FUNDAO DOS ESTUDOS SOCIAIS DO PARAN - FESP Alessandro Augusto Brogin Craveiro

IMPLANTAO DE UM SISTEMA ERP NA ABC PROJETOS E TECNOLOGIA

Trabalho de Avaliao do curso de Ps Graduao em Gesto de projetos da Fundao dos Estudos Sociais do Paran FESP.

CURITIBA 2011

Sumrio

Pag.

1. PROPOSTA DO PROJETO .............................................................................. 3 1.1. Identificao do Projeto................................................................................... 3 1.2. Responsvel pelo Projeto ............................................................................... 3 1.3. Justificativa do Projeto .................................................................................... 3 1.4. Retorno estimado do Projeto........................................................................... 3 1.5. Perodo de implantao estimado ................................................................... 3 1.6. Entregas do projeto......................................................................................... 3 1.7. Oramento preliminar ..................................................................................... 3 1.8. Aprovao do projeto ...................................................................................... 3 2. TERMO DE ABERTURA DO PROJETO PROJECT CHARTER .................... 4 2.1. Justificativa do Projeto .................................................................................... 4 2.2. Produto do projeto .......................................................................................... 4 2.3. Gerente do Projeto.......................................................................................... 4 2.4. Equipe do projeto ............................................................................................ 4 2.5. Critrios de aceitao do projeto ..................................................................... 4 3. GERENCIAMENTO DO PROJETO ................................................................... 5 3.1. Objetivos do projeto ........................................................................................ 5 3.2. Produtos do projeto - caractersticas e requisitos ............................................ 5 3.2.1. Sistema a ser implantado ............................................................................. 5 3.2.2. Local da Implantao ................................................................................... 5 3.2.3 Recursos Necessrios .................................................................................. 5 3.2.4.Treinamento.................................................................................................. 5 3.2.5. Modelo de Implantao ................................................................................ 5 3.2.6.Testes ........................................................................................................... 6 3.2.7. Requisitos do projeto ................................................................................... 6 3.3. Estimativas iniciais de custos .......................................................................... 6 3.4. Premissas do projeto ...................................................................................... 6 3.5. Restries do projeto ...................................................................................... 6 3.6. Limites do projeto............................................................................................ 7 3.7. Entregas e marcos do projeto ......................................................................... 7 3.8. Equipe e organizao do projeto..................................................................... 8 3.9. Principais interessados ................................................................................... 9 3.10. WBS (EAP) Estrutura analtica do projeto ..................................................... 9 3.11. Lista de atividades ........................................................................................ 10 4. GERENCIAMENTO PRELIMINAR DO ESCOPO DO PROJETO ...................... 11 4.1. Processo de definio do escopo ................................................................... 11 4.2. Processo de documentao do escopo .......................................................... 11 4.3. Processo de verificao do escopo do projeto ................................................ 11 4.4. Processo de controle de escopo ..................................................................... 11 4.5. Controle integrado das mudanas no projeto .................................................. 11 4.6. Controle de reviso do documento ................................................................. 12 5. GERENCIAMENTO DO TEMPO DO PROJETO .............................................. 13 5.1. Cronograma do projeto ................................................................................... 13 6. GERENCIAMENTO DOS CUSTOS DO PROJETO .......................................... 14 6.1. Oramento detalhado ..................................................................................... 14 6.2. Fonte pagadora .............................................................................................. 15

Pg. 6.3. Plano de desembolso ..................................................................................... 16 6.4. Lista de atividades .......................................................................................... 18 7. GERENCIAMENTO DOS RISCOS DO PROJETO ............................................ 19 7.1. Identificao dos riscos do projeto .................................................................. 19 7.2. Planilha de gerenciamento de riscos............................................................... 20 7.3. Matriz de probabilidade ................................................................................... 21 7.4. Planilha de Valor Monetrio Esperado ............................................................ 22 7.5. Formulrio de acompanhamento de riscos ..................................................... 23 8. GERENCIAMENTO DAS COMUNICAES DO PROJETO ........................... 24 8.1. Plano de comunicao do projeto ................................................................... 24 8.2 Ata de reunio do projeto ................................................................................. 26 9. GERENCIAMENTO DA QUALIDADE DO PROJETO ...................................... 26 9.1. Definio dos padres de qualidade .............................................................. 25 9.1.1.Requisitos da qualidade ............................................................................... 25 9.1.2. Critrios de aceitao da qualidade ............................................................. 25 9.2. Custo da Qualidade ........................................................................................ 25 9.3. Mtricas de Qualidade .................................................................................... 25 9.4. Ata de reunio de atividades da qualidade planejados. .................................. 25 9.5.Solicitao de mudanas: ............................................................................... 25 9.6. Auditorias ........................................................................................................ 25 9.7. Aes Corretivas ............................................................................................ 25 10. GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS ....................................... 26 10.1. Organograma do projeto ............................................................................... 26 10.2. Equipe de Projeto ........................................................................................ 26 11. GERENCIAMENTO DAS AQUISIES DO PROJETO ................................. 28 11.1. Termo de Referncia para Contratao de Servios de Consultoria ............. 28 11.1.1. Objeto ........................................................................................................ 28 11.1.2. Justificativa ................................................................................................ 28 11.1.3. Produto a ser entregue .............................................................................. 28 11.1.4. Prazo ......................................................................................................... 28 11.1.5. Condies de pagamento .......................................................................... 28 11.1.6. Servios a serem executados .................................................................... 28 11.1.7. Obrigaes da contratante ......................................................................... 28 11.1.8. Obrigaes da contratada .......................................................................... 29 11.1.9. Aprovao .................................................................................................. 29 12. REGISTRO DE LIOES APRENDIDAS .......................................................... 30

1. PROPOSTA DO PROJETO
1.1. Identificao do Projeto: Nome do projeto: Implantao de um sistema ERP na ABC Projetos e Tecnologia. 1.2. 1.3. Responsvel pelo Projeto: Alessandro Augusto Brogin Craveiro Justificativa do Projeto: A implantao do projeto faz-se necessria para definir os processos na empresa, pois o sistema far com que os processos sejam seguidos da forma definida na fase de parametrizao. Isto deve trazer reduo nos custos de controle, minimizao de falhas, integrao dos processos evitando retrabalho e preciso na execuo das tarefas melhorando a produtividade. 1.4. Retorno estimado do projeto De acordo com estimativas e experincias anteriores segue abaixo quadro com retorno do projeto esperado, em que, no cenrio apresentado, estima-se um aumento no acerto de compras (efetividade de compras) na ordem de 5%.de 87% para 91,35%

1.5. 1.6.

Perodo de implantao estimado: Data incio:01/04/2011 - Data fim: 30/11/2011 Entregas do projeto: O sistema dividido em mdulos que devero ser implantados conforme cronograma a ser definido.

1.7.

Oramento preliminar: O investimento total previsto de R$ 227.990,00, conforme planilha de valor monetrio esperado

1.8.

Aprovao do projeto: Aprovao Nome Patrocinador Sebastio Almeida Responsvel pelo projeto

Alessandro A B Craveiro

Assinatura

4 2. TERMO DE ABERTURA DO PROJETO PROJECT CHARTER 2.1. Justificativa do Projeto: A implantao do projeto faz-se necessria para definir os processos na empresa, pois o sistema far com que os processos sejam seguidos da forma definida na fase de parametrizao. Isto deve trazer reduo nos custos de controle, minimizao de falhas, integrao dos processos evitando retrabalho e preciso na execuo das tarefas melhorando a produtividade. 2.2. Produto do projeto: O produto final do projeto dever ser o sistema funcionando perfeitamente, necessitando apenas de atualizaes impostas pela legislao ou por melhorias que possam ser implantadas para melhorar a produtividade e reduzir custos. 2.3. Gerente do Projeto: O gerente do projeto ser o Sr. Alessandro Augusto Brogin Craveiro que o coordenador administrativo financeiro e ter a incumbncia de alocar os recursos necessrios para a execuo do projeto podendo ser pessoas, recursos fsicos e financeiros, controlar o andamento das atividades, implementar aes preventivas ou corretivas caso necessrio, manter o projeto dentro dos limites estabelecidos e receber e analisar as solicitaes de mudanas autorizando-as ou no atravs de justificativas pertinentes. 2.4. Equipe do projeto: A equipe do projeto composta conforme tabela abaixo Funo Colaborador Gerente do Projeto Alessandro Craveiro Especialista em Alessandro Craveiro contabilidade e finanas Especialista em Roberto Silva Compras Estoque e Custos Especialista em Gesto Silvana Dias de Pessoas Especialista em Gesto Marcelo Antonio de Projetos Consultores Externo Tabela 01 Equipe do projeto 2.5. Critrios de aceitao do projeto: A aceitao do projeto se dar pela implantao total dos mdulos do sistema que devero gerar informaes gerenciais e estratgicas para tomada de deciso. Cargo Supervisor Adm Financeiro Supervisor Adm Financeiro Supervisor de Compras

Supervisora de RH Gerente Operacional Externo

5 3. GERENCIAMENTO DO PROJETO 3.1. Objetivos do projeto O projeto objetiva a implantao de um sistema ERP na empresa ABC Projetos e Tecnologia Ltda. e contemplar os seguintes mdulos: Configurador Compras Faturamento Estoque e Custos Financeiro NFE Contabilidade Gerencial Gesto de Pessoas Gesto de Projetos Livros Fiscais

O prazo estimado para concluso do projeto de 240 dias iniciando o projeto em 01/04/2011 e finalizando em 30/11/2011, considerando todos os dias do ms ou 164 dias teis. A implantao deste sistema tem como objetivo padronizar e consolidar os processos internos da empresa a fim de agilizar e melhorar o atendimento a clientes internos e externos atravs de uma maior preciso na entrega do produtos e, tambm, para que possam ser mensurados os resultados financeiro e operacional da empresa. 3.2. Produto do projeto caractersticas e requisitos 3.2.1. Sistema a ser implantado O sistema a ser implantado o Microsiga Protheus Verso 10. Este sistema foi escolhido aps estudo de mercado. 3.2.2. Local da implantao O sistema ser implantado nas dependncias da ABC Projetos e Tecnologia.

3.2.3. Recursos necessrios Devero ser disponibilizados recursos humanos e de informtica da empresa tambm foi contratada uma consultoria externa que disponibilizar consultores para cada mdulo. 3.2.4. Treinamento O modelo de treinamento a ser aplicado o aprender fazendo, ou seja, o treinamento se dar ao mesmo temo que o da implantao e ser feito pelos consultores de implantao. 3.2.5. Modelo de implantao: O sistema ser implantado com as configuraes padres, devendo a empresa se adaptar aos processos do sistema com o mnimo de customizaes, j que os processos dos sistemas foram testados e aprovados.

3.2.6. Testes Sero realizados testes em todos os mdulos antes de coloc-los em produo. 3.2.7. Requisitos do projeto A implantao do sistema seguir as boas prticas de gesto de cada mdulo que j esto contempladas no sistema. As normas previstas em lei devero ser seguidas nos mdulos que so regidos pela legislao. A documentao criada pelo projeto dever seguir as normas do guia PMBOK 2004 editado pelo Project Manager Institute.

ERP (Enterprise Resource Planning) ou SIGE (Sistemas Integrados de Gesto Empresarial, no Brasil) so sistemas de informao que integram todos os dados e processos de uma organizao em um nico sistema. A integrao pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanas, contabilidade, recursos humanos, fabricao, marketing, vendas, compras, etc) e sob a perspectiva sistmica (sistema de processamento de transaes, sistemas de informaes gerenciais, sistemas de apoio a deciso, etc). Os ERPs em termos gerais,so uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automao e armazenamento de todas as informaes de negcios.

3.3.

Estimativas iniciais de custo O custo esperado para implantao de R$ 227.990,00, sendo R$ 100.000,00 investidos em 1.000 horas de consultoria de implantao, R$ 50.000,00 em licenas de uso e R$ 30.000,00 em equipamentos de informtica e R$ 47.990,00 de contingncias, conforme planilha de valor monetrio esperado.

3.4.

Premissas do projeto As premissas para que o projeto termine dentro do prazo e do custo seguem abaixo: No haver substituio de pessoas no decorrer do projeto; As pessoas a serem treinadas estaro disponveis sempre que solicitadas; A consultoria disponibilizar consultores em numero suficiente para cada mdulo a ser implantado e em perodo integral.

3.5 Restries do Projeto O oramento do projeto de R$ 227.990,00; O local de implantao nas dependncias da empresa A data mxima para aceita para implantao do projeto at 30/11/2011. O pessoal a ser treinado faz parte do quadro funcional da empresa O contrato de implantao foi assinado com uma consultoria e no h como ser substitudo no meio da implantao Todas as pessoas a serem treinadas devem ter conhecimento de informtica em nvel de usurio.

3.6.

Limites do Projeto Este projeto tem por objetivo implantar um sistema de ERP que contempla os mdulos descritos no item 1 deixando-o operacional, ou seja, com todos os mdulos em produo e integrados com a contabilidade para gerao de demonstraes financeiras e relatrios de acompanhamento de custos. No objetivo deste projeto a definio de processos e de sistemas pois isso j foi feito em projeto anterior. Entregas e marcos do projeto Seguir apresentado uma tabela com os principais marcos e os critrios de aceitao para validao das entregas: Marcos Data Entregas Reunio de 01/04/2011 Ata da reunio apresentao do ERP e consultores Implantao 15/04/2011 Mdulo em mdulo produo configurador Implantao 31/05/2011 Mdulo em mdulo de produo compras Implantao do 31/05/2011 mdulo Estoque/Custo Implantao dos 30/06/2011 mdulos Financeiro e Faturamento Mdulo produo Mdulo produo

3.7.

do cronograma do projeto Critrios de aceitao Assinatura da ata da reunio

Configurador implantado e pronto para uso. Mdulo de compras implantado, pronto para uso e pessoal treinado.

Mdulo de 31/07/2011 Gesto de Pessoas Mdulo de NFE 31/08/2011 (nota fiscal eletrnica) e Livros Fiscais Mdulo de 31/10/2011 Contabilidade Gerencial

Mdulo produo Mdulo produo

em Mdulo de Estoque/Custo implantado, pronto para uso e pessoal treinado. em Mdulos de Faturamento e Financeiro (contas a pagar, contas a receber e controle de caixa e bancos) implantados, pronto para uso e pessoal treinado. em Mdulo de gesto de pessoas implantado, pronto para uso e pessoal treinado. em Mdulos de NFE e Livros Fiscais implantado, pronto para uso e pessoal treinado. em Mdulos de Contabilidade Gerencial implantado, integrado com os demais mdulos,e emitindo os relatrios de demonstraes financeiras que atenda a legislao, pronto para uso e pessoal treinado. em Mdulo de Gesto de Projetos implantado, integrado com os demais mdulos e emitindo relatrio gerenciais para acompanhamento do andamento

Mdulo produo

Mdulo Gesto Projetos

de 30/11/2011 de

Mdulo produo

8 fsico e financeiro dos projetos, pronto para uso e pessoal treinado. Tabela 2 Entregas e marcos do projeto 3.8. Equipe e organizao do projeto A equipe do projeto ser composta por funcionrios da ABC Projetos, sendo eles: Equipe de Projeto Funo Colaborador Gerente do Projeto Alessandro Craveiro Especialista em Alessandro Craveiro contabilidade e finanas Especialista em Roberto Silva Compras Estoque e Custos Especialista em Gesto Silvana Dias de Pessoas Especialista em Gesto Marcelo Antonio de Projetos Consultores Externo Tabela 3 Equipe do projeto. 3.9. Principais interessados Funo Colaborador Sponsor Sebastio Almeida Representante Flvio Mendes Administrativo Financeiro Representante Projetos Luciana Vieira Representante Joacir Camargo Contabilidade Tabela 4 Principais interessados Cargo Scio Proprietario Gerente Administrativo Financeiro Gerente de Engenharia Contador

Cargo Supervisor Adm Financeiro Supervisor Adm Financeiro Supervisor de Compras

Supervisora de RH Gerente Operacional Externo

3.10.

WBS (EAP) Estrutura Analtica do Projeto

Figura 1 WBS (EAP) Estrutura analtica do projeto

10

3.11. Lista de atividades

Tabela 5 Lista de atividades

11 4. GERENCIAMENTO PRELIMINAR DO PROJETO 4.1. Processo de definio do escopo

Nesta fase devero ser definidas as expectativas, necessidades e requisitos que os interessados no projeto tm e isto ser feito atravs de uma reunio onde ser redigida uma ata que ser chamada de Reunio de Alinhamento do Escopo do Projeto com a participao do patrocinador e todos os interessados no projeto. Nesta reunio ser definido o que e o que no o escopo do projeto e tambm e dever conter a assinatura de todos os participantes. 4.2. Processo de documentao do escopo

Dever ser emitido um formulrio com o ttulo Declarao do Escopo do Projeto que dever seguir os padres do PMO Brazil contendo os seguintes itens: Objetivos do projeto; Descrio do escopo do projeto; Requisitos do projeto; Premissas do projeto; Organizao inicial do projeto; Riscos iniciais; Estimativa de custos.

Este documento dever ser aceito por todos os participantes da reunio de Alinhamento do Escopo do Projeto inclusive o patrocinador. 4.3. Processo de verificao do escopo do projeto

Para a verificao do escopo dever ser preenchido um checklist sempre que ocorrer uma entrega para comparao dos critrios de aceitao definidos na declarao de escopo e dever tambm ser validado pelo patrocinador e interessados. 4.4. Processo de controle de escopo

A estrutura analtica do projeto ser criada seguindo um mapa mental onde os elementos de primeiro nvel sero as reas de competncia do desenvolvimento do servio e mais um ramo dedicado ao gerenciamento do projeto. A EAP dever ser aprovada por todos os principais interessados e o patrocinador do projeto. 4.5. Controle integrado das mudanas no projeto

As solicitaes de mudanas podero s podero ser com o formulrio abaixo preenchido e autorizado pelo gerente de projetos. Nele dever estar descrito o que se pretende fazer, a anlise do gerente do projeto, devendo ser a anlise feita de forma integrada descrevendo os impactos no projeto seguida da aprovao ou no. Caso haja incluso de mais alguma atividade esta s poder ser feita atravs do formulrio integrado de controle de mudanas aprovado pelo gerente do projeto.

12

Formulrio 1 Formulrio de controle integrado de mudanas 4.6. Controle de reviso do documento ITEM REVISADO Todos DESCRIO Emisso Inicial REVISOR Alessandro DATA 14/08/2011

VERSO 1

13

5. GERENCIAMENTO DO TEMPO DO PROJETO 5.1. Cronograma do projeto

Figura 2 Cronograma do projeto

14 6. GERENCIAMENTO DOS CUSTOS DO PROJETO 6.1. Oramento Detalhado

Projeto de implantao de software ERP Oramento

Quantidade 1 Custo Unitrio R$ 180.000,00 Total R$ 227.990,00 R$227.990,00 R$ 30.000,00 R$ 28.720,00 R$ 1.280,00 R$ 50.000,00 4 8 1000 R$ 6.250,00 R$ 3.125,00 R$ 100,00 R$ 25.000,00 R$ 25.000,00 R$ 100.000,00 R$ 100.000,00 R$ 47.990,00

TOTAL DE RECEITAS DESPESAS Equipamentos de informtica Servidor HP Proliant Hack Licenas de uso Licenas de uso full para acesso em todos os mdulos Licenas de uso light para acesso a mdulos especficos SERV. TERCEIROS - Pessoa Jurdica Consultoria (horas) Contingncias

1 1

R$ 28.720,00 R$ 1.280,00

Tabela 7 Or;amento detalhado

15 6.2. Fonte Pagadora

Projeto de implantao de software ERP Fonte Pagadora

CONTRATADO (FONTES) ABC Projetos TOTAL DE RECEITAS DESPESAS Equipamentos de informtica Servidor HP Proliant Hack Licenas de uso Licenas de uso full para acesso em todos os mdulos Licenas de uso light para acesso a mdulos especficos SERV. TERCEIROS - Pessoa Jurdica Consultoria (horas) Implantao do mdulo Configurador Implantao do mdulo Compras Implantao do mdulo Estoque Custos Implantao do mdulo Financeiro Implantao do mdulo Faturamento e NFE Implantao do mdulo Gesto de Pessoas Implantao do mdulo Livros Fiscais Implantao do mdulo Contabilidade Gerencial Implantao do Mdulo Gesto de Projetos Contingncias TOTAL DAS DESPESAS Tabela 8 Fonte pagadora

Atividade Correspondente 1a9

Fonte Pagadora

Total R$ 227.990,000 R$227.990,00 Valor Total R$ 30.000,00 R$ 28.720,00 R$ 1.280,00 R$ 50.000,00

Qtdade 1 1

Vlr Unitrio R$ 28.720,00 R$ 1.280,00

4 8

R$ 6.250,00 R$ 3.125,00

R$ 25.000,00 R$ 25.000,00 R$ 100.000,00

20 140 120 120 80 160 100 120 140

R$ 100,00 R$ 100,00 R$ 100,00 R$ 100,00 R$ 100,00 R$ 100,00 R$ 100,00 R$ 100,00 R$ 100,00

R$ 2.000,00 R$ 14.000,00 R$ 12.000,00 R$ 12.000,00 R$ 8.000,00 R$ 16.000,00 R$ 10.000,00 R$ 12.000,00 R$ 14.000,00 R$ 47.990,00 R$ 227.990,00

16 6.3. Plano de Desembolso

Tabela 9 Plano de desembolso

17

Grafico 1 Demonstrao grfica do valor do desembolso acumulado. Para fins de anlise segue abaixo clculo do valor presente lquido baseado no fluxo de desembolso demonstrado na tabela 9.
CLCULO DO VALOR PRESENTE LQUIDO TAXA DE 1% A.M. NUMERO DE PERODOS: 8 R$ 219.444,55

18 6.4. Lista de Atividades

Tabela 10 Lista de atividades

19 7. GERENCIAMENTO DOS RISCOS DO PROJETO 7.1. Identificao dos riscos do projeto Segue abaixo a lista dos riscos do projeto identificados em reunio realizada com os stakeholders (envolvidos) do projeto em 03/01/2011.

ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Descrio do risco No atender as expectativas do patrocinador Sada de pessoas com conhecimento tcnico Descontiniuidade da empresa de consultoria Custo mais elevado que o previsto Relacionamento de funcionrios com consultores Estrutura organizacional deficiente No absorver o conhecimento Insatisfao dos envolvidos Excesso de solicitao de mudana Resistncia dos envolvidos No cumprimento do prazo Comunicao ineficiente

Categoria Tcnico Organizacional Externo Organizacional os Organizacional Organizacional Tcnico Organizacional Tcnico Organizacional Gerenciamento projeto Gerenciamento projeto

de de

Tabela 11 Riscos do projeto Aps a identificao dos riscos foi elaborada a planilha abaixo contendo as probabilidades de ocorrncia e impacto, conforme tabela Matriz de Probabilidade e as respostas de cada risco identificado.

20

7.2. Planilha de gerenciamento de riscos

Prioridade Alta Baixa Mdia Mdia ID Risco Descrio 1 2 3 4 Categoria Data de Responsvel Identificao 3/1/2011 3/1/2011 3/1/2011 3/1/2011 Gerente projeto Gerente projeto Gerente projeto Gerente projeto Gerente projeto Gerente projeto Gerente projeto Gerente projeto Gerente projeto Gerente projeto Gerente projeto do do do do Probabilidade 0,50 0,50 0,30 0,50 Impacto 0,70 0,30 0,70 0,50 ndice 0,35 0,15 0,21 0,25 Resposta ao Como? risco Mitigar Mitigar Prevenir Mitigar Fornecimento de relatrios quinzenais com informaes sobre as atividades do projetos e os resultados alcanados RH dever para fazer pesquisas com os colaboradores envolvidos. Ter uma relao de consultorias alternativas. Fazer reunies mensais com os principais envolvidos para apresentao do relatrio de custos. Fazer reunies quinzenais com os principais envolvidos para alinhamento das atividades e avaliao do projeto Avaliao da estrutura oferecida (espao, infraestrutura de TI, etc) Fazer reunies quinzenais com os principais envolvidos para alinhamento das atividades e avaliao do projeto Solicitar ao RH para fazer pesquisas com os colaboradores envolvidos. Elaborar relatrio de avaliao das solicitaes mudanas para

No atender as expectativas Tcnico do patrocinador Sada de pessoas conhecimento tcnico com Organizacional

Descontiniuidade da empresa Externo de consultoria Custo mais elevado que o Organizacional previsto Relacionamento funcionrios com consultores Estrutura deficiente de os Organizacional

Muito Baixa

3/1/2011

do

0,30

0,30

0,09

Prevenir

Muito Baixa

organizacional

Organizacional

3/1/2011

do

0,30

0,30

0,09

Prevenir

Mdia

No absorver o conhecimento Tcnico

3/1/2011

do

0,50

0,50

0,25

Mitigar

Baixa Mdia Mdia

8 9 10

Insatisfao dos envolvidos

Organizacional

3/1/2011 3/1/2011 3/1/2011

do do do

0,50 0,50 0,70

0,30 0,50 0,30

0,15 0,25 0,21

Mitigar Mitigar Mitigar

Excesso de solicitao de Tcnico mudana Resistncia dos envolvidos Organizacional Gerenciamento de projeto

Solicitar ao RH para fazer pesquisas com os colaboradores envolvidos. Fazer reunies mensais com os principais envolvidos para apresentao do relatrio de evoluo das atividades do projeto. Fazer reunies quinzenais com os principais envolvidos para alinhamento das atividades e avaliao do projeto.

Alta

11

No cumprimento do prazo

3/1/2011

do

0,70

0,50

0,35

Mitigar

Baixa

12

Comunicao ineficiente

Gerenciamento de projeto

3/1/2011

Gerente projeto

do

0,50

0,30

0,15

Mitigar

Tabela 12 Tabela de .gerenciamento de riscos

21

7.3 Matriz de probabilidade

Impacto

Probabilidade

0,1 (MB)

0,3 (B)

0,5 (M)

0,7 (A)

0,9 (MA)

0,9 (MA)

0,09

0,27

0,45

0,63

0,81

0,7 (A)

0,07

0,21

0,35

0,49

0,63

0,5 (M)

0,05

0,15

0,25

0,35

0,45

0,3 (B)

0,03

0,09

0,15

0,21

0,27

0,1 (MB)

0,01

0,03

0,05

0,07

0,09

Tabela 13 Matriz de probabilidade

22

7.4. Planilha de Valor Monetrio Esperado A ocorrncia de qualquer risco identificado abaixo impactar em utilizar mais horas de consultoria que o previsto e, de acordo com a experincia dos consultores de implantao estimamos o impactos em horas conforme descrito nas observaes de cada risco Conforme a tabela abaixo pode-se esperar um valor final para o projeto de R$ 227.990,00.
ID Risco 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Descrio Categoria Probabilidade 0,50 0,50 0,30 0,50 0,30 0,30 0,50 0,50 0,50 0,70 de de 0,70 0,50 Impacto R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ Total 10.000,00 5.000,00 10.000,00 7.500,00 5.000,00 7.800,00 8.000,00 12.000,00 6.000,00 12.000,00 10.000,00 3.000,00 ndice R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ 5.000,00 2.500,00 3.000,00 3.750,00 1.500,00 2.340,00 4.000,00 6.000,00 3.000,00 8.400,00 7.000,00 1.500,00 47.990,00 Observaes 100 horas a mais de consultoria 50 horas a mais de consultoria 100 horas a mais de consultoria 75 horas a mais de consultoria 50 horas a mais de consultoria 78 horas a mais de consultoria 80 horas a mais de consultoria 120 horas a mais de consultoria 60 horas a mais de consultoria 120 horas a mais de consultoria 100 horas a mais de consultoria 30 horas a mais de consultoria

No atender as expectativas do Tcnico patrocinador Sada de pessoas conhecimento tcnico com Organizacional

Descontiniuidade da empresa Externo de consultoria Custo mais elevado que o Organizacional previsto Relacionamento de funcionrios Organizacional com os consultores Estrutura deficiente organizacional Organizacional Tcnico Organizacional de Tcnico Organizacional Gerenciamento projeto Gerenciamento projeto

No absorver o conhecimento Insatisfao dos envolvidos Excesso de mudana solicitao

Resistncia dos envolvidos No cumprimento do prazo Comunicao ineficiente

23 7.5. Formulario de acompanhamento de riscos.

Projeto
IMPLANTAO DE UM SISTEMA ERP NA ABC PROJETOS E TECNOLOGIA Gerente do projeto: Alessandro A B Craveiro

Formulrio de Acompanhamento de Riscos

1 Etapa: Identificao do Risco Denominao do risco:

N Identificao

Descrio do risco: 2 Etapa: Avaliao do Risco Impacto:

5 (alto) 4 (mdio/alto) 3 (mdio) 2 (mdio/baixo) 1 (baixo)

Probabilidade: 5 (alta) 4 (mdia/alta) 3 (mdia) 2 (mdia/baixa) 1 (baixa)

3 Etapa: Desenvolvimento da Resposta Aes, Responsveis e Datas de Concluso

Impacto reavaliado:

Probabilidade reavaliada:

4 Etapa: Acompanhamento do Risco Ocorrncias e alteraes:

____/____/______

_________________________________ Assinatura do Gerente de Projetos

Formul;ario 2 Formulrio de acompanhamento de riscos

24 8. GERENCIAMENTO DAS COMUNICAES DO PROJETO

8.1 Planilha de comunicao do projeto

Figura 3 Planilha de comunicao do projeto

25 8.2. Ata de reunio do projeto Para fins de documentar as reunies que abordaro assuntos relativos ao projeto sero sempre redigidas atas conforme modelo abaixo: Local : : : : Sala de reunies 1 01 de abril de 2011 08h00min 2 horas

Reunio de Equipe de Projeto

Data Horrio Durao

Ata da Reunio de Alinhamento do Escopo do Projeto Participantes

Equipe do projeto:
Funo Gerente do Projeto Especialista em contabilidade e finanas Especialista em Compras Estoque e Custos Especialista em Gesto de Pessoas Especialista em Gesto de Projetos Consultores Colaborador Alessandro Craveiro Alessandro Craveiro Roberto Silva Cargo Supervisor Adm Financeiro Supervisor Adm Financeiro Supervisor de Compras

Silvana Dias Marcelo Antonio Externo

Supervisora de RH Gerente Operacional Externo

Interessados:
Funo Colaborador Sponsor Sebastio Almeida Representante Flvio Mendes Administrativo Financeiro Representante Projetos Luciana Vieira Representante Joacir Camargo Contabilidade Tema Definir o que o que no escopo do projeto. Formulrio 3 Ata de reunio do projeto Cargo Scio Proprietario Gerente Administrativo Financeiro Gerente de Engenharia Contador

9. GERENCIAMENTO DA QUALIDADE DO PROJETO

26 9.1. Definio dos padres de qualidade 9.1.1.Requisitos da qualidade Consolidar os processos da empresa; Agilizar o atendimento a clientes; Melhorar a entrega dos produtos . Mensurar os resultados financeiros e operacional 9.1.2. Critrios de aceitao da qualidade Funcionamento dos mdulos: os mdulos devero estar funcionando com todos os recursos operando Emisso de relatrios: os relatrios devero estar configurados e os usurios aptos a emiti-los. Satisfao dos usurios: os usurios passaro por questionamentos sobre sua satisfao com o sistema. 9.2. Custo da Qualidade Acompanhamento da utilizao das horas de implantao: ser apresentado mensalmente um relatrio de horas utilizadas por mdulo. Aumento das horas de consultoria aumento do custo. 9.3. Mtricas de Qualidade Satisfao do cliente atendimento dos requisitos. Cumprir as datas de incio e fim do cronograma. Check list de implantao. Relatrio de desempenho da qualidade. Reunies com os Stakeholders Atas Termos de Aceitao Linha base da qualidade. 9.4.Realizao das atividades da qualidade planejados. Elaborao e divulgao dos relatrios de desempenho, atas de reunio, termos de aceitao. 9.5.Solicitao de mudanas: Formulrio de Controle Integrado de Mudanas. Anlise aprovao desaprovao justificativas. 9.6. Auditorias Auditoria verificao do atendimento dos requisitos do cliente e legais. 9.7. Aes Corretivas Redefinies de agendas Melhoria na aplicao de horas de consultoria Atraso cronograma fora tarefa. Relatrios de auditoria Customizaes de mdulos Customizaes de relatrios do sistema e telas de apresentao de informaes, se necessrio. Linha base da qualidade Termos de aceitao assinados. Mudanas solicitadas Formulrios de controle integrado de mudanas. ( Gerenciamento de mudanas) Relatrio de customizaes realizadas 10. GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS

27 10.1. Organograma do projeto

Alessandro Gerente do Projeto

Marcelo Antonio Gerente Oper.

Alessandro Contabil/Finanas

Roberto Silva Estoque/Custos

Silvana Dias RH

Consultores Externos

Equipe Operacional

Equipe Contabil/Finanas

Equipe Estoque/Custos

Equipe RH

Figura 4 Organograma do projeto

10.2. Equipe de Projeto Funo Colaborador Gerente do Projeto Alessandro Craveiro Especialista em Alessandro Craveiro contabilidade e finanas Especialista em Roberto Silva Compras Estoque e Custos Especialista em Gesto Silvana Dias de Pessoas Especialista em Gesto Marcelo Antonio de Projetos Consultores Externo Tabela 15 Equipe do projeto

Cargo Supervisor Adm Financeiro Supervisor Adm Financeiro Supervisor de Compras

Supervisora de RH Gerente Operacional Externo

11.GERENCIAMENTO DAS AQUISIES DO PROJETO

28

11.1. TERMO DE REFERNCIA PARA CONTRATAO DE SERVIOS DE CONSULTORIA

11.1.1. Objeto Contratao de empresa para prestao de servios de consultoria especializada na implantao do sotware ERP (enterprise resource planning) denominado Microsiga Protheus, elabora e distribudo pela Totvs S/A. 11.1.2. Justificativa A implantao do projeto faz-se necessria para definir os processos na empresa, pois o sistema far com que os processos sejam seguidos da forma definida na fase de parametrizao. Isto deve trazer reduo nos custos de controle, minimizao de falhas, integrao dos processos evitando retrabalho e preciso na execuo das tarefas melhorando a produtividade. 11.1.3. Produto a ser entregue O sistema dividido em mdulos que devero ser implantados conforme cronograma definido e entregue em perfeito funcionamento. 11.1.4. Prazo Data incio:01/04/2011 - Data fim: 30/11/2011 11.1.5. Condies de Pagamento Os pagamentos sero liberados aps anlise de relatrios de horas de consultoria efetivamente produtivas utilizadas no ms. Aps a aprovao do relatrio dever ser emitida a nota fiscal correspondente com a reteno dos impostos e esta ser liquidada 10 (dez) dias corridos aps chegar no setor financeiro da empresa. 11.1.6. Servios a serem Executados Os servios a serem executados so os de consultoria tcnica especializada na implantao do software acima descrito e treinamento dos usurios do sistema. 11.1.7. Obrigaes da Contratante A contratante tem como obrigaes fornecer local adequado aos consultores, coordemar seu pessoal intermo para estarem a disposio para treinamento nos horrios previamente definidos e efetuar os pagamentos nos prazos e condies acordadas. 11.1.8. Obrigaes da Contratada

29 A contratada obriga-se a disponibilizar pessoal tcnico com conhecimento adequado nos mdulos a serem implantados, a prestar os servios com zelo e dedicao e manter sob sigilo as informaes a que tiver acesso. 11.1.9. Aprovao

Aprovao

Contratada

Contratante Alessandro A B Craveiro

Nome

Jefferson Ribeiro

Assinatura

12. REGISTRO DE LIOES APRENDIDAS

30 Para fins de documentar as lies aprendidas no projeto ser utilizada a tabela abaixo que descrever os pontos positivos e negativos de cada fase do projeto e devero ser respondidas as questes seguintes.

Fase do projeto Incio Planejamento Execuo controle e

Pontos Positivos

Pontos negativos

Encerramento entrega Tabela 16 Pontos positivos e negativos do projeto 1. Quais os fatos que contriburam para o que aconteceu no descrito no quadro acima? 2. O que deve ser evitado e o que deve ser reutilizado deste projeto para outros projetos? 3. O projeto alcanou as expectativas do cliente? Por qu? 4. O projeto terminou no prazo estimado? Por qu? 5. O projeto terminou dentro do oramento estimado? Por qu? 6. Os recursos estimados foram suficientes? Por qu?