de la fiabilit de linformation comptable et financire Supervise la tenue de la comptabilit gnrale, budgtaire et analytique Valide tout document financier avant exploitation finale ; Assure le suivi de lexcution de la gestion de la trsorerie. Elabore la stratgie de mise en uvre du mcanisme autonome de financement de I'OHADA ; Elabore la prsentation du budget consolid de fonctionnement et d'investissement des Institutions de I'OHADA ; Dtermine le montant des contributions de chaque Etat Partie ; Assure le recouvrement des contributions des Etats Parties ; Assure la mobilisation des ressources financires auprs des partenaires de I'OHADA; Elabore et prsente les rapports financiers consolids des activits des Institutions de I'OHADA ; Assure la tenue dune comptabilit consolide et la production des tats financiers consolids des Institutions de I'OHADA ; Assure la gestion des oprations de trsorerie ; Participe toutes rflexions relatives l'amlioration du cadre financier et comptable.
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assure la tenue de la comptabilit (gnrale, budgtaire, analytique et matires) individuelle de son Institution et la production des tats financiers individuels de son Institution; assure la tenue de la comptabilit dengagement et de gestion ; assure la gestion des oprations de trsorerie de son Institution ; assure la gestion financire et comptable de la paie ; assure ventuellement la gestion financire et comptable des projets et programmes grs par lInstitution ; procde la prparation de lavant projet de Budget de lInstitution. assiste le chef de service Financier et Comptable dans lexcution des travaux comptables : o recevoir les demandes (besoins) des diffrents services ; o imputer toutes les pices comptables ; o tenir les livres obligatoires; o raliser les inventaires physiques priodiques et faire les rapprochements ncessaires ;
o
etc.
REGISSEUR DU GREFFE
assure tous les travaux comptables ncessaires la prsentation dune information comptable et financire fiable sur la gestion de la rgie.
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Supports
Budgets
DOSSIERS DE DECAISSEMENT
Engagements de dpenses
Moyens
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Le systme comptable doit tre un instrument utilis par les comptables de chaque Institution de lOHADA pour les aider planifier, contrler et valuer le fonctionnement des oprations. Le rglement relatif au droit comptable fait obligation de : procder l'enregistrement chronologique des oprations ; contrler au moins une fois par an, au moyen de l'inventaire, l'existence et la valeur des lments actifs et passifs ; tablir des tats financiers.
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un suivi financier traitant des oprations de mobilisation, de justification et de suivi des fonds reus suivants les catgories de financement (financement autonome, financement extrieur); un suivi des marchs permettant de suivre l'excution des engagements de dpenses (bon de commande, lettre de commande, contrat) pris par chaque Institution dans le cadre de l'acquisition des biens et services.
Le systme propos permet : la tenue dune comptabilit gnrale en partie double, en conformit avec les principes comptables internationaux gnralement admis ; lenregistrement et le suivi de toutes les oprations et de tous les engagements de lOHADA ; la tenue des comptabilits susvises et leur suivi de manire intgre ; ltablissement automatique des tats financiers priodiques individuels et consolids ; le suivi des dpenses par source de financement en plusieurs monnaies (monnaie locale, devises) ; le suivi des conventions de financement permettant de connatre, tout moment, la situation de chaque ligne de financement ; ldition automatique des dossiers de rallocation des comptes spciaux de mme que les dossiers de paiement direct adresss aux partenaires financiers ; le suivi analytique des activits excutes ; le suivi des marchs passs ; le suivi des biens.
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inscrire dans le rsultat de lexercice les produits recevoir et les charges payer.
G.2.4.4 Prudence
La prudence est lapprciation raisonnable des vnements et des oprations. Ce principe vise viter de transfrer sur les exercices ultrieurs des risques ns dans lexercice et susceptibles dentraner des pertes futures. La comptabilisation des carts de conversion la clture de lexercice est une illustration de ce principe.
G.2.4.6 Transparence
La transparence conduit fournir une information loyale des tats financiers de lOHADA en appliquant plus que les rgles et principes comptables noncs.
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Son application conduit inscrire lactif des bilans de lutilisateur (OHADA) la valeur des biens mis disposition comme sil en tait propritaire en dpit de lapparence juridique.
Par ailleurs, il doit autoriser la gestion de plusieurs dossiers comptables et leur consolidation. Chaque applicatif rpond aux sept (7) conditions suivantes exiges par le Systme Comptable de lOHADA pour tout systme comptable automatis : tout enregistrement comptable comporte l'indication de l'origine du journal, du contenu et de l'imputation de l'opration ; l'irrversibilit des traitements effectus (validation des critures saisies) interdit toute suppression, addition ou modification ultrieure ; la chronologie des oprations carte toute possibilit d'insertion intercalaire ou d'addition ultrieure ; les enregistrements sont classs dans l'ordre chronologique de la date de valeur comptable des oprations ; les donnes enregistres sont conserves sur des supports indlbiles ; l'organisation comptable informatise garantit les contrles a posteriori ; les ditions du systme sont dates et numrotes.
Le manuel de l'utilisateur du logiciel devra fournir toutes les informations ncessaires la mise en uvre quotidienne et priodique du logiciel.
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Lors de la rception du courrier externe, lassistant comptable porte sur les pices de nature comptable des rfrences de rception (date, n dordre). Le Chef de service financier et comptable vrifie les pices puis les transmet lassistant comptable pour traitement. Les pices internes sont transmises aprs les visas requis lassistant comptable pour traitement.
Les imputations sont proposes par lassistant comptable puis approuves par le chef de service financier et comptable (CSFC). Lapprobation est matrialise par un visa ou un cachet spcial appos sur la fiche dimputation.
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Lapprobation de lcriture est matrialise sur le brouillard dcritures par lapposition dun visa ou dun cachet spcial de contrle.
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les relevs de frais et les tats de paiement ; les tats de rapprochement ; etc.
Les pices internes doivent revtir les signatures des personnes habilites pour prsenter le caractre probant.
Le livre -journal, le livre d'inventaire et le livre de paie sont cots et paraphs par l'autorit comptente (tribunal du commerce, inspection du travail); Ils sont tenus sans blancs (sils sont manuels) ni altrations d'aucune sorte ; Les corrections dans les livres comptables sont effectues uniquement en ngatif des lments errons. Ils sont conservs pendant au moins dix (10) ans. Pour faciliter l'tablissement du livre journal, des journaux auxiliaires suivants sont ouverts : journaux de banques ; journaux de caisses ; journaux des achats ; journaux de paie ; journaux des oprations diverses ; journaux des oprations de mobilisation de ressources ;
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- etc. Il en est de mme du grand-livre des comptes gnraux de tiers dont la tenue peut tre facilite par la tenue des comptes auxiliaires de : financement autonome ; fournisseurs ; personnel ; bureaux d'tudes (matres d'uvre), consultants ; etc.
Les tches de ce personnel sont dtailles dans le module A susvis. Sur le plan comptable, ces tches peuvent tre rsumes comme suit : 1. le DFC assure de faon fonctionnelle, les tches dautorisation, de validation, de supervision, de contrle et la coordination des activits du personnel comptable des Institutions ; 2. le CSFC assure dans les Institutions les tches dautorisation, de validation, de supervision, de contrle et la coordination des activits du personnel comptable ; 3. lAC assure les tches de traitement de base (imputation comptable, saisie, justification des comptes, etc.). Ce personnel peut voluer selon la charge de travail comptable lie laccroissement du volume des activits.
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Pour chacune des listes ci-dessus, il est cr une codification comportant un code de caractres alphanumriques et d'un libell associ. Ces listes sont mises jour au fur et mesure des besoins de codification. Pour chaque Institution, projet ou programme gr par lOHADA, lassistant comptable cre un dossier comptable dans lequel sont traites exclusivement les oprations relevant de cette activit. Les journaux comptables, les comptes gnraux et auxiliaires, les comptes analytiques, les comptes financiers et les comptes budgtaires sont mis jour en fonction de lvolution des activits. La taille des codifications possibles est lie aux capacits du progiciel utilis pour la gestion comptable.
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Seul le compte 6 caractres est habilit recevoir des mouvements dcritures, les autres comptes (2 chiffres, 3 chiffres ou 4 chiffres) sont des comptes de regroupement. Le plan comptable gnral figure en annexe.
Dans le cas dutilisation de lettre alphabtique, chaque code auxiliaire commence par la lettre correspondant par la catgorie de tiers suivi de trois (3) caractres numriques. Exemples : F001 pour le premier fournisseur, P010 pour le 10me employ. La liste des codifications auxiliaires figure en annexe.
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Priode
A tout moment
Intervenants
Lassistant comptable dune Institution Le chef de service financier et comptable
E
X
2.
3.
Directeur financier et comptable Le chef de service financier et comptable Lassistant comptable dune Institution Le chef de service financier et comptable
4.
5.
6.
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L'opration de classement et d'archivage peut tre physique ou lectronique. La gestion lectronique des documents consiste classer et archiver les documents sur des supports magntiques au moyen d'outils de rcupration de fichiers de documents informatiss et des scanners pour numriser les documents papier. Ce mode de classement et d'archivage n'est pas encore trs rpandu en raison du cot de sa mise en uvre. Le mode de classement et d'archivage physique est celui qui est le plus couramment utilis. Le plan d'archivage mentionne pour chaque type de document : le support concern (original papier, photocopie, disquette, etc) ; l'ordre (numro, date, etc) ; les supports de classements (chemises, classeurs, botes, etc) ; les dures de conservations correspondantes.
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DE
LA
COMPTABILITE
DES
Priode
Au dbut de chaque exercice budgtaire Ds rception du budget Ds rception du budget
E
X
2. 3. 4.
Au fur et mesure de lapprobation LAC des expressions de besoins Le CSFC LAC A la fin de chaque mois Au vu des situations budgtaires LAC CSCF DFC
5. 6. 7. 8.
X X X
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Les dpenses engages sur la base de marchs (contrats, lettres de commande, bons de commande) sont suivies individuellement. Squence
1. 2.
Priode
3.
Le CSRHMAG Si lattributaire ne respecte pas les termes du march Si lattributaire ne sexcute pas Le CSRHMAG
4.
5.
LAC
7.
rgularise la situation des marchs pour tenir compte de lapplication de pnalits, saisit les pnalits dcomptes dans le progiciel appropri pour le suivi comptable Editent les tats dexcution de marchs : - les fiches individuelles de marchs, - le rcapitulatif gnral des marchs passs, - le rcapitulatif par mode de passation des marchs, - le rcapitulatif par forme de marchs, - la situation dexcution financire de chaque march, quils soumettent lapprciation du Directeur Financier et Comptable Examine ces tats et fait ses observations X
Le RI 8.
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PRINCIPALES AUTONOME
Les ressources mobilises dans le cadre du financement autonome servent financer les dpenses ci-aprs : dpenses de fonctionnement ; dpenses dinvestissement ; dpense des activits de formation.
G.5.2.1.3 Constatation des produits Dbit : Cpte 4712xx Dbiteurs et crditeurs divers
Crdit : Cpte 71xxxx Subvention dexploitation xx G.5.2.1.4 Transfert des fonds reus aux diffrentes Institutions Dbit : Cpte 473xxx Compte de lInstitution
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G.5.2.2.5 Comptabilisation des paiements des dcomptes registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE imputation : Dbit : Cpte 4xxxxx F (montant net payer) Crdit : Cpte 521xxx (compte bancaire appropri)
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registre utiliser : JOURNAL DE BANQUE imputation : Dbit : Cpte 4xxxxxF (montant de la retenue de garantie prleve) Crdit : Cpte 521xxx (compte bancaire appropri)
Il convient de prparer les tats de salaires ; les faire approuver ; prparer les rglements ; enregistrer en comptabilit les dpenses (net, retenue et charges sociales).
Sur la base du fichier du personnel et du registre des absences, et ventuellement de lchancier de remboursement des avances et des prts, lAC prpare ltat des salaires au moyen d'un logiciel de paie ou d'un tableur EXCEL (dition des bulletins et de l'tat rcapitulatif des salaires). Les tats de salaires sont dits en autant d'exemplaires quil est ncessaire accompagns des chques et tats de virement. L'ensemble de ces documents est soumis la signature du CSFC et du RI. Trois (3) exemplaires de ces tats sont conservs par lassistant comptable pour la comptabilisation des salaires nets et de la retenue sociale.
G.5.2.3.1 Schma d'imputation des salaires nets Dbit : 661xxx Rmunrations directes verses au personnel national 663xxx Indemnits forfaitaires verses au personnel Crdit : 422xxx Personnel ; rmunrations dues 421xxx Personnel ; avances, acomptes G.5.2.3.2 Schma d'imputation des retenues et charges sociales Dbit : 661xxx Rmunrations directes verses au personnel 664xxx Charges sociales sur rmunration du personnel Crdit : 43110 Prestations familiales
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registre utiliser : JOURNAL DE PAIE imputation : Dbit : Cpte 66xxx (Frais de personnel) Crdit : Cpte 42xxx (rmunrations dues, avances) Cpte 43xxx (retenues et cotisations sociales) G.5.2.3.3 Paiement des salaires Les salaires sont payables en espces, par chque ou par virement bancaire. Pour le personnel pay par chque, lassistant de direction remet chaque agent son chque de paiement aprs avoir pris copie. Pour le personnel pay par virement bancaire, lagent de bureau transmet une lettre d'ordre de virement adresse la banque qui tient le compte sur lequel les sommes sont payes en indiquant le nom, le numro du compte, la domiciliation, le montant percevoir de chaque agent. Un exemplaire de cette lettre est class au Secrtariat. Lassistant comptable reoit le fonds de dossier de lAssistante de direction et agrafe chaque exemplaire du bulletin de salaire et une copie du chque ou de la lettre de virement correspondant avec une fiche dimputation comptable. Les schmas d'imputations se prsentent comme suit :
G.5.2.3.4 Paiement des salaires : Dbit : 42200 Personnel ; rmunrations dues Crdit : 521xx compte bancaire appropri
Les oprations sont enregistres dans le journal de trsorerie appropri CAI, BQxx. Les pices sont classes dans le classeur correspondant (caisse ou banque).
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.dans le journal recevant les fonds Dbit : Cpte 521xx (Banque X) ou Cpte 571xx (Caisse) Crdit : Cpte 585xx (Mouvement de fonds) .dans le journal qui fournit les fonds Dbit : Cpte 585xx (Mouvements de fonds) Crdit : Cpte 521xx (Banque X) ou Cpte 571xx(Caisse)
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DES
OPERATIONS
DE
Quel que soit le systme de gestion des conventions mis en place, il doit permettre :
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Chaque PTF rglemente les mcanismes de mobilisation des ressources alloues dans le cadre des conventions de financement. Le traitement comptable oprer devra tenir compte des exigences de chaque PTF. Pour grer efficacement les conventions, le service comptable des Institutions de lOHADA devra se procurer : le manuel de dcaissements de chaque PTF ; les formulaires remplir ; les documents conventionnels ; les correspondances du PTF rglementant les dcaissements ; les instructions ventuelles des services nationaux chargs de la gestion du Ministre charg des finances.
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1.6.3.1 LES AMORTISSEMENTS La plupart des immobilisations se dprcient avec lusage et le temps. La constatation de cette dprciation seffectue en comptabilit au moyen de lamortissement. Amortissement des immobilisations Comptes 68XX 85XX 28XX Journal des OD Dotations aux amortissements des immobilisations corporelles ou dotations Hors activit ordinaire (HAO) Amortissements Dbit x x x Crdit
X X
Amortissements drogatoires
Il y a amortissement drogatoire lorsque, pour des raisons fiscales, lentreprise enregistre une dotation aux amortissements suprieure la dotation conomiquement justifie. Le supplment damortissement est comptabilis en amortissements drogatoires (compte 151 Amortissements drogatoires) positionn au passif du bilan. Dotations anne N Comptes 851 151 Journal des OD Dotations aux provisions rglementes Amortissements drogatoires Dbit x Crdit
Les amortissements drogatoires (compte 151) seront, chaque exercice, rapports au rsultat (par le compte 861 Reprises de provisions rglementes) jusquau solde du compte. Comptes 151 861 Reprises : critures passer chaque anne Dbit x Crdit
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1.6.3.2 PROVISIONS
Les clients douteux sont transfrs dans un compte 416 Crances clients litigieuses ou douteuses. Comptes 416 411 Clients Comptes 659 839 491 Comptes 651 443 416 Dprciation des crances clients Journal des OD Charges provisionnes dexploitation ou charges provisionnes HAO Dprciations des crances clients Crances dfinitivement perdues : Journal des OD Pertes sur crances et autres dbiteurs Etat, TVA facture Dprciations des crances clients Dbit HT TVA Crdit Dbit x x Crdit Journal des OD Crances clients litigieuses ou douteuses Dbit x Crdit
TTC
Reprise de la provision antrieure Journal des OD Dprciations des crances clients Reprises de charges provisionnes dexploitation Ou Reprises des charges provisionnes Dbit % HT Crdit
% HT
1.6.3.2.2
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[Tapez un texte] Les stocks doivent faire lobjet dune provision pour dprciation lorsque la valeur probable de vente est infrieure au cot dachat. Lorsquau jour de linventaire, la valeur conomique relle des stocks est infrieure leur valeur comptable dtermine conformment aux dispositions exposes dans le Rglement ; lInstitution doit constituer des provisions pour dprciation qui expriment les moinsvalues constates sur ses stocks. Constatation de la dprciation Comptes 6593 Journal des OD Charges provisionnes dexploitation des stocks Ou Charges provisionnes HAO Dprciation des stocks Comptes 39 7593 849 Reprise de la provision Journal des OD Dprciation des stocks Reprises de charges provisionnes Ou Reprises de charges provisionnes HAO Dbit x Crdit Dbit x x X Crdit
839 39
X x
1.6.3.2.3
On comptabilise en fin dexercice les droits acquis par les salaris. Comptes 6613 4281 Journal des OD Congs pays Dettes provisionnes, pour congs payer Dbit Brut Crdit
Brut
Journal des OD Charges sociales sur congs payer Charges sociales sur congs payer
Crdit
Charges Sociales
Ces critures sont extournes (passes en sens contraire) au dbut de lexercice suivant.
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1.6.3.2.4
Elles ont pour but denregistrer en comptabilit des dettes probables (critures dinventaire, en fin dexercice) Cas gnral
Exemple = Provisions pour procs, ou litiges en cours Comptes Journal des OD 691 Dotations aux provisions dexploitation ou Ou 85 Dotations HAO 19 Comptes 19 Provisions financires pour risques et charges Reprise de la provision
Dbit x x
Crdit
Journal des OD Provisions financires pour risques et charges Reprises de provision dexploitation Reprises HAO Risques moins dun an
Dbit x
Crdit
791 ou 86
X x
Dotations
Comptes 6591 4994 Risques provisionns Reprise de la provision Comptes 4991 7591 Journal des OD Risques provisionns sur oprations dexploitation Reprises de charges provisionnes dexploitation sur risques court terme Dbit x Crdit Journal des OD Charges provisionnes dexploitation sur risques court terme Dbit x X Crdit
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1.6.3.2.5
Provisions rglementes
Les provisions rglementes sont des provisions constitues en application des dispositions lgales (le plus souvent fiscales) prises en faveur des entits. Les provisions rglementes ne correspondent ni une dprciation dun lment dactif, ni un risque ou une charge probable. Ce sont essentiellement des provisions caractre fiscal : provision pour hausse des prix provision pour fluctuation des cours provision pour investissement (participation des salaris).
Dotations
Comptes 851 Journal des OD Dotations aux provisions rglementes Provisions rglementes et fonds assimils Dbit x Crdit
15
Reprise de la provision
Comptes 15 86 Journal des OD Provisions rglementes Reprises de HAO Dbit x Crdit
1.6.3.2.6
Journal des OD Dotations aux provisions dexploitation Ou Dotations aux provisions financires Ou Dotations aux provisions pour dprciation HAO Provisions pour dprciation des comptes dactif immobilis Reprise de la provision
x X
Journal des OD Provisions pour dprciation des comptes dactif immobilis Reprises des provisions dexploitation Ou Reprises des provisions financires Ou Reprises des provisions pour dprciations HAO
Dbit x
Crdit
X x x
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1.6.3.2.7
Dbit x
Crdit
Reprise de la provision
Comptes 59 Journal des OD Dprciations et risques provisionns Reprises et charges provisionnes financires Dbit x Crdit
779
1.6.3.3 LA REGULARISATION DES CHARGES ET DES PRODUITS En vertu du principe dindpendance des exercices, les comptes de charges et de produits de toute organisation doivent ncessairement tre ajusts la clture de chaque exercice. Cet ajustement permet de ne prendre en considration que les charges et les produits correspondant lactivit des Institutions pour lexercice considr. GENERALITES Tout comme pour les provisions pour risques et charges, un dcalage dans le temps peut avoir lieu entre le moment o la socit ralise une opration entranant une charge ou un produit et le moment o la pice comptable est enregistre. Un ajustement des comptes de gestion permet de rectifier ce dcalage. A ce titre, plusieurs cas se distinguent :
1.6.3.3.1
les charges constates davance ; les produits constats davance ; les charges payer ; les produits recevoir. LES CHARGES CONSTATEES DAVANCE
a) PRINCIPE Les charges constates davance sont des charges enregistres au cours dun exercice mais qui sont (en totalit ou en partie) relatives lexercice suivant. Exemple dun abonnement annuel pris en cours danne, de loyers pays davance... Afin que le rsultat de lexercice en cours soit le plus proche possible de la ralit, il faut exclure du calcul de ce rsultat toutes les charges attaches lexercice n+1 et les reporter sur ce mme exercice. b) CONSTATATION Lajustement se fait en deux temps : il convient tout dabord dannuler la charge comptabilise au cours de lexercice n en dbitant un compte de rgularisation : 476 - Charges constates davance et en crditant le compte de charges correspondant lopration ; il faut ensuite effectuer la contre-passation au dbut de lexercice suivant afin de constater la charge annule.
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Rgularisation au 31.12.n avec annulation de la charge correspondant lanne n+1. 31.12.n Charges constates davance Primes dassurance
476 625
X X
Contre-passation au 01.01.n+1
625 476 01.01.n+1 Primes dassurance Charges constates davance X X
Enregistrement de la facture
6054 401 26.12.n Achats de fournitures de bureau Fournisseur X X
Rgularisation au 31.12.n.
476 605 4 31.12.n Charges constates davance Achat de fournitures de bureau x X
Contre-passation au 01.01.n+1
6054 476 01.01.n+1 Achat de fournitures de bureau Charges constates davance x X
Page : 36
1.6.3.3.2
a) PRINCIPE Il sagit de produits enregistrs au cours dun exercice mais qui sont relatifs (partiellement ou totalement) lexercice suivant. b) CONSTATATION Le principe denregistrement est le mme que pour les charges constates davance et se fait en deux temps. Il convient ici lors de la rgularisation de crditer le compte 477 - Produits constats davance en dbitant le compte de produits correspondant.
Contre-passation au 01.01.n+1
477 701 01.01.n+1 Produits constats davance Ventes X X
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1.6.3.3.3
a) PRINCIPE Une charge peut tre avec certitude au moment de linventaire mais tre relative lexercice suivant alors que la pice comptable ne sera enregistre quen n+1. Il peut sagir de marchandises reues sans la facture, dun loyer courant sur les mois de dcembre et janvier... b) CONSTATATION La comptabilisation seffectue en trois temps :
contre-passation au 01.01n+1 en annulant la charge relative n ; comptabilisation de la charge en n+1 lors de la rception de la facture ou quittance.
Le systme comptable OHADA a prvu une codification pour les comptes de rgularisation avec un 8 en troisime position du numro de compte. Les comptes de charges qui leur correspondent sont les suivants : Comptes de charges H.T. dbiter 60 Achats 62 Services extrieurs A 63 Services extrieurs B 64 Impts et Taxes 66 Frais de personnel Comptes de dettes T.T.C. crditer 408 Fournisseurs, factures non parvenues
448 Etat, charges payer 428 Personnel, charges payer 438 Organismes sociaux, charges payer
Rgularisation au 31.12.n
605 408 31.12.n Achat de fournitures non stockables Fournisseurs, factures non parvenues X X
Contre-passation au 01.01.n+1
408 244 200 01.01.n Fournisseurs, factures non parvenues Matriel informatique X X
Enregistrement de la facture
07.01.n+1 605 401 Fournisseurs X X
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1.6.3.3.4
a) PRINCIPE Ce sont des produits relatifs lanne en cours mais qui ne sont enregistrs quau cours de lexercice suivant. b) COMPTABILISATION La comptabilisation seffectue en trois temps tout comme dans le cas des charges payer :
Rgularisation au 31.12.n
418 70 31.12.n Clients, produits recevoir Ventes X X
Contre-passation au 01.01.n
01.01.n+1 701 418 Ventes Clients, produits recevoir X X
Enregistrement de la facture
06.01.n+1 411 701 Clients Ventes X X
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1. 2. 3. 4. 5. 6.
6.2 Tableau des recettes et dpenses 6.3 Utilisation des fonds par activit 6.4 Rapport sur ltat davancement des activits 6.5 Clture informatique Journal gnral Grand livre gnral Balance gnrale 6.6 Les ditions du suivi budgtaire budget par postes budget par postes, comptes, lignes budget rsum par comptes budget dtaill par lignes budget rparti par priodes budget rcapitulatif 7. 8. 9. Rapports dactivits et de performance Travaux dinventaires Etats financiers individuels (voir Rglement Financier) Liasse individuelle de chaque Institution
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Les rgles et les procdures observer dans la tenue de la comptabilit des Rgies sont les suivantes : lordonnateur des rgies est le Responsable dInstitution ; la comptabilit des rgies est assure par le SFC ; le brouillard mensuel de caisse de la rgie davances est tenue par le greffe de la Cour ; le suivi et le contrle de la rgie davance sont assurs par le CSFC.
Les procdures de gestion de la caisse de menue dpenses en matire dapprovisionnement, de dpenses, de suivi et de contrle sont valables pour la gestion de la rgie davance. Le montant plafond des approvisionnements de la rgie davance du greffe est de 500 000 de F CFA. Les dpenses effectues au niveau de la rgie doivent tre 50 000 F CFA Ces dpenses sont constitues :
des timbres postes ; des restitutions de reliquats de provisions des parties sur redevances de greffe ; dautres petites dpenses pour le fonctionnement de la rgie.
Les autres dpenses du Greffe sont excutes suivant les procdures dcrites aux paragraphes D.3.2.3 dpenses par chque et D.3.3.3 dpenses par caisse du module D .
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En application de l'article 39 de la Dcision n001/2000/CCJA du 24 mai 2000 portant cration, organisation et fonctionnement de la Rgie des recettes et des dpenses du greffe de la CCJA de l'OHADA, les rgles et les procdures observer dans la tenue de la comptabilit de la Rgie du greffe de la CCJA de l'OHADA. La comptabilit de la Rgie du greffe de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage de l'OHADA est unique. Elle est tenue par un Rgisseur selon la mthode de la partie double. Chaque opration est dcrite dans au moins deux comptes dont l'un est dbit et l'autre crdit : gauche les entres, et droite les sorties pour les comptes de disponibilits et l'inverse pour les comptes d'oprations. La comptabilit de la Rgie des recettes et des dpenses du greffe de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage de l'OHADA est tenue selon le systme classique comprenant les registres principaux ; les registres auxiliaires ; et les registres annexes.
La comptabilit doit, chaque instant, reflter la situation exacte des sommes dont dispose le Rgisseur la Rgie.
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Le maximum de la caisse ne doit pas dpasser 500.000 francs CFA. Lorsque le Rgisseur effectue un paiement, il doit exiger un acquit de la partie prenante, c'est--dire de la partie qui se voit remettre le montant du paiement. Il est crdit : lors du rglement de certaines dpenses, des restitutions ou attributions en numraire des sommes dposes ou consignes ; des dcaissements par versement au compte "Banque" ou au compte "Compte Courant Postal" lorsque l'encaisse dpasse le montant maximum fix.
Le compte "BANQUE" retrace toutes les oprations affectant le compte de la Rgie. Il est dbit : du montant des chques ou virements reus; des versements du montant des avoirs en caisse excdant le montant maximum fix ; du montant des chques bancaires -impays;
Il est crdit : des oprations de dpenses et restitutions ou attributions des sommes dposes ou consignes ; des versements au Chef de service financier et comptable des sommes perues au titre des recettes pour le compte de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage;
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Le compte "COMPTE COURANT POSTAL" retrace toutes les oprations affectant le compte ouvert au Centre des Chques Postaux. Il est dbit : du montant reu par chques postaux pour le compte de la Rgie et des fonds privs rglements; des versements du montant des avoirs en caisse excdant le montant maximum fix; des montants des chques impays.
Il est crdit : du montant des oprations de dpenses et restitutions ou attributions des sommes dposes ou consignes; des versements au Chef de service financier et comptable des sommes perues au titre des recettes pour le compte de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage par le dbit du compte "CCJA/OHADA" ; des prlvements en numraire pour l'approvisionnement de la Caisse.
Un reu doit obligatoirement tre remis toute personne effectuant un versement en espces, un dpt de chque ou un virement bancaire dont la preuve est rapporte.
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Il est crdit -
Le Compte FRAIS ADMINISTRATIFS Le compte "FRAIS ADMINISTRATIFS" retrace toutes les oprations d'encaissement se rapportant aux prestations du Secrtariat Gnral d'Arbitrage et celles des versements au compte "CCJA/OHADA" des sommes acquises la Cour. Il est dbit du montant des versements au compte "CCJA/OHADA" des sommes acquises la Cour ;
Il est crdit du montant des prlvements effectus par le Rgisseur pour constatation des recettes correspondant aux actes du Secrtariat gnral d'arbitrage sur le compte d'oprations dot de provisions pour frais de l'arbitrage.
Le Compte CCJA /OHADA Le compte "CCJA/OHADA" retrace les oprations de transfert. Il est dbit : du montant des prlvements pour le fonctionnement de la Rgie du greffe de la Cour ; des recettes rgles au Chef de service financier et comptable pour le compte de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage de l'OHADA, le 1er de chaque mois. du montant des redevances de greffe, des frais administratifs et des reliquats des provisions non rclames aprs les six mois de la solution dfinitive de l'affaire.
Il est crdit -
Lors des virements priodiques au compte "CCJA/OHADA", les comptes "REDEVANCES DE GREFFE" et "FRAIS ADMINISTRATIFS" sont solds.
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Le compte "CCJA/OHADA" doit tre sold une fois par mois lors du versement des sommes acquises la CCJA de l'OHADA. Le compte "HONORAIRES DE L'ARBITRE Le compte "HONORAIRES DE L'ARBITRE" comprend les oprations dencaissement relatives aux honoraires de l'arbitre. Il est dbit Le Compte FRAIS DEXPERTISE Le compte "FRAIS D'EXPERTISE" retrace les oprations relatives l'expertise. Il est dbit du montant des versements effectus au profit de l'expert, en cas d'expertise dans une procdure arbitrale. du montant des frais d'expertise prlevs sur le compte d'oprations dot de provisions pour frais de l'arbitrage. du montant des versements effectus au profit de l'arbitre. du montant des honoraires prlevs sur le compte d'oprations dot de provisions pour frais de larbitrage. Il est crdit
Il est crdit -
Le compte "FRAIS DE FONCTIONNEMENT DU TRIBUNAL ARBITRAL" Le compte "FRAIS DE FONCTIONNEMENT DU TRIBUNAL ARBITRAL" retrace les oprations relatives au fonctionnement du Tribunal arbitral. Il est dbit du montant des versements effectus au profit du Tribunal arbitral. du montant des frais pour le fonctionnement du Tribunal arbitral prlevs sur le compte d'oprations dot de provisions pour frais de l'arbitrage. Il est crdit
Le compte "RESERVES" Le compte "RESERVES" assure le fonctionnement de la Rgie de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage de l'OHADA. Il est dbit du montant des dpenses effectues pour le fonctionnement de la Rgie par le crdit d'un compte de disponibilits. du montant des prlvements pour le fonctionnement de la Rgie par le dbit du compte "CCJA/OHADA".
Il est crdit -
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Le compte "PROVISIONS DES PARTIES SUR REDEVANCES DE GREFFE" Le compte "PROVISIONS DES PARTIES SUR REDEVANCES DE GREFFE" retrace toutes les oprations de constitution et d'emploi de provisions verses par les parties aux instances contentieuses ou leurs avocats pour le paiement des redevances du greffe. Il est dbit : du montant des prlvements effectus par le Rgisseur pour constatation des recettes correspondant au compte "REDEVANCES DE GREFFE" ; des reliquats sur provisions restitues aux parties qui les ont consignes ; des frais d'envois postaux la charge des parties; les sommes non rclames dans les six mois de la solution dfinitive de laffaire.
Le compte "PROVISIONS POUR FRAIS DE L'ARBITRAGE" Le compte "PROVISIONS POUR FRAIS DE L'ARBITRAGE" retrace toutes les oprations de constitution et d'emploi de provisions verses par les parties l'occasion de la saisine de la Cour pour le contrle du droulement de la procdure d'arbitrage. Il est dbit : du montant des prlvements effectus par le Rgisseur pour constatation des recettes correspondant aux comptes "FRAIS ADMINISTRATIFS", "HONORAIRES DE L'ARBITRE", "FRAIS D'EXPERTISE" et "FRAIS DE FONCTIONNEMENT DU TRIBUNAL ARBITRAL" ; des sommes non rclames dans les six mois de la solution dfinitive de l'affaire.
Les comptes "PROVISIONS DES PARTIES SUR REDEVANCES DE GREFFE" et "PROVISIONS POUR FRAIS DE l'ARBITRAGE" Les comptes "PROVISIONS DES PARTIES SUR REDEVANCES DE GREFFE" et "PROVISIONS POUR FRAIS DE l'ARBITRAGE" prsentent toujours un solde crditeur qui doit correspondre au total des soldes de chaque compte individuel, matire par matire. Les comptes "PROVISIONS DES PARTIES SUR REDEVANCES DE GREFFE" et "PROVISIONS POUR FRAIS DE L'ARBITRAGE" requirent l'ouverture de comptes individuels permettant de suivre les versements et les emplois de provisions soit par partie, soit par affaire. Le compte individuel tenu soit par affaire soit par consignataire dans les instances en cours, retrace : en crdit: la rception des provisions en prcisant les dates et les numros d'criture des comptes de disponibilits dbits ; en dbit: les emplois de provisions dont les motifs sont prciss dans la colonne NATURE DES OPERATIONS ;
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en solde: la position d'une partie vis--vis de la Rgie, aprs les oprations d'une mme journe dans une affaire ayant donn lieu un versement d'une provision.
Le Livre journal et le Grand livre doivent tre cots et paraphs par le Prsident de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage de l'OHADA. Les registres auxiliaires sont tenus pour les comptes ci-aprs:
Redevances de greffe ; Frais administratifs" ; Honoraires de l'arbitre" ; "Frais d'expertise" ; "Frais de fonctionnement du Tribunal arbitral" ; Honoraires de lexpert ; Frais de larbitre.
Les registres annexs sont des comptes individuels tenus par partie demanderesse l'instance pour les comptes d'oprations relatifs aux fonds privs rglements ci-dessous numrs:
compte "Provisions des parties sur redevance de greffe" ; compte "Provisions pour frais de l'arbitrage".
Les comptes individuels des deux comptes numrs ci-dessus sont classs dans un fichier par catgorie et par ordre alphabtique. Ils se distinguent par leur couleur :
bleue pour le compte "Provisions des parties sur redevances de greffe" ; jaune pour le compte "Provisions pour frais de l'arbitrage".
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La Balance est l'tat rcapitulatif faisant apparatre le solde dbiteur ou le solde crditeur de chaque compte, priodiquement et la fin de l'exercice. Le total des dbits doit tre gal au total des crdits. Le registre des chques mis enregistre tous les chques mis par la Rgie. Il comprend six (6) colonnes:
le numro d'ordre; la date de l'opration; le numro du chque ; le montant du chque ; le nom du bnficiaire ; la date de paiement par la banque ou par le Centre des Chques Postaux .
Les registres auxiliaires permettent d'enregistrer des oprations qui doivent tre suivies l'intrieur d'un compte ou d'effectuer des contrles. Ils proviennent, soit de la dcomposition dtaille des comptes ou des oprations d'un mme compte par nature de produit ou de charges, soit de l'indication de l'emploi des provisions ou des sommes d'argent concernant une ou plusieurs affaires. Les registres auxiliaires tenus pour les comptes permettent de suivre les oprations relatives lencaissement des redevances, frais et honoraires. Les registres auxiliaires sont tenus au fur et mesure des versements effectus dans diffrents comptes ou au profit des particuliers.
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A la fin de chaque journe, le Rgisseur arrte les totaux des colonnes du relev du Grand livre pour report la Balance. Les totaux des dbits et des crdits doivent tre identiques. Les soldes des comptes de disponibilits sont vrifis par rapprochement avec les disponibilits existant en caisse et avec les restitutions du compte "Banque" et du compte "Compte Courant Postal". Les arrts bimensuels, raliss les 15 et 30 de chaque mois, comportent l'tablissement de la balance dans les mmes conditions que l'arrt journalier. La balance est tablie aprs que les registres auxiliaires "REDEVANCES DE GREFFE", "FRAIS ADMINISTRATIFS", "HONORAIRES DE L'ARBITRE", "FRAIS D'EXPERTISE" et "FRAIS DE FONCTIONNEMENT DU TRIBUNAL ARBITRAL" auront t arrts par la dtermination des virements effectuer au compte "CCJA/OHADA" ou au profit des particuliers et par la constatation des critures correspondant ces virements. Les arrts bimensuels doivent servir au contrle de la concordance entre les rsultats des registres auxiliaires et ceux des registres annexes. Les soldes apparaissant sur des comptes individuels de chacun des comptes "PROVISIONS DES PARTIES SUR REDEVANCES DE GREFFE" et "PROVISIONS POUR FRAIS DE L'ARBITRAGE" sont totaliss pour tre rapprochs avec les soldes de ces mmes comptes au Grand livre.
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Les tats financiers annuels forment un tout indissociable et dcrivent de faon rgulire et sincre les vnements, oprations et situations de lexercice pour donner une image fidle du patrimoine, de la situation financire et du rsultat de lOrganisation.
G.9.1.1 Etat comparatif des montants budgtiss et des montants rels (tats dexcution budgtaire)
Au plus tard le 30 avril de chaque anne, les responsables dInstitution tablissent, partir de la comptabilit dfinie larticle 67 du rglement financier, les comptes budgtaires de leur Institution de lexercice clos. Celui-ci est prsent suivant la nomenclature budgtaire et fait apparatre les carts entre les prvisions et les ralisations. Il dtermine le montant des ventuels excdents ou insuffisances de lexercice concern. Le compte budgtaire est accompagn dun document comportant les principaux indicateurs de performance de la gestion de lorganisation, dnomm rapport de performance (rapports dactivits et reporting des tableaux de bord).
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G.9.1.5 Les notes contenant un rsum des principales mthodes comptables et les autres notes explicatives (ltat annex)
Ces tats compltent les tats financiers gnraux et sont prsents pour permettre aux utilisateurs des tats financiers d'tre informs de tout vnement significatif susceptible dinfluencer leur jugement sur l'excution des activits de lOrganisation. Les tats annexes se composent entre autres des informations ci-aprs : les mthodes et principes comptables ; les engagements donns ou reus ; les tableaux et notes sur le dtail des postes des tats financiers ; les rapports financiers (examen de ltat davancement des activits, tableau sur lorigine et lemploi des fonds, emploi des fonds par activit et ou par projet) ; les rapports sur lavancement physique des activits ou rapports de performance (ralisations physiques : units physiques et avancement des travaux, tat davancement des marchs) ; les rapports sur la passation des marchs (rsum descriptif, tableaux par catgorie de march) ; etc.
G.9.2
DES ETATS FINANCIERS SPECIFIQUES POUR CHAQUE PROJET OU PROGRAMME GERES. Pour permettre aux partenaires techniques et financiers d'tre informs sur l'excution des projets et programmes financs, chaque Institution produit selon les priodicits convenues dans les conventions de financement des tats financiers requis dans les formes appropries.
G.9.3
Les comptes consolids sont composs des tats ci-aprs : un tat comparatif consolid des montants budgts et des montants rels (tats dexcution budgtaire) ; un tableau consolid de flux de trsorerie (le tableau emplois- ressources) ;
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un tat consolid de la situation financire (le bilan) ; un tat consolid de la performance financire (le compte de rsultat) ; les notes annexes contenant un rsum des principales mthodes comptables et les autres notes explicatives (ltat annex).
Les tats forment un tout indissociable et dcrivent de faon rgulire et sincre les vnements, oprations et situations de lexercice pour donner une image fidle du patrimoine, de la situation financire et du rsultat de lOrganisation. Les comptes consolids sont tablis par le Directeur Financier et Comptable de lOHADA suivant la procdure ci-aprs : Squence
1.
Priode
Au plus tard fin avril de lexercice suivant
Intervenants
Chaque chef de service financier et comptable Directeur financier et comptable
E
X
2.
3.
vrifie la conformit des comptes individuels et procde la consolidation des tats. dite les tats financiers consolids et les transmet au secrtaire permanent pour signature Prsente les comptes consolids au commissaire aux comptes de lOHADA pour lmission de son rapport et au Conseil des Ministres pour approbation.
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