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IDEA 2002

GUA DEL USUARIO

II

IDEA es marca registrada de CaseWare International Inc.

Copyright 2002 CaseWare International Inc. 145 King Street East, Suite 200 Toronto, Ontario, Canad M5C 2Y8

Impreso y encuadernado en Canad.

PRLOGO
En Abril del 2000, CaseWare International Inc., lder mundial en desarrollo de herramientas para contadores y auditores, adquiri los derechos de IDEA Interactive Data Analysis Software al Instituto de Contadores Pblicos de Canad (CICA - Canadian Institute of Chartered Accountants). De inmediato CaseWare estableci una fuerte poltica de expansin creando un nuevo departamento a cargo del desarrollo, control de calidad y soporte tcnico de IDEA. Al mismo tiempo, CaseWare impuls fehacientemente la distribucin del producto incrementando y fortaleciendo la presencia de IDEA alrededor del mundo. La versin 2002 de IDEA es la primera versin de IDEA desarrollada ntegramente por CaseWare International Inc. Su nombre contiene el ao de la versin, lo que demuestra nuestra intencin de lanzar una nueva versin cada ao. IDEA 2002 enriquece significativamente sus funciones y caractersticas manteniendo al mismo tiempo la facilidad de uso del reconocido entorno de IDEA. Las encuestas demuestran que los usuarios han colocado a IDEA, dentro de su categora, en los puestos ms altos en cuanto a facilidad de uso, requerimientos de entrenamiento inicial y satisfaccin global. Nosotros intentamos mantener fuertemente esta posicin escuchando a nuestros usuarios y fomentando en forma continua la funcionalidad de anlisis de datos. Durante el ltimo ao, hemos mejorado notoriamente nuestro sitio Web por lo que recomendamos que visiten www.caseware-idea.com. Tambin hemos realzado nuestra imagen de marca a travs de un nuevo aspecto grfico para la familia de productos CaseWare, para reflejar mejor nuestro compromiso en brindar productos de calidad, con precios competitivos y funcionalidad lder en el mercado. Quienes hacemos IDEA deseamos que pueda disfrutar y aprovechar IDEA 2002. Para mantener nuestro compromiso de continuar mejorando agradeceremos nos haga llegar cualquier comentario que posea acerca de la presente versin o sugerencias para futuras versiones.

Bob Cuthbertson Jefe de Operaciones CaseWare IDEA Inc.

IV

PREFACIO
IDEA brinda a los auditores, contadores, y profesionales en sistemas y finanzas, la posibilidad de leer, visualizar, analizar, manipular, muestrear o extraer archivos de datos de casi cualquier origen, mainframe, servidor o PC, incluyendo archivos de reportes impresos. IDEA le permitir realzar y extender el alcance de su trabajo proporcionndole funciones exclusivas y caractersticas no disponibles en otros software. IDEA (originalmente el acrnimo de Interactive Data Extraction and Analysis) combina su poderosa funcionalidad con la facilidad de uso que otorga el entorno Windows. Esta verstil herramienta le permite formular cualquier tipo de interrogacin de archivos y otras funcionalidades tales como: documentar el plan de trabajo y progreso en una Lista de Tareas. importar datos de un amplio rango de tipos de archivo. crear diferentes vistas de los datos y reportes. formular anlisis especficos de los datos como el clculo de estadsticas diversas, deteccin de omisiones, deteccin de duplicados, sumarizaciones y anticuacin de fechas. realizar pruebas de excepcin de elementos no usuales o inconsistentes usando criterios simples y complejos. IDEA contiene ms de 80 funciones entre sus funciones aritmticas, de texto, criterio de datos y novedosas funciones financieras. efectuar diversidad de clculos.

VI

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seleccionar muestras usando tcnicas sistemticas, aleatorias, de atributos o de unidades monetarias. unir y comparar diferentes archivos de datos. crear tablas pivot para anlisis multidimensional. generar automticamente un completo historial documentando los anlisis realizados. crear o grabar macros a travs de IDEAScript, la herramienta de programacin compatible con VBA.

PREFACIO

VII

CMO ESTA ORGANIZADO ESTE LIBRO


Para obtener informacin acerca de cmo instalar y desinstalar IDEA y los requerimientos necesarios del sistema dirjase a la Gua Inicial que se entrega junto con el correspondiente CD-ROM de IDEA. Esta Gua del Usuario comienza con las instrucciones bsicas para poder iniciar IDEA y proporciona un panorama general acerca de los cuatro mdulos que componen IDEA. Esta gua concentra su atencin principalmente sobre el mdulo IDEA, comenzando por la seccin Qu hay en la pantalla de IDEA, siguiendo luego con las Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA con una breve descripcin de las diferentes ventanas utilizadas por el software. Si desea obtener informacin acerca de los otros tres mdulos (RDE, DataImport de IDEA, e IDEAScript) puede acceder a ellos en formato Adobe Acrobat a travs de la Ayuda en lnea disponible con el software. El CD-ROM de IDEA incluye tambin la presente gua en Adobe Acrobat. En la seccin 4 se encuentra disponible un Tutorial de Iniciacin con sus correspondientes archivos de datos. Este tutorial proporciona informacin acerca de la importacin de archivos de datos, la realizacin de determinadas pruebas de auditoria, la creacin de reportes, la revisin del historial del archivo y detalles para el mantenimiento del trabajo. El mismo no cubre la totalidad de las funciones de IDEA pero es recomendable a modo de introduccin antes de concurrir a un curso de entrenamiento en IDEA. Contacte a su distribuidor local para obtener informacin acerca de las fechas de los cursos disponibles en su regin o consulte nuestro sitio Web www.caseware-idea.com . Los Apndices contienen informacin referente al Mantenimiento del Trabajo y una lista con ms de 80 funciones para realizar operaciones aritmticas, de manejo de fechas, bsquedas de texto, clculos de estadsticas, funciones financieras y mucho ms

VIII

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CONTENIDO
PRLOGO .......................................................................................................................................... III PREFACIO ...........................................................................................................................................V CMO ESTA ORGANIZADO ESTE LIBRO ...............................................................................................VII CONTENIDO.......................................................................................................................................IX IDEA - INFORMACIN GENERAL .....................................................................................................1 1.1 1.2 2.1 2.2 LOS MDULOS ........................................................................................................................ 1 INICIANDO IDEA ...................................................................................................................... 2 PANTALLA DE IDEA SIN ARCHIVOS IMPORTADOS O ABIERTOS .................................................... 3 PANTALLA DE IDEA CON BASES DE DATOS ABIERTAS ................................................................ 4

VENTANAS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS DE IDEA................................................................... 5 3.1 VENTANA DE BASE DE DATOS .................................................................................................. 5 3.1.1 Ventana de Base de Datos con Vista de Base de Datos Activa .................................... 7 3.1.2 Ventana de Base de Datos con la Vista del Historial Activa .......................................... 8 3.1.3 Ventana de Base de Datos con la Vista Estadsticas de campo ................................... 9 3.1.4 Ventana de Base de Datos con Vista de Resultados Activa........................................ 11 3.1.5 Barra de Herramientas de la Ventana de Base de Datos ............................................ 13 3.2 VENTANA MACRO .................................................................................................................. 16 3.2.1. Barra de Herramientas de la Ventana de Macro .............................................................. 17 3.3 EXPLORADOR DE ARCHIVOS ................................................................................................... 18 3.3.1. Barra de Herramientas del Explorador de Archivos.......................................................... 18 TUTORIAL DE INICIACIN .............................................................................................................. 21 1. INTRODUCCIN ......................................................................................................................... 21 2. ACCEDIENDO A IDEA ................................................................................................................ 23 3. SELECCIN DE UNA CARPETA DE TRABAJO E INGRESO DE INFORMACIN DEL CLIENTE ................ 24 4. IMPORTACIN DEL ARCHIVO MAESTRO DE CLIENTES .................................................................. 27 5. QU HAY EN LA PANTALLA DE IDEA ........................................................................................... 35 6. FORMATEANDO LOS DATOS ....................................................................................................... 36 7. ESTADSTICAS DE CAMPO .......................................................................................................... 41 8. MUESTREO ALEATORIO DE REGISTROS ...................................................................................... 44 9. EXTRACCIN DE REGISTROS ..................................................................................................... 46 10. IMPORTACIN DE LA BASE DE DATOS DETALLE DE VENTAS ........................................................ 52 Acceso al Asistente de Importacin............................................................................................ 53 Seleccin del archivo a importar ................................................................................................. 53

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Asistente de Importacin - Tipo de Archivo ................................................................................ 55 ASCII de longitud fija - Especificar Longitud de Registro ........................................................... 56 Asistente de Importacin Especificar Delineadores de Campo............................................... 57 Asistente de Importacin - Detalles de Campo.......................................................................... 59 Asistente de Importacin Especificar Nombre de Archivo IDEA ............................................. 61 11. SUMARIZACIN DE CAMPOS ................................................................................................... 65 12. ESTRATIFICACIN NUMRICA DE UN ARCHIVO ......................................................................... 67 13. TABLA PIVOT ......................................................................................................................... 87 14. UNIN DE BASES DE DATOS................................................................................................... 94 15. REVISIN DEL HISTORIAL ....................................................................................................... 99 16. VISUALIZACIN DE REGISTROS ............................................................................................. 103 17. MANEJO DE CAMPOS ........................................................................................................... 107 18. EXTRACCIN DE REGISTROS ................................................................................................ 111 19. IDENTIFICACIN DE FACTURAS DUPLICADAS ......................................................................... 113 20. IDENTIFICACIN DE OMISIONES EN LA SECUENCIA DE NMERO DE FACTURAS ....................... 115 21. EXTRACCIN POR VALOR CLAVE .......................................................................................... 118 22. EXTRACCIN DE REGISTROS UTILIZANDO LAS @FUNCIONES ................................................ 122 23. DISEO DE UN REPORTE...................................................................................................... 126 24. VISTA PREVIA E IMPRESIN DE UN REPORTE ........................................................................ 140 25. IMPORTACIN DE UN ARCHIVO DE REPORTE IMPRESO ........................................................... 144 26. UTILIZACIN DE LA LISTA DE TAREAS ................................................................................... 159 27. USO DEL SISTEMA DE AYUDA ............................................................................................... 163 28. ELIMINACIN DE BASES DE DATOS ....................................................................................... 165 MANTENIMIENTO DEL TRABAJO ................................................................................................ 167 COPIAS DE SEGURIDAD/RESTAURAR ARCHIVOS DE DATOS............................................................... 167 ELIMINAR BASES DE DATOS ............................................................................................................ 169 ELIMINAR OTROS ARCHIVOS ........................................................................................................... 169 COPIAR ARCHIVOS DE DATOS ......................................................................................................... 169 MOVER ARCHIVOS DE DATOS .......................................................................................................... 170 ACTUALIZAR EL EXPLORADOR DE ARCHIVOS .................................................................................... 171 @FUNCIONES................................................................................................................................. 173 INDICE.......................................................................................................................................... 179

CONTENTS

XI

SECCIN UNO

IDEA - Informacin General


1.1 LOS MDULOS
El Software IDEA contiene cuatro mdulos: IDEA - El mdulo para la importacin de datos, anlisis y realizacin de pruebas de auditoria. Utilizando el Asistente de Importacin incluido en este mdulo, se pueden importar datos provenientes de diferentes orgenes tales como Access, Excel, va ODBC, archivos delimitados ASCII y otros. Los restantes tres mdulos pueden ser accedidos desde el mdulo IDEA. RDE El Editor de Definicin de Registro para el diseo de datos complejos previo a la importacin dentro del mdulo IDEA. RDE contiene una serie de herramientas tiles para el anlisis de archivos de datos y la definicin de registros para IDEA. DataImport de IDEA Usado para la importacin de Archivos de Reportes Impresos. Su acceso es a travs del Asistente de Importacin que se encuentra en el mdulo IDEA. En la seccin 4 se proporciona un ejemplo relativo a su uso. IDEAScript La herramienta de programacin compatible con VBA que extiende el podero de IDEA permitiendo generar y guardar macros.

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Los cuatro mdulos poseen una extensa y detallada ayuda en lnea. El sistema de ayuda en lnea de IDEA ha sido desarrollado como HTML, la Ayuda incluye paso por paso una descripcin detallada de las diferentes funciones. Para obtener informacin adicional existe tambin la posibilidad de acceder mediante links a pginas de IDEA en la Web, tales como Consejos y Sugerencias, Preguntas ms Frecuentes (PRF o FAQ), y Soporte Tcnico.

1.2

INICIANDO IDEA
Se accede al mdulo IDEA seleccionando Inicio - Programas - IDEA - IDEA . Una vez que se carga IDEA, debe establecerse la carpeta de trabajo, pudiendo entonces importarse los correspondientes archivos de datos. Pueden realizarse luego anlisis y pruebas sobre estas bases de datos. Dirjase al Tutorial de Iniciacin de la Seccin 4 para obtener informacin ms detallada acerca de estos pasos.

SECCIN DOS
QU HAY EN LA PANTALLA DE IDEA

2.1

PANTALLA DE IDEA SIN ARCHIVOS IMPORTADOS O ABIERTOS

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2.2

PANTALLA DE IDEA CON BASES DE DATOS ABIERTAS


Herramientas Explorador de Archivos Opciones de Men Barra de Operaciones Herramientas Base de Datos

Explorador de Archivos

Ventana de Base de Datos con solapas Lista de Tareas

Ayuda en pantalla

Cantidad de registros

Espacio Disponible

SECCIN TRES

Ventanas y Barras de Herramientas de IDEA


IDEA usa dos ventanas principales, stas son la Ventana de Base de Datos y la Ventana de Macro. Esta seccin describe sus caractersticas y funcionalidades.

3.1

VENTANA DE BASE DE DATOS


La Ventana de Base de Datos es una ventana tipo MDI que permite al usuario ver los campos contenidos en una base de datos. Cada base de datos es abierta en una Ventana de Base de Datos distinta. Existen diversas vistas asociadas con la Ventana de Base de Datos a las que se accede a travs de las solapas de vista que se encuentran a lo largo de la parte inferior de dicha ventana. Para cada base de datos se encuentran disponibles las siguientes solapas: Base de Datos Historial Estadsticas de Campo

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Para examinar los resultados de las pruebas que crean informes de salida se crean las siguientes Vistas de Resultados: Deteccin de Omisiones Numricas Deteccin de Omisiones de Fechas Deteccin de Omisiones de Caracter Estratificacin Numrica Estratificacin de Fechas Estratificacin de Caracter Estratificacin por Campo Clave Sumarizacin Rpida (opcional) Sumarizacin por Campo Clave (opcional) Antigedad Generacin de Nmeros Aleatorios Tabla Pivot MUM Puntual Evaluacin MUM Anlisis de la Ley de Benford Grficos

Todas las Vistas de Resultados se guardan automticamente con la base de datos, sin embargo pueden ser eliminadas si se lo desea. La descripcin de la Vista de Resultados tambin puede editarse para darle una definicin ms significativa.

SECCION TRES VENTANAS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS DE IDEA

3.1.1 Ventana de Base de Datos con Vista de Base de Datos Activa


La Vista de la Base de Datos tiene la apariencia de una hoja de clculos donde los nombres de los campos son los ttulos de las columnas y los nmeros de registro son los nmeros de las filas. Limitaciones de Base de Datos: 32,167 2.1 Billones 1.8 Exabytes campos (columnas) registros (filas) dependiendo del sistema operativo tamao de archivo

Si bien pueden abrirse mltiples bases de datos a la vez, cada una de ellas se abre en una Ventana de Base de Datos distinta y se muestra el nombre de la base de datos activa en la barra de ttulo de IDEA. Todas las columnas (campos) se pueden cambiar de tamao. Haciendo doble click en los separadores de campo se puede ajustar el ancho de los mismos. Alternativamente el ancho del campo se puede modificar moviendo los separadores de nombre de campo, haciendo click y arrastrndolos hacia el ancho deseado. Este ajuste modifica la informacin del ancho de campo en la vista y consecuentemente en un reporte a ser impreso. La cantidad de registros que contiene la base de datos, as como el espacio disponible en disco de la carpeta de trabajo, se muestran en la barra de estado en la base de la Ventana de Aplicacin.

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3.1.2 Ventana de Base de Datos con la Vista del Historial Activa


A continuacin se muestra la Vista del Historial de la Ventana de Base de Datos. Esta vista muestra el historial de todas las operaciones realizadas en el archivo. La informacin del Historial es acumulativa, es decir, se van agregando sucesivamente las distintas pruebas realizadas sobre las base de datos. Haciendo click en las cruces, cada seccin se expande mostrando los detalles de las pruebas. Puede copiarse, inclusive, el cdigo de IDEAScript a una Ventana de Macro para volver a ejecutar la(s) prueba(s) en cuestin.

Ventana de Base de Datos con la Vista del Historial activa

SECCION TRES VENTANAS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS DE IDEA

Pueden aadirse notas al Historial, por ejemplo, para incluir un programa de auditoria, para explicar una prueba o para indicar problemas ocurridos. Los auditores deberan imprimir y revisar el Historial al final de su trabajo y archivarlo como prueba de la auditoria.

3.1.3 Ventana de Base de Datos con la Vista Estadsticas de campo


A continuacin se muestra la Vista Estadsticas de Campo de la Ventana de Base de Datos:

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Ventana de Base de Datos con Vista de Estadsticas de Campo activa Las estadsticas de campo proporcionan informacin til sobre los campos numricos y de fecha existentes en la base de datos. Las estadsticas numricas tales como la media, el valor mximo, el valor mnimo, los valores totales, son de suma utilidad para conciliar con el archivo original a los efectos de comprobar la correcta importacin del archivo de datos, as como para comprender el rango de valores de los datos.

SECCION TRES VENTANAS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS DE IDEA

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Las Estadsticas de Fecha tales como la fecha ms temprana y la fecha ms tarda, permiten corroborar que los datos importados pertenezcan al perodo a auditar. Antes de poder visualizar las Estadsticas de campo, stas deben ser generadas. Dicha generacin puede realizarse durante la importacin del archivo o en forma posterior a la importacin haciendo click en la solapa Estadsticas de campo. Las Estadsticas de campo pueden imprimirse, guardarse o recalcularse. En algunas estadsticas se habilita una funcin de acceso en detalle que permite visualizar, imprimir o guardar los registros relacionados. Las Estadsticas de cualquier campo tambin pueden visualizarse en la parte superior de la Base de Datos utilizando la opcin Ver - Estadsticas de campo.

3.1.4 Ventana de Base de Datos con Vista de Resultados Activa


A continuacin se observa la Vista de Resultado Estratificacin Numrica.

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Barra de Herramientas Vista de Resultado

Cada Vista de Resultado contiene una barra de herramientas con opciones tiles, dependiendo del tipo de prueba efectuada, para imprimir la Vista, exportar el resultado a un archivo, graficar los resultados u observar los registros en detalle.

SECCION TRES VENTANAS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS DE IDEA

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3.1.5 Barra de Herramientas de la Ventana de Base de Datos


Las barras de herramientas de Operaciones y Base de Datos se encuentran disponibles cuando la Ventana de Base de Datos est activa. Ambas son flotantes y modificables. Se encuentran disponibles tambin las barras de herramientas adicionales para cada opcin. Todas pueden ser personalizadas seleccionando: VER Personalizar Barra de Herramientas

3.1.5.1 Barra de Herramientas de Operaciones La barra de herramientas de Operaciones contiene una serie de botones que proporcionan un rpido acceso a las funciones ms frecuentemente utilizadas.

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Barra de Herramientas de Operaciones Predeterminada

Asistente de Importacin Conector Visual Cerrar Base de Datos Activa Cortar Copiar Pegar Volver a Ejecutar Tarea

Extracciones Directas Muestreo Aleatorio de Registros Indices

Ordenar Deteccin de Clave Duplicada Deteccin de Omisiones Numricas Sumarizacin por Campo Clave

Crear Reporte Imprimir Imprimir Vista Previa Explorador de Archivos Lista de Tareas Configuracin de Columna

Tabla Pivot Estratificacin Numrica Unir Bases de Datos Manejo de Campos Graficar Datos Grabar Macro

SECCION TRES VENTANAS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS DE IDEA

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Smbolo de Moneda Separador de Miles

Nueva Macro Ayuda

3.1.5.2 Barra de Herramientas de Base de Datos La Barra de Herramientas de Base de Datos se utiliza para operar con los datos mostrados en la Vista de la Base de Datos .

Barra de Herramientas de Base de Datos Predeterminada

Hay tres opciones principales:

OPCIONES
Criterios de Presentacin

OPERACIN
Se utiliza para mostrar slo los registros que satisfacen una condicin dada, por ejemplo IMPORTE > 1000. Se utiliza para seleccionar una secuencia predefinida para mostrar los registros de la base de datos, por ejemplo ordenados por fecha. Se utiliza para mostrar el total de un campo numrico seleccionado.

Indices Disponibles

Establecer Total de Control

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3.2

VENTANA MACRO
IDEA incluye una herramienta desarrollada para extender la funcionalidad de IDEA denominada IDEAScripts. Los IDEAScripts pueden ser grabados, escritos desde cero, o una combinacin de ambos. El cdigo de IDEAScript se genera o se escribe en la Ventana de Macro. Esta ventana cuenta con una barra de herramientas con las opciones ms comnmente usadas como as tambin con funciones de asistencia para la escritura, edicin y depuracin de IDEAScripts.

Ventana de Macro de IDEA

SECCION TRES VENTANAS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS DE IDEA

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3.2.1. Barra de Herramientas de la Ventana de Macro


Cuando se abre una Ventana de Macro aparece una nueva barra de herramientas para la asistencia en la creacin de scripts.

Barra de Herramientas de la Ventana de Macro

Nuevo Script Abrir Script Guardar Deshacer Rehacer Buscar Buscar siguiente Reemplazar Insertar/Eliminar marcador Siguiente marcador Marcador previo

Borrar Todos los Marcadores Insertar/Eliminar Punto de Corte Eliminar Todos los Puntos de Corte Explorador de Lenguaje Editor de Dilogo Ejecutar Script Detener Correccin Entrar Saltar Mirar

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3.3

EXPLORADOR DE ARCHIVOS
La Ventana del Explorador de Archivos podr ser visualizada u ocultada haciendo click en el botn Explorador de Archivos de la barra de herramientas de Operaciones. Esta funcin permite visualizar todos los archivos existentes en una Carpeta de Trabajo (o carpeta de cliente) ya sea en forma de rbol u ordenados. A travs de las opciones disponibles en esta ventana, se puede abrir, renombrar, eliminar o marcar una base de datos as como unir o agregar otra base de datos.

3.3.1. Barra de Herramientas del Explorador de Archivos


La barra de Herramientas del Explorador de Archivos es usada para el manejo de los archivos que se encuentran en una Carpeta de Trabajo.

La Barra de Herramientas del Explorador de Archivos

Abrir archivo(s) seleccionado(s) Cambiar la carpeta de trabajo activa Actualizar la lista de Archivos

Unir Bases de Datos Agregar archivo(s) seleccionado(s) con la base de datos activa Aadir/Eliminar marca

SECCION TRES VENTANAS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS DE IDEA

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Eliminar archivo(s) y/o carpeta(s) seleccionado/a(s) Cambiar nombre del archivo seleccionado

Cambiar vista de rbol

Crear nueva carpeta en la carpeta de trabajo

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SECCIN CUATRO
Tutorial de Iniciacin
1. INTRODUCCIN
Esta seccin contiene un Tutorial de Iniciacin para comenzar a utilizar IDEA. Este tutorial le ensear a cargar el software, establecer una carpeta de trabajo, importar archivos de diferentes formatos, realizar una serie de pruebas, crear reportes, revisar el historial del archivo y a mantener el trabajo realizado. Recomendamos a todos los usuarios, ya sean principiantes, o a quienes actualicen el software desde versiones anteriores a completar este tutorial, dado que los orientar acerca de cmo utilizar IDEA en una auditoria o investigacin. Se puede obtener mayor informacin acerca del uso del software visitando la Seccin de Soporte de IDEA en la red a travs de la Ayuda en lnea, o asistiendo a los respectivos cursos de entrenamiento. Cada seccin contiene un objetivo a alcanzar. Los ejercicios establecidos en este tutorial deben completarse en forma secuencial, puesto que existen determinadas pruebas que se llevan a cabo sobre la base de resultados obtenidos en ejercicios anteriores.

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IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Advertencia: La barra de Operaciones de IDEA puede ser personalizada por el usuario. Este Tutorial de Iniciacin, en cuanto a sus instrucciones y pantallas, utiliza la barra de Operaciones establecida por defecto. Este Tutorial de Iniciacin no cubre todas las funcionalidades disponibles en IDEA. El tutorial proporciona una introduccin a los nuevos usuarios y a quienes actualizan el software desde versiones anteriores.

NOTA

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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2.

ACCEDIENDO A IDEA
Desde el Men INICIO seleccione: Programas - IDEA - IDEA

Puede acceder tambin haciendo doble click en el cono de IDEA disponible en su escritorio. Luego que se cargue IDEA, haga click en el botn Maximizar de la ventana de IDEA si es necesario.

El Explorador de Archivos de IDEA (o Navegador) le mostrar una lista con archivos de datos de ejemplo previamente importados listos para analizar.

Le recomendamos que en primer lugar, siga el tutorial que se inicia a continuacin, no obstante podr utilizar los archivos incluidos en el mismo para realizar pruebas adicionales posteriores.

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3.

SELECCIN DE UNA CARPETA DE TRABAJO E INGRESO DE INFORMACIN DEL CLIENTE


OBJETIVO: Para facilitar el mantenimiento del trabajo, se recomienda utilizar una carpeta de trabajo distinta para cada auditoria o investigacin. Toda la informacin referente a la auditoria, incluyendo los archivos de datos, ecuaciones, vistas y definiciones de registros se almacena en la carpeta de trabajo. Este ejercicio le explicar como establecer una carpeta de trabajo e ingresar informacin del cliente que ser luego impresa en todos los reportes.

1.

Para establecer la carpeta de trabajo seleccione la siguiente opcin: Archivo Establecer Carpeta de Trabajo

O haga click en el botn Cambiar la carpeta de trabajo activa herramientas del Explorador de Archivos.

de la barra de

Aparecer el cuadro de dilogo Buscar carpeta.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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2.

Seleccione la siguiente carpeta: C:\Archivos de Programa\IDEA\Tutorial Se asume que IDEA ha sido instalado en la carpeta establecida por defecto en el disco C. De no ser as, seleccione la carpeta correspondiente. Haciendo click en el botn Crear nueva carpeta en la carpeta de trabajo

NOTAS

de la barra de herramientas del Explorador de Archivos se agrega una subcarpeta dentro de la carpeta de trabajo activa.

3.

Haga click en el botn Aceptar.

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4.

En el cuadro de dilogo Propiedades de Cliente ingrese lo siguiente: Nombre de Cliente: Tutorial Perodo: 1 Ene 2001 31 Dic 2001

5.

Haga click en el botn Aceptar. Tutorial se convertir en la carpeta de trabajo, cerrndose as la carpeta de trabajo de Ejemplos, u otra existente. El Explorador de Archivos aparecer ahora vaco. Una vez establecida la carpeta de trabajo permanecer activa hasta que se modifique.

NOTA

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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4.

IMPORTACIN DEL ARCHIVO MAESTRO DE CLIENTES


OBJETIVOS: Importar una hoja de cculo Microsoft Excel. Generar estadsticas para los campos numricos y de fecha existentes en la base de datos.

1.

Posicionndose sobre el primer botn de la barra de Operaciones observe el mensaje en fondo amarillo Asistente de Importacin.

Haga click en este botn.

2.

Aparecer el cuadro de dilogo Asistente de Importacin. Elija un archivo de datos a importar haciendo click en el botn Seleccionar Archivo y luego seleccione el siguiente archivo:

C:\Archivos de Programa\IDEA\Tutorial\Clientes.xls

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Haga click en el botn Abrir. 3. Observe los 5 diferentes mtodos de importacin. Acepte el mtodo establecido por defecto, en este caso Archivos nuevos y formatos estndar de PC.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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Haga click en el botn Siguiente. 4. Se visualizar la ventana Asistente de Importacin Tipo de Archivo con la opcin Microsoft Excel correctamente seleccionada.

30

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Haga click en el botn Siguiente.

No es posible obtener una vista previa de las hojas de MS Excel utilizando el Asistente de Importacin. NOTA

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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5.

El Asistente de Importacin le mostrar una lista de todas las hojas de clculo y tablas definidas dentro del archivo seleccionado. Seleccione Maestro de Clientes$.

Haga click en el botn Siguiente. Se pueden importar mltiples hojas de clculo y/o tablas de una sola vez. Cada hoja de clculo o tabla ser importada a una base de datos diferente. NOTA

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6.

Se visualizar el cuadro de dilogo Cambiar la longitud de los campos de caracter advirtiendo que todos los campos tipo caracter sern importados con una longitud de 255 caracteres a menos que se modifique. Puede ser que sta no sea la longitud del campo deseada, en ese caso marque la opcin Determinar la longitud mxima de campo y acepte el valor de 10000 registros establecido por defecto.

Haga click en el botn Siguiente.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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7.

En su paso final el Asistente de Importacin le pedir que confirme o modifique las opciones de importacin de la base de datos. Observe que la opcin Generar estadsticas de campo se encuentra activa. Esto es recomendable a los efectos de conciliar los datos con el archivo original. Se explicar en detalle Estadsticas de Campo en la Seccin 7. Ingrese como nombre de la base de datos: Base de Datos Maestro de Clientes

La opcin Importar los datos se encuentra seleccionada por defecto, dado que no es posible enlazar una hoja de clculo MS Excel. NOTAS La opcin Guardar Definicin se encuentra grisada dado que no se utilizan ni requieren definiciones de registro en la importacin de archivos MS Excel.

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IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Haga click en el botn Finalizar. Se importar la Base de Datos Maestro de Clientes y se seleccionar como la base de datos activa.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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5.

QU HAY EN LA PANTALLA DE IDEA


OBJETIVO: Examinar la Base de Datos Maestro de Clientes y familiarizarse con los contenidos de la pantalla de IDEA.

Los datos aparecen en la Ventana de Base de Datos. Maximice la Ventana de Base de Datos.

Observe lo siguiente:

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IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Las opciones del men de la Base de Datos. La barra de herramientas de Operaciones. Esta es una barra flotante, transformable y personalizable que contiene botones de acceso rpido a las funciones ms frecuentemente utilizadas. La barra de herramientas de Base de Datos contiene la opcin criterio, ndice y total de control. Es tambin flotante, transformable y personalizable. El Explorador de Archivos en la parte izquierda de la pantalla. Se muestran en l todas las bases de datos de IDEA que contiene la carpeta de trabajo. Se puede expandir para ver la fecha de la ltima modificacin, la cantidad de registros, y el tamao del archivo. La barra de herramientas del Explorador de Archivos en la parte superior del Explorador de Archivos con acceso a las opciones del Administrador de Archivos.

Muvase por los datos usando los botones de desplazamiento o la barra situada en la parte derecha de la ventana, hasta llegar al final del archivo. Observe que al moverse por la barra de desplazamiento se van mostrando los nmeros de registros correspondientes. Tambin puede moverse de izquierda a derecha utilizando la barra horizontal situada en la base de la Ventana de Base de Datos. En la barra de estado, situada en la parte inferior derecha de la pantalla, podr observar la cantidad de registros con los que cuenta la base de datos activa (341) as como el espacio disponible en disco de la carpeta de trabajo (787.63MB). Si quiere ampliar la vista de la base de datos puede ocultar la Lista de Tareas situada en la parte inferior de la Ventana de IDEA haciendo click en el botn Lista de Tareas de la barra de herramientas de Operaciones.

6.

FORMATEANDO LOS DATOS

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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OBJETIVOS: Cambiar el formato de las columnas de datos. Secuenciar (indexar) los registros en la Ventana de Base de Datos.

Asegrese que la Base de Datos Maestro de Clientes se encuentre activa. 1. Ajuste y optimice el ancho de los campos: El ancho de las columnas es ajustado de acuerdo al encabezado de la columna o a las caractersticas de los datos. No obstante, los anchos de columna pueden ajustarse a su gusto. Posicione el cursor en el separador de campo de los dos primeros campos. Haga click en el separador y reduzca el ancho del mismo ajustando el ancho del campo NUM_CLIENTE de acuerdo a los datos. Posicione el cursor sobre el primer campo y observe la sugerencia mostrando el nombre completo del campo NUM_CLIENTE. Esto sucede si IDEA no muestra un elemento completo. Optimice el ancho del campo NUM_CLIENTE para ver el nombre completo y sus datos haciendo doble click en el separador de campo.

2.

Secuencie los registros: IDEA proporciona dos opciones para secuenciar los registros: ordenar e indexar. Se puede hacer una indexacin rpida haciendo doble click en el encabezado de una columna para secuenciar el campo en orden ascendente. Haciendo click una segunda vez el campo se secuenciar en orden descendente. Secuencie el campo LIM_CREDITO (la ltima columna en la vista) en orden ascendente haciendo doble click en el encabezado. Observe como se muestra lo realizado en el cuadro Indices Disponibles de la barra de herramientas de la Base de Datos.

38

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Vuelva a la secuencia original de registros seleccionando Sin Indice en la lista desplegable de Indices Disponibles.

3.

Cambie la configuracin de las columnas: Haga click en el botn derecho del mouse sobre la Ventana de Base de Datos para acceder a una lista de opciones comunmente usadas. Seleccione Configuracin de Columna Seleccione el campo NUM_CLIENTE y realice los siguientes cambios: Fuente: Color de Texto: Color de Fondo: seleccione Negrita cambie a Azul cambie a Gris Claro

Seleccione el campo LIM_CREDITO y realice los siguientes cambios:

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

39

Conf. de Campo:

Use el Smbolo de Moneda Use el Separador de miles

Color de Texto: Color de Fondo:

Cambie a Rojo Cambie a Gris Claro

4.

Haga click en el botn Aceptar.

5.

Reordene los campos moviendo el campo LIM_CREDITO detrs del campo NUM_CLIENTE:

40

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Haga click en el encabezado de la columna LIM_CREDITO para seleccionarla y mantenga apretador el botn del mouse hasta que aparezca el cono de arrastrar. Arrastre la columna a continuacin del campo NUM_CLIENTE. Observe que la lnea roja indica la posicin de arrastre.

Una vez que se cambia la vista, la configuracin se guarda con la base de datos y permanecer activa a menos que se modifique o se restablezca. NOTA

6.

Restablezca la vista seleccionando las siguientes opciones de men: Ver Vistas - Restaurar Se retorna a la vista previa a la modificacin.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

41

7.

ESTADSTICAS DE CAMPO
OBJETIVO: Ver las estadsticas de campo para los campos numricos en la Base de Datos Maestro de Clientes. Los valores estadsticos sern utilizados para: conciliar totales obtener una comprensin general de los rangos de valores de la base de datos resaltar potenciales errores/reas de debilidad para anlisis posteriores

1.

Haga click en la solapa Estadsticas de Campo en la parte inferior de la Ventana de Base de Datos. Se muestran las Estadsticas para el campo LIM_CREDITO, nico campo numrico existente en la base de datos.

Las estadsticas de campo se generaron instantneamente al importar la base de datos. NOTAS Si la base de datos contuviese algn campo fecha, se generarn las estadsticas de fecha tales como la fecha ms temprana y la fecha ms tarda.

42

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2.

Verifique los Resultados de las Estadsticas de Campo para el campo LIM_CREDITO. Observe en particular lo siguiente: # Registros # de Elems. Cero Valor Medio Valor Mnimo Valor Mximo 341 0 62,475.07 2,000.00 3,901,000

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

43

3.

Si esta conectado a una impresora, puede imprimir las estadsticas de campo haciendo click en el botn Imprimir de la barra de herramientas de Estadsticas de Campo, o alternativamente, en la barra de herramientas de Operaciones.

4.

Vea el registro que posee el Valor Mximo haciendo click en el botn de Anlisis Detallado a la izquierda del campo.

A travs del botn Anlisis Detallado se visualizar el registro al que corresponde un valor estadstico seleccionado, pudindose ste extraer o imprimir. 5. Haga click en la solapa de Base de Datos en la parte inferior de la Ventana de Base de Datos para regresar a la vista original.

44

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8.

MUESTREO ALEATORIO DE REGISTROS


OBJETIVO: Seleccionar una muestra de elementos para analizar.

1.

Haga click en el botn Muestreo Aleatorio de Registros herramientas de Operaciones.

de la barra de

Se visualizar el cuadro de dilogo Muestreo Aleatorio de Registros. 2. 3. Ingrese 10 como nmero de registros a seleccionar. Deje la semilla aleatoria proporcionada por IDEA. La semilla se utiliza para iniciar el algoritmo para el clculo de nmeros aleatorios. Si es necesario ampliar una muestra ingresando la misma semilla pero con un tamao de muestra mayor, se producir la misma muestra original pero con el agregado de los tems adicionales requeridos. Seleccione el rango de registros para el que se extraer la muestra. El primer y el ltimo registro (1 y 341) se mostrarn como los nmeros de registro iniciales y finales a seleccionar. Acepte esta opcin. Ahora ingrese la Semilla aleatoria: 30024. No permita registros duplicados, es decir, deje la correspondiente opcin sin marcar.

4.

5. 6.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

45

7.

Ingrese como Nombre de Archivo: Muestra de Clientes.

8.

Haga click en el botn Campos y observe que todos los campos de la Base de Datos Maestro de Clientes estn seleccionados por lo que se extraern a la base de datos Muestra de Clientes. Haga click en el botn Aceptar para aceptar todos los campos.

9.

Haga click en el botn Aceptar del cuadro de dilogo Muestreo Aleatorio de Registros para realizar la extraccin de la muestra.

46

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10.

Observe que a la base de datos resultante se le ha agregado al final un campo adicional, el cual contiene el correspondiente nmero de registro en la base de datos original. Observe que esta base de datos se muestra en el Explorador de Archivos como una base de datos hija de la Base de Datos Maestro de Clientes. Agrande el tamao del Explorador de Archivos para obtener todos los detalles del archivo tal como se muestra a continuacin.

11.

Achique el tamao del Explorador de Archivos slo para mostrar los nombres de los archivos. 12. Cierre la base de datos de muestra haciendo click el botn Cerrar Ventana en la Ventana de Base de Datos (NO sobre el botn Cerrar situado arriba). Puede tambin cerrar la base de datos haciendo click en el botn Cerrar Base de Datos Activa en la barra de herramientas de Operaciones.

La Base de Datos Maestro de Clientes pasar a ser la base de datos activa.

9.

EXTRACCIN DE REGISTROS

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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OBJETIVO: Extraer clientes con lmites elevados de crdito.

Asegrese que la Base de Datos Maestro de Clientes se encuentre activa.

1.

Haga click en el botn Extracciones Directas Operaciones.

de la barra de herramientas de

2.

Aparecer el cuadro de dilogo Extraer a Archivo(s). Desplcese a la primera celda en el rea de definicin de extraccin e ingrese en Nombre de Archivo: Lmites de Crdito Elevados. Para formular la respectiva ecuacin haga click en el botn Criterios de Presentacin .

3.

Se visualizar el Editor de Ecuaciones que se utilizar para construir la ecuacin necesaria. 4. Ingrese la expresin: LIM_CREDITO >= 30000 de la siguiente manera: Localice el nombre de campo LIM_CREDITO en la lista de campos disponibles y observe que su tipo, longitud y nmero de decimales son mostrados en el rea de informacin en la base del Editor de Ecuaciones. Haga doble-click en el nombre de campo para seleccionarlo (o presione la tecla enter). Comenzar a escribirse la ecuacin en el Area de Ecuaciones.

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Haga click en el botn Mayor o igual a

Tipee 30000 (no ingrese formatos como puntos o $). Una vez construida la ecuacin, compruebe su sintaxis haciendo click en el . Si se ha producido un error de sintaxis corrija la botn Validar ecuacin expresin y vuelva a comprobar la sintaxis.

La ecuacin debe ser idntica a la de esta pantalla. 5. Haga click en el botn Validar y salir .

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

49

6.

Haga click en el botn Aceptar para realizar la extraccin.

7.

Se visualizar la base de datos resultante Lmites de Crdito Elevados con 61 clientes

50

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

8.

Cierre la base de datos haciendo click en el botn Cerrar Base de Datos Activa de la barra de herramientas de Operaciones.

Puede tambin cerrar la base de datos haciendo click en el botn Cerrar Ventana en la Ventana de Base de Datos. 9. Cierre tambin la Base de Datos Maestro de Clientes.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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Ha completado la primera fase del tutorial. En esta fase hemos: Importado una hoja de clculo de MS Excel. Dado formato a las columnas de datos. Calculado las estadsticas de campo. Seleccionado una muestra aleatoria. Realizado la extraccin de elementos excepcionales.

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10. IMPORTACIN DE LA BASE DE DATOS DETALLE DE VENTAS

OBJETIVOS: El archivo Detalle de Ventas se encuentra en formato conocido como ASCII de longitud fija. Es necesario, previo a la importacin, definir su formato en IDEA. El Asistente de Importacin lo guiar a travs de diferentes pasos para definir e importar el archivo para su anlisis. Este ejercicio le mostrar como: acceder al Asistente de Importacin crear una definicin para un archivo ASCII de longitud fija guardar esta definicin importar la base de datos a IDEA seleccionar un campo numrico como total de control de la base de datos.

Se proporciona el siguiente archivo ASCII de longitud fija como uno de los archivos del tutorial: VENTAS.TXT Base de Datos Detalle de Ventas

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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Acceso al Asistente de Importacin


Acceda al Asistente de Importacin haciendo click en el botn Asistente de Importacin de la barra de herramientas de Operaciones.

Seleccin del archivo a importar


Aparecer la primera ventana del Asistente de Importacin. Seleccione el archivo de datos a importar haciendo click en el botn Buscar Seleccione el archivo Ventas.txt de la carpeta de trabajo C:\Archivos de Programa\IDEA\Tutorial .

Haga click en el botn Abrir.

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IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

El cuadro de dilogo le solicita que seleccione el mtodo para importar los datos. Seleccione la opcin: Archivos nuevos y formatos estndar de PC.

Haga click en el botn Siguiente.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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Asistente de Importacin - Tipo de Archivo


Una vez que el archivo de datos haya sido seleccionado, el Asistente de Importacin intentar determinar el tipo de archivo de datos. Se mostrar la siguiente pantalla:

En este caso el formato ASCII de longitud fija se identifica correctamente. Haga click en el botn Siguiente para continuar.

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IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

ASCII de longitud fija - Especificar Longitud de Registro


Este paso se utiliza para identificar la longitud correcta de cada registro que en este caso es de 43 bytes (caracteres). Esto incluye los delimitadores de registro que pueden verse al desplazarse hacia la derecha a las posiciones 42 y 43. IDEA excluir esto de la importacin en forma automtica.

Examine la vista preliminar del archivo en la parte inferior del cuadro de dilogo, desplazndose por los registros y asegurndose que las columnas de datos (campos) estn alineadas. Haga click en el botn Siguiente para continuar.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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Asistente de Importacin Especificar Delineadores de Campo


Este paso se utiliza para identificar la posicin de cada campo en los registros. El Asistente de Importacin insertar lneas para conseguir un mejor ajuste basndose en el patrn de datos de los registros.

Se pueden agregar, mover o eliminar lneas de la siguiente manera: CREAR lnea de campo ELIMINAR lnea de campo MOVER lnea de campo haciendo click en la posicin deseada haciendo doble click en la lnea de campo seleccionando la lnea de campo y arrastrndola

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Posicione el cursor sobre los datos para ver el nmero de columna correspondiente. NOTA

Es til obtener una definicin de registro para archivos de este tipo. Modifique las posiciones de los delineadores de campo de acuerdo a la siguiente definicin.
Campo NUM_FACT FECHA_TRANS TIPO_PAGO VENDEDOR NUM_CLIENTE COD_PROD MONTO Tipo N D C N N C N Inicio 1 8 16 20 23 29 31 Long. 7 8 4 3 6 2 11 2 AAAAMMDD Dec Mscara Descripcin Nmero de Factura Fecha de transaccin Tipo de Pago Cdigo Vendedor Nmero de Cliente Cdigo de Producto Monto

En la definicin anterior, el tipo de campo C significa caracter, N significa numrico y F significa fecha. NOTA

Haga click en el botn Siguiente para continuar.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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Asistente de Importacin - Detalles de Campo


Esto paso se utiliza para definir los nombres de cada campo y sus detalles o atributos, as como tambin para identificar aquellos campos o reas que no se desean importar.

Identifique cada campo, conciliando su seleccin con el diseo de registro tal como se detalla a continuacin:

60

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1. 2. 3. 4.

Seleccione el campo en el rea de datos. Se marcar en color celeste. Ingrese el Nombre de Campo Si lo desea puede agregar la Descripcin del campo (es opcional). Acepte o cambie el Tipo de campo. Observe que en la seccin Ejemplo Convertido se proporciona el valor convertido del primer registro de acuerdo al tipo de campo seleccionado. En caso de no ser el correcto, haga click en el botn de lista en el cuadro de texto Tipo, y seleccione el tipo de campo apropiado. Pulse aceptar, corrija o agregue informacin adicional al tipo de campo. Campo Numrico Campo Fecha Nmero de decimales Ingrese una mscara de fecha que describa su formato en el archivo Ventas.txt, por ejemplo AAAAMMDD

5.

Contine definiendo cada campo realizando el mismo procedimiento.

Si no desea importar alguno de los campos active la opcin No importar este campo. NOTA 6. Haga click en el botn Siguiente para continuar.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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Asistente de Importacin Especificar Nombre de Archivo IDEA


El paso final consiste en especificar las opciones de importacin, guardar la definicin de registro creada usando el Asistente de Importacin (para volver a utilizarla en futuras auditorias) y especificar el nombre del archivo resultante.

Para especificar las opciones de importacin:

1.

Acepte la opcin Importar la base de datos (preferible a enlace). Utilizando la opcin importar, IDEA se ejecutar de manera ms rpida que si enlaza el archivo. Active la opcin Generar estadsticas de Campo. Estas se utilizarn para la conciliacin. IDEA guardar automticamente en la carpeta de trabajo la definicin de registro utilizada con el nombre Ventas.rdf. Posteriormente, de ser necesario, podr utilizar esta definicin para importar archivos de datos de similares caractersticas, o para realizarle alguna modificacin. Coloque como Nombre de la base de datos: Detalle de Ventas

2.

3.

4.

62

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Haga click en el botn Finalizar una vez que haya terminado. Los datos sern importados en la carpeta de trabajo, y sern visualizados en la Ventana de Base de Datos. 5. 6. Maximice la Ventana de Base de Datos. Haga click en el botn Establecer Total de Control herramientas de la Base de Datos. de la barra de

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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Se mostrar una lista con los campos numricos de la base de datos. Seleccione el campo MONTO.

El total de control 6.406.119,08 aparecer en el cuadro de texto total de control. Los auditores deberan conciliar este monto contra el total de ventas del perodo antes de comenzar con las correspondientes pruebas de auditoria.

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IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Base de Datos Detalle de Ventas

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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11.

SUMARIZACIN DE CAMPOS
OBJETIVO: Sumarizar las Ventas por cliente para generar una lista con los saldos pendientes de pago. Esta prueba permitir tambin identificar el nmero de transacciones realizadas por cada cliente.

Asegrese que Detalle de Ventas sea la base de datos activa. 1. Seleccione la opcin Sumarizar Campos del men: ANALISIS Sumarizacin de Campo - Rpida...

2.

Seleccione e ingrese lo siguiente: Campo de Sumarizacin: Campos para totalizar: NUM_CLIENTE MONTO

Haga click en el botn Campos y observe que no hay ningn campo seleccionado Esto limita la informacin innecesaria a incluir en el archivo de sumarizacin. Haga click en el botn Aceptar para volver al cuadro de dilogo Sumarizacin de Campo Rpida (Sin ndice).

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IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Hay dos tipos de salida para la sumarizacin: Crear Base de Datos de Sumarizacin Crear Resultado de Sumarizacin

Utilice la opcin crear Base de Datos de Sumarizacin pues ser necesaria para unirla posteriormente a la Base de Datos Maestro de Clientes. La opcin Crear Resultado de Sumarizacin muestra el resultado en una Vista de Resultados en la base de datos Detalle de Ventas. Esta opcin no ser seleccionada en este ejercicio. Observe que, como en la mayora de las pruebas en IDEA, se puede aplicar un criterio a la prueba como ser por ejemplo sumarizar las transacciones slo para un perodo determinado. Como ocurre con otras pruebas en las que se puede aplicar un criterio, si ste ya fue aplicado utilizando la opcin Criterios de Presentacin de la barra de herramientas de la Base de Datos, la ecuacin correspondiente se visualizar en el cuadro de texto Criterio dentro del cuadro de dilogo. No obstante, puede crearse un nuevo criterio o modificar uno existente a travs del Editor de Ecuaciones del cuadro de texto criterio. Ingrese como nombre de Archivo: Transacciones Totalizadas.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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Haga click en el botn Aceptar. 3. Observe en la base de datos resultante los siguientes campos: NUM_CLIENTE NUM_DE_REGS MONTO lista todos los nmeros de cliente cantidad de registros (transacciones) para cada cliente total de transacciones para cada cliente

Observe tambin la cantidad de registros en la barra de estado.

Base de Datos Transacciones Totalizadas

12.

ESTRATIFICACIN NUMRICA DE UN ARCHIVO

68

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

OBJETIVO: Estratificar los saldos de ventas para obtener un perfil de la cantidad y los valores de las transacciones en cada banda.

Asegrese que Transacciones Totalizadas sea la base de datos activa. 1. Calcule las estadsticas para el campo MONTO para determinar el valor mnimo y el valor mximo de la poblacin. Seleccione la solapa Estadsticas de campo en la Ventana de base de datos

Haga click en SI para calcular las estadsticas.

Valor Mnimo Valor Mximo:

0,00 3.656.762,47

2.

Seleccione la solapa Base de Datos en la Ventana de Base de Datos. Puede tambin visualizar cualquiera de las estadsticas de campo para los campos numricos y de fecha en la parte superior de la Ventana de Base de Datos de la siguiente forma:

Posicionado sobre la Ventana de Base de Datos haga click en el botn derecho del mouse y seleccione la opcin Estadsticas de campo

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

69

Seleccione Valor neto, Valor mnimo y Valor mximo de la lista de estadsticas disponibles.

70

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Haga click en el botn Aceptar.

Observe que se muestran las estadsticas seleccionadas en la parte superior de la Ventana de Base de Datos. Ajuste los anchos de las columnas, incluyendo la columna Nmero de Registro/Nombre de Estadstica, para ver los nombres y los valores de las estadsticas en forma completa. Mueva el curso a travs de las filas y observe que las estadsticas obtenidas permanecen fijas.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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3.

Haga click en el botn Estratificacin Numrica de Operaciones.

de la barra de herramientas

Aparecer el cuadro de dilogo Estratificacin Numrica.

72

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

4.

Seleccione MONTO como Campo para Estratificar. Para especificar las bandas de estratificacin siga los pasos detallados a continuacin: Modifique el Incremento a 5.000,00 Haga click en el cuadro de texto Lmite Superior de la primer fila y observe que ha cambiado a 5.000,00 Haga click en la segunda fila del rea de hoja de clculo. Esto colocar automticamente las cantidades 5.000,00 a 10.000,00 Seleccione las siguientes 3 filas del rea de hoja de clculo. Esto debe llevar el rango hasta 25.000,00 Haga click en el cuadro de Incremento nuevamente, y modifique el incremento a 25.000,00 Seleccione las siguientes 7 filas del rea de hoja de clculo, es decir hasta la fila 12.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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Haga click en el botn Aceptar. Se crea la solapa Estratificacin Numrica en la parte inferior de la Ventana de Base de Datos y se muestra el informe de estratificacin para el campo MONTO.

5.

de la barra de herramientas Haga click en el botn Imprimir vista previa situada en la Vista de Resultado de Estratificacin Numrica. Ajuste el acercamiento para apreciar mejor el informe (por ejemplo al 100%).

74

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Vista Preliminar del Informe de Estratificacin Numrica

Si esta conectado a una impresora, puede imprimir el informe haciendo click en el botn Imprimir 6. de la barra de herramientas de la Vista Previa.

Vuelva a la vista de resultados haciendo click en el botn Restaurar vista de resultados .

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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7.

Observe que hay 219 transacciones en la banda que va de >= 0 a < 5,000.00. Haga doble click sobre esta banda para observar los registros correspondientes.

Observe que estas ransacciones pueden ser guardadas en una base de datos en IDEA o pueden imprimirse. Haga click en el botn Hecho para retornar a la Vista de resultado. 8. Posicinese con el cursor sobre cada botn de la barra de herramientas de la Vista de Resultados y vea sus funciones descriptas en los respectivos mensajes. Observe que los resultados pueden ser exportados a un archivo con un amplio rango de formatos, o adjuntarse a un mail.

76

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

9.

Grafique los resultados haciendo click en el botn Ver el grfico del resultado .

10.

Se proporciona una barra de grficos la cual puede personalizarse utilizando las opciones de grficos. Modifique el campo EJE Y reemplazando # Registros por MONTO.

11.

Dentro del men GALERIA seleccione cada tipo de grfico para ver las opciones disponibles. Elija finalmente la opcin grfico de barras.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

77

12.

Para especificar el Ttulo del Grfico: Seleccione las siguientes opciones en la barra de herramientas de grficos: VER Propiedades Elija la solapa General. Ingrese como ttulo Saldo de Ventas.

78

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Haga click en el botn Aceptar.

13.

Para especificar el EJE Y y las Etiquetas: Seleccione las siguientes opciones de la barra de herramientas de grfico: VER Propiedades Elija la solapa Ejes. Asegrese que este seleccionado el Eje Y. Marque la opcin Mostrar rejilla. Haga click en el botn Detalles.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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Seleccione la solapa Escala y cambie la Unidad de Escala a 1000.00.

80

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Seleccione la solapa Etiquetas e ingrese el ttulo Saldo $ (miles).

Haga click en el botn Aceptar del cuadro de dilogo Propiedades de Eje Y. Haga click en el botn Aceptar del cuadro de dilogo Propiedades de Grfico

14.

Para especificar el EJE X y las Etiquetas: Seleccione las siguientes opciones en la barra de herramientas de grficos: VER Propiedades Elija la solapa Ejes. Seleccione el Eje X.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

81

Marque la opcin Mostrar rejilla. Haga click en el botn Detalles. Seleccione la solapa Etiquetas e ingrese el ttulo Estrato.

82

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Haga click en el botn Aceptar del cuadro de dilogo Propiedades de Eje X. Haga click en el botn Aceptar del cuadro de dilogo Propiedades de Grfico.

15.

Para modificar las Fuentes del Ttulo y las Etiquetas: Cambie la fuente del ttulo del Grfico seleccionando EDITAR Fuentes Ttulo superior, pudiendo elegir as la fuente, estilo, tamao y color que desee.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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Cambie la fuente del ttulo del Eje Y, seleccionando Editar Fuentes Ttulo Izquierda pudiendo elegir as la fuente, estilo, tamao y color que desee. Cambie la fuente del ttulo del Eje X, seleccionando Editar Fuentes Ttulo inferior pudiendo as elegir la fuente, estilo, tamao y color que desee.

16.

Para guardar el grfico seleccione en la barra de herramientas de Grfico: ARCHIVO Guardar Grfico Guarde el grfico en la carpeta \Archivos de Programa\IDEA\Tutorial. Ingrese como nombre del grfico Estratificacin Numrica del Saldo de Ventas Observe los diferentes tipos de grficos que pueden guardarse (incluyendo una plantilla de grficos para aplicar la configuracin a grficos futuros). Utilice la opcin Archivos de Grfico.

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IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Haga click en el botn Guardar. Se guardar el grfico en la carpeta de trabajo.

17.

Seleccione en el grfico la barra correspondiente al Estrato 6, observe que su color se oscurece y sus valores para x e y (nmero de estrato y saldo) aparecen en una mensaje con fondo amarillo. Haga doble click sobre la barra para obtener los registros que pertenecen al estrato seleccionado.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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Haga click en el botn Hecho.

18.

Cambie la solapa de vista de resultado Estratificacin numrica haciendo doble click sobre la misma e ingrese como nombre Perfil Saldo de Ventas.

El cambio en la solapa de vista de resultados se guardar en el Historial. NOTA

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IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

19.

Vuelva a la vista del resultado de la estratificacin haciendo click en el botn Ver la rejilla de resultado de la barra de herramientas de Vista de Resultados.

20.

Vuelva a la Vista de la Base de Datos Transacciones Totalizadas.

21.

Posicionando el cursor sobre la Vista de la Base de Datos haga click en el botn derecho del mouse y seleccione la opcin Estadsticas de campo, luego haga click en Quitar Todo y finalmente haga click en el botn Aceptar.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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13.

TABLA PIVOT
OBJETIVO: Obtener un perfil del archivo Detalle de Ventas en formato tabla. Esta funcin permite al usuario crear mltiple sumarizaciones en una tabla calculando los totales, el promedio o la cantidad de registros.

1. 2.

Asegrese que la base de Datos Detalle de Ventas sea la base de datos activa. Haga click en el botn Tabla Pvot Operaciones. de la barra de herramientas de

Aparecer en pantalla el constructor para la Tabla Pivot.

88

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

3.

Marque el campo TIPO_PAGO y llvelo con el mouse al rea titulada como Colocar Campos de Fila Aqu. Marque el campo COD_PROD y llvelo con el mouse al rea titulada como Colocar Campos de Columna Aqu. Marque el campo MONTO y llvelo con el mouse al rea titulada como Colocar Elementos de Datos Aqu.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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De esta manera se obtiene un perfil de la base de datos Detalle de Ventas por Tipo de Pago y Cdigo de Producto con los totales (MONTO) correspondientes a cada combinacin. Aparecen tambin en las columnas los totales por fila. Para ocultar los Totales o para revertir el orden en que aparecen los Cdigos de Producto, haga click en el botn derecho del mouse sobre una de los cdigos de producto. Marque y desmarque las diferentes opciones y observe los cambios en la tabla.

90

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

4.

Puede modificar la tabla actual para calcular la cantidad de registros por cada combinacin haciendo click en el botn derecho del mouse sobre cualquiera de los nmeros de la tabla, aparecer entonces el siguiente cuadro de dilogo:

Seleccione Cantidad y haga click en Aceptar.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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5.

Utilizando la barra de desplazamiento inferior podr observar que las cuatro ventas pertenecientes al cdigo de producto 02 fueron pagadas con AMEX (American Express). Podr observar esto en detalle haciendo doble click en la celda correspondiente o, marcando la celda y luego haciendo click en el botn Mostrar los registros asociados con los datos seleccionados .

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IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Haga click en el botn Hecho. 6. La Tabla Pivot de IDEA permite a los usuarios tener numerosos campos en una fila, columna, o rea de datos. Acceda al cuadro de dilogo Campos haciendo . Agregue el campo VENDEDOR en el rea click en el botn Mostrar Campos de columnas ubicndolo a la izquierda del campo COD_PROD. A continuacin veremos slo las ventas para los cdigos de producto 02 y 04, pero tomando como eje principal al campo Vendedor. Haga click en la lista desplegable del campo COD_PROD y seleccione slo los cdigos de producto 02 y 04.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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Observe que puede comprimir o expandir los detalles de cada vendedor haciendo click sobre los smbolos o + ubicados al lado de cada nmero de vendedor. Para comprimir todo, haga click en el botn derecho del mouse sobre el campo VENDEDOR en el rea Columna y seleccione la opcin Retraer todo.

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14.

UNIN DE BASES DE DATOS


OBJETIVO: Con el fin de probar si los lmites de crdito han sido excedidos es necesario unir la Base de Datos Maestro de Clientes, que contiene los lmites de crdito, con la de Transacciones Totalizadas que contiene los saldos de venta. Esta prueba identificar tambin clientes que no poseen saldos y transacciones para las cuales no existe un registro en el Maestro de Clientes.

1.

Asegrese que la base de datos Transacciones Totalizadas sea la base de datos activa. La clave en comn a travs de la cual se van a unir las bases de datos, es el campo Nmero de Cliente . El tipo de datos que contenga este campo clave debe ser el mismo para cada base de datos, pudiendo variar su longitud. En la Seccin 10 se ha importado la base de datos Detalle de Ventas definiendo en aquella oportunidad al campo Nmero de Cliente como numrico, sin embargo, este campo ha sido definido como campo caracter en la Base de Datos Maestro de Clientes.

2.

Haga click en el botn Manejo de Campos de la barra de herramientas de Operaciones o haga doble click en cualquiera de los datos. Aparecer el cuadro de dilogo Manejo de Campos. Para el campo NUM_CLIENTE despliegue la lista en tipos de datos y seleccione Caracter. Observe que aparecer un asterisco junto con el nuevo tipo de dato seleccionado. IDEA conservar el tipo de datos original y, cuando posteriormente sea revertido el asterisco desaparecer.

3.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

95

Haga click en el botn Aceptar.

4.

En el Explorador de Archivos marque la Base de Datos Maestro de Clientes haciendo un solo click.

5.

Haga click en el botn Unir Base de Datos Explorador de Archivos.

de la barra de herramientas del

Aparecer el cuadro de dilogo Unir Bases de Datos con los nombres y cantidad de registros correspondientes a cada base de datos. Haga click en el botn Campos tanto para la base de datos primaria como para la secundaria y observe que se han seleccionado todos los campos de ambas bases para la base de datos resultante. Podr mantener esta seleccin o elegir solamente aquellos campos que considere necesarios.

6.

Ingrese como nombre en Archivo: Saldos de Clientes.

96

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

7.

Especifique el campo clave para la unin haciendo click en el botn Coincidencia. Aparecer el cuadro de dilogo Campos Clave de Coincidencia. Haga click en el cuadro de texto Campos Primarios y seleccione NUM_CLIENTE de la lista de campos disponibles. En el cuadro de texto Orden acepte la opcin Ascendente establecida por defecto. Haga click en el cuadro de texto Campos Secundarios y seleccione NUM_CLIENTE de la lista de campos disponibles.

Haga click en el botn Aceptar. 8. Existen 5 opciones para unir bases de datos, seleccione la opcin: Todos los registros en ambos archivos. El cuadro de dilogo Unir Bases de Datos aparecer tal como se describe en la siguiente pantalla:

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

97

9.

Haga click en botn Aceptar para unir las bases de datos seleccionadas. Aparecer la base de datos resultante.

98

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

99

15.

REVISIN DEL HISTORIAL


OBJETIVO: IDEA mantiene un registro de todas las acciones realizadas en una base de datos, comenzando con la importacin de la misma. El objetivo de este ejercicio es ver el historial del archivo que conserva IDEA con el fin de verificar las tareas realizadas.

1.

Vea el historial de la base de datos recientemente obtenida, haciendo click en la solapa Historial en la parte inferior de la Ventana de Base de Datos.

100

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Expanda y lea cada seccin del historial observando cada operacin. En la ltima seccin podr observar los detalles acerca de cmo se unieron las bases de datos. Observe lo siguiente: Cantidad de Registros: Registros del Primario no coincidentes: Registros del Secundario no coincidentes: 344 3 Es decir, ventas a clientes. Es decir, ventas a clientes no incluidos en la Base de Datos Maestro de Clientes. Es decir, clientes sin ventas en el perodo.

41

2.

Expanda la seccin cdigo IDEAScript del historial de la unin de base de datos. Esto puede ser til para volver a ejecutar o automatizar las pruebas realizadas.

Comprima el historial para la prueba Unir Base de Datos.

3.

Aada una nota al historial seleccionando las siguientes opciones de men:

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

101

EDITAR - Insertar Nota Ingrese a continuacin: Ttulo: Ventas no autorizadas Nota: Existen 3 ventas a clientes no autorizados.

Haga click en el botn Aceptar. Si desea imprimir el historial haga click en el botn Imprimir herramientas de Operaciones. Acepte la opcin Imprimir todo. de la barra de

Haga click en Aceptar dentro del cuadro de dilogo Imprimir Como.

102

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Regrese a la vista de la base de datos haciendo click en la solapa Base de Datos en la parte inferior de la Ventana de Base de Datos.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

103

16.

VISUALIZACIN DE REGISTROS
OBJETIVO: Buscar todos los registros no coincidentes o aquellos sujetos a una condicin en particular.

Compruebe que la base de datos Saldos de Clientes se encuentre activa. 1. Localice el registro 9 en donde el campo NUM_CLIENTE se encuentra en blanco (venta realizada a un cliente no incluido en la Base de Datos Maestro de Clientes). Posicionado en el registro en blanco haga click en el botn derecho del mouse y seleccione la opcin Desplegar todos los registros que contengan :

2.

104

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Se aplica el criterio NUM_CLIENTE1 = a la base de datos, el cual aparecer en el cuadro de texto Criterios de Presentacin de la barra de herramientas de Base de Datos.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

105

Observe que hay 3 registros que cumplen con la condicin, mostrndose 3/344 como cantidad de registros en la barra de estado.

3.

Regrese a la vista de la Base de Datos Saldos de Clientes haciendo click en el botn Eliminar Criterios de la barra de herramientas de Base de Datos.

4.

Repita el proceso para identificar todos los clientes sin ventas en el perodo, es decir aplique el criterio NUM_CLIENTE = . Debera haber 41 registros.

106

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Borre el criterio volviendo a ver todos los registros de la base de datos Saldos de Clientes.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

107

17.

Manejo de Campos
OBJETIVOS: Realizar clculos utilizando IDEA. En este ejercicio se incrementarn los lmites de crdito para cada cliente. Agregar un campo virtual (calculado) para calcular el nuevo lmite de crdito y determinar luego los clientes que han excedido dicho lmite.

Compruebe que la base de datos Saldos de Clientes se encuentre activa.

1.

Agregue un campo Virtual (o calculado) haciendo click en el botn Manejo de Campos de la barra de herramientas de Operaciones.

Puede acceder tambin al cuadro de dilogo Manejo de Campos haciendo doble click en la Ventana de Base de Datos. NOTA

Aparecer el cuadro de dilogo Manejo de Campos mostrando las definiciones de campo.

2.

Haga click en el botn Agregar e ingrese lo siguiente:

108

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Nombre de Campo: Tipo de Campo: Longitud de Campo Decimales: Descripcin:

NUEVO_LIMITE Numrico Virtual No se detalla la longitud en los campos numricos virtuales 2 Lmite de crdito actualizado

3.

Haga click en el cuadro Parmetros para acceder al Editor de Ecuaciones e ingrese la siguiente ecuacin: LIM_CREDITO * 1.1

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

109

Haga click en el botn Validar y salir Manejo de Campos.

, regresando al cuadro de dilogo

4.

Haga click en el botn Aceptar para agregar el campo NUEVO_LIMITE. Observe que el nuevo campo se ha agregado al final, siendo el ltimo campo en la vista de la base de datos. El color de los campos Virtuales esta determinado por el color establecido en la solapa Configuracin de Rejilla del cuadro de dilogo Opciones, al cual se accede desde el men Ver.

110

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

111

18.

EXTRACCIN DE REGISTROS
OBJETIVO: Realizar una extraccin con el fin de identificar los clientes que han excedido el nuevo lmite de crdito.

Compruebe la que la base de datos Saldos de Clientes se encuentre activa.

1.

Haga click el botn Extracciones Directas Operaciones.

de la barra de herramientas de

2. 3.

Ingrese en Nombre de Archivo: Clientes con nuevo lmite de crdito excedido. Haga click en el botn Editor de Ecuaciones MONTO > NUEVO_LIMITE e ingrese la siguiente ecuacin:

112

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

4.

Haga click en el botn Validar y salir a Archivo(s).

volviendo al cuadro de dilogo Extraer

5.

Haga click en el botn Aceptar para realizar la extraccin. Observe la base de datos resultante de 4 registros en donde existen 3 ventas a clientes no autorizados.

6.

Cierre todas las bases de datos seleccionando las siguientes opciones de men: VENTANA Cerrar Todo

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

113

19.

IDENTIFICACIN DE FACTURAS DUPLICADAS


OBJETIVO: Verificar la validez de las facturas, obteniendo los nmeros de aquellas facturas que se encuentren duplicadas.

Seleccione la base de datos Detalle de Ventas como la base de datos activa y maximice la Ventana de Base de Datos.

1.

Haga click en el botn Deteccin de Clave Duplicada herramientas de Operaciones.

de la barra de

2. 3.

Acepte la opcin Salida de Registros Duplicados. Ingrese como nombre en Archivo: Facturas Duplicadas.

114

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

4.

Haga click en el botn Clave. Aparecer el cuadro de dilogo Definir Clave. Haga click en la lista desplegable de Campos y seleccione NUM_FACT. Deje como orden Ascendente.

5. 6.

Haga click en el botn Aceptar para regresar al cuadro de dilogo anterior. Haga click en el botn Aceptar para ejecutar la prueba.

Observe la base de datos resultante de 4 transacciones con 2 pares de facturas duplicadas que deberan ser investigadas. 7. Cierre la base de datos Facturas Duplicadas.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

115

20.

IDENTIFICACIN
OBJETIVO:

DE OMISIONES EN LA SECUENCIA DE NMERO DE FACTURAS

Realizar una prueba de omisiones en la secuencia de nmero de facturas para comprobar que no existan faltantes.

1.

Abra la base de datos Detalle de Ventas y haga click en el botn Deteccin de Omisiones Numricas de la barra de herramientas de Operaciones.

2.

Seleccione como Campo a usar: NUM_FACT.

3.

Acepte la opcin Todo para ejecutar la prueba sobre la totalidad de los nmeros de factura. Acepte como Incremento de Omisin 1 para verificar todos los nmeros faltantes.

4.

116

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

5. 6. 7.

Haga click en el botn Aceptar para ejecutar la prueba. Se mostrar el resultado en la solapa Deteccin Omisiones Numricas. Renombre la solapa de resultados haciendo doble click sobre ella, e ingrese como nombre Nmeros de Facturas Faltantes.

8.

Haga click en el botn Imprimir Vista Previa

de la Vista de Resultados.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

117

9.

Para volver a la pantalla anterior haga click en el botn Restablecer Vista de Resultados .

10.

Vuelva a la Vista de los datos seleccionando la solapa Base de Datos en la parte inferior de la Ventana de Base de Datos.

118

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

21.

EXTRACCIN POR VALOR CLAVE


OBJETIVO: Seleccionar aquellos registros que respondan a un valor clave determinado y extraerlos a un archivo separado. Se extraern todas las ventas de los cdigos de producto 05 y 06 en las que se utiliz como medio de pago la tarjeta VISA.

Abra la base de datos Detalle de Ventas.

1.

Seleccione DATOS Extracciones Extraccin por Valor Clave

2. Haga click en el botn Definir Clave

y elija los campos TIPO_PAGO y COD_PROD, ambos en orden ascendente. Haga click en Aceptar.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

119

A continuacin se listan en la parte inferior del cuadro de dilogo todos los valores para TIPO_PAGO \ COD_PROD.

3.

Haga click en el botn Borrar Todo, y marque los pagos hechos con VISA para los productos 05 y 06.

120

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Puede tambin, llegado el caso, agregar algn criterio. Dado que nuestro objetivo es extraer todas las ventas pagadas con VISA para dos cdigos de producto dejaremos sin completar esta opcin. 4. Haga click en Aceptar para realizar la extraccin. Observe que aparecen dos nuevos archivos en el Explorador de Archivos. IDEA ha realizado la extraccin en forma separada para cada clave. Cierre todas las bases de datos seleccionando las siguientes opciones de men: VENTANA Cerrar Todo

5.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

121

6.

Seleccionando los nombres de las nuevas bases de datos, haga click en el botn derecho del mouse y elija la opcin Cambiar Nombre. Ingrese los siguientes: Pagos con VISA para cdigo de producto 05, y Pagos con VISA para cdigo de producto 06.

Puede utilizar esta funcin para dividir una base de datos extensa en pequeas bases de datos, por ejemplo si su compaa posee varias sucursales puede utilizar la Extraccin por Valor Clave para generar un archivo por cada sucursal. IDEA generar, por defecto, tantos archivos como cantidad de sucursales existan.

122

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

22.

EXTRACCIN DE REGISTROS UTILIZANDO LAS @FUNCIONES


OBJETIVO: Realizar una prueba de excepcin ms avanzada, identificando todas las transacciones realizadas un da domingo. El Editor de Ecuaciones ofrece ms de 80 @funciones para analizar los datos. Este ejercicio le mostrar cmo utilizar una @funcin simple y cmo obtener ayuda para utilizar todas las @Funciones.

Asegrese que la base de datos Detalle de Ventas se encuentra activa.

1.

de la barra de herramientas de Haga click en el botn Extracciones Directas Operaciones. Aparecer el cuadro de dilogo Extraer a Archivo(s). Ingrese en Nombre de Archivo: Transacciones en Domingo.

2.

3.

Para crear un criterio haga click en el botn Editor de Ecuaciones

4.

Haga click en el botn Ayuda del Editor de Ecuaciones Seleccione la opcin @Funciones. Elija las funciones de Fecha y Hora. Se mostrar una lista con las @Funciones correspondientes junto con una breve descripcin de cada una. Seleccione la funcin Da de Semana, @Dow(), y lea la pantalla de ayuda.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

123

Cierre la ventana de ayuda del Editor de Ecuaciones. 5. En el Editor de Ecuaciones haga click en el botn de lista de Funciones para desplegar la lista de categoras de funciones. Seleccione Fecha / Hora. Se mostrarn la lista de las @Funciones de fecha y hora por orden alfabtico. Localice y seleccione la funcin DOW(). Observe la ayuda que se proporciona en el cuadro de informacin.

124

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Haga doble click en la funcin e ingrese la expresin: @dow(FECHA_TRANS) = 1 Compruebe la sintaxis de la ecuacin y corrjala si es necesario.

6.

Haga click en el botn Validar y salir

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

125

7.

Haga click en el botn Aceptar para realizar la extraccin. Observe la base de datos resultante y su historial. Existe 1 transaccin por $23,780.25.

8.

Cierre la base de datos Transacciones de Domingo.

126

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

23.

DISEO DE UN REPORTE
OBJETIVO: Elegir y dar formato a los datos visualizados e imprimirlos.

La vista de la base de datos puede modificarse ya sea para verla en pantalla o para imprimirla. Una vista se puede guardar y aplicar a otra base de datos compatible como es el caso de una base de datos hija con su base madre. La ltima vista siempre se guarda como ltima vista y permanecer activa hasta que se modifique. Se pueden establecer opciones adicionales para la impresin que se guardarn con la configuracin de la vista.

Pueden modificarse / especificarse en una vista las siguientes configuraciones: Los campos visibles, incluyendo su orden. La fuente para cada campo / columna, incluyendo el tamao. La alineacin de los datos dentro de las columnas. Los formatos numricos, incluyendo el Smbolo de Moneda, separador de miles y formato negativo. Los Formatos de Fecha. El ancho de las columnas. El color de texto y de fondo.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

127

Pueden especificarse para la impresin las siguientes configuraciones adicionales: Encabezamientos y pies de pginas de reportes, junto con sus fuentes y alineaciones asociadas. La secuencia de registros. Encabezamientos de campos, subtotales, totales, y formatos numricos. Incluir en forma opcional los nmeros de registros. Los anchos de las columnas. Los mrgenes de impresin. La orientacin de pgina.

Este ejercicio le mostrar como modificar la vista de su base de datos tanto para verla en pantalla como para imprimirla. 1. 2. Seleccione la base de datos Detalle de Ventas. Visualizacin de los campos en el siguiente orden: NUM_CLIENTE, FECHA_TRANS, TIPO_PAGO, MONTO El orden de los campos puede ser modificado haciendo click en el nombre del campo para seleccionar toda la columna, luego haciendo un segundo click y manteniendo apretado el botn del mouse hasta que aparezca el cono de arrastrar, pudiendo as desplazar la columna a la posicin deseada. La posicin activa se mostrar con una lnea roja.

128

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Para ocultar los campos de la vista: Seleccione el o los campos a ocultar. Haga click en el botn derecho del mouse. Seleccione la opcin Ocultar Campos. Oculte los campos NUM_FACT, VENDEDOR Y COD_PROD.

3.

Para modificar la configuracin de columna de cada campo: Haga click en el nombre del campo a modificar para marcar la columna. Haga click en el botn derecho del mouse y seleccione la opcin Configuracin de Columna. Puede acceder tambin a esta opcin mediante el botn Configuracin de Columna de la barra de herramientas de Operaciones.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

129

Modifique la configuracin tal como se detalla a continuacin: NUM_CLIENTE Alineacin - Izquierda Fuente - Negrita Color del Texto - Azul Color de Fondo Gris claro

130

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

A continuacin seleccione: FECHA_TRANS Alineacin - Izquierda Fuente - Normal Formato de Fecha seleccione el formato apropiado para su pas.

TIPO_PAGO

Alineacin - Izquierda

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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MONTO

Alineacin - Derecha Utilice smbolo de moneda Utilice separador de miles Formato negativo - (1.00) Color del texto - Rojo

Cuando todas las configuraciones de columna se hayan cambiado haga click en el botn Aceptar. Ajuste, si es necesario, los anchos de las columnas para ver sus nombres completos.

132

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

4.

Para guardar la Configuracin de la Vista: Seleccione las siguientes opciones de men: VER - Vista - Guardar Vista Guarde la vista como Detalle de Ventas en la carpeta de trabajo. Observe que el archivo tendr una extensin.vw2

Haga click en el botn Guardar para guardar la configuracin y retornar a la Ventana de Base de Datos. 5. Configuracin de Pgina: Seleccione las siguientes opciones de men: ARCHIVO - Imprimir Configuracin de Pgina Ajuste la configuracin seleccionando la orientacin y los mrgenes apropiados.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

133

Las configuraciones de pgina son globales y se aplicarn cada vez que se imprima una base de datos a menos que se modifiquen. NOTA

6.

Cree un reporte usando la configuracin de vista seleccionando: ARCHIVO Imprimir Crear Reporte Puede acceder tambin a esta funcin haciendo click en el botn Crear Reporte de la barra de herramientas de Operaciones.

134

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Asistente de Reportes Se visualiza el primer paso del Asistente de Reportes. Acepte las opciones establecidas por defecto y marque la opcin Permitir encabezados ocupar mltiples lneas.

Haga click en el botn Siguiente.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

135

Asistente de Reportes Encabezados Modifique los encabezados del reporte tal como se detalla a continuacin: Nombre de Campo NUM_CLIENTE FECHA_TRANS TIPO_PAGO MONTO Encabezado NUMERO DE CLIENTE FECHA TRANSACCION TIPO DE PAGO MONTO

Haga click en el botn Siguiente.

136

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Asistente de Reportes Definir cortes Este paso se utiliza para definir, si lo desea, donde se requieren los cortes de control (para los subtotales en el reporte). . Ordene los registros de la base de datos de la siguiente manera: NUM_CLIENTE FECHA_TRANS Orden Ascendente Orden Descendente

En la primera fila del rea de ndices selecciones el campo NUM_CLIENTE con direccin Ascendente. Para seleccionar el segundo campo, haga click en la segunda fila y seleccione FECHA_TRANS a travs del botn de lista de Campos. Elija como direccin Descendente tal como se muestra a continuacin:

Haga click en el botn Siguiente.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

137

Los registros se mostrarn de acuerdo al ndice especificado. La descripcin del ndice se mostrar en el cuadro de ndices Disponibles de la Barra de Herramientas de la Base de Datos una vez completado el reporte.

NOTAS

Asistente de Reportes Cortes de Reporte Para crear un corte de totalizacin por cada NUM_CLIENTE en el campo MONTO, complete las opciones tal como se detalla a continuacin:

Haga click en el botn Siguiente.

138

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Asistente de Reportes Sumas Totales Cree los totales para el campo MONTO y utilice como fuente la opcin negrita.

Haga click en el botn Siguiente.

Asistente de Reportes Encabezado / Pie de Pgina Marque la opcin Imprimir Pgina Cubierta e ingrese lo siguiente: Ttulo: Comentarios: Detalle de Ventas Ordenado por Nmero de cliente y Fecha de transaccin

Preparado por: Ingrese su nombre o sus iniciales Encabezado: Ingrese el nombre de su compaa

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

139

Fecha / Hora: Deje los valores establecidos por defecto, a menos que posea alguna preferencia determinada.

Haga click en el botn Finalizar.

Las opciones seleccionadas / modificadas afectarn la vista a imprimir. El nombre ingresado en Preparado por ser mostrado en los reportes que se accedan a travs de la vista previa en la Vista de Resultados. NOTAS

140

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

24.

VISTA PREVIA E IMPRESIN DE UN REPORTE


OBJETIVO: Revisar los reportes antes de la impresin para asegurarse que estn en las condiciones deseadas.

1.

Una vez que haya creado el reporte usando el Asistente de Reportes, se le preguntar si desea acceder a la Vista Preliminar del Reporte creado. Haga click en el botn S.

Puede acceder tambin a la Vista Preliminar haciendo click en el botn Imprimir Vista Previa de la barra de herramientas de Operaciones.

2. 3.

Vea el reporte, cambiando entre una sola pgina y dos pginas. Utilice el botn de acercamiento para ver el reporte detalladamente. (Hay dos niveles de acercamiento)

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

141

4.

Controle que todas las configuraciones, incluyendo los anchos de los campos, sean correctas. Ajuste la configuracin si es necesario.

Si desea imprimir la vista, haga click en el botn Imprimir de la Ventana Vista Previa. NOTAS Todas las configuraciones seleccionadas para el reporte (cortes de reporte, encabezados de campos totales informacin pgina cubierta) son

142

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

encabezados de campos, totales, informacin pgina cubierta) son guardadas con la vista. Cada vez que cree un reporte, se debe guardar la vista para conservar los parmetros del reporte.

5. 6.

Cierre la Ventana de Vista Previa. Guarde la vista de la base de datos seleccionando: VER - Vistas - Guardar Vista Guarde la vista en la carpeta de trabajo establecida por defecto con el nombre Detalle de Ventas y Reporte.vw2, reemplazando el archivo existente.

7.

Cierre la base de datos Detalle de Ventas.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

143

144

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

25.

IMPORTACIN DE UN ARCHIVO DE REPORTE IMPRESO


OBJETIVO: Importar un archivo de reporte impreso utilizando el mdulo DataImport de IDEA.

1.

Haga click en el botn Asistente de Importacin de Operaciones.

de la barra de herramientas

2.

Aparecer el cuadro de dilogo Asistente de Importacin. Seleccione un archivo de datos a importar haciendo click en el botn Seleccionar Archivo y luego busque el archivo impreso situado en:

C:\Archivos de Programa\IDEA\Tutorial\Inversiones.prn

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

145

Haga click en el botn Abrir.

3.

Observe los 5 mtodos de importacin. Marque la opcin Importar un archivo de reporte impreso.

146

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Haga click en el botn Siguiente. 4. Asistente de Importacin Especificar Nombre de Archivo de IDEA Acepte la opcin Generar estadsticas de campo Ingrese como nombre de la base de datos: Inversiones Haga click en el botn Finalizar. Espere mientras se carga DataImport de IDEA.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

147

5.

DataImport de IDEA El reporte se mostrar de acuerdo a la siguiente pantalla. Observe que el formato del reporte incluye: Ttulos de Reporte Encabezados con informacin del inversor Transacciones del inversor

148

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Se importar del reporte lo siguiente: Informacin de Encabezado: Cuenta del Inversor Nombre del Inversor Direccin del Inversor Representante Oficina Nmero de Telfono

Informacin de Transacciones: Inversin Fecha de Vencimiento Valor Inters

DEFINICIN INFORMACIN DE ENCABEZADO:

Primero debe establecer el punto de referencia de encabezado para cada detalle del inversor. Marque el texto Cuenta: Haga click en el botn derecho del mouse y seleccione la opcin Definir Punto de Referencia de Cadena de Coincidencia Acepte el texto del punto de referencia haciendo click en Aceptar en el cuadro de dilogo Definir Punto de Referencia.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

149

Se marcar Cuenta cada vez que aparezca. Este es el comienzo para los detalles del inversor.

Definicin del nmero de cuenta: Los campos en el bloque de encabezado son definidos como Etiquetas de Lnea. Marque el primer nmero de cuenta: 0604 Haga click en el botn derecho del mouse y seleccione Definir Etiqueta de Lnea Elija Texto (Carcter / Etiqueta) como Tipo de Campo Ingrese como nombre de campo: CUENTA

150

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Haga click en el botn Aceptar.

Definicin del nombre del inversor: Los campos en el bloque de encabezado son definidos como Etiquetas de Lneas. Marque el primer nombre: John Coles (incluyendo todos los espacios hasta la direccin). Haga click en el botn derecho del mouse y seleccione Definir Etiqueta de Lnea. Elija Secuencia de Nombre (Nombre, Apellidos) como Tipo de Campo. Marque la opcin Maysculas. Especifique la Configuracin de Salida tal como se ve en la siguiente pantalla:

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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Haga click en el botn Aceptar. Definicin de la direccin del inversor: Los campos dentro del bloque de encabezados son definidos como Etiquetas de Lnea. Marque la primer direccin tomando en cuenta que el campo direccin tiene una longitud de 50 caracteres (verifique esto con el cuadro de texto Ancho debajo de la barra de men). Haga click en el botn derecho del mouse y seleccione Definir Etiquetas de Lnea. Elija Texto (Carcter / Etiqueta) como Tipo de Campo. Marque la opcin Maysculas. Ingrese como nombre de campo: DIRECCION Haga click en el botn Aceptar.

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IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Defina los siguientes campos de encabezado: REP. (Representante) OFICINA TELEFONO

DEFINICIN DE INFORMACIN DE LAS TRANSACCIONES (COLUMNAS): Habiendo definido los encabezados, ahora definiremos las columnas de datos (transacciones) asociadas a cada encabezado.

Definicin de la columna de Inversin: Los detalles de las transacciones son definidos como columnas. Marque la primer inversin: Alphatex (defina el ancho del campo con 14 caracteres). Haga click en el botn derecho del mouse y seleccione Definir Columna. Elija Texto (Carcter / Etiqueta) como Tipo de Campo. Marque la opcin Maysculas. Ingrese como nombre de campo: INVERSION

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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Haga click en el botn Aceptar. Definicin de la columna Fecha de Vencimiento: Marque la primera fecha: 23 JUL 2002 (sin marcan ningn espacio adicional). Haga click en el botn derecho del mouse y seleccione Definir Columna. Elija Fecha (Da-mes-ao) como Tipo de Campo. Ingrese como nombre de campo: FECHA_VTO Haga click en botn Aceptar.

Definicin de la columna de valores: Marque el primer valor: 234,020 (usando como referencia para definir el ancho del campo la lnea situada debajo de Valor). Haga click en el botn derecho del mouse y seleccione Definir Columna.

154

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Acepte Numrico como Tipo de Campo. Ingrese como nombre de campo: VALOR Haga click en el botn Aceptar.

Definicin de la columna Inters: Marque el primer inters: 7.62 (usando como referencia para definir el ancho del campo la lnea situada debajo de Inters). Haga click en el botn derecho del mouse y seleccione Definir Columna. Acepte Numrico como Tipo de Campo. Ingrese como nombre de campo: INTERES Haga click en el botn Aceptar.

ESPECIFICACIN DE LAS FILAS Habiendo definido las columnas, necesitamos identificar que lneas o filas se requieren.

Definicin de una Caracterstica de Inclusin Todos los datos estn definidos y los detalles de formato tambin se encuentran seleccionados. El siguiente paso consiste en elegir una Caracterstica de Inclusin (elemento o patrn) en cada lnea de detalle requerida. Utilizaremos el patrn fecha para este caso en particular. Marque la primera fecha 23 JUL 2002. Haga click en el botn derecho del mouse y seleccione Incluir Lnea. Utilizando los botones de patrones de coincidencia, reemplace la fecha que aparece en el cuadro de texto por ^^ !!! ^^^^ Haga click en el botn Aceptar.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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Observe que se han marcado solamente los datos definidos.

156

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

IMPORTACION DE LOS DATOS A IDEA Para importar los datos a IDEA, haga click en el botn Importar a IDEA barra de herramientas de Operaciones. de la

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

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PARA GUARDAR LA MSCARA: Guarde la mscara (definicin de los datos) en la carpeta de trabajo: C:\Archivos de Programa\IDEA\Tutorial Acepte como nombre de la mscara: Inversion.msk

Haga click en el botn Guardar. Acepte Importar los datos a IDEA. Se importarn los datos a IDEA y se mostrarn en la Ventana de Base de Datos.

158

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Seleccione el campo VALOR en el cuadro de texto Total de Control. Debe aparecer el valor 948.035.

Base de Datos Inversiones

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

159

26.

UTILIZACIN DE LA LISTA DE TAREAS


OBJETIVO: Utilizar la funcin Lista de Tareas para administrar el trabajo en IDEA.

La lista de tareas es una funcin que puede ser de suma utilidad tenindola abierta debajo de la Ventana de Base de Datos. Esto le ayudar a organizar y administrar sus tareas y proyectos.

La Lista de Tareas contiene las siguientes caractersticas:

Le permite realizar el seguimiento de numerosos aspectos de su trabajo tales como fechas de vencimiento, estado del proyecto, prioridades y porcentaje de avance. Pueden agregarse campos desde una lista predeterminada, tambin pueden eliminarse o moverse y ajustarse en tamao para crear una lista a su medida. En ambientes en Red, puede accederse a la lista de tareas y compartirla con mltiples usuarios al mismo tiempo actualizndose con la frecuencia que se desee establecer. La lista con todas las tareas puede ser impresa para su distribucin o para su uso personal. La lista con las diferentes tareas corresponde especficamente a la Carpeta de Trabajo (cliente) y puede estar disponible para todos los usuarios que trabajen en esa carpeta. En esto difiere de las Notas, las cuales pueden ser ingresadas desde el Historial perteneciendo especficamente a la base de datos y no a la carpeta de trabajo.

160

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

1.

La ventana de Lista de tareas puede moverse, estacionarse, esconderse y mostrarse de acuerdo a sus preferencias. En primer lugar asegrese de ver la lista de la barra de de tareas haciendo click en el botn Lista de Tareas herramientas de Operaciones o seleccionando el tem del Men VER Lista de Tareas - Mostrar.

2.

Para personalizar la lista de campos, posicionado sobre la ventana Lista de Tareas, haga click en el botn derecho del mouse y seleccione la opcin Campos a desplegar. O desde el men de IDEA seleccione VER - Lista de Tareas Campos a desplegar

Dentro del cuadro de dilogo Campos a Desplegar, agregue los campos: Fecha Vencimiento, Fecha de Terminacin, Fecha de Inicio, Prioridad, Status, Tarea de Equipo y Porcentaje Terminado.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

161

Haga click en el botn Aceptar para regresar a la Lista de Tareas.

3.

Mueva el campo de Prioridad haciendo click sobre el encabezado y arrastrndolo a la izquierda del campo Fecha Vencimiento. Aparecer una flecha roja, suelte el encabezado en el lugar requerido.

4.

Agregue un nuevo tem haciendo click en el campo o haciendo click en el botn derecho del mouse y seleccionando la opcin Aadir Nuevo Elemento. Ingrese la siguiente informacin: ID de Usuario: No lo modifique Notas: Compare los saldos de fin de ejercicio con los saldos del ao anterior

162

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Prioridad:

Media

Fecha Vencimiento: 31 Diciembre 2002 Fecha Terminacin: No la modifique Fecha de Inicio: Status: Tarea de Equipo : Porcentaje : 1 Enero 2002 En curso Si (haga click en la X dentro del cuadro) 44

Ajuste el ancho de los campos para poder visualizar la informacin haciendo doble click sobre los separadores de los encabezados de campos.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

163

27.

USO DEL SISTEMA DE AYUDA

OBJETIVO: Acceder al sistema de ayuda y obtener ayuda en una prueba en particular.

1.

Haga click en el botn Ayuda

de la barra de herramientas de Operaciones.

2.

Seleccione la solapa de Contenidos en el Navegador de Ayuda a la izquierda de la Ventana de Ayuda.

3.

El sistema de ayuda esta proporcionado como un nmero de libros. Cada libro debe ser expandido para visualizar sus temas de ayuda (o libros suplementarios). Haga click en el Libro Menues de IDEA para acceder a las opciones de men. Seleccione el men DATOS seguido Extracciones - Extracciones Directas. Lea el texto de ayuda acerca de Extracciones Directas.

4.

Observe la barra de herramientas de Ayuda en la parte superior de la Ventana de Ayuda.

164

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

5.

Seleccione Paso a Paso en la barra de herramientas de Ayuda. Seleccione cada paso y vea sus detalles. Puede tambin acceder a los Consejos y Ejemplos de extracciones haciendo click en el cono correspondiente en la barra de herramientas de la Ayuda de Extracciones.

6.

Cierre la Ventana de Ayuda para salir del sistema de ayuda.

SECCION CUATRO TUTORIAL DE INICIACION

165

28.

ELIMINACIN DE BASES DE DATOS


OBJETIVO: Eliminar bases de datos innecesarias para liberar espacio en disco.

Una vez que las bases de datos no van a ser utilizadas pueden eliminarse. Existen opciones tanto para eliminar la base de datos activa como las bases de datos seleccionadas. Para eliminar la base de datos activa, en este caso Inversiones: Seleccione las siguientes opciones de men: ARCHIVO Eliminar Base de Datos Activa Confirme la eliminacin.

Para eliminar bases de datos seleccionadas: Asegrese que todas las bases de datos estn cerradas. del Explorador de Archivos para visualizar todos Expanda todos los nodos los archivos.. Seleccione los archivos a eliminar. Haga click en el botn Eliminar Archivo(s)y/o carpeta(s) seleccionado/a(s) de la barra de herramientas del Explorador de Archivos.

Confirme la eliminacin.

166

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NOTA

Antes de eliminar las bases de datos, los auditores deben considerar la posibilidad de hacer copias de seguridad necesarias como evidencia del trabajo. Se deberan hacer copias tambin de las vistas, ecuaciones, definiciones de registros y reportes. Ver Apndice A para obtener informacin al respecto.

APNDICE A:
Mantenimiento del Trabajo
Como ocurre con todos los sistemas informticos, el mantenimiento del trabajo (incluyendo las copias de seguridad y la eliminacin de archivos no deseados) es de suma importancia al trabajar con IDEA.

COPIAS DE SEGURIDAD/RESTAURAR ARCHIVOS DE DATOS


Se deben realizar copias de seguridad por diversas razones tales como transferir archivos a otras computadoras; guardar datos relevantes o por restricciones de espacio en el disco. IDEA utiliza un solo archivo compuesto con extensin.IMD donde almacena toda la informacin asociada al archivo, como las bases de datos, el esquema, el historial, las notas, los ndices, los reportes, etc. Cada uno de estos archivos ser guardados en la Carpeta de Trabajo, junto con la Lista de Tareas asociada tal como se ha especificado desde el men ARCHIVO. Sin embargo no sern guardados dentro del archivo .IMD los archivos de vistas, ecuaciones, definiciones de archivos y cualquier archivo de texto creado.

168

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Los archivos se guardarn de la siguiente manera: ARCHIVO Datos y archivos relacionados Lista de Tareas Vistas CARPETA Carpeta de Trabajo NOMBRE Nombre de archivo.imd

Carpeta de Trabajo Especificada en la creacin Especificada en la creacin Carpeta de Trabajo o especificada en la creacin Especificada en la creacin Carpeta de Trabajo

NotasDB.mdb Nombre de vista.vw2

Ecuaciones

Nombre ecuacin.eqx

Definiciones de Registro

Nombre de archivo.rdf

Mscaras de reporte impreso Informacin del Cliente Cdigo fuente de IDEAScript

Nombre de archivo.msk

client.inf

Especificada en la creacin

Nombre script.iss

Utilizando el Administrador de Archivos de Windows, el Explorador u otra aplicacin similar podr realizar las copias de seguridad de los archivos deseados. Consejo: Utilice aplicaciones de compresin tales como WinZIP, PKZIP o LHA antes de realizar la copia de seguridad para reducir el tamao de los archivos.

APENDICE A: MANTENIMIENTO DEL TRABAJO

169

ELIMINAR BASES DE DATOS


Dirjase al punto 28 del Tutorial de la Seccin 4 de este manual para obtener informacin acerca de cmo eliminar bases de datos activas o seleccionadas. Si desea utilizar la papelera de reciclaje al eliminar archivos, asegrese que se ha marcado esta opcin en el cuadro de dilogo Opciones del men VER.

ELIMINAR OTROS ARCHIVOS


Utilice Windows o NT Explorer para eliminar otros archivos tales como definiciones de registro, vistas, ecuaciones, mscaras, etc.

COPIAR ARCHIVOS DE DATOS


Para copiar una o ms bases de datos a otra carpeta de cliente: seleccione la o las bases de datos a copiar

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IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

posicionado sobre el Explorador de Archivos haga click en el botn derecho del mouse seleccione Copiar A

elija la carpeta de destino haga click en el botn Aceptar.

MOVER ARCHIVOS DE DATOS


Para mover una o ms bases de datos a otra carpeta de cliente: seleccione la o las bases de datos a mover posicionado sobre el Explorador de Archivos haga click en el botn derecho del mouse seleccione Mover A elija la carpeta de destino haga click en el botn Aceptar.

APENDICE A: MANTENIMIENTO DEL TRABAJO

171

ACTUALIZAR EL EXPLORADOR DE ARCHIVOS


Para actualizar el Explorador de Archivos de IDEA seleccione VER Actualizar Explorador O pulse la tecla F5.

O haga click en el botn Actualizar la lista de archivos Archivos.

del Explorador de

172

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APNDICE B:

@FUNCIONES
IDEA proporciona ms de 80 Funciones para ejecutar operaciones tales como aritmtica de fechas, bsqueda de texto, clculos financieros y estadsticos. Se accede a estas @Funciones a travs del Editor de Ecuaciones. Al seleccionar una funcin se proporciona una ayuda rpida que incluye la sintaxis, una breve descripcin y un ejemplo de uso de la funcin seleccionada. Por otro lado se proporciona una ayuda detallada en el Sistema de Ayuda del Editor de Ecuaciones. A continuacin se proporciona la lista de @funciones con una breve descripcin de cada una: Una expresin numrica hace referencia a un nmero o a una ecuacin que resulta luego de la evaluacin en un nmero. Una cadena es una serie de caracteres como un nombre o una direccin.

174

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@ABS @AGE @ASCII @BETWEEN @BIT @BITAND @BITOR @CHR @COMPARENOCASE @COMPIF @CTOD @CURFORM @CURVAL @DATE @DAY @DAYSTOD @DB @DDB @DELETE @DOW @DTOC

obtiene el valor absoluto de una expresin numrica calcula la cantidad de das entre dos fechas especificadas proporciona el cdigo ASCII de un caracter determina si una expresin numrica se encuentra en un rango especfico identifica el valor de un bit oculta bits no deseados agrega bits extra proporciona el caracter equivalente a un cdigo ASCII especificado compara expresiones sin tener en cuenta maysculas / minsculas determina si un registro satisface un criterio mltiple convierte fecha tipo caracter a Formato de Fecha de IDEA convierte un valor numrico a texto con formato convierte un campo formateado de caracter a un campo numrico devuelve la fecha actual devuelve el da de una fecha convierte un nmero de das desde el 1 de Enero de 1900 a formato fecha calcula el saldo peridico de depreciacin decreciente para un perodo especfico calcula el saldo de la depreciacin doble decreciente borra un nmero determinado de caracteres de una cadena devuelve el da de la semana convierte formato fecha a caracter

APENDICE B: FUNCIONES@

175

@DTODAYS @DTOJ @EXP @FINDONEOF @FV @GETAT @IF @INSERT @INT @IPMT @IRR @ISBLANK @ISIN @ISINI @JTOD @LEFT @LEN @LIST @LOG @LOG10 @LOWER

obtiene la cantidad de das que hay entre el 1 Ene 1900 y una fecha especificada convierte la fecha a formato Juliana calcula el valor exponencial de una expresin numrica encuentra la posicin del primer caracter coincidente en dos cadenas calcula el valor futuro de una inversin devuelve el caracter que aparece en una posicin numrica especificada permite optar por dos resultados en base a la evaluacin de una condicin inserta una cadena dentro de una cadena existente devuelve la porcin entera de un valor nmero calcula el inters pagado para un perodo dado calcula la tasa interna de retorno comprueba si un campo caracter contiene blancos devuelve la posicin inicial de una cadena dentro de otra cadena (tiene cuenta maysculas / minsculas) devuelve la posicin inicial de una cadena dentro de otra cadena (no tiene en cuenta maysculas / minsculas) convierte fechas julianas al Formato de Fecha de IDEA devuelve la cantidad de caracteres especificada en una cadena contando desde la izquierda devuelve la longitud de una cadena, incluyendo los espacios del final determina si un criterio se cumple por alguna expresin en una lista de valores calcula logaritmos naturales calcula logaritmos en base 10 convierte todos los caracteres de una cadena a minsculas

176

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@LTRIM @MATCH @MAX @MID @MIN @MIRR @MONTH @NOMATCH @NPV @NTOD @PMT @PPMT @PRECNO @PROPER @PV @RANDOM @RATE @RECNO @REGEXPR @REMOVE @REPEAT @REPLACE @REVERSE @RIGHT

quita los espacios iniciales de una cadena determina si una expresin cumple un criterio en una lista de valores devuelve el valor mximo de dos expresiones numricas extrae una porcin de texto desde una cadena devuelve el valor mnimo de dos expresiones numricas calcula variaciones en la tasa interna de retorno devuelve el mes en una expresin tipo fecha determina si una expresin no cumple ningn criterio en una lista de valores calcula el valor actual neto de una inversin convierte una expresin numrica en formato de fecha IDEA calcula la cuota del prstamo devuelve el capital original de un prstamo devuelve el nmero de registro fsico convierte a maysculas la primer letra de cada palabra en una cadena devuelve el valor actual de una inversin genera nmeros aleatorios calcula el porcentaje de inters de una inversin o prstamo devuelve el nmero de registro lgico (sensible a ndices) compara expresiones de caracter utilizando un complejo conjunto de reglas elimina todas las ocurrencias de un caracter especfico repite el primer caracter de una cadena un nmero determinado de veces reemplaza una cadena o subcadena con otra invierte el orden de caracteres en una cadena devuelve la cantidad de caracteres especificada en una cadena t d d d l d h

APENDICE B: FUNCIONES@

177

contando desde la derecha @ROUND @SEED @SLN @SOUNDEX @SOUNDSLIKE @SPACESTOONE @SPANEXCLUDING @SPANINCLUDING @SQRT @STR @STRATUM @STRIP @SYD @TIME @TRIM @UPPER @VAL @YEAR redondea valores numricos genera la semilla de nmero aleatorio devuelve la depreciacin lineal de un activo devuelve el cdigo de sonido para una palabra determina si dos palabras son fonticamente iguales elimina espacios en blanco dejando solo un espacio entre palabras en una cadena devuelve los caracteres que aparecen antes de cualquier otro juego de caracteres especificados en una cadena devuelve los caracteres al comienzo de una cadena que coinciden con cualquier caracter en otra cadena especificada calcula la raz cuadrada convierte expresiones numricas en cadena de caracteres agrupa registros por intervalos quita toda la puntuacin y los espacios en una cadena devuelve la suma de aos de depreciacin lineal en un activo devuelve la hora actual elimina los espacios del final convierte todos los caracteres de una cadena a maysculas convierte una expresin tipo caracter a numrica devuelve el ao en una fecha

178

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INDICE
A
ABS......................................................................................................................... 174 Accessing IDEA........................................................................................................ 23 Add a note .............................................................................................................. 100 AGE ........................................................................................................................ 174 Append a Virtual ..................................................................................................... 107 ASCII ...................................................................................................................... 174 ASCII Fixed Length................................................................................................... 56 ASCII fixed length file ............................................................................................... 52

B
Backup.................................................................................................................... 167 Bar chart ................................................................................................................... 76 BETWEEN.............................................................................................................. 174 BIT .......................................................................................................................... 174 BITAND .................................................................................................................. 174 BITOR..................................................................................................................... 174

C
Chart Properties ....................................................................................................... 80 Chart Title ................................................................................................................. 77 Child database.......................................................................................................... 46 CHR ........................................................................................................................ 174 Client Information ..................................................................................................... 24 Close window............................................................................................................ 46 Colour of Virtual fields ............................................................................................ 109

180

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Column settings........................................................................................................ 38 Column widths .......................................................................................................... 37 Columns widths ........................................................................................................ 70 COMPARENOCASE .............................................................................................. 174 COMPIF.................................................................................................................. 174 Control Amount Total................................................................................................ 15 Control total .............................................................................................................. 62 Copy Data Files ...................................................................................................... 169 Create Report ......................................................................................................... 133 CTOD ..................................................................................................................... 174 CURFORM ............................................................................................................. 174 Currency Symbol .................................................................................................... 126 CURVAL ................................................................................................................. 174 Customize Toolbar ................................................................................................... 13

D
Database toolbar ................................................................................................ 15, 36 Database Window ................................................................................................ 5, 35 DataImport for IDEA ............................................................................................... 147 DATE ...................................................................................................................... 174 Date and Time functions......................................................................................... 122 DAY ........................................................................................................................ 174 Day of Week ........................................................................................................... 122 DAYSTOD .............................................................................................................. 174 DB........................................................................................................................... 174 DDB ........................................................................................................................ 174 Define key............................................................................................................... 114 DELETE.................................................................................................................. 174

INDICE

181

Delete Databases ................................................................................................... 165 Deleting Data Files ................................................................................................. 169 Deleting Other Files ................................................................................................ 169 Direct Extractions ..................................................................................................... 47 Display Criteria ................................................................................................. 15, 104 DOW ....................................................................................................................... 174 DTOC ..................................................................................................................... 174 DTODAYS .............................................................................................................. 175 DTOJ ...................................................................................................................... 175 Duplicate key detection........................................................................................... 113 Duplicates ............................................................................................................... 113

E
Equation Editor............................................................................................... 47, 111 Validate equation .................................................................................................. 48 EXP......................................................................................................................... 175 Extraction........................................................................................................ 111, 122 Direct Extraction.................................................................................................. 111 Direct Extractions.................................................................................................. 46 Key value Extraction ........................................................................................... 118

F
Field Manipulation................................................................................................... 107 Field Manipulation dialog .......................................................................................... 94 Field Statistics................................................................................................. 9, 41, 68 Field Statistics toolbar............................................................................................... 43 Field Summarization .............................................................................................. 65 Fields to Display ..................................................................................................... 160

182

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Fields to summarize ................................................................................................. 65 File Explorer...................................................................................................... 36, 171 File Explorer toolbar.................................................................................................. 36 Finding Records ..................................................................................................... 103 FINDONEOF .......................................................................................................... 175 Fonts......................................................................................................................... 82 Functions ........................................................................................................ 122, 173 FV ........................................................................................................................... 175

G
Gallery menu ............................................................................................................ 76 Gaps Detection....................................................................................................... 115 GETAT.................................................................................................................... 175 Getting Started.......................................................................................................... 21

H
Help ........................................................................................................................ 122 Help System ........................................................................................................... 163 Hide Fields.............................................................................................................. 128 History Log................................................................................................................ 99 Housekeeping......................................................................................................... 167

I
IDEAScript IDEAScript Code ................................................................................................. 100 IF 175 Import DataImport for IDEA............................................................................................ 146 Date Mask ............................................................................................................. 60

INDICE

183

Field Delineators ................................................................................................... 57 Field Details .......................................................................................................... 59 File Type ............................................................................................................... 55 Fixed length ASCII ................................................................................................ 55 Generate Field Statistics ....................................................................................... 33 Import a Print Report File.................................................................................... 144 Import ASCII Fixed Length -Example ................................................................... 52 Import Assistant .................................................................................................... 27 Position of each field............................................................................................. 57 Save Record Definition as .................................................................................... 33 Save the Mask .................................................................................................... 157 Specify IDEA Filename ......................................................................................... 61 Import Assistant.................................................................................................. 53, 55 Importation................................................................................................................ 27 Increment.................................................................................................................. 72 Index Available Indices ................................................................................................... 15 Index - tutorial ....................................................................................................... 37 INSERT .................................................................................................................. 175 INT .......................................................................................................................... 175 IPMT ....................................................................................................................... 175 IRR.......................................................................................................................... 175 ISBLANK................................................................................................................. 175 ISIN......................................................................................................................... 175 ISINI........................................................................................................................ 175

J
Join

184

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Join options ........................................................................................................... 96 Match .................................................................................................................... 96 Primary Fields ....................................................................................................... 96 Secondary Fields .................................................................................................. 96 Join Databases ......................................................................................................... 94 JTOD ...................................................................................................................... 175

K
Key.......................................................................................................................... 114 Key Value Extraction .............................................................................................. 118

L
Labels ................................................................................................................. 79, 80 LEFT ....................................................................................................................... 175 LEN......................................................................................................................... 175 LIST ........................................................................................................................ 175 Log............................................................................................................................99 LOG ........................................................................................................................ 175 LOG10 .................................................................................................................... 175 LOWER .................................................................................................................. 175 LTRIM..................................................................................................................... 176

M
Macro Macro Window toolbar .......................................................................................... 17 Macro Window.......................................................................................................... 16 Manage tasks and projects..................................................................................... 159 MATCH................................................................................................................... 176

INDICE

185

Match Key Fields ...................................................................................................... 96 MAX ........................................................................................................................ 176 Maximum value ........................................................................................................ 69 MID ......................................................................................................................... 176 MIN ......................................................................................................................... 176 Minimum value ......................................................................................................... 69 MIRR....................................................................................................................... 176 MONTH .................................................................................................................. 176 Move Data Files...................................................................................................... 170

N
Net value................................................................................................................... 69 New Working Folder ................................................................................................. 25 NOMATCH ............................................................................................................. 176 Note ........................................................................................................................ 101 NPV ........................................................................................................................ 176 NTOD ..................................................................................................................... 176 Numeric gap detection............................................................................................ 115 Numeric stratification ................................................................................................ 71 Numeric Stratification Results .................................................................................. 73

O
Operations toolbar .............................................................................................. 13, 36 Output Duplicate Records ...................................................................................... 113

P
Page Setup ............................................................................................................. 132 Pivot Table

186

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Drop Column Fields .............................................................................................. 88 Drop Data Items.................................................................................................... 88 Hide Footer ........................................................................................................... 89 Pivot Table................................................................................................................ 87 Column and Row Totals........................................................................................ 89 Drop Row Fields.................................................................................................... 88 Fields dialog .......................................................................................................... 92 Pivot Table builder .................................................................................................... 87 PMT ........................................................................................................................ 176 PPMT...................................................................................................................... 176 PRECNO ................................................................................................................ 176 Print Preview ........................................................................................... 73, 116, 140 Printing a Report..................................................................................................... 140 Profile database........................................................................................................ 87 PROPER................................................................................................................. 176 PV ........................................................................................................................... 176

Q
Quick Summarization............................................................................................. 65

R
RANDOM................................................................................................................ 176 Random Record Sampling ....................................................................................... 44 RATE ...................................................................................................................... 176 RECNO................................................................................................................... 176 Record Extraction ............................................................................. 46, 111, 118, 122 REGEXPR .............................................................................................................. 176 REMOVE ................................................................................................................ 176

INDICE

187

Re-order the fields .................................................................................................... 39 REPEAT ................................................................................................................. 176 REPLACE ............................................................................................................... 176 Report ..................................................................................................................... 126 Visible fields ........................................................................................................ 126 Reports Allow headings to span multiple lines ................................................................. 134 Define Breaks ..................................................................................................... 136 Grand Totals ....................................................................................................... 138 Header/Footer ..................................................................................................... 138 Print Cover Page................................................................................................. 138 Print Preview ....................................................................................................... 140 Report Assistant.................................................................................................. 135 Report Breaks ..................................................................................................... 137 Report headings.................................................................................................. 135 Reset the view .......................................................................................................... 40 Result graph ............................................................................................................. 76 Results View ............................................................................................................. 11 REVERSE............................................................................................................... 176 RIGHT .................................................................................................................... 176 ROUND .................................................................................................................. 177

S
Save the chart........................................................................................................... 83 Save the definition .................................................................................................... 52 Scale......................................................................................................................... 79 Screen ........................................................................................................................ 3 SEED ...................................................................................................................... 177

188

IDEA 2002 - GUIA DEL USUARIO

Sequence the records .............................................................................................. 37 SLN......................................................................................................................... 177 SOUNDEX .............................................................................................................. 177 SOUNDSLIKE......................................................................................................... 177 SPANEXCLUDING ................................................................................................. 177 SPANINCLUDING .................................................................................................. 177 Specify Field Delineators .......................................................................................... 57 SQRT...................................................................................................................... 177 Starting IDEA .............................................................................................................. 1 STR ........................................................................................................................ 177 Stratification .............................................................................................................. 67 Stratification bands ................................................................................................... 72 Stratification report ................................................................................................... 73 STRATUM .............................................................................................................. 177 STRIP ..................................................................................................................... 177 Summarization.......................................................................................................... 65 Summarization Field................................................................................................. 65 SYD ........................................................................................................................ 177

T
Thousands Separator ............................................................................................. 126 TIME ....................................................................................................................... 177 To-do List................................................................................................................ 159 Todo List Fields to Display.................................................................................................. 160 Toolbars...................................................................................................................... 5 TRIM....................................................................................................................... 177 Tutorial...................................................................................................................... 21

INDICE

189

U
Unindexed Field Summarization............................................................................... 65 UPPER ................................................................................................................... 177 Upper Limit ............................................................................................................... 72

V
VAL ......................................................................................................................... 177 View Hide fields ........................................................................................................... 128 Modify the column settings ................................................................................. 128 Save the view...................................................................................................... 132 Save view............................................................................................................ 142

W
Windows ..................................................................................................................... 5 Working Folder ......................................................................................................... 24

X
X-Axis ....................................................................................................................... 80

Y
Y-Axis ....................................................................................................................... 78 YEAR ...................................................................................................................... 177